CAPÍTULO 13 Evaluación de la Fase 1 de Implementación del SMS

Manual del Inspector de Aeronavegabilidad
Parte II – Organizaciones de Mantenimiento Aprobadas
Volumen I – Proceso de Certificación de OMAs
Capítulo 13 – Evaluación de la Fase 1 de Implementación del SMS
PARTE II – ORGANIZACIONES DE MANTENIMIENTO APROBADAS
VOLUMEN I – PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE OMAS
Capítulo 13 – Evaluación de la Fase 1 de Implementación del SMS
(Capítulo C de la RAP 145 NE)
Índice
Página
Sección 1 - Antecedentes……………………………………………………………………PII-VI-C13-1
1.
2.
3.
4.
5.
Objetivo…………………………………………………….………………………………...PII-VI-C13-1
Alcance……………………………………………………………….……………………..PII-VI-C13-1
Generalidades.………………………………………………………………………………PII-VI-C13-2
Análisis de antecedentes y documentación relacionada……………………………….PII-VI-C13-3
Lista de verificación……………………………………………………………….………..PII-VI-C13-4
Sección 2 – Procedimientos……………………………………………….………………..PII-VI-C13-4
1. Introducción……...…………………………………………………………………………..PII-VI-C13-4
2. Evaluación de la Fase 1 – SMS……………………………………………………..…….PII-VI-C13-4
3. Resultado……………………………………..……………………………………………..PII-VI-C13-11
Sección 1 – Antecedentes
1.
Objetivo
El objetivo de este Capítulo es proporcionar orientación al inspector de aeronavegabilidad
para evaluar la implementación inicial de la Fase 1 del sistema de gestión de Seguridad operacional en
una OM requerido en la RAP 145.510 (a).
2.
Alcance
El alcance está orientado a los siguientes aspectos:
a)
Evaluación de la política de seguridad adoptada por la organización de mantenimiento y los
procedimientos incluidos en el MOM;
b)
Evaluación de cumplimiento de los requerimientos relativos a la implantación de la Fase 1 del
SMS, aplicables a cualquier tipo y tamaño de la organización de mantenimiento (OM),
independientemente de su complejidad.
c)
Evaluación de la capacidad de la OM para implementar de manera efectiva un SMS.
3.
Generalidades
3.1
Una organización de mantenimiento de acuerdo a la RAP 145.200 requiere establecer un
Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS) que:
(1)
Identifique los peligros que afecten la seguridad operacional, evalúe y mitigue los riesgos;
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(2)
Asegure que se aplican las medidas correctivas necesarias para mantener un nivel
aceptable de seguridad operacional;
(3)
Prevea la supervisión permanente y la evaluación periódica del nivel de seguridad
operacional logrado; y
(4)
Tenga como meta mejorar continuamente el nivel de seguridad operacional.
3.2
La implementación de este Sistema dentro de una OM debe ser aceptable para la DGAC,
esto implica que los inspectores de la DGAC deben ser capaces de apoyar y evaluar la implementación
efectiva del SMS en las OM.
3.3
Es así que dentro del Capítulo C de la RAP 145 NE se indica que el marco de trabajo para
verificar el establecimiento y mantenimiento de una SMS en una OM contiene:
(1)
Política y objetivos de seguridad operacional
(i)
Responsabilidad y compromiso de la administración;
(ii) Responsabilidades de la administración respecto de la seguridad operacional;
(iii) Designación del personal clave de seguridad;
(iv) Plan de implantación del SMS;
(v) Coordinación del plan de respuesta ante emergencias
(vi) Documentación
(2)
Gestión de riesgos de seguridad operacional
(i)
Procesos de identificación de peligros
(ii) Procesos de evaluación y mitigación de riesgos
(3)
Garantía de la seguridad operacional
(i)
Supervisión y medición de la actuación en cuanto a la seguridad operacional
(ii) Gestión del cambio
(iii) Mejora continua del SMS
(4)
Promoción de la seguridad operacional
(i)
Instrucción y educación
(ii) Comunicación de la seguridad operacional
3.4
Para implementar este sistema se ha establecido en la RAP 145.510, que este sea
implementado en cuatro fases, cada una de las cuales deben ser completadas en un plazo máximo de un
año.
3.5
En vista de esto, y considerando que un sistema de gestión no puede ser implementado de
un día para el otro; siendo que este sistema requiere de un tiempo para empezar a funcionar de manera
adecuada, se recomienda que para la certificación inicial de una OM se debe evaluar la implementación de
la Fase inicial o Fase 1.
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3.6
La Fase 1 proporcionar un modelo en cómo los requisitos del SMS deberán ser alcanzados e
integrados a las actividades diarias de la organización y un marco de responsabilidad para la implantación
del SMS, que:
(1)
Identifica el Gerente Responsable y las responsabilidades de seguridad operacional de los
gerentes (referencia RAP 145.250 y RAP 145.255);
(2)
Identifica a la persona (o al grupo de planificación) dentro de la organización responsable de
implantar el SMS (referencia RAP 145.255 y RAP 145.260);
(3)
Describa el SMS de la organización (referencia RAP 145.200);
(4)
Conduzca una análisis del faltante de los recursos existentes de la organización comparados
con los requisitos de este Reglamento para establecer un SMS (referencia RAP 145.265);
(5)
Desarrolle un plan de implantación del SMS que explique cómo la organización implantará el
SMS en base a los requisitos nacionales, la descripción del sistema y los resultados del
análisis del faltante (referencia RAP 145.265);
(6)
Desarrolle la documentación relativa a la política y a los objetivos de seguridad operacional
(referencia RAP 145.270); y
(7)
Desarrolle y establezca los medios para la comunicación de seguridad operacional
(referencia RAP 145.505).
4.
Análisis de antecedentes y documentación relacionada
Aspectos como los que a continuación se detallan, se deben considerar antes de iniciar la
evaluación de una OM:
a)
Revisión de los requerimientos indicados en el Capítulo C de la RAP 145, y la CA 145.002;
b)
Análisis de no-conformidades, encontradas en auditorías/inspecciones anteriores (realizadas por
la DGAC, auditorías internas, auditorías de terceros), específicamente relacionadas con personal
de mantenimiento, y de certificación;
c)
Revisión de los procedimientos establecidos en el MOM, relativos a los requerimientos para el
personal, incluyendo al personal de certificación e inspección;
d)
Análisis de los requerimientos de instrucción del personal de mantenimiento y de certificación
que realizan servicios especializados de acuerdo a los estándares requeridos; y
e)
Reglamento de licencias para el personal de certificación, así como aspectos relacionados a los
factores humanos en mantenimiento.
f)
Análisis de la lista de medición de cumplimiento (LMC) en lo referido al Sistema de Gestión de
Seguridad operacional (SMS).
5.
Lista de verificación
7.1
Cada inspector tiene que desarrollar su lista de verificación en la fase de preparación de la
auditoría, considerando como referencia para el tema contenido en el Capítulo C indicada en el
apéndice “B” al MIA, luego la CA 145.002 los procedimientos que se describen en la sección dos (02),
de este capítulo del MIA, el MOM y documentos resultados de auditorías anteriores.
7.2
7.3
Para la elaboración de la LV correspondiente a la evaluación del SMS debe
utilizar la designación LV4-MIA.
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Sección 2 – Procedimientos
1.
Introducción
1.1
En la práctica, la implementación del SMS de la RAP 145 desarrollados por alguna OM
pueden diferir de los desarrollados por otra; por lo tanto, se hace muy difícil cubrir en esta sección
todos los aspectos que permitan al inspector evaluar el cumplimiento reglamentario de los métodos
propuestos o aplicados, por parte de todas las OMs. El inspector tiene que estar conciente que los
procedimientos detallados en esta sección son sólo una guía de temas que se recomienda considerar
durante la auditoria de certificación de una OM, la cual puede ser utilizada como base para
desarrollar otros procedimientos ya adaptados de forma "personalizada" a la OM que se está
evaluando.
2.
2.1
Evaluación de la Fase 1 - SMS
Política y Objetivo de seguridad:
2.1.1.
Responsabilidad y compromiso de la administración: Verifique los siguientes aspectos de
acuerdo a lo establecido en el párrafo 145.250 de la RAP 145 NE:
a)
Que la organización haya establecido una política de seguridad, que esta política implique la
mejora del nivel de seguridad que mantiene la OM, asegurándose como mínimo del
cumplimiento de los requisitos de la norma,
b)
Que la política de seguridad:
(1)
Esté de acuerdo con lo requerido en la RAP 145 NE, requisitos legales aplicables, mejoras
prácticas de la industria;
(2)
Refleje el compromiso organizacional con respecto a seguridad operacional;
(3)
Contiene una declaración clara del GR sobre la asignación de recursos humanos y
financieros para su puesta en practica;
(4)
Contiene el compromiso para poner en ejecución un Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional (SMS);
(5)
Contiene el compromiso para poner en ejecución un Sistema de Mantenimiento y de
Inspección para asegurar que se hace manteniendo de acuerdo con los requisitos de
aeronavegabilidad aplicables;
(6)
Se compromete con la mejora continúa en el nivel de seguridad operacional;
(7)
Se compromete con la gestión de los riesgos de seguridad operacional;
(8)
Se compromete para alentar al personal involucrado en mantenimiento a que reporten los
problemas de seguridad operacional;
(9)
Establezca normas claras de comportamiento aceptable; e
(10) Identifique las responsabilidades de la dirección y de todo personal involucrado en
mantenimiento con respecto al desempeño de seguridad operacional.
c)
Que la política haya sido firmada por el Gerente responsable,
d)
Que exista evidencia, que la política establecida sea conocida y comprendida por todo el
personal de la organización, desde el más alto nivel de decisión técnica, hasta el nivel de
ejecución (técnicos de mantenimiento de aeronaves) y todos los niveles intermedios;
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e)
Que exista un procedimiento o declaración en donde se especifique la revisión periódica de la
política, de forma que esta se actualice de acuerdo a los requerimientos de la organización;
f)
Que se hayan establecido los objetivos de seguridad y que estos se relacionan con indicadores
medibles.
g)
Que se hayan establecido las metas de desempeño de la organización.
Sobre este tema; en la Fase 1 y 2 de implementación se recomienda considerar como un
objetivo del sistema, lograr sensibilizar a todo el personal con el sistema de seguridad de la
organización. Siendo un indicador el número de reportes de seguridad que realice el personal.
2.2
Responsabilidad de la administración respecto a la seguridad.- Comprobar que:
(a)
La organización ha establecido una estructura de seguridad operacional de la organización
necesaria para la operación y el mantenimiento del SMS de la organización. La estructura
implementada en la OM debe ser igual a la declarada en el MOM.
(b)
La organización ha definido, ya sea en el MOM o en otro documento, las responsabilidades de
seguridad operacional de todos los miembros de la alta dirección, con independencia de otras
responsabilidades.
(c)
La organización ha definido, ya sea en el MOM o en otro documento, las responsabilidades y las
autoridades de los puestos relativos a la seguridad operacional, las que deben ser definidas,
documentadas y comunicadas a través de la organización.
(d)
La OM ha establecido una Junta de Control de Seguridad Operacional (JCSO) como un comité de
alto nivel con funciones estratégicas de seguridad. Verificar que esta esté presidida por el Gerente
Responsable y compuesta por los gerentes de la organización y por los responsables de las áreas
funcionales.
El tamaño y disposición de esta JCSO dependen del tamaño y complejidad de la organización.
(e)
Que en el MOM la Junta de Control de Seguridad Operacional tenga como objetivo monitorear:
(1)
El desempeño del SMS con referencia a la política y objetivos de seguridad.
(2)
La eficacia del plan de implementación del SMS.
(3)
La eficacia de la supervisión de la seguridad de los servicios de mantenimiento subcontratados de Organizaciones de Mantenimiento no aprobadas, y
(4)
Se asegure que se asignen los recursos adecuados para lograr el desempeño de la
seguridad establecido e imparte directivas estratégicas al Grupo Ejecutivo de Seguridad
(GES).
2.3
Verificar que en los procedimientos de la OMA se ha establecido un Grupo Ejecutivo de
Seguridad (GES) que tenga como objetivo:
(1)
Supervisar la seguridad dentro del área funcional;
(2)
Resolver los peligros identificados;
(3)
Evaluar el impacto en la seguridad de los cambios operacionales.
(4)
Implementar los planes de acciones correctivos;
(5)
Asegurar que las acciones correctivas son llevadas a cabo en tiempo y en forma;
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(6)
Asegurar la eficacia de las recomendaciones previas de seguridad; y
(7)
Promover la participación en la seguridad.
2.4
Verificar que en los procedimientos se considere que el GES reporta y recibe dirección
estratégica de la Junta de Control de Seguridad.
2.5
Verificar que la composición del GES; este por lo común esta compuesto por los Gerentes
y supervisores de las áreas funcionales y por el personal operativo.
2.6
Entrevistar a uno o dos integrantes de la JCSO y del GES para verificar que conocen sus
funciones y responsabilidades con el SMS de la organización,
2.7
Para el caso de OMAs pequeñas se puede encontrar que la formación del JCSO y el GES
lo conformen un único equipo de personas; lo cual seria válido siempre y cuando se entienda que las
funciones y objetivos asignados a estos grupos son asumidos por completo por ellos.
2.8
Compruebe que las responsabilidades de los responsables de seguridad han sido
documentados y comunicados a través de la organización.
2.9
Asignación del personal clave de seguridad.- Comprobar que:
a)
La OM haya nombrado a una persona que se desempeñe como Gerente Responsable.
b)
Si el gerente responsable ejerce funciones en otra OM, entonces debe ser capaz de efectuar sus
labores en ambas OMs.
c)
Entrevistar al Gerente Responsable para verificar que:
1)
Conoce de sus responsabilidades y deberes, como principal impulsor de la política de
seguridad,
2)
Conoce de forma básica de la RAP 145 NE y está al tanto de los asuntos de cumplimiento
de la RAP 145 NE; hay una declaración/compromiso de cumplimiento continuo firmado
por él y requerido por la RAP 145.270, y
3)
Entiende perfectamente su responsabilidad final de la operación y del mantenimiento del
SMS de la organización.
Nota.- Para cumplir con esto, es posible que sea necesario solicitar una entrevista con antelación.
Además, al tiempo de preparar la entrevista, es conveniente ya haber evaluado la disponibilidad de
recursos, y el estado de las auditorías internas, para poder basarse en evidencia objetiva.
d)
La OM cuenta con un listado actualizado del personal directivo.
e)
La OM dispone del siguiente personal directivo (o cargos equivalentes), si aplica:
1) Un Gerente de mantenimiento de base;
2) Un Ggerente de mantenimiento de línea;
3) Un Gerente de talleres;
4) Gerente de seguridad y
5) Un Gerente de calidad.
f)
Cualquiera de estos gerentes pueden demostrar ser competentes en el área del cargo que
ocupan y conocen sus deberes y responsabilidades.
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g)
Si existe alguna persona que se desempeña en más de un puesto gerencial, (verificar mediante
entrevista y/o evaluación de cumplimiento de las áreas que están bajo su cargo), que esa
persona puede cumplir con sus tareas de forma aceptable a la DGAC.
h)
Esté establecido un procedimiento para que los gerentes mencionados en el párrafo d) anterior
reporten directamente al Gerente Responsable.
i)
Existan procedimientos implementados para sustituciones en caso de ausencias prolongadas del
personal directivo.
j)
El gerente de seguridad:
1) Está calificado para desempeñar ese cargo y conoce sus responsabilidades para el
desarrollo y mantenimiento del SMS;
2) Mantiene informado del funcionamiento del SMS y sobre las necesidades de mejora al
gerente responsable;
3) Promociona la seguridad operacional en la organización;
4) Tiene la suficiente Independencia y reporta directamente al gerente responsable
k)
El gerente de calidad:
5) Está calificado para desempeñar ese cargo y tiene experiencia en la realización de
auditorías independientes de calidad;
Mantiene informado del cumplimiento de la RAP, al sistema de gestión de la organización y
al gerente responsable.
6) Cuenta con un sistema de retroalimentación implementado [requerimiento detallado en la
RAP 145.405(f)], que garantice que se toman las medidas correctivas y preventivas
apropiadas y oportunas en respuesta a los informes resultantes de las auditorias
independientes.
7) Tiene la suficiente Independencia y reporta directamente al Gerente Responsable
2.10
Verificar que el Gerente Responsable, el Gerente de Seguridad, Gerente de Mantenimiento
y el Gerente de Calidad han sido aceptados por el DGAC.
2.11
Plan de implantación del SMS.- Compruebe los siguientes aspectos.
(a)
La OM haya desarrollado un plan de implantación del SMS,
(b)
Que el plan de implantación esté endosado por el Gerente responsable,
(c)
Evalúe que el plan de implantación incluya:
(1)
Política y objetivos de seguridad operacional;
(2)
Planificación de seguridad operacional;
(3)
Descripción del sistema;
(4)
Análisis del faltante;
(5)
Componentes del SMS;
(6)
Roles y responsabilidades de seguridad operacional;
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(7)
Política de reporte de seguridad operacional;
(8)
Medios para la implicación de los empleados;
(9)
Entrenamiento de seguridad operacional;
(10) Comunicación de seguridad operacional;
(11) Medición del desempeño de seguridad operacional; y
(12) Revisión de la dirección del desempeño de seguridad operacional.
(d)
(e)
2.12
Verifique que la OM ha descrito su sistema incluyendo lo siguiente:
(1)
Las interacciones del sistema con otros sistemas en el sistema de transporte aéreo;
(2)
Las funciones del sistema;
(3)
Las consideraciones de desempeño humano requeridas para la operación del sistema;
(4)
Los componentes “hardware” del sistema;
(5)
Los componentes “software” del sistema;
(6)
Los procedimientos que definen las guías para la operación y el uso del sistema;
(7)
El medio ambiente operacional; y
(8)
Los productos y servicios contratados o adquiridos.
Verifique que el plan de implantación del SMS de la OM considera la coordinación que debe
existir con el SMS de otras organizaciones, a las cuales la OM debe tener en cuenta durante la
provisión de servicios de mantenimiento de aeronaves y componentes de aeronaves.
Coordinación de la planificación de respuesta a la emergencia.-
2.12.1.
Verifique que la OM ha desarrollado o coordinado, como sea apropiado, un plan de
contingencia en el MOM.
2.12.2.
Compruebe que el plan desarrollado establece qué se debería hacer después de un
accidente de aviación y este asegure:
(a)
La designación del responsable encargado de la respuesta a la emergencia;
(b)
La asignación de las responsabilidades por área de investigación;
(c)
La coordinación de esfuerzos con otros organismos para determinar las causas del accidente;
(d)
La transición ordenada y eficiente de las actividades normales a las de investigación;
(e)
La continuidad en forma segura de las actividades, o el regreso a las actividades normales, tan
pronto como sea posible una vez determinadas las posibles fallas en el proceso de mantenimiento
y, se establezcan los factores de mitigación para reducir los riesgos futuros.
2.13
Documentación.- Verifique que la OM ha desarrollado un MOM y que este ha sido
evaluado conforme al Capítulo 10 del Vol I de la Parte II del MIA
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2.14
Informes de condiciones no aeronavegables.- Verifique que la OM ha establecido
procedimientos para informar a la DGAC, a la organización responsable del diseño de tipo o de tipo
suplementario y al operador de la aeronave, sobre cualquier condición de una aeronave o componente
de aeronave que haya identificado que pueda poner en peligro la aeronave.
2.14.1.
Compruebe que en este procedimiento se determine que los informes sean enviados
en un período no mayor de tres (3) días calendarios, a partir de la identificación de la condición no
aeronavegables.
2.14.2.
(a)
Supervisión y medición del desempeño de seguridad operacional.- Compruebe que:
El sistema de calidad de la OM; que en algunas organizaciones se lo identifica como
aseguramiento de la calidad; tenga establecido los métodos y procedimientos de supervisión y
medición del desempeño de seguridad operacional. Esto incluye:
(1)
Reporte de seguridad operacional;
(2)
Auditorías independientes para verificar el cumplimiento con la norma y los procedimientos
de la OM;
(3)
Encuestas de seguridad operacional;
(4)
Revisiones de seguridad operacional;
(5)
Estudios de seguridad operacional ; e
(6)
Investigaciones internas de seguridad, que incluyen los eventos que no requieren ser
investigados o reportados a la DGAC .
(b)
Verificar que se ha establecido un procedimiento, que esta descrito en el MOM, de reportes de
seguridad operacional
(c)
Verificar que la OM ha establecido procedimientos para auditorias independientes que permita:
(1)
Monitorear el cumplimiento con los requisitos y estándares de aeronavegabilidad requeridos
para el mantenimiento de aeronaves o componentes de aeronaves,
(2)
Monitorear si los procedimientos son adecuados para asegurar buenas prácticas de
mantenimiento;
(3)
Asegurar los niveles apropiados de personal;
(4)
Asegurar el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones;
(5)
Asegurar el nivel de competencia satisfactorio y de instrucción del personal para la
realización de las actividades de mantenimiento, operación del equipamiento y facilidades; y
(6)
Asegurar el mantenimiento del nivel de desempeño del personal.
(d)
Verificar que el personal que realiza las auditorias independientes posee la competencia
adecuada para realizar dicha función,
(e)
Comprobar que se haya establecido los procedimientos para un sistema de informe de
retroalimentación de seguridad operacional a la persona o grupo de personas requerido en el
párrafo 145.255 (e).
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(f)
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Verificar que asegure que se toman las medidas correctivas y preventivas apropiadas y oportunas
en respuesta a los informes resultantes de las auditorias independientes.
2.15
Cambios en la OMA RAP 145 NE que deben ser informados.- Comprobar que la OM tiene
un procedimiento o declaración donde se informe a la DGAC sobre cualquier propuesta de cambios,
antes que estos sean realizados, conforme a la RAP 145.415.
2.16
Instrucción de seguridad operacional.- Verificar que:
(a)
Se ha instruido al personal de la OM de acuerdo al Programa de Instrucción aceptado.
(b)
El programa de instrucción asegure que el personal sea competente para realizar las funciones para
las cuales fue designado. El alcance de la instrucción debe ser apropiado a la implicación del
individuo en la organización
(c)
El Gerente Responsable haya recibido instrucción sobre conocimiento de seguridad operacional en
relación a:
(1)
Política y objetivos de seguridad operacional;
(2)
Roles y responsabilidades del SMS; y
(3)
Garantía de seguridad operacional.
2.17
Comunicación de seguridad operacional.- Comprobar que la OM ha establecido medios
formales de comunicación, tales como uso de correo electrónico, murales, panfletos etc.
2.17.1.
Verificar que dentro de las políticas, o procedimientos de comunicación se considere la
transmisión de la información crítica de seguridad operacional; explicar porqué se toman acciones
específicas; porqué se introducen o se cambian los procedimientos, y si está considerado transmitir
información genérica de seguridad operacional.
2.17.2.
Entreviste a dos o mas operarios para identificar que:
(a)
El personal está concientizado con el SMS;
(b)
Que la comunicación está orientada a desarrollar una cultura positiva de seguridad operacional en
la organización;
3.
Resultado
3.1
Terminada la evaluación, el auditor, de acuerdo a lo establecido en este Manual, remite
todos los hallazgos encontrados para la elaboración del borrador que se entrega al auditado en la
reunión de cierre, además de la lista de verificación utilizada para que sea parte integrante del informe
final de auditoría.
Nota.- Recuerde que la labor de un buen auditor es recolectar evidencia objetiva de cumplimiento con
las normas RAP 145 NE.
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