GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Bogotá D.C., Septiembre de 2016 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------- 3 ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3 MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL --- 4 ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO-------------------------------------- 6 METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD --------------------------------------- 6 FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN------------------------------------------ 8 7.1 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ----------------------------------- 10 7.1.1 Plan Estratégico Sectorial ------------------------------------------------------------------- 10 7.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana ----------------------- 11 7.1.3 Estrategia transversal de GEL ------------------------------------------------------------- 13 7.1.4 Plan Estratégico de Seguridad Vial ------------------------------------------------------- 13 7.1.5 Plan de Víctimas -------------------------------------------------------------------------------- 13 7.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES ------------------------------------------------------------- 14 7.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA ------------------------------------- 14 8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE ------------------------------------------------------9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS -------------------------10. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN 11. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------12. REQUISITOS TÉCNICOS. ------------------------------------------------------------------13. DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------- 15 31 33 42 42 42 42 2 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 1. OBJETIVO Brindar las orientaciones metodológicas a las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia (Dapre) para la formulación y seguimiento de la Planeación Estratégica y de los planes de acción de la Entidad. 2. ALCANCE Este documento aplica para la ejecución del procedimiento Formulación y Seguimiento de la Planeación Estratégica y Planes de Acción Institucionales. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar seguimiento al plan estratégico y a los planes de acción. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Actividades: conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones. Balanced Scorecard- BSC-: herramienta de gestión que traduce la estrategia de la entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido en español como el Cuadro de Mando Integral. Contexto Estratégico: corresponde al análisis de los factores claves internos y externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera. Estrategias: se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad pretende llegar a esos objetivos. Entregable: corresponde al resultado o producto de la actividad. Por ejemplo: reportes, informes, documentos, entre otros. Indicadores: representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir el estado del resultado a evaluar en un momento determinado. Meta: producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.). 3 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Misión: corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad. Objetivos Institucionales: son los propósitos que la entidad se ha propuesto alcanzar de acuerdo con su razón de ser (misión y visión) y su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico Cuatro (4) años y Plan de Acción: un (1) año. Plan Estratégico: documento que incluye los componentes de direccionamiento estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el marco del Plan Nacional de Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión, objetivos institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años. Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades e indicadores asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los resultados previstos. Presupuesto: estimación máxima de gastos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad. Seguimiento: es la descripción del estado de avance de los resultados programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso necesario. Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República. 4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL En el marco de lo dispuesto en la Ley 152 de 1994 y el Decreto 2482 de 2012 el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE formula el Plan Estratégico y los Planes de Acción, con base en el siguiente esquema: 4 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá a la entidad obtener los siguientes beneficios: Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados. Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna. Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión y visión. Impulsar las políticas del Presidente de la República. Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos. Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad. 5 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO El contexto estratégico es un diagnóstico que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República elabora a partir de un ejercicio participativo, orientado por la Oficina de Planeación para el cual se emplea la herramienta DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que permite hacer un análisis de los factores internos y externos que afectan la gestión de la Entidad. FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES AMENAZAS Situaciones externas, positivas, Situaciones negativas, externas a que se generan en el entorno y la entidad que pueden ser un que, una vez identificadas, riesgo para la entidad o pueden ser aprovechadas por dependencia. una entidad o dependencia FACTORES INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES Factores internos positivos que Elementos que constituyen puedan contribuir al desarrollo de barreras internas que puedan la gestión de una entidad o impedir el desarrollo de la gestión dependencia. de una entidad o dependencia Para realizar este ejercicio se programan reuniones con los directivos de la entidad para identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades las cuales se consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta información será insumo para la revisión y ajuste de los lineamientos estratégicos Misión, Visión, Políticas, Objetivos Institucionales, Principios y Valores. La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro años, de acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta como un referente para la formulación de los planes de acción. 6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración que muestra cuándo una institución alcanza los resultados y objetivos definidos en un mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adoptó como perspectivas del BSC las Políticas de Desarrollo Administrativo definidas 6 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 en el Decreto 2482 de 2012, en razón de lo anterior el BSC de la Presidencia se construye teniendo en cuenta 5 perspectivas: Perspectiva Gestión misional y de Gobierno: Orientada al logro de las metas establecidas, para el cumplimiento de su misión Transparencia, participación y servicio al ciudadano: Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública. Gestión del Talento Humano: Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos Eficiencia Administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios Gestión financiera: Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales directamente relacionados con las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, quedando un esquema de alineación ascendente, partiendo de los objetivos ubicados en las perspectivas: Gestión Financiera, Gestión del Talento Humano, Eficiencia Administrativa, Transparencia participación y servicio al ciudadano y Gestión Misional y de Gobierno. Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa estratégico, el cual es una representación gráfica que muestra la alineación entre las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, las políticas de desarrollo administrativo y los objetivos de la entidad ubicados dentro de las perspectivas anteriormente descritas. A modo de ejemplo el mapa estratégico del DAPRE sería así: 7 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 7. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN Todas las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la República – Dapre, conforme con el Decreto de estructura vigente, deben formular planes de acción con el propósito de alinearlos al mecanismo de evaluación del desempeño, articulándolos a los objetivos institucionales en el marco de sus competencias legales. Es de anotar que las acciones desarrolladas por los grupos de trabajo, harán parte de los planes de las dependencias a las que pertenecen. El Jefe de la dependencia es el responsable, junto con su equipo de trabajo, de formular la propuesta del plan de acción para la vigencia a partir de los siguientes lineamientos: 8 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 a. Identificar dentro de los seis (6) objetivos institucionales definidos para el periodo de Gobierno 2015-2018, el objetivo al que está alineada de forma directa la gestión de la dependencia. b. Definir estrategias alineadas al objetivo identificado considerando los siguientes aspectos: En lo posible debe darse continuidad a las estrategias planteadas al inicio del cuatrienio, teniendo en cuenta el horizonte del objetivo institucional (4 años). Por lo tanto, en las estrategias que permanecen se agregarán las actividades correspondientes a la vigencia. Se podrán crear nuevas estrategias asociadas con alguno de los objetivos institucionales ya definidos. Las nuevas estrategias definidas deben estar alineadas a las políticas de desarrollo administrativo establecidas en el decreto 2482 de 2012. Las estrategias deberán responder a la gestión de las dependencias de acuerdo con sus funciones y competencias, establecidas en el decreto de estructura vigente del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y en las demás que les aplique. En el caso de tener proyectos de inversión, las estrategias deben corresponder a los objetivos específicos del proyecto. La propuesta definitiva será presentada a consideración del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, previa aprobación del Director de Gestión General. c. Formular indicadores por estrategia: Cada estrategia debe contar con al menos un indicador de eficacia, eficiencia o efectividad. Para cada indicador se debe diligenciar el formato de caracterización de indicadores F-DE-30. Los indicadores deben medir la gestión de la dependencia, sin extralimitarse a medir los indicadores de gobierno que dependan de la gestión de otras entidades. Los indicadores formulados deben contribuir a las estrategias de la dependencia y al logro de los objetivos estratégicos institucionales y no al logro de actividades o tareas. Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno -SINERGIA-, se priorizarán en el Plan Estratégico Institucional. Es necesario alinear los indicadores de los proyectos de inversión a la estrategia definida que corresponderá al objetivo específico, cuando aplique. 9 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Los indicadores que fueron priorizados en la vigencia anterior, que hacen parte del Plan Estratégico Institucional deberán continuar priorizados. d. Para las dependencias con presupuesto asignado: El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los planes de acción. Si la dependencia tiene proyecto de inversión a cargo, el valor de las estrategias debe corresponder a la sumatoria de las actividades de cada objetivo específico del proyecto de inversión, de acuerdo con lo programado en la ficha EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (transferencias, gastos generales y/o gastos de personal), debe tener como referente el cupo asignado para el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. e. Para la formulación y aprobación de las actividades o tareas se debe tener en cuenta: Con el fin de que cada funcionario del Dapre pueda desarrollar su evaluación de desempeño laboral, la cual debe estar alineada con las actividades definidas en el plan de acción de la dependencia, es necesario que todos los funcionarios se vean reflejados, es decir, ya sea como responsables de las actividades o recursos de las mismas. Cada actividad o tarea debe tener fecha de inicio y fecha de fin. La descripción de la actividad deberá contener las acciones y productos que se van a generar, es decir los entregables esperados. La actividad o tarea debe tener un peso asignado. La solicitud de aprobación del plan de acción a través del sistema SIGEPRE deben contar con las fichas de los indicadores asociados a las estrategias. Dichas fichas deben estar completamente diligenciadas. 7.1 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN En el marco del Decreto 2482 de 2012 el modelo permite a través de una planeación integral, simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes e informes. A continuación se presentan los aspectos a tener en cuenta en la formulación de los planes. 7.1.1 Plan Estratégico Sectorial Aquellas dependencias que tienen bajo su responsabilidad indicadores del Plan Estratégico Sectorial, deberán reflejar en el Plan de Acción las actividades que 10 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 contribuyen al cumplimiento de dichos indicadores y se identificarán como PES“AÑO VIGENCIA” y deben asociarlos a la estrategia correspondiente. 7.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana a. Administración de Riesgos Cada dependencia contará con la estrategia transversal “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica”, en la cual se incluirá la actividad “Administración de los riesgos de la dependencia”. Las actividades relacionadas con este componente deberán tener el identificador R-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. b. Racionalización de Trámites Las dependencias que tienen a cargo trámites o servicios que sean susceptibles de racionalizar, deberán incluir las actividades que desarrollarán. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse TPAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final de nombre. c. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover la Participación Ciudadana y la Rendición de Cuentas, como ejercicios adicionales de la audiencia pública, de acuerdo con lo establecido en los “Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas” L-DE-03. Estas acciones podrán estar relacionadas con: - Elaboración de normatividad. Formulación y ejecución de políticas públicas, programas y/o proyectos. Publicación de informes o documentos elaborados por la dependencia. Acciones de apertura de datos. Acciones que involucren a la ciudadanía (virtual o presencial). Innovación abierta Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, los canales que las dependencias pueden usar son los siguientes, y deben ser registrados en el seguimiento realizado a cada una de las acciones 11 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 definidas: Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios, Foros Virtuales, Ferias de la gestión con pabellones temáticos, Audiencias públicas participativas, Audiencias públicas participativas virtuales, Tiendas temáticas o sectoriales, Mesas de diálogo regionales o temáticas, Reuniones zonales, Blog, Teleconferencias interactivas, Redes Sociales, Chat, Llamadas telefónicas, Blog, Observatorios ciudadanos Se debe incluir en la descripción, el incentivo que defina la dependencia para motivar la cultura de rendición de cuentas. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como PCRC-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. d. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano La Subdirección de Operaciones deberá incorporar actividades relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la atención que se brinda al ciudadano. La Oficina de Planeación deberá incorporar actividades relacionadas con la medición de la percepción del cliente y otras partes interesadas. La Subdirección de Operaciones en coordinación con el Área de Talento Humano deberán incorporar actividades relacionadas con el fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos en atención a la ciudadanía. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como AC-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. e. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Las dependencias que tengan responsabilidades frente al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, tendrán una actividad en la estrategia transversal del Sigepre. Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la promoción e implementación de la política de acceso a la información pública, es decir, transparencia activa, transparencia pasiva, instrumentos de gestión de información y la aplicación de criterio diferencial1. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como TAI-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. Para mayor información consultar el documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en la ruta: http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Documents/Estrategia-Construccion-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-v2.pdf 1 12 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 7.1.3 Estrategia transversal de GEL El Área de Tecnología y Sistemas de Información lidera al interior de la Entidad la implementación de la estrategia GEL, por ende, otras dependencias harán parte como responsables y deberán incluir actividades relacionadas con este tema en su plan de acción. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como GEL-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. 7.1.4 Plan Estratégico de Seguridad Vial El Área Administrativa lidera al interior de la Entidad la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial, por ende, otras dependencias harán parte como responsables y deberán incluir actividades relacionadas con este tema en su plan de acción. Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como PSV-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre. 7.1.5 Plan de Víctimas Las dependencias que hacen parte del Sistema Nacional de Atención y Reparación a Víctimas –SNARIV-, deben contemplar dentro de su plan de acción las actividades e indicadores que harán parte del Plan de Acción de Víctimas del DAPRE para esta vigencia. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos de acuerdo con lo establecido por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - UARIV: El mapa conceptual de la Política Pública de Víctimas formulado por la UARIV, con el objetivo de definir a qué componente de la política y línea de acción está alineada su gestión2. Las recomendaciones realizadas por la UARIV en los informes de certificación respecto a su contribución en el goce efectivo de derechos (verdad, justicia y reparación). Las competencias que le apliquen en materia de víctimas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1448 de 2011. Los resultados de la encuesta de Goce Efectivo de Derechos. 2 http://www.unidadvictimas.gov.co/es/snariv/mapa-conceptual-de-pol%C3%ADtica-p%C3%BAblica/13363 13 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Atender las sentencias de la Corte establecidas en los autos (Sentencia T025); El Principio de Enfoque Diferencial, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1448 de 2011. Para mayor información consulte la página web http://rni.unidadvictimas.gov.co/?q=taxonomy/term/33 Las actividades formuladas deberán identificarse como VIC-”AÑO VIGENCIA”, al final de nombre. Las dependencias que cuenten con actividades en el Plan de Fortalecimiento de Víctimas contarán con una estrategia transversal cuyas actividades serán identificadas como FOVIC-”AÑO VIGENCIA” 7.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES Desde la Oficina de Planeación se han planteado las siguientes estrategias transversales relacionadas con: El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica. Implementación de la Estrategia GEL. La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados. El Fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes. Plan de Fortalecimiento de Víctimas. 7.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA La versión preliminar del plan de acción de las dependencias misionales debe ser sometida a consideración de la ciudadanía, usuarios y otros grupos de interés a través de espacios como: Reuniones colectivas Consulta individual Encuesta a organizaciones sociales Vía internet (Foros virtuales, chat, redes sociales, correo electrónico, etc.) Llamadas telefónicas (Fijo y móvil) Es de aclarar que uno de los mecanismos a usar de forma estándar y general será la Página Web de la Entidad y las Páginas Web de las dependencias. 14 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Las observaciones recibidas de igual forma se deberán publicar e informar las acciones tomadas frente a estas. 8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en cuenta el siguiente flujo: Gráfica 1: Flujo de formulación de los Planes de Acción 1 •Formular planes por estrategia e indicadores por estrategia alineados con los objetivos institucionales (Plan de acción). 2 •El enlace de la dependencia realiza la creación de planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE y elabora las fichas de los indicadores por estrategia. 3 •El enlace de la dependencia realiza la solicitud de creación de los Planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE módulo de mejoras – solicitar – creación; modificación cancelación Plan Estratégico y de Acción 4 5 6 7 •Los asesores de la Oficina de Planeación realizan la revisión al plan. •La Jefe de la Oficina de Planeación da el Visto Bueno. •El Director Gestión General aprueba el plan o lo devuelve para ajustes •El Jefe de la Oficina de Planeación coordina la publicación del plan en la página WEB de la Entidad A continuación se muestra el paso a paso para el registro de la información en el aplicativo Sigepre. Se debe ingresar el aplicativo Sigepre a través de la Intranet o del acceso directo que se encuentra en su escritorio. Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña (asignado a su equipo). 15 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planes, opción Planes, Crear, como se muestra a continuación: 16 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 A continuación se describen los campos que se deben diligenciar en el configurador de los Planes en el aplicativo Sigepre para la creación o formulación de los Planes por estrategias. En el evento en que la estrategia existente tenga continuidad, sólo bastará agregar las actividades asociadas para la vigencia correspondiente. a. Crear plan por estrategia La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los campos para la creación del Plan por estrategia: Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es necesario que el nombre del plan conserve el formato: PA–2015-2018 Nombre dependencia Estrategia N. Por ejemplo: PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2 Descripción: se debe narrar de qué se trata la estrategia que se está formulando. Responsable: nombre de la persona que está formulando el plan. Responsable Línea base: nombre de la persona que está formulando el plan. Escala: seleccionar la opción “Escala para indicadores – flexible” Presupuesto: se registra el valor total del presupuesto proyectado o asignado para la vigencia para lograr el cumplimiento de la estrategia. La fuente de recursos puede ser funcionamiento, inversión y/o recursos de cooperación internacional, si aplica. Si la dependencia tiene proyecto de Inversión a cargo, el valor de la estrategia debe corresponder al objetivo específico del proyecto de inversión de acuerdo con lo programado en la ficha EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (servicios personales indirectos) se debe tener como referente el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. Si la dependencia tiene recursos de cooperación cuantificables, los debe reportar. Si no cuenta con presupuesto se deja vacío. Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el proceso en el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia. 17 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia responsable del plan por estrategia. Crear iniciativa: al escoger la opción crear iniciativa el aplicativo automáticamente convertirá el plan de la estrategia que se está creando en una iniciativa asociada al módulo BSC. Para la creación de los planes de acción por estrategias siempre se debe seleccionar esta opción. Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción “flexible” Modo de acceso: se debe seleccionar la opción “Colaborativo” Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo “Típica” Estrategias Transversales PND: seleccionar de la lista la estrategia transversal del Plan Nacional de Desarrollo del periodo del gobierno a la que apunta el plan. Perspectiva BSC: seleccionar la perspectiva alineada al objetivo institucional. El modelo del Dapre toma como referente las políticas de desarrollo administrativo. Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual le apunta el plan por estrategia. Estrategia Priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no. Indicador Priorizado: registre el nombre del indicador priorizado. En este punto es importante tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Los indicadores priorizados conformarán el plan estratégico de la entidad. 18 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en “Guardar”. El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa. 19 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 A continuación se presenta la creación del plan por estrategia en el aplicativo: b. Formular las Estrategias Una vez creado el plan, la siguiente etapa hace referencia a la formulación de estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo Planes- consultar. Al identificar el plan creado se debe dar la opción “Explorar”. 20 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Posteriormente, para ingresar la estrategia del plan (categoría) seleccione la opción agregar, como se muestra a continuación: El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia (Categoría) y el responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia. 21 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 A continuación pulse “Guardar”. NOTA: En el primer año del cuatrienio es necesario registrar las estrategias correspondientes a cada uno de los 4 años con el propósito de llevar la trazabilidad y anualmente se agregarán las actividades correspondientes a cada vigencia. En la formulación de la(s) estrategia(s) del plan de acción de la dependencia, se debe incluir las siguientes estrategias transversales bajo las orientaciones de la Oficina de Planeación: El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica. La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados. (Cuando aplique) El Fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes. (Cuando aplique) La implementación de la Estrategia GEL (cuando aplique) c. Formulación de las actividades: Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es necesario crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado y al explorar 22 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría y en Tareas se deben agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar, como se muestra: A continuación se debe diligenciar la siguiente información: Nombre: registre el nombre de la actividad. 23 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Descripción: detallar brevemente en qué consiste la actividad. Responsable: registre el nombre de la persona responsable de la dependencia para efecto de cargue de información. Puntos: de acuerdo con la cantidad de actividades de la estrategia se registra el peso de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los puntos de la estrategia deben sumar 100. Presupuesto: corresponde a la estimación de recursos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia durante la vigencia. El seguimiento al presupuesto se realizará a través del Plan Anual de Adquisiciones. Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la actividad. Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada la actividad. Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda agregar los nombres de las personas que van a registrar información de la actividad. Entregables: registre los productos esperados de la actividad. Para finalizar seleccione Guardar. 24 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar el nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la actividad. 25 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Es necesario diligenciar la información de “Entregables”. Éstos corresponden a los productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el alcance de la misma. Esta información es Obligatoria, dado que sistema validará que se haya registrado como prerrequisito para la aprobación. Por último se da clic en la opción Guardar. d. Creación de indicadores Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las dependencias tendrán que formular en el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, de acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar como mínimo con un indicador de eficiencia, eficacia y en los casos que sea posible de efectividad (impacto). 26 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Una vez el Plan por estrategia ha sido creado en el sistema y las fichas de los indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente diligenciadas, se debe realizar la solicitud de aprobación, para lo cual deberá ingresar al módulo de Mejoras – solicitar se diligencian los campos como se demuestra a continuación. Solicitud de aprobación del plan de acción en el aplicativo Sigepre. Una vez la solicitud ha sido generada el sistema crea un código de la mejora y solicita diligenciar el soporte a la modificación, se adjuntan las fichas diligenciadas de los indicadores formato F-DE-30 por cada una de las estrategias del plan (archivos adjuntos) y en la parte de conceptos asociados se adjunta el plan de acción previamente creado en el sistema. 27 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con los adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y plan de acción), el flujo continúa para la aprobación del Jefe de la Dependencia el cual registra el comentario de aprobación y posteriormente da clic en el botón Continuar flujo. 28 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 La solicitud pasa a un funcionario de la Oficina de Planeación quien realiza una revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en la fichas de los indicadores. El responsable de revisar el plan en la Oficina de Planeación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: - Cada estrategia del mapa estratégico debe contar con al menos un indicador de eficacia, eficiencia o efectividad y en el caso que aplique, de impacto. - Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización de indicadores. - Los indicadores formulados deben contribuir a las estrategias de la dependencia y al logro de los objetivos estratégicos institucionales y no al logro de actividades o tareas. - Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores de los proyectos. Esto no excluye la definición de estrategias que no requieran recursos. - El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los planes de acción. - Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno – SINERGIA deben estar priorizados en las estrategias de los planes de acción. 29 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Una vez la calidad de la información ha sido revisada, cierra línea base y envía para aprobación del Jefe de la Oficina de Planeación quien dará su aprobación o solicitará ajustes. Se envía para aprobación del Director de Gestión General, el plan contiene la información de las estrategias e indicadores. El plan cumple con los requerimientos metodológicos de la Oficina de Planeación. De la misma manera que en la figura anterior el Director de Gestión General realiza la aprobación y finaliza el flujo. 30 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo flujo de aprobación a través del aplicativo Sigepre; con las variaciones que se muestran a continuación. Cuando la solicitud de modificación solo contempla la modificación de indicadores y metas, el enlace de la dependencia debe realizar la solicitud de modificación a través del aplicativo Sigepre – módulo mejoras – solicitar - flujo Creación, modificación o eliminación Indicadores como se indica a continuación: 31 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Nota: 1. Si surge una modificación de plan de acción e indicadores de plan de acción o estratégico, se debe realizar la solicitud por medio de una única mejora en el aplicativo SIGEPRE. La modificación debe estar plenamente justificada, soportada y expresada en forma concreta; y debe solicitarse con antelación a la fecha de finalización de las actividades para ser revisada por parte de la Oficina de Planeación previo a la aprobación o rechazo del Director de Gestión General. 2. Si los proyectos de inversión son actualizados acorde con el Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión P-DE-07, y afectan estrategias, actividades, indicadores o presupuesto alineados al plan de acción, las dependencias deberán solicitar modificación a través del Módulo de Mejoras de aplicativo SIGEPRE. Aprobación de los Planes de Acción Una vez revisada la información de los planes de acción (Planes por estrategia e indicadores por estrategia) se consolida y se remite para la aprobación del Director Gestión General; una vez aprobado se publica en el aplicativo Sigepre y página web de la Entidad. 32 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 10. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Los funcionarios responsables de actividades e indicadores y los definidos como recurso deberán registrar los avances parciales y totales, y dado el caso con sus respectivas evidencias en el aplicativo Sigepre. Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia registran la información dentro de los tiempos de ejecución programados para las actividades, Módulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran las actividades del plan de su dependencia dando clic en explorar tarea. Posteriormente, en el pantallazo siguiente es necesario buscar ACCIONES y allí hacer “clic” en Agregar y diligenciar los datos requeridos, así: Una vez explore la estrategia correspondiente, se desplegará la información y el usuario deberá agregar la información del período a reportar utilizando la opción “Agregar”. 33 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 A continuación se despliega una ventana que permite registrar la información de avance. Es necesario registrar los soportes que den cuenta del avance así como los entregables de la actividad. 34 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual el responsable inició la acción o actividad. Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual termina la acción o la actividad. Tiempo tarea: este campo lo calcula el sistema a partir de la fecha inicial real y la ficha final real. Tarea para aprobar: cuando ya se registra la última acción se marca este punto y automáticamente pasa al jefe de la dependencia para aprobar la actividad. Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada. Acción: se describe en forma concreta la gestión realizada durante el período de duración. 35 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los archivos que soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic en examinar se busca el archivo, una vez seleccionado, dar agregar a la lista y guardar. Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a la actividad, como por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, entre otros. Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de la actividad tales como reportes, informes, documentos, etc. Los entregables se constituyen en las evidencias de la actividad y prerrequisito para la aprobación de la tarea. Los usuarios deben registrar la información de avance durante el tiempo de ejecución programado sin esperar el vencimiento de la actividad. Nota: Para la aplicación del criterio de oportunidad, el avance de las actividades deben contar con registro de información reportada dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), y aplica para los indicadores según su periodicidad. Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban los avances de las actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- tareas por aprobar. Pasos de aprobación de las actividades de los planes de acción: Para el caso de los indicadores la información se registra ingresando en el Módulo – Indicadores- Árboles de entrada manual – ingresar valores–buscar- mis variables y reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador; posteriormente se realiza el análisis de los datos registrados. 36 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico 1 2 Código: G-DE-02 Versión 12 • Punto de partida: Plan de Acción aprobado • El Enlace de la dependencia reporta avances de actividades e incluiye el entregable definido para la misma y envía para aprobación. • El Jefe de Dependencia aprueba o rechaza las tareas 3 4 • La Oficina de Planeación revisa y retroalimenta la calidad de la información registrada. 5 • La Oficina de Planeación genera reportes para presentación en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. A continuación seleccione la opción Ingresar valores: 37 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s) que se ingresará el dato(s) correspondiente al período que va a reportar: Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda: Los Responsables (Jefe dependencias) de los planes-, verificarán en el Aplicativo Módulo – Planes - Presentación Seguimiento planes de acción (Año 38 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 correspondiente), los datos de los indicadores del plan y podrán realizar sus comentarios diligenciando la siguiente información: Título: Registre el nombre del comentario general. Ejemplo: Análisis primer trimestre Comentario: Registre la información cualitativa del indicador (Análisis de datos). En el evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe sustentar las causas y formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el avance trimestral en el plan estratégico y planes de acción como resultado de la información registrada por las dependencias en SIGEPRE. El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos y a las políticas de Desarrollo Administrativo con sus resultados a una fecha de corte, así: 39 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance a nivel de dependencias así: 40 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 El sistema muestra los avances a nivel de dependencias a partir de la información registrada, por esta razón es muy importante diligenciar la información de seguimiento en forma oportuna dentro de los tiempos de ejecución programados, sin esperar a las fechas de finalización de las actividades. 41 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: G-DE-02 Versión 12 11. MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma, en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento o en documentos página inicial – Normograma por dependencias. 12. REQUISITOS TÉCNICOS. Norma técnica de la calidad NTCGP-1000:2009 numeral 5.3 Política de la calidad y 5.4 planificación 13. DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación Institucional Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores. Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE. Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. L-DE-03 Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas P-DE-07 Gestión de proyectos de inversión Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Oficina de Planeación 42