Patinaje Artístico Sobre Ruedas Campeonatos del Mundo
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Patinaje Artístico Sobre Ruedas Campeonatos del Mundo 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Viale Tiziano, 74 – 00196 Roma – ITALIA Telefono +39 06 9168 4023-5-4 Fax +39 06 9168 4028 www.rollersports.org - info@rollersports.org Estimado amigo, Tengo el agrado de presentar el procedimiento de licitación de los Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico, el evento internacional más importante de esta disciplina, que combina el atletismo con la elegancia y la armonía y que tiene muchos aficionados entre hombres, mujeres, niños, niñas de muchos países en el mundo. Cada año estos Campeonatos consiguen un éxito rotundo: en cualquier parte del mundo este evento se lleve a cabo, miles de persona lo esperan y lo siguen, no sólo en términos de audiencia en las gradas sino también de público conectado a la Web TV FIRS, que emite en exclusiva todas las carreras de los Campeonatos. La emisión en streaming de los Campeonatos Mundiales de todas nuestras disciplinas, integrado y con el apoyo de las redes sociales más populares ha sido seguido por millones de personas en todo el mundo. Hospedar un Campeonato del Mundo también es una oportunidad para el país anfitrión, para promover su imagen, su propia cultura y su propio turismo: junto con los equipos nacionales y los profesionales de más de 25 países, una gran audiencia de aficionados llegará a la ciudad anfitriona para seguir sus héroes, por lo que durante las dos semanas de competencias, alrededor de 4.000 personas se alternarán en los hoteles y restaurantes del lugar. Estudios estadísticos recientes muestran que el 30% de los atletas regresa con su familia y / o con sus amigos a la ciudad donde permaneció como atleta para compartir con otros sus experiencias positivas. Por lo tanto esta es una actividad económica secundaria importante tanto durante como después de la realización del Campeonato. Precisamente por estas razones, las FIRS quiere que los Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico alcancen niveles de excelencia en la organización y ofrece todo su apoyo para asegurar que las Federaciones que decidirán organizarlos puedan tener gran éxito; sólo así, de hecho, las Federaciones y las ciudades anfitrionas se beneficiarán del evento y podrán aspirar a repetir en el futuro una experiencia similar o incluso mejor. Gran visibilidad, oportunidad para incrementar el turismo, un producto de gran importancia económica, son sólo algunas de las razones para decidir de participar en este proceso de licitación. La FIRS apunta alto para la organización de sus Campeonatos del Mundo, que son el punto culminante de todas las disciplinas y, por tanto, tienen que ser una experiencia inolvidable para todos los que participan! Sabatino Aracu Presidente FIRS pag.3 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN PLAZOS Envío de la solicitud 30 de Noviembre de 2014 Asignación de los Campeonatos 28 de Febrero de 2015 Envío del Organigrama del Comité Organizador 30 de Junio de 2015 Creación de la página web y del logotipo de los Campeonatos del Mundo 31 de Julio de 2015 Aprobación del la mercancía 31 de Octubre de 2015 pag.4 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN I. Introducción La FIRS es el único órgano de gobierno reconocido por el COI para todos los deportes sobre ruedas. Su papel es el de reconocer y ayudar a las Federaciones Afiliadas presentes en los cinco continentes en el desarrollo y promoción de todas las disciplinas del patinaje sobre ruedas y de promover el desarrollo y la difusión de estas disciplinas en los países aún no afiliados. La FIRS también quiere promover la visibilidad de todas sus disciplinas sobre ruedas a través de eventos internacionales, de los cuales los Campeonatos del Mundo son el evento principal. Campeonatos Del Mundo Firs De Patinaje Artistico Sobre Ruedas Los Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico (en adelante “los Campeonatos”) son el evento internacional máximo de este deporte y se llevan a cabo anualmente, excepto en el año de la organización de los Roller Games que los incluyen. Estos campeonatos tendrán un carácter ceremonial, pero también espectacular y serán promovidos a través de la televisión nacional e internacional, la emisión en vivo en la web oficial de FIRS en exclusiva, y a través de los nuevos medios de comunicación. Mientras se mantiene un carácter marcadamente deportivo en la base de los Reglamentos FIRS, los Campeonatos quieren combinar la competición deportiva pura con un ambiente festivo de unidad entre los atletas de todas las nacionalidades. Durante los Campeonatos se acordará con el Comité Organizador la programación de unas actividades colaterales, tales como cursos para técnicos y/o jueces. II. Beneficios para la Ciudad Anfitriona Los Campeonatos son una fiesta deportiva del más alto nivel que contará con un número impresionante de visitantes: cerca de 2.000 atletas, entrenadores, jueces y aficionados, que se reunirán en una misma ciudad durante 14 días aprox. Los Campeonatos cada año ven la participación de más de 25 naciones que representan para la ciudad que los alberga, una oportunidad extraordinaria y única, no sólo en cuanto al deporte, sino también para el retorno financiero y de imagen. De hecho, se podrá contar no sólo con la presencia masiva de todos los participantes, sino también con una multitud de seguidores y aficionados que durante 14 días aprox. vivirán la atmósfera emocionante y el entretenimiento de una gran celebración del deporte. Una auténtica inversión para la ciudad anfitriona: alrededor de 2.000 visitantes al día, con un retorno pag.5 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN económico estimado en alrededor de US $ 5.000,000, que se suman a las ganancias de ingresos auxiliares procedentes por ejemplo de los patrocinadores y en los años siguientes, del crecimiento fisiológico de los flujos turísticos, de las atracciones y los intereses socio-culturales de toda el área. ¿Por qué organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico? Los beneficios para la ciudad anfitriona: Sociales • Enlace de su Ciudad a una imagen joven y fresca. • Los Campeonatos cuentan con un promedio del 70% de atletas y aficionados entre los 15 y 30 años. • Estimulación para los ciudadanos del amor por el deporte con los consiguientes beneficios para la salud. • Eliminación de las barreras sociales debido a la alta participación de mujeres y jóvenes. • Mejora de las zonas desfavorecidas. Económicos • Retorno en términos de turismo en los años siguientes, no sólo para la ciudad anfitriona, sino también a nivel nacional. • Aproximadamente el 60% de la audiencia no es residente en la ciudad anfitriona. • Estudios estadísticos indican que el porcentaje de los que regresaron a la ciudad anfitriona de los siguientes tres años con amigos y / o familiares varía entre el 20% y el 30%. • Posibilidades de trabajos relacionados con el turismo. • Oportunidad para anunciar y lanzar nuevos productos de empresas jóvenes no necesariamente relacionadas con el deporte. • Capacidad de crear nuevas colaboraciones y / o el fortalecimiento de las ya existentes. Estructurales • Renovación de instalaciones polideportivas existentes y/o creación de nuevas instalaciones deportivas. • Consolidación de las infraestructuras. • Nuevas oportunidades para seguir organizando eventos deportivos más importantes en el futuro. pag.6 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN III. Programa y Planificación Los Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico son un evento internacional de carácter anual y celebran la excelencia de las diversas especialidades de dicha disciplina: a) Libre b) Figuras Obligatorias c) Parejas de Danza d) Solo Danza e) Parejas de Artistico f)Inline g) Grupos de Show h) Grupos de Precisión Durante este evento no se excluye la posibilidad de unir a las competiciones deportivas , reuniones, cursos de capacitación para técnicos, gerentes y jueces, eventos oficiales, ruedas de prensa, galas, banquetes, etc… Todos los competencias serán promovidas a través de la televisión nacional e internacional, los medios de comunicación, las redes sociales y los nuevos medios de comunicación. Parte integrante de los Campeonatos también será un programa para un deporte sin dopaje. La FIRS en colaboración con el organizador y el Comité Organizador Local (en adelante COL) será responsable de la difusión de toda la información pertinente relativa a los controles antes, durante y después de la competición, asegurándose de que los controles se lleven a cabo de conformidad con las normas WADA y sus estándares internacionales. La FIRS suportará y colaborará con la Ciudad anfitriona, las autoridades gubernamentales y el COL, aconsejando y asistiendo todo el equipo organizativo con sus conocimientos y su know how. Los Campeonatos tendrán una duración máxima de dos semanas (incluyendo los días de llegada y salida) y se celebrarán en un periodo comprendido entre los meses de Septiembre y Diciembre del año civil. La FIRS tiene la responsabilidad de realizar el programa oficial de los Campeonatos. Todos los atletas participantes pertenecerán a las Federaciones miembros de la FIRS y aceptarán de cumplir con los Reglamentos FIRS, el código antidopaje de la WADA y de someterse a los controles de dopaje, si es necesario. Una vez que la FIRS haya decidido el sitio más adecuado para albergar los Campeonatos, este se comunicará oficialmente a todas las Federaciones Afiliadas. El presidente de la FIRS podrá organizar ruedas de prensa con los organizadores y las autoridades políticas locales, en las que asistirá. Los gastos relacionados con su desplazamiento, manutención y alojamiento serán asumidos por el organizador. La FIRS decidirá el número de visitas necesarias. Para todos los problemas de carácter técnico, hágase referencia a los Reglamentos Técnicos FIRS relativos al Patinaje Artístico. pag.7 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN IV. Estructura y Organización Tanto la idea como la puesta en escena de los Campeonatos deben basarse en los siguientes elementos que el Organizador deberá tomar en cuenta: • Promoción de la ciudad anfitriona y su turismo. • Intercambio de los valores con el sector comercial. • Armonía con la naturaleza y consideraciones medioambientales. • Comunicación diaria activa con los intermediarios oficiales de la FIRS y cumplimiento total de los parámetros establecidos. Derechos Relacionados con el Evento La FIRS posee y controla el derecho a organizar los Campeonatos y es propietaria de todos los derechos comerciales y de los medios de comunicación. La FIRS tiene el derecho a ser sede, promover y organizar el evento de acuerdo con las condiciones que se expresan en el contrato. Una vez ganado el derecho a organizar el evento, el Organizador tendrá todos los derechos comerciales, de marketing, los acuerdos con los patrocinadores, los billetes, las mercancías, etc.., que posteriormente se especifican en el contrato, con la excepción de un posible patrocinador principal de FIRS, vinculado al nombre y al logotipo del Campeonato. Tasa de Organización • El Organizador pagará a la FIRS una tasa para la organización de los Campeonatos del Mundo de Patinaje artístico de por lo menos $45.000. La propuesta de efectuar el pago de una suma superior a la tasa de organización prevista, será considerado un valor añadido para la asignación de los Campeonatos. • En el momento de la candidatura, los candidatos pagarán el 20% de la tasa mediante transferencia bancaria, cuyo recibo será enviado a la FIRS junto con todos los documentos solicitados. • La FIRS evaluará las candidaturas que considere más validas. • La FIRS, tras un detenido examen, elegirá la Federación Nacional y la ciudad adecuada para acoger los Campeonatos. • la FIRS reembolsará la suma pagada a la hora de la Candidatura a todas las ciudades candidatas excluidas. • La Federación Nacional elegida pagará, siempre con transferencias bancarias, el monto restante de las siguientes maneras: » El 40%, 8 meses antes del comienzo de los Campeonatos. » El restante 40%, 60 días antes del comienzo de los Campeonatos. • Los datos bancarios serán comunicados al candidato, al momento de la recepción del procedimiento de licitación firmado para su aceptación. pag.8 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN V. Funciones y Responsabilidades El Presidente FIRS es el único representante legal de la FIRS. Suyo es el derecho de firmar el contrato con el Organizador. Los Presidentes Continentales de la FIRS, tendrán el deber de promover y difundir los Campeonatos en sus Continentes, a través de todos los medios de comunicación, la publicidad, etc... El Director CIPA de la FIRS será responsable del programa técnico. Responsabilidades de la FIRS • Identificación de posibles organizadores, evaluación de las aplicaciones, gestión de las informaciones y documentos, organización de las inspecciones y visitas a los países candidatos. • Definición de las directrices del evento y de las competiciones deportivas. • Proporcionar detalles técnicos con respecto a las competiciones, equipamientos deportivos y reglamentos. • Supervisar todos los pasos ejecutados por el Comité Organizador y dar su aprobación. • Intervenir en la resolución de problemas durante la preparación del evento. • Aprobación de la concepción general del evento, los temas y las publicaciones relacionadas. • Coordinar, si el Organizador lo solicita, el marketing, los patrocinadores u otras actividades comerciales. • Asegurarse de que los plazos indicados en este procedimiento de licitación y ratificados en el siguiente contrato sean respectados y aprobación de las apropiadas actualizaciones con respecto al asunto hechas por del Organizador. • Coordinar el desarrollo de todas las operaciones relacionadas con el dopaje, el marketing, la comunicación mediática. • Promoción del evento y la respectiva disciplina en todos los medios de comunicación y promoción de la FIRS. Responsabilidades del Organizador • Creación de un Comité Organizador Local (COL) e un plazo de 3 meses de la firma del contrato y con el siguiente organigrama: » Presidente del COL » Director General del COL » Media Manager pag.9 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN » Gerente de Oficina. » Jefe de Transporte. » Gerente de Logística. » Jefe / es de personal y de los voluntarios. » Responsable / es para la atención médica y emergencias. » Responsable / es Anti-Doping. » Jefe de Protocolo. » Responsable de la Acreditación » Otros • Disponibilidad de instalaciones y pistas aprobadas por la FIRS en buenos términos y que cumplan con los requisitos técnicos en relación a la superficie, tamaño, adherencia, etc... y que respondan plenamente a las normas de salud y seguridad para todos los participantes. » La instalación deportiva tendrá min. 4.000 asientos para los espectadores, asientos para las autoridades reservados y diversificados en las gradas, invitados VIP, los miembros de FIRS, jueces, jefes de prensa, fotógrafos, deportistas y delegados. » La pista para los Campeonatos tendrá que ser de un color claro (blanco, gris o azul claro) y sin ninguna muestra excepto aquellas previstas por el Reglamento CIPA/FIRS. » Serán admitidos sólo el logo FIRS (obligatorio) en el centro de la pista y toda la publicidad previamente acordada con la FIRS. » Dentro de la instalación de competencia no será admitido el logo de la Federación Nacional anfitriona, salvo excepciones acordadas con la FIRS . » El Organizador proporcionará una pista para el calentamiento de los atletas. • Proporcionar el equipo, la tecnología y las instalaciones necesarias para el éxito de las competiciones deportivas. • Asegurar un evento con estándares de nivel mundial, seguro y accesible para todos. • No utilizar el campeonato con fines que no sean en el interés de las FIRS. • Coordinar las inspecciones técnicas en el sitio si es necesario. • Preparar un plan financiero, estableciendo el presupuesto del evento. • Trabajar en estrecha colaboración con las FIRS y comunicar toda información y documentación relativa a los aspectos técnicos y de organización de los Campeonatos, llevar registros de los campeonatos. • Comunicar a la FIRS, cada 3 meses, los progresos en la realización del programa general de los Campeonatos y cualquier problema o impedimento. • Colaborar con la FIRS para la redacción del programa general de los Campeonatos, el programa de las competiciones y los programas de la FIRS (Gala – Control de Dopaje, reuniones institucionales, ruedas de prensa, etc ..). • Comunicar a las FIRS toda actualización e información relacionada con el evento para que el departamento de marketing y comunicación pueda ayudar en la difusión del proyecto de comunicación y en la promoción internacional. • Promover el evento, las competiciones y el programa de los Campeonatos del Mundo tanto a pag.10 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN nivel nacional como a nivel internacional. • Realizar la página web oficial de los Campeonato del Mundo de Patinaje Artístico con el siguiente dominio: www.nombredelacuidadanfitrionaaño.rollersports.org. En la página web habrá toda la información necesaria relativa a los Campeonatos, ciudad, región, país, hoteles oficiales, programa horario, etc... y estará online al menos un año antes del evento. El Organizador recibirá las credenciales para la gestión del espacio dentro del servidor rollersports.org, podrá elegir el diseño previa aprobación de la FIRS y tendrá el control de los accesos. • Ser responsable de todos los comunicados de prensa que se ocupan de temas relacionados, pero sin limitarse a fechas, plazos, anuncios y temas de marketing, siempre previa aprobación de la FIRS; el Organizador hará todo lo posible para asegurarse de que los Campeonatos tengan amplia publicidad, asegurando que la página web específica contenga toda la información actualizada relativa a las competiciones y a los resultados. • No emitir comunicados deportivos o técnicos, sin la autorización previa de las FIRS. • Comunicar a todos los equipos/deportistas participantes y a FIRS, el nombre y la dirección de un agente de viajes eficiente para la ciudad anfitriona y asegurarse de que haya alojamiento adecuado para atender las posibilidades económicas de todos los participantes. Las tarifas para alojamiento y comida serán atractivas con el fin de fomentar la participación del número máximo de atletas de los países invitados. Ningún equipo nacional se verá obligado a utilizar un hotel específico o servicio de comida como condición para su aceptación en los Campeonatos. • Asegurarse de que la sede incluya, aunque sin limitarse, lo siguiente: espacio suficiente para todas las personas involucradas en la preparación, organización y puesta en escena del evento, vestuarios, instalaciones adecuadas para el entrenamiento y la competición de los atletas durante los Campeonatos, para el público, los medios de comunicación y el personal de la FIRS (tales instalaciones deberán ser disponibles por todo el tiempo que FIRS lo solicite), y suministro de todos los equipamientos necesarios, de acuerdo con las especificaciones de FIRS. Sin embargo, el Organizador se asegurará que sigan operando durante todos los Campeonatos. • Asegurar que cada equipo/atleta que participará en los Campeonatos tenga la posibilidad de practicar antes del comienzo de su propia competencia en la sede de los Campeonatos. • Garantizar acreditación gratuita para las autoridades, los huéspedes VIP, los miembros de la FIRS, los miembros del CIPA, los Presidentes de las Federaciones Nacionales de cada país, los jueces, los jefes de prensa, los fotógrafos y los delegados. • Organizar la presentación de todo el evento de acuerdo con los mejores estándares internacionales, las ceremonias de entrega de premios, apertura y clausura: las últimas incluirán desfile de equipos/atletas, banderas de los países y carteles de los equipos, himnos nacionales, con pag.11 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN música/entretenimiento opcional de talentos locales. Durante las ceremonias de apertura y clausura no se permitirá ningún tipo de propaganda o manifestación política, religiosa o racial en las sedes de los Campeonatos del Mundo o en otros sitios considerados parte de los Campeonatos del Mundo. Durante las ceremonias de apertura y clausura y de entrega de las medallas no se le permitirá a los atletas el uso de uniformes del club, pero sólo del uniforme oficial de la Federación Nacional o del traje de competencia. • Proporcionar, al interior de la instalación deportiva que acogerá los Campeonatos del Mundo, zonas reservadas para: » » » » » » » Control de Dopaje por separado para hombres y mujeres. Tratamientos médicos, primer auxilio, ambulancias. Secretaria del Comité Organizador. Comité Técnico Internacional de FIRS (CIPA). Jueces. Gerencia de la FIRS. Medios de Comunicación (prensa, televisiones, fotógrafos, etc.). Dichas habitaciones y/o zonas reservadas deberán tener conexión wifi. En la habitación reservada a la Secretaría de los Campeonatos y en la Oficina del CIPA y en la gerencia de FIRS habrá por lo menos 2 impresoras, 2 fotocopiadoras, teléfono, fax y tendrá que ser adyacente a la pista. Dichas habitaciones serán disponibles dos días antes del inicio de los Campeonatos y hasta toda la tarde del último día de los Campeonatos. Todas las zonas reservadas antes mencionadas deberán estar equipados con mesas, sillas y equipamiento necesario para un ángulo para café, té, comida, refrescos, frutas, etc…, y habrá baños reservados. • Área de stands para la venta de productos locales, los patrocinadores de los Campeonatos, los productores de patines o equipamiento deportivo, el fotógrafo oficial de la FIRS y la troupe de televisión, que soliciten dicho espacio. • Servicio de seguridad con uniforme durante todo el evento. • Servicio de limpieza diaria durante todo el evento. • Podio incluyendo el logo FIRS para la entrega de las medallas. Las medallas serán proporcionadas por la FIRS, pagadas por el organizador y/o proporcionadas por el Organizador previa aprobación del diseño por parte de la FIRS. El Organizador se encargará del presupuesto de los Campeonatos así como de relacionarse y contactar con las Autoridades publicas Locales, Regionales, Nacionales y los socios privados para lo que concierne la comercialización y los patrocinios. Derechos del Organizador El Organizador tendrá derecho completo sobre los ingresos relacionados con: • Venta de entradas. • Contribuciones de la administración local. pag.12 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN • Patrocinadores (espacios publicitarios en los programas del evento y en las vallas publicitarias en las instalaciones). • Comisiones derivadas de los restaurantes y/o servicios de catering en las instalaciones deportivas. • Alquiler de stand. • Venta de ropa de los Campeonatos, mercancías y otros recuerdos del Campeonatos. • Derechos televisivos, previa concesión de la FIRS. Gastos del Organizador a Incluir en el Presupuesto: • Alquiler de las instalaciones deportivas. (si fuera necesario). • Eventos • Presentación del Evento - presentación de los Campeonatos y publicaciones relacionadas. • Programas y ceremonias FIRS. • Promoción, comercialización, comunicación y media. • Servicios médicos, control de dopaje y servicios. • Programa de restauración y l hostelería para el personal y los voluntarios, que llevarán el mismo uniforme. • Sala VIP. • Transporte desde y hacia el aeropuerto y alrededor de los hoteles oficiales y hacia las instalaciones deportivas para todos los participantes y la mano de obra no local y los voluntarios. El tamaño y el número de buses será adecuado para la ida y vuelta de todos los atletas/equipos y sus entrenadores, y puntual para las prácticas y competiciones y con capacidad suficiente para el transporte de todos los equipamientos de los equipos/atletas durante todos los Campeonatos. • Transporte para los miembros FIRS, los miembros del Comité Técnico y los jueces durante su estancia. » Dos vans o un coche de seis plazas para el transporte local de los miembros de la FIRS, los miembros del Comité Técnico y un tercer medio de transporte para los jueces. El hotel oficial estará cerca de la pista, salvo una renuncia formal por escrito del Comité Técnico. Si el Presidente de FIRS estará presente, un coche con un conductor estará disponible para él. Dichos medios de transporte serán disponibles a partir de dos días antes del inicio de los Campeonatos y hasta a la mañana siguiente a su conclusión. • Gastos de viaje, alojamiento y comida para: » Dos personas designadas por la FIRS que visitarán la sede, para las verificaciones técnicas pag.13 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN » » » » de logística, organización y con referencia a la comunicación y la promoción durante el periodo de la candidatura. Los jueces hasta un máximo de 14, alojados en habitaciones dobles de clase A/B de cama individual, ducha/WC, por separado par hombres y mujeres. Gerentes de la FIRS, miembros del Comité Técnico y personal FIRS (Delegado para el Protocolo, Comunicación y Secretaría) hasta un máximo de 12, en habitación individual de clase A, con ducha/aseo y WC. Troupe FIRS para la transmisión en vivo compuesta por 4 personas y a alojarse en una habitación doble de clase A/B con camas individuales y ducha / WC. Responsable FIRS del Control del Dopaje. • Los Hoteles estarán cerca de la pista, para los jueces mejor sería poder ir caminando. Las habitaciones serán disponibles a partir de dos días antes del comienzo de los Campeonatos y hasta toda la mañana después de su conclusión. • Sala VIP para su uso durante los eventos nocturnos ( café, refrescos y snacks). • Primer auxilio durante todos los entrenamientos y las competiciones oficiales (una persona calificada de servicio en la zona de primer auxilio y ambulancia en estado de alerta). • Tecnología: sistemas informáticos, telecomunicaciones, otras tecnologías, conexiones a Internet a través de cable y Wifi. • Producción televisiva, transmisión vía satélite y en vivo. • Equipo para foto de identificación y acreditación. • Realización de las banderas con el logotipo de la FIRS. • Seguridad para todos los participantes incluyendo el seguro para los atletas, delegados, espectadores, invitados. • Infraestructura y recursos humanos para el COL. VI. Formato de los Campeonatos El formato de las competiciones es establecido por la FIRS, por lo tanto los criterios para la selección y calificación de los atletas serán propuestos por la FIRS. La FIRS elaborará un programa de competiciones que se ajuste a sus necesidades organizativas y a sus objetivos para el desarrollo y la difusión de todas las especialidades del Patinaje Artístico. Presentación de las Competiciones de las Diferentes Disciplinas de Patinaje Artístico Parte integral de las competiciones será la presencia de un presentador / speaker experto en la disciplina del patinaje artístico, capaz de proporcionar con extrema precisión y profesionalidad de protocolo lo que es requerido por las especialidades individuales durante las competiciones y las ceremonias oficiales de entrega de premios. Todos los comunicados de prensa, anuncios y notas de lectura se realizarán en Inglés y en el idioma del Organizador. Para todas las especialidades del patinaje artístico será necesario contar con un sistema de sonido adecuado y un personal de gestión de las músicas. pag.14 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Equipamientos Deportivos Todos los equipamientos deportivos, así como todo el material técnico (zapatos, botas y partes mecánicas, ruedas) deben tener la homologación oficial de la FIRS. La lista de los equipamientos será publicada anualmente en el sitio web de la FIRS. Guía del Evento y Publicaciones Técnicas El Organizador será responsable de la producción y la distribución de todas las publicaciones conteniendo información sobre las competiciones y los reglamentos, así como toda información general. VII. Visados En ocasión de la presentación de la solicitud, el Organizador deberá especificar en detalle la normativa de inmigración y aduanas y asistirá a los participantes en los Campeonatos y los invitados VIP para obtener los visados oportunos (por ejemplo con el envío de una carta de invitación). Todos los participantes serán responsables del pago de los gastos relacionados con la obtención de la visa. El Organizador también será responsable de informar a la FIRS y todos los participantes en el evento de cualquier vacuna requerida, reglamentos aduaneros acerca de las publicaciones, medios de comunicación y equipamientos deportivos. VIII. Procesos y servicios Acreditación El Organizador también será responsable de facilitar las operaciones de acreditación, de determinar el diseño y el contenido de la tarjeta de acreditación, las zonas para la acreditación y la vigilancia de los puntos de acceso. Se proporcionarán tarjetas de acreditación gratuita para atletas, entrenadores, delegados, medios de comunicación, COL, voluntarios, FIRS CIPA, miembros y personal de la FIRS. Se proporcionarán unas tarjetas de acreditación gratuita para todos los huéspedes de la FIRS, incluyendo todos los Presidentes de las Federaciones Nacionales y las Autoridades Deportivas Nacional e Internacionales, socios comerciales, patrocinadores, políticos y autoridades administrativas que se invitarán a participar como invitados VIP en todos los eventos en programa, ceremonias y gala. Ceremonias de Apertura y Clausura El Organizador es responsable de la organización y realización de todos los procedimientos de organización de las ceremonias que deberán tener la aprobación final de las FIRS. Se requiere la participación de todos pag.15 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN los atletas y técnicos. Se programarán y respetarán los protocolos y discursos. Las medallas correrán a cargo del Organizador, pero el diseño será aprobado por FIRS. Protocolo El Jefe del Protocolo Local trabajará en colaboración con el Jefe del Protocolo de la FIRS, que supervisará cualquier decisión. El Organizador proporcionará las banderas de todas las naciones presentes y los himnos nacionales de todos los países participantes durante las ceremonias de apertura, clausura y entrega de los premios. Los discursos y juramentos deberán cumplir con los protocolos FIRS. Uniformes El Organizador proporcionará los uniformes para todos los voluntarios sobre la base de un diseño aprobado por la FIRS. Los atletas usarán su uniforme oficial durante las competiciones y los actos oficiales. Otras Actividades La FIRS podrá estar interesada en la organización de manifestaciones de promoción, reuniones, talleres, etc... El Organizador, de acuerdo con la FIRS, se encargará de facilitar y organizar este tipo de eventos. Medios de Comunicación Bajo la responsabilidad del Organizador, el COL deberá facilitar la inscripción y acreditación de los representantes de los medios de comunicación nacionales e internacionales. El Organizador verificará las inscripciones de los representantes de los medios de comunicación junto con la FIRS antes de la validación final. El Organizador también será responsable de proporcionar toda la información necesaria a los medios de comunicación. Se exige al Organizador que, dentro de la instalación deportiva, haya una zona para las entrevistas y una sala de prensa, estas zonas dispondrán de tomas de corriente, conexión Wifi adecuada y hubs para al menos 10 conexiones Internet por cable . El Organizador también se asegurará de que un equipo se encargue de las comunicaciones con respecto al evento: boletines diarios, comunicados de prensa, conferencias de prensa y entrevistas, reportajes informativos sobre los atletas y contenidos para Internet y sitios web. El fotógrafo Oficial del Evento El Organizador cubrirá lo gastos de alojamiento, comida y transporte local para el fotógrafo oficial designado por la FIRS. El fotógrafo se encargará de fotografiar las ceremonias de apertura y clausura, todas las competiciones, entrenamientos, banquetes, galas, encuentros, actividades colaterales y premios. Idioma Los idiomas oficiales de los Campeonatos son el inglés y el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de que el idioma del país anfitrión sea el Inglés el otro idioma oficial será el español. Por lo tanto, todas las señales en las instalaciones, comunicaciones, publicaciones deportivas, comentarios y cualquier otra información deben ser disponibles en esos idiomas. El organizador también tiene la responsabilidad de proporcionar traductores voluntarios y traducciones para la FIRS y la comunidad internacional. pag.16 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Tecnología El Organizador tomará las medidas necesarias para asegurar una fácil comunicación mediante el uso de las herramientas tecnológicas pertinentes antes, durante y después del evento. Esto incluye pruebas prácticas, sistemas informáticos, telecomunicaciones e Internet. En la instalación deportiva habrá un marcador para las puntuaciones y un sistema de sonido adecuado. Elementos adicionales tecnológicos como sistemas administrativos (finanzas, recursos humanos, gestión de proyectos, compras y logística), impresión, edición, sistemas de hardware y software para las puntuaciones, telecomunicaciones - infraestructuras, red fija y inalámbrica, frecuencias de radio, sistemas de sonido, cableado y circuito cerrado de televisión, televisores, grabadoras, imagen y placas de video. Esta área funcional puede verse a menudo como una oportunidad para solicitar patrocinios y colaboraciones VIK (Value in kind-Valor en especie). Servicios Médicos para la Salud y la Seguridad El Organizador debe proporcionar servicios médicos para los atletas, espectadores, mano de obra, medios de comunicación e invitados VIP de la FIRS de acuerdo con las normas establecidas por la FIRS. El Organizador coordinará, según sea necesario, los servicios hospitalarios con las autoridades de salud. El Organizador se ocupará también de los primeros auxilios y los servicios de atención médica en las instalaciones durante el entrenamiento y la competencia y en cualquier otro sitio oficial del evento, en los que habrá vehículos de transporte y ambulancias. Es obligatorio que un desfibrilador esté presente dentro de la sede las competiciones. pag.17 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Control de Dopaje El Organizador deberá cooperar con el personal de la Unidad Deportiva de Control del Dopaje FIRS (DFSU) en la educación y la difusión de la información sobre el contenido del programa de servicios. El Responsable FIRS del Control del Dopaje seleccionará atletas para las pruebas de conformidad con normas antidopaje de la FIRS. En consulta con el Responsable FIRS del Control del Dopaje, el Organizador deberá planificar, establecer y gestionar la infraestructura y los servicios para permitir que los procesos de recogida de las muestras de control de dopaje y los análisis de laboratorio se realicen en conformidad con las Normas Internacionales de la WADA y con las reglas antidopaje de la FIRS. El Organizador, junto con el Responsable FIRS del Control del Dopaje y la agencia encargada de tomar las muestras, deberá indicar el laboratorio más adecuado para los análisis de control de dopaje. Seguridad Todos los asuntos relacionados con la seguridad serán una responsabilidad del Organizador que se coordinará con las autoridades competentes de la seguridad pública de la ciudad anfitriona. Sin embargo, en algunos casos, debe existir una coordinación con los reglamentos de la FIRS. IX. Promoción y Comunicación Promoción y Comunicación del Evento El Organizador tiene la tarea de promover y comunicar el evento utilizando los medios de comunicación como la televisión, los nuevos medios de comunicación, socios públicos y privados, una guía especial del evento, una guía del espectador y la señalización en el lugar. La FIRS apoyará directa e indirectamente al Organizador y sus comunicaciones y actividades internacionales para la promoción del evento. El Organizador tiene derecho a los ingresos procedentes de los contratos de asociación y las actividades de comercialización en todas las categorías. Sin embargo, el Organizador se compromete a que todos los contratos de asociación serán aprobados por FIRS y a apoyar todas las actividades de marketing relacionadas con el mundo de la FIRS y de sus principales socios comerciales, antes, durante y después de los Campeonatos del Mundo. Streaming Todas las competiciones de los Campeonatos se retransmitirán en exclusiva en la RollersportsTV. La FIRS enviará a su troupe, cuyos gastos de viaje, alojamiento y comida serán asumidos por el Organizador. A la troupe se le garantizará un espacio adecuado, gratuito y situado en una optima posición para la venta de los DVD del evento. La troupe podrá ser local, a condición de que cumpla con todos los requisitos de la FIRS especificados en el contrato. El Organizador proporcionará una conexión internet por cable adecuada dedicada a la trasmisión en vivo. Las características de dicha conexión se concordarán con la Oficina de comunicación y Marketing de la FIRS. Una serie completa de todos los DVDs preparados será entregada a la FIRS gratuitamente. Difusión y señal FIRS es el propietario y titular de todos los derechos de televisión, Internet y medios digitales relacionados con sus eventos internacionales. El Organizador es responsable de producción de televisión internacional pag.18 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN con estándares de calidad y de la señal. La señal internacional proporcionada será de calidad objetiva e imparcial, incluyendo repeticiones a cámara lenta, gráficos base de la TV, timing y tendrá un soporte editorial apropiado. Con el fin de garantizar la difusión internacional y por lo tanto la promoción mundial del evento, la FIRS será responsable de la negociación de los derechos de televisión en todo el mundo. La FIRS podrá asignar, previo acuerdo, en su totalidad o en parte, los derechos de televisión al Organizador o a terceros. Diseños El Organizador se encargará de diseñar una imagen corporativa del evento y una serie de diferentes obras gráficas, de arte, etc... con el fin de promover el evento. La lista de los diseños incluirá emblemas, medallas, mascotas, iconos informativos, visuales, lemas, publicaciones comerciales, sitios web y producciones audiovisuales. Todo el material será aprobado por la FIRS y el logotipo FIRS será siempre presente. Socios, Proveedores Oficiales, Venta de entradas, Licencias y Mercancía El organizador será responsable de la negociación y valoración del comercialización de los patrocinios, de las mercancías y de los derechos comerciales, previa aprobación de la FIRS. Todas las ganancias de la explotación de las negociaciones de los derechos por parte del Organizador, serán de su competencia. El logotipo de la FIRS será predominante de acuerdo con las directrices especificadas en el contrato. X. Asuntos Legales Contrato con el Organizador El contrato que se firmará con el Organizador resume toda la información legal, comercial, organizacional y financiera, así como todos los informes, las funciones y las responsabilidades involucradas en la planificación, puesta en escena y la informativa de los campeonatos. Se incluye también un consenso por parte de el Organizador a proceder con la realización de un evento FIRS, con respecto a acreditación, protocolo, control de dopaje, sostenibilidad, voluntariado, marketing y comunicación, etc ... La aplicación de licitación, con acuse de aceptación, formará parte del contrato. pag.19 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Seguro El Organizador y el Comité Organizador Local tienen la responsabilidad de suscribir los seguros necesarios para la organización y el desarrollo del evento, incluyendo el seguro de transporte, responsabilidad y cancelación. XI. Logotipos Logo de los Campeonatos del Mundo de FIRS de Patinaje Artístico Una vez recibida por la FIRS la aceptación por escrito de la candidatura, la Federación candidata presentará a la FIRS 1 o 2 CD-ROM con el logotipo en los siguientes formatos • Logo en formato vectorial (elemento gráfico + Ciudad Candidata 2016 + logo FIRS) • Formato Logo (Output): EPS y PDF • Una versión a colores • Una versión monocromática • Una versión JPG 1024 x 768 mínimo • Una versión BPM 1024 x 768 mínimo. • Una versión TGA 1024 x 768 mínimo El logotipo podrá ser publicado previa aprobación de la FIRS. La FIRS también podría decidir combinar el nombre de un patrocinador con el nombre y el logotipo del Campeonato. Logo FIRS El logo de FIRS en formato vectorial será enviado al Organizador por el Departamento de Marketing y Comunicaciones inmediatamente después de la firma del contrato y será predominante en la instalación deportiva, en todas las publicaciones relacionadas y en toda la mercancía. Logos Institucionales y del Organizador La ubicación y el utilizo de todos los logotipos institucionales en las publicaciones y las instalaciones deportivas deberán tener la aprobación previa de la FIRS por escrito. pag.20 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN XI. Planificación Organizativa Las Federaciones Nacionales y/o ciudades que deseen presentar su candidatura para albergar los Campeonatos deben seguir los siguientes pasos: • Envío de la solicitud de organización por correo (en Inglés y / o español) dirigido a la FIRS, que contenga el nombre de la ciudad anfitriona y una copia del recibo de la transferencia de la cuota requerida. • • • • • • Carta /as de las autoridades gubernamentales locales y/o nacionales de apoyo a la Organización de los campeonatos. Envío de una descripción completa de lo que se requiere en el cuestionario adjunto. Envío de un mapa A3 detallado de la instalación deportiva elegida como sede de los Campeonatos. Compromiso de proteger y promover la marca de la FIRS. Compromiso de no albergar otros eventos deportivos durante el curso de los Campeonatos. Nombre y función del representante legal autorizado para la firma el contrato. Recibidos estos documentos, FIRS iniciará el proceso de evaluación y elaborará el calendario de inspecciones como se describe a continuación. Después de un examen cuidadoso, la FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad apta para acoger los Campeonatos y enviará el contrato final. Planificación Organizativa Los documentos para la Candidatura deberán ser entregados en la sede de la FIRS que emitirá un recibo, o enviados por registrado A/R al 30 de noviembre de 2014, en dos ejemplares en Inglés y/o Español. Una copia de estos documentos deberá ser enviada por correo al Departamento de Asuntos Generales de la FIRS: el archivo no podrá ser distribuido ni hecho público hasta la obtención de la autorización de la FIRS. La FIRS designará a la Federación Nacional y la ciudad sede a más tardar el 28 de febrero de 2015. La FIRS enviará una comisión de monitoreo y evaluación, compuesta por un máximo de 3 personas, en el periodo entre estas dos fechas. Los costos de los gastos de viaje y estancia de los miembros de la Comisión serán sufragados por la Federación candidata. Durante los meses de preparación de la solicitud, sin embargo, las Federaciones / ciudades interesadas en la celebración de los Campeonatos podrán invitar a dicha Comisión de la FIRS para la evaluación de su propia candidatura. pag.21 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Acuse De Aceptación El/La suscrito/a_________________________________________________ (nombre, apellido, cargo) declara de haber tomado nota de este documento y de los anexos que figuran a continuación, de compartir el contenido e de ser capaz de cumplir con cada artículo que figura en el mismo. El/la suscrito/a declara en nombre de________________________________________________ del cual es el legal representante, de aplicar para albergar y organizar lo Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico en el año 2016 En fe ______________________________________ (Firma) FECHA _____________________________________ pag.22 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN Informaciones y Documentos (para entregar a FIRS) 1 . Infraestructuras • • • Describir las estructuras existentes en la ciudad anfitriona. Ubicación de las instalaciones deportivas propuestas (Competiciones, entrenamientos, actividades). Enviar los planos detallados, en formato A3, de la infraestructura para las competiciones. 2. Idea y Programa del Evento • Presentar la razón para la que se quieren organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Patinaje Artístico. • Fechas propuestas para el evento. 3. Instalaciones y Estructuras Deportivas • Describir la Instalación Deportiva dedicada a las competiciones, a las practicas ( incluyendo la distancia de la instalación a los hoteles oficiales, y del aeropuerto a los hoteles oficiales), superficie, estructuras disponibles, tecnología, número de los asientos, varias, particularidades, etc… agregando a dicha descripción, si es posible, algunas fotografías y/o videos a soporte. 4. Hostelería • Lista de los posibles hoteles oficiales, categoría (*), capacidad (número de habitaciones de hotel y salas de conferencias) distancia desde el aeropuerto y desde la instalación donde se celebrarán los eventos oficiales y su coste medio. 5. Transporte y Accesibilidad Incluyendo los Procedimientos para la Visa de Inmigración y Aduanas • Lista de los aeropuertos internacionales más cercanos y de la distancia desde los hoteles. 6. Servizio Medico e Controllo Antidoping • Lista de los hospitales más cercanos, clínicas y otros centros de emergencia. • Comunicar il nombre del la Organización Nacional Antidopaje (NADO) y sus contactos. 7. Tecnología • Describir el tipo de tecnología que se utilizará para asegurar el éxito de los Campeonatos. 8. Medios de Comunicación (Prensa, Radio y Televisión) • Describir el papel que los medios de comunicación nacionales e internacionales tendrán para asegurar una exitosa promoción de los campeonatos. Programa de promoción y comunicación. 9. Socios Públicos y Privados • Enumerar los principales socios y su contribución (financiera, técnica, etc...). pag.23 FIRS Campeonatos del Mundo de Patinaje Artístico Sobre Ruedas 2016 DOCUMENTO DE LICITACIÓN www.rollersports.org
