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Beneficios de una efectiva Solución
para la Toma de Decisiones
Mejorando la Gestión
en CCU
El desarrollo concretado por Quanam en Compañía Cervecerías Unidas S.A.,
integra productos Peoplesoft ERP con una herramienta para la toma de decisiones
basada en Cognos PowerPlay y sus facilidades para brindar una solución completa
de BPM (Business Performance Measurement) a través de informes y herramientas
de análisis edificados con los datos de las aplicaciones de gestión.
Se trata de una solución OLAP que facilita a cualquier tomador de decisiones la
posibilidad de realizar su propio análisis multidimensional. Y le permite explorar y
analizar datos desde cualquier ángulo y con cualquier combinación, de modo de
identificar factores críticos y tomar acertadas decisiones de negocios.
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Este Proyecto de Quanam fue
especialmente preparado teniendo
en cuenta las características de
liderazgo de Compañía Cervecerías
Unidas S.A. (CCU) líder en el
mercado cervecero chileno con el
89% de participación total, que
produce y embotella Pepsi, Seven
Up, Orange Crush, Canada Dry,
Ginger Ale, etc y una marca líder
en agua mineral. Es el segundo
mayor exportador de vino en Chile
con Viña San Pedro S.A., Plasco S.A.
fabrica cajones y botellas de plástico
que utiliza la compañía cubriendo el
ciclo completo de necesidades,
CCU Argentina y Anheuser-Busch
firmaron un acuerdo para exportar
Budweiser a Brasil, Paraguay y
Chile.
La compañía CCU había tenido
experiencias en algunos sistemas de
gestión que también fueron
compartidos con Embotelladoras
Chilenas Unidas S.A. (ECUSA). Sin
embargo en lo referente a temas
financieros se estaban manejado
con planillas de cálculo y la información comercial se obtenía de
programas hechos especialmente
con este objetivo.
Este modo de obtener los datos
generaba incompatibilidades,
lentitud en la obtención de
información pantallas no amigables
para el usuario, dependencia del
usuario con el departamento de
sistemas.
Desde el ángulo de los negocios
y frente a la gran competitividad del
mercado era necesario contar con
información en tiempo y forma.
Esta situación llevó a la compañía a decidir la necesidad de
contratar una solución OLAP
Se analizaron diversas alternativas y se eligió la solución propuesta
por Quanam que integraba perfectamente Cognos PowerPlay con
PeopleSoft, el ERP de CCU.
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ALCANCES DEL PROYECTO
El proyecto consistió en la realización de sistemas y tableros de control para
diversas áreas de la empresa.
La solución propuesta brinda a Compañía Cervecerías Unidas S.A., como
extensión de PeopleSoft, un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones, con
tecnología de última generación, que permite la visualización rápida y ágil de
indicadores de la empresa.
Para lograr estos objetivos, se elaboraron varias estructuras multidimensionales,
que potenciaron la toma de decisiones en las áreas de Cuentas a Cobrar, Cuentas a
Pagar, Compras, Inventarios, Gastos, Márgenes, Ventas, Faltantes de Bodega,
Estudios de Mercado, Recursos Humanos.
Se posibilitó el Análisis de la antigüedad de las cuentas a cobrar. El análisis del
Saldo de las cuentas por Período, Cliente, Cobradores, Unidades de Negocio y los
períodos de Antigüedad de cada cuenta, agrupados según un rango predefinido.
Es posible a partir del nuevo modelo para el ciclo de distribución, analizar
información acerca del proveedor que se obtiene a partir de los datos históricos de
los módulos que componen el circuito de distribución, enfatizando el análisis de
cuenta por proveedores.
Para el manejo y la obtención de información del circuito de compras se diseñó
un cubo que contiene datos obtenidos de las ordenes de compras generadas y
administradas en dicho modulo. Se puede realizar un seguimiento de las cantidades
manejadas en las ordenes de compra, ya sean las enviadas y las recibidas, con sus
respectivos montos.
Se optimizó el manejo del stock a partir del diseño de un cubo que permite
tener información de las cantidades de ítems de inventario manejadas en la empresa,
pudiendo ver esa información por Unidades de negocio y Áreas de almacenamiento,
también se puede tener información discriminada por ítem y unidad de medida.
El análisis de los márgenes fue otro de los objetivos cumplidos. Se diseñó el
cubo de Márgenes con el que se permite analizar indicadores como, Valorizado Real,
Presupuestado y Año anterior, además de los valores físicos, y precios, permitiendo
visualizarlos por Periodo, Departamentos, Plantas, Canales de Venta, Cuentas y
Producto. Se posibilitó un análisis exhaustivo del comportamiento de las ventas a
partir del desarrollo de varios cubos que incluyen, Ventas históricas corporativas,
Ventas a Filiales y Ventas Viña San Pedro (Venta Neta, en HL, Flete, Crédito y
Precios).
Adicionalmente se obtuvo valiosa información para las áreas de Estudios de
Mercado y Recursos Humanos. Para lograrlo, se definieron conexiones a estructuras
multidimensionales ya existentes en la compañía, con aproximadamente 200
reportes.
QUANAM
Para brindar detalles testimoniales, Quanam Update, conversó con John
Llewellyn Jones Jefe de Proyectos de Business Intelligence y entrevistó a
Mario Fernández, Gerente de Sistemas de CCU S.A., que explicó las razones de la elección, los objetivos y los resultados del Proyecto.
Q.U.: Cuáles fueron los motivos clave que los decidieron a implementar PowerPlay de
Cognos?
Mario Fernández.: Lo que me llevó a tomar la decisión de PowerPlay fue el hecho
de que para nosotros era bastante difícil generar información de gestión porque para
cada usuario era necesario generar un reporte diferente. Experimentamos con algunas
herramientas alternativas, pero nos pareció que no eran lo más adecuado para nivel
gerencial, especialmente por un tema de tiempo de respuesta y además por no ser
particularmente amistosas hacia el usuario final. Vimos varias opciones y escogimos
Cognos porque nos gustó mucho la forma como operaba y además se integraba muy
bien con PeopleSoft que es nuestra solución ERP.
Características
de la Solución
implementada
La solución propuesta brinda
a Compañía Cervecerias
Unidas S.A.(CCU), como
extensión de PeopleSoft, un
Sistema de Apoyo a la Toma
de Decisiones, con tecnología
de última generación, que
permite la visualización rápida
y ágil de indicadores de la
empresa.
Accedidos por un único
Portfolio, se encuentran unos
46 cubos y unos 300 reportes divididos en diferentes
áreas.
Las áreas con PeopleSoft son:
- PO
- IN
- AP
- AR
- Ventas (VSP e históricas)
- Estudios de Mercado
(2GB de datos, 10 años de
antigüedad)
- Recursos Humanos
- Márgenes
- Gastos
- Manufactura
Mario Fernández, Gerente de Sistemas de CCU S.A
Q.U.: ¿Usaban herramientas similares en ese momento?
M.F.: Efectivamente, PeopleSoft también nos proveía la herramienta ESSBASE.
Incluso en algún momento teníamos las dos plataformas funcionando pero decidimos
que era más fácil manejar una sola de ellas y privilegiamos Cognos. Y la razón fue,
como dijimos inicialmente que, además de ser un motor OLAP, presentaba una muy
buena interfase al usuario y resolvía el problema de no tener que generar reportes
por cada consulta que una persona en particular necesitaba.
Q.U.: Cuál fue el criterio utilizado para elegir a Quanam en lugar de otra consultora
para brindar soluciones PowerPlay, cuál fue el diferenciador?
M.F.: La razón por la cual elegimos a Quanam fue por la experiencia que tenía en
Cognos. En particular visitamos el Banco Hipotecario en Argentina donde vimos los
desarrollos que se habían hecho con esta herramienta que nos parecieron bastante
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El sistema tiene unos 150
usuarios, los cuales se
encuentran en distintas
Oficinas Comerciales a lo
largo del pais.
El tamaño aproximado de
todos los cubos es de 400
MB los cuales se generan
accediendo a una DW
corporativa instalada en
Informix bajo una Sun
Enterprise 6500.
Los cubos se generan en un
servidor NT de 4 procesadores (500 Mhz c/u), con 1 GB
de RAM y unos 30 GB en
disco.
La publicación es a través del
Enterprise Server instalado
en una Sun Enterprise 450.
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atractivos y por eso optamos por
esta empresa que era una de las
pocas que tenía experiencia con
PowerPlay en esta parte del
continente.
También fue relevante en la
toma de decisión que en una
ocasión en una visita a Alemania a
una de las empresas que es dueña
de CCU, vimos que estaban
realizando un proyecto de
características exactamente iguales
al nuestro utilizando también
PowerPlay.
Reflexiones con Cognos
Q.U.: ¿A la hora de iniciar el
proyecto, cuáles fueron los grandes
objetivos en que se centraron?
M.F.: Los principales objetivos
eran que los usuarios pudieran
contar con información de gestión
porque si bien teníamos un
sistema tipo ERP, estaba más
basado en la parte transaccional y
no tanto en la gestión, por lo
tanto, era necesario resumir esta
información y ponerla a disposición de los usuarios por la vía de
una herramienta tipo OLAP.
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Q.U.: ¿Cómo consideran el desarrollo del proyecto en cuanto a tiempos y
presupuesto?
M.F.: La verdad es que nosotros partimos con un proyecto de bastante bajo perfil
y esto se ha ido globalmente implantando y finalmente terminó en un proyecto de
mucha importancia.
En realidad se hizo en dos etapas. En la primera etapa fue un proyecto de perfil
bastante bajo, en el cual se buscaba poner a disposición de los usuarios cierta información y aprender un poco el comportamiento de esa herramienta con lo cual se
generaba información de Existencias, información de Créditos, información de
Compras. Cumplida esta etapa nos lanzamos a un proyecto más ambicioso que es un
data warehouse para toda la información de ventas.
Y funcionaba, si bien no era tan fácil como nosotros pensábamos en el momento
inicial el proyecto ha sido muy exitoso.
Q.U.: ¿Cuál es la etapa final de este proyecto?
M.F.: La etapa final es que nosotros estamos logrando a través de cubos Cognos
generar reportes HTML que el vendedor pueda ver en la handheld.
Q.U.: ¿El proyecto ayudó a reducir los costos de informática, los costos de programación de reportes?
M.F.: Indudablemente los costos de
manutención bajan porque la forma en que
trabajan estas herramientas hace que los
usuarios puedan generar en forma independiente su información y ellos no tienen que
estar dependiendo de sistemas para cada
consulta que tengan que hacer.
Q.U.: ¿Cuáles han sido los comentarios de
los usuarios finales ?
M.F.: Normalmente los usuarios pasan
por dos etapas. Al principio les cuesta un
poco usar la herramienta, como toda cosa
nueva, pero una vez que se familiarizan la
encuentran muy atractiva, muy beneficiosa
para su utilización.
Q.U.: ¿Cuánto demoraron en obtener
beneficios o en obtener un ROI real por
haber hecho la inversión tanto en Cognos
como en Quanam?
M.F.: El retorno de la inversión viene
principalmente por el proyecto de ventas donde el beneficio esperamos recuperarlo
en alrededor de un año. Digámoslo en los siguientes términos, el data warehouse
forma parte de un proyecto un poco más amplio que es el proyecto de ventas y
distribución. Pero el data warehouse está incorporado dentro de otros elementos o
sea que no tenemos una evaluación pura y absoluta del data warehouse, digamos que
forma parte de un proyecto que tiene un Payback de menos de dos años.
Q.U.: ¿El proyecto PowerPlay / Quanam les dio acceso a información que antes no
disponían o mejoró la competitividad de la empresa en el mercado?
QUANAM
M.F.: Es difícil decir si mejora la competitividad de la empresa en el mercado. Pero indudablemente puso mucha información en manos de mucha gente que antes le costaba acceder a ella.
Ahora, si eso se traduce o no en una mayor competencia de la empresa en el mercado, no es tan
directo el decirlo.
Q.U.: ¿Qué impacto tuvo en la organización?
M.F.: Yo creo que indudablemente fue un impacto positivo en la organización. La gente pudo
mirar su información en forma más ágil, más cómoda, más directa, sin tener que depender de
terceros. Ello hace que el usuario se familiarice más con la tecnología.
Q.U.: ¿Se podría decir que se alcanzaron las metas?
M.F.: Creo que todavía estamos en el proceso de terminar de instalar la herramienta, recién
estamos liberando la parte más relevante del proyecto que es el data warehouse de ventas y
distribución en los próximos dos meses. En consecuencia creo que todavía es prematuro hablar
de alcanzar las metas pero estamos seguros que se van a alcanzar en el curso del año.
Q.U.: ¿Cómo es el desempeño de Quanam dentro del proyecto?
M.F.: Creo que Quanam ha sido una parte relevante para el proyecto, en cuanto tenía el
conocimiento, el know-how en el uso de la herramienta como en el de consultoría para poder
realizar cada proyecto.
Q.U.: ¿Qué evaluación del proyecto se puede hacer al día de hoy?
M.F.: Siempre el proyecto ha sido exitoso en cada una de las etapas que se han cumplido. En
la primer etapa de explotación y conocimiento de la herramienta que permitió liberar una serie
de productos para los usuarios y en la segunda etapa de profundización de esta herramienta a
nivel de la organización. Hoy día la herramienta estándar de CCU para consultas gerenciales es
PowerPlay.
Q.U.:¿ Van a enfocar otras etapas en el futuro, después de ventas y distribución?
M.F.: Esta es una herramienta con la cual se termina construyendo una arquitectura completa
de información en la compañía en consecuencia vemos que esto no va a terminar.
Se puede seguir construyendo sobre lo mismo porque siempre hay una tremenda demanda de
información por parte de toda la gente de la empresa.
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