Procedimiento Consolidacion Operaciones Reciprocas

Código GF-PD-06
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO CONSOLIDACIÓN
OPERACIONES RECIPROCAS
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
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1. Objetivo: Establecer las actividades para el control sobre las transacciones entre el Ministerio del
Trabajo con otras entidades estatales y las realizadas por los fondos especiales escritos al Ministerio.
2. Alcance: El procedimiento inicia con el registro de la transferencia a la entidad pública y va hasta el
envío del informe a los entes de control. Este procedimiento aplica para nivel central.
3 Definiciones:
Operaciones reciprocas: Cruce de cuentas de transferencias entre entidades públicas que permiten
efectuar reporte a los entes de control.
Transferencias: Cuentas que representan los gastos causados por la entidad contable pública por
traslados de recursos sin contraprestación directa a otras entidades contables públicas de diferentes
niveles y sectores.
Código institucional: Código asignado por la Contaduría para identificar cada una de las entidades
CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y
estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso
de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y
confiable.
CGN: Contaduría General de la Nación
4. Generalidades del procedimiento
Listado depurado: Significa que el listado debe relacionar NIT, Código Institucional, entidad y cuenta.
Las cuentas que necesitan reciprocidad son las que se realizan con entidades públicas del nivel nacional,
departamental y municipal.
Las operaciones reciprocas se consolidan trimestralmente
5. Descripción de las actividades
Nro.
1
2
Actividad
Responsable
Profesional
Exportar del SIIF, las cuentas del balance que
Especializado,
solicitan reciprocidad, recibir de los fondos
Auxiliar
especiales el informe de operaciones reciprocas
Administrativo
Depurar listado de operaciones reciprocas de
acuerdo a parámetros fijados por la CGN
Grupo Contabilidad
Registro
/documento
listado de cuentas
reciprocas trimestral,
Informe de cuentas
reciprocas de los
fondos
listado de
operaciones y
Informe de cuentas
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Consolidar operaciones reciprocas del nivel central Profesional
y de los fondos especiales.
Especializado,
Profesional
Especializado
Validar el archivo plano a la CGN por medio del Profesional
CHIP.
Especializado
Si hay inconsistencias continuar con la actividad 8, Profesional
de lo contrario se va a la actividad 9.
Especializado
Profesional
Corregir errores de validación y se vuelve al paso 5
Especializado
Transmitir el archivo por vía electrónica a la Profesional
Contaduría,
Especializado
Proyectar y firmar certificación de información
Coordinador Grupo
contable y soportes de la transmisión de la
Contabilidad
información
Auxiliar
Remitir a la Secretaría General la certificación de
Administrativo
información contable trimestral y soportes para
Grupo de
firma del Ministro
Contabilidad
Subdirección
Verificar certificación de información contable y
Administrativa y
soportes y tramitar firma del Representante Legal
Financiera
Remitir certificación de información contable y Subdirección
soportes debidamente firmados al Grupo de Administrativa y
Contabilidad
Financiera
Auxiliar
Presentar certificación debidamente firmada ante la Administrativo
CGN
Grupo de
Contabilidad
Generar archivo plano
Presentar certificación y soportes impresos Subdirección
debidamente firmados ante la CGR y Comisión Administrativa y
Legal de Cuentas de la Cámara.
Financiera
Auxiliar
Archivar informes presentados ante organismos de Administrativo
control
Grupo de
Contabilidad
Suministrar información solicitada formalmente por Coordinador Grupo
los diferentes entes de control
Contabilidad
reciprocas de los
fondos depurados
Operaciones
reciprocas
consolidadas
Archivo plano
formato CGN-2005-2
Aplicativo CHIP
Aplicativo CHIP
Aplicativo CHIP
Aplicativo CHIP
Certificación y
soportes (CGN001,002 )
Certificación y
soportes (CGN001,002 )
Certificación y
soportes (CGN001,002 )
Certificación y
soportes (CGN001,002 )
Certificación
Certificación y
soportes (CGN001,002 ) radicado en
CGN
Informes archivados
Soportes contables a
estados financieros
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Atender requerimientos de los entes de control
Secretaria General,
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Coordinador Grupo
Contabilidad
Soportes a
requerimientos de
información contable
1. 6. Requerimientos Técnicos
Puntos de control:
1. Actividad 2: Depurar listado de operaciones reciprocas de acuerdo a parámetros fijados por la
Contraloría General de la Nación.
2. Actividad 5: Validar el archivo plano a la Contraloría General de la Nación, por medio del CHIP.
3. Actividad 11: Verificar certificación de información contable y soportes y tramitar firma del
Representante Legal.
7. Anexos.