Conociendo HYCITE ENTERPRISES mayo 2013 Capacitación de Hy Cite !"#$%&'()(*#+,#-(./&(01(2*&# ! "#! $%&'()'*%+),! -%! .%(/010,! '#! $02)(0340-,(! %2! %#! &(0*%(! 1,+)'1),! -%! #,2! $02)(0340-,(%2! 1,+! #'! 1,*&'56'7! "2)%! -%&'()'*%+),! )0%+%! 1,*,! (%2&,+2'30#0-'-! 1,+)%2)'(!#'2!&(%84+)'2!-%#!$02)(0340-,(!9!2,#410,+'(!&(,3#%*'2!(%#'10,+'-,2!1,+! #'2!:(-%+%2;!24!&(,1%2'*0%+),!9!<'1)4('10:+!-%!1,+)'-,!9!#'2!8'('+)6'27!! =%2&,+2'30#0-'-%2!&(0+10&'#%2>!! • ?(,1%2'(! 9! %+/0'(! -,2! /%1%2! &,(! 2%*'+';! %#! @+<,(*%! .%*'+'#! -%! A('+2'110,+%2!B!"#$%&'((#)C!'#!$02)(0340-,(;!! • ?(,1%2'(! 2,#010)4-%2! -%#! $02)(0340-,(! %+! #,! D4%! 2%! (%<0%(%! '! #0)%(')4('! 9! 24*0+02)(,27!! • ?(,1%2'(! -0'(0'*%+)%! ),-,2! #,2! &%-0-,2! +,! <0+'+10'-,2! &,(! E9! F0)%! 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Hy Cite aprobará las órdenes de acuerdo a la capacidad que la Distribución que esté haciendo el pedido tenga para pagar en un máximo de 90 días. Hy Cite se reserva el derecho de negar cualquier orden por cualquier motivo, y/o de solicitar información adicional. Dicha información puede incluir, documentación del uso dado a mercancía previamente comprada bajo samples, en caso de órdenes repetitivas o frecuentes. Los productos ordenados no deben ser predestinados para venta, regalar, mantener un inventario, o incrementar sus compras. Son productos única y exclusivamente para uso de demostración. La literatura de ventas y productos abre-­‐puertas no califican para este programa. Sólo se procesan órdenes recibidas hasta el 20 de cada mes, dentro del mismo mes. Las órdenes recibidas después del 20, serán procedas la primera semana del mes siguiente. Esto aplica también para el fin de año; órdenes recibidas después del 20 de diciembre, serán procesadas la primera semana de enero. 9 Joint Ventures: Un Joint Venture puede calificar, con ciertos parámetros adicionales: -­‐ Los JVs que lleven menos de tres meses en el negocio, califican para un máximo de $1,200 en mercancía. -­‐ Para los JVs que llevan más de tres meses activos, aplica la regla de capacidad de repago dentro de 90 días. -­‐ Deben cumplir todos los requisitos previamente mencionados. -­‐ Deben obtener la garantía de un Distribuidor calificado (calificado de acuerdo a los requisitos del programa): • Dicha garantía sigue vigente aún así el JV sea promovido a Distribuidor. • La garantía es a un plazo máximo de 90 días. Es decir, si el JV no ha terminado de pagar la orden en 90 días, el balance será transferido al transmittal del garante. Pagos: Si la solicitud es aprobada, deduciremos de un 20% a 45% del costo de la mercancía de todas las órdenes aprobadas, hasta que el equipo (sample) haya sido pagado en su totalidad. El porcentaje será determinado por la gerencia, dependiendo de la capacidad de pagar la orden dentro de 90 días. Cualquier balance pendiente será deducido de los bonos mensuales y los ajustes de reserva. Para ordenar o más detalles: Por favor contacte a su Representante de Servicio al Distribuidor. 10 E"# O%2(2*.# 2%# C%&)+4)P+# 8-%# )*4/+2*# @# >Q-# R.(A,+.# %4# (4A,?.# B+&+# >*0&*# %4# :4/&%A+R9#! "#! $02)(0340-,(! &4%-%! &%-0(! *%(1'+16'! '! )('/L2! -%#! $%&'()'*%+),! -%! .%(/010,! '#! $02)(0340-,(!&,(!<'V;!1,((%,!%#%1)(:+01,;!)%#L<,+,!,!&,(!#'!&I80+'!N%37!"#!1,2),!-%! 14'#D40%(!&%-0-,!D4%!+,!K'!20-,!<0+'+10'-,!&,(!E9!F0)%!-%3%(I!2%(!&'8'-,!'+)%2! -%!2%(!%+/0'-,7!! ! O*,P/()+#B+&+#B&*)%.+&#*&2%4%.#S>Q-T#8B+A*#)*4/&+#%4/&%A+9;## # ! 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ustomer Name: Salesperson: GITZEL ROMERO State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 0.00 Sales Tax Charge (Distributor) 0.00 Merchandise Product Charge 0.00 Premium Product Charge Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 3/18/2013 0.0% $0.00 Sales Tax Charge (Consumer): 0.00 Miscellaneous Product Charge 0.00 Product Handling Charge Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: $0.00 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 Ejemplo #1 Product Shipping Charge TOTAL: CONTRACT PROCEEDS: Order Number: 85046479 Sales Price: 0.00 Product Shipping Charge Customer Number: Customer Name: Salesperson: State: 20639306 ROBERTO MARTINEZ JORGELINA SANCHEZ TX Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: 0.00 0.00 0.00 Order Date: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 3/19/2013 0.00 Shipping + Handling (Consumer): 23 PRINCIPAL BALANCE: $0.00 $100.00 8 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 18.0% Ejemplo #2 Order Number: Order Date: 84920531 Customer Name: Salesperson: GIOVANNI LOPEZ LUISA BAYKO Customer Number: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: TX 12 18.0% $200.00 8 Sales Tax Charge (Consumer): PRINCIPAL BALANCE: $0.00 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 Sales Price: Customer Number: Customer Name: Salesperson: State: 22560706 MAYRA ESPINOZA MARIA ELENA HERNANDEZ TX Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: APR: Payment Amount: 18.0% Term: Consumer Level: -54.22 ($640.40) ($640.40) -55.59 ($55.59) 0.00 Merchandise Product Charge 0.00 Miscellaneous Product Charge 0.00 TOTAL: 0.00 0.00 Shipping + Handling (Consumer): 12 PRINCIPAL BALANCE: $0.00 $108.00 4 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 11718-RP THE WONDER COOKWARE 17 -11.60 CONTRACT PROCEEDS: CONTRACT PROCEEDS: 5/8/2013 -177.11 ($55.59) CONTRACT PROCEEDS: 84925432 -112.00 -12.96 ($12.96) 0.00 0.00 Consumer Down Payment: COD Amount: Order Number: -53.38 -232.09 TOTAL: 0.00 Product Shipping Charge 0.00 TOTAL: 0.00 Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 3/19/2013 21010950 Ejemplo #3 Order Date: 3/19/2013 $0.00 Order Number: Order Date: Customer Number: MTISCARE ($12.96) 47.33 13.54 $60.87 $60.87 PAGE 1 of 5 11718-RP THE WONDER COOKWARE REPRESENTATIVE: ITEMS BEING PAID TRANSMITTAL DATE: Order Number: 85048678 Customer Name: Salesperson: 22560706 MAYRA ESPINOZA MARIA ELENA HERNANDEZ Term: APR: 12 18.0% Order Date: Customer Number: State: Payment Amount: Consumer Level: TX $108.00 4 Order Number: Order Date: 84986406 3/19/2013 Customer Name: Salesperson: State: MARIA A CASTILLO ROBERTO LOPEZ Customer Number: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 22582441 TX 26 $90.00 9 ($17.35) CONTRACT PROCEEDS: ($17.35) 2,111.00 Sales Tax Charge (Distributor) 105.55 Sales Tax Under Charge 182.86 Contract Processing Charge -182.86 0.00 0.00 PRINCIPAL BALANCE: $0.00 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: -500.00 Revolving Credit Discount Charge 0.00 Revolving Credit Reserve Charge $1,899.41 Merchandise Product Charge Premium Product Charge Product Handling Charge 401.62 Product Shipping Charge $2,301.03 Territory Director Meeting Fund Charge Time Charge: TOTAL: Hispanic Donation Fund National Advertising Campaign Promotional Campaign Charge TOTAL: Ejemplo #4 Order Number: Order Date: 85037452 Customer Name: Salesperson: ALEXANDER RAMOS MANUEL SASTOQUE Customer Number: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 3/15/2013 22586338 TX 24 18.0% $60.00 4 Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: -843.98 -549.30 -64.42 -27.46 -50.10 -21.11 -6.00 -21.11 -15.83 ($2,301.03) 1,231.72 Sales Tax Charge (Distributor) 61.58 Sales Tax Under Charge 106.69 Contract Processing Charge -106.69 -200.00 Revolving Credit Discount Charge 0.00 Revolving Credit Reserve Charge @ 20% $1,199.99 Merchandise Product Charge Product Handling Charge 237.39 Territory Director Meeting Fund Charge $1,437.38 Hispanic Donation Fund National Advertising Campaign Credit Card Payment Received Promotional Campaign Charge TOTAL: CONTRACT PROCEEDS: Ejemplo #5 11718-RP THE WONDER COOKWARE 18 -493.85 $0.00 Royal Prestige Savings Plan 5/8/2013 -0.01 -25.00 CONTRACT PROCEEDS: Product Shipping Charge Time Charge: TOTAL: -17.35 TOTAL: Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: 18.0% 0.00 0.00 Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 3/19/2013 0.00 Product Shipping Charge Sales Price: 3/15/2013 MTISCARE -0.01 -25.00 -288.00 -240.00 -297.28 -14.86 -37.67 -12.32 -6.00 -123.17 -12.32 60.00 -9.24 ($1,112.56) $324.82 PAGE 2 of 5 11718-RP THE WONDER COOKWARE REPRESENTATIVE: ITEMS BEING PAID TRANSMITTAL DATE: MTISCARE 3/19/2013 Miscellaneous Charge Detail Transaction Type Date Customer Description Cargo Misceláneo 3/19/2013 21665019 Loan Repurchase -160.00 Cargo Misceláneo 3/19/2013 21665019 Loan Repurchase -10.43 Cargo Misceláneo 3/19/2013 21665019 Loan Repurchase - Sales Tax Refund Cuota de Administracion de Renta al Distribuidor 3/15/2013 Rent Admin Fee posted 3/15/2013 -60.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 14095 200.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 18854 250.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 18963 250.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 16228 250.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 21262 200.00 Renta 3/15/2013 Rent received from 21306 200.00 Cargo Misceláneo 3/15/2013 WEB TRANSFER SAVINGS TO TRANSMITTAL TOTAL MISCELLANEOUS CHARGES: 5/8/2013 11718-RP THE WONDER COOKWARE 19 Amount 123.17 13.20 $1,255.94 PAGE 3 of 5 11718-RP THE WONDER COOKWARE REPRESENTATIVE: ITEMS BEING PAID TRANSMITTAL DATE: MTISCARE 3/19/2013 Transmittal Summary Sales Price $3,342.72 Shipping / Handling (Consumer) $167.13 Sales Tax Charge (Consumer) $289.55 Consumer Down Payment ($700.00) PRINCIPAL BALANCE: $3,099.40 Time Charge $639.01 TOTAL: $3,738.41 Sales Tax Charge (Distributor) ($342.93) Sales Tax Under Charge ($0.02) Contract Processing Charge ($50.00) Revolving Credit Discount Charge ($781.85) Revolving Credit Reserve Charge ($1,083.98) Merchandise Product Charge ($1,031.34) Premium Product Charge ($176.42) Miscellaneous Product Charge ($163.57) Product Handling Charge ($53.92) Product Shipping Charge ($227.89) Territory Director Meeting Fund Charge ($33.43) Hispanic Donation Fund ($12.00) Royal Prestige Savings Plan ($123.17) National Advertising Campaign ($33.43) Credit Card Payment Received $60.00 Promotional Campaign Charge ($25.07) TOTAL: ($4,079.02) Contract Proceeds ($340.61) Miscellaneous Charges $1,255.94 Distributor Financed Loan Payments $0.00 Balance Forward $0.00 Total Items Being Paid 5/8/2013 $915.33 11718-RP THE WONDER COOKWARE 20 PAGE 5 of 5 18543-RP R LEAL #1 PREVIEW OF NEXT WEEK MATERIAL DE APOYO #2 REPRESENTATIVE: ANUNEZ TRANSMITTAL DATE: 3/7/2013 BALANCE FORWARD: ($114.77) Order Number: Order Date: 84975462 Customer Name: Salesperson: CLAUDIA HERRERA VERDUZCO RAMON NOVOA Customer Number: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 3/6/2013 20948937 CA Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: 12 0.0% $50.00 3 550.00 Sales Tax Charge (Distributor) 0.00 Contract Processing Charge 50.00 Revolving Credit Discount Charge 0.00 Revolving Credit Reserve Charge @ 16% 0.00 Merchandise Product Charge $600.00 Premium Product Charge Miscellaneous Product Charge Product Handling Charge 0.00 Product Shipping Charge $600.00 Territory Director Meeting Fund Charge Time Charge: TOTAL: Sales Price: Customer Name: Salesperson: 21903743 YASMIN ALVA RAMON NOVOA CA Consumer Down Payment: COD Amount: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: Order Number: Order Date: Customer Number: Customer Name: Salesperson: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 3/7/2013 Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): Hispanic Donation Fund Time Charge: TOTAL: National Advertising Campaign 0.00 Promotional Campaign Charge $0.00 TOTAL: GUADALUPE NAJERA RAMON NOVOA CA 26 24.0% $75.00 9 Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: Royal Prestige Savings Plan $1,500.00 Miscellaneous Product Charge Product Handling Charge 434.83 Territory Director Meeting Fund Charge $1,934.83 Sample Balance Charge TOTAL: CONTRACT PROCEEDS: Sales Price: Customer Name: Salesperson: 22576624 JUAN MARTIN TAPIA RAMON NOVOA CA Consumer Down Payment: COD Amount: State: 5/8/2013 3/7/2013 Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): 18543-RP R LEAL #1 21 -20.80 -10.00 -4.80 -17.88 -6.00 -48.00 -4.80 -3.60 ($135.88) -135.00 75.00 Contract Processing Charge 135.00 Revolving Credit Discount Charge -210.00 Revolving Credit Reserve Charge 0.00 Merchandise Product Charge Promotional Campaign Charge 84917905 -4.12 ($539.03) 1,500.00 Sales Tax Charge (Distributor) National Advertising Campaign Order Date: Customer Number: -5.50 ($135.88) Hispanic Donation Fund Order Number: -6.00 CONTRACT PROCEEDS: Product Shipping Charge Time Charge: TOTAL: -5.50 -20.00 0.00 Sales Tax Under Charge 20.00 Contract Processing Charge -500.00 Territory Director Meeting Fund Charge 0.00 Sample Balance Charge $45.00 9 Sales Price: -3.87 -18.01 480.00 Sales Tax Charge (Distributor) $0.00 3/7/2013 22574432 -7.38 $60.97 PRINCIPAL BALANCE: 84903981 -73.35 CONTRACT PROCEEDS: 26 24.0% -77.36 -55.00 TOTAL: 84928577 -96.00 Royal Prestige Savings Plan Promotional Campaign Charge Order Date: Customer Number: -96.47 -15.47 National Advertising Campaign Order Number: -25.00 Sample Balance Charge Hispanic Donation Fund Ejemplo #6 -50.00 -25.00 -455.00 -680.58 -425.22 -11.55 -21.26 -48.93 -15.00 -85.04 -6.00 -15.00 -11.25 ($1,934.83) $0.00 1,900.00 90.00 190.00 -280.00 0.00 PAGE 1 of 3 14532-RP ALFA PREVIEW OF NEXT WEEK REPRESENTATIVE: MATERIAL DE APOYO #3 TRANSMITTAL DATE: BALANCE FORWARD: Order Number: Order Date: Customer Number: APR: 0.0% State: Term: Payment Amount: Consumer Level: Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 5/1/2013 CARLOS ALZATE Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: $0.00 0.00 Sales Tax Charge (Distributor) 0.00 Product Shipping Charge 0.00 TOTAL: 0.00 0.00 PRINCIPAL BALANCE: $0.00 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 4.00 Sales Price: 0.00 Miscellaneous Product Charge Customer Number: Customer Name: Salesperson: State: 22281157 CELSO MARTINEZ GARCIA CARLOS AUGUSTO ALZATE NC Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: 0.00 0.00 0.00 APR: Payment Amount: 18.0% Term: Consumer Level: Consumer Level: $4.00 3,200.00 Sales Tax Charge (Distributor) 160.00 Sales Tax Under Charge 224.00 Contract Processing Charge -224.00 $100.00 3 Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 LUCINDA GOMEZ HUERTA CARLOS AUGUSTO ALZATE Payment Amount: CONTRACT PROCEEDS: $0.00 Customer Name: Salesperson: APR: $4.00 PRINCIPAL BALANCE: 85437712 State: Term: TOTAL: 21 Order Number: Order Date: Customer Number: 0.00 Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): 5/2/2013 22618588 NC Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: PRINCIPAL BALANCE: 24 18.0% $125.00 9 -1,084.00 Revolving Credit Discount Charge 0.00 Revolving Credit Reserve Charge $2,500.00 Merchandise Product Charge Premium Product Charge Miscellaneous Product Charge 494.55 Product Handling Charge $2,994.55 Product Shipping Charge Time Charge: TOTAL: Territory Director Meeting Fund Charge Hispanic Donation Fund National Advertising Campaign Promotional Campaign Charge TOTAL: Order Number: 85443912 Customer Name: Salesperson: 22619796 VERONICA CASTRO GUILLEN CARLOS AUGUSTO ALZATE Order Date: Customer Number: State: Term: APR: Payment Amount: Consumer Level: 5/1/2013 NC 24 18.0% $100.00 Sales Price: Shipping + Handling (Consumer): Sales Tax Charge (Consumer): Consumer Down Payment: COD Amount: 5/8/2013 -1,125.49 -770.99 -27.71 -6.00 -38.55 -71.61 -32.00 -6.00 -32.00 -24.00 ($2,994.55) 0.00 Sales Tax Charge (Distributor) -182.00 0.00 Sales Tax Under Charge 0.00 Contract Processing Charge 0.00 Merchandise Product Charge 0.00 Premium Product Charge Time Charge: TOTAL: 0.00 $0.00 Miscellaneous Product Charge Product Handling Charge Product Shipping Charge TOTAL: CONTRACT PROCEEDS: 22 -25.00 -600.00 $0.00 $0.00 14532-RP ALFA -11.20 CONTRACT PROCEEDS: PRINCIPAL BALANCE: Ejemplo #7 -30.75 ($47.00) ($47.00) 85448527 Shipping + Handling (Consumer): -16.25 CONTRACT PROCEEDS: Order Number: Order Date: 5/2/2013 ($5,115.90) 85452535 Customer Name: Salesperson: VELIZALD -2.28 -25.00 -630.70 -27.71 -6.00 -31.54 -49.29 ($954.52) ($954.52) PAGE 1 of 3 ENTRADA DE ORDENES D EPARTAM ENTO D E ENTRAD A D E O RD ENES La principal responsabilidad del Departamento es la de ingresar toda nueva orden al sistema electrónico de procesamiento de ordenes de Hy Cite Corporation. Toda orden sin importar su clase, ni el medio por el que fue enviada, es originada en este Departamento el cual debe asegurar que la información que fue recibida, es ingresada al sistema. No solamente en forma clara, completa, segura y legible sino también antes del límite estipulado para su oportuno procesamiento diario. Las órdenes de venta pueden llegar a Hy Cite por fax o por correo. En ambos casos, estas deben ser convertidas en imágenes electrónicas para que puedan ser procesadas en el sistema ViewStar. FUNCIO NES PRINCIPALES: 1. Revisar la calidad de imagen de los contratos enviados por fax 2. Separar y clasificar los diferentes documentos enviados por fax 3. Capturar electrónicamente todos los contratos enviados por correo 4. Clasificar los diferentes documentos recibidos por correo 5. Revisión inicial de todas las órdenes, solicitudes de crédito y demás documentos. 6. Ingresar los datos individuales de todas y cada una de las órdenes de venta • Vea el diagrama de flujo para el procesamiento de contratos...... - Continúa en la página 2 - 23 ENTRADA DE ORDENES PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S A) O rdenes enviadas por correo: Estas órdenes deben ser transform adas en una im agen electrónica para así poder ser procesadas en el sistem a ViewStar. Esto se hace m ediante una m áquina llam ada “scanner”. • La máquina de captura de contratos (Scanning machine) es similar a una máquina fotocopiadora. Esta máquina toma la imagen de todos los documentos que corresponden a un contrato y los inserta en una carpeta electrónica particular. A cada contrato le es asignado un número de carpeta electrónica en el momento en que es capturado en el sistema. A un grupo de carpetas electrónicas se les asigna un número de grupo ( batch #). Estos números siguen al contrato a través de todo el proceso, para que cualquier persona involucrada en la cadena de procesamiento pueda tener acceso a ese folder en particular en cualquier momento. • Una vez capturado, identificado e individualizado, el folder sigue su curso hacia Revisión Inicial. B) O rdenes enviadas por fax: • Toda orden enviada por fax llega directamente al computador a través de un servidor electrónico. Cada transmisión vía fax es registrada en la estación de trabajo (queue) denominada “Fax review”. Allí el sistema suministra la siguiente información (figura 1) por cada fax: - Número de páginas transmitidas - Fecha de recepción - Hora de recepción - Número del Fax transmisor (cuando está programado) - Código de error • A partir de la pantalla de información de faxes recibidos, el operador los selecciona trabajándolos en estricto orden cronológico, y realizando las siguientes tareas: - Revisa cuidadosamente la calidad (legibilidad) de transmisión de todas y cada una de las páginas. - Identifica todos los documentos pertenecientes al mismo contrato y los agrupa en carpetas individuales separándolos al mismo tiempo de otros contratos, incluidos en la misma transmisión. - Al igual que con los contratos que fueron capturados por el scanner, a los contratos enviados por fax ,se les asigna un número de folder individual y de batch por grupos. De aquí en adelante cada orden tiene su propia identidad, para efectos de su proceso en el ViewStar. - Continúa en la página 3 - 24 IMPORTANTE: Un fax correctamente transmitido NO NECESARIAM ENTE implica un fax correctamente recibido. Desafortunadamente, con cierta frecuencia faxes que aparentemente salieron bien de la máquina transmisora no llegan en las mismas condiciones a su destino. *****Varios ejem plos de ello pueden ser vistos en las siguientes seis páginas. Revisión Inicial ( IR ) • En éste paso del proceso, el operador de datos ingresa la siguiente información: número de Distribuidor, nombre del Cliente, número de seguro social, números telefónicos y decide de qué tipo de contrato se trata en particular. Esta última definición es extremadamente importante por cuánto ordenes financiadas, de contado o agregadas tienen rutas diferentes en el sistema. • En el caso de órdenes nuevas el computador asigna automáticamente en este momento un número de cuenta a cada orden. En el caso de agregados, el operario de “Revisión Inicial” debe unificar la nueva orden con el número de cuenta ya existente en el sistema. • Es importantísimo que cuando envíe sus contratos toda esta información esté claramente escrita. Si alguna información es omitida o no es legible, el contrato no se procesara hasta que el fax o el original sean recibidos con TODOS los datos completos. • El operario de “IR” es también responsable de hacer notorio para DE, cualquier información especial en el contrato. • IR se encarga también de anexar cualquier documento adicional enviado posteriormente al contrato original el cual, ya se encuentra en el sistema. Estos documentos deben ser “insertados” en el mismo número de folder ya existente. Para una correcta ejecución de este documento, es necesario que escriba claramente en el documento a ser insertado, la siguiente información: a) Su número de Distribuidor b) El nombre completo del cliente c) El número de cuenta del cliente Entrada de D atos (D E) • Los operadores de DE se encargan de entrar toda la información restante: - Dirección residencial - Dirección y forma de envío - Precio de venta y cargos adicionales ENTRADA DE ORDENES PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S - Continúa en la página 4 - 25 - Forma de pago - Mercancía - Información del fiador - correo electronico - Nombre del vendedor que recibirá volumen por esa venta • Una vez que toda la información pertinente ha sido ingresada, el folder es enviado nuevamente a su ruta normal de procesamiento. • Es extrem adam ente im portante que sus contratos sean claros y legibles. En general, las siguientes pautas y reglas deben ser seguidas a fin de evitar demoras, errores y hasta cancelaciones de sus contratos: - Solamente el original (página blanca) es aceptado por el scanner - Utilice tinta negra o azul obscuro. - Escriba clara y completamente todos los documentos de sus contratos. Preferiblemente escriba en letra de imprenta. - Marque la mercancía ordenada claramente en los espacios apropiados (use números para indicar la cantidad). - Asegúrese que su número de distribución esté claramente indicado en cada documento que envíe por cualquier medio. - Cuando envíe agregados, asegúrese que el número de cuenta original (correcto) esté en el contrato. - Marque adecuadamente el tipo de contrato (financiado, cash, agregado o financiado por el Distribuidor). - Cuando la mercancía ha sido entregada o va a serlo por Usted, asegúrese de indicarlo claramente en el contrato. - No olvide marcar claramente “FAXED” aquellos contratos que ha enviado previamente por fax. - No adhiera notas (post-it) a los documentos. - No utilice abreviaciones, sobrenombres ni, en general, terminología diferente a los códigos y denominación comercial de los productos. ENTRADA DE ORDENES PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S - Continúa en la página 5- 26 ENTRADA DE ORDENES EJEM PLO S D E CO NTRATO S CO N PRO BLEM AS 1. Información de precios y cargos difícil de entender, o matemáticas hechas incorrectamente. 2. UPS no garantiza día específico de entrega. 3. Cambio de nombre a los productos. 4. Nombre de la calle mal deletreado. 5. Papeles o notas escritas o pegadas sobre el contrato 6. Información del Distribuidor incompleta 7. Información del vendedor (nombre y apellido) ilegibles. 8. Las instrucciones de envío son incompletas o confusas. 9. Dirección confusa, notas ilegibles. 10. Mercancía ordenada sin aclaración de capas. EXAM EN 1. ¿Cuál es la información que el Departamento de entrada de Ordenes (DE) ingresa en el sistema? a. Número del Distribuidor b. Nombre completo del cliente c. Número de cuenta del cliente d. Ninguno de los anteriores *La respuesta es la letra (D ) 2. Para evitar demoras, errores, y cancelaciones en sus contratos usted debe: a. Usar tinta roja b. No enviar el número del Distribuidor c. Escribir sobrenombres y abreviaciones a los productos d. Ninguno de los anteriores *La respuesta es la letra (D ) - Continúa en la página 6- 27 3. ¿Cuáles son los datos que se ingresan en revisión inicial (IR)? a. Número del Distribuidor , Nombre del cliente, Número del Seguro Social, Números telefónicos, Tipo de contrato b. Mercancía c. Forma de pago *La respuesta desde la letra es: (A) 4. Cuando usted envía un agregado es necesario que envíe: a. Número de cuenta original (correcto) b. Dejar el espacio en blanco c. Inventar un número de cuenta. *La respuesta es la letra (A) 5. Si la mercancía ha sido entregada o va a ser entregada por el distribuidor, Usted debe asegurarse de indicarlo claramente en el contrato. (Verdadero o Falso) *La respuesta es Verdadero. 6. ¿Garantiza UPS un día específico de entrega? (Verdadero o Falso) *La respuesta es falso 7. ¿Si usted envía un contrato por fax, puede usted pegarle notas (post it notes) sobre el contrato? (Verdadero o Falso) *La respuesta es falso 28 VERIFICACIONES D EPARTAM ENTO D E RELACIO NES AL CO NSUM ID O R (VERIFICACIO NES) El Departamento de Verificaciones es responsable del oportuno, rápido y correcto procesamiento de todos los contratos de ventas enviados a las oficinas de Royal Prestige Madison. Esta responsabilidad se inicia desde el mismo momento en que los contratos llegan por correo (junto con los que fueron recibidos por fax) hasta que son aprobados por el sistema o están listos para que el comprador tome una decisión. PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, CRED ITO Y VERIFICACIO N D E EM PLEO . Los objetivos principales en esta área del Departamento, son los siguientes: - Dar la bienvenida al consumidor como cliente de Royal Prestige y agradecerle su compra (primera o adicional en el caso de agregados) - Confirmar que los datos básicos del cliente se encuentren correctos, para evitar errores de envío - Confirmar que la mercancía a ser enviada esté correcta - Confirmar el precio total de venta, otros cargos y la información financiera - Confirmar la información básica de la solicitud de crédito, ejemplo: número de empleo. - Aclarar cualquier duda o pregunta que el cliente pudiera tener en ese momento - Informar al cliente acerca de fecha aproximada de recibo de la mercancía como también a donde llamar en caso de necesitarlo. PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y CRED ITO A) ORGANIZACION OPERATIVA - Cubrimiento en base a las diferentes zonas de acuerdo a su horario - Cubrimiento en base a la ubicación geográfica (Pág. 8) - Cubrimiento en base al idioma - Programación de llamadas (Pág. 9) - Documentos de trabajo en la pantalla (Pág. 10) - Flujo de documentos (Pág. 8) - Puntos de destino (Pág. 11) - Continúa en la página 2 - 29 - Registro de llamadas (Pág. 10) - Cuentas de manejo especial B) O RGANIZACION FUNCIONAL - Bienvenida al cliente Es en este Departamento donde el cliente tiene su primer (y tal vez único) contacto telefónico con Royal Prestige. Por eso es especialmente importante que ésta primera impresión sea muy buena, como también que el cliente confirme que no solamente adquirió el mejor producto, sino que lo hizo del mejor proveedor. - Información básica del Cliente Nombre Dirección Teléfono de casa Teléfono de trabajo Fiador Mercancía Cantidad Productos Dirección de envío Dirección de correo electrónico Precios, cargos Valor de la venta Manejo y envío Impuesto de ventas Valor a financiar Plan de pago Valor de las mensualidades VERIFICACIONES PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y CRED ITO - Continúa en la página 3 - 30 Cierre Preguntas Fecha de envío de la mercancía Teléfono para información Agradecimiento Agilizando el proceso de verificación - A continuación algunas sugerencias de lo que USTED puede hacer para agilizar el trámite de sus órdenes y evitar demoras y hasta posibles errores. - Use tinta negra. - Asegúrese que los teléfonos, están correctos. Muchas veces se invierten los números. - Escriba el nombre del supervisor del cliente en la aplicación de crédito. - Escriba en el contrato la m ejor hora de localizar al Cliente en la casa, com o también si se le puede llamar al trabajo. - Informe a su cliente que le estaremos llamando a él / ella y a su empleador. Muchas veces ellos se sorprenden de oírnos. - No enviamos mercancía a apartados postales. Por favor en esos casos suministre una dirección de envío. -No prometer mercancía como regalo si no se incluye en la orden. -Siempre colectar la cantidad del depósito especificada en la copia de la orden, para evitar retrasos con el proceso. -Siempre dejarle la copia del contrato a su cliente. D iálogos de verificación Muestras de los diálogos de verificación pueden ser encontrados en las páginas indicadas para los siguientes tipos de cuentas - Cuenta nueva financiada (página 4) 31 - Agregado a cuenta existente (página 5) - Cuenta nueva no financiada (página 6) - De financiamiento por el Distribuidor a financiamiento regular de Hy Cite (página 7) VERIFICACIONES PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y CRED ITO - Continúa en la página 4 - 32 VERIFICACIONES RELACIONES CON EL CLIENTE: D IALOGO D E ‘BIENVENIDA’ Cuando estés listo para llamar al cliente, SONRIE. Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para darle la bienvenida com o nuevo (a) cliente y también asegurar que todo los datos esté correcto. Recibió una copia de su orden? ¿Podría confirmar su dirección completa de su casa? ¿Hay algún número de apartamento? -- Me puede por favor confirmar su número de trabajo? Tiene algún num ero de celular que quisiera añadir a su cuenta? • Si hablas con el cliente en el trabajo: ¿Me puede dar el número de teléfono de su casa? • (Si la dirección para enviar la mercancía es distinta) ¿Me puede dar la dirección para enviar la mercancía? Senor(a) tenemos en su aplicación de crédito 3 referencias personales podría proporcionarnos los nombres y números de teléfono de estas personas solo para asegurarnos de los hayamos ingresado correctamente, Los productos que están listados en su orden son los siguientes: * Recuerda asegurar al cliente (a) que su decisión de comprar nuestros productos fue inteligente. También asegúrate que el cliente entienda que productos le estás hablando y que la información en la pantalla VS esté correcta. ¿Recuerda que cantidad pago de depósito? Su balance es de $_________ y sus pagos pago mensual será de $_______. (Compare el % en el contrato vs. el % en la pantalla RS). Su primer estado de cuenta le será vencerán aproximadamente 40 días a partir del día de hoy y su primer estado de cuenta lo recibirá en 10 días. En este momento su orden está siendo procesada, cuando finalicemos con el proceso y su orden sea aprobada usted recibirá su mercancía por UPS en aproximadamente 10 a 14 dias laborables, también queremos informarle que ponemos a su disposición nuestra pagina web-site donde usted puede registrar su cuenta para tener acceso a una variedad de servicios como realizar sus pagos en línea y también contamos con el plan de pagos automáticos con cargo mensual a su tarjeta de crédito, debito o cuenta de cheques. 33 VERIFICACIONES D IALO GO D E VERIFICACIO N PARA AGREGAD O S Cuando estés listo para llamar al cliente, SONRIE. Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para darle las gracias por su nueva com pra y también asegurar que todo los datos en su orden esté correcto Podría confirmar su dirección completa de su casa? ¿Hay algún número de apartamento? -- Me puede por favor confirmar su número de trabajo? Senor(a) para actualizar nuestros archivos nos podría proporcionar el nombre de una referencia personal con su número de teléfono? Los productos que están listados en su orden son los siguientes: Por propósitos de mercadeo nos gustaría hacele unas preguntas . la mercancía es para usted o para alguien mas. Usted recuerda cuanto dio de depósito /o enganche ¿ SI LA CUENTA NO TIENE UN SALD O PREVIO : Su balance es de $_________ y sus pagos mensuales serán de $_________. SI LA CUENTA TIENE UN SALDO PREVIO: En su nueva orden le queda un saldo a financiar de $________. Sumado a su saldo anterior de $________, le da un total a financiar de $_________. Y un pago mínimo mensual de $________. ¿Desea que le mande la información y recibo de cobro en inglés o español? Sus productos serán enviados por UPS y llegaran en aproximadamente 10 a 14 días laborables, también queremos informarle que ponemos a su disposición nuestra pagina web-site donde usted puede registrar su cuenta para tener acceso a una variedad de servicios como realizar sus pagos en línea y también contamos con el plan de pagos automáticos con cargo mensual a su tarjeta de crédito, debito o cuenta de cheques. ¿Tiene alguna pregunta? Nuevamente le agradezco por su compra y le aseguro que disfrutará la mercancía. - Continúa en la página 6 - 34 VERIFICACIONES D IALO GO D E VERIFICACIO N PARA O RD ENES CASH Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para darle gracias por su com pra y tam bién asegurar que todos sus datos estén correctos. ¿Me podría confirmar su direccion por favor? Hay algún numero de apartamento? Los productos que están listados en su orden son los siguientes: SI LA MERCANCIA NO HA SIDO ENTREGADA: Usted recibirá los productos por UPS en aproximadamente 10 días laborables. SI LA MERCANCIA YA HA SIDO ENTREGADA: ¿Ya ha recibido toda la mercancía? Si tiene preguntas, por favor llame al departamento de servicio al cliente utilizando el número 800 que estará incluido con la mercancía. Tiene alguna pregunta? Queremos agradecerle por ser cliente de Royal Prestige y que tenga un buen dia. . - Continúa en la página 7- 35 VERIFICACIONES D E O RD EN FINANCIAD A PO R EL D ISTRIBUID O R A FINANCIAM IENTO REGULAR D E H Y CITE CORPORATION. (ESTA LLAMADA DEBE SER TRATADA COMO UNA LLAMADA DE SERVICIO A EL CLIENTE.) RECUERD A QUE LOS ESTAD OS D E CUENTAS ERAN Y SEGUIRAN SIEND O ENVIAD O S PO R H Y CITE CO RPO RATIO N. D IALO GO EN ESPAÑO L: Buenos días, ¿podría hablar con : _________________________________ Habla ________________ de la compañía de crédito de Royal Prestige. Royal Prestige quiere aprovechar esta oportunidad para darles las gracias por su compra y por ser cliente nuestro. 1. ¿Está usted usando sus productos? 2. ¿Ha disfrutado de sus productos ? 3. ¿Sus estados de cuenta han estado llegando a tiempo y a la dirección correcta ? Tenemos que el balance existente en su cuenta es:_______________ ¿Tiene Usted alguna pregunta? _________________ Si tiene alguna pregunta puede comunicarse con el Departamento de Servicio al Cliente al # 1-800-279-3373. De Nuevo muchas gracias por ser cliente de ROYAL PRESTIGE y que tenga un buen día. • ( Si el cliente tiene algún problem a, esté preparado para transferir la llam ada al D epartam ento de Servicio al Cliente) - Continúa en la página 8- 36 VERIFICACIONES EXAM EN 1. ¿Cuáles son los objetivos principales del Departamento de Verificaciones? a) Dar la bienvenida al consumidor como Cliente de Royal Prestige y agradecerle su compra. b) Confirmar que los datos básicos del cliente se encuentren correctos. c) Confirmar que la mercancía a ser enviada esté correcta. d) Confirmar el precio total de venta, otros cargos y la información financiera. e) Todas las anteriores *LA RESPUESTA ES: E 2. El Departamento de Verificaciones es responsable del oportuno, rápido y correcto procesamiento de todos los contratos de ventas enviados a las oficinas de Royal Prestige Madison Verdadero o falso *La respuesta es verdadero 3. El Departamento de Verificaciones no tiene control sobre las llamadas en las diferentes zonas de acuerdo a su horario ni en la ubicación geográfica. Verdadero o falso *La respuesta es falso 4. Algunas sugerencias de lo que USTED puede hacer para agilizar el trámite de sus órdenes y evitar demoras y hasta posibles errores son: a) Use tinta roja b) No necesita verificar los números de teléfono c) No es necesario anotar en el contrato la mejor hora para localizar al cliente d) Si se puede enviar mercancía a apartados postales Verdadero o falso *La respuesta es falso - Continúa en la página 9- 37 5. ¿Se puede usar un mismo diálogo para todo tipo de contratos ? Verdadero o falso *La respuesta es falso 6. Nosotros podemos saber el día, las veces y la hora que una orden ha sido trabajada. Verdadero o falso *La respuesta es verdadero VERIFICACIONES EXAM EN ! 38 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 39 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 40 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 41 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 42 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 43 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 44 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 45 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 46 ______ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ NOTAS: 47