ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Gerencia Administrativa y Financiera Cargo: Gerente Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 1. DESCRIPCION GENERICA DEL CARGO La Gerencia Administrativa y Financiera es un área de primer nivel directivo, reporta directamente a la Gerencia General, y dadas las características de sus funciones debe garantizar la ejecución de los procesos y actividades de tipo administrativo y financiero propios de la Empresa. 2. FINALIDAD Y OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL CARGO Planear, supervisar y controlar permanentemente la implementación de políticas administrativas y financieras que garanticen el óptimo funcionamiento de la Empresa. 3. NATURALEZA Y FUNCIONES GERENCIA GENERAL AUDITORIA SECRETARIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE PLANEACIÓN El titular del puesto reporta directamente a la Gerencia General. Sus funciones generales y estratégicas son las siguientes: Definir y coordinar las orientaciones de política que deberá seguir el Departamento de Recursos Humanos, el Departamento Financiero y el Departamento de Bienes y Cartera. Actualizar la relación de inmuebles destinados para arrendamiento y recomendar la política de arrendamientos de la Empresa Realizar un estricto seguimiento a los ingresos percibidos por los cánones de arrendamiento de las propiedades de la Empresa y recomendar a la Gerencia General las sanciones a que haya lugar en caso de incumplimiento de dichos contratos Recomendar a la Gerencia General medidas tendientes a salvaguardar la integridad patrimonial de la sociedad (seguros, garantías, recuperación de cartera, entre otras). Monitorear y tomar las medidas necesarias para conservar los bienes de la Empresa. Coordinar la rendición de informes solicitados a la Empresa por los diferentes entes del Estado Implementar las políticas en cuanto a crédito de servicios a las diferentes empresas transportadoras y usuarios Adelantar, en estrecha coordinación con la Oficina Jurídica, la contratación a que haya lugar en la empresa Proponer los planes de compras y la gestión de contratación y manejo de bienes y servicios. Solicitar y garantizar que se expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a cualquier erogación o gasto Efectuar, junto con Jefe del Departamento de Auditoria, arqueos periódicos sobre los títulos valores y dineros de la Empresa GADMI MANUAL DE FUNCIONES Página 1 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Gerencia Administrativa y Financiera Cargo: Gerente Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 1. DESCRIPCION Verificar el inventario físico de propiedad, plantaGENERICA y equipo DEL CARGO Revisar y aprobar, con su visto bueno, antes de remitirse a Gerencia General, toda la documentación que emitan las áreas bajo su mando Supervisar el personal a su cargo Las demás que le sean asignadas. 4. ALCANCE Al titular del cargo le reportan: POR AUTORIDAD JERARQUICA Jefe Departamento Financiero. Jefe Departamento de Bienes y Cartera Jefe Departamento de Recursos Humanos Analista III. POR AUTORIDAD FUNCIONAL Todas las dependencias de la Empresa en orden al cumplimiento de los procesos administrativos y financieros Analista de Almacén. Personal de Recaudos. 5. RELACIONES INTERNAS El Gerente Administrativo y Financiero se relaciona internamente con la Secretaría General para la viabilidad y formulación de todos los proyectos de contratación, compra y servicio adelantados por la Empresa. Así mismo se relaciona con la Gerencia de Operaciones en la viabilización de los proyectos de mantenimiento y desarrollo de la Zona Operativa y los planes de Actualización y Modernización de la Empresa. Tiene relación con la Gerencia de Planeación y Control, en todo lo referente al seguimiento y evaluación de los contratos y órdenes adelantados en la Empresa, así como en los procesos de planeación y ejecución de Actividades De igual forma tiene estrecha relación con las diferentes dependencias en razon de los trámites y procesos de compra y servicio que se adelantan para el buen funcionamiento de la organización. GADMI MANUAL DE FUNCIONES Página 2 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Gerencia Administrativa y Financiera Cargo: Gerente Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 EXTERNAS (Tiene relación 1. porDESCRIPCION el ejercicio de sus funcionesDEL con)CARGO GENERICA CNT (Alcoholimetría) Consorcio ADITT - ASOTRANS (Administración) Secretaría de Hacienda DIAN Contraloría Distrital Contraloría Nacional 6. COMITES El Gerente Administrativo y Financiero actúa como miembro principal de los siguientes comités: - Comité Comité Comité Comité Comité Comité Comité Ejecutivo Básico Ejecutivo Ampliado. Administrativo y Financiero - En calidad de Líder de Recursos Humanos de Contratación de Bienes de Cartera. 7. RESPONSABILIDADES El Gerente Administrativo y Financiero: Mantiene permanentes relaciones con transportadores, comerciantes, proveedores, usuarios. Maneja altos niveles de información confidencial relacionada con los aspectos fundamentales del cargo. Maneja las relaciones de la Empresa con los gremios de transportadores, entidades gubernamentales, entidades financieras, gremios, entre otras. Responde por la ejecución presupuestal general de la empresa y por el manejo de los recursos financieros de la misma. Coordina y es superior jerárquico de tres departamentos y sus respectivos colaboradores. Jefe funcional de toda la organización. 8. PERFIL El Gerente Administrativo y Financiero debe: Poseer título en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería, Contaduría, y aquellas relacionadas con el área Estudios de postgrado en Finanzas, Administración o afines. Por lo menos 5 años de experiencia en cargos directivos en los que haya manejado recursos y áreas afines. Preferiblemente experiencia en contratación administrativa GADMI MANUAL DE FUNCIONES Página 3 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Gerencia Administrativa y Financiera Cargo: Gerente Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 Altos niveles de iniciativa y autonomía. Debe ejecutar planesDEL y programas 1. DESCRIPCION GENERICA CARGO y suple al Gerente General en su ausencia Liderazgo, don de mando, habilidades matemáticas, lógicas, de control y manejo de personal. Buena capacidad de organización y control de actividades. 9. OBSERVACIONES ELABORÓ: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. VoBo. Jefe DEREH REVISÓ: GERENCIA DE PLANEACIÓN Y CONTROL. VoBo. Gte PYC APROBÓ: GADMI JUNTA DIRECTIVA ACTA No: MANUAL DE FUNCIONES Página 4