PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 1 de 10 PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Elaboró: Revisó: Aprobó: .................................................. .................................................. .................................................. Firma y sello Firma y sello Firma y sello PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 2 de 10 INDICE 1. Objetivo ............................................................................................................ 3 2. Alcance............................................................................................................. 3 3. Referencias ...................................................................................................... 3 4. Responsables................................................................................................... 3 5. Metodología de Ejecución del Procedimiento................................................... 3 6. Registro ............................................................................................................ 5 7. Comunicaciones............................................................................................... 5 ANEXO 1 - Aspectos mínimos que el ORSEP debe supervisar respecto de las actividades de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E. ........................................ 6 I. Programa de Capacitación y Ejercitación................................................... 6 II. Informe de la Ejercitación realizada............................................................ 7 ANEXO 2a - Planilla para Evaluación del Programa de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E............................................................................................................. 9 ANEXO 2b - Planilla para Revisión del Informe de Ejercitación del P.A.D.E. ...... 10 PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 3 de 10 Este Procedimiento Especifico forma parte del Procedimiento General “Fiscalización del Manejo de la Emergencia” 1. Objetivo Verificar que el personal de cada Concesionaria realice actividades de capacitación y ejercitación adecuadas para la puesta en práctica de los Planes de Acción Durante Emergencia (P.A.D.E.) correspondientes, incluyendo simulacros que demuestren el grado de preparación frente a una eventual emergencia en una presa. 2. Alcance Abarca las tareas a desarrollar por el ORSEP para fiscalizar la capacitación y ejercitación del personal de cada Concesionaria para la puesta en práctica de los P.A.D.E.s. En el Anexo 1 se incluyen como guía los aspectos mínimos que el ORSEP debe supervisar respecto de las actividades de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E. 3. Referencias • Decreto N° 239/99 de creación del ORSEP. • Contratos de Concesión. • Procedimiento General Fiscalización del Manejo de la Emergencia. 4. Responsables Los Directores Regionales son responsables del cumplimiento de este Procedimiento Específico para “Supervisión de la Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E.” en sus respectivas jurisdicciones. Asimismo, en cada Unidad Organizativa designarán un Profesional de Planta encargado de coordinar e instrumentar su desarrollo como Responsable del Procedimiento Específico (RPE). 5. Metodología de Ejecución del Procedimiento Este procedimiento de fiscalización consiste en la revisión y aprobación del programa de capacitación y ejercitación, en el seguimiento de las actividades correspondientes y en la revisión del informe final presentado por la Concesionaria. Los pasos a seguir son los siguientes: PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 4 de 10 a) Recepción y registro en base de datos del Programa de capacitación y ejercitación del P.A.D.E. presentado por la Concesionaria. b) Copia de la nota y adjuntos, archivándose el ejemplar original. c) Entrega de copia de la documentación recibida al Director Regional quien lo deriva al Responsable del Procedimiento Específico (RPE) d) El RPE verifica la documentación usando como guía la Planilla para Evaluación del Programa de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E. incluida como Anexo 2a de este procedimiento, la cual debe recibir conformidad del área técnica correspondiente y visado del Director Regional. e) En caso de no existir conformidad en alguno de los aspectos de la documentación presentada, el RPE transmite las observaciones pertinentes a la Concesionaria para su aclaración. f) Una vez cumplimentada la verificación, se debe comunicar a la Concesionaria la aprobación del programa, solicitando la confirmación de las fechas indicadas en el cronograma de actividades. g) Durante la realización de las actividades de Capacitación y Ejercitación se debe mantener una fluida comunicación con la Concesionaria y si es posible, presenciar algunas de las actividades para disponer de mayor información en la evaluación del informe final correspondiente. h) Presentación por parte de la Concesionaria del informe de las actividades realizadas. Se registra en la base de datos y se deriva para su análisis por el RPE. i) El RPE verifica el informe presentado usando como guía la Planilla para Revisión del Informe de Ejercitación del P.A.D.E. incluida como Anexo 2b de este procedimiento, la cual debe recibir conformidad del área técnica correspondiente y visado del Director Regional. j) En caso de no existir conformidad en alguno de los aspectos del informe o en caso de ser necesario observar algunos aspectos del mismo, el RPE propone la comunicación formal a la Concesionaria o si dichas observaciones no se consideran sustanciales, las realiza directamente al responsable del P.A.D.E., utilizando Email, FAX o nota. k) Una vez cumplimentada la verificación, se procede al registro y archivo del informe. PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 5 de 10 6. Registro La documentación que integra el Procedimiento de Supervisión de la Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E está constituida por el programa e informe de la capacitación y ejercitación de la Concesionaria, las planillas de evaluación realizadas durante el desarrollo de este procedimiento y toda la correspondencia intercambiada por este motivo, en un todo de acuerdo con el Procedimiento General de Manejo de la Emergencia. 7. Comunicaciones No se prevén comunicaciones especiales a la finalización de este Procedimiento Específico. PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 6 de 10 ANEXO 1 - Aspectos mínimos que el ORSEP debe supervisar respecto de las actividades de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E. El ORSEP debe supervisar a las Concesionarias en el desarrollo de las actividades de capacitación y ejercitación a los efectos de que las mismas permitan satisfacer los objetivos propuestos. Dichas actividades deben enmarcarse dentro de un programa plurianual, cuya presentación debe ser requerida a las Concesionarias, de forma que exista una evolución y coherencia entre actividades realizadas en los años precedentes y subsiguientes. Asimismo, a los efectos de que se pueda analizar la tarea a realizar, en los puntos I y II siguientes se realiza un detalle de las mismas. Con anterioridad al inicio de este proceso deberá requerirse a las Concesionarias la presentación de la documentación con el nivel de detalle mencionado. Por otra parte, durante la realización de la ejercitación y / o capacitación, dentro del procedimiento de fiscalización, debe preverse que representantes del ORSEP realicen un seguimiento de su ejecución, participando en carácter de observadores, en alguno de los ejercicios previstos. I. Programa de Capacitación y Ejercitación Capacitación del Personal • Definición de objetivos que se prevé alcanzar con las actividades de capacitación. • Contenido de las actividades (temas a tratar, material bibliográfico o de texto a utilizar y o elaborar, material gráfico o audiovisual, etc.) con relación a los objetivos. • Antecedentes sobre él o los dictantes. • Designación del responsable de la coordinación y diagramación de los cursos. • Cronograma de actividades de capacitación • Indicación del personal participante y su función en la organización. • Previsión de evaluación del cumplimiento de los objetivos planteados Programa de Ejercitación PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 II. Revisión N° : 0 Hoja N° : 7 de 10 • Definición del tipo de ejercitación, indicando si se realizará un seminario de orientación, ejercicio de gabinete o ejercicios funcionales y los objetivos que se pretende alcanzar. • Descripción del desarrollo y alcance previsto para los ejercicios. • Preparación previa que deben tener los participantes, indicando si la poseen con anterioridad o si se brindará dentro de la ejercitación prevista. • Personal involucrado y su grado de participación previsto. La Concesionaria deberá informar expresamente si además de su personal prevé la participación de otras personas o entidades. • Cronograma de la ejercitación vinculado al desarrollo de las actividades. • Metodología prevista para evaluar ejercitación. resultados alcanzados con la Informe de la Ejercitación realizada Luego de finalizada la ejercitación, la Concesionaria emitirá un informe detallando como mínimo los siguientes aspectos referidos al desarrollo de la ejercitación. Ejercitación del P.A.D.E. Descripción del Tipo de Ejercitación indicando si se ha realizado: • Seminario de Orientación. • Ejercicios de Gabinete • Ejercicios Funcionales Descripción de la Ejercitación conteniendo detalles sobre: • Alcance y extensión de la ejercitación • Propósito y objetivos • Evaluación de resultados, enseñanzas y conclusiones de la Ejercitación Desarrollo de la Ejercitación Demostración de los resultados obtenidos de la ejercitación con relación a los siguientes aspectos: • Cumplimiento de objetivos previstos • Cumplimiento del plan propuesto • Participación del personal involucrado • Dificultades observadas durante el desarrollo de la ejercitación PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 8 de 10 • Aspectos del P.A.D.E. que como consecuencia de la ejercitación realizada merecen revisión • Ejercitación del diagrama de avisos, indicando el nivel hasta el cual se ensayó el diagrama de notificaciones • Utilización de los códigos de validación en las comunicaciones realizadas durante la ejercitación. PE_Ejercita_VF.doc PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 9 de 10 Mesa de Entradas ANEXO 2a - Planilla para Evaluación del Programa de Capacitación y Ejercitación del P.A.D.E. OBRA: CONCESIONARIA: Registro de Entrada Nº: Fecha de presentación: Ingreso del documento en calidad de: Borrador Area Técnica del ORSEP: Final Seguridad Estructural Seguridad Operativa Observaciones: EVALUACIÓN DEL PROGRAMA Evaluación y Observaciones ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN OBSERVACIONES 1 Definición de objetivos. Si No 2 Contenido con relación a los objetivos. Si No 3 Antecedentes del dictante Si No 4 Designación del Coordinador Si No 5 Cronograma de actividades de capacitación Si No 6 Definición del personal participante. Si No 7 Evaluación del cumplimiento de objetivos Si No ACTIVIDAD DE EJERCITACIÓN 8 Tipo de ejercitación (*) Si No 9 Descripción del desarrollo Si No 10 Preparación previa de los participantes Si No 11 Personal involucrado Si No 12 Cronograma de la ejercitación Si No 13 Metodología para evaluar resultados Si No Otras Observaciones: (*) Verificar si se trata de un Seminario de Orientación, Ejercicio de Gabinete o Funcionales ¿Son observaciones sustanciales? Si No Responsable Acciones tomadas Registro del tratamiento interno dado y de las acciones tomadas (Describir el curso de las acciones tomadas adjuntando si corresponde, copia de nota, Fax, Email, etc.) APROBACIÓN Ejecutado por: Firma y sello PE_Ejercita_VF.doc Si No Nota Nº Revisado por: Firma y sello. Vº Director Regional: Firma y sello PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO SUPERVISIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. Fecha de emisión: 5/12/01 Revisión N° : 0 Hoja N° : 10 de 10 Mesa de Entradas ANEXO 2b - Planilla para Revisión del Informe de Ejercitación del P.A.D.E. OBRA: CONCESIONARIA: Registro de Entrada Nº: Fecha de presentación: Ingreso del documento en calidad de: Borrador Area Técnica del ORSEP: Final Seguridad Estructural Seguridad Operativa Observaciones: EVALUACIÓN DE LA EJERCITACIÓN DEL P.A.D.E. 2 3 Evaluación y Observaciones 4 5 6 Tipo de Ejercitación 1 OBSERVACIONES Seminario de Orientación. Si No Ejercicios de Gabinete Si No Ejercicios Funcionales Si No Ejercitación Básica ASPECTOS GENERALES DEL PLAN Alcance Si No Propósito y objetivos Si No Evaluación de resultados Si No DESARROLLO DE LA EJERCITACIÓN 7 Cumplimiento de objetivos Si No 8 Cumplimiento del plan propuesto Si No 9 Participación del personal involucrado Si No 10 Dificultades observadas Si No 11 Aspectos del P.A.D.E. que merecen revisión Si No 12 Ejercitación del diagrama de avisos Si No 13 Ejercitación de los códigos de validación Si No Otras Observaciones: ¿Son observaciones sustanciales? Si No Responsable Acciones tomadas Registro del tratamiento interno dado y de las acciones tomadas (Describir el curso de las acciones tomadas adjuntando si corresponde, copia de nota, Fax, Email, etc.) APROBACIÓN Ejecutado por: Firma y sello PE_Ejercita_VF.doc Si No Revisado por: Nota Nº Firma y sello. Vº Director Regional: Firma y sello