Departamento del Valle del Cauca Código: FO-M1-P3-01 Versión: 2 Fecha de Aprobación: 08-02-11 IDENTIFICACION DE RIESGOS Página: Gobernación 1.MACROPROCESO 2.PROCESO 3.OBJETIVO 4.RIESGOS Errores en la liquidación de la nómina 5.DESCRIPCION Realización de pagos que no corresponden, reclamos y reintegros por parte de los servidores. 6. AGENTE GENERADOR 7.CAUSAS (Factores Internos y Externos) 8.EFECTOS (Consecuencias) Secretaria de Desarrollo Institucional 1. Realización de ajustes permanentes en el aplicativo de nómina para liquidación de nómina y seguridad social, 2. Insuficientes puntos de control sobre el ingreso de información para liquidación de nómina, seguridad social y novedades. 1. Inconsistencias en los valores liquidados a los que se tiene derecho, reclamos de funcionarios e inconformidad, 2. pérdidas económicas para la entidad, 3. procesos judiciales en contra, 4.Reprocesos en la generación de novedades Vinculación de Personal seleccionado sin las Secretaria de Garantizar la existencia funcionarios sin el condiciones requeridas para perfil requerido para Desarrollo de talento humano realizar adecuadamente el desempeñar el Institucional competente y motivado, trabajo a desarrollar cargo que responda a la planificación estratégica de la Gobernación, a Constante ausencia de los Nivel elevado de través de la selección, servidores públicos a su puesto Servidor público ausentismo M8-P1 Administrar y formación, bienestar de trabajo Gestionar el Talento Humano desarrollar el Talento social, salud - M8 Humano ocupacional y la evaluación que permitan evidenciar el Servidores Públicos, mejoramiento continuo Perdida de Historias Carencia de Infraestructura y mantenimiento de las mismas Equipos, Instalaciones Laborales de la gestión, conforme a la normas vigentes de carácter laboral y administrativo Ambiente laboral poco satisfactorio Al realizar medición del ambiente laboral se evidencia que los funcionario no se encuentran a gusto con el mismo Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris Martínez; Roosee Mary Perdomo Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar González Cruz Firma Firma Servidor público 1. Desempeño inadecuado de procesos, 2. 1. Intereses particulares.2. No se sigue insatisfacción de los usuarios finales en cuanto a la prestación del servicio. 3. Sanciones legales el del procedimiento de selección por parte de las autoridades pertinentes. 4. vinculación establecido por la entidad. Desmotivación del personal. 1. Enfermedad, 2. Ambiente laboral poco satisfactorio, 3. Desinterés por parte del servidor público. Excesiva flexibilidad por parte de los jefes con algunos funcionarios. 1. Desempeño inadecuado de procesos, 2. insatisfacción de los usuarios finales en cuanto a la prestación del servicio. 3. Desmotivación del personal. 1.Ausencia de sistemas de información (herramientas informáticas para dar Demandas, sanciones, daño de imagen, perdidas seguridad al manejo de la información y economicas en las entidades peticionarias y hacia evitar perdida de documentos, se el usuario y/o beneficiario externo podrían tener los documentos escaneados), 1. Carencia de criterios objetivos verificables para la concesión de las situaciones administrativas (encargos, comisiones, permisos, vacaciones), 2. alta rotación del personal, 3. Factor salarial, 5. Problemas interpersonales. 4, Acoso laboral. 5, Falta de valoración de las actividades desarrolladas por los funcionarios. 1. Disminución de la productividad laboral, 2, Ausentismo, 3, insatisfacción de los usuarios Aprobó : Comité de Control Interno SIG Fecha:23/09/2011 Fecha:02/09/2011 Fecha:23/09/2011 Firma Departamento del Valle del Cauca Código:FO-M1-P3-02 Versión: 2 ANALISIS DE RIESGOS Fecha de Aprobación: 08-02-11 Página: Gobernación 4.CALIFICACION 1.MACROPROCESO 2.PROCESO 3.RIESGOS Errores en la liquidación de la nómina Vinculación de funcionarios sin el perfil requerido para desempeñar el cargo Gestionar el Talento Humano - M8 M8-P1 Administrar y Nivel elevado de desarrollar el ausentismo Talento Humano 4.2 IMPACTO Vr. Resultado Vr. Resultado 2 Media 10 Moderado 1 Baja 10 Moderado 2 Media 10 Moderado Perdida de Historias Laborales 3 Alta 20 catastrofica Ambiente laboral poco satisfactorio 2 Media 10 Moderado Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris Martínez; Roosee Mary Perdomo Fecha:02/09/2011 Firma 4.1 PROBABILIDAD EVALUACION 4.3 EVALUACION DEL RIESGO 4.4 EVALUACION (ZONA DE UBICACIÓN) 5. MEDIDAS DE RESPUESTA (ERCA) Reducir el riesgo Compartir o Transferir Reducir el riesgo Vr. 20 Calificación Riesgo Moderado 10 Riesgo Tolerable Asumir o Reducir el riesgo Evitar el riesgo 20 Riesgo Moderado Reducir el riesgo Compartir o Transferir Reducir el riesgo 60 Riesgo Inaceptable Evitar el riesgo Compartir o Transferir 20 Riesgo Moderado Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar González Cruz Reducir el riesgo Compartir o Transferir Evitar el riesgo Aprobó : Comité de Control Interno SIG Fecha:23/09/2011 Fecha:23/09/2011 Firma Prevenciòn y Protecciòn Firma Departamento del Valle del Cauca Código:FO-M1-P303 Versión: 2 VALORACION DE RIESGOS Gobernación 1. MACROPROCESO 2. PROCESO 3. RIESGOS Asumir o Reducir el Parámetros definidos por la Comisión Nacional del riesgo Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Procedimiento para seleccionar, vincular y retirar servidores públicos procedimiento para selección meritocrática de servidores públicos Reducir el riesgo - 1 Verificar que el servidor público cuando falte lo Compartir o justifique con incapacidad o permiso del jefe Transferir inmediato, 2. Aplicación de la encuesta de ambiente laboral. Evitar el riesgo - Se llevan libros de registros cuando se prestan las Perdida de Historias Compartir o hojas de vida, no son suficientes Transferir Laborales Riesgo Tolerable Vinculación de funcionarios sin el perfil requerido para desempeñar el M8-P1 Administrar y cargo desarrollar el Talento Humano Nivel elevado de ausentismo Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris Martínez; Roosee Mary Perdomo Fecha:02/09/2011 6. VALORACION Riesgo Moderado Ambiente laboral poco satisfactorio Firma 5. CONTROLES EXISTENTES Reducir el riesgo - Elaboración de cronograma de novedades, Compartir o asignación de una persona diferente a la que incluye Transferir las novedades para la revisión de la pre nómina. Errores en la liquidación de la nómina Gestionar el Talento Humano - M8 4. EVALUACION Fecha de Aprobación: 08-0211 Página: Reducir el riesgo - 1. Aplicación de La encuesta de ambiente laboral Compartir o Transferir Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar González Cruz Fecha:23/09/2011 Firma Riesgo Moderado Evitar el riesgo Evitar el riesgo Aprobó : Comité de Control Interno SIG Fecha:23/09/2011 Firma Departamento del Valle del Cauca Código:FO-M1-P3-04 Versión: 02 MAPA DE RIESGOS Fecha de Aprobación: 26/10/2011 Gobernación 1. MACROPROCESO 2. PROCESO 3. RIESGOS 4. EVALUACIÓN 5. CONTROLES EXISTENTES 6. VALORACIÓN 7. ACCIONES 9. RESPONSABLES 8. INDICADOR DE LA DE ADELANTAR LA ACCIÓN ACCIÓN 1. Seguir el Elaboración de cronograma cronograma de establecido para el novedades, ingreso de 1.Disminución en los Errores en la Reducir el riesgo asignación de una novedades, 2. reclamos por errores liquidación de la - Compartir o persona diferente a Riesgo Moderado Revisión de la pre en la liquidación de nómina Transferir la que incluye las nómina por parte del la nómina. novedades para la profesional revisión de la pre Universitario nómina. Asignado. Gestionar el Talento Humano M8 M8-P1 Administrar y desarrollar el Talento Humano Vinculación de funcionarios sin el perfil requerido para desempeñar el cargo No. Funcionarios nombrados de Parámetros acuerdo con el definidos por la procedimiento de Revisar los Comisión Nacional selección, procedimientos de del Servicio Civil y el vinculación o retiro selección, vinculación Departamento de servidores o retiro de servidores Administrativo de la públicos o con el y el procedimiento Función Pública, procedimiento para Asumir o para selección Procedimiento para Riesgo Tolerable selección Reducir el riesgo meritocratica de seleccionar, vincular meritocratica de servidores públicos y retirar servidores servidores públicos para determinar si públicos y los parámetros requieren mayores procedimiento para definidos por la controles en sus selección Comisión Nacional etapas. meritocrática de del Servicio Civil y el servidores públicos Departamento Administrativo de la Función Pública 10. RESPONSABLE DEL SGTO 11. FECHA DE EJECUCIÓN (Inicio - Fin) 1.Coordinador del área de Nómina 2.Profesional Universitario encargado de la liquidación de parafiscales 3. Profesional Universitario encargado de la liquidación de la nómina 1.Coordinador del área de Nómina Del 1 de Septiembre de 2011 al 30 de Diciembre de 2011 Secretario de Recursos Humanos Secretario de Despacho Del 1 de Octubre de 2011 al 30 de Junio de 2012 4 Departamento del Valle del Cauca Código:FO-M1-P3-04 Versión: 02 MAPA DE RIESGOS Fecha de Aprobación: 26/10/2011 Gobernación 1. MACROPROCESO 2. PROCESO 3. RIESGOS Nivel elevado de ausentismo Gestionar el Talento Humano M8 5. CONTROLES EXISTENTES 1 Verificar que el servidor público cuando falte lo justifique con Reducir el riesgo incapacidad o - Compartir o permiso del jefe Transferir inmediato, 2. Aplicación de la encuesta de ambiente laboral. M8-P1 Administrar y desarrollar el Talento Humano Nivel elevado de ausentismo Gestionar el Talento Humano M8 4. EVALUACIÓN M8-P1 Administrar y desarrollar el Talento Humano 1. Verificar que el servidor público que tenga un accidente de trabajo lo reporte de acuerdo al procedimiento Reducir el riesgo establecido. - Compartir o Transferir 2. Verificar la evolución de los servidores públicos que presentan enfermedades profesionales. 6. VALORACIÓN 7. ACCIONES 9. RESPONSABLES 8. INDICADOR DE LA DE ADELANTAR LA ACCIÓN ACCIÓN 1 Mayor seguimiento a la presentación de incapacidades o debidas justificaciones cuando el servidor público falte. 2. Mayor seguimiento Disminución en el Riesgo Moderado a los permisos nivel de ausentismo otorgados a los funcionarios. 3. Mayor seguimiento al plan resultante de la aplicación de la encuesta de ambiente laboral. 1. Mayor seguimiento a la ocurrencia de accidentes de trabajo (causas, hechos, situaciones que los generan). 2.Actualización del panorama de riesgos y definición de estrategias para minimizar y eliminar condiciones de riesgo. 3. Mayor seguimiento a los servidores públicos que presentan enfermedades 10. RESPONSABLE DEL SGTO Profesional Especializado Secretario de encargado de salud Recursos ocupacional humanos Secretarios de Despacho 11. FECHA DE EJECUCIÓN (Inicio - Fin) Del 1 de Octubre de 2011 al 15 de Febrero de 2012 Subsecretario de Recursos Humanos Jefes inmediatos Estrategias implementadas para minimizar y eliminar condiciones de riesgo. Subsecretario de Profesional Recursos Especializado humanos encargado de salud ocupacional Secretarios de Despacho 5 Departamento del Valle del Cauca Código:FO-M1-P3-04 Versión: 02 MAPA DE RIESGOS M8-P1 Gestionar el Administrar y Gobernación Talento Humano - desarrollar el M8 Talento 1. 2. Humano PROCESO MACROPROCESO Fecha de Aprobación: 26/10/2011 3. RIESGOS Ambiente laboral poco satisfactorio Gestionar el Talento Humano M8 4. EVALUACIÓN Reducir el riesgo 1. Aplicación de La - Compartir o encuesta de Transferir ambiente laboral M8-P1 Administrar y desarrollar el Talento Humano 6. VALORACIÓN Evitar el riesgo 1. Actualización del panorma de riesgos Ambiente laboral poco satisfactorio Elaboró: Luz Elena Villarejo, Perdomo 5. CONTROLES EXISTENTES Reducir el riesgo - Compartir o Transferir María Doris Martínez, Rosse Mary 7. ACCIONES 9. RESPONSABLES 8. INDICADOR DE LA DE ADELANTAR LA ACCIÓN ACCIÓN 1. Hacer mayor seguimiento a la ejecución del plan resultante de la medición del Resultados de la Director Técnico ambiente de trabajo. medición de asignado a 2. Hacer mayor ambiente de trabajo recursos humanos seguimiento a las quejas presentadas por acoso laboral. 3, realizar una medición de carga laboral. 1. Ejecución de todos los componentes del proyecto de salud ocupacional: Intervención de factores de riesgo, intervención de factores en la fuente y medicina preventiva y laboral. 2. Actualización de los planes de Fecha:23/09/2011 bienestar y 2. Implementación del capacitación proyecto de Motivación dirigidos a los a los servidores servidores públicos Acciones de mejoramiento del ambiente laboral implementadas. Secretario de recursos humanos 11. FECHA DE EJECUCIÓN (Inicio - Fin) Del 1 de Octubre de 2011 al 30 de Junio de 2012 Profesional especializado encargado del programa de Salud Ocupacional Subsecretario de Servidores públicos recursos incentivados Profesionales humanos Universitarios Servidores públicos encargados de capacitados diseñar y ejecutar públicos (Sistema de los planes de Estímulos e incentivos). Capacitación y Bienestar Social 3. Mayor cobertura de funcionarios capacitados de acuerdo Revisó: Elizabeth Padilla Pérez Aprobó: Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión Cargo: Secretaria, Secretaria Eecutiva, Técnica Operativa Cargo: Secretaria de Desarrollo Institucional Firma Firma 10. RESPONSABLE DEL SGTO Fecha:02/09/2011 Fecha:23/09/2011 Firma Fecha: 26/10/2011 6