Negociación - IES Néstor Almendros

RESUMEN: FUNDAMENTO Y CONTENIDO DE LA NEGOCIACIÓN
La N es un instrumento inherente a la vida de las personas y a todas las épocas. Por tanto, forma parte de
las empresas: se negocia entre cliente y empresa, entre trabajador y empresario, entre trabajadores,
etcétera.
Las empresas exigen hoy día a sus trabajadores habilidad negociadora, ya que esta habilidad
determinará en gran medida el éxito de la N y condicionará los acuerdos que se obtengan, motivo por el
cual para integrarse en un equipo de profesionales hay que aprender a negociar.
1. Los procesos de negociación
Se ha puesto de manifiesto que quien mejor negocia suele obtener mas fácilmente sus objetivos o al
menos mejores resultados.
A. Definición: <<Tratar asuntos públicos o privados procurando su mejor logro>>. De esta definición se
deriva que, en todo proceso negociador se cumple:
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•
•
•
•
Intervención de dos o mas sujetos
Conexión por un tema que los une
Posiciones encontradas o controvertidas respecto al asunto en cuestión
Deseo de poner fin al proceso de la manera mas satisfactoria posible (satisfacción de sus intereses)
Intención de solucionar el problema de forma pacifica
Además se pueden identificar dos aspectos en todo proceso negociador:
1. Los procesos negociadores buscan la solución de problemas o la toma de decisiones de forma
pacifica, ya que la violencia paraliza los procesos de negociación, empeora la situación de las
partes y aleja las posibilidades de solución.
2. Se usara el dialogo como instrumento esencial, el dialogo pacifico ayuda a aproximar posturas y a
lograr un acuerdo que favorezca los más posible a todas las partes.
B. Tipos de negociación
La N es un proceso complejo en el que intervienen múltiples factores que hacen que cada una sea distinta.
Pese a ello podemos agrupar las N según:
•
El numero de partes que intervienen en el proceso:
• Bilateral: intervienen dos partes
• Multilateral: intervienen mas de dos partes (a más negociadores + complejidad en el
proceso de N)
•
La estrategia que se utiliza:
• De competición o distributiva: se desarrolla como una confrontación de poder
• De cooperación o integradora: si se afronta como un proceso en el que ambas partes
tienen que conseguir beneficios
• Mixta: se combinan los dos tipos anteriores
•
Quien se sienta en la mesa de negociación:
• La negociación que realizan las personas directamente implicadas en el asunto.
• La negociación que se realiza por delegación o representación.
En las pequeñas empresas la N suele ser realizadas por el propio empresario, aunque no siempre negocia
directamente pero está presente en el proceso. En las grandes empresas esto es casi impensable, las
negociaciones son realizadas por expertos, que no suelen ser los propietarios.
Además de la negociación empresarial se puede distinguir entre:
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•
•
Negociación política o internacional: llevada a cabo por expertos en política o relaciones
internacionales.
Negociación comercial: la más frecuente ya que intervenimos en ella constantemente.
Negociación laboral: es la que se realiza en las empresas entre los trabajadores y los empresarios.
Uno de los instrumentos que derivan de esta N los convenios colectivos, a esta N se le denomina
negociación colectiva, que permite fijar las condiciones de trabajo.
2. Componentes de los procesos negociadores
La N puede definirse como un proceso en el que intervienen 2 o más sujetos, relacionados por un
tema, sobre el que tienen posiciones encontradas, problema que intentan solucionar de forma
pacífica, mediante acuerdo. De esta definición se pueden extraer los componentes de un proceso
negociador:
* Sujeto de la negociación: cada una de las personas que debaten sobre un asunto y que pueden defender
intereses propios o de otras personas a quienes representan. Son un elemento fundamental, el resultado
de la negociación va a depender de su capacidad para intervenir en ella.
Es muy frecuente la delegacion, que supone que una persona física o jurídica confía a otra la gestión de
un asunto.
Las grandes empresas delegan sus funciones en el equipo de recursos humanos o en su gabinete jurídico.
Los trabajadores, por su parte, delegan en sus representantes.
La delegación tiene doble finalidad:
•
•
Hacer más fluida la dinámica de estos procesos, que suelen ser largos.
Dejar opción a que intervengan personas con experiencia, para que sean mayores las
probabilidades de éxito.
* Asunto o tema, llamado también objeto de la negociación, es la cuestión sobre la que las partes
pretenden obtener una posición común.
*Controversia: puntos en los que las partes tienen posiciones encontradas respecto al objeto de la N.
* Acuerdo: la N puede concluir de dos maneras, con un acuerdo, las partes logran encontrar una
posición en las que ambas se sienten beneficiadas, o sin acuerdo, cuando ninguna de las parte cede en su
postura o no logra los objetivos mínimos que se había planteado.
Los acuerdos pueden documentarse por escrito para que siempre quede constancia de las decisiones
tomadas entre los negociadores, de la forma y fecha de cumplimiento de lo acordado y de las
consecuencias de su incumplimiento. Entre los elementos que conviene hacer constar en los acuerdos
están: nombre de las personas que lo firman y cargo que ocupan en la organización, acuerdos tomados,
obligaciones que asumirá cada parte, garantías que se establecen para asegurar su cumplimiento y
penalización establecida para caso de incumplimiento, vigencia del acuerdo, fecha y firma de las personas
que aceptan los acuerdos.
El acuerdo puede adoptar la forma de:
• Contrato escrito o convenio
• Tratado, los acuerdos políticos, especialmente los de carácter internacional.
3. Principales factores que influyen en la negociación
Existen dos grupos de factores que pueden influir en los procesos de negociación:
A. Factores personales (sujetos negociadores)
Podemos citar: formación, capacidad de dialogo e intuición.
• Formación: las empresas requieren trabajadores que posean ciertas habilidades sociales,
entre las que se encuentra la negociación. Se indicó al principio del tema que se puede
aprender a negociar. Un sujeto será un buen negociador si además de estar bien formado
en su materia posee aptitudes negociadoras.
• Capacidad de dialogo: un buen negociador tendrá que exponer de la forma más
convincente su postura, pero a la vez deberá entender las posiciones de la parte contraria.
La empatía o capacidad para entender las realidades ajenas, facilita el trato con los demás.
• Intuición: es la capacidad de anticipar acontecimientos que pueden ocurrir y que pueden
hacer variar la estrategia o las tácticas para lograr los objetivos marcados.
B. Factores externos
•
La información que haya sido capaz de conseguir: decisiva en el proceso; nos interesa conocer:
-
A la parte contraria; su postura ante el asunto y las capacidades personales del negociador con
quien va a tratar.
La materia en cuestión, asunto o tema, para trabajar con seguridad.
•
El grado de dominio que pueda imponer una parte sobre la otra; puede ocurrir que la parte
con más poder intente imponer sus ideas.
•
El grado de dependencia o independencia respecto al objeto sobre el que se negocia. Cuando
una de las partes negocia con la necesidad de lograr de forma imperiosa un objetivo buscará una
solución lo más rápida posible aunque no sea óptima porque el nivel de presión será alto. Ejemplo:
venta de un inmueble por requerimiento de embargo.
•
El entorno puede influir decisivamente en la misma. Entendido en sentido amplio incluye las
condiciones sociales, políticas, económicas o legislativas que pueden influir en muchos procesos.
Ejemplo: la crisis económica afectará al proceso de negociación del régimen salarial de un
convenio colectivo. Entendido en sentido estricto hace referencia al lugar concreto en que se hace
la N. Las N pueden desarrollarse en “casa propia” o “en casa ajena”, aunque las partes intentarán
lograr un territorio neutral.
•
El tiempo de que se dispone para lograr un acuerdo. Disponer de demasiado tiempo puede dilatar
la N de manera indefinida, pero cuando el tiempo es escaso, la premura puede dar lugar a la
adopción de acuerdos poco satisfactorios. Por ello habrá que intentar negociar con tranquilidad,
pero sin prolongar innecesariamente el proceso (“sin prisa pero sin pausa”).
4. Aspectos que se deben tener en cuenta en el inicio de la negociación
En este apartado se presentan aspectos que no podemos olvidar si intervenimos en un proceso negociador:
A. La forma
Debemos recordar:
• Negociar con quien tengan capacidad de decisión sobre el objeto en cuestión, en caso contrario
supondría una pérdida de tiempo y una revelación de nuestra estrategia
• Tomarnos nuestro tiempo para preparar el proceso y para tomar decisiones importantes, no
podemos consentir que nos avasallen con la inmediatez de las mismas, aunque tampoco provocar
el bloqueo de la N y el cansancio de la contraparte con excesivas dilaciones.
• Crear un clima de confianza. A ello contribuirá llamar a cada interlocutor por su nombre, ser
corteses, permitir a los negociadores asistir acompañados, …
B. El fondo
No conviene olvidar que:
• Hay que conocer el objetivo concreto y esencial de la N, fijar unos objetivos mínimos
fundamentales.
• Debemos tener clara nuestra postura, distinguir entre lo renunciable y lo irrenunciable.
• Tenemos que hacer alguna concesión, sobre todo al principio, crea un buen clima.
• Conviene ser flexibles, buscar acuerdos que beneficien a ambas partes.
• Es necesario conocer a la parte contraria, sus objetivos, y recopilar datos sobre los
interlocutores para poder anticipar sus posturas.
• La finalidad es lograr acuerdos no buscar el enfrentamiento personal con nadie.
5. Etapas del proceso de negociación
La N es un proceso que requiere la realización de una serie de pasos ordenados cronológicamente. A
continuación, vamos a analizar una propuesta de fases en el proceso negociador que puede utilizarse
como guía, aunque no siempre se suceden todas y su duración también varía. Cada proceso de
negociación es distinto, pues las personas que forman dicho proceso suelen ser diferentes, las
circunstancias pueden haber variado y los elementos que influyen en él también. Pese a ello, se pueden
distinguir:
1ª. Fase de preparación de la plataforma.
• En esta fase fijamos los objetivos, es decir, lo que queremos conseguir, su viabilidad y la
dificultad que entraña cada uno de ellos. Fijarse metas imposibles entorpecerá la N y creará
sensación de frustración. Los objetivos deberán ser claros, sin dobles interpretaciones; se debe
•
•
•
•
diferenciar entre “objetivos básicos”, aquéllos sobre los que no se puede ceder y “objetivos
accesorios”; y se deben jerarquizar, determinar cuáles son los más importantes.
Los medios para desarrollar el proceso con éxito.
La estrategia y tácticas a utilizar.
El calendario de reuniones y el sitio físico en el que se desarrollará la N, a fijar mediante
acuerdo de las partes.
Realizaremos una recopilación de información sobre la parte contraria, sus objetivos y medios
con los que cuentan y sobre sus interlocutores, para anticipar sus posturas.
2ª. Fase de discusión.
Dos subetapas:
a) Etapa de conocimiento de las partes: se desarrolla una vez iniciado el diálogo; en ella cada parte
expone sus objetivos y postura, lo que favorece su conocimiento recíproco. No se suele mostrar
toda la información, aunque si hay que mostrar firmeza en la defensa de sus objetivos y prestar
mucha atención a los que nos dicen, ello puede llevarnos a un cambio de estrategia.
b) Etapa de discusión propiamente dicha. Las partes intercambian sus posturas e intentan
acercarlas para llegar a un acuerdo. Cada parte defenderá su posición con argumentos sólidos,
oponiéndose al contrario. Para no romper el clima de cordialidad habrá que señalar aquello que
beneficia a ambas partes. La escucha activa es fundamental, a veces puede que surjan posturas
agresivas. Durante la N, las partes pueden solicitar recesos, antes de cerrar acuerdos parciales.
3ª. Fase de acercamiento de posturas o intercambio.
Puesto que ya conocen sus objetivos las partes deberán empezar a acercar posturas, con vistas a lograr un
acuerdo que satisfaga a todos. Etapa muy delicada, en la que si no se es flexible suele producirse
normalmente la ruptura de la N.
4ª. Fase de cierre.
El cierre del acuerdo implica que los negociadores llegan a posiciones comunes o en las que ambas partes
se sienten beneficiadas. No conviene prolongar en el tiempo esta fase, puede dar la sensación de que no se
quiere cerrar un acuerdo satisfactorio para los implicados.
La N también puede acabar sin acuerdo si se rompe el proceso.
6. Actitudes y psicología de un buen negociador
Negociar es un proceso delicado. Hay personas que nacen con dotes negociadoras, pero estas cualidades
se pueden desarrollar.
* Actitudes que hay que tener en una N
• Respecto al tiempo: ser puntual, hacer esperar puede provocar nervios en la contraparte, y
aprovechar al máximo el tiempo de las reuniones de N, no discutiendo puntos que no son
esenciales
• Ser flexible, para poder llegar a un acuerdo
• No transmitir nerviosismo y ser paciente
• Escuchar las opiniones de los negociadores
• Respecto al lenguaje: hablar con corrección y propiedad, tratando respetuosamente a nuestros
interlocutores; si una de las partes no habla nuestra lengua buscar un traductor o poner el máximo
empeño para entenderla; cuidar el lenguaje no verbal, los gestos son tan importantes como las
palabras; y, exponer claramente nuestras posiciones, para que no quepa duda de nuestra postura.
* La personalidad de los negociadores
La personalidad de los negociadores influye notablemente en los procesos. Los tipos más característicos
de personalidades son:
Autoritario: tenderá a imponer sus opiniones para conseguir todos sus objetivos. Asumirá la N como un
proceso de competición.
Desconfiado: negocia como si le tendieran trampas, lo cual puede atrasar las toma de decisiones y hacer
que el proceso se prolongue innecesariamente.
Confiado: el exceso de confianza puede llevarle a renunciar a aspectos esenciales de la N.
Conciliador: tratará de conseguir sus objetivos, pero entendiendo que la contraparte también querrá
acuerdos que le satisfagan. Esto le llevará a ceder en ocasiones. Las negociaciones suelen discurrir con
fluidez. Asumirá la N como un proceso de cooperación, utilizando el intercambio de opiniones y el
dialogo como base del proceso.
Asertivo: defiende su postura sin agredir al resto de los negociadores.
Muchos negociadores tienden, en las primeras etapas de N, a provocar a la parte contraria para ver sus
reacciones, por ello es muy importante no perder los nervios con sus provocaciones y ser correctos en
todo momento.
7. Estrategias de la negociación
A. La estrategia como base del éxito
De la posición que decidamos tomar va a depender la estrategia que utilizaremos para llegar al acuerdo.
La estrategia en una N es la postura que asume o el camino que se marca el negociador para lograr un
buen resultado. Las más frecuentes son:
1ª. Estrategia distributiva o de competición
Las partes entienden que la N es un proceso en el que se enfrentan a adversarios. Su postura será
netamente defensiva. El proceso se caracterizará por:
. N = lucha
. lograr el máximo éxito sin preocuparse por el resto de los participantes
. comunicación agresiva y medios poco tolerantes
. parte triunfadora / parte derrotada
2ª. Estrategia integradora o de colaboración
Las partes entienden que la N es un proceso en el que todos tienen que salir beneficiados. Su postura es
netamente cooperativa. El proceso se caracterizará por:
. N = dialogo, intercambio de opiniones
.cada parte tendrá que ceder en algo
. comunicación asertiva y medios tolerantes
. ninguno de los participantes se siente derrotado, todos encuentran en mayor o menor medida satisfechas
sus expectativas
3ª. Actitud o estrategia mixta
Mezcla o combina elementos de las dos anteriores.
La elección de una u otra estrategia puede depender de la psicología de las personas, del poder que
ostente o de la etapa en la que se encuentre el proceso negociador, porque esta puede variar a lo largo del
curso de la actividad negociadora en función de cómo se esté desarrollando la misma.
B. Las tácticas negociadoras
La táctica negociadora es la acción concreta que va a utilizar el negociador para conseguir su objetivo,
“los artificios utilizados para poner en práctica la estrategia”. En la práctica es difícil distinguir entre
estrategia y táctica.
Seleccionada nuestra estrategia para negociar, se puede potenciar su efecto con el uso de las siguientes
tácticas:
. el número de participantes (muchos negociadores ….. bloqueo del proceso)
, el lugar donde se celebre
, la fijación de fechas adecuadas para todos
. postura flexible al inicio del proceso, para no generar en la parte contraria una actitud defensiva
. ser el primero en hablar puede ayudar a manifestar la actitud y postura ante el tema
, concentrar el proceso de N en una sesión o fijar varias sesiones de N, al finalizar una fijar el día y hora
de la siguiente
. utilizar las informaciones vertidas en el proceso de N
, tomarse un tiempo prudencial para sopesar las ventajas e inconvenientes de posibles acuerdos
. adoptar acuerdos parciales, siendo conscientes de que estos pueden variar a lo largo del proceso
. parar la negociación cuando la decisión a tomar sea de vital importancia, para consultar con expertos o
con los representados
Ejemplo: Estrategia de colaboración (gano yo-ganas tú), táctica (ceder algo a cambio de que la otra
persona también ceda).
DASÍ, M. y MARTÍNEZ-VILLANOVA, R.: Comunicación y negociación comercial. ESIC, Madrid,
1996.