Recomendaciones AECOC para la Logística Prevención de

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Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
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Índice
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1 Introducción................................................................................................................. 4
1.1 Objetivos ............................................................................................................... 4
1.2 Alcance de la recomendación ............................................................................... 4
1.3 Metodología seguida ............................................................................................. 4
1.4 A quién va dirigida ................................................................................................. 5
1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones............................................................... 5
2 El cálculo de las Pérdidas ........................................................................................... 6
2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo ....................................... 6
2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario ................................................ 7
2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo ................ 8
2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario............................... 8
2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de
pérdidas ...................................................................................................................... 9
2.6 Conclusiones.........................................................................................................10
3 Las Pérdidas de Mercancía en el Transporte por Carretera .......................................10
3.1 Componentes de las Pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera ....11
3.2 Hurto / Robo interno en el Transporte de Mercancías por Carretera ....................11
3.2.1 Causas / Puntos de riesgo ...........................................................................11
3.2.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Interno ........12
3.3 Hurto / Robo externo en el Transporte de Mercancías por Carretera ...................18
3.3.1 Causas / Puntos de riesgo ...........................................................................18
3.3.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Externo .......18
3.4 Errores de gestión en el Transporte de Mercancías por Carretera .......................20
3.4.1 Causas / Puntos de riesgo ...........................................................................20
3.4.2 Mejores prácticas en la prevención y control de los errores de gestión .......21
3.5 Conclusiones.........................................................................................................21
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ANEXO I: Check - List de Seguridad para la Prevención de Pérdidas de Mercancía.
ANEXO II: Plan de Prevención de Pérdidas de Mercancía: Procedimiento para el
desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte de Mercancías por Carretera.
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1. Introducción
1.1 Objetivos
Esta recomendación de AECOC para la Prevención de las Pérdidas de mercancía en
el Transporte por Carretera tiene como principales objetivos:
ƒ
ƒ
Sensibilizar de la gravedad de este problema al conjunto del sector, señalando que
en el Transporte de Mercancías por Carretera se producen pérdidas.
Ofrecer modelos operativos de buenas prácticas para minimizar el impacto de los
tres factores causantes de pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera
(Hurto / Robo Externo, Hurto / Robo Interno y Errores de Gestión).
1.2 Alcance de la recomendación
Esta recomendación forma parte de un conjunto de recomendaciones orientadas a la
prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro. Estas
recomendaciones se componen de:
-
RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y
Almacenaje que incluye el Anexo I “Plan de Prevención de pérdidas de mercancía:
Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de
Distribución y Almacenaje.
-
RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en el Transporte por Carretera
que incluye el Anexo I “Check List de Seguridad” y el Anexo II “Procedimiento para
el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte por Carretera”.
(Presente documento).
El apartado 2 de las recomendaciones “El cálculo de las pérdidas” es común, siendo
los demás apartados los específicos de cada parte.
El alcance de la recomendación contempla las pérdidas durante el Transporte de
Mercancías por Carretera.
Así, a lo largo del documento se tratarán los puntos de riesgo, causas y mejores
prácticas que pretenden dar solución a las pérdidas ocurridas en, o durante el
transporte de mercancías por carretera.
1.3 Metodología seguida
Esta recomendación se ha desarrollado con la colaboración y consenso de las
empresas de Fabricantes, Distribuidores, Transportistas y Operadores Logísticos
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colaboradores de AECOC. Dichas empresas han colaborado ofreciendo sus
experiencias y conocimientos, así como ofreciendo soluciones o mejores prácticas
para el control, seguimiento, prevención y reducción de las Pérdidas en el Transporte
de Mercancías por Carretera.
1.4 A quién va dirigida
Esta RAL pretende ayudar a las empresas, fabricantes y distribuidores y transportistas
y operadores logísticos, a reducir el impacto de las pérdidas señalando sus puntos de
riesgo y sus causas a lo largo de las operaciones de transporte de mercancías por
carretera, así como ofreciendo mejores prácticas y herramientas que minimicen su
impacto.
No obstante, en cualquier empresa, el primer paso para reducir la incidencia de las
pérdidas es el de contar con el apoyo de la alta dirección y de los máximos
responsables de la compañía, entendiendo que las pérdidas no tienen una única
solución y que para prevenirlas y reducirlas debe contarse con la implicación de toda
la organización.
Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en el cálculo, prevención y control de las pérdidas en el Transporte de
Mercancías por Carretera. De esta forma, las causas, mejores prácticas y
herramientas que se proponen tienen incidencia en los siguientes departamentos:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Auditoría.
Control de gestión.
Seguridad.
Logística.
Transporte / Tráfico.
Comercial.
Recursos humanos.
1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones.
El ámbito de la recomendación serán las Pérdidas, tanto conocidas como
desconocidas; entendiendo la pérdida desconocida como una ineficiencia en los
procedimientos o sistemas de una empresa, bien sea por no estar definidos, por no
ser adecuados o porque no se apliquen.
De acuerdo a este ámbito, se definirán las pérdidas como:
ƒ
ƒ
Pérdida Desconocida: Diferencia entre los stocks teóricos y los stocks reales.
Aquella pérdida no identificada, no registrada o no contabilizada correctamente.
Pérdida Conocida: Cualquier pérdida detectada, registrada y contabilizada.
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Estas pérdidas tienen su origen en tres causas principales:
ƒ
ƒ
ƒ
Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa.
Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organización o
personas relacionadas laboralmente con la empresa.
Errores de Gestión: Derivados de fallos de gestión no intencionados. Por
ejemplo, la no contabilización de mermas por roturas, etc.
Donde Hurto y Robo tendrán las siguientes definiciones:
ƒ
ƒ
Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes
ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello la fuerza, violencia o
intimidación.
Hurto: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes
ajenos, con intención de lucrarse, sin el empleo para ello de la fuerza, violencia
o intimidación.
2. El cálculo de las Pérdidas en la cadena de suministro
En este apartado se analizará la manera en que las empresas pueden calcular el
alcance e impacto de las pérdidas. Para ello se abordarán:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
La diferencia de inventario y su metodología de cálculo.
Consideraciones sobre la diferencia de inventario.
Errores y puntos de riesgo que deben de tenerse en cuenta en el cálculo de la
diferencia de inventario.
Mejores prácticas en:
o El cálculo de la diferencia de inventario.
o La determinación del peso de los tres factores causantes de pérdidas en
la diferencia de inventario: hurto/robo externo, hurto/robo interno y
errores.
2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo
El primer paso para reducir y eliminar el impacto de las pérdidas en la empresa, es
conocer y recopilar información acerca de este problema. Para hacerlo, un paso
imprescindible es calcular la diferencia de inventario.
La diferencia de inventario es igual al inventario teórico menos el inventario real o
físico; es decir, lo que se debería tener de acuerdo con la actividad de la empresa, y
lo que realmente se tiene:
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ƒ
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Inventario Teórico = Inventario Inicial – Salidas de producto (Ventas,
devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto
(Compras, devoluciones de clientes)
Diferencia de Inventario = Inventario Teórico (Cantidad contable de que se
dispone administrativamente) – Inventario Real (Cantidad física de que se
dispone).
La valoración de las pérdidas en una empresa podrá variar según se trate de
Fabricante / Proveedor, Operador Logístico / Transportista o Distribuidor.
La valoración de las pérdidas se podrá efectuar según el precio de coste, el valor
declarado de la mercancía, o el precio en detallista. También podrá calcularse en
unidades o en valor económico.
Se recomienda que para un correcto control y gestión de la información las empresas
utilicen siempre la misma unidad de medida.
2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario
Como se ha indicado, la diferencia de inventario permitirá medir el alcance de las
pérdidas.
Esta medición no sólo se debe de utilizar para tener conocimiento del problema, sino
que también debe ser la base de la toma de decisiones sobre la corrección del mismo.
Así pues, las diferencias de inventario sirven para aplicar:
ƒ
ƒ
ƒ
La revisión o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logística,
seguridad, pedidos, etc.)
La adopción de medidas de seguridad puntuales sobre determinados
productos, zonas, medios, etc.
Las acciones para ubicar el producto en lugares más seguros.
Las medidas de corrección que se puedan tomar serán más eficientes cuanto mayor
sea la calidad de la información. Esta calidad vendrá determinada por:
ƒ
ƒ
El volumen de movimientos del área, diversidad de categorías y referencias,
etc.
La frecuencia del registro de la información.
Además, el cálculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que
pueda haber en el inventario teórico respecto de la actividad real. Este hecho es de
vital importancia ya que el inventario teórico es la base sobre la que se toman muchas
decisiones que traspasan el ámbito de las pérdidas.
Un inventario teórico deficiente puede derivar en:
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Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de información reflejan que
hay un producto en el almacén cuando en realidad no existe.
Cadena de suministro ineficiente, por ejemplo, la gestión de suministro se
establece a partir de los datos del inventario teórico. Datos erróneos de
inventario conducen a un suministro ineficiente.
2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo
En el cálculo del inventario teórico suelen producirse errores tales como:
ƒ
ƒ
Los producidos por movimientos de mercancías no registrados en el momento
de la realización del inventario físico.
Gestionar información errónea o incompleta. En este sentido son
especialmente críticos los siguientes procedimientos y documentos:
o Devoluciones de producto.
o Recepciones y expediciones incorrectas.
o Mercancía en Tránsito (p.e. entre almacenes de la misma compañía).
2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario
Ante todo se recomienda realizar inventarios físicos y teóricos y calcular la diferencia
de inventario puesto que:
ƒ
ƒ
ƒ
Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo.
Con esta información se tomarán mejores acciones de prevención y control.
Constituye una base para sensibilizar e implicar al personal de la empresa en
la prevención de las pérdidas.
Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al
riesgo que cada sección, categoría, producto, tenga a efectos de hurtos/robos y/o
errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideración:
ƒ
ƒ
ƒ
El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado 3.2.1 El
Hurto/Robo Interno en el Transporte de Mercancías por Carretera).
Las diferencias de inventario detectadas anteriormente.
La consistencia de los datos anteriores.
Con el objetivo de evitar errores, evitar altas tasas de incidencias que se producen en
el flujo físico, se recomienda que en el conteo de los inventarios físicos participen, de
forma directa o indirecta, responsables de los siguientes departamentos:
ƒ
ƒ
ƒ
Auditoría.
Control de gestión.
Logística / Operaciones.
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Transporte / Tráfico.
Cada empresa, según sus procesos, deberá definir los integrantes de los equipos de
conteo. En ningún caso participará el área de seguridad.
Se recomienda realizar acciones de formación y seguimiento a las personas
involucradas en el conteo del inventario físico.
Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las
últimas diferencias de inventarios calculadas, o bien la evolución de los datos no haya
sido muy consistente:
ƒ
ƒ
ƒ
Verificar los puntos de conflicto.
Revisar la metodología de cálculo.
Aumentar la frecuencia de cálculo.
Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de información que lo permitan
(programas informáticos, lectores, etc.), hacer el conteo del inventario físico cuando la
empresa no tenga actividad en determinadas áreas (expediciones, recepción de
mercancía, movimientos internos de mercancía, etc.)
Se recomienda aumentar el nivel de precisión de los inventarios en aquellas
categorías o productos con riesgos de pérdidas elevados. Para ello se deben:
ƒ
Verificar aquellos productos con diferencias de recuento.
2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes
de pérdida desconocida
Consideraciones previas:
ƒ
ƒ
El cálculo de la diferencia de inventario indica la cuantía de las pérdidas que ha
sufrido la empresa, pero en ningún caso permite determinar qué parte de esa
pérdida es debida al Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y a los Errores de
Gestión.
La única forma de obtener de obtener una aproximación a este dato es
recopilar información de los incidentes que se producen en la empresa, y a
partir de aquí, extraer conclusiones que permitan ponderar el peso de las tres
causas.
La ponderación de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la
situación, además de resultar útil en el momento de asignar recursos.
Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de pérdidas,
recopilar información y llevar un registro de aquellos hechos que son causa de
pérdidas, o bien de las pruebas que demuestran que se ha producido uno de estos
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hechos. Así pues las informaciones más útiles para determinar el peso de las tres
causas son:
ƒ Los intentos de hurto/robo que han sido detectados (producto, ruta, servicio,
etc.).
ƒ Las pruebas que demuestran que se ha producido un hurto/robo: cajas
abiertas, huecos en palets, precintos rotos, etc.
ƒ Discrepancias detectadas en el momento de la entrega / recepción.
Esta información ofrecerá una aproximación sobre el nivel de impacto que han
producido los hechos relativos a hurto/robo externo, hurto/robo interno o bien errores,
y en consecuencia, una aproximación al peso que ha tenido cada una de las tres
causas en el conjunto de la cifra de pérdidas.
La gestión de los registros de todos estos hechos que se producen en la empresa y
su análisis puede conllevar la aplicación de grandes recursos que no estarían
justificados. En estos casos, se recomienda realizar este seguimiento y posterior
análisis durante un periodo de tiempo determinado y para una muestra representativa,
extrapolando posteriormente las conclusiones obtenidas al conjunto de la empresa.
2.6 Conclusiones
Como conclusión, las medidas necesarias para ayudar a la toma de decisiones a
través del desarrollo y la identificación de buenas prácticas, consistirán en:
ƒ
ƒ
El registro de datos por producto.
Registro periódico y en cada almacén.
Estos datos ayudarán a identificar dónde se producen las pérdidas y facilitarán la
toma de decisiones sobre dónde aplicar las correcciones para controlarlas.
3. Las Pérdidas de mercancía en el Transporte por Carretera
Este apartado se estructura en tres bloques correspondientes a los tres factores
causantes de Pérdidas: Hurto/Robo Interno, Hurto/Robo Externo y Errores de Gestión.
Dentro de cada bloque se tratarán:
ƒ
ƒ
Las causas / puntos de riesgo: Se pretende señalar puntos críticos, áreas de
actuación... sobre los que centrar la atención, y posibles acciones de control y
prevención.
Las mejores prácticas y herramientas para la prevención y el control de las
Pérdidas de mercancía en el Transporte por Carretera.
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3.1 Componentes de las Pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera
Como anteriormente se ha indicado, los factores causantes de Pérdidas se agrupan
en tres categorías: Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y Errores de Gestión.
Hurto/Robo Interno
ƒ
Aquellos casos en los que los propios empleados de la empresa o empleados
ajenos pero relacionados comercialmente con la compañía se apropian sin
autorización de bienes o dinero.
Hurto/Robo Externo
ƒ
Aquellos casos en los que personas ajenas a la empresa o bandas
organizadas se apropian sin autorización de bienes o dinero.
Errores de Gestión en la cadena de suministro
ƒ
Pérdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relación a
productos mal identificados, productos que han sido dañados y no han sido
registrados, errores de lectura en código de barras, errores en las entregas de
mercancías (por ejemplo, falta de entregas debido a errores de picking y
expediciones de centros de distribución), alineamiento de ficheros maestros,
diferencias entre movimientos físicos y documentación, etc.
3.2 Hurto / Robo Interno en el Transporte por Carretera
3.2.1 Causas / Puntos de riesgo
La gestión de los recursos humanos de la empresa:
Los siguientes factores influyen en el comportamiento de los empleados y, por lo
tanto, también pueden actuar como inhibidores / potenciadores de ciertos
comportamientos deshonestos:
ƒ
ƒ
ƒ
Ambiente laboral: Nivel de implicación, motivación, etc.
Política de recursos humanos y de contratación: Temporalidad de los contratos,
rotación del personal, políticas de retribución, etc.
Adecuación del número de personas a la carga de trabajo.
El producto:
El riesgo de que sea un producto hurtado/robado aumentará en función de su
atractivo para el posible hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son:
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ƒ
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ƒ
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El valor.
La novedad.
La facilidad de venta.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.)
Estacionamientos y paradas.
Facilidad de consumo.
Los procedimientos:
La forma en que tengamos diseñados o se ejecuten los procedimientos será
determinante para inhibir o facilitar los comportamientos deshonestos. La no
existencia de procedimientos o el que no estén adaptados al tipo de mercancía y
actividad de la empresa puede ser un punto crítico. En este sentido, algunos de los
riesgos en la cadena de suministro son:
ƒ
ƒ
Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la
entrega, la carga y la descarga.
Las entregas en las que se desconoce su contenido exacto.
3.2.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto Interno
Ante todo, se recomienda establecer:
ƒ
ƒ
Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como
para aquellos procedimientos más críticos, además de hacer evaluaciones y
seguimientos constantes de la aplicación de estas normativas.
Las medidas de prevención y control de productos. Designar a los
responsables encargados de aplicarlas.
Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa,
departamento, organización, empleado...), una serie de factores que actúan como
potenciadores / inhibidores de comportamientos deshonestos. Los factores en
concreto son:
ƒ
La percepción del empleado acerca de las posibles repercusiones que pueda
tener un comportamiento deshonesto. Esta dependerá de:
o El riesgo a ser descubierto.
o La seguridad de ser sancionado.
o El sentirse infractor.
ƒ
La tentación. Esta variará en función de:
o La necesidad del empleado.
o El deseo del empleado.
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ƒ
ƒ
Nivel de tolerancia del personal en relación a las acciones deshonestas
contrarias a la empresa.
La facilidad que tiene el personal de la empresa para cometer un hurto interno.
Ésta variará en función de tres factores:
o Acceso a la mercancía.
o Tiempo disponible.
o Posición jerárquica que ocupa en la empresa.
La valoración de estos factores permitirá aplicar aquellas acciones de prevención y
control más adecuadas para cada caso. En concreto se trata de:
ƒ
Evitar percepciones en el personal como:
o “La empresa ya gana suficiente dinero”: En este caso existe un elevado
nivel de tolerancia hacia las personas que cometen acciones
deshonestas.
o “Aquí robar es muy fácil”: Los empleados no tienen miedo a ser
descubiertos y/o sancionados.
ƒ
Trabajar de manera eficiente el concepto de:
o “La empresa es mi casa”: Factores como la cultura corporativa, la
integración del empleado y la política de recursos humanos, actúan
como inhibidores de los deseos de hurto que los empleados puedan
tener.
Se recomienda implementar soluciones como:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Una formación adecuada a los transportistas en procedimientos, política de la
empresa y buenas prácticas.
Valorar el riesgo de pérdidas en los procedimientos e instalaciones.
Inspeccionar productos de alto riesgo.
Incrementar los medios de seguridad para productos de alto riesgo.
Transportar los productos de alto riesgo de hurto / robo en un transporte
adecuado y con las medidas de seguridad adecuadas (por ejemplo
contenedores de almacenamiento, precintos, etc.)
Las operaciones de transporte conllevan una serie de procedimientos de elevado
riesgo (carga, descarga, entregas...). Además debe tenerse en cuenta que las
acciones de hurto suelen cometerse con la complicidad de personas que tienen
acceso a la mercancía, ya sean externas o internas a la empresa.
Es por ello que se recomienda establecer un Método de cargas y descargas con los
siguientes objetivos:
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Garantizar que la mercancía que se carga coincide con la documentación.
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ƒ
ƒ
Garantizar que la mercancía descargada corresponda a la cargada.
Garantizar la carga de la mercancía en el camión en el mínimo tiempo.
Garantizar el mantenimiento de la temperatura de los productos
refrigerados y congelados.
Garantizar la carga de la mercancía en el camión sin ninguna rotura.
Garantizar la entrega de la mercancía en las mismas condiciones que se
cargó.
En este método hablamos en todo momento de las cargas y descargas que se
realizan tanto en el “Punto de Origen” como en el “Punto de destino”.
Carga de la mercancía
Comprobar la documentación de la carga
Preparar las condiciones de carga:
-
Antes de cargarlo, el camión estará limpio y en las condiciones higiénicas y de
seguridad adecuadas para el tipo de producto que se va cargar y transportar.
Antes de cargar la mercancía refrigerada o congelada, el camión estará
preenfriado para evitar posibles mermas.
El cargador dispondrá de los medios y áreas adecuados para realizar la carga.
Identificar la zona de carga:
-
Antes de cargar, estacionar el camión en la zona definida por el cargador.
Las zonas de carga deberán estar señalizadas para facilitar el posicionamiento
del camión.
Comprobar la autorización de carga:
-
En los centros en que se inicia la carga, el responsable de expedición dará la
autorización para poder realizar la carga. Siempre será necesaria la
autorización de un responsable del centro para realizar la carga de un
vehículo.
Ubicar el camión:
-
Aproximar el camión al muelle donde se ha de cargar en la hora pactada. Esta
hora puede variar en ± 15 minutos respecto a la hora pactada.
En caso posible, colocar la plataforma del muelle en el camión de forma
correcta.
Comprobar los medios:
-
Antes de iniciar la operación de carga verificar que los medios de carga y las
áreas están en condiciones adecuadas.
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-
Si los medios para realizar la carga no están en condiciones deberá entonces
ponerse en conocimiento del responsable del centro.
Carga del camión:
-
-
-
-
El transportista estará presente durante la operación de carga.
Durante el proceso de carga, el transportista comprobará que no haya
deterioros externos en la mercancía.
El transportista comprobará que la cantidad de unidades de carga que deben
cargarse coinciden con las previstas, de no ser así se comunicará al
responsable del centro.
El transportista y el cargador comprobarán que la temperatura del producto
que debe cargarse es la correcta. De no cumplirse con los criterios de
temperatura establecidos (según el producto), no se cargará y se comunicará
al responsable del centro.
El transportista comprobará que las unidades de carga que deben cargarse
tienen la estabilidad necesaria para ser transportadas. No se cargarán las
unidades de carga que no sean estables y así se comunicará dicha incidencia
al responsable del centro.
La carga de las unidades de carga se realizará de forma que se mantenga la
estabilidad y no se produzcan roturas. El transportista, en caso de que la
carga la realice el distribuidor o proveedor, validará según su criterio la
estabilidad de las unidades de carga, no autorizando la carga de ninguna
unidad que no esté en condiciones de ser transportada.
Una vez finalizada la carga del camión, el transportista asegurará la
estabilidad de las unidades de carga dentro del camión colocando barras de
sujeción o cintas tensoras previstas a tal fin en el caso que fuese necesario.
En el albarán se reflejarán las unidades de carga cargadas. Al transportista se
le entregarán copias diferentes del albarán con el objeto de que pueda
quedarse con una.
Cualquier incidencia de la mercancía que haya detectado el transportista la
reflejará en el albarán.
Restablecer los medios:
-
Una vez terminada la carga, se dejarán los medios empleados en el lugar
asignado.
Se dejará, en el caso de que la hubiera, la plataforma del muelle de forma
correcta.
Se sacará el camión del muelle.
Se cerrarán las puertas del camión.
En caso de productos refrigerados y congelados, se conectará el equipo de
frío a la temperatura necesaria, según el producto.
Si fuera necesario y siempre que sea posible, se precintará el camión en la
zona de carga.
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Entrega de la documentación para iniciar la salida del vehículo. Dicha
documentación será la legalmente necesaria, evitando el detalle innecesario que
facilite la identificación de mercancía susceptible de ser hurtada / robada.
Descarga de la mercancía
Comprobar la documentación de la descarga. En caso de existir precinto, se
comprobará que coincide con la documentación presentada.
Identificar zona de descarga:
-
Antes de descargar, estacionar el camión en la zona definida por el receptor.
Las zonas de descarga deberán estar señalizadas para facilitar el
posicionamiento del camión.
Comprobar autorización de descarga:
-
Acudir a la oficina de recepción a la hora pactada con una tolerancia de ± 10
minutos, entregar albarán (las dos copias) quedando a la espera de
asignación de muelle.
En caso de tener hora pactada, la asignación de muelle no deberá exceder
±10 minutos
En los centros en que se inicia la descarga, el responsable de recepción dará
la autorización para poder realizar la descarga. Siempre será necesaria la
autorización de un responsable del centro para realizar la descarga de un
vehículo.
Preparar condiciones de descarga:
-
El receptor dispondrá de los medios y áreas adecuados para realizar la
descarga.
Comprobar los medios:
-
Antes de iniciar la operación de descarga verificar que los medios y las áreas
de descarga están en condiciones adecuadas.
Si los medios para realizar la descarga no están en condiciones deberá
entonces ponerse en conocimiento del responsable del centro.
Ubicar el camión:
-
El transportista estará presente siempre durante la operación de descarga sea
por cuenta del proveedor, distribuidor u operador logístico.
En productos refrigerados o congelados, cuando el transportista ya tiene el
muelle asignado, aproximará el camión dejándolo ± 3 metros separado del
muelle.
Apagará el equipo de frío y abrirá las puertas del camión.
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Aproximará el camión al muelle y colocará, en caso de disponerse, la
plataforma del muelle en el camión de forma correcta.
De no ser refrigerado, aproximará el camión al muelle donde se ha de
descargar y colocará, en caso de disponerse, la plataforma del muelle en el
camión de forma correcta.
Descarga del camión:
-
-
-
-
-
-
-
El transportista estará presente siempre durante la operación de descarga sea
por cuenta del proveedor, distribuidor u operador logístico.
Durante el proceso de descarga, el transportista comprobará que no haya
deterioros externos en la mercancía.
El receptor comprobará que las unidades de carga que deben descargarse
tienen la estabilidad necesaria para ser manipuladas, almacenadas y
transportadas. No se descargarán, en caso que esté así pactado entre
proveedor y distribuidor, las unidades de carga que no sean estables.
La descarga de las unidades de carga se realizará de forma que se mantenga
la estabilidad y no se produzcan roturas. El transportista, en el caso de que la
carga la realice el distribuidor o proveedor, instruirá según su criterio la forma
en que deben desestibarse las unidades de carga.
En la recepción de mercancías, tanto el transportista como el receptor de la
mercancía, comprobarán que las unidades de carga descargadas coinciden
con las indicadas en el albarán. De no ser así se avisará al responsable del
centro.
En la recepción de mercancías, se comprobará que la temperatura del
producto es la que debe tener. Si alguna unidad de carga no cumple con los
criterios de temperatura, no se descargará y se avisará al responsable del
centro.
El receptor dará conformidad a la recepción de mercancía en cuanto a la
cantidad, la temperatura y condiciones de la misma mediante la aplicación de
un sello con firma y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer constar
el texto "Conforme salvo examen de contenido" de acuerdo a la LOTT (Ley de
Ordenación de los Transportes Terrestres) o a acuerdos entre las partes si los
hubiera. El receptor entregará al transportista el justificante de la descarga,
junto a una copia del albarán conformado del proveedor.
Se recomienda hacer controles en la entrada de mercancía para verificar que
llega en las condiciones y cantidad acordadas. En caso de no ser posible
hacer estos controles en todas las recepciones, se recomienda hacer
auditorías periódicas, muestreos aleatorios, acuerdos de calidad concertada
entre proveedor y cliente, etc.
El transportista nunca debe perder de vista la mercancía en el momento de la
descarga. En caso de que se aprecien deficiencias o posibles manipulaciones
en el embalaje de la mercancía, se recomienda verificar la mercancía. Toda
posible incidencia se reflejará por escrito en el albarán, que firmará el
transportista y el responsable de la recepción de la carga.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL – Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
Transporte por Carretera
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Restablecer los medios:
-
Una vez terminada la descarga, se dejarán los medios empleados en el lugar
asignado.
Se dejará, en el caso de que la hubiera, la plataforma del muelle de forma
correcta.
Se cerrará el muelle.
Se cerrarán las puertas del camión.
Entrega de la documentación para iniciar la marcha de salida.
Se sacará el camión del muelle.
3.3 Hurto Externo en el Transporte por Carretera
3.3.1 Causas / Puntos de riesgo
Tal como se ha comentado en el apartado anterior, se incrementa el riesgo de
hurto/robo cuanto más atractivo es el producto para el hurtador. Los parámetros que
determinan este atractivo son:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
El valor.
La novedad.
La facilidad de venta en mercados paralelos.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.)
Información acerca del transporte, rutas, paradas, etc.
3.3.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto Externo
Se recomienda tomar medidas de control y prevención en los siguientes ámbitos:
Se recomienda, sobre las funciones que el transportista debe desempeñar:
ƒ
ƒ
ƒ
Que esté presente durante la carga y la descarga.
Que asuma la responsabilidad de que la mercancía que figura en el albarán es
la que ha cargado, transportado y descargado en relación a las unidades de
expedición.
Contingencias. El cargador deberá definir las contingencias e incidencias
posibles y los procedimientos de actuación. Estos procedimientos se
comunicarán a los transportistas.
En cuanto al transporte urbano de mercancías:
ƒ
Por las condiciones de inseguridad predominantes en las áreas urbanas y para
prevenir el hurto / robo externo, se recomienda elaborar planes de ruta
urbanos, los cuales deben ser conocidos y cumplidos por el transportista en el
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ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL – Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
Transporte por Carretera
momento de recibir la mercancía. La entrega de dichos planes en el momento
de recibir la mercancía obedece al propósito de evitar las fugas de información.
Cada ciudad tiene zonas o trayectos con alto riesgo de siniestralidad. Se
recomienda disponer de un registro actualizado de esas zonas y trayectos e
incluirlos en los planes de ruta.
Se recomienda verificar la calidad del embalaje de las mercancías que se van a
transportar.
Se recomienda comprobar que el almacenamiento de la mercancía dentro del
vehículo se realiza de forma segura contra movimientos bruscos y evitando que
queden espacios que puedan facilitar el movimiento de la carga.
Cualquier anomalía que se presente se informará al responsable definido por la
empresa para recibir instrucciones.
Se recomienda tener un control sobre el mantenimiento del vehículo para que
esté siempre en buenas condiciones físicas, mecánicas y asépticas.
El transporte debe ser el adecuado al tipo de mercancía, y debe ir dotado de
los sistemas de seguridad que ésta requiera.
Se recomienda un control sobre estacionamientos y paradas, así como de las
zonas de difícil acceso en donde la zona de descarga está lejos del punto de
recepción.
Se recomienda la recogida de las incidencias ocurridas como fuente de
información de posibles pérdidas.
Se recomienda, en caso de ser necesario, dotar a los vehículos de medidas de
seguridad adicionales (precintos, GPS, etc.) que se utilizarán durante los
trayectos y paradas.
Se recomienda reducir los cobros en metálico y, en caso de ser necesarios,
dotar al transporte de las medidas de seguridad necesarias.
En cuanto al transporte de mercancías por carretera:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Se recomienda tener un plan de ruta que se entregará al conductor, quien
deberá firmarlo. En el plan de ruta se especificarán tiempos de recorrido, sitios
de descanso del conductor, etc.
Se recomienda elaborar un plan para cada una de las rutas establecidas por la
empresa y asignar a cada ruta un número de código. La idea es establecer un
código para cada ruta y que éstas se actualicen constantemente de acuerdo a
las condiciones de seguridad.
Para las actualizaciones es importante la retroalimentación de información con
autoridades, con otros vehículos de la empresa que estén transitando por la
ruta, etc.
Se recomienda verificar el embalaje de las mercancías que se van a
transportar.
Se recomienda comprobar que el almacenamiento de la mercancía dentro del
vehículo se realiza de forma segura contra movimientos bruscos y evitando que
queden espacios que puedan facilitar el movimiento de la carga.
Cualquier anomalía que se presente se informará al responsable definido por la
empresa para recibir instrucciones.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
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ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Se recomienda tener un check-list para control del vehículo donde se recojan
las condiciones mecánicas, asépticas y de seguridad del vehículo. Este
documento ha de ser firmado por el conductor.
Se recomienda, en caso de ser necesario, utilizar precintos que garanticen la
seguridad de la carga, así como hacer fotografías en el momento de la carga y
una vez colocado el precinto de seguridad.
Se recomienda verificar la documentación en el momento de la recepción de
mercancía.
Los conductores deben conocer los protocolos a seguir en caso de incidentes o
accidentes en carretera.
Se recomienda seleccionar el vehículo y el conductor teniendo en cuenta las
características de la mercancía a transportar. Deben evitarse:
o Sobremanipulación que deteriore la carga.
o Lonas en mal estado que permitan la filtración de polvo o agua.
o Protuberancias o filos que puedan dañar la carga.
o Carga compartida que no sea compatible.
o Carga compartida que sea compatible pero sobrepase el valor de la
póliza del seguro.
o Se recomienda tener en cuenta el modelo del vehículo y su estado
técnico y mecánico, sobre todo para mercancías delicadas.
En los casos en los que sea necesario, y en base a las necesidades de la empresa,
se recomienda aplicar tecnología de control y prevención en el transporte de
mercancías por carretera, elementos de disuasión y gestión de información tales
como: GPS, precintos, medidas de protección electrónica, EDI, etc.
3.4 Errores de Gestión en el Transporte de Mercancías por carretera
Los errores de gestión en operaciones relacionadas con el transporte de mercancía
por carretera suelen tener como consecuencia:
ƒ
La discrepancia entre los flujos físicos de mercancía y el flujo de información
asociada, que deriva en diferencias de inventario en origen y/o destino por:
o
o
o
o
Cantidades de producto incorrectas.
Productos incorrectos (referencia, formato...).
Incidencias ocurridas en cargas y descargas.
No registrar el deterioro de los productos o mermas durante el
transporte.
3.4.1 Causas / Puntos de riesgo
Los procedimientos que suponen un mayor riesgo de discrepancia entre el flujo físico
de mercancía y el flujo de información son:
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ƒ
ƒ
ƒ
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
Los procesos de entrega y recepción de la mercancía.
La gestión de las devoluciones.
Las mermas y roturas de productos.
El deterioro de los productos se debe a muchas causas, entre ellas cabe citar:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
No mantener una temperatura adecuada en el transporte que conserve los
productos.
No ejecutar una paletización correcta que evite desbordamientos de la
mercancía.
Una incorrecta manipulación.
Una incorrecta conducción del vehículo.
Un incorrecto embalaje del producto.
Una incorrecta estiba de la mercancía.
3.4.2 Mejores prácticas en la prevención y control de los Errores de Gestión
Se recomienda que la prevención y el control de los errores en el transporte de
mercancías por carretera se base en:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Una definición eficiente de los procedimientos más críticos.
El control sobre la ejecución de los mismos.
La gestión del flujo de la información adecuado.
La aplicación eficiente de las herramientas adecuadas.
Se recomienda realizar acciones formativas dirigidas a los transportistas sobre la
aplicación de:
ƒ
ƒ
Los procedimientos establecidos.
La gestión y el manejo de las herramientas necesarias.
Se recomienda el registro de:
ƒ
ƒ
Las pérdidas de material.
Las mermas o productos desechados como defectuosos fruto de la
manipulación.
Se recomiendan aplicar controles sobre:
ƒ
El peso y la calidad en la recepción de mercancía.
3.5 Conclusiones
A continuación se recomiendan, en distintas fases de implantación, algunas acciones
para la prevención de pérdidas:
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
Etapas
Largo Plazo
Centros de
Distribución y
Almacenaje
Transporte
Producto
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Medio Plazo
Diseñar e implementar
procesos y prácticas
para:
ƒ Distinguir y gestionar
“Productos de Alto
Riesgo”
ƒ Poner en
funcionamiento:
Auditorías, Fomentar
la Responsabilidad,
Formación.
Diseñar e implementar
Prevención de las
procesos y prácticas
Pérdidas:
para:
ƒ Diseño eficiente de
ƒ Distinguir y gestionar
los procesos.
“Productos de Alto
ƒ Colaboración con los
Riesgo”
distintos agentes de
ƒ Poner en
la Cadena.
funcionamiento:
ƒ Abrir áreas de
Auditorías, Fomentar
colaboración entre los
la Responsabilidad,
departamentos de
Formación.
seguridad y los de
operaciones.
Prevención de las
Pérdidas:
ƒ Diseño eficiente de
los procesos.
ƒ Colaboración con los
distintos agentes de
la Cadena.
ƒ Compras: Alinear el
ƒ Prevención de las
suministro con la
pérdidas relacionadas
demanda para
con el diseño del
prevenir el exceso de
producto, del envase
existencias.
y del embalaje, por
ƒ Implantar
ejemplo, sello de
procedimientos para
seguridad, que sea
la trazabilidad.
perceptible el
embalaje.
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Corto Plazo
ƒ Auditorías diarias y
registro y control de la
información y Normas
de actuación.
ƒ Gestión de
incidencias
ƒ Identificación de
zonas de “Productos
de Alto Riesgo”.
ƒ Auditorías diarias y
registro y control de la
información y Normas
de actuación.
ƒ Gestión de
incidencias
ƒ Comprobar que el
transporte se adecua
a la mercancía a
transportar.
ƒ Dotar al transporte de
medidas de seguridad
adecuadas.
ƒ Recogida de
incidencias en el
albarán como fuente
de información de
posibles pérdidas.
ƒ Correcta definición de
la unidad de carga
consensuada por las
partes.
ƒ Muestreos aleatorios
en la recepción de
mercancías.
ƒ Recuento regular
para la detección de
las pérdidas de
producto en tiempo
real.
ƒ Precintos en el
embalaje en caso de
ser necesario.
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Personal
Sistemas de
Comunicación
e Información
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
ƒ Asegurar el
compromiso del
personal.
ƒ Evitar las
oportunidades de
pérdida con medidas
tales como:
- Incentivos
- Normas en la
búsqueda de
personal
- Política antihurto
ƒ Labores de
sensibilización y firma
de acuerdos con
ETT’s,
Administraciones
Públicas, etc. en
relación a la
problemática de
pérdidas.
ƒ Prevención de
pérdidas diseñando
procesos eficientes.
ƒ Auditorías y registro y
ƒ Selección de
control de la
personal, por
información y Normas
ejemplo, solicitando
de actuación.
referencias o
ƒ Formación en
estableciendo
cuestiones de
controles de
seguridad y
comprobación de
prevención de
información curricular.
pérdidas.
ƒ Planificación de
recursos humanos
necesarios.
ƒ Formación y
sensibilización con la
política de la empresa
y los procedimientos
ƒ Seguimiento del
cumplimiento de las
normas.
ƒ Seguimiento del
cumplimiento de las
normas.
ƒ Gestión de
incidencias.
ƒ Alineamiento de
Ficheros Maestros.
Teniendo en cuenta las anteriores indicaciones se podría concluir que un
procedimiento de prevención de Pérdidas está basado en:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Cálculo de las pérdidas; permitiendo identificar las áreas de “vulnerabilidad” de
las distintas rutas y servicios y así emplear estrategias de prevención correctas.
Implantación de análisis y control de pérdidas por ruta, servicio, unidades de
mantenimiento de stock (SKU) y región, con el soporte de nuevas herramientas
de información sencillas.
Gestión de reclamaciones.
Automatización de procesos y agilización de los procedimientos de
comprobación de mercancías para evitar errores, tanto de gestión como de
procesos.
Seguimiento detallado del movimiento exacto de un producto a lo largo de todo
su recorrido para ver qué elementos han sido sustraídos y en qué lugar.
Seguimiento del cálculo de pérdidas y de los métodos de prevención y control.
En resumen, unas buenas prácticas en la prevención de Pérdidas en Transporte de
mercancías por carretera deben basarse en:
ƒ
ƒ
Soporte de la Dirección General y Financiera.
El trabajo y compromiso de un equipo de trabajo multidisciplinar (seguridad,
operaciones, tráfico, logística, auditoría).
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AECOC
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
Utilización de técnicas de optimización de la Cadena de Suministro (pedidos,
logística, rotación y caducidad, Alineamiento de Ficheros Maestros…).
Control, mediante indicadores, de las principales rutas y referencias, asignando
objetivos y responsabilidades.
Identificación de los Productos de Alto Riesgo que permita definir medios de
protección y el transporte adecuado.
Aplicación de un programa de prevención de pérdidas facilitado por inversiones
en seguridad.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
ANEXO I
Check - List de Seguridad para la Prevención
de Pérdidas de Mercancía en el Transporte por
Carretera.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
CHECK LIST PARA DIRECTORES Y RESPONSABLES DE SEGURIDAD PARA
LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS
GENERAL
1. Conocer la política de seguridad de la empresa.
2. Desarrollar e implementar un Plan de Seguridad.
3. Asegurar que tanto empleados como personal subcontratado conocen el Plan
de Seguridad.
4. Establecer vínculos con las fuerzas de seguridad del estado.
5. Asegurar o propiciar la seguridad de documentos y sistemas de información.
6. Mantener un registro exacto de las actividades relacionadas con la seguridad.
7. Tener acceso a los detalles de los vehículos, cargas y destinos disponibles.
8. Definir una política de confidencialidad de información.
NUEVO PERSONAL
1. Acorde a la política de RRHH de la empresa se verificará la autenticidad de
los documentos de acuerdo a la legislación vigente.
FORMACIÓN
1. Llevar a cabo formaciones regulares en temas relacionados con seguridad y
contingencias (comportamientos – vehículos – condiciones).
2. Realizar Manuales de Seguridad.
3. Realizar formularios para informar de incidentes.
VEHÍCULOS
1. Instalar equipamientos adecuados de seguridad en los vehículos y
comprobarlos periódicamente.
2. Utilizar precintos o cierres de seguridad para las cargas.
3. Valorar el riesgo de incluir rotulación externa del vehículo en remolques o
cabinas que puedan dar información sobre el contenido de la carga.
COMUNICACIÓN
1. Se recomienda valorar la implantación de sistemas de rastreo.
2. Establecer sistemas de comunicación con los conductores.
3. Ofrecer a los conductores toda la información relevante para poder
comunicarse con clientes, autoridades, asociaciones de transporte, etc.
4. Hacer hincapié en la necesidad de mantenerse en contacto.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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EMPLAZAMIENTOS Y LUGARES
1. Definir las áreas seguras de la empresa en función de los sistemas de
seguridad aplicados.
2. Definir una política de restricción de accesos por áreas y zonas.
3. Establecer controles de recepción y vigilancia para controlar los accesos.
4. Inspeccionar regularmente los distintos emplazamientos.
5. Mantener bajo seguridad todas las llaves.
6. Definir procedimientos para la utilización de llaves.
OPERACIONES
1. Asegurarse de que los transportistas están totalmente informados y conozcan:
- Las rutas y las áreas de estacionamiento.
- El destino.
- Los procedimientos de seguridad.
- Los procedimientos de informe de incidentes.
- Los protocolos de actuación.
CONTACTOS: Fuerzas de Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones,
Empleados, Embajadas, etc.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
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CHECK LIST DE SEGURIDAD PARA EL CARGADOR DE LA MERCANCÍA PARA
LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS
GESTIÓN DE PERSONAL Y EMPLAZAMIENTOS
1.
2.
3.
4.
Seleccionar y controlar al personal responsable de las expediciones.
Establecer un sistema de seguridad para expediciones.
Limitar el acceso a las plataformas de carga.
Introducir auditorías internas de seguridad de forma regular.
FORMACIÓN
1. Formar a todo el personal en los procedimientos de seguridad.
PREVENCIÓN DE ROBOS
1. Proteger toda la información referente a los envíos, definiendo una política de
confidencialidad adecuada.
TRANSPORTE
1. Coordinarse con el suministrador del transporte respecto a:
- Vehículos apropiados.
- Horas de carga y lugares.
- Información necesaria sobre la ruta y destino.
PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.
4.
5.
Coordinarse con el receptor de la mercancía.
Identificación de vehículos y conductores.
Controlar completamente las operaciones relacionadas con el transporte.
Asegurarse de recibir el informe de entrega.
Asegurarse de que el personal cumple con las especificaciones de seguridad
requeridas.
SEGURIDAD DE LA CARGA
1. Estar presente o supervisar la carga.
2. Utilizar los envases, embalajes y etiquetados apropiados.
3. Asegurarse de que el procedimiento de precintado se ha llevado a cabo
correctamente.
4. Cambiar periódicamente los códigos de la carga, los colores y los precintos.
5. Definir procedimientos específicos para cargas de elevado valor.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
ENTREGAS
1. Dirección precisa incluyendo el número de teléfono.
2. Documentación de la carga que se precise.
3. Coordinarse con el destinatario e informar al operador de transporte de la
hora de entrega acordada.
DOCUMENTACIÓN
1. Asegurarse de que la información y los seguros están en orden.
CONTINGENCIAS
1. Disponer de un protocolo de actuación para las posibles contingencias que
puedan ocurrir.
TELÉFONOS DE CONTACTO: Origen y destino de la mercancía, Fuerzas de
Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones, Empleados, Embajadas, etc.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
CHECKLIST DE SEGURIDAD PARA CONDUCTORES PARA LA PREVENCIÓN
DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS
Verificado y
confirmado
(con un √ )
PLANIFICACIÓN DE RUTAS
Destino
En rutas programadas. No será
alterada sin permiso previo.
Ruta
Paradas para
repostar
Paradas para
dormir
CARGAS
Todo correcto
Documentación
Nº del precinto
Destinatario de
la mercancía
Nombre y
teléfono de la
persona de
contacto
Seguridad de
la carga
Seguridad del
container
Dispositivos de
seguridad
AECOC
Seguir un mantenimiento
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PARADAS
VEHÍCULO
No dejar las
llaves dentro
del vehículo
Vehículo
cerrado
totalmente y
con alarma
Cerrados los
compartimentos
de la carga
Revisión visual
del vehículo
Cuando se sale del vehículo
Cuando no esté ocupado
En todo momento
Al inicio y al final de la parada.
ZONA DE PARADA
SI
NO
Área de
Seguridad
PARADAS OBLIGATORIAS
Informar a la
central y dejar
constancia de la
parada
INTRUSIÓN EN LA CABINA O CARGA
Informar al
responsable de
la empresa
Informar a las
Fuerzas de
Seguridad del
Estado
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
ENTREGA
En el destino
fijado
A la hora de
entrega
acordada
Firma en el
Albarán de
entrega
Temperatura
de entrega
acordada
En mercancías de temperatura
controlada.
NÚMEROS DE TELÉFONOS DE EMERGENCIA: Origen y destino de la
mercancía, Fuerzas de Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones,
Empleados, Embajadas, etc.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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ANEXO II
Plan de Prevención de Pérdidas de Mercancía:
Procedimiento para el desarrollo de un Manual de
Seguridad en el Transporte de Mercancías por
Carretera.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
Borrador
1. Introducción
La seguridad es un factor fundamental en las empresas. Debe adaptarse a las
necesidades y situaciones propias de cada empresa para cumplir un buen servicio,
detectando amenazas y el nivel de riesgo a fin de minimizar las pérdidas causadas
por el hurto y robo de mercancías.
1.1 Objetivos
Este procedimiento pretende orientar a distribuidores, proveedores, operadores
logísticos y transportistas en la creación de un manual de seguridad para la aplicación
de las normas y procedimientos establecidos que permitan reducir el índice de
pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera.
1.2 A quién va dirigida
Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en la prevención y control de las pérdidas en el Transporte de
Mercancías por Carretera.
2. Marco Legal
Previo a la elaboración de un Manual de Seguridad se debe definir el marco legal,
decretos, resoluciones, normativas y leyes que puedan afectar en el entorno del
Transporte de Mercancías por Carretera. El marco legal para el transportista y
generador de la carga queda contemplado en la Ley 16/1987 de 30 de julio, de
Ordenación de los Transportes Terrestres (texto actualizado en noviembre 2006).
Asimismo, es preciso comprender, que no solamente se aplican las normas dirigidas a
la actividad como tal, sino que involucra todas las ramas del derecho, así:
Derecho Penal:
Cuando con ocasión o causa del ejercicio de la actividad de transporte, se constituya
un delito de conformidad con lo establecido en el código penal. Como ejemplo más
común de aplicación de este derecho se tiene el hurto / robo de las mercancías que
se están transportando.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Transporte por Carretera
Borrador
Derecho Administrativo:
Cuando la empresa de transporte incurre en violaciones de las normas de tránsito y
transporte, siendo las más comunes viajar con mercancía excediendo pesos y
medidas, no disponer de la carta de porte, etc.
Derecho civil:
Normalmente se tramitan mediante este derecho todos los siniestros que ocurran con
las mercancías, las reclamaciones ante las compañías de seguros y la
responsabilidad del transportista por incumplimiento de sus obligaciones.
3. Composición del equipo de seguridad
La Ley 23/1992, de 30 de Julio, de Seguridad Privada, dicta las normas necesarias
para determinar las medidas de seguridad que puedan ser impuestas a entidades y
establecimientos y aquellas actividades que quedan fuera del ámbito de aplicación del
Reglamento de Seguridad Privada.
Las funciones de los DIRECTORES DE SEGURIDAD vienen establecidas en los
artículos 95, 97 y 98 del Reglamento de Seguridad Privada, se destacan las
siguientes:
-
-
El análisis de las situaciones de riesgo y la planificación y programación de las
actuaciones precisas para la implantación y realización de los servicios de
seguridad.
La organización, dirección e inspección del personal y servicios de seguridad
privada.
La propuesta de los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como la
supervisión de su utilización, funcionamiento y conservación.
Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con los de las
correspondientes dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado.
Velar por la observancia de la regulación de seguridad aplicable.
Canalizar hacia las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado las comunicaciones de cualquier información relevante para la prevención,
el mantenimiento o restablecimiento de la seguridad ciudadana, así como todo
hecho delictivo del que tuviesen conocimiento en el ejercicio de sus funciones.
La propuesta o adopción de medidas para la subsanación de las deficiencias que
observen o les comunique el personal de seguridad en relación con los servicios o
sistemas de seguridad.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL – Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
Transporte por Carretera
Borrador
4. Procedimientos generales
En este apartado se desarrollarán las recomendaciones básicas de seguridad que
deben tener en cuenta las empresas distribuidoras, proveedoras y operadores
logísticos y de transporte.
4.1 Selección de personal
El proceso de selección de personal se realizará según los procedimientos habituales
de la empresa y debe incluir, adicionalmente a lo requerido, los siguientes procesos:
-
Verificación de la autenticidad de los documentos.
Comprobación de referencias laborales y personales, formación recibida,
certificados de capacitación, etc. conforme a la legislación vigente.
Petición de documentos originales.
Estos requisitos también serán aplicables a las empresas de trabajo temporal
encargadas de la selección de personal.
4.2 Selección de vehículos
Para la selección de vehículos se recomienda incluir los siguientes aspectos:
- Verificación de la propiedad del vehículo.
- Verificación de los seguros necesarios.
- Fotografías del vehículo por los cuatro costados en que se observen las placas del
mismo.
- Cumplimiento de todas las disposiciones legales vigentes.
- Ficha de mantenimiento del vehículo donde se registran los mantenimientos
efectuados.
- Establecer condiciones o características de aceptación de vehículos (modelo, tipo,
marca, color, motor, sistemas de comunicación, etc.), conforme a las necesidades
del servicio.
- Mantener actualizada la base de datos de vehículos. Establecer un plazo
prudencial para actualizar los datos de los vehículos.
- Confirmar antes de cada expedición la información personal y del vehículo
suministrada por cada conductor. Comprobar que esté actualizada.
- Elaborar una base de datos de personal y vehículos aceptados y rechazados.
4.3 Selección de clientes
Para la selección de clientes, y en caso de que se considerara necesario, se
recomienda un análisis previo de los riesgos, las amenazas, las vulnerabilidades y las
fortalezas en los siguientes ámbitos:
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL – Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
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Borrador
Administrativo.
Logístico y Operativo.
Económico.
Impacto corporativo.
Seguridad (cargas críticas, etc.).
4.4 Selección de la compañía de seguros
Se recomienda seleccionar una póliza de seguros que se adecue a los riesgos que
puedan sufrirse.
4.5 Programas de formación / capacitación.
Las empresas cargadoras y de transporte deben establecer una planificación de
programas de formación y capacitación para empleados que conformen la cadena
logística y de seguridad. La temática variará según las necesidades y se debe hacer
seguimiento de los resultados. Entre los temas a tratar estarían, entre otros:
-
El transporte de mercancía peligrosa o de alto riesgo.
El hurto y robo y sus implicaciones penales, familiares y sociales.
La delincuencia común y organizada.
La denuncia y la investigación.
La ejecución de protocolos para transportistas.
Primeros auxilios para conductores
Funciones y procedimientos del transportista.
La formación del personal de seguridad viene definida según el Real Decreto
2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada.
5. Medidas de seguridad
Ver RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en el Transporte por Carretera donde se
desarrollan las principales medidas de seguridad que deben adoptar las empresas de
proveedores, distribuidores, operadores logísticos y transportistas para hacer frente al
hurto y robo de mercancías.
6. Definición de protocolos
En este apartado se definen los protocolos que deben seguir los transportistas en caso
de hurto o robo de mercancía. Estos protocolos o procedimientos de actuación deben
figurar por escrito y ser conocidos por el personal de la empresa, pudiéndose firmar
éstos en el momento de la recepción de dicha información.
AECOC
Junio 2008
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AECOC
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL – Prevención de Pérdidas de Mercancía en el
Transporte por Carretera
Borrador
Hurto / Robo de mercancía
-
Informar de forma inmediata a quien corresponda según el protocolo.
Aportar la mayor cantidad de información, a ser posible por escrito, sobre los
hechos según protocolo (Check-List definidas, procedimientos de gestión de
incidencias, recogida de fotografías, etc.).
Interposición de la denuncia si procediera.
Elaboración de un informe de incidentes, con análisis y conclusiones de los
hechos ocurridos en caso de que se considerara necesario.
7. Definición de contingencias
Las contingencias son aquellas eventualidades que se pueden presentar en los
trayectos recorridos durante el transporte de mercancías.
Cada empresa deberá definir las contingencias que puedan ocurrirle y desarrollar los
procedimientos o protocolos de actuación adecuados a las mismas. Entre otras deben
tenerse en cuenta las siguientes:
-
Necesidad de cambiar de ruta por un accidente.
Cambio de cabeza tractora.
Avería mecánica.
Plan de ruta alternativo.
Zonas de alto riesgo – Puntos críticos.
Seguimiento del plan de ruta.
Puntos de control.
8. Denuncias
Las empresas deberán tener definido por escrito el momento en que se debe efectuar
una denuncia (por ejemplo, en el caso de ser hurtos repetitivos, robos, según el importe
de las pérdidas, etc.) así como el responsable por parte de la empresa de la
presentación de la misma y la forma de proceder.
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Junio 2008
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