ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Secreataría General Cargo: Secreatario General. Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 1. DESCRIPCION GENERICA DEL CARGO La Secretaría General es un área de primer nivel directivo, reporta directamente a la Gerencia General, y dadas las características de sus funciones coordina los procesos de contratación y debe garantizar el cumplimiento de las normas en todas las actividades de la Empresa. 2. FINALIDAD Y OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL CARGO Asesorar y conceptuar en los asuntos jurídico-administrativos de la Empresa. 3. NATURALEZA Y FUNCIONES GERENCIA GENERAL AUDITORIA SECRETARIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE PLANEACIÓN El titular del puesto reporta directamente a la Gerencia General, a quien también le reportan el Gerente Administrativo, el Gerente de Operaciones y el Gerente de Planeación y Control. Sus funciones generales y estratégicas son las siguientes: ESTATUTOS. Suscribir junto con el Gerente General los títulos de acciones. Llevar el libro de registro y gravamen de acciones. Enviar copias de las actas de Asamblea a que haya lugar, en los términos de Ley Las demás previstas en los Estatutos. ASAMBLEA. Realizar con sujeción a los Estatutos y a la Ley las Convocatoria a Asamblea Asistir y ejercer la secretaría de la Asamblea General Realizar los trámites administrativos y legales de las actas Prepara la documentación Guardar la custodia de las Actas JUNTA DIRECTIVA Realizar con sujeción a los Estatutos y a la Ley la citación de sus miembros. Preparar y enviar oportunamente la documentación Asistir y ejercer la secretaría de la Junta Directiva Guardar la custodia de las Actas SEGEN MANUAL DE FUNCIONES Página 1 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Secreataría General Cargo: Secreatario General. Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 1. DESCRIPCION GENERICA DEL CARGO ASUNTOS JURIDICOS Coordinar la contratación administrativa. Coordinar los procesos Jurídicos Administrativos Administrar de las disposiciones legales de transporte. Adelantar las acciones jurídicas a favor de la empresa cuando sea del caso, o velar por que se otorgue poder a quien pueda llevar efectivamente esta defensa. Llevar litigios menores Ejercer control jurídico sobre la Copropiedad y asistir a los Consejos de Administración. Llevar el control jurídico sobre los bienes. Preparar y verificar el contenido de las Resoluciones del Gerente General. Revisar y pronunciarse jurídicamente sobre los Proyectos de Acuerdos, Decretos y Leyes. Procurar la formación Jurídica de los Directivos. Las demás que le sean asignadas 4. ALCANCE Al titular del cargo le reportan: POR AUTORIDAD JERARQUICA Analista III. POR AUTORIDAD FUNCIONAL Todas las dependencias de la Empresa en orden al cumplimiento de los procesos de contratación en la Empresa así como en todo lo referente a la normatividad y direccionamiento legal de la misma 5. RELACIONES INTERNAS El Secretario General se relaciona internamente con la Gerencia Administrativa y Financiera para la viabilidad y formulación de todos los proyectos de contratación, compra y servicio adelantados por la Empresa. Así mismo se relaciona con la Gerencia de Operaciones en la viabilización de los proyectos de mantenimiento y desarrollo de la Zona Operativa y los planes de Actualización y Modernización. Finalmente se relaciona internamente con la Gerencia de Planeación y Control, en todo lo referente al seguimiento y evaluación de los contratos y órdenes adelantados en la Empresa. De igual forma se relaciona estrechamente con las diferentes dependencias en razon de los trámites y procesos que con ocasión de su función fundamental deba adelantar. SEGEN MANUAL DE FUNCIONES Página 2 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Secreataría General Cargo: Secreatario General. Superior Inmediato: Gerente General EXTERNAS GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 1. DESCRIPCION GENERICA DEL CARGO El Secretario General de la Terminal de Transporte es el responsable de las relaciones con la Asamblea General y la Junta Directiva de la Empresa. Manejo y supervisión de los Asesores Legales de la Empresa, así como las relaciones con Juzgados y Tribunales Tiene relación por el ejercicio de sus funciones con Subsecretaría General Veeduría Procuraduría CNT (Reglamento Operativo) Urbanización Carlos Lleras Las demás que se le asignen 6. COMITES El Secretario General actúa como miembro principal de los siguientes comités: - Comité Ejecutivo Básico - Comité Ejecutivo Ampliado. - Comité Jurídico - En calidad de Líder - Comité de Contratación - En calidad de Líder - Comité de Bienes - Comité de Cartera. 7. RESPONSABILIDADES El Secretario General: Maneja altos niveles de información confidencial relacionada con los aspectos fundamentales del cargo referente a Procesos jurídicos y normatividad legal tanto para el fucionamiento de la Empresa como para los procesos de Contratación Coordina y supervisa la formulación de proyectos de contratación de la Empresa. Jefe funcional de toda la organización. Maneja las relaciones de la Empresa con los gremios, juzgados, Junta Directiva, Asamblea General de Accionistas y entitades gubernamentales. Mantiene permanentes relaciones con proveedores y contratistas. 8. PERFIL El Secretario General debe: - Poseer título en Derecho. - Contar con estudios de Postgrado en Derecho Administrativo y/o Contratación Estatal y/o Afines. - Debe poseer fuertes conocimientos en procesos de contratación estatal y normatividad legal en campos como derecho comercial, civil y penal. SEGEN MANUAL DE FUNCIONES Página 3 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES Terminal de Transporte S.A. Area/Departamento: Secreataría General Cargo: Secreatario General. Superior Inmediato: Gerente General GRH - 501 VER - 03 01/01/2005 - Contar con por lo menos 5 años de experiencia enDEL cargos relacionados con contratación 1. DESCRIPCION GENERICA CARGO administrativa y áreas jurídicas de entidades públicas y/o privadas. - Así mismo debe poseer dotes de liderazgo, proactividad, ser conciliador, capacidad de planeación, buenas relaciones interpersonales y comunicación. Buena capacidad de organización, control de actividades y solución de problemas. 9. OBSERVACIONES ELABORÓ: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. VoBo. Jefe DEREH REVISÓ: GERENCIA DE PLANEACIÓN Y CONTROL. VoBo. Gte PYC APROBÓ: SEGEN JUNTA DIRECTIVA ACTA No: MANUAL DE FUNCIONES Página 4