TAX TIPS: ACTIVIDADES CONTABLES Y DE NEGOCIOS FINAL DE

TAX TIPS: PLANEACIÓN CIERRE FISCAL 2009
Con el riesgo de repetir nuevamente algunas ideas expuestas en años anteriores,
volvemos sobre el tema de la planeación de cierre de final de año. Esta filosofía de
seguimiento de actividades críticas en lo contable y lo fiscal en diciembre, por la
complejidad de algunos sistemas de información, en varias empresas se realiza cada
mes.
Planeación fiscal 2009
Esto no es problema del mes de diciembre. Ha debido diseñarse la estrategia al inicio
del año y efectuar seguimiento por lo menos cada trimestre. Los ajustes de “navidad”
son fácilmente detectables. A menos que se trate de transacciones plenamente
justificadas para su reconocimiento, ejemplos, depreciación fiscal adicional por
reducción de saldos, ajustes de provisiones luego de la conciliación fiscal,
reclasificaciones técnicamente soportadas como anticipos recibidos que constituyan
ingresos fiscales; de lo contrario no se recomienda la inclusión de estas partidas
extraordinarias al final de ejercicio.
Las auditorías que vienen realizando de final de ejercicio la DIAN tienen por finalidad
precisamente “monitorear” los “ajustes fiscales” que convierten las utilidades de los
meses de enero a noviembre en pérdidas en el último mes, o al contrario, las
capitalizaciones de gastos para reflejar utilidades contables y así presentar una mejor
posición del resultado comercial. Son fácilmente identificables y difíciles de explicar, o
por lo menos, sin lograr justificar técnicamente desde el artículo 107 del Estatuto
Tributario deducciones que no guardan coherencia con ninguna otra variable económica
del negocio.
Si bien es cierto que el período fiscal es un año y que no hay ninguna norma que
prohíba estos ajustes al final del ejercicio, también resulta evidente que es muy fácil por
parte de un auditor de impuestos detectar las transacciones más relevantes y que
pudieran ocasionar controversias jurídicas o dificultades para una sustentación técnica.
Pero igual ocurre cuando se incorporan ajustes sin justificación técnica en algún otro
período intermedio, o incluso ahora algunas compañías abren el mes de noviembre para
hacer en este período lo que antes se hacía en el mes de diciembre. Igual la estrategia es
la misma que hacer los “arreglos fiscales de navidad”, finalmente son fácilmente
detectables como partidas extraordinarias.
Negocios que implican trámites especiales antes del 31 de diciembre
Algunas actividades si no se ejecutan antes de la fecha calendario del último día hábil
del año 2009, sencillamente quedan extemporáneas. Para algunas empresas resulta clave
ejecutarlas antes del cierre del año, tal como correr escrituras públicas por venta o
compra de bienes inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital,
capitalización de partidas patrimoniales, registro de traspasos de acciones, entre otras.
También suele ocurrir, que para cancelar cuentas entre compañías de un mismo grupo
económico, es necesario transar a través del sistema financiero las correspondientes
operaciones, por lo cual se requiere que antes del cierre bancario los pagos/cobros
queden debidamente registrados. Observe con cuidado que las oficinas donde se
ejecutan estas labores cierran normalmente antes del 31 de diciembre y con
posterioridad es imposible, por cierre de los sistemas entre otras, no poder cambiar las
fechas de los trámites, para que queden con la vigencia 2009.
Una lista tentativa de estas actividades, previa discusión con los responsables, podría ser
la siguiente: 1- Arqueos de cajas mayores y menores de final de año 2- Consignaciones
ó cambios de cheques por transacciones especiales 3- Diligencias ante notarios, tales
como escrituras públicas, por compra – venta de inmuebles, creación de sociedades,
aumentos de capital, entre otras actividades claves en la planeación tributaria. 4- Corte
de documentos del último día del año y evidencia de las últimas transacciones
realizadas. 5- Reintegro de cajas menores 6- Liquidación de anticipos por viáticos,
compras de maquinarias, proveedores, entre otras cuentas transitorias, que con
posterioridad no se pueden elaborar documentos válidos en la vigencia fiscal
correspondiente. 7- Verificación de facturas expedidas la última semana y tratamiento
de la retención en la fuente a favor 8- Verificación de las facturas recibidas la última
semana y tratamiento de la retención en la fuente por pagar 9- Inventarios físicos, 10Trámites ante Cámara de Comercio, 11- Personal disponible para imprevistos y
diligencias extraordinarias.
Cordialmente,
GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA
Bucaramanga, 20 de Noviembre del 2009
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com