Inclusión o no de la firma electrónica

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Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede
verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Ref. 1-2014-2258 - 2077/2014/SGC - 430
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS
CARRERA 18 NO 84 - 35
BOGOTA D.C. - CUNDINAMARCA
Asunto: Respuesta Concepto 1-2014-2258
Respetado doctor
:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido dos comunicaciones radicadas con No. 12014-2258 y No. 1-2014-2259 en las cuales se solicita la emisión de un concepto técnico sobre
la inclusión o no de la firma electrónica dentro del alcance del contrato 542 de 2013 suscrito
entre la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A E.SP (en adelante, la “ETB”) y la
Superintendencia de Servicios públicos domiciliarios (en adelante “SSPD”). Al respecto nos
permitimos señalar lo siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS


En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de
la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la
República.
La Circular Externa 002 de del 06 de marzo de 2012 del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, que refiere a las recomendaciones para las diferentes entidades
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interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que
la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información
deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión
Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de
2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del
programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de
documentos electrónicos de archivo.
Ahora bien, nos permitimos reiterarle tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 6 de
Marzo de 2012 referida a la Adquisición de Herramientas tecnologías de gestión documental,
que la adopción de tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) por parte de la
administración implica generar y procesar documentos electrónicos y estos deben ser
soportados por procesos y controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a
las áreas de archivo y correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse
con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el
propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la
entidad a ser más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y
rediseñando los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con
características integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el
uso racional de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica,
sino que se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos
adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial
No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de
la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para
garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país.
El Decreto 2364 de 2012 "Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999,
sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones" señala:
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“Artículo 4. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable
para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:
1) Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden
exclusivamente al firmante.
2) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después
del momento de la firma.
Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que
cualquier persona:
1) Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o
2) Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable”.
En cuanto a la firma digital, de acuerdo con lo establecido por la ley 527 de 1999, es un
equivalente funcional de la firma manuscrita y cuenta con los siguientes atributos jurídicos:



Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del
mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice
ser.
Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido
alterado ni modificado.
No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los
compromisos adquiridos a partir de éste.
En relación a la inclusión o no de la firma electrónica dentro del alcance del contrato 542 de
2013, es importante mencionar que al ser consecuentes con lo establecido en el artículo 1° de
la Ley General de Archivos, que señala los principios y reglas generales que regulan la función
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archivística del Estado, el AGN debe guardar independencia para ejercer las funciones y
facultades a Él otorgadas en los artículos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000, facultades de
inspección, vigilancia y control, con el objeto de no inhabilitarse al ejercer estas facultades, o en
los casos en que un tercero pueda alegar conflicto de intereses.
El AGN estima lo más conveniente, para guardar total independencia, es señalar, de forma
general, el cumplimiento de las disposiciones que se deben acatar en los correspondientes
procesos, normatividad que se encuentra publicada en su página web, de acces o y consulta
pública.
En consecuencia de lo anteriormente expuesto, respetuosamente le comunicamos que más allá
de suministrar información sobre normatividad, no es facultad del AGN dirimir diferencias
contractuales establecidas entre las partes, la competencia del AGN se centra en la emisión de
políticas y directrices orientadas al cumplimiento de estándares y requisitos que deben reunir
los aplicativos para la gestión documental, según lo ordenado en el artículo 1 de la ley 594 de
2000 y en el artículo 2 de la ley 80 de 1989.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordial saludo,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proy ectó: Erika Lucia Rangel Palencia – Coordinadora Grupo de Innov ación y Apropiación de tecnologías de la Inf ormación Archiv ística
Rev isó: Jhon Alexander González Flóre z - Subdirector de Tecnologías de la Inf ormación
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Archiv ado en: Conceptos técnicos
JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ
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