Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Atraso en Registro de Inventarios (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición Se verificó que en el libro de inventarios de la municipalidad no se ha incluido las adquisiciones de activos del año 2006. Criterio El manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, indica en su numeral 3.9 del Modulo de Tesorería, que dentro de los controles y registros es necesario llevar un libro de inventarios el cual se registraran todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en él se registrarán todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha de ingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características, y valor del mismo. Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Causa Incumplimiento a las normas legales indicadas en el criterio del presente hallazgo. Efecto No se cuenta con registros confiables y oportunos de los activos de la municipalidad. Recomendación El Alcalde y Tesorero Municipal, deben implementar un control que garantice el registro de todo bien adquirido por la municipalidad en el respectivo libro y nombrar a una persona para efectuar inventarios periódicamente para constatar físicamente los activos. Además deberán de cumplir con cada una de las recomendaciones descritas en los informes presentados por el Auditor Interno Municipal. Comentarios de la administración El Alcalde y Tesorero Municipal manifestaron: El libro de inventarios se esta actualizando en sus registros a la presente fecha, por lo que solicitamos su comprensión. El Auditor Interno expreso: Por parte de Auditoria Interna se cumplió en dar oportunamente la recomendación en poner al día los registros del libro de inventarios, según consta en el informe correspondiente al mes de marzo del presente año, para lo cual adjunto fotocopia de lo antes descrito y constancia de recibido por el señor Alcalde Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios del Alcalde y Tesorero municipal no son convincentes. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 21, del Decreto 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, por la cantidad de Q4,000.00, para El Alcalde y Tesorero Municipal. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Atraso en Registro de Almacén (Hallazgo de Control Interno No.2) Condición Se verifico que el libro de almacén se encuentra atrasado con respecto a su operatoria. Criterio Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Causa La poca importancia en llevar los registros actualizados. Efecto No se cuenta con registros confiables y oportunos de los materiales y suministros adquiridos. Recomendación El Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor Interno, deberán implementar el registro de las operaciones oportunamente con el objeto de tener conocimiento de los ingresos y egresos de los materiales y suministros adquiridos por la municipalidad. Comentarios de la administración Sin comentario Comentarios de auditoría Por no existir comentarios de administración, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 21, del Decreto 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor Interno por el valor de Q4,000.00, a cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Falta de Registro en Préstamos (Hallazgo de Control Interno No.3) Condición Se verificó que el libro de préstamos se encuentra atrasado con respecto a su operatoria. Criterio Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Causa La poca importancia en llevar los registros actualizados. Efecto En determinado momento no se puede conciliar de forma inmediata los saldos con la entidad financiera, así también no se cuenta con información confiable para la toma de desiciones por parte de las autoridades municipales. Recomendación El Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor Interno deberán implementar el registro de las operaciones oportunamente con el objeto de tener conocimiento de los ingresos y egresos de cada uno de los préstamos adquiridos por la municipalidad. Comentarios de la administración Sin comentarios. Comentarios de auditoría Por no existir comentarios de administración, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18, del Decreto 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Alcalde y Ex-Tesorero Municipal por la cantidad de Q2,000.00, a cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Falta de pruebas de laboratorio (Hallazgo de Control Interno No.4) Condición La Municipalidad de Champerico, ejecutó los proyectos Mejoramiento camino Barrio San Miguel Champerico y Mejoramiento calles Barrio Viñas del Mar, Cabecera Municipal, Departamento de Retalhuleu, no se realizaron pruebas de laboratorio a los diferentes materiales de construcción utilizados. Criterio El acuerdo número 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 emitido por Contraloría General de Cuentas, con relación a las normas generales de Control Interno Gubernamental establece en le numeral 2.6 Documentos de Respaldo, toda operación que realicen las Entidades Públicas cualesquiera sea su naturaleza debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. Causa Inobservancia en lo establecido en las disposiciones legales. Efecto Riesgo de que los proyectos no tengan la durabilidad debida y que puedan colapsar por la utilización de materiales de construcción de baja calidad. Recomendación El Alcalde Municipal gire instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación y èste a las empresas constructoras para que se realice pruebas de laboratorio y a la vez documentarlas en todos los proyectos en el futuro. Comentarios de la administración Sin Comentario Comentarios de auditoría Por no existir comentario de la administración, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Atraso en Rendición de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición La rendición de cuentas que mensualmente debe efectuar la Municipalidad, no la realiza como està establecido, ya que rindió cuentas hasta el mes de mayo de 2007, por lo que existe un atraso de dos meses. Criterio El Acuerdo A-37-06 emitido por la Contraloría General de Cuentas, publicado en el Diario Oficial con fecha 19 de abril de 2006, indica en sus artículos 1 y 2, sobre la rendición de cuentas y los plazos, periodos y contenido de la información, asimismo, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 del 1º de agosto del año 2003 contemplan en el Grupo 2 las Normas Aplicables a los sistemas de Administración General y el numeral 2.12 específicamente trata sobre el proceso de Rendición de Cuentas, a efecto de que la misma sea clara, oportuna y transparente. Causa El incumplimiento de las normas legales indicadas en el criterio del presente hallazgo. Efecto Esto implica que no se disponga de información y documentación necesaria para la toma de decisiones administrativas y financieras por parte de las autoridades superiores de la Municipalidad. Recomendación El alcalde y Tesorero Municipal deberán cumplir con los estipulado en los artículos 1 y 2 del Acuerdo No. A37-06 emitido por la Contraloría General de Cuentas, que establecen la forma de rendición de cuentas y los plazos, periodos y contenido de la información asimismo, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría Generales de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 el 1º. de agosto del 2003 contemplan en el grupo 2 las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, y el Numeral 2.12 específicamente trata sobre el proceso de Rendición de Cuentas, a efecto de que la misma sea clara, oportuna y transparente. Además deberán implementar cada una de las recomendaciones descritas en los informes presentados por el Auditor Interno Municipal. Comentarios de la administración El alcalde y Tesorero Municipal manifestaron: Por problemas del equipo de cómputo, debido a que se quemò el swich de la red y atrasò en la información que manda el INFOM, sobre descuentos al aporte. El auditor Interno expresó: Dentro de las atribuciones que me corresponde se cumplió en recomendar al señor Alcalde Municipal presentar las cajas fiscales de ingresos y egresos de cada uno de los meses finalizados ante la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros cinco días del mes siguiente, tal como lo establecen las normas Generales de Control Interno Gubernamental, para lo cual adjunto fotocopia del informe y constancia de recibido por el señor Alcalde Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 12), para el Alcalde y Tesorero Municipal por valor de Q2,000.00, para cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Falta de Inventario de Infraestructura Social y Productiva (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Condición En la evaluación practicada a la Oficina Municipal de Planificación se determinó que èsta no cuenta con un libro de inventario autorizado donde se registre y codifique la Infraestructura Social y Productiva con la que cuenta el municipio. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República Código Municipal en su artículo 96 establece: Atribuciones del coordinador de la Oficina Municipal de Planificación. Son atribuciones del coordinador de dicha oficina municipal de planificación: e) Mantener un inventario permanente de la infraestructura social y productiva con que cuenta cada centro poblado; así como la cobertura de los servicios públicos de los que gozan estos. Causa Esto se debe a la falta de interés por parte de la Oficina Municipal de Planificación en crear y mantener un libro de inventarios debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el registro y codificación de la Infraestructura Social y Productiva con la que cuenta el municipio. Efecto No se cuenta con registros confiables y oportunos de la Infraestructura Social y Productiva con la que cuenta el municipio. Recomendación Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación para que de forma inmediata se habilite un libro debidamente autorizado,para el registro y codificación de la infraestructura social y productiva del municipio. Comentarios de la administración Se cuenta con el mismo, pero debido a no contar con el espacio necesario se archivaron en una bodega donde fue difícil encontrarlos. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 del Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Condición Al practicar el análisis legal a los expedientes de obras se determino el incumplimiento en la amortización del anticipo en los siguientes contratos a) Contrato 06-2004 de fecha 27/12/2004 denominado Remodelación Escuela Sector El Pijuy, con valor de Q201,500.00; b) Contrato 04-2005 de fecha 21/09/2005 denominado Mejoramiento Escuela el Río, con valor de Q151,577.00; c) Contrato 05-2005 de fecha 21/09/2005 denominado Mejoramiento Camino de Acceso Comunidad el Triunfo, con valor de Q332,0000; d) Contrato 10-2006 de fecha 02/08/2006 denominado Mejoramiento Escuela Barrio el Palmo, con valor de Q147,712.00. El costo total de proyectos asciende a la cantidad de Q832,789.00. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado establece en el artículo 58 que el contratista amortizará el anticipo mediante las deducciones que se le haga en cada pago. Causa Incumplimiento a la normativa legal indicada en el criterio del presente hallazgo. Efecto Al no cumplir con los preceptos legales exigidos por la Ley de Contrataciones del Estado, existen riesgos en la contratación y pagos de las obras, afectando la garantía de las mismas. Recomendación El Alcalde Municipal y empleados que intervengan en el proceso de contratación de bienes y servicios, deberán implementar mecanismos con el objetivo de darles cumplimiento a todos los requisitos exigidos por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para promover la transparencia en el proceso. Comentarios de la administración Sin comentario. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes. Acción Correctiva Sanción económica para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q7,435.59, para el Extesorero Municipal por la cantidad de Q6,116.74 y para el Tesorero Municipal por Q1,318.85, de conformidad al artículo 83 del Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y 56 de su Reglamento, para un total de Q14,871.18. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Falta de Registro en Bitácoras (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Condición Se constato que los proyectos de infraestructura ejecutados por la municipalidad, poseen un libro de bitácoras debidamente autorizados por Contraloría General de Cuentas, mas sin embargo estos presenta falta de registro. Criterio Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Causa Incumplimiento a la norma legal indicado en el criterio del presente hallazgo. Efecto No se cuenta con registros constructoras. oportunos de los renglones de trabajos ejecutados por las empresas Recomendación Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación para que de forma inmediata le de continuidad a los registros de bitácoras, para cada o de los proyectos en ejecución. Así como proponer al Concejo Municipal, la contratación de un Supervisor de Obras, para que preste sus servicios directamente a la municipalidad. Comentarios de la administración Solo se encontraron algunas bitácoras, debido a que las demás se archivaron y otras no fueron entregadas por los constructores al momento de finalizar las obras. Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración no son congruentes, al hallazgo planteado, por lo que el mismo se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno. MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006