Documentos electrónicos con fines probatorios

Copia en papel autentica de documento electrónico. La validez de este documento
puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Identificador:Y1VK sk1a D1uy KVt3 V3f0 Kfm3 fSg=
CONCEPTO TÉCNICO 400 N° 1-2014
Bogotá 17 de octubre de 2014
Referencia: Radicado Entrada / 1-2014-4992
Asunto: Concepto técnico.
Palabras Clave: “Documento Electrónico”
COMPENTENCIA:
STIADE
SSNA
MOTIVO DE LA CONSULTA:
DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS.
Para responder la petición, es importante reiterar lo establecido en el artículo 1° de la Ley
594 de 2000 – Ley General de Archivos, el cual faculta al Archivo General de la Nación para
fijar los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado y trazar la
política archivística nacional, toda vez que su naturaleza jurídica se enmarca en señalar, de
forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se debe acatar las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas en los correspondientes procesos y
normativa de la gestión documental.
A. EXPEDIENTE ELECTRONICO
El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo
General de la Nación, lideraron un proyecto de decreto que reglamenta los estándares y
protocolos para el uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos , cuyo
epígrafe es:
“Por el cual se establecen lineamientos generales en las entidades públicas en el uso de
medios electrónicos, se reglamenta el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.” Proyecto de decreto que puede ser consultado en:
Copia en papel autentica de documento electrónico. La validez de este documento
puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Identificador:Y1VK sk1a D1uy KVt3 V3f0 Kfm3 fSg=
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/c8029c7bdf90f4674ecc2fc07d4a45ab/decretoreglamentario1437-22102013.pdf
B. DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
Para desarrollar la funci8on archivística, relacionada con los documentos electrónicos y
mensajes de datos, se ha expedido la siguiente normatividad:





En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General
de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las
nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las
entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia
de la República.
El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594
de 2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental
propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y
de la gestión de documentos electrónicos de archivo.
El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los
criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo.
La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación – AGN, refiere las
recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar
sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos
de archivo que se originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos,
para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de
Retención Documental de la Entidad.
La Circular Externa No. 005 de 2012 emitida por el AGN, establece las recomendaciones
para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en
el marco de la iniciativa cero papel.
Tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de tecnologías de
información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración implica generar y
procesar documentos electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y controles
formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y
correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la
Copia en papel autentica de documento electrónico. La validez de este documento
puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Identificador:Y1VK sk1a D1uy KVt3 V3f0 Kfm3 fSg=
entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de
forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser
más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando
los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características
integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional
de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que
se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que
permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de
2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la
entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para
garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país.
Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema,
usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición
final, búsquedas, informes, exportación etc…) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad,
Disponibilidad, Soporte, Garantía etc…) las entidades públicas y las privadas con ocasión de
la adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, deberán
tener en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO
15489-1 (Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición
final y documentación de procesos de la gestión documental), NTC ISO 15489-2 y el Modelo
de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual
constituye una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización.
La gestión de documentos electrónicos de archivo (GDEA) requiere el uso de un sistema
especializado que cumpla con una serie de especificaciones técnicas y requerimientos, que
debe estar acompañado de políticas y procedimientos claros y fáciles de entender; dicho
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) debe permitir como
mínimo:
a) Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales
(Expedientes, Series, Subseries), manteniendo el vínculo archivístico de los
documentos.
b) Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.
c) Atender los principios archivísticos: Procedencia, orden original, integridad de los
fondos y descripción colectiva.
d) Contemplar la administración de los instrumentos archivísticos como Cuadros de
Clasificación Documental (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD).
e) Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD.
f) Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo.
g) Asegurar la conservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo.
h) Utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información
entre diferentes sistemas de información internos o externos
Copia en papel autentica de documento electrónico. La validez de este documento
puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Identificador:Y1VK sk1a D1uy KVt3 V3f0 Kfm3 fSg=
Por lo anterior, los documentos electrónicos de archivo tendrán fuerza probatoria en el
sistema jurídico colombiano, siempre y cuando se garanticen los requisitos para su
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y
conservación durante todo el ciclo vital de los documentos, como requisitos fundamentales,
de tal forma, que sí en algún momento se validan con otros soportes, la información sea
idéntica.
Finalmente y para complementar los contenidos temáticos de su trabajo de grado, le
invitamos a consultar nuestra Biblioteca para profundizar los temas relacionados con la
valoración documental, así mismo, visitar nuestro sitio web http://www.archivogeneral.gov.co y
a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el Archivo General
de la Nación, desarrolla a través del Sistema Nacional de Archivos.
C. USO DE TECNOLOGÍAS EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS
El artículo 19 de la Ley 594 de 2000, hace referencia a los diferentes soportes documentales
que pueden ser utilizados para la conservación y preservación de los archivos de las
Entidades del Estado. Su valor probatorio es el otorgado en los diferentes códigos
procesales, como lo dispone el parágrafo primero del artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por
las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
información.
D. VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y MENSAJES
DE DATOS
El régimen probatorio se encuentra reglamentado en los artículos 5 a 13 de la Ley 527 de
1999.
En el mismo sentido puede consultarse el artículo 247 del Código General del Proceso.
E. ARCHIVOS AUDIOVISUALES, SONOROS, FOTOGRAFICOS, ORALES Y OTROS
ARCHIOS ESPECIALES
Copia en papel autentica de documento electrónico. La validez de este documento
puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Identificador:Y1VK sk1a D1uy KVt3 V3f0 Kfm3 fSg=
Actualmente en el Archivo General de la Nación, Comité Técnico de Archivos Audiovisuales,
Sonoros, Fotográficos y oros especiales, se está reglamentando, desde el aspecto técnico,
este tipo de archivos.
El alcance de la normatividad que se debate es el siguiente:
Establecer los criterios generales que regulan la gestión y manejo de los documentos,
registros, información y contenidos, audiovisuales, fotográficos, sonoros y otros especiales,
que hacen parte de las áreas del patrimonio cultural mueble documental y bibliográfico, para
su protección y salvaguardia.
La normatividad a expedir, no se encuentra relacionada con su valor probatorio,
únicamente su gestión y manejo.
La presente petición se expide a solicitud de la interesada y bajo el alcance señalado en el
artículo 28 de la Ley 1437 de Enero 18 de 2011.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Archivo General de la Nación
Proyectó: Arturo Daniel Lopez – Abogado Contratista SNA
Jorge William Triana – Profesional Especializado Dirección General
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en la Serie: PQRSD – Secretaría General
JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ