Vigencia 2012 - Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de

INFORME DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO NORMAS DERECHO DE AUTOR SOBRE USO
DE SOFTWARE EN EL MCIT
VIGENCIA 2012
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
OCI – 018 – 2013
TRD 15000-65-1
BOGOTÁ, MARZO DE 2013
1.
INTRODUCCIO N
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dio cumplimiento en la presentación del Informe Anual sobre
Derechos de Autor - Software correspondiente a la Vigencia 2012, conforme lo estipulado en:
i.
Circular No. 017 de 2011 de la Dirección Nacional de Derechos de Autor – DNDA, mediante la cual se
da instrucción sobre la presentación del Informe “Verificación, recomendaciones y resultados sobre el
cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre software”.
ii.
Directivas Presidenciales Nos. 01 de 1999 y 02 de 2002, con la cual se da instrucción a las Entidades
Públicas sobre la aplicación de las Normas de Derechos de Autor con respecto al uso de Software.
iii.
Circular No. 04 del 22 de Diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, mediante la cual se advierte a los
Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las Entidades sobre la presentación del informe
relacionado con la “Verificación, recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en
materia de derecho de autor sobre software”.
Para el efecto, la Oficina de Control Interno contó con la siguiente documentación:
De la Oficina Sistemas de Información:

Memorando OSI-01014 del 22 de Enero de 2013. Asunto: Entrega de Soportes al Plan de Mejoramiento
de la Auditoría OCI-032-2012 (Informe de Verificación Cumplimiento Normas Derechos de Autor sobre
Uso de Software en el MCIT). Anexos:
i.
Relación Estaciones – Portátiles – Tables en USO; Servidores en Uso; Servidores.
ii.
Relación Licencias en Uso.
iii. Memorando OSI-07010 de 04/07/2012. Asunto: “Solicitud modificación…”; Memorando OSI-2012000241 del 14/12/2012. Asunto: Entrega de Licencias para dar de baja – Relación Licencias No
Utilizadas.
iv. Correo Electrónico 18/10/2012. Asunto: Piso 2 - Bodega 2- Caja fuerte con clave.
v. Relación: Aplicativos de la Entidad.

Resolución No. 990 del 25 de Abril de 2008, por la cual se reglamenta el manejo, uso y registro de los
elementos informáticos y se establece la responsabilidad de los funcionarios del Ministerio frente al uso
de los mismos.

Resolución No. 3892 del 4 de Octubre de 2011, modifica los artículos 10, 17, 21 y 22 de la Resolución
No. 990 de 2008.
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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
Resolución No. 0387 del 8 de Febrero de 2012, modifica y adiciona la Resolución No. 3892 de 2011.

Proceso Gestión Recursos Informáticos GT-CP-002 versión 5 actualizado el 28 de abril de 2011 y sus
procedimientos:
-
GR-PR-004 Diseño Directrices de Seguridad y Definición de Políticas sobre el Uso de las TICs.
Versión 4 de fecha 26/10/2012.
-
GR-PR-005 Mantenimiento de Hardware. Versión 3 de fecha 27/12/2012.
-
GR-PR-006 Asesoría y Asistencia Técnica en Materia Informática. Versión 4 de fecha 28/12/2012.
-
GR-PR-013 Actualización de Tecnología. Versión 3 de fecha 27/12/2012.
Del Grupo Administrativa y Grupo Almacén:



Oficio GDA-2013-00025 del 21 de Marzo de 2013. Asunto: Respuesta Solicitud Derechos Autor. Anexos:
-
Resoluciones Nos. 4028, 4029,4030, 4031, 4032, 4033, 4034 y 4035 de Septiembre 19 y Resolución
No. 4440 de Octubre 8 de 2012, por las cuales se dan de baja algunos bienes muebles inservibles de
propiedad del MCIT.
-
Actas de Entrega de Bienes en Calidad de Donación a Entidades Estatales – transferencia de Bienes a
Título Gratuito: Nos. 003, 004, 006, 007, 009, 008, 010, 01 de Noviembre 7, 9, 15, 14, 22, 19, 25, 26 de
2012 y No. 012 de Diciembre 3 de 2012.
-
Acta de Entrega de Equipos para Computadores para Educar de fecha Febrero 5 de 2013 y
Resolución No. 6206 de Diciembre 28 de 2012, por la cual se dan de baja algunos bienes muebles
inservibles de propiedad del MCIT y se autoriza el traspaso a la Asociación de Computadores para
Educar.
-
Memorandos respuesta enviadas a la Oficina de Sistemas de Información GDA-2013-000012 de fecha
Febrero 7 de 2013 y GDA-2013-000024 de fecha Marzo 21 de 2013
Proceso Gestión Recursos Físicos GR-CP-001 versión 4 actualizado 3 de octubre de 2011:
-
GR-PR-001 Administración y Control de Bienes Devolutivos y de Consumo. Versión 7 de fecha
27/09/2012.
-
GR-GU-001 Guía para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad de la Nación MCIT.
Versión 5 de fecha 27/09/2012.
Resolución No. 1953 de 2008 por la cual se adopta la Guía para el Manejo Administrativo de Bienes de
propiedad del MCIT, modificada en su artículo 1º con Resolución No. 4228 de 2012.
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2.
OBJETIVOS
Verificar la información que se reporta a la Dirección Nacional de Derechos de Autor de acuerdo a las
Circulares No. 4 de 2006 y No. 17 de 2012 para dar Cumplimiento a las Normas de Derecho de Autor sobre
el Uso de Software en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para la vigencia 2012.
3.
ALCANCE
Aplica al hardware y software instalado que se encuentra en funcionamiento en las áreas del Ministerio.
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4.
CUMPLIMIENTO NO RMAS DE DERECHO DE AUTOR SOBRE EL USO DE
SOFTWARE EN EL MCIT – VIGENCIA 201 2.
La presentación vía web del Informe de Software para la Vigencia 2012, dio cumplimiento a los interrogantes
planteados en las Circulares No. 4 de 2006 y No. 12 de 2007, con base en la información suministrada por la
Oficina de Sistemas de Información con memorando OSI-02006 de febrero de 2012:
4.1.
¿CO N CUÁNTOS EQUIPOS CU ENTA LA ENTIDAD?
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con 1.108 equipos de cómputo registrados en el
Inventario de Bienes según lo informado por el Grupo de Almacén de la Secretaría General.
La cantidad de equipos de cómputo en uso conectados a la red de datos es de 864, distribuidos como se
resume en el siguiente cuadro.
EQUIPOS DE
CÓMPUTO
4.2.
TIPO
SERVIDORES
ESTACIONES DE TRABAJO
TODO EN UNO
PORTÁTILES
TABLETS
TOTAL
CANTIDAD
49
489
72
240
12
862
¿EL SOFTWARE IN STALADO
DEBIDAMENTE LICENCIA DO?
EN
ESTOS
EQUIPOS
SE
ENCUENTRA
De acuerdo con la información entregada por la Oficina de Sistemas de Información el MCIT cuenta las
licencias para el “software aplicativo, sistema operativo y herramientas computacionales de manejo de oficina”
distribuidas como se relacionan en el cuadro siguiente:
SISTEMA OPERATIVO
WINDOWS
EQUIPOS
LINUX
SERVIDORES
14
UNIX
4
WIN2003
WIN2008
SRV
SVR
20
10
WINDOWS 7
PROFESSIONAL
WINDOWS 7
SP1 32 BITS
WINDOWS
WINDOWS
VISTA
XP
1
228
TODO EN UNO
72
PORTÁTILES
216
1
260
4
20
10
1
516
489
72
24
TABLETS
14
CANTIDAD
49
ESTACIONES DE TRABAJO
TOTAL
MAC
1
284
240
12
12
12
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4.3. ¿QUÉ MECÁNISMO S DE CO NTROL SE HAN IM PLEMENTADO PARA EVIT AR QUE
LOS USUARIOS INSTALE N PROGRAMAS O APLICATI VOS QUE NO CUENTEN
CON LA LICENCIA RESP ECTIVA?
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante la Resolución No. 990 de 2008 reglamento el manejo,
uso y registro de los elementos informáticos de propiedad de la entidad y establece la responsabilidad de los
funcionarios frente al uso de los mismos, específicamente en lo definido en el Artículo 4º “Utilización de
Software (Bienes Intangibles)” relacionado con:

No se debe instalar software que no cuente con licencias a nombre del MCIT, y cualquier otro software
deberá contar con el visto bueno de la Oficina de Sistemas de Información y su instalación se hará de
acuerdo con la funcionalidad en el trabajo del usuario.
De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Sistemas de Información sobre los aplicativos
del MCIT, aplica el siguiente software aplicativo de carácter interinstitucional:
SOFTWARE INTERINSTITUCIONAL
SOFTWARE
TIPO
ENTIDAD PROPIETARIA
ÁREAS USUARIAS
GRUPO CONTABILIDAD
GRUPO CONTRATOS
STORM USER 2.2CGR
(SIRECI)
APLICATIVO CLIENTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GRUPO ADMINISTRATIVA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN SECTORIAL
OFICINA ASESORA JURÍDICA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
CHIP

APLICATIVO CLIENTE
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
GRUPO CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Software instalado en los equipos del MCIT debe contar con licenciamiento o documento soporte para su
uso legal.
Con respecto a la documentación sobre el licenciamiento de software adquirido por el MCIT, en la Oficina de
Sistemas de Información reposa en archivo físico los documentos soporte de las licencias de Sistemas
Operativos y de Escritorio para los Ambientes Windows, UNIX y Linux en “USO” (instalados) en los equipos
de propiedad del MCIT.
A continuación se resume el licenciamiento del MCIT en “USO” de Microsoft, Acrobat – Abobe, McAfee,
entre otros:
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MICROSOFT – WINDOWS
LICENCIAS
VERSIÓN
EXCHANGE SERVER ENTREPRISE
2010
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2010
MICROSOFT EXCHANGE ESTÁNDAR
2010
MICROSOFT EXPRESSION STUDIO ULTIMATE
2010
OFFICE ESTÁNDAR
2007
OFFICE ESTÁNDAR FOR MACINTOSH
2008
PLUS 2007
VERSIÓN
2008
2008 R2
PLUS 2010
2010
PROJECT
2002
SQL
2000
SQL SERVER ENTERPRISE
2005
2008
SQL SERVER ESTÁNDAR
2000
2008 R2
VISUAL STUDIO PROFESSIONAL
VERSIÓN
2010
OFFICE SHAREPOINT SERVER
TEAM VIEWER
VERSIÓN
4
MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL
OFFICE PROFESSIONAL
VERSIÓN
7
.NET 2002
VISUAL STUDIO PROFESSIONAL WITH MSDN PREMIUM
2008
VISUAL STUDIO TEAM EDITION FOR SOFTWARE ARCHITECTS
2005
WINDOWS
2000
WINDOWS ENTERPRISE
7
WINDOWS PROFESSIONAL
7
WINDOWS SERVER
2000
WINDOWS SERVER DEVICE
2008
WINDOWS SERVER ENTERPRISE
2000
WINDOWS SERVER ESTÁNDAR
2000
WINDOWS SERVER USER
2003
WINDOWS TERMINAL SERVER
2003
VISTA BUSINESS
XP
2003
2003 R2
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LICENCIAMIENTO DE
VERSIÓN
VERSIÓN
MCAFEE - ENK 1 YR DL FOR PERP BUNDLE
MCAFEE ACTIVE THREAT PROTECTION FOR ENTERPRISE COMPETITIVE
MCAFEE ACTIVE VIRUS DEFENSE SUITE
MCAFEE ENDPOINT ENCRYPTION FOR PC
MCAFEE ENDPOINT PROTECTION
MCAFEE ENDPOINT PRXTN
MCAFEE ENTERCEPT 1 MANAGEMENT & 5 AGENT ANNUAL PROTECT PLUS GOLD SUPPORT
MCAFEE SPAMKILLER FOR MAIL SERVER WITH EPO
MCAFEE TOTAL PRTXN FOR ENDPOINT
MCAFEE TOTAL VIRUS DEFENSE SUITE
MCAFEE ENTERCEPT SBE 1 MGMT SERVER 5 AGENT PK
AUTO CAD 2012 MULTI-LANG
11
MICROSOFT EVIEWS STATISTIC SOFTWARE
7,0
ARANDA DASHBORAD
ARANDA ASSET MANAGEMENT
ARANDA INVENTORY
ARANDA SERVICE DESK
INFORMIX GENERO
GNU LICENCIA PUBLICA GENERAL
SISTEMA TRACKING ADN MANAGEMENT SYSTEM T&MS (TRANSPORTATION & MAIL SERVICES)
4,5
T&MS - GOBIERNO EN LÍNEA
3,0
T&MS - SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMOS
8
9,11
T&MS - MODULO CORRESPONDENCIA
8
9,11
PLATAFORMA SMS A MOVILES
1,0
SAMSUNG MAGICINFO LIFE PLAYER
SAMSUNG MAGICINFO I PREMIUM
SAMSUNG MAGICINFO VIDEOWALL
DEMO
SAMSUNG MAGICINFO PRO
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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
Software aplicativo requerido por el MCIT, acorde con la tecnología instalada en la entidad.
De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Sistemas de Información el software aplicativo
del MCIT cuenta con las licencias de uso respectivas, el cual se relaciona a continuación:
APLICATIVOS DEL MCIT
NOMBRE
USO DEL APLICATIVO
SISTEMA
OPERATIVO
VERSION
INTERFAZ DEL
USUARIOS DE APLICATIVO
USUARIO
EXPORTADORES, SIA´S
SIIS - SISTEMA INTEGRADO
DE INSPECCIÓN
SIMULTANEA
EXPORTACIONES DE MERCANCIA
CONTENERIZADA
LINUX
1.00.47
WEB
MUELLES MARITIMOS
ICA, INVIMA,
POLICIA NACIONAL ARTINARCOTICOS
USUARIOS MCIT:
- DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
REGISTRAR LAS SOLICITUDES DE
- OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INSPECCIÓN POR PARTE DE LOS
(ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA)
DECLARANTES Y EL POSTERIOR
SIIS - SISTEMA DE
INSPECCIÓN SIMULTÁNEA
EN PUERTOS
PROCESO DE INSPECCIÓN POR PARTE
DE LAS ENTIDADES DE CONTROL HASTA
LLEVAR A CABO LA INSPECCIÓN DE
LINUX DEBIAN
1.00.47
WEB
MERCANCIA A EXPORTAR EN CARGA
USUARIOS EXTERNOS:
- DIAN, ICA, INVIMA
POLICIA NACIOL ANTINÁRCOTICOS.
CONTENERIZADA, QUE SERÁ
DESPACHADA POR PUERTOS
- LUGARES DE EMBARQUE
MARÍTIMOS.
- SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN
ADUANERAS (SIAS) Y EXPORTADORES
CONTRATACION INFORMES DE
SUPERVISION
JUNTAS, CONSEJOS,
COMITES Y COMISIONES
ADMINISTRACIÓN A INFORMES DE
SUPERVISIÓN A CONTRATOS
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
SR. MINISTRO EN JUNTAS, CONSEJOS,
LINUX-DEBIAN
WEB
OFICINA ASESORA JURIDICA
LINUX-DEBIAN
WEB
GRUPO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
SECRETARIA GENERAL
COMITES Y COMISIONES
PUBLICACIONES DE LAS NORMAS NIIF
INFORMACION FINANCIERA
SOLUCION DE
CONTROVERSIAS
PROCESOS JURIDICOS
GRUPO ADMINISTRATIVA
INFORMACIÓN SOBRE DELEGADOS DEL
NORMAS
INTERNACIONALES DE
GRUPO CONTRATOS
LINUX-DEBIAN
ADMINISTRACION DE PROCESOS
JURIDICOS
SISTEMA DE INFORMACION
ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS
DISCIPLINARIA
DE INFORMACION DISCIPLINARIA
MCIT
CIUDADANO
MCIT
PROYECTOS DE INVERSION
INFORMACION A PROYECTOS DE
INVERSION
LINUX-DEBIAN
WEB
SECRETARIÍA GENERAL
GRUPO FINANCIERA
GRUPO DE CONTRATOS
PROYECTOS DE INVERSION
INFORMACION A PROYECTOS DE
ARTESANIAS DE COLOMBIA
INVERSION - ARTESANIAS DE COLOMBIA
PROYECTOS DE INVERSION
INFORMACION A PROYECTOS DE
SUPERINTENDENCIA DE
INVERSION - SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO
INDUSTRIA Y COMERCIO
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
ARTSANIASDE COLOMBIA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y
CONMERCIO
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APLICATIVOS DEL MCIT
NOMBRE
USO DEL APLICATIVO
PROYECTOS DE INVERSION
INFORMACION A PROYECTOS DE
SUPERINTENDENCIA DE
INVERSION - SUPERINTENDENCIA DE
SOCIEDADES
SOCIEDADES
PORTAL VUCE
NUEVO DISEÑO PORTAL VUCE,
AMBIENTE PREPRODUCCION
SISTEMA DE EJECUCION
SISTEMA DE INFORMACION SOBRE
PRESUPUESTAL
EJECUCION PRESUPUESTAL SECTORIAL
INTRANET - SERVICIOS
NUEVO MODULO DE INTRANET SERVICIOS
SISTEMA
OPERATIVO
VERSION
INTERFAZ DEL
USUARIOS DE APLICATIVO
USUARIO
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
MCIT
DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
MCIT
SECRETARÍA GENERAL
MCIT
GRUPO DE COMUNICACIONES
REPOSITORIO DE ENTREGABLES
SEGUIMIENTO
(EVIDENCIAS) POR META ESTABLECIDA
ENTREGABLES PES
EN EL PLAN ESTRATEGICO
WINDOWS
1.0
WEB
WINDOWS
1.0
WEB
WINDOWS
1.4
WINDOWS
1.4
MCIT
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INSTITUCIONAL.
SMS-AC
PROCESOS JUDICIALES
REPOSITORIO DE DOCUMENTOS POR
ACUERDO COMERCIAL.
PROCESOS JURIDICOS
DE COBRO COATIVO A CARGO DEL
DIRECCIÓN DE RELACIONES COMERCIALES
OFIICNA ASESORA JURÍDICA
INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS
COBRO COACTIVO
DIRECCCIÓN DE INTEGRACIÓN ECONÓMICA
GRUPO COBRO COACTIVO
OFIICNA ASESORA JURÍDICA
MCIT.
IMPORTADORES
VUCE-IMPORTACIONES
TRAMITE DE IMPORTACIONES
WINDOWS
COMITE DE IMPORTACIONES
7
GRUPO VUCE
GRUPO PRODUCCION BIENES NACIONALES
VUCE-MODULO
AUTORIZACIONES PREVIAS A LA
EXPORTACIONES
EXPORTACION
VUCE-MODULO
FORMULARIO UNICO DE
COMERCIO EXTERIOR FUCE
VUCE-MODULO CONTROL
CUPOS DE ACUERDOS
INTERNACIONALES
REGISTRO DE IMPORTADORES Y
WINDOWS 2003
SERVER
SERVER
EXPORTACIÓN O IMPORTACIÓN
INTERPRICE R2
EXPORTACION DE PRODUCTOS QUE
TIENEN CONTROL DE CUPOS EN LOS
ACUERDOS INTERNACIONALES.
BANCO DE DATOS DE
CONSULTAS DE LAS
COMERCIO EXTERIOR -
IMPORTACIONES/EXPORTACIONES Y
BACEX
DECLARACIONES DE IMPORTACIÓN
CERTIFICADO DE
REINTEGRO DEL IVA A LOS
REEMBOLSO TRIBUTARIO
EXPORTADORES QUE TIENEN DERECHO
CERT
DE ACUERDO CON UNOS DECRETOS
WEB
1.0
WEB
WEB
MCIT
DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
WEB Y
1.0
CLIENTE
SERVIDOR
WEB Y
UNIX WARE 7.3
IMPORTADORES/EXPORTADORES
EXPORTADORES
1.0
INTERPRICE R2
UNIX WARE 7.3
DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
WINDOWS 2003
SERVER
EXPORTADORES
CIUDADANOS
WINDOWS 2003
EXPORTADORES PREVIOS A LA
SOLICITUD, ASIGNACION Y
1.0
ENTERPRICE R2
1.0
CLIENTE
SERVIDOR
CIUDADANOS
MCIT
GRUPO CERT – DIRECCIÓN DE COMERCIO
EXTERIOR
SISTEMA INTEGRADO DE
SISTEMA DE GESTION
CORRESPONDENCIA INTERNA,
DOCUMENTAL
EXTERNA, PQRS, SEDE ELECTRONICA
WINDOWS 2008
INTERPRICE
1.0
WEB
MCIT
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE MINCOMERCIO
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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APLICATIVOS DEL MCIT
NOMBRE
USO DEL APLICATIVO
SISTEMA
OPERATIVO
VERSION
INTERFAZ DEL
USUARIOS DE APLICATIVO
USUARIO
GRUPO ADMINISTRATIVA
SALIN
SIFIP
MANEJO DE ALMACEN E INVENTARIOS
MANEJO TESORERIA
SCO UNIX
SCO UNIX
MANEJO DE SOLICITUDES DE
SISCO
COMISIONES DE SERVICIOS Y DE
LINUX
AUTORIZACIONES DE GASTOS DE VIAJE
HOMINIS
PAGINAS WEB
EXTERIOR Y HOJAS DE VIDA
MANEJO DE TODAS LAS PAGINAS WEB
DEL MINISTERIO Y LOS MINISITOS
DUMPING Y
MANEJO DE DUMPING Y
SALVAGUARDIAS
SALVAGUARDIAS
IMÁGENES
PANEL DE
ADMINISTRACION

MANEJO DE NÓMINA, PENSIONES,
MANEJO DE IMÁGENES DIGITALIZADAS
NOMINAS Y PRACTICAS COMERCIALES
ADMINISTRACION DE BACKUPS
LINUX
CLIENTESERVIDOR
CLIENTESERVIDOR
CLIENTESERVIDOR
CLIENTESERVIDOR
LINUX, WINDOWS
WINDOWS SQL
SERVER
WEB
WEB
LINUX
WEB
LINUX-DEBIAN
WEB
GRUPO ALMACEN
GRUPO CONTABILIDAD
GRUPO TESORERIA
GRUPO CONTABILIDAD
GRUPO PASAJES Y VIÁTICOS
MCIT
GRUPO RECURSOS HUMANOS
MCIT
GRUPO DE COMUNICACIONES
SUBDIRECCIÓN PRACTICAS COMERCIALES
SUBDIRECCIÓN PRACTICAS COMERCIALES
GRUPO TESORERIA
OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Numeral 5. En los Equipos del MCIT no deben estar instalados juegos.
Los equipos de cómputo del MCIT presentan la siguiente información para la opción de juegos.
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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
Prohibir la reproducción de software licenciado del MCIT, a excepción de las copias de seguridad
autorizadas por la Oficina de Sistemas de Información.
Aplica a la generación de Copias de Seguridad (Backups) de la información en servidores del MCIT
generadas en la Oficina de Sistemas de Información y la ejecución de la contratación para el almacenamiento
y custodia de las copias de seguridad de la información de las bases de datos de la Ventanilla Única de
Comercio Exterior- VUCE”.
OBJETO DEL CONTRATO
SERVICIO DE TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE LOS MEDIOS DONDE SE COPIA LA INFORMACIÓN DE
BASES DE DATOS DE LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO EXTERIOR - VUCE
CONTRATACIÓN DIRECTA
NO. 004 DEL 21 DE
FEBRERO DE 2012
CONTRATO
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
MANEJO TECNICO DE LA INFORMACION S.A.
06 DE MARZO DE 2012
31 DE DICIEMBRE DE 2012
INFORMATICA DOCUMENTAL SAS
06 DE MARZO DE 2013
31 DE DICIEMBRE DE 2013
004 DEL 28 DE FEBRERO
DE 2013

FECHA DE INICIO DE EJECUCIÓN DEL
RAZÓN SOCIAL DEL CONTRATISTA
Los funcionarios a excepción de los autorizados por la Oficina de Sistemas de Información, no pueden
realizar ningún cambio en la configuración de los equipos.
Para el efecto, el MCIT cuenta con la contratación del servicio de mantenimiento correctivo y preventivo a
nivel de hardware y software de acuerdo con las especificaciones técnicas y requerimientos institucionales; el
cuadro siguiente detalla algunos contratos relacionados con el tema:
CONTRATACIÓN
OBJETO DEL CONTRATO
RAZÓN SOCIAL DEL CONTRATISTA
ESTATAL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
NO. 186 DE DEL 24 DE DICIEMBRE DE 2010
PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
ADICIONAL NO. 001 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE
CON COBERTURA TOTAL DE REPUESTOS PARA MICROCOMPUTADORES,
2012
PORTÁTILES Y PERIFÉRICOS EN LA SEDE CENTRAL DEL MINISTERIO DE
AL
CONTRATO
ESTATAL
POR
PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 186 DE 2010
COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO Y EN LA DIRECCIÓN DE COMERCIO
INGENIERÍA ELECTRÓNICA Y SISTEMAS LTDA
ELECTROSISTEMAS
EXTERIOR.
OTROSI NO. 001 DEL 31 DE DICIEMBRE DE
2012
AL
CONTRATO
ESTATAL
POR
PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 186 DE 2010
ESTATAL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
NO. 083 DEL 13 DE MRZO DE 2012
ESTATAL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
NO. 165 DEL 13 DE DICIEMBRE DE 2012
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
(LEY 1150 DE 2007) NO. 166 DEL 13 DE
DICIEMBRE DE 2012
PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
AL MÓDULO DE EXPORTACIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO
EXTERIOR - VUCE,
PRESTAR EL SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
CON COBERTURA TOTAL DE REPUESTOS PARA MICROCOMPUTADORES,
PORTÁTILES Y PERIFÉRICOS DEL MINISTERIO
COMERCIO ELECTRÓNICO EN INTERNET S.A.
CENET S.A.
UNIÓN
TEMPORAL
CONTROLES
EMPRESARIALES ELECTROSISTEMAS
PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DE SERVIDORES, CENTRO DE CÓMPUTO, EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y
CENTRO DE CABLEADO PARA EL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y
COMSISTELCO LTDA
TURISMO.
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
OCI – 018 – 2013
CONTRATACIÓN
OBJETO DEL CONTRATO
RAZÓN SOCIAL DEL CONTRATISTA
ADQUISICIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL SOPORTE Y MANTENIMIENTO
TÉCNICO DEL SOFTWARE ARANDA, PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE
CONTRATACIÓN DIRECTA (LEY 1150 DE 2007)
LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS PRESTADOS POR LA OFICINA DE
NO. 044 DEL 30 DE ENERO DE 2013
SISTEMAS DEL MINISTERIO, ASÍ COMO EL MANEJO DEL REGISTRO DE LOS
ARANDA SOFTWARE ANDINA SAS
BIENES INFORMÁTICOS QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD.
Adicionalmente, la Oficina de Sistemas de Información ha implementado los siguientes mecanismos de
control:
Directorio Activo de Windows Server.

Para la gestión de la red de datos del Ministerio, a través de la cual se establece las restricciones de
instalación de software no autorizado en los estaciones de trabajo en Ambiente Windows.
Servicio de “mantenimiento preventivo y correctivo” a las estaciones de trabajo y portátiles en Ambiente
Windows

En ejecución del contrato con la firma Ingeniería Electrónica y Sistemas Ltda – Electrosistemas, se
revisa el licenciamiento del software instalado y se desinstala el software no autorizado.
4.4.
¿CUÁL ES EL DE STINO FINAL DEL SOFT WARE DADO DE BAJA EN SU
ENTIDAD?
La Oficina de Sistemas de Información realizó la depuración de las licencias de software de propiedad del
MCIT a fin de contar con el “Inventario Real de Licencias Software” y dar de baja las “Licencias de Software
Obsoletas.
Con memorando OSI-2012-000241 de Diciembre de 2012 se entregó al Grupo de Almacén la relación de 71
licencias obsoletas y se solicitó el soporte respectivo una vez ejecutado el procedimiento correspondiente.
El Grupo de Almacén con memorando GDA-2013-000012 informa que una vez cuenten con la identificación
total (placas de inventario) de las licencias se procederá a la baja definitiva del Sistema de Inventarios.
Las Licencias identificadas por la Oficina de Sistemas de información y que son objeto de identificación para
dar de baja se relacionan en el cuadro siguiente:
RELACIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE PARA DAR DE BAJA POR OBSOLESCENCIA
EMPRESA
OPEN LICENSE
1
ACT COMPUTADORES
11783303
OPEN 11752159AAS0109
PROGRAMA INICIAL
OFFICE PREMIUM
LICENCIAS
2
AJC IT SOLUCIONES
15786520
OPEN 15733839ZZS0411
OFFICE PROFESSIONAL
3
INFORMATICAS
14744115
OPEN 14695301ZZS0402
4
COMPUFACIL S.A
41653938
5
DICOLSIS
33048021
VERSION
CANTIDAD
2000
26
XP
4
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2000
150
OPEN 61647698ZZS0901
ISA SERVER ENTERPRISE
2006
2
OPEN 33037566BAS0001
OFFICE PROFESSIONAL
2000
50
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RELACIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE PARA DAR DE BAJA POR OBSOLESCENCIA
EMPRESA
VERSION
CANTIDAD
6
OFFICE ESTÁNDAR
2000
150
7
OFFICE SHAREPOINT DESIGNER
2000
6
8
VISUAL INTERDEV
98
6
9
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
5,5
6
10
PROXY SERVER
2,0
6
SITE SERVER ESTÁNDAR
3
6
SNA SERVER
4
6
13
SQL SERVER ESTÁNDAR
7
6
14
SYSTEM MANAGEMENT SERVER
2,0
6
15
TRANSACTION SERVER
2,0
6
16
WINDOWS SERVER ESTÁNDAR
4,0
6
WINDOWS CONSUMER
3,2
50
2000
5
11
OPEN LICENSE
33048030
12
17
18
19
PROGRAMA INICIAL
OPEN 33037575ARS0001
33048018
OPEN 33037553BSS0001
11906241
OPEN 11876577AAS0111
LICENCIAS
OFFICE PREMIUM
6,0
3
2000
14
VISUAL STUDIO PROFESSIONAL
6,0
5
PROJECT
98
9
2000
1
98
1
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2000
1
26
ISA SERVER ESTÁNDAR
2000
1
27
SITE SERVER ESTÁNDAR
3,0
1
WINDOWS
4,0
57
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2000
51
HOST INTEGRATION SERVER ESTÁNDAR
2000
1
SNA
4,0
51
20
21
22
13149701
OPEN 13110573ZZS0212
11896240
OPEN 33037566BAS0001
VISUAL STUDIO PROFESSIONAL
OFFICE PROFESSIONAL
23
OFFICE SHAREPOINT DESIGNER
24
VISUAL INTERDEV
25
EXPOBYTE LTDA.
28
11872934
OPEN 11843148BRS0111
11896239
OPEN 11866430ASS0111
11872934
OPEN 11843148BRS0111
29
30
31
32
33016291
OPEN 33012725AAS9901
WORKS
4,0
115
33018325
OPEN 33014224AAS9901
WORKS
4,0
96
34
11094383
OPEN 33012835AAS9901
VISUAL BASIC ENTERPRISE
6,0
1
35
33051751
OPEN 33012725AAS9901
PROJECT
98
12
36
33052619
OPEN 33041686BRS0004
33
GALE SOFTWARE
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
5,5
100
37
SNA
4,0
100
38
SYSTEM MANAGEMENT SERVER
7,0
100
WINDOWS SERVER
2,0
100
SQL SERVER
4,0
100
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
5,5
100
SNA
4,0
100
SQL
7,0
100
SYSTEM MANAGEMENT SERVER
2,0
100
WINDOWS SERVER
4,0
100
39
40
41
33051773
OPEN 33040939BRS0001
INTEGRA GERENCIA DE
PROYECTOS LTDA.
42
43
33052619
44
OPEN 33041686BRS0004
45
46
33016466
OPEN 33006931ASS9807
WINDOWS CONSUMER
95
50
47
33016475
OPEN 33012835AAS9901
OFFICE ESTANDAR
7,0
14
EXCHANGE SERVER ENTREPRISE
2003
1
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2003
500
ISA SERVER ENTERPRISE
2004
1
2000
19
97
10
48
49
INTERGRUPO S.A
19955961
OPEN 19915039CRS0712
50
51
MACRO ADD LTDA.
11977691
OPEN 11935437AAS0112
OFFICE PROFESSIONAL
52
MAIN LINE LTDA.
33046513
OPEN 33036293AAS0001
OFFICE ESTÁNDAR
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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RELACIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE PARA DAR DE BAJA POR OBSOLESCENCIA
53
54
55
EMPRESA
OPEN LICENSE
VERSION
CANTIDAD
ORR COMPUTADORES
11004028
OPEN 10003887BAS0005
OFFICE ESTÁNDAR
97
104
33045970
OPEN 33035818ARS0001
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
5,5
60
14548041
OPEN 14499296ZZS0312
OFFICE PROFESSIONAL
XP
66
11526794
OPEN 11502633BRS0106
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
5,5
200
EXCHANGE SERVER ESTÁNDAR
2000
5
13811554
OPEN 13767731ZZS0306
ISA SERVER ESTÁNDAR
2000
5
HOST INTEGRATION SERVER ESTÁNDAR
2000
5
PROVEEDORA DE
INFORMATICA
SINGETEL LTDA.
PROGRAMA INICIAL
LICENCIAS
SISTEMAS DE
56
TECNOLOGIA AVANZADA
STA S.A
57
58
SOFTWARE Y
59
ALGORITMOS S.A
60
SYSTEM MANAGEMENT SERVER
2,0
5
61
UNKNOWN
33003958
OPEN 33000681AAS9610
OFFICE PROFESSIONAL
7,0
25
62
UNKNOWN
33003958
OPEN 33000681AAS9610
VISUAL FOXPRO ESTÁNDAR
3,0
25
63
UNKNOWN
33004676
OPEN 33003934ASS9801
WINDOWS CONSUMER
95
50
64
UNKNOWN
33004687
OPEN 33003949AAS9801
OFFICE ESTANDAR
7,0
25
65
UNKNOWN
33005019
OPEN 33004225AAS9801
OFFICE ESTANDAR
7,0
25
66
UNKNOWN
33005774
OPEN 33004845ASS9801
WINDOWS CONSUMER
95
50
67
UNKNOWN
33005965
OPEN 33004975ARS9801
WINDOWS SERVER
3,51
180
68
UNKNOWN
33006090
OPEN 33005077ASS9804
WINDOWS CONSUMER
95
45
69
UNKNOWN
33008012
OPEN 33006476AAS9807
OFFICE ESTANDAR
7,0
182
70
UNKNOWN
33008214
OPEN 33006632AAS9807
OFFICE ESTANDAR
7,0
182
71
UNKNOWN
33008575
OPEN 33006931ASS9807
WINDOWS CONSUMER
95
100
Traspaso a Computadores Para Educar
Previo concepto de “obsolescencia tecnológica” de la Oficina de Sistemas de Información y cumplido el
procedimiento “Administración y Control de Bienes Devolutivos y de Consumo”, la Secretaría General
mediante Resolución No. 6206 de Diciembre 28 de 2012, ordenó la baja de 76 equipos de cómputo y autorizó
su traspaso a la Asociación de Computadores para Educar.
Entrega de bienes de computo a otras Entidades del Estado
Con Actas de Entrega de Bienes en Calidad de Donación a Entidades Estatales – transferencia de Bienes a
Título Gratuito: Nos. 003, 004, 006, 007, 009, 008, 010, 01 de Noviembre 7, 9, 15, 14, 22, 19, 25, 26 de 2012
y No. 012 de Diciembre 3 de 2012, a Gobernación de Guaviare, Gobernación del Valle del Cauca, Alcaldía del
Municipio de Puerto Colombia, entregaron los bienes de computo relacionados en las Resoluciones Nos.
4028, 4029,4030, 4031, 4032, 4033, 4034 y 4035 de Septiembre 19 y Resolución No. 4440 de Octubre 8 de
2012, por las cuales se dan de baja algunos bienes muebles inservibles de propiedad del MCIT.
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OCI – 018 – 2013
5.
PRESENTACIÓN DEL I NFORME DE SOFTWARE V IGENCIA 2012
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Circular No. 017 de 2011 presentó el 15 de Marzo de
2013 el Informe de Software 2012 de acuerdo con la información detallada en los numerales 4.1 a 4.4, tal y
como se evidencia en el reporte de entrega emitido por el aplicativo web dispuesto por la Dirección Nacional
de Derechos de Autor.
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
OCI – 018 – 2013
6.
OBSERVACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL I NTERNO
Como resultado de la evaluación de la vigencia 2011, documentada en el Informe OCI-032-2012, la Oficina de
Control Interno recomiendo a la Oficina de Sistemas de Información implementar las acciones que le permitan
tener control efectivo sobre la información relacionada con la administración de los equipos de cómputo
(Servidores, Computadores, Portátiles y Tablets), así como de las Licencias de Software de propiedad del
Ministerio.
Para el efecto, la Oficina de Sistemas de Información documentó el Plan de Mejoramiento que relacionó las
siguientes acciones de mejoramiento que se ejecutaron durante el segundo semestre de 2012.
PLAN DE MEJORAMIENTO
RECOMENDACIÓN
ACCIONES A SEGUIR
ENTREGABLE
1. CONTAR CON UN CONTROL QUE PERMITA DETERMINAR
TENER BASE DE DATOS ALIMENTADA Y ACTUALIZADA DONDE
CON EXACTITUD, LA CANTIDAD DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
SE ENCUENTRE COMO MÍNIMO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN
(SERVIDORES, COMPUTADORES, PORTÁTILES Y TABLEC),
DE LOS EQUIPOS EN USO:
AMBIENTE OPERATIVO, FUNCIONALIDAD, UBICACIÓN, ÁREA O
- SERVIDORES EN USO DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO:
FUNCIONARIO AL CUAL SE ENCUENTRAN ASIGNADOS.
NOMBRE SERVIDOR, SISTEMA OPERATIVO, LOCALIZACIÓN
RELACIÓN ESTACIONES – PORTÁTILES –
FÍSICA, FUNCIONALIDAD (APLICATIVOS, BASES DE DATOS,
TABLES EN USO; SERVIDORES EN USO;
ADMINISTRACIÓN).
SERVIDORES.
- ESTACIONES DE TRABAJO, PORTÁTILES Y TABLETS DE
PROPIEDAD DEL MINISTERIO EN USO CONECTADOS A LA RED
DEL MINISTERIO: TIPO DE EQUIPO, MARCA, PLACA DE
INVENTARIO, FUNCIONARIO A CARGO, ÁREA ASIGNADO.
2. CONTAR CON UN CONTROL QUE PERMITA DETERMINAR
TENER BASE DE DATOS ALIMENTADA Y ACTUALIZADA DONDE
CON EXACTITUD, EL INVENTARIO REAL DE LICENCIAS DE
SE ENCUENTRE COMO MÍNIMO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN
SOFTWARE DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO, QUE SE
DE LAS LICENCIAS EN USO:
ENCUENTRAN EN USO, Y ESTÁN DISPONIBLES DE MODO
- LICENCIAS MOL, UP GRADE O SOFTWARE ASSURANCE (DE
FÍSICO (CDS) O VIRTUAL, PARA ESTAS ÚLTIMAS SE REQUIERE
SITIOS WEB).
QUE SE REALICE SEGUIMIENTO A LA INFORMACIÓN
REGISTRADA EN LOS PORTALES DE INFORMACIÓN DE LOS
PROVEEDORES.
RELACIÓN LICENCIAS EN USO.
- NÚMERO DE LICENCIAS POR PRODUCTO. (AMBIENTES
WINDOWS Y UNIX).
3. CONTAR CON UN CONTROL SOBRE LICENCIAS DE
TENER BASE DE DATOS ALIMENTADA Y ACTUALIZADA DONDE
SOFTWARE EN MEDIO FÍSICO Y VIRTUAL QUE PERMITA
SE ENCUENTRE LAS LICENCIAS DE SOFTWARE CON MEDIO
ESTABLECER CON EXACTITUD EL NÚMERO DE LICENCIAS DE
FÍSICO O VIRTUAL QUE NO SE UTILICEN POR RAZONES DE
SOFTWARE EN MEDIO FÍSICO O VIRTUAL QUE NO SE UTILICEN
ORDEN TECNOLÓGICO (PARA DAR DE BAJA).
RELACIÓN LICENCIAS NO UTILIZADAS.
POR RAZONES DE ORDEN TECNOLÓGICO, Y POR
CONSIGUIENTE REQUIERE REALIZAR EL PROCESO DE BAJA
ENTREGAR LA RELACIÓN Y LAS LICENCIAS OBSOLETAS AL
MEMORANDO OSI-2012-000241 DEL
RESPECTIVO.
GRUPO DE ALMACÉN PARA DAR DE BAJA.
14/12/2012. ASUNTO: ENTREGA DE
LICENCIAS PARA DAR DE BAJA –
RELACIÓN LICENCIAS NO UTILIZADAS.
SOLICITAR AL GRUPO DE ALMACÉN LA MODIFICACIÓN AL
PROCEDIMIENTO DE BAJO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, EN EL
SENTIDO DE “ENTREGAR CON EL DISCO DURO FORMATEADO
Y SIN NINGÚN TIPO DE LICENCIAMIENTO LOS EQUIPOS
MEMORANDO OSI-07010 DE 04/07/2012.
ASUNTO: “SOLICITUD MODIFICACIÓN…”;
DADOS DE BAJA”
4. PARA EL CASO DE LAS LICENCIAS DE SOFTWARE FÍSICA
ASIGNAR LUGAR FÍSICO DONDE SE ALMACENEN LOS MEDIOS
QUE SE REQUIEREN POR SU FUNCIONALIDAD ACTUAL, SE
QUE TIENEN LICENCIAS DE SOFTWARE.
RECOMIENDA DEFINIR UN LUGAR QUE PERMITA TENER
CORREO ELECTRÓNICO 18/10/2012.
ASUNTO: PISO 2 - BODEGA 2- CAJA
FUERTE CON CLAVE.
CONTROL SOBRE ESTE TIPO DE MEDIOS.
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
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PLAN DE MEJORAMIENTO
RECOMENDACIÓN
ACCIONES A SEGUIR
ENTREGABLE
5. CONTAR CON UN CONTROL SOBRE LOS APLICATIVOS DE LA
TENER BASE DE DATOS ALIMENTADA Y ACTUALIZADA DONDE
ENTIDAD QUE PERMITA MANTENER ACTUALIZADA LA
SE ENCUENTRE COMO MÍNIMO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN
INFORMACIÓN PERTINENTE SOBRE LOS APLICATIVOS, A FIN
DE LAS APLICACIONES DE LA ENTIDAD:
DE CONOCER CON EXACTITUD NO SOLO LAS ÁREAS
- NOMBRE DEL APLICATIVO, HERRAMIENTA DE DESARROLLO,
USUARIAS, SINO EL NÚMERO DE USUARIOS QUE
SISTEMA OPERATIVO SOBRE EL CUAL ES EJECUTADO, USO
EFECTIVAMENTE HACEN USO DEL APLICATIVO, VERSIÓN DEL
DEL APLICATIVO, VERSIÓN DEL APLICATIVO, ÁREAS DE
APLICATIVO, ETC.
USUARIAS DEL APLICATIVO, INTERFAZ CON EL USUARIO,
RELACIÓN: APLICATIVOS DE LA ENTIDAD.
NÚMERO DE USUARIOS (LICENCIAS REQUERIDAS POR
USUARIO), EDAD DE APLICATIVO, ETC.
La revisión de los entregables se realizó durante la visita “in situ” con el Coordinador de Soporte e Ingeniería
como parte de la evaluación efectuada en el ítem “4. Cumplimiento normas de derecho de autor sobre el uso
de software en el MCIT – VIGENCIA 2012” de este informe.
Resultado de lo anterior, se observó que:
I.
RELACIÓN ESTACIONES – PORTÁTILES – TABLES EN USO
a. La estructura de datos o formulario que consigna la información relativa al inventario de Estaciones de
Trabajo, Portátiles y Tables varía de un tipo de equipo a otro, como se observa en los extractos del
inventario suministrado:
ESTACIONES DE TRABAJO
NombrePC
POLITUR5
M1001
M3500020
Usuario
POLTUR5
CCAMACHO
HZUNIGA
Nombre
WINDOWS 7
WINDOWS 7
WINDOWS XP
VERSIO_SO
RAMfisica
MarcaPC
PROFESSIONAL 32-BIT
4096 HEWLETT-PACKARD
ENTERPRISE 32-BIT
1024 HEWLETT-PACKARD
PROFESSIONAL
1024 HEWLETT-PACKARD
Modelo
HP COMPAQ 6005 PRO SFF PC+
HP COMPAQ DC5750 MICROTOWER
HP COMPAQ DC5750 MICROTOWER
TIPO
Serial
ESTACION DE TRABAJO MXL1420H4S
ESTACION DE TRABAJO MXJ75008S6
ESTACION DE TRABAJO MXJ75008RV
PORTÁTILES
NombrePC
Usuario
Nombre
VERSIO_SO
RAMfisica
MarcaPC
Modelo
TIPO
Serial
PORGESTIHUMANA
GESTIONHUMANA3
WINDOWS XP
PROFESSIONAL
512
LENOVO
195183S THINKPAD T60
PORTATIL
L3EVW07
MIN2010
JVARGAS
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 64-BIT
4096
LENOVO
2537L94 THINKPAD T410
PORTATIL
R85T8AY
M10111922-PC
LQUIROGA
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 32-BIT
2048
LENOVO
7459DV5 THINKPAD X200
PORTATIL
LV001FA
TODO EN UNO
NombrePC
Usuario
Nombre
VERSIO_SO
RAMfisica MarcaPC
Modelo
TIPO
Serial
M16000150
DORISC
WINDOWS 7 PROFESSIONAL 32-BIT
6144
DELL INC VOSTRO 360 00 TODO EN UNO
7TCLBQ1
M451001212
EROBLESR
WINDOWS 7 PROFESSIONAL 32-BIT
6144
DELL INC VOSTRO 360 00 TODO EN UNO
5TCLBQ1
EQUIPONYDIA
NYDIASM
WINDOWS 7 PROFESSIONAL 32-BIT
6144
DELL INC VOSTRO 360 00 TODO EN UNO
1HDLBQ1
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TABLETS
NO ESTACION MARCA
MODELO
SERIAL
TIPO
MAC
IPAD 2 64Gb
DN6GJP7PDFJ3
MAC
IPAD 2 64Gb
MAC
IPAD 2 64Gb
FUNCIONARIO
CARGO DEPENDENCIA
PLACA PROPIEDAD
NIVEL DE
OBSOLESENCIA
cuantia No 17 de 2011 con la
LUIS FERNANDO FUENTES
firma COMERCIAL MCL LTDAasi
b. El inventario de Portátiles y Tables no detalla para todos los equipos la información que define la
estructura de datos del formulario, como se observa a continuación:
PORTÁTILES
NombrePC
Usuario
Nombre
VERSIO_SO
RAMfisica
MarcaPC
Modelo
TIPO
Serial
GERMAN
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 32-BIT
2048
LENOVO
7459DV5 THINKPAD X200
PORTATIL
LV001F9
4096
DELL INC
LATITUDE E6220
PORTATIL
JSNLGT1
4096
DELL INC
LATITUDE E6220
PORTATIL
6VNLGT1
4096
DELL INC
LATITUDE E6220
PORTATIL
FXNLGT1
4096
DELL INC
LATITUDE E6220
PORTATIL
3VNLGT1
4096
DELL INC
LATITUDE E6220
PORTATIL
9TNLGT1
SONY CORPORATION
VGN-S450FP
SONY CORPORATION
VGN-TXN25FN
DELL INC
LATITUDE XT
PORTATIL
MARIA AMALIA VASQUEZ
MAC
MacBook Air A1304
PORTATIL
W892170W9A5
MAC
MacBook Air A1304
PORTATIL
W89331YN9A5
LUCY SAMPER
CAMILO CATIVE
MAC
MacBook Air A1369
PORTATIL
C02DJEPKDDR2
CONTRATACION DE VALOR INFERIOR
AL 10% -214-2010 - PC MAC
SERVICIOS Y VENTAS S.A
MAC
MacBook Air A1369
PORTATIL
C02DJ1N8DDR2
CONTRATACION DE VALOR INFERIOR
AL 10% -214-2010 - PC MAC
SERVICIOS Y VENTAS S.A
MAC
MacBook Air A1369
PORTATIL
C02DJENPDDR2
CONTRATACION DE VALOR INFERIOR
AL 10% -214-2010 - PC MAC
SERVICIOS Y VENTAS S.A
MAC
MacBook Air A1369
PORTATIL
C02DJELWDDR2
CONTRATACION DE VALOR INFERIOR
AL 10% -214-2010 - PC MAC
SERVICIOS Y VENTAS S.A
MAC
MacBook Air A1465
PORTATIL
C02J10PBDRV9
OSCAR RUEDA GARCIA
VICEMINISTRO DE TURISMO
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA No.
124 de 2012 - COMUNICACIONES E
INFORMATICA SAS
MAC
MacBook Air A1465
PORTATIL
C02J909FDRV9
CARLOS ANDRES DE HARD
VICEMINISTRO DE DESARROLLO
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA No.
124 de 2012 - COMUNICACIONES E
INFORMATICA SAS
MAC
MacBook Air A1465
PORTATIL
C02J909EDRV9
Gabriel Andre Duque
Mildenberg
VICEMINISTRO DE COMERCIO
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA No.
124 de 2012 - COMUNICACIONES E
INFORMATICA SAS
MAC
MacBook Air A1465
PORTATIL
C02J81Q3DRV9
Didier Ruiz
OFICINA DE SISTEMAS
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA No.
124 de 2012 - COMUNICACIONES E
INFORMATICA SAS
MAC
MacBook Air A1369
PORTATIL
C02GFA9DJWV
cuantia No 17 de 2011 con
la firma COMERCIAL MCL
LTDAasi
EDGAR CARRILLO
C02GMAHRDJWV
cuantia No 17 de 2011 con
la firma COMERCIAL MCL
LTDAasi
LUIS FERNANDO FUENTES
MAC
MacBook Air A1369
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INFORME DE EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO NORMAS
DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
OCI – 018 – 2013
TABLETS
NO ESTACION MARCA
MODELO
SERIAL
MAC
IPAD 2 64Gb
DN6GJP7PDFJ3
cuantia No 17 de 2011 con la
LUIS FERNANDO FUENTES
firma COMERCIAL MCL LTDAasi
MAC
IPAD 2 64Gb
MAC
IPAD 2 64Gb
MAC
IPAD 2 64Gb
MAC
IPAD 2 64Gb
MAC
IPAD 2 64Gb
DN6GJKA8DFJ3
cuantia No 17 de 2011 con la
firma COMERCIAL MCL LTDAasi
MAC
TIPO
FUNCIONARIO
CARGO
DEPENDENCIA
PLACA
PROPIEDAD
NIVEL DE
OBSOLESENCIA
EDGAR CARRILLO
IPAD NUEVO 64GB DMPJ2TYHDVGJ
EDGAR CARRILLO
c. Revisado el inventario de Estaciones de Trabajo denominadas “Todo en Uno” se observa que se incluye
un (1) portátil asignado al señor Viceministro de Comercio Exterior.
NombrePC
LUCY ROJAS
Usuario
LUCYROJAS
Nombre
WINDOWS 7
VERSIO_SO
PROFESSIONAL 64BIT
RAMfisica
MarcaPC
6144 DELL INC
Modelo
TIPO
VOSTRO 360 00
MAC
IMAC - A1311
Serial
TODO EN UNO
BVCLBQ1
PORTATIL
CONTRATO
DE MINIMA
CUANTIA
Gabriel
VICEMINIST No. 124 de
C02HV0BDD Andre
RO DE
2012 HJN
Duque
COMERCIO COMUNICA
Mildenberg
CIONES E
INFORMATI
CA SAS
d. Revisados en el inventario de Portátiles asignados a funcionarios de la Oficina de Control Interno se
encontró que difiere el usuario relacionado con el usuario asignado al funcionario y detalla para el Código
de Barras 10114339 el modelo es “NOT SPECIFIC”, cuando el equipo referenciado es de la Marca DELL
INC y corresponde al Modelo VOSTRO 3300.
NombrePC
Usuario
Nombre
VERSIO_SO
RAMfisica
MarcaPC
Modelo
TIPO
Serial
CODIGO
BARRAS
FUNCIONARIO
MARIADELROSARIO
DANISAB
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 32-BIT
2048
DELL INC
LATITUDE D630
PORTATIL
5D9CPD1
10108106
MARÍA DEL ROSARIO CHACON HERRERA
M13000565
JGAMBOA
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 64-BIT
4096
DELL INC
LATITUDE E6320 01
PORTATIL
J8CG3R1
10114625
DANISA MARIA BENCIC CARDENAS
M310001523
ROSARIOC
WINDOWS 7
PROFESSIONAL 64-BIT
3072
DELL INC
VOSTRO 3300 NOT SPECIFIED
PORTATIL
FGHGQP1
10114339
GIOVANNY JAVIER CHAMORRO RUALES
e. Revisados el inventario de Tablets soló relaciona dos (2) de las ocho (8) Tablets que fueron detalladas en
el Informe OCI-032-2012, de acuerdo al cuadro siguiente:
TABLETs: IPADs - MACBOOKs
ORDEN
EQUIPO
SERIE
1
IPAD 2
DN6FNA0BDFJ3
Ministro de Comercio, Industria y Turismo
ASIGNADO A
2
IPAD 2
DLXG52RRDFJ3
Viceministro de Comercio Exterior
3
IPAD 2
DN6FNKD4DFJ3
Viceministro de Desarrollo Empresarial
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DERECHO DE AUTOR SOBRE USO DE SOFTWARE EN EL MCIT VIGENCIA 2012
OCI – 018 – 2013
TABLETs: IPADs - MACBOOKs
ORDEN
EQUIPO
SERIE
4
IPAD 2
DN6FNA51JDFJ3
Viceministro de Turismo
ASIGNADO A
5
IPAD 2
DN6GJKA8DFJ3
Secretaria General
6
IPAD 2
DN6GJP7PDFJ3
Director de Comercio Exterior
7
MACBOOK AIR A1369
C02GFA9DJWV
Jefe Oficina Sistemas de Información
8
MACBOOK AIR A1369
C02GMAHRDJWV
Director de Comercio Exterior
II.
RELACIÓN DE LICENCIAS EN USO
a.
En la revisión relación de Licencias de Microsoft en USO no se incluyó las licencias que se detallan en
el siguiente cuadro:
EMPRESA
CONTROLES
EMPRESARIALES
OPEN
LICENSE
61344476
PROGRAMA INICIAL
912793332261412
LICENCIAS
VERSION
CANTIDAD
LYNC
2013
50
LYNC SERVER
2013
2
LYNC SERVER ENTERPRESE DEVICE CAL
2013
50
LYNC SERVER ENTERPRESE ESTÁNDAR
2013
50
SQL SERVER ENTREPRICE DEVICE CAL
2013
8
WINDOWS SERVER USER CAL
2012
10
WINDOWS SERVER DATABASE
2012
1
Adicionalmente, las descripciones de las siguientes licencias requirieron precisar su descripción como
se observa en la columna “Observaciones” del cuadro que se relaciona a continuación:
Empresa
AJC IT Soluciones Informaticas
AJC IT Soluciones Informaticas
AJC IT Soluciones Informaticas
Controles Empresariales LTDA.
Controles Empresariales LTDA.
DataPoint de Colombia S.A.S
DataPoint de Colombia S.A.S
Dicolsis
Expobyte LTDA.
Linalca S.A
MST Multisoft S.A
Origin iT
Sitec S.A
Softw are y algoritmos S.A
Softw are y algoritmos S.A
b.
Open License
14744115
14744114
41327146
60464446
48780915
47129196
47129196
33048018
11872934
11693004
41714385
Programa Inicial
Open 14695301ZZS0402
Open 14694232ZZS0402
Open 61318832ZZS0811
Open 90451626ZZG1406
Open 68753241ZZG1307
Open 67119685ZZG1207
Open 67119685ZZG1207
Open 33037553BSS0001
Open 11843148BRS0111
Open 11664355ASS0108
Open 61703226ZZS0902
60572694
42964596
13811554
Open 90580508ZZG1406
Open 62951197ZZS0911
Open 13767731ZZS0306
Licencias
Window s Server
Window s Server
Window s server User
Microsoft Exchange estándar
Exchange Server Estándar
Window s Professional
Window s Server Device
Window s
Sql
Window s Terminal Server
Window s Server Device
TeamView er
Window s Enterprise
Sql server enterprise
Sql Server Estándar
Version
2000
2000
2003
2010
2010
7
2008
2000
2000
2003
2008
7
7
2008
2000
Cantidad CD-instalacion
OBSERVACIONES
190
Window s Server CAL
47
Window s Server CAL
4
Window s server User CAL
403
Microsoft Exchange estándar CAL
127
Exchange Server Estándar USER CAL
100
2
Window s Professional INCLUYE SERVICE PACK
50
Window s Server Device CAL
150
Window s CONSUMER
51
SQL CAL
12
Window s Terminal Server CAL
4
Window s Server Device CAL
1
TeamView er 7 ACCESS
96
WINDOWS 7 ENTERPRISE
2
1
Sql server enterprise 1 PROCESS
5
Sql Server Estándar 1 PROCESS
No se incluyeron en la relación “Licencias en USO” ni “Licencias No Utilizadas” las siguientes licencias
que se encontraban relacionadas en el inventario suministrado para vigencias anteriores:
LICENCIAS
CANTIDAD
FOXPRO V2.6
26
INFORMIX V. IDS 7.3
64
ORACLE DATABASE 10 G
3 PROCESADORES
ORACLE INTERNET APPLICATION SERVER JAVA 10 G
3 PROCESADORES
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LICENCIAS
CANTIDAD
PROGRESS V.9.1D 4GL DEV. SYS.
2
PROGRESS V.9.1D ENTERPRISE DB
32
PROJECT PROFESSIONAL
22
RMCOBOL RUNTIME V.6.61
104
RMCOBOL RUNTIME V.6.61.00
64
RMCOBOL V.6.61
3
SCO OPEN SERVER
40
UNIXWARE V.7.1.3
40
VISIO PROFESSIONAL 2002
1
VISUAL STUDIO
1
WEB SPPED V.9.1D
25
c.
Con relación a la baja del inventario de las “Licencias No Utilizadas” se encuentra pendiente por el
Grupo de Almacén la baja de las licencias del inventario.
d.
Dentro de la relación de Software Aplicativo:

No se indica, si el software es: desarrollado en la Oficina de Sistemas de Información; Por Terceros –
Contratación o Convenio; Convenio Interinstitucional con instalación de licencias de uso en la entidad
o con acceso web.

No se incluyen los aplicativos:
LICENCIAS
AREA USUARIA
SISTEMA DE INFORMACIÓN ISOLUCION – SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GRUPO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO
LITIGOB - DIRECCIÓN NACIONAL DE DEFENSA JUDICIAL – ACCESO WEB
OFICINA ASESORA JURÍDICA
POSITIVA – PAUSAS ACTIVAS
GRUPO GESTIÓN HUMANA
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OCI – 018 – 2013
7.
OBSERVACIONES
La Oficina de Control Interno se permite concluir que en razón a lo expuesto en el ítem 6 de este informe, se
observan diferencias al revisar la información presentada por la Oficina de Sistemas de Información en
desarrollo de la evaluación respectiva y del plan de mejoramiento ejecutado, que evidenciaron:

Inconsistencias en la información detallada en las relaciones de hardware “Relación Estaciones –
Portátiles – Tables en USO; Servidores en Uso; Servidores” y software “Relación Licencias en Uso”,
“Relación Licencias No Utilizadas” y “Relación: Aplicativos de la Entidad”, que se describen en el ítem 6.

Para el caso del inventario de hardware se presentan diferentes formatos “formulario” que relaciona la
información del tipo de equipo.

Para el caso del Software Licenciado no se incluyen en el inventario de “Licencias en USO” ni “Licencias
No Utilizadas” las licencias: FOXPRO V2.6 - INFORMIX V. IDS 7.3 - ORACLE DATABASE 10 G - ORACLE INTERNET
APPLICATION SERVER JAVA 10 G - PROGRESS V.9.1D 4GL DEV. SYS. - PROGRESS V.9.1D ENTERPRISE DB -PROJECT
PROFESSIONAL - RMCOBOL RUNTIME V.6.61 - RMCOBOL RUNTIME V.6.61.00 - RMCOBOL V.6.61 - SCO OPEN SERVER UNIXWARE V.7.1.3 - VISIO PROFESSIONAL 2002 - VISUAL STUDIO -WEB SPPED V.9.1D.

8.
Para el caso del Software Aplicativo no se incluyen todos los aplicativos instalados en los diferentes
equipos Entidad, ni específica si el licenciamiento es propio por desarrollo interno, por contratación o
autorización de uso del aplicativo.
RECOMENDACIO NES
La Oficina de Control Interno recomienda a la Oficina de Sistemas de Información implementar las acciones
que le permitan:

Aprovechar el inventario de hardware y software documentado a través del plan de mejoramiento,
depurando la información teniendo en cuenta lo expuesto en el ítem 6.

Incluir en el Proceso “Gestión de Recursos Tecnológicos” los formatos “formulario” definidos con el fin de
que sean instrumento de control sobre el hardware y software en Uso o No Utilizados existente en la
Entidad.
Informar a la Oficina de Control Interno antes del 30 de abril de 2012 sobre las acciones a implementar.
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OCI – 018 – 2013
9.
ANEXOS
i.
Circular No. 017 de 2011 de la Dirección Nacional de Derechos de Autor – DNDA.
ii.
Directivas Presidenciales Nos. 01 de 1999 y 02 de 2002.
iii.
Circular No. 04 del 22 de Diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.
iv.
Memorando OSI-01014 del 22 de Enero de 2013. Asunto: Entrega de Soportes al Plan de Mejoramiento
de la Auditoría OCI-032-2012 (Informe de Verificación Cumplimiento Normas Derechos de Autor sobre
Uso de Software en el MCIT). Anexos:
-
Relación Estaciones – Portátiles – Tables en USO; Servidores en Uso; Servidores.
-
Relación Licencias en Uso.
-
Memorando OSI-07010 de 04/07/2012. Asunto: “Solicitud modificación…”; Memorando OSI-2012000241 del 14/12/2012. Asunto: Entrega de Licencias para dar de baja – Relación Licencias No
Utilizadas.
-
Correo Electrónico 18/10/2012. Asunto: Piso 2 - Bodega 2- Caja fuerte con clave.
-
Relación: Aplicativos de la Entidad.
v.
Resolución No. 990 del 25 de Abril de 2008, por la cual se reglamenta el manejo, uso y registro de los
elementos informáticos y se establece la responsabilidad de los funcionarios del Ministerio frente al uso
de los mismos.
vi.
Resolución No. 3892 del 4 de Octubre de 2011, modifica los artículos 10, 17, 21 y 22 de la Resolución
No. 990 de 2008.
vii.
Resolución No. 0387 del 8 de Febrero de 2012, modifica y adiciona la Resolución No. 3892 de 2011.
viii.
Oficio GDA-2013-00025 del 21 de Marzo de 2013. Asunto: Respuesta Solicitud Derechos Autor. Anexos:
ix.
-
Resoluciones Nos. 4028, 4029,4030, 4031, 4032, 4033, 4034 y 4035 de Septiembre 19 y Resolución
No. 4440 de Octubre 8 de 2012, por las cuales se dan de baja algunos bienes muebles inservibles de
propiedad del MCIT.
-
Actas de Entrega de Bienes en Calidad de Donación a Entidades Estatales – transferencia de Bienes a
Título Gratuito: Nos. 003, 004, 006, 007, 009, 008, 010, 01 de Noviembre 7, 9, 15, 14, 22, 19, 25, 26 de
2012 y No. 012 de Diciembre 3 de 2012.
-
Acta de Entrega de Equipos para Computadores para Educar de fecha Febrero 5 de 2013 y
Resolución No. 6206 de Diciembre 28 de 2012.
-
Memorandos respuesta enviadas a la Oficina de Sistemas de Información GDA-2013-000012 de fecha
Febrero 7 de 2013 y GDA-2013-000024 de fecha Marzo 21 de 2013
Resolución No. 1953 de 2008 por la cual se adopta la Guía para el Manejo Administrativo de Bienes de
propiedad del MCIT, modificada en su artículo 1º con Resolución No. 4228 de 2012.
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SOPORTES Y PAPELES DE TRABAJO
NO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
UBICACIÓN FÍSICA O
MAGNÉTICO
ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE
1
CARPETA
INFORME OCI-012-2013
FÍSICO / MAGNETICO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORMACIÓN QUE SE ANEXA AL INFORME:
 LA RELACIONADA EN EL ÍTEM 9 DE ESTE INFORME.
NOTA: LOS SOPORTES Y PAPELES DE TRABAJO SON LAS EVIDENCIAS QUE SE OBTIENEN DENTRO DEL PROCESO AUDITOR, CON EL FIN DE FUNDAMENTAR RAZONABLEMENTE LAS OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES. ESTOS REPOSARÁN EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O EN LAS ÁREAS OBJETO DE LA AUDITORÍA CORRESPONDIENTE.
LAS EVIDENCIAS SE ANEXARÁN AL INFORME CUANDO SE CONSIDERE NECESARIO. LOS PAPELES DE TRABAJO Y SOPORTES SON DOCUMENTOS PÚBLICOS.
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