Instrumentos de Control de Gestión en el Presupuesto. Indicadores

Instrumentos de Control de Gestión
en el Presupuesto.
Indicadores de Desempeño.
Curso Internacional sobre Evaluación de
la gestión y de programas públicos
(Santiago de Chile; 1 al 12 de septiembre)
Parte IV.
Relatora: Luna Israel L.
Economista
Septiembre 4, 2008
Temario
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Preguntas claves
Gestión Financiera del Gobierno Central
Presupuesto por Resultados
Sistema de Control de Gestión.
Metodología de Indicadores
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION
Definiciones Estratégicas.Contribuye con información relevante
para apoyar la formulación presupuestaria y facilita la formulación de
.
indicadores de desempeño pertinentes
Indicadores de Desempeño.
Contribuye con información de
desempeño y permite introducir prácticas para mejorar la asignación
presupuestaria.
Mapa Conceptual. Información de Desempeño
Metodologías: Basadas en FODA, Planificación Estratégica,
Gestión por Procesos, Cuadro de Mando Integral (BSC), u otro
Definiciones Estratégicas
OBJETIVO
Recoger información estratégica de la
institución que permita orientar su
desempeño y la formulación, ejecución y
evaluación del mismo, entre otros a través
del proceso presupuestario.
Definiciones Estratégicas
CONTENIDOS
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•
•
•
Ley orgánica o decreto que rige la institución
Misión (Visión)
Objetivos Estratégicos (Lineamientos Estratégicos)
Productos Estratégicos (Procesos de provisión de Bienes
y/o Servicios)
• Clientes/Usuarios/Beneficiarios (Ciudadanos)
Definiciones Estratégicas
Misión. Es una declaración que define el propósito o la razón de ser de
un servicio y permite orientar las acciones que realicen los funcionarios
hacia el logro de un resultado esperado.
Objetivos Estratégicos. En el contexto de la Administración Pública
son la expresión de los diferentes resultados (logros o no logros) que se
espera que los Ministerios y sus servicios alcancen en el mediano plazo
(o plazo mayor a un año).
Productos Estratégicos. Corresponden a los bienes y/o servicios que
materializan la razón de ser de la misión institucional. Se generan con el
objeto de responder a los objetivos estratégicos de la institución.
Clientes / Usuarios / Beneficiarios. Corresponde a quienes reciben o
utilizan los productos estratégicos que la institución genera bajo su
responsabilidad
Definiciones Estratégicas
Misión
Una buena misión debe ser operacionalizada por la
institución, esto es, ser comprehensiva en cuanto a identificar
claramente
los
productos
estratégicos
y
los
clientes/usuarios/beneficiarios a los cuales se orientan dichas
acciones.
Definiciones Estratégicas
Misión
Misión Institucional
¿QUÈ?
¿CÓMO?
¿A QUIEN?
Definiciones Estratégicas
Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos deben
cumplir los siguientes requisitos:
i) Deben ser consistentes con la misión del servicio, ya sea por sus efectos o resultados
esperados al interior de la organización (reestructuración, mejora en los procesos
productivos, etc.) o por sus efectos o resultados esperados hacia sus clientes, usuarios o
beneficiarios (mayor cobertura, calidad del servicio, entre otros).
ii) Deben ser especificados en efectos o impactos deseados, susceptibles de revisar y
evaluar.
iii) Deben ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.
iv) Deben ser factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.
v) Deben ser posibles de traducir en objetivos específicos.
Definiciones Estratégicas
Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios)
Corresponde a una definición agregada de las prestaciones o
programas que el servicio ofrece como respuestas para atender
a las necesidades de sus clientes, beneficiarios o usuarios.
Los productos se deben generar bajo la responsabilidad de la
institución, ya sea por producción directa o por subcontratación.
Definiciones Estratégicas
Clientes / Usuarios / Beneficiarios
Corresponde a personas o instituciones externas al servicio.
Reciben directamente los productos estratégicos provistos por la
institución.
Indicadores de Desempeño
Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto al
logro o resultado en la entrega de los productos (bienes y/o
servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos
cuantitativos o cualitativos de este logro.
Es una expresión que establece una relación entre dos o más
variables, la que comparada con períodos anteriores, productos
similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño.
Indicadores de Desempeño
•Miden como evoluciona el desempeño de los principales
productos de una institución pública a lo largo del tiempo
•Mediciones se comparan con mediciones pasadas,
principalmente.
•Miden desempeño en diferentes:
–Dimensiones (eficacia, eficiencia, economia, calidad de
servicio)
–Ambitos de control (proceso, producto y resultado)
Indicadores de Desempeño
Requisitos Básicos
Pertinentes: deben estar orientados a procesos y productos esenciales de una institución.
Comparables: las actividades o unidades que se escojan para ser medidas deben ser
comparables de un momento del tiempo a otro (semestralmente, anualmente, etc.).
Costos razonables: la información base para su construcción debe ser recolectada a un
costo inferior al beneficio de su medición.
Confiables: los resultados deben ser independientes de quién efectúe la medición.
Simples y Comprehensivos: deben cubrir aspectos significativos del desempeño de una
institución, pero su número no puede exceder la capacidad de análisis de quienes los van a
utilizar.
Independientes: deben responder principalmente a las acciones desarrolladas por la
institución en vez de a factores externos.
Indicadores de Desempeño
Elementos Metodológicos
Ambitos de Control
PROCESO
D
I
M EFICACIA
E
N EFICIENCIA
S
I ECONOMÍA
O
N CALIDAD
E
S
PRODUCTO
RESULTADO
Indicadores de Desempeño
Ámbitos de Control
Procesos
Se refiere a actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el
trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes y/o servicios), incluyen
actividades o prácticas de trabajo tales como procedimientos de compra, procesos
tecnológicos y de administración financiera.
Productos
Se refieren a los bienes y/o servicios producidos o entregados y
corresponde a un primer resultado de la acción de un servicio o acción pública y al
efecto mas inmediato que tiene la población beneficiaria.
Indicadores de Desempeño
Ámbitos de Control
Resultados Intermedios
Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o
certificación de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o
servicios de una institución.
Resultados Finales (impacto)
Implican un mejoramiento significativo y, en algunos casos perdurable en el
tiempo en alguna de las condiciones o características de la población una vez
que han recibido los bienes o servicios de una institución.
Un resultado final suele expresarse como un beneficio de mediano y largo
plazo obtenido por la población atendida.
Indicadores de Desempeño
Dimensiones o Focos de Desempeño
Eficacia
Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos
planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como
un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar
necesariamente los recursos asignados para ello.
Indicadores de Desempeño
Dimensiones o Focos de Desempeño
Calidad
Es una dimensión específica del concepto de eficacia,
que se refiere a la capacidad para responder en forma rápida y
adecuada a sus clientes, usuarios o beneficiarios. Evalúa
atributos del producto entregado por la institución.
Indicadores de Desempeño
Dimensiones o Focos de Desempeño
Eficiencia
Describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un
producto y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de
producto.
En otros términos, se refiere a la ejecución de acciones, beneficios o
prestaciones del servicio utilizando el mínimo de recursos posibles.
En el ámbito de los Servicios Públicos existen muchas aproximaciones a este
concepto. Algunas de esta se refieren a la productividad media de los distintos factores
de producción de los bienes o servicios y relacionan el nivel de actividad con el nivel
de recursos utilizados; otras dicen relación con costos de producción tales como costos
medios o unitarios y/o también con estructuras de costos tales como gastos
administrativos en relación al gasto total que involucra la entrega de las prestaciones.
Indicadores de Desempeño
Dimensiones o Focos de Desempeño
Economía
Se relaciona con la capacidad de una institución para generar y movilizar
adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión institucional.
La administración de recursos exige siempre el máximo de disciplina y
cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservación del
patrimonio y de la capacidad de generar ingresos.
Indicadores de Desempeño
Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar
En el marco de los requisitos definidos para la elaboración de
indicadores de desempeño y con el objeto de optimizar dicho proceso y
orientar las acciones para avanzar en las mediciones, la identificación y
elaboración de indicadores requiere tener en consideración y precisar
algunos aspectos:
i)
Temporalidad
ii)
Fuentes de Información
Indicadores de Desempeño
Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar
Temporalidad
a)
Determinación del momento en que comenzará a realizarse la
medición
b)
Determinación del período de medición, semestral, anual, bianual,
etc.
Indicadores de Desempeño
Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar
Fuentes de Información.
a)
Sistemas de Información; la información requerida para las mediciones
constituye información que, forma parte de los procesos regulares de gestión de
la institución. Los sistemas de información deben contar con:
i) Información disponible
ii) Procedimientos de recolección de información. (Diseño de nuevos y
perfeccionamiento de los vigentes)
Indicadores de Desempeño
Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar
Fuentes de Información..
b) Instrumentos de Medición de Resultados Finales, la información requerida para las
mediciones se obtiene a través de instrumentos de recolección de información, ya
sea a nivel censal o muestral, recogidos como estadísticas, a través de encuestas,
pautas de observación etc.
c) Estudios; el ámbito de la medición es más complejo, requiriéndose por lo tanto de
procesos también complejos y costosos de recolección y procesamiento de la
información. En estos casos, en general, deben efectuarse estudios o
evaluaciones.
Indicadores de Desempeño
Evaluación de Indicadores. Aspectos a considerar
La presentación de los indicadores evaluados incluye:
información histórica,
la meta comprometida,
el porcentaje de cumplimiento, y
antecedentes respecto del cumplimiento de acuerdo a lo presentado por los
servicios.
Indicadores de Desempeño
Evaluación de Indicadores. Uso de la Información
La información del resultado de los indicadores se utiliza en:
La cuenta pública en el Balance de Gestión Integral
El proceso de evaluación presupuestaria
La evaluación del cumplimiento del Programa de Mejoramiento de Gestión
(PMG)
La cuenta de información de desempeño a los Ministros del ramo.
Instrumentos de Control de Gestión
en el Presupuesto.
Indicadores de Desempeño.
FIN
Parte IV.
Relatora: Luna Israel L.
Economista
Septiembre 4, 2008