La prueba de la contabilidad y los libros de comercio

La prueba de la contabilidad y los libros de comercio
C.P. Héctor Jaime Correa Pinzón*
Mucho se viene discutiendo acerca de quienes están obligados a diligenciar los libros de contabilidad y a su vez los libros
de comercio y sobre este tema, aún se presentan muchas dudas, las cuales se pretende aclarar, para evitarle sanciones y
desconocimientos fiscales, comerciales y civiles a quienes deben realizarlos.
Primero debemos ubicarnos en quienes están obligados a llevar o diligenciar contabilidad. Está establecido en el código de
comercio que deberán tener contabilidad, todos los comerciantes y a su vez define los comerciantes como toda persona que
realice actos de comercio, razón por la cual, todos los comerciantes deben estar inscritos en la Cámara de Comercio y es
allí donde se deben inscribir los libros de comercio y a su vez en ellos, se debe involucrar la contabilidad.
Podemos ir deduciendo que en Colombia, la contabilidad es obligatoria para todas las personas naturales comerciantes
debidamente inscritos ante la Cámara de Comercio, pero igualmente, será obligatoria para todas las personas jurídicas, lo
cual también se encuentra establecido en la orientación profesional sobre libros de contabilidad, emitida por el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública. Pero qué pasa con las demás personas naturales que no son comerciantes?, no están
obligados a llevar contabilidad, ni libros de comercio?, pues no, también existen los pequeños comerciantes, que a pesar de
estar inscritos en la Cámara de comercio, no están obligados a inscribir libros de comercio, pero si deben llevar contabilidad
simplificada en el libro de operaciones diarias fiscales, libro este que debe estar a disposición de la Dian, cuando los
funcionarios de dicha entidad los solicitaren.
Los libros de comercio y la contabilidad tienen carácter probatorio, pero este carácter probatorio sólo será eficaz en la
medida en que la contabilidad y los demás libros de comercio, estén llevados en debida forma, con el cumplimiento total de
los requisitos legales.
La corte constitucional en sentencia C-062 del 30 de enero de 2008 ha establecido doctrina respecto a las condiciones que
debe cumplir la contabilidad para que constituya plena prueba, la cual es válida tanto en aspectos fiscales, como también
comerciales y civiles. El hecho que los libros de comercio que se exhiben entre comerciantes constituyan plena prueba, no
significa que la aducción de los mismos sea absoluta o esté desprovista de reglas. El concepto de plena prueba debe
conceptuarse en los siguientes hechos, los cuales, para demostrar la eficacia probatoria de los libros de comercio se deben
encontrar ajustados al cumplimiento de ciertos requisitos:
1. Para que los libros de contabilidad sean eficaces como prueba en litigio, se requiere que sean llevados en debida forma,
es decir, la contabilidad que puede hacerse valer como medio probatorio es la que cumple con las especificaciones de la
ley. Una contabilidad que no satisfaga las exigencias legales o no lleve los libros indicados por la ley no puede considerarse
fidedigna y por tal razón, no puede constituir prueba de lo que en ella se consigna. La contabilidad llevada en forma irregular
no constituye ni siquiera principio de prueba que permita complementarse con documentos o soportes anexos. El artículo
271 del Código de Procedimiento Civil que en su inciso primero prescribe: “Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del
Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en
forma legal”.
Desde el punto de vista fiscal, el Estatuto Tributario establece una norma que cumple la misma función. La disposición no
hace otra cosa que reconocer que los libros de comercio son documentos de importancia vital en la determinación de las
obligaciones fiscales, por lo cual les concede eficacia probatoria privilegiada. Es así como el artículo 781 del mismo,
manifiesta que la no presentación de los libros de contabilidad será indicio en contra del contribuyente. El contribuyente que
no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija, no podrá
invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra. En tales casos se
desconocerán los costos, deducciones, descuentos y pasivos, según el caso, salvo que el contribuyente los demuestre
plenamente. Únicamente se aceptará como causa justificada de la no presentación, la comprobación plena de hechos
constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley
impone la obligación de llevarla.
2. El carácter de plena prueba de los libros de comercio se predica de ellos en su totalidad indivisible, sin que le sea
permitido al interesado, solicitar la exhibición de los mismos, al tiempo que descalifica registros contables específicos o
libros concretos. Quien solicite la exhibición de los libros no puede luego formular reservas parciales, pues aquellos se
suponen plena prueba de lo que pretende acreditarse. Así lo establece el artículo 72 al advertir que “la fé debida a los libros
es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por
todas las enunciaciones prejudiciales que ellos contengan, si se ajusta a las prescripciones legales y no se comprueba
fraude”.
3. El contenido de los libros de comercio constituye una confesión del comerciante que los lleva, e impide que él mismo
pruebe en contrario lo que ha incluido en ellos. Este principio se vincula con aquél que sólo confiere valor de plena prueba a
los libros llevados de manera regular, por lo que debe entenderse que sólo la contabilidad que se lleva de manera regular
constituye plena prueba. Así se deriva del mismo inciso primero del artículo 271 del código de procedimiento civil. Sobre la
base de los principios generales expuestos, el régimen comercial nacional ha diseñado un complejo sistema de reglas que
dan al juez instrucciones acerca de cómo hacer valer el valor probatorio de los libros de comercio en un proceso, de
acuerdo con el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de llevar libros de comercio.
Estos son algunos elementos básicos que permiten a quienes están obligados a llevar libros de contabilidad y de comercio,
hacer valer como prueba plena, los contenidos de los registros contables y que pueden afectar aspectos de orden fiscal,
comercial y civil.
*presidente Federación de Contadores Públicos de Colombia
presidenciafedecop@fedecop.org