PathStone Corporation Junta de Directores Manual October 2014 Stuart J. Mitchell President/CEO 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Ph: 585.340.3368 Fax: 585.340.3335 smitchell@pathstone.org www.pathstone.org MENSAJE DEL PRESIDENTE & CEO Estimado Miembro de la Junta, Este Manual de Gobierno de la Junta de Directores fue creado para ayudarlo en su trabajo como Miembro de la Junta de PathStone. Revise cuidadosamente el material incluido para asegurarse de tener el conocimiento necesario para ejecutar sus responsabilidades como un líder de PathStone. Esta guía está diseñada para actualizar aquellos documentos que cambien a través del tiempo. Ud. también puede ver este manual y otros documentos importantes sobre el internet visitando el enlace incluido aquí: http://www.pathstone.org/boardresources/ clave: board. Mi meta como Presidente y CEO de PathStone es el proveer los recursos que sean necesarios para ayudarlo a dirigir PathStone. Su papel de liderato en la Junta es esencial para el futuro de PathStone, y sobre todo para los miles de individuos y familias a quienes damos servicio cada año. Cualquier sugerencia que usted tenga para mejorar esta guía será bienvenida. Muchas gracias por el extraordinario compromiso voluntario que usted hace al ser miembro de la Junta de Directores de PathStone. Sinceramente, Stuart J. Mitchell Presidente y CEO de PathStone PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farmworker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. Yesenia Ramos-Torres Deputy of Corporate Operations 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Ph: 585.340.3396 Fax: 585.340.3335 yramos@pathstone.org www.pathstone.org Reconocimiento sobre el Manual de la Junta Reconozco que he recibido una copia del Manual de la Junta de Directores de PathStone. Yo entiendo que soy responsable de leer y cumplir con las políticas en el manual y cualquier revisión hecha a la misma. Este manual de la junta remplaza todos los manuales anteriores. Firma Del Director: _____________________________ Fecha: ______________ Nombre Del Director: _________________________________________________ PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farmworker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. March, 2015 CONTENIDO Sección CAPITULO I: BIENVENIDO A PATHSTONE – Mensaje del Presidente/CEO Manual del Voluntario………………………..…………………………………. 1 CAPITULO II: OPERACIONES DE PATHSTONE Cronología de PathStone………….....…………………………………………... Misión/Declaración de la Promesa de Acción/Certificación de Incorporación.… Carta de Organización…………………………………………………………… Directorio del Personal de PathStone Ciclo de Vida de un Proyecto ………………………………………………….. Explicación de Indirecto………………….……..……………………………… Contenido del Manual Fiscal…...……………………………..………………... CAPITULO III: GOBIERNO DE LA JUNTA DIRECTIVA Estatutos Enmendados y Actualizados…………..……………………………... Estructura de la Junta …………...……………………………………………… Lista de la Junta Directiva de PathStone Calendario de la Reuniones de la Junta Directiva de 2015-2016 Descripción de las Funciones del Tablero y del los Comités……...…………… Descripción de las Funciones del Tablero Descripción de las Funciones del los Oficiales Descripción de las Funciones del los Comités Lista del los Comités del Tablero Responsabilidades del Enlace del Personal ……………………………………. Políticas y procedimientos de la Junta …………..……….................................. Declaración Confidencial Código de Conducta Conflicto de Interés Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales Política de Asistencia Evaluación y Entrenamiento de la Junta ……………………………………….. Procesamiento de Avances y Reembolsos para miembros de la Junta ………… Procesamiento de Rembolsos de viajes (basado en el manual fiscal) Forma de Estipendio Forma de Reembolso para Gastos de Cuidado de Niños Cuenta de Entrenamiento Profesional Materiales de Referencias ………………………………………………………. Seguro de Responsabilidad Civil de Directores y Acto de Sarbanes-Oxley Procedimientos Parlamentarios - llevar una reunión eficaz 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 CAPITULO IV: RESOLUCIONES Resoluciones Corporativas del Funcionamiento……………………………. 16 Resumen de las Resoluciones de PathStone Corporation ………………….. 17 CAPITULO V: MISCELÁNEO CSJ Flyer ………………………………………………………………………. 18 IM No. 82 Tripartite Boards …………………………………………………… 19 Glosario de términos usados en Gobierno de PathStone ……………………… 20 Oficinas Centrales 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Tel: 585-546-7180 Fax: 585-340-3337 TDD 545-1833 x210 MANUAL DEL VOLUNTARIO Revisado - mayo de 2013 Todos tenemos el poder de la grandeza… porque la grandeza se alcanza al servir a los demás. - Martin Luther King, Jr. PathStone es una organización de desarrollo comunitario y servicios humanos, sin fines de lucro, establecida en 1969, que provee servicios a trabajadores agrícolas, familias y comunidades a través de los estados de New York, Pennsylvania, New Jersey, Ohio, Indiana, Vermont, Virginia y Puerto Rico. ¡Bienvenidos a PathStone! Nos sentimos complacidos que haya escogido a PathStone para sus actividades como voluntario. Estamos comprometidos en ayudarle en todo lo posible para asegurar que usted tenga una experiencia satisfactoria y exitosa como voluntario. Tome un momento para escribir la información de contacto de su Supervisor o Enlace de personal y/o la persona de contacto de PathStone. Supervisor de PathStone o Enlace de Personal Nombre: E-mail: Teléfono oficina: Dirección Oficina: Persona Contacto de PathStone Nombre: E-mail: Teléfono oficina: Dirección Oficina: TABLA DE CONTENIDO Bienvenidos a PathStone ……………………………………………………… Contraportada Bienvenidos a nuestro equipo ..................................................... 2 Declaración de Misión de Voluntarios ........................................... 2 Declaración de Misión de PathStone............................................. 3 Área de servicio ........................................................................ 3 Estructura de la agencia............................................................. 3 Promesa de acción ................................................................... 4 Comité para la Justicia Social (CSJ) ............................................. 5 Nos complace que nos haya escogido........................................... 6 Nuestro compromiso con usted ................................................... 6 Oportunidades en PathStone para usted....................................... 6 Categorías de servicios de PathStone ........................................... 7 Orientación para voluntarios ....................................................... 9 Requisitos para voluntarios......................................................... 9 Conducir por asuntos de trabajo..................................................10 Normas de conducta del voluntario ..............................................11 Políticas de PathStone ...............................................................12 Cómo reportar fraude y abuso ....................................................15 Acción disciplinaria ....................................................................15 Procedimiento de quejas ............................................................15 Encuesta de satisfacción ............................................................17 1 ¡BIENVENIDO A NUESTRO EQUIPO! PathStone les da la bienvenida a voluntarios de todo tipo de trasfondos, talentos e intereses para formar parte de nuestra red de servicios. Le invitamos a que explore las diversas y emocionantes oportunidades disponibles a través de nuestras muchas localizaciones. Nuestros voluntarios trabajan con personas de diversas culturas, reciben adiestramiento extenso, supervisión, apoyo y tienen la oportunidad de contribuir a un sin número de programas y proyectos interesantes que valen la pena. MISION DEL PROGRAMA DE VOLUNTARIOS DE PATHSTONE Los voluntarios de PathStone abogan por la justicia social en defensa de los constituyentes de PathStone. Los voluntarios de PathStone contribuyen con destrezas, talentos, servicios e ideas que impactan positivamente los individuos y comunidades que servimos. Los voluntarios de PathStone proveen gobernanza, servicios programáticos y administrativos. El parear los intereses, destrezas y expectativas de los voluntarios con las necesidades de PathStone es clave para el éxito de todos. Para asegurar ese éxito, le pedimos que llene los siguientes materiales de solicitud y haga cualquier pregunta que tenga. Además de este manual, usted recibirá: Formulario de activación de voluntarios Declaración de divulgación de conflicto de intereses Descripción de las tareas del voluntario Hoja de asistencia para voluntarios Formulario de Membresía de CSJ y otras formas de donación Solicitud de Servicio Voluntario de PathStone Materiales específicos para su posición/programa Su solicitud se mantendrá en archivo por la duración de su servicio voluntario. Al final de su tiempo de voluntario con nosotros, le pedimos que complete y devuelva la Encuesta de Satisfacción de Voluntarios. Esperamos que las recompensas personales que usted obtiene de su experiencia de voluntariado con PathStone te motivará a continuar su servicio en el futuro! ¡Nuestros voluntarios son los mejores defensores y embajadores de PathStone! 2 DECLARACION DE MISION DE PATHSTONE PathStone fomenta la auto-suficiencia familiar e individual, fortaleciendo a los trabajadores agrícolas y las comunidades rurales y urbanas. PathStone promueve la justicia social a través de programas y abogacía. ÁREA DE SERVICIO VT PathStone es una organización caritativa, privada, sin fines de lucro, incorporada en el estado de New York y licenciada para operar en Pennsylvania, New Jersey, Ohio, Indiana, Vermont, Virginia y Puerto Rico. Desde 1969, PathStone ha servido a trabajadores agrícolas, inmigrantes y temporeros, individuos, familias y comunidades desaventajadas. NEW YORK PENNSYLVANIA INDIANA NEW JERSEY OHIO VIRGINIA PUERTO RICO ESTRUCTURA DE LA AGENCIA Junta de Directores President & CEO ASSET MANAGEMENT Chief Financial Officer/CFO COMMUNICATIONS PROPERTY MANAGEMENT HUMAN RESOURCES PLANNING & RESEARCH ECONOMIC DEV Senior VP Senior VP Senior VP REAL ESTATE & COMMUNITY DEVELOPMENT Senior VP VA + PR T&E & PR LITC All States & Puerto Rico LEGAL FINANCE NEW YORK, OHIO &VERMONT OPERATIONS PENNSYLVANIA & NEW JERSEY OPERATIONS Sr. Executive Director Sr. Executive Director Nuestra Junta está compuesta principalmente por personas que representan a la población que servimos. Los mismo son elegidos de los Comités Asesores de Áreas Programáticas, (PAAC, por sus siglas en inglés.), Consejos de padres de Head Start, Consejos Asesores y otros grupos de participantes representativos a través de nuestra área de servicio en varios estados. Los restantes miembros de la Junta representan miembros voluntarios de las Corporaciones Subsidiarias de PathStone, miembros en general y representantes de agencias colaboradoras comunitarias. Los programas son administrados a través de un sistema de aproximadamente 85 localidades que operan todo el año. Este sistema es administrado mediante manejo de programas a nivel de división y oficinas administrativas en cada estado y la oficina central en Rochester, New York. El manejo y administración general de PathStone es responsabilidad de Stuart J. Mitchell, Presidente/CEO. El manejo y administración de cada programa y servicio de operaciones está delegado a Directores de División que se reportan directamente al Presidente/CEO. 3 PROMESA DE ACCIÓN DE PATHSTONE Los trabajadores agrícolas y otras personas marginalizadas viven y trabajan con otros que frecuentemente no entienden y/o no apoyan su lucha por alcanzar la igualdad económica, social y política. Muchos de los clientes que PathStone sirve han sufrido personalmente los efectos del racismo y la discriminación por causa de su color, ocupación o estatus económico. Muchas familias han sufrido humillaciones innecesarias, por generaciones, ya que las instituciones de nuestro gobierno le han restado valor a su trabajo y a sus contribuciones en nuestras comunidades. Cónsonos con nuestra misión, por la presente nos comprometemos con los principios contenidos aquí: 1. Afirmamos el beneficio y el valor de la diversidad humana y cultural de nuestra sociedad y creemos en los principios y práctica de la co-existencia pacífica y harmoniosa entre todos los pueblos. 2. Nos comprometemos a crear, proactivamente, oportunidades para integrar la diversidad de; raza, etnia, género, identidad de género, orientación sexual, diferencia de habilidades, nivel de educación, creencias religiosas, rural y urbana, rica y pobre dentro de nuestro lugar de trabajo y en nuestra comunidad. 3. Identificaremos e implementaremos acciones específicas que mejorarán las relaciones entre raza, género y relaciones humanas en nuestro lugar de trabajo, comunidad, organizaciones a las que pertenecemos y con las que nos relacionamos. 4. Participaremos en y/o organizaremos eventos de acción política y social, conferencias y reuniones que educarán y animarán a otros y a nosotros mismos a eliminar toda forma de opresión y racismo, crearemos oportunidades para reconciliar ideas divergentes y promoveremos la justicia social y económica en nuestra sociedad. 5. Nos opondremos a todo tipo de discriminación contra cualquiera y trabajaremos para crear políticas que estén basadas en el respeto mutuo y justicia para todos, especialmente a aquellos grupos que históricamente se les hayan negado ciertos derechos humanos y experimentaran una vida de separación y exclusión. Reconocemos que hay pocas generalizaciones, si alguna, que pueda describir correctamente cualquier grupo, raza o cultura y evitaremos hacer tales presunciones que puedan llevar a estereotipos hirientes. Trabajaremos para eliminar todo prejuicio contra grupos de personas que han sido estereotipados a causa de su raza, género, identidad de género, orientación sexual, etnia, ingreso, diferencia de habilidades, creencias religiosas, lugar de residencia, nivel de educación, edad, empleo, estructura familiar e intereses personales. 6. Tendremos como prioridad en nuestras actividades diarias el utilizar lenguaje inclusivo que unifique a todas las personas; practicaremos equidad y cuidado hacia todos los que conozcamos y respetaremos la dignidad y valor de toda la humanidad. 7. Nos educaremos sobre las costumbres, historia, deseos y problemas de otras razas y culturas y activamente compartiremos esa información con amigos, colegas y miembros de la comunidad. 8. Nos pronunciaremos y actuaremos en contra de cualquier forma de violencia individual o comunitaria que pueda lastimar a otros y trabajaremos activamente para crear métodos no-violentos para resolver disputas. 9. Comprometeremos nuestros recursos para responder a la profunda pobreza que enfrentan muchas personas de nuestra comunidad y trabajaremos constructivamente dentro de un ámbito político y social para abogar por leyes, recursos y costumbres que remuevan barreras a los desaventajados social y económicamente y avanzaremos nuestro/su escape de la pobreza. 4 Comité para la Justicia Social En 1981, PathStone estableció el Comité para la justicia de trabajadores agrícolas (CFJ), más tarde cambió su nombre al Comité para la Justicia Social (CSJ), como un vehículo organizador para individuos que se preocupan por los problemas, necesidades y derechos de inmigrantes y trabajadores agrícolas temporeros. El Comité para la Justicia Social: Influencia la política pública respecto a la provisión de servicios a trabajadores y otras personas pobres desaventajadas. Educa al público en general sobre asuntos que impactan las vidas de trabajadores agrícolas y otras personas pobres desaventajadas. Alienta y apoya la participación directa de trabajadores agrícolas en procesos públicos y políticos que afectan la vida y condiciones de trabajo de trabajadores agrícolas y otras personas pobres desaventajadas. Le informa a otros que abogan por la justicia de las acciones específicas que pueden tomar para apoyar cambios positivos en la vida de trabajadores agrícolas y otras personas pobres desaventajadas. Establece vínculos y crea coaliciones con otros grupos de abogacía que trabajan a favor de la ruralía desaventajada. Provee apoyo financiero y no financiero a esfuerzos específicos que no son apoyados por fondos de gobierno. Los voluntarios de PathStone, empleados, miembros de la Junta y amigos contribuyen con el CSJ para apoyar los esfuerzos de cabildeo que benefician a los constituyentes de PathStone. Estos fondos están claramente definidos y distinguidos de los requisitos restringidos de nuestras subvenciones federales y estatales que prohíben el cabildeo. La Junta de Directores de PathStone aprobó la formación del CSJ y anualmente vota para continuar endosando el CSJ. Los asuntos y temas apoyados por el CSJ están endosados por la membresía de CSJ. Las posiciones tomadas por CSJ son totalmente independientes y separadas de PathStone. La Junta de Directores de PathStone no necesariamente endosa las posiciones tomadas o estrategias desarrolladas por el CSJ. 5 ¡NOS COMPLACE QUE NOS HAYA ESCOGIDO! ¡Gracias por su interés en PathStone! Los voluntarios tienen una variedad de alternativas en cuanto a dónde y cómo quieren donar su tiempo de voluntarios. Entendemos que para que usted cumpla con sus metas personales es esencial ubicarle con un programa de voluntarios que satisfaga sus expectativas. Las posiciones de voluntarios son analizadas muy de cerca por los supervisores y se discuten en amplitud con los voluntarios. El parear los intereses, destrezas y expectativas de los voluntarios con las necesidades de PathStone es clave para el éxito de todos. NUESTRO COMPROMISO CON USTED PathStone operará las iniciativas de los voluntarios de manera consistente y efectiva para así apoyar a nuestros voluntarios en cumplir con sus roles tan esenciales e importantes de proveer servicios y dirigir a PathStone. Proveeremos reclutamiento efectivo, orientación, adiestramiento, supervisión, apreciación y reconocimiento. Alentaremos el desarrollo de liderazgo de los voluntarios en nuestros proyectos, corporaciones, subsidiarias, agencias y comunidades colaboradoras a través de nuestra área de servicio. OPORTUNIDADES PARA USTED EN PATHSTONE Comparta sus destrezas, talentos, ideas e intereses con otros. Haga un compromiso personal para mejorar las vidas de aquellos a quienes servimos. Desarrolle sus destrezas de trabajo para futuras oportunidades de trabajo. Trabaje en equipo dentro de los límites del proyecto para alcanzar metas y objetivos comunes. Adquiera experiencia de campo encaminada a un título académico. Participe en planificación estratégica y guíe los esfuerzos de trabajo de PathStone sirviendo en juntas de Gobernanza y comités. Escoja servir en una o más áreas: 6 Servicios administrativos – incluye diseño de páginas web, clerical, recepción, administración de data, preparación de materiales, etc. Gobernanza - incluye oficial, posiciones de representante y miembro en La Junta de Directores Corporativa y Subsidiaria, Consejo de Head Start, Program Área Advisory Committees y Agencias Colaboradoras. Servicios programáticos – incluye una variedad de posiciones especializadas para apoyar la prestación de diversos servicios (vea las Categorías de Servicios en la siguiente página.) CATEGORIAS DE SERVICIO DE PATHSTONE Adiestramiento y empleo para adultos Misión: ▪ Aumentar la disponibilidad y acceso a servicios de adiestramiento de destrezas vocacionales de calidad que cumplan con las necesidades económicas y sociales de los desaventajados, desempleados, empleados por poco tiempo, trabajadores agrícolas, pobres de la ruralía y otros individuos y grupos desamparados. Abogacía y política pública Misión: ▪ Mejorar la calidad de vida de los desaventajados económicamente, desempleados, empleados por poco tiempo, trabajadores agrícolas, pobres de la ruralía y otros individuos desamparados y clases raciales, étnicas y sociales, influenciando el gobierno federal, estatal , local y fuentes de fondos privados para proveer abogacía legislativa y niveles adecuados de fondos para los servicios. Servicios de desarrollo de niños y familias Misión: ▪ Proveer un método integrado para el servicio de desarrollo de niños y familias para todos los niños y sus padres. ▪ Asegurar la continuidad de servicios. Revitalización de la comunidad Misión: ▪ Colaborar con residentes locales, organizaciones comunitarias, oficiales electos y otros interesados en planificar y llevar a cabo esfuerzos de revitalización comunitaria tales como desarrollo y mejora de viviendas, desarrollo comercial y económico, mejoras a facilidades públicas e infraestructura, iniciativas de embellecimiento, seguridad pública y abogacía para mantener la vivienda a precios moderados. Desarrollo económico Misión: ▪ Proveer crédito a negocios de bajos ingresos (dueños de bajos ingresos, empleos y servicios para personas de bajos ingresos). ▪ Proveer asistencia técnica y adiestramiento a empresarios desaventajados para comenzar, crecer y financiar sus negocios. ▪ Proveer préstamos de segundas hipotecas para viabilizar la compra de viviendas a familias de ingresos bajos y moderados. Servicios de apoyo y de emergencias Misión: ▪ Ayudar a familias desaventajadas, incluyendo trabajadores agrícolas y aquellos con destrezas limitadas de inglés, para superar las barreras de necesidad y permitir que alcancen la auto-suficiencia. Servicios de Family Living / Opción de vale de vivienda Misión: ▪ Maximizar oportunidades para miembros de la comunidad elegibles para participar en un programa de asistencia de renta. ▪ Asistir a familias participantes a encaminarse hacia la auto-suficiencia. Salud y seguridad Misión: ▪ Proveer a los clientes educación en Salud y seguridad, y/o programas de servicios de prevención e intervención. 7 Servicios de selección de vivienda Misión: ▪ Maximizar el acceso a viviendas de calidad que sean asequibles. Tenencia de hogar Misión: ▪ Aumentar el número de nuevos propietarios entre familias rurales, trabajadores agrícolas y otras familias de bajo a moderados ingresos. ▪ Aumentar la riqueza y bienes de familias rurales, trabajadores agrícolas y familias de bajo a moderados ingresos. ▪ Aumentar el conocimiento sobre los procesos de compra de viviendas, incluyendo destrezas de manejo de dinero, de las familias rurales, trabajadores agrícolas y familias de bajo a moderados ingresos. Rehabilitación de viviendas y servicios de energía Misión: ▪ Mejorar las condiciones de vivienda de los miembros de la comunidad. Proyecto de cooperativa para viviendas prefabricadas Misión: ▪ Mejorar las condiciones y seguridad de los residentes en comunidades de viviendas prefabricadas. Administración de propiedades Misión: ▪ Facilitar y mantener seguras, sanitarias y a precios módicos, las viviendas para trabajadores agrícolas y otras familias e individuos de bajo a moderados ingresos o marginalizadas. ▪ Promover vivienda justa. ▪ Operar y administrar propiedades de manera rentable y crear suficientes reservas de capital. Desarrollo de bienes raíces Misión: ▪ Desarrollar y preservar unidades de viviendas para la renta y para la venta a precios módicos para trabajadores agrícolas, envejecientes y familias de bajo a moderados recursos. ▪ Promover la vivienda justa. ▪ Aumentar el valor de las comunidades a través de la re-inversión en viviendas. Servicios a residentes Misión: ▪ Aumentar la comunicación y la interacción entre los residentes dentro de nuestras propiedades. ▪ Aumentar el conocimiento de y la conexión a PathStone y servicios fuera de la comunidad de los residentes. ▪ Desarrollar programas sociales, educativos y recreativos en las propiedades basadas en los intereses y necesidades de los residentes. ▪ Mejorar la estabilidad financiera y operacional de las propiedades de PathStone. Educación y adiestramiento para la juventud Misión: ▪ Facultar a los padres con un conocimiento mayor sobre el valor que tienen las oportunidades educativas para sus hijos. ▪ Permitir que la juventud reconozca y tenga acceso a oportunidades de carrera en la medida en que ellos vayan cumpliendo con sus metas en la vida. 8 ORIENTACIÓN PARA VOLUNTARIOS A los voluntarios se les requiere asistir a una orientación para servicios de programáticos y servicios administrativos con su supervisor inmediato antes de comenzar su voluntariado con PathStone. A los voluntarios de Gobernanza se les asignan Enlaces de personal y se les requiere asistir a una sesión de orientación antes de su primera reunión de gobernanza. Cada voluntario llenará un Formulario de activación de voluntarios que incluye el Acuerdo del voluntario entre PathStone y el voluntario. Copias de este formulario se archivan tanto en las oficinas centrales, así como en las localizaciones de los voluntarios. Cada voluntario recibirá una Descripción de tareas como voluntario, la cual describe su función como voluntario, metas, actividades, etc. Cada voluntario recibirá una orientación sobre las políticas de PathStone, incluyendo: Lugar de trabajo libre de drogas, Confidencialidad, Acoso, Conflicto de interés y Denuncias; y los procedimientos de PathStone, incluyendo las Reglas de conducta y el Procedimiento de quejas. Los voluntarios tienen que firmar una declaración en la cual se comprometen a regirse por los términos de estas políticas y procedimientos. REQUISITOS PARA VOLUNTARIOS Teléfono: A todos los voluntarios se les requiere que provean a sus supervisores o enlace de personal un número de teléfono de su casa o celular que esté en funcionamiento. Hoja de asistencia del voluntario: Se le requiere al voluntario llevar un récord de las fechas y horas de sus actividades de voluntariado. Uso de computadoras/E-mail: Las computadoras pertenecientes a PathStone que utilizan los voluntarios son para uso exclusivo de asuntos de trabajo. Declaraciones públicas: Los voluntarios no deben pronunciarse ni a favor ni por la organización en asuntos de política o legales de la organización sin consentimiento previo del supervisor y del Presidente/CEO. A los voluntarios se les prohíbe representar a PathStone de forma pública o privada en endosos, incluyendo firmas en peticiones, comunicaciones a oficiales públicos o comunicaciones con la prensa. Accidentes o lesiones: En caso de que ocurra un accidente o lesión mientras un voluntario está ejerciendo sus funciones de voluntario para PathStone, el voluntario debe reportarlo inmediatamente a su supervisor/enlace de personal y llenar un Reporte de incidente. Busque asistencia médica de ser necesario. La cobertura de seguros es limitada con voluntarios en la conformidad llena con exigencias de registro de voluntarios de PathStone. Otras condiciones impuestas por fuentes de fondos/reguladores: Condiciones adicionales se podrán imponer a voluntarios trabajando en programas específicos. Por ejemplo, los Programas de desarrollo del niño requieren un examen físico previo al servicio y una verificación de antecedentes criminales/penales para confirmar que el voluntario no tenga historial de abuso/negligencia de niños. Se les informará a los programas de voluntarios sobre condiciones específicas/adicionales. 9 CONDUCIR POR ASUNTOS DE TRABAJO Automóvil y seguro. En caso de que un vehículo sea necesario para rendir los servicios de voluntario, su automóvil personal debe estar debidamente registrado y/o inspeccionado según los requisitos locales y debe estar asegurado por daños a la propiedad y responsabilidad pública que cumplan con los requisitos para el estado en el que usted está trabajando. Cobertura primaria y secundaria. Cuando esté conduciendo su propio vehículo para asuntos de trabajo, la cobertura primaria se toma de su seguro personal. La cobertura de responsabilidad legal de PathStone provee cobertura secundaria. Cuando esté conduciendo un vehículo de PathStone, la cobertura primaria se toma del seguro de auto de PathStone y su seguro personal provee la cobertura secundaria. Estatus del conductor. Si se requiere conducir en su posición, usted debe mantener un récord seguro de conductor. Periodicamente PathStone revisa la licencia de conducir. Voluntarios que se conviertan en conductores de "alto riesgo" (3 multas o más, cualquier DWI o DWUI), que se les suspenda su licencia o se revoque su seguro deben reportarlo a su supervisor o enlace de personal inmediatamente y cesar todo trabajo relacionado a conducir hasta que su estatus de "alto riesgo" quede resuelto. Si este estatus no se puede resolver, y si los servicios de voluntario no se pueden arreglar para evitar tareas que ameriten conducir, el voluntario se expone a despido. La elegibilidad para continuar con el estatus de voluntario de PathStone es determinado por el director de división. Vehículos dañados. A cualquier voluntario que se le dañe su carro y esto interfiera con el que se pueda reportar a su lugar de trabajo y llevar a cabo sus tareas, debe reportar este inconveniente a su supervisor o al enlace de personal. Reembolso de millaje. El reembolso pre-aprobado para actividades de voluntarios y que envuelvan conducir se hace a través de cuentas por pagar. Dichos gastos reembolsables, que pueden incluir millaje, peajes y/o estacionamiento se deben anotar en la hoja de asistencia. Compensación/Incentivos para voluntarios Salario/estipendio: Los voluntarios pudieran recibir estipendios de acuerdo con las reglas y procedimientos de programas específicos. Estos voluntarios deben seguir las normas de sus programas y reportarlo adecuadamente. Reembolso de gastos: Sólo gastos que salgan del bolsillo del voluntario y que estén pre-aprobados serán reembolsados. Millaje relacionado al trabajo será reembolsado a una tarifa por milla determinada por la Oficina Federal de Administración y Presupuesto. Peajes y estacionamiento sólo se reembolsarán cuando los recibos estén adjuntos al formulario de millaje (en el dorso de la hoja de asistencia). Horas de trabajo en el campo: Los voluntarios que están trabajando con PathStone para experiencia de trabajo como requisito para su educación, reciben una evaluación por el servicio y prueba del tiempo que sirvieron como voluntario, si el mismo ha sido reportado y monitoreado por el supervisor, por medio de las hojas de asistencia de PathStone. 10 NORMAS DE CONDUCTA DEL VOLUNTARIO Todos los voluntarios de PathStone deben comportarse de tal manera que sea consistente con la Misión, Promesa de acción, Políticas, y Reglas de conducta para relacionarse con otros (vea abajo) según establecidas por la Junta de Directores. Abogacía. La Junta de Directores de PathStone promueve que sus voluntarios aboguen por la justicia social en beneficio de los constituyentes de PathStone. Los voluntarios están invitados a involucrarse en actividades que resulten en servicios nuevos o expandidos y programas para participantes, evaluar servicios existentes y en educación pública de asuntos que afectan a los participantes. Cabildeo. Los voluntarios pueden escribir cartas, hablar con legisladores y recaudar fondos para cabildear a favor de los programas y constituyentes de PathStone, a menos que específicamente sea prohibido por la posición que ocupa, como por ejemplo, voluntarios de Americorps/Vista, no deben participar en recaudación de fondos. Reportándose. Los voluntarios siempre deben informar a sus supervisores o enlace de personal cuando llegan a su trabajo voluntario y cuando salen. Los procedimientos específicos serán a discreción del supervisor o enlace de personal. Cualquier voluntario que no se pueda reportar a su lugar de trabajo y llevar a cabo sus tareas debe reportar este inconveniente a su supervisor o al enlace de personal. Asistencia a reuniones- Puede que se les requiera a los voluntarios asistir a reuniones del programa, de personal o administrativas u otras reuniones que se lleven cabo durante sus horas de servicio voluntario. Relacionándose con los demás. Todas las personas relacionadas con PathStone están supuestas a actuar de manera tal que se den crédito a sí mismos, a nuestros programas y a PathStone. Mientras estén envueltos en servicio voluntario, conocerán personas con ideas y opiniones que pueden ser diferentes a las suyas. Las reglas básicas de conductas aquí descritas son una guía para ayudarle a interactuar con personas en cualquier situación de servicio voluntario: Los voluntarios deben tratar respetuosamente las diferencias de opinión entre sus colegas y otros. Los voluntarios deben expresarle sus quejas o descontento a sus supervisores/enlace de personal de manera que se pueda evitar que se cree o se empeore un conflicto entre compañeros voluntarios, personal o participantes. Los voluntarios deben ser abiertos y directos respecto a sus inquietudes en todo momento. Los supervisores deben tratar de mediar cualquier desavenencia de manera abierta y positiva. Los voluntarios actuarán de manera que apoyen y no obstruyan a sus colegas en el cumplimiento de sus responsabilidades con PathStone. Los voluntarios serán responsables por la calidad y alcance del trabajo que rindan y las acciones que tomen. Los voluntarios asumirán responsabilidad al compartir el conocimiento que tienen relacionado a programas, subvenciones y operaciones de programas con colegas de manera oportuna para maximizar la efectividad de los esfuerzos del equipo. Los voluntarios deben respetar la privacidad y la dignidad humana de todas las personas con quienes tienen contacto. Los voluntarios que no sigan las expectativas mencionadas anterior pueden ser terminados. 11 POLÍTICAS DE PATHSTONE Cualquier pregunta que tenga sobre las políticas y/o procedimientos deben de dirigirse a su supervisor, enlace de personal o al Director de División. Lugar de trabajo libre de drogas – Se espera que los voluntarios mantengan condiciones físicas y mentales óptimas en horas de trabajo. PathStone prohíbe la manufactura, distribución, administración, posesión y uso ilegal de substancias controladas en el lugar de trabajo. Si se descubriesen esas actividades, se tomarán acciones específicas para eliminar las actividades prohibidas y se disciplinará a cualquier individuo involucrado según la política mencionada en la página 15. Confidencialidad – Toda información sobre PathStone y sus programas, voluntarios, empleados y actividades de la Junta es confidencial. No se permiten divulgaciones a otros voluntarios, empleados o a personas ajenas sin aprobación específica del Director de División. La siguiente información es considerada confidencial: Todos los archivos de clientes y programas, incluyendo los formularios de elegibilidad de participantes y archivos relacionados, archivos de computadoras, correspondencia, solicitudes de subvenciones e informes. Información relacionada a voluntarios de PathStone, incluyendo toda la información contenida dentro del archivo de personal. Información relacionada a personal de PathStone, incluyendo toda la información contenida dentro del archivo de personal. Cualquier información requerida debe solicitarse por escrito y dirigida al personal de administración del programa autorizado. La divulgación de información confidencial sin autorización es razón suficiente para despido de un voluntario de PathStone. Acoso –Los voluntarios tratarán a sus colegas sin discriminación o acoso por causa de raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, incapacidad u orientación sexual. PathStone tiene una política muy fuerte que expresamente prohíbe cualquier y todo tipo de acoso en el trabajo, incluyendo comportamientos y acciones que fomenten un ambiente de trabajo hostil. El acoso es ilegal y en contra de la política de la compañía. Cualquier evidencia de discrimen o acoso por causa de raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, incapacidad u orientación sexual será razón para terminar inmediatamente la participación de cualquier voluntario con PathStone. PathStone prohíbe conducta ofensiva de cualquier índole, verbal o física. PathStone prohíbe cualquier y todo acercamiento sexual a compañeros de trabajo, clientes, voluntarios y vendedores. Si tal conducta se verifica, se tomará acción disciplinaria, incluyendo la posibilidad de despido. El Acoso sexual se define como atención sexual indeseable e inapropiada incluyendo: acercamientos o conducta sexual no bienvenida, indeseada e incómoda; pedir favores sexuales; otro tipo de contacto verbal o físico de contenido sexual, tal como un supervisor, que promete una asignación de trabajo deseada a cambio de una relación sexual o el negar tales oportunidades si esos acercamientos sexuales indeseados son rechazados; actos regulares y repetitivos que interfieren con el rendimiento del trabajo o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil y ofensivo (chistes, lenguaje, gestos, comentarios, fotos, caricaturas u objetos). 12 Voluntarios que sientan que han sido víctimas de acoso sexual o cualquier otro tipo de acoso están invitados a decirle a sus compañeros de trabajo cuando su comportamiento no es bienvenido. Además, voluntarios que experimenten cualquier tipo de acoso deben contactar inmediatamente al Vice-Presidente Sénior de Recursos humanos o al Presidente/CEO. Las alegaciones serán investigadas exhaustivamente de manera confidencial y si se confirma, se tomará acción correctiva adecuada. ▪ Guía de conducta: a. Siempre trate a los demás con la misma cortesía y respeto con el que espera ser tratado. b. Abstenerse de hacer comentarios que no haría en presencia de los que respeta, tal como un supervisor o miembro de su familia. Conflicto de interés - Esta política protege a la empresa, sus fuentes de financiamiento, el personal, los voluntarios y a aquellos a los que les brindamos servicios al salvaguardar las transacciones financieras o acuerdos contractuales que pudiesen beneficiar los intereses de un voluntario. Esta política cubre las relaciones personales y financieras entre voluntarios y: a. Miembros de la Junta de PathStone, Juntas de afiliados de PathStone o de los Comités Asesores b. Personal de PathStone o participantes de los programas de PathStone c. Suplidores de bienes y/o servicios a PathStone o sus afiliados (un vendedor) d. Servicio o programa de afiliados de PathStone e. Consultores a PathStone o a sus filiales f. Fuentes de fondos de PathStone Los voluntarios no pueden aceptar recompensas, favores, regalos, u otras formas de remuneración por su cumplimiento o incumplimiento, de parte de ningún suplidor, participante del programa, persona, empresa, empleado de PathStone, o cualquier otra fuente que tenga o que se proponga tener una relación con PathStone. Los voluntarios deben evitar conflictos de interés y la apariencia de conflicto de intereses en la prestación de asistencia financiera a los participantes del programa y a la hora de realizar actividades de compra con suplidores externos. Un voluntario debe certificar que él/ella evitará y/o divulgará cualquier conflicto de interés, tales como: a. Estar involucrado de alguna manera en una relación personal o financiera con las personas/organizaciones que se definen en los incisos a-f arriba. En la mayoría de situaciones que involucran relaciones personales, la divulgación y la abstención de voto/acciones que involucran a la persona con la que existe una relación personal es todo lo que se requiere para evitar un conflicto de interés. b. Usando su puesto de voluntario, o el conocimiento obtenido del mismo, de tal forma que un conflicto o posible conflicto surja entre el interés de PathStone o sus filiales y los intereses personales del miembro. c. El no colocar el interés de la organización por encima de una relación personal o financiera con cualquier persona o entidad descrita en los incisos a-f arriba. d. Obtener para sí mismo, sus familiares o amigos, un interés material de cualquier tipo como resultado de su asociación con PathStone, sus filiales o comités. 13 Política de protección a los denunciantes - PathStone está comprometida con el más alto nivel de conducta empresarial mientras garantiza un ambiente de trabajo que promueva la transparencia y la equidad. La compañía no tomará represalias contra ningún voluntario que de buena fe presente una queja en contra de alguna práctica de PathStone o de otra persona o entidad con la que PathStone tiene una relación de negocios. Las querellas deben basarse en la creencia razonable de que la práctica es una violación de la ley o de un mandato claro de las políticas públicas. PathStone tiene la intención de cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Se necesita el apoyo de todos los voluntarios para alcanzar la meta de la organización de estar bajo cumplimiento legal. Procedimientos para informes: Nivel 1: Si existe un proceso específico para reportar un problema, se espera que los voluntarios sigan los procedimientos vigentes, por ejemplo, reportar conflictos de interés. Nivel 2: Si hay un procedimiento específico vigente para reportar al respecto, se recomienda encarecidamente a los voluntarios a informarle a sus supervisores, de buena fe, cualquier violación a la ley, reglamento o política de la empresa sin temor a represalias. Nivel 3: Si un voluntario no desea reportarlo a su supervisor o si no se han tomado medidas a nivel local, el voluntario puede reportarlo con el Vice Presidente Sénior de Recursos Humanos o con el Presidente/CEO. Las alegaciones deberán ser presentadas por escrito y pueden presentarse anónimamente. Se alienta a los voluntarios a proporcionar sus nombres, ya preguntas de seguimiento pueden ser necesarias. Las preocupaciones anónimos pueden ser investigadas, teniendo en consideración lo siguiente: la gravedad del asunto planteado, la credibilidad de la preocupación y la probabilidad de la confirmación de la denuncia de fuentes atribuibles. Evidencia: No se espera que los voluntarios brinden prueba de la veracidad de una alegación, pero deben demostrar que existen motivos razonables de preocupación y que estas preocupaciones son manejadas más apropiadamente a través de este procedimiento. Investigación: Después de recibir la denuncia, un Comité de personal ejecutivo, imparciales, determinará si una investigación es apropiada, y si es así, la forma de la investigación. Los voluntarios recibirán acuse de recibo e indicación (si se conoce) en cuanto a cómo se tratará el asunto dentro de un plazo de diez (10) días hábiles después de recibir una denuncia no-anónima por escrito. Una vez resuelta, se le proporcionará un informe final al CEO y a la Junta de Directores. El acoso o victimización de un voluntario por brindar información de conformidad con esta política o por cualquier empleado o voluntario no será tolerado. Si se determina que algún miembro del personal o voluntario acosó o victimizó a un voluntario por cumplir con esta norma, se tomarán las medidas disciplinarias, hasta e incluyendo el despido. Acusaciones intencionalmente falsas, maliciosas o erróneas son potencialmente dañinas para nuestra misión, la reputación y la moral. Un voluntario haga tales acusaciones puede ser sujeto a una acción disciplinaria, hasta e incluyendo el despido. 14 Cómo reportar fraude y abuso Todos los voluntarios deben ser responsables en usar los fondos de la agencia y el equipo para propósitos legítimos según indique la Junta de directores y los contratos de fondos. Cualquier voluntario que haya confirmado o sospechado fraude y abuso de parte de otros voluntarios o empleados deben reportarlo a la división, director o Presidente/CEO. Se tomará acción inmediata. Fraude y abuso de definen como el mal uso de fondos de una agencia incluyendo robo de dinero, equipo u otros recursos de la agencia, y el uso de fondos de la agencia para beneficio inmediato de miembros de la familia. Cualquier voluntario que se sospeche autor de fraude o abuso será entrevistado por su supervisor inmediato y por el Director de la División. Cualquier voluntario que haya confirmado o que sospeche fraude o abuso por parte de un voluntario o empleado deberá informarlo al Director de División o al Presidente/CEO. Se tomará una acción inmediata. Acción disciplinaria para voluntarios La acción disciplinaria incluye, pero no se limita a: avisos verbales y escritos, entrevistas correctivas y el relevo del compromiso del voluntario con PathStone. El despido inmediato del voluntario resultará por cualquier conducta que no sea aceptable bajo los estándares de comportamiento asociados con el compromiso de servicio del voluntario con PathStone. Procedimiento de quejas PathStone reconoce que atender las quejas de sus voluntarios con un método eficiente y a tiempo es importante. Para propósitos de esta política, una queja se define como la apelación de cualquier acción que resulte en el despido de un voluntario. Las quejas de todos los voluntarios serán manejadas a través del proceso establecido mencionado abajo. Las quejas deben tomar lugar en una atmósfera de respeto mutuo, libre de intimidación o amenazas. La persona que tiene una queja debe reportar cualquier intimidación por parte de su supervisor u otro empleado directamente al Presidente/CEO. Si un individuo inicia una queja y luego hace amenazas o trata de intimidar o tomar represalia contra otros voluntarios o empleados, el Presidente/CEO tiene la autoridad de descalificar al individuo del proceso de queja interno. El contenido del material relacionado a quejas, intercambios verbales durante vistas, etc., se deben mantener en la más alta confidencialidad para proteger los intereses y confidencialidad de todas las partes envueltas. En todos los casos, el voluntario agraviado debe tratar de resolver la queja primero con su supervisor inmediato. Si tal resolución no se consigue, el paso 1 del procedimiento de quejas comienza. El supervisor inmediato y el Director/Subdirector responsable del área del programa coordinan la implementación del paso 1. Paso 1: Director Ejecutivo a. El voluntario agraviado debe presentar su queja, por escrito, a su supervisor dentro de los primeros 3 días laborables desde la fecha de la acción disciplinaria, con copias al director de división responsable. La comunicación debe contener la queja específica y la resolución buscada. Una reunión para revisar la queja no se coordinará hasta que la queja esté por escrito. 15 b. El voluntario agraviado puede seleccionar un representante para ayudarle en le procedimiento de queja. El individuo presentando la queja debe estar presente en cada paso de la queja. c. El supervisor inmediato y el Director de División deben, dentro de los primeros cinco (5) días del recibo de la queja, coordinar una fecha para reunirse con la persona que presenta la queja. Debido a la dispersión geográfica de la organización, esta vista debe ser conducida por llamada en conferencia telefónica. Luego de la primera vista, una decisión relacionada a la queja se le enviará por escrito a la persona que presentó la queja dentro de los primeros dos (2) días laborables. d. Si la queja se resuelve en este punto, no se toman más acciones. Un documento por escrito que firmará la persona que presenta la queja y el Director de la división enumerará los términos del acuerdo de resolución. e. Si la persona que presenta la queja, no recibe la decisión de la queja por escrito después de la vista, puede proceder con su queja al Paso 2. Paso 2: El Vicepresidente de recursos humanos a. Si la queja no se resolvió en el Paso 1, la persona que presenta la queja puede solicitar una vista con el vice-presidente de recursos humanos en los próximos tres (3) días laborables de haber recibido la decisión por escrito de la vista del Paso 1; o antes de los 10 días de la vista del Paso 1, lo que ocurra primero. Esta comunicación escrita debe contener los asuntos específicos no resueltos en el Paso 1 y la solución buscada. El Vicepresidente de recursos humanos deberá coordinar una reunión con las partes pertinentes en los próximos cinco (5) días laborables. El Vicepresidente de recursos humanos conducirá una vista la cual incluirá a la persona que presenta la queja y otro personal que se considere apropiado. Debido a la dispersión geográfica de la organización, esta vista debe ser conducida por medio de una llamada en conferencia telefónica. b. El Vicepresidente de recursos humanos deberá coordinar una reunión con las partes pertinentes en los próximos cinco (5) días laborables después de la vista. Cualquier acuerdo de resolución debe estar por escrito y firmada por la persona que presenta la queja y el Vicepresidente de recursos humanos. c. Si la persona que presenta la queja no recibe la decisión de la queja por escrito después de la vista, puede proceder con su queja al Paso 3. Paso 3: Presidente y CEO a. Si la queja no se resolvió en el Paso 2, la persona que presenta la queja puede solicitar una vista con el Presidente y CEO dentro de tres días laborables de haber recibido la decisión por escrito de la vista del Paso 2. Esta comunicación escrita debe contener los asuntos específicos no resueltos en el Paso 2 y la solución buscada. El Presidente y CEO conducirá una vista en los próximos cinco (5) días laborables la cual incluirá a la persona que presenta la queja y otro personal que se considere apropiado. Debido a la dispersión geográfica de la organización, esta vista debe ser conducida por medio de una llamada en conferencia telefónica. b. El Presidente y CEO proveerá los resultados por escrito dentro de los próximos cinco (5) días laborables después de la vista. Cualquier acuerdo de resolución debe estar por escrito y firmada por ambas partes. Los resultados y decisiones hechas por el Presidente y CEO son finales y hay que acatarse a ellas. 16 Corporate Offices 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Tel: 585-546-7180 Fax: 585-340-3337 TDD 545-1833 x210 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL VOLUNTARIO TÍTULO DEL VOLUNTARIO/POSICIÓN: __________________________________ LOCALIZACIÓN DE OFICINA __________________________________________ Basado en su experiencia como voluntario de PathStone, por favor, responda a las siguientes aseveraciones. Para cada respuesta, circule el número en la siguiente escala que mejor represente el nivel de satisfacción con el ítem. Si no está satisfecho con un ítem, describa porqué en el espacio provisto. Muy 5----4----3----2----1 satisfecho Muy insatisfecho Nivel de satisfacción 1. Su experiencia como voluntario de PathStone 5----4----3----2----1 Comentarios: 2. Entendía su rol como voluntario de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 3. Entendía la misión y servicios de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 4. Adiestramiento/orientación para servir como voluntario de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 5. Manual de voluntarios de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 6. Efectividad/eficiencia de la supervisión a voluntarios. 5----4----3----2----1 Comentarios: 7. Tiempo y frecuencia de supervisión. 5----4----3----2----1 Comentarios: 17 Por favor, escoja el número que mejor represente su nivel de satisfacción. Muy 5----4----3----2----1 Muy satisfecho insatisfecho Nivel de satisfacción 8. Localización de las reuniones con el supervisor. 5----4----3----2----1 Comentarios: 9. Temas cubiertos en las reuniones/durante supervisión.5----4----3----2----1 Comentarios: 10. Calidad de su tiempo como voluntario de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 11. Apoyo del supervisor/otro personal de PathStone. 5----4----3----2----1 Comentarios: 12. Accesibilidad del supervisor/otro personal. 5----4----3----2----1 Comentarios: 13. Participación en el programa/reuniones de personal. 5----4----3----2----1 (si no aplica, circule NA) NA Comentarios: 14. Oportunidad de desarrollar sus destrezas. 5----4----3----2----1 Comentarios: 15. PathStone respeta y reconoce su participación 5----4----3----2----1 como voluntario. Comentarios: 16. Su relación con compañeros voluntarios/ 5----4----3----2----1 personal de PathStone. Comentarios: Gracias por tomar tiempo para llenar este cuestionario. Favor de hacer comentarios o sugerencias para el mejoramiento del programa de voluntarios en la parte posterior de esta página. Por favor, entregue a: 18 PathStone Corporation, Planning & Research, Atención: Procesamiento de voluntarios 400 East Ave Rochester, NY 14607 Fax: 585-340-3337 Volunteer@PathStone.org 1969 The New York Center for Migrant Studies begins serving farmworkers. The federal Office of Economic Opportunity (OEO) enters into a $350,000 contract with the New York Center for Migrant Studies to operate migrant and Seasonal farmworker housing, education, training, job development, placement, medical and welfare services in New York State. The Center, housed at the State University of New York at Geneseo, forms a grant management committee and names it the Bureau of Program Funding. This committee serves as the policy and planning board for the OEO grant. Several farmworkers served on the committee. The Bureau of Program Funding funds several non-profit farmworker service organizations (called “delegate” agencies) to operate a full range of programs, primarily in Western New York State. 1970 The Bureau of Program Funding Advisory Committee is formed. The delegate agencies and the Center agree to form an advisory board to provide input into decisions made by the Bureau. 1971 Program Funding, Inc. is founded. The Advisory Committee expands to include representatives of various state agencies and private non-profit organizations. The Committee, now becomes a Board of Directors and votes to incorporate the Bureau of Program Funding as a separate entity from the New York Center for Migrant Studies and names the new organization Program Funding, Inc. (PFI). Program Funding, Inc. moves its headquarters to Rochester, New York and hires its first full-time Executive Director, Karen N. Tobin. 1972 Program Funding, Inc. begins direct program operations. The PFI board of directors votes to begin operating programs directly and to reduce the number of contracts with delegate agencies. The board of directors establishes “institutional advocacy” directed at improving living and working conditions for farmworkers as the organization’s primary mission. PFI holds its first annual conference in October of 1972. At the conference, farmworker representatives develop 15 demands for the improvement of living and working conditions. These 15 demands form the core of the organization’s work plan for 1973 and beyond. PFI, under the leadership of Karen N. Tobin, is a leader in the formation on two national organizations dedicated to expanding farmworkers’ living and working conditions: The Association of Farmworker Opportunity Programs (AFOP) and the National Association of Farmworker Programs (NAFO). 1973 President Richard Nixon dismantles the Office of Economic Opportunity (OEO). President Richard Nixon dismantles the Office of Economic Opportunity (OEO). OEO is the source of virtually all of the funds that enable PFI and its delegate agencies to serve farmworkers. Congress transfers the OEO farmworker program to the US Department of Labor (USDOL) and is continued as part of the Comprehensive Employment and Training Act (CETA). The first Farmworker Caucus The first Farmworker Caucus is held at PFI’s annual conference. The caucus identifies housing conditions as the most serious problem facing the farmworker community. 1974 PFI expands the reach and scope of programs and changes the makeup of the board of directors. The board of directors revises the by-laws of the organization to require that 51% of the members of the board be farmworkers. The board of directors decides to expand direct program services across the state to all major fruit, vegetable and horticultural areas. The Commonwealth of Puerto Rico enters into a contract with PFI to provide vocational training to Puerto Rican workers in Western New York State. Based on the outcome of the farmworker caucus the previous year, PFI hires its first full time staff person to work on farmworker housing issues. 1975 PFI expands its program offerings significantly. A state-wide emergency relocation fund is established. PFI publishes the first farmworker rights handbook. PFI manages a nine state emergency food distribution program The New York State Education Department contracts with PFI to administer a state-wide adult farmworker education program. The Migrant Adult Education Program (MACE) offers training in English as-a-Second Language, Adult Basic Education and training towards the GED (General Education Development) certification. 1976 New York State contracts with PFI to operate the Section 8 rental subsidy program. The New York Division of Housing and Community Renewal (DHCR) contracts with PFI to operate the Section rent subsidy program in Orange County, New York. This contract is the first major housing service program within PFI. It was a great honor and a testament to the organization’s reputation and capacity when the State of New York contracted this program to PFI. Section 8 programs were normally administered by public housing authorities. The organization would go on to become the State’s largest non-metro Section 8 administrator after the state expanded the contract to include the counties of Dutchess, Yates, Genesee and Sullivan. New York State contracts with PFI to provide technical assistance to Migrant Child Care Centers As evidence of a growing relationship between PFI and the State of New York, the Department of Agriculture and Markets contracts with PFI to provide training and technical assistance to the Department and to child care centers around the state that serve migrant children. 1977 PFI undergoes a change in leadership. PFI Executive Director Karen N. Tobin (Karen Noble Hanson) leaves PFI when President Jimmy Carter appoints her to be the next New York State Director of USDA’s Farmers Home Administration (FmHA). (The Farmer Home Administration is now called USDA Rural Development). The board of Directors of PFI appoints Stuart J. Mitchell to the position of Executive Director. Stuart had worked for Karen as Deputy Director for Programs since 1970. PFI declares for Economic Development The PFI Board of Directors approves the adoption of a major new line of business: Economic Development. Recognizing the need to stimulate economic activity in smaller rural communities in New York State, and in response to the challenges of securing non-subsidized employment for farmworkers outside of agriculture, PFI adopts economic development as a strategic initiative. 1978 PFI changes its name to Rural New York Farmworker Opportunities, Inc. (RNYFO). The Board of Directors authorizes the change of PFI’s name to Rural New York Farmworker Opportunities, Inc. in recognition of the fact that the organization has moved from being a funder of other service organizations (delegate agencies) to one that operates its own programs. The new name reflects the fact that the organization is focusing its work on rural communities and on farmworkers. RNYFO is awarded the Farmworker Training and Employment program for Pennsylvania. RNYFO expands into a second state, Pennsylvania, when the US Department of labor awards a highly competitive contract to operate the federally funded Training and Employment program for farmworkers working in that state. 1979 The Board of Directors adds representatives from Pennsylvania to the RNYFO Board. In a step to fully integrate Pennsylvania into the RNYFO governance structure, a state-wide advisory board is formed and three representatives from that board are appointed to the RNYFO board of directors. The Rural Housing Action Corporation (RHAC) is formed. The Rural Housing Action Corporation (RHAC) is established and is RNYFO’s first affiliate corporation. Housing activities have become complex and require the attention of a smaller group of directors who can take the time required to provide stewardship over the new growing line of business. RNYFO’s legal counsel recommends that an affiliate corporation, and not the parent company, should assume the legal exposure associated with real estate development projects. The first long range strategic plan is developed. Recognizing the need for a vision and a plan that will help guide the organization into the future, the Board of Directors approved the organization’s first long range strategic plan. Strategic planning became an important and regular activity within the organization after that. 1980 First Legislative Action Plan is developed. Reflecting the advocacy roots of the organization, RNYFO develops its first Legislative Action Plan. The plan makes it clear that the organization is focused on state and federal legislative and regulatory issues and that its “activist’ tradition continues intact. RNYFO begins to publish in Spanish. Recognizing a major shift in the demographics of the farmworker population in New York and Pennsylvania, RNYFO begins to publish its annual report and other corporate documents in Spanish as well as in English. The last few years had seen a shift in the farmworker population from African-American to Hispanics workers. RNYFO publishes the first Participant Handbook for Training and Employment Participants. This manual is given to all clients enrolled in the organization’s training and employment programs and informs them of their rights and responsibilities as a client. 1981 RNYFO begins developing housing. Apple Meadows, a 56 unit family rental development in Hudson, New York, becomes the organization’s first real estate development project. RHAC, RNYFO’s housing affiliate, acts as codeveloper in partnership with a private developer. In that same year, RNYFO provides consulting service to the City of Auburn, in the development of the 150 unit Boyle Center. The Boyle Center, managed by Christopher Community (www.edwardboylecenter.com) is a rental complex for senior citizens. RNYFO completes its first single-family, for-sale housing subdivision in Sodus (Wayne County), New York. All of the families purchasing homes in the Van Slyke development are low-income and all receive mortgages through USDA’s Farmers Home Administration’s Section 502 program. RNYFO receives funds from the United Way to underwrite some of the pre-development costs of the project. The Committee for Farmworker Justice is formed. The Committee for Farmworker Justice (CFJ) is formed in response to the need to underwrite the costs of the organization’s policy goals. CFJ is a voluntary, Board sanctioned and independent advocacy and lobbying committee, supported by donations from staff, members of the Board of Directors and friends of the organization. CFJ supports trade associations and legislative consultants who are working to support public policy consistent with RNYFO’s own policy priorities. 1982 RNYFO expands into New Jersey. The Board of Directors approves the expansion of programs into the state of New Jersey when the US Department of Labor awards the Farmworker Training and Employment program in New Jersey to RNYFO. New Jersey becomes the third state in which the organization is providing services to migrant and seasonal farmworkers. RNYFO completes its first farmworker housing project. Utilizing loan and grant financing from USDA’s Farmers Home Administration and the US Department of Housing and Urban Development, RNYFO completes 8 units of new and rehabilitated housing units in Williamson (Wayne County), New York. Funds from HUD were from the Neighborhood Self-help Program. RNYFO is included in New York State’s delivery system for the Community Services Block Grant. New York’s Legislature selects RNYFO to receive an annual allocation of funds from the federally-funded Community Services Block Grant with which to provide services to the state’s farmworker population. The funds are used to support emergency services to farmworkers and elements of the early stages of the organization’s work in economic development. Development of the first computerized data collection system. RNYFO sets the national standard among farmworker service organizations, when it develops a computerized data collection system. The system is used to manage information from the USDOL’s Farmworker Training and Employment program in New York, Pennsylvania and New Jersey. 1983 RNYFO restructures the Board of Directors. The Board of Directors revises the RNYFO by-laws to establish farmworker representation on the Board of Directors in proportion to the number of farmworkers served by the training and employment programs in New York, Pennsylvania and New Jersey. The advent of the new Job Training Partnership Act. In 1983, Congress replaces the Comprehensive Employment and Training Act (CETA) with the Job Training Partnership Act (JTPA). The federal farmworker training and employment program is shifted from CETA into JTPA. JTPA marks the beginning of a trend to devolve much of the decision-making with respect to how federal dollars are to be spent from the federal government to the states. The farmworker programs, however, remain a “national” program. 1984 RNYFO employees get a boost in benefits. In 1984 the Board of Directors approves and adopts a new employee benefits package dramatically improving benefits for employees, including a larger selection of benefit choices. 1985 RNYFO changes its name to Rural Opportunities, Inc. (ROI) Reflecting a growing multi-state service area, the Board of Directors approves a new name; Rural Opportunities, Inc. (ROI). The new name also reflects the fact that the organization is beginning to serve a more diverse group of people within the rural communities, particularly through its housing and economic development programs. ROI expands its reach into the state of Ohio. The US Department of Labor (USDOL) awards the Farmworker Training and Employment program in Ohio to ROI. ROI now serves farmworkers in four states. Accordingly, ROI makes room on the Board of Directors for representatives from Ohio. ROI becomes a technical assistance provider to other organizations attempting to develop housing for farmworkers. USDA’s Farmers Home Administration (FmHA) contracts with ROI to provide technical assistance to non-profit organizations that want to develop housing for farmworkers. The organizations that receive technical assistance from ROI are primarily developing farmworker housing utilizing the loan and grant programs at FmHA. 1986 Board of Director approves pension plan. The Board of Directors approves the first company funded pension fund program for employees. ROI ads major new publicly-funded farmworker services to its portfolio. ROI receives funding to operate the first migrant head start program in New Jersey. The funding, that is federal in nature, comes from East Coast Migrant Head Start, one of several national migrant head start contractors. ROI receives funding from the New York Department of Labor to operate the Migrant Occupational Safety Training Program (MOST). This is the first of many pesticide education programs that ROI will administer. Diversity awareness training begins at ROI The first of many empowerment and diversity awareness trainings is offered to staff. 1987 ROI expands services into primary health care. Recognizing that farmworkers in Pennsylvania are often left out of the health care system, the federal Migrant Health Program funds ROI to operate a state-wide primary health program. ROI and Hands Across America join hands. ROI receives a grant from Hand Across America to serve the nutritional and employment needs of farmworkers and other rural poor in New Jersey. Hands Across America was a benefit and publicity campaign to shine light on hunger in America. On May 26, 1986, almost 7 million people held hands in a human chain across the continental US. The campaign raised more than $34 million. First unified audit conducted at ROI 1988 ROI completes first farmworker housing project in Pennsylvania Acting as the Project Administrator, ROI’s Pennsylvania Division works with several growers in Adams County to renovate 10 units of housing for workers who are employed on apple farms. The financing for the project came from grower’s own equity and from the Pennsylvania Department of Community Affairs. Stuart Mitchell elected to head national organization ROI’s Executive Director, Stuart J. Mitchell, was elected by the board of directors of the National Association of Farmworker Opportunity Programs (AFOP) to be their next President. AFOP is the premier national trade association representing farmworker interests in Washington 1989 ROI celebrates an anniversary ROI celebrates its 20th anniversary as the premier farmworker service and advocacy organization in the Northeast. ROI’s Pennsylvania division celebrates its 10th Anniversary. ROI reaffirms its “Corporate Decision making Principles”. Stuart Mitchell is honored by the Chamber of Commerce The Greater Rochester Chamber of Commerce honors ROI’s Executive Director Stuart J. Mitchell with its 1989 Civic Award for “outstanding work in the area of human services”. Governor Mario Cuomo designates ROI as an affiliate of the National Rural Development and Finance Corporation ROI is honored when New York Governor Mario Cuomo designates ROI to represent New York as the state’s designated affiliate of the National Rural Development and Finance Corporation (NRDFC). NRDFC was a national community finance and rural policy organization in Washington, DC. 1990 The Rural Venture Fund is created The Board of Directors authorizes the establishment of the Rural Venture Fund (RVF), a smalland micro-business loan fund, directed at helping emerging small businesses and creating jobs in low-wealth rural communities in New York State. The establishment of the Rural Venture Fund follows the establishment of ROI’s new economic development principles that focus the organization’s attention on entrepreneurial development in rural communities. The RVF receives its first capitalization from USDA Rural Development under that agency’s Rural Business Development Grant Program. Pennsylvania Division Launches Health and Safety program ROI’s Pennsylvania Division launches a Health and Safety program targeted at farmworkers who live on labor camps. The program provides health assessments, referrals and follow-up with primary care doctors and AIDS prevention education. This program is funded by the Pennsylvania Department of Health, Bureau of HIV/AIDs, the US Department of Health and Human Services and Keystone Migrant Health Outreach. First USDA financed farmworker housing complex in New Jersey opens The first farmworker rental complex to be financed by USDA Rural Development and located in New Jersey is completed. ROI provides technical assistance and development services to Farmworker Community Development Corporation (FCDC), an organization that ROI created (not affiliated with ROI) to sponsor and own East Almond Estates, a 24 unit development in Vineland, New Jersey. ROI receives award from the President 1991 Migrant Head Start comes to Pennsylvania ROI’s Pennsylvania Division opens its first Migrant Head Start Program. This program is located ______. ROI becomes a sub-contractor of East Coast Migrant Head Start, one of ____ organizations funded by _______. 1992 Migrant Head Start comes to Ohio. ROI’s Ohio Division launches the Migrant Head Start Program in Ohio. ROI enters into a contract with the Texas Migrant Council, one of _____ organizations under contract by the US Department of _____ to operate the program in the US. The first center is located in ______. New Horizons Child Care Center opens in New Jersey. In an appropriate celebration of 10 years of operations, ROI’s New Jersey’s Division opens the New Horizons Child Care Center. The 6,500 square foot facility in Vineland, will house the Migrant Head Start Program that ROI manages in the state. ROI staff took steps to develop their own facility when it became increasingly difficult to find appropriate space in which to operate the program. Financing for the center was provided by Core States Bank and ROI. 1993 President Clinton honors the work of ROI’s Rural Venture Fund. In a ceremony in the White House’s Rose Garden, President Bill Clinton honored one of the Rural Venture Fund’s borrowers and cited the important role micro-lending programs play in the economic development of America’s rural communities. The business being honored at the White House ceremony was one of five store front businesses that received financing from ROI, all located within a historically significant building in Clifton Springs, New York. The building, Foster Block Apartments, was converted to affordable rental housing by PathStone and its partner, Conifer Development. Harvest Court Apartments: first of its kind in New York Harvest Court Apartments, located in Williamson (Wayne County), New York, is the first “offfarm” labor housing complex developed in New York State utilizing USDA Rural Development’s Sections 514 and 516 financing programs. The 24 units of new construction is located on land contiguous to the Willy’s Valley farmworker housing project ROI completed in 1982. ROI adopts and new mission statement and an action pledge ROI expands employee benefits to a full “cafeteria-style” plan. 1994 ROI celebrates 25 years of service New ROI Strategic Action Plan: “Up to 2000” 1995 Housing affiliate corporations created in Puerto Rico, Indiana and New Jersey Rural Opportunities of Puerto Rico, Inc. (ROPRI, Rural Opportunities Housing Corporation of Indiana (ROHCIN) and Rural Opportunities Housing Corporation of New Jersey (ROHCNJ), each an affiliate corporation of Rural Opportunities, Inc. are established. Affiliate corporations, incorporated in their respective states and governed by local boards of directors, position ROI to take advantage of financial assistance offered by the two states and the Commonwealth of Puerto Rico. First “off-farm” USDA financed labor housing complex in Ohio built Orchard Grove Apartments, a 24 unit rental complex for farmworkers is the first “off-farm” labor housing complex built by ROI and the first ever such project financed by USDA in Ohio. The complex is located in the western Ohio city of Alliance. ROI acted as the “turn-key” developer and technical assistance provider to a newly formed, single purpose corporation that owns the complex. ROI reaches new heights with the acquisition of Crossroads Apartments ROI completes the largest acquisition in its history. The 524 unit crossroads building is a 20 year-old complex located on the banks of the Genesee River in Rochester, New York. ROI’s acquisition of the property guarantees that the apartments will continue to be made available to low-income families. The purchase was enabled by the issuance of $33,880.000 in tax exempt bonds by the Rochester Housing Authority. This is the third major acquisition made by ROI in the past twelve months. 1996 ROI becomes a chartered member of the Neighborhood Reinvestment Corporation ROI becomes a chartered member of the Neighborhood Reinvestment Corporation (NRC), a Congressionally Chartered organization that provides training, technical assistance and capital to hundreds of NRC network members across the country. All network members are resident-led non-profit organizations working in low-wealth rural and urban communities. NRC later changes its name to NeighborWorks America (NWA) and soon becomes ROI’s largest single funder of its real estate development, homeownership promotion and property management programs. Field of Dreams opens in Pennsylvania Field of Dreams Family Services Center is a “one-stop” center, located in Aspers, Pennsylvania, where farmworkers can take advantage of a comprehensive array of services including migrant head start, training and employment, housing , education and health and safety services. ROI’s Pennsylvania Division taps into resources from the US Departments of Labor, Health and Human Services and East Coast Migrant Head Start. 1997 Rural Opportunities Enterprise Center, Inc. established As ROI’s economic development activities grow, ROI establishes the Rural Opportunities Enterprise Center, Inc. (ROECI), as an affiliate corporation whose sole purpose is to plan, manage and execute the organization’s economic development services including business lending, entrepreneurial training and technical assistance to small and micro-businesses. ROECI’s board of directors includes economic development practitioners. ROI’s Milestone Toward Self Development established Milestones Toward Self Development is a comprehensive agency-wide model designed to be a contract between participants and ROI. Through the Individual/Family Development Plan, ROI enters into a partnership with clients that establishes measurable, time driven goals that are designed to improve the economic, social and living conditions for those working to graduate from ROI’s programs. This contract serves as the basis for developing a tailored curriculum that will chart the way for the client’s success. 1998 Rural Opportunities Enterprise Center, Inc. receives certification for the US Department of the Treasury ROI receives the “seal of good housekeeping approval” from the federal government when the US Department of the Treasury certifies the ROI Enterprise Center, Inc. as a Community Development Finance Institution. This certification positions the organization to take advantage of financing from state, federal government programs and from private financial institutions. First phase of Historic Landers Street completed in Newburgh, New York In one of the organization’s most ambitious real estate efforts to date, ROI, in partnership with developer Arnold Moss, completes the renovation of 64 units of row house apartments in the lowest-income section of the City of Newburgh. This project is one of ROI’s first real estate development forays into an urban center. First Lady Hillary Rodham Clinton honors ROI and the development team when she tours the project while under construction. The next year, the project will go on and win the prestigious 1999 Preservation League Award from the Preservation League of New York. ROI purchases Hiram Sibley House for new headquarters After many years of leasing space for its corporate headquarters, a decision is made to purchase its own property to accommodate an ever growing demand for office space. ROI purchases the historic Hiram Sibley House in Rochester, New York. The house was built in 1868 by Hiram Sibley, the founder of Western Union. Asset Management Committee established As the volume and complexity of its programs grow, the Asset Management Committee (AMC) is established with the responsibility of safeguarding the corporation’s assets. The AMC’s responsibility include underwriting proposals by staff to expend corporate resources and reviewing potential projects, especially real estate projects, with an eye to minimizing financial and legal exposure to ROI. The AMC also approves expenditures over $5,000 for appropriateness and alignment to ROI’s mission. ROI Establishes First Office in Puerto Rico In the wake of Hurricane Georges, a storm that left thousands of families in Puerto Rico homeless, ROI responds with a series of emergency home repair, housing rehabilitation and new home construction programs. Supported with funding from USDA (disaster relief funds) and HUD (Rural Housing and Community Development), ROI opens its first office on the Island in the town of Adjuntas. Affordable Housing Lending Alliance Formed ROI organized the Affordable Housing Lending Alliance, a six-state effort to create “defaultresistant homebuyers through pre-purchase counseling and education and post mortgage support “. Charter members of the Alliance include Rural Opportunities, Freddie Mac, Mortgage Guarantee Insurance Corporation (MGIC) and several banks including Fleet, Citibank, Ulster Savings Bank and 1st National Bank of Rochester. Some months after the initial launch, the US Department of Agriculture (USDA) and Chase Manhattan Bank join the Alliance as partners. Under the Alliance, ROI homeownership promotion staff takes mortgage applications and MGIC underwrites all loan applications. Complete loan applications are then submitted for funding to Alliance banks. All borrowers must complete homebuyer education using the “Full Cycle Lending” model of the Neighborhood Reinvestment Corporation (now called NeighborWorks America). The Alliance will serve as the framework for ROI’s homeownership efforts for years to come. 1999 Resident Services becomes a strategic initiative for ROI With a growing number of rental properties in its portfolio, ROI streamlines its existing services to residents and develops a new standard for a comprehensive service approach that includes social, educational and recreational programs based on residents’ needs and interests. ROI Re-opens Ohio Migrant rest Center The Migrant Rest Center, located in Liberty Center, Ohio was originally built in ____ by____ as a facility that provided shelter and a safe environment for migrant workers and their families who traveled to and from work in the Mid-West, including Michigan and Ohio. After years of neglect, the Center had closed its doors and farmworkers lost an important transitional housing option along the migrant route. 2000 Reading Family Services Center Opens ROI’s Pennsylvania Division’s dream of a one-stop service center for migrant workers and their families was realized when the Reading Family Service Center opened its doors. This 30,000 square foot facility will house the area’s Migrant Head Start Program, training and employment services and housing assistance programs. The Center was financed through a grant from East Coast Migrant Head Start and loans from AllFirst Bank and ROI. Development assistance was provided by ROI’s Division of Housing and Community Development. 2001 Newburgh Advisory Committee established As ROI’s housing and community development activities grow in Newburgh, New York, an advisory committee made up of local citizens is organized to provide a community-based perspective to our staff. By 2001, ROI had completed 66 units of family rental housing through the rehabilitation of several dilapidated row house buildings in one of the most distressed neighborhoods in Newburgh. The Newburgh Advisory Committee soon incorporates under the name of Newburgh Community Improvement Corporation (NCIC). NCIC expands activities to include the rehabilitation and sale of formerly dilapidated single family homes in Newburgh. Farmworker vocational education in Ohio ROI’s Ohio Division launches Farmworker Access to Vocational Rehabilitation program. 2002 ROI expands farmworker youth programs ROI expands its US Department of labor funded activities to include outreach to farmworker youth in Vermont and Puerto Rico. In New York, ROI initiates the Farmworker Access to Vocational Rehabilitation Program. ROI launches the Seeds of Success, a web-based bi-lingual program to teach entrepreneurial and financial literacy skills to young people. 2003 Rural Opportunities Housing Corporation of Ohio Established As in other states where ROI is developing housing, an affiliate corporation whose mission is specifically housing, is created in Ohio. Rural Opportunities Housing Corporation of Ohio (ROHCO) has a board of directors whose interest and experience offers expert guidance to ROI staff. ROHCO also serves as the “developer of record” and offers some degree of protection to the parent, ROI, from liabilities associated with the real estate process. ROI launched micro-lending program in Puerto Rico ROI is awarded a highly competitive contract by the US Department of Labor to begin training entrepreneurs and making micro-loans to businesses in several municipalities on the Island. This program is a pre-cursor to training, technical assistance and finance programs later developed by PathStone Enterprise Center, Inc. and offered in Puerto Rico. 2004 New Project Review System Established The Board of Directors institutes a much improved method of reviewing the efficacy and sustainably of projects and programs that are proposed by staff. This new system involves a more in depth and comprehensive review of proposals seeking board approvals that ensures all new programs and projects are aligned with ROI’s mission and are economically viable. ROI Enters the Age of Digital Commerce At a press conference in Hammond, New York, New York Senator Hillary Rodham Clinton announces the launch of the Northern Adirondack Trading Cooperative: A Global Marketplace for Local Products. The program is an effort to create sales and marketing opportunities for small scale producers in the northern Adirondack region of the state using the power of the internet. EBay, HP, HSBC Bank USA, St. Lawrence Chamber of Commerce and Clarkson University join Rural Opportunities in an effort to link entrepreneurs in remote rural communities to a world-wide market. ROI is responsible for staffing the Cooperative and becomes the primary lender, utilizing funds invested by HSBC Bank USA. The “trading cooperative” model would soon be replicated in New York’s Finger Lakes region and e-commerce would become an important part of ROI’s entrepreneurship development curriculum going forward. The Northern Adirondack Trading Cooperative would receive international recognition when, in 2006, it took second place in the World’s Chambers Competition as one of the most innovative projects in the world in which a Chamber of Commerce was a partner. 2005 Housing Opportunities, Inc. Merges With ROI Housing Opportunities, Inc. (HOP), the dominant non-profit real estate development organization in Monroe County, New York (including the City of Rochester) becomes a whollyowned subsidiary of ROI, integrating both organizations’ real estate development, resident services and property management programs. The affiliation results in a combined multi-family portfolio of more than 2,100 units and results in $200,000 in combined savings for the new real estate operating unit. The approximately 3,000 families living in HOP/ROI-owned apartments will now have opportunities to access assistance in the areas of debt reduction, home purchase and employment and supportive services. While HOP’s board of directors will continue to set policy for the organization in Rochester and in Western New York State, all HOP employees become ROI employees. The merger marks the creation of a new specialized real estate development unit within ROI. At the same time, ROI creates the Division of Community and Economic Development that will manage entrepreneurial training, business lending, homeownership promotion and housing rehabilitation and energy service. Vermont is added to ROI’s Service Area The US Department of Labor contracts with ROI to operate a state-wide employment and training program directed at the needs of migrant and seasonal farmworkers in Vermont. Building on ROI’s many years’ of experience and success operating similar programs in New York, Pennsylvania, New Jersey, Ohio , ROI opens its first office in Morrisville, in the northern part of the state, and begins outreach activities directed mainly to the state’s seasonal dairy farm workers. Vermont’s very rural nature and the isolation of its farming communities prevent farmworkers from having easy access to social services, education opportunities and training and employment programs. ROI’s priorities include helping farmworkers overcome social barriers and find sustainable employment outside of agriculture as well helping them upgrade their skills to obtain higher paying jobs within the agricultural industry. The Marketview Collective Action Project Sets a New Standard Originally organized by Housing Opportunities, Inc., the Marketview Collective Action Project is adopted by ROI as an important model for community revitalization. Based on the strength of effective community organizing, the project engages hundreds of neighborhood residents, young and old, in the revitalization of the Marketview Heights neighborhood in the City of Rochester. This project has drawn local, regional and nation attention to its comprehensive array of revitalization tools: resident leadership, beautification and street-scape improvement, affordable housing development, safety and security, and organizing and advocacy. Learn more about the project’s community gardens here: www.pathstone.org/community-gardenscropping-up-in-Rochester-area PathStone Receives the 2005 James A. Leach Award The national Community Reinvestment Coalition (NCRC) awards the James A. Leach National Achievement Award to PathStone Corporation. This award is presented each year to “the rural non-profit organization that has made the most outstanding contribution to economic justice and community development” in the United States. 2006 PathStone begins operation of the Senior Community Service Employment Program (SCSEP) PathStone begins (simultaneous) operation of the Senior Community Service Program (SCSEP) in New York, New Jersey, Pennsylvania and Virginia in partnership with the National Council on Aging, one of 15 national SCSEP grantees. SCSEP, funded by the US Department of Labor, is a community service and work experience-base job training and employment program for older Americans. SCSEP participants gain experience in a variety of community service activities at non-profit and public agencies, including schools, hospitals, day care centers and senior centers. The program provides over 40 million community service hours to public and non-profit agencies, allowing them to enhance and provided needed services. Participants engage in work experience for an average of 20 hours a week and receive a training stipend equal to the highest of federal, state or local minimum wage. This training serves as a bridge to unsubsidized employment. Participants must be aged 55 or older and unemployed with a family income of no more than 123% of the federal poverty level. Enrollment priority is given to veterans and qualified spouses, then to individuals who are over 65, have a disability, have low literacy skills or limited English proficiency, reside in a rural area, are homeless or at risk of homelessness, have low employment prospects, or have failed to find employment after using services through the American Job Center System. Windy Hill Nominated as a Finalist in 2006 for the World habitat Award Windy Hill Apartments in Clyde, New York, was one of 11 finalists for the 2006 World Habitat Award. It was the only finalist from the United States. ROI transformed this previously foreclosed and abandoned apartment complex into a beautiful, affordable rental community. This international competition is run by the UK-based Building and Social Housing Foundation. The World Habitat Award highlights the world’s collective responsibility for the future of human habitat and the importance of providing shelter for those in need. Each year two awards are given to developments that provide both sensible and innovative solutions to the current crisis of housing availability around the world. 2007 ROI’s Workforce Development Services Expand to Puerto Rico ROI becomes the first non-governmental organization (NGO) to ever be selected by the US Department of Labor to operate a training and employment program funded under the National Farmworker Jobs Program in Puerto Rico. Faced with unemployment rates as high as 16.8%, ROI begins to train and place thousands of farmworkers who live on the Island into unsubsidized jobs. 2008 Rural Opportunities, Inc. Becomes PathStone Corporation After 23 years, PathStone becomes the new name of the organization. In an effort to better reflect the fact that the organization is addressing poverty and disinvestment in urban areas as well as rural areas, the board of directors approved the new name change. PathStone also adopts a new by-line, “Connecting You to Opportunities” and a new logo. The Committee for Farmworker Justice Changes its Name to the Committee for Social Justice Mostly funded through employees’ payroll deductions, the Committee for Farmworker Justice (CFJ) was founded in ____ as a way of supporting local, state and national advocacy efforts. Over the years, as PathStone’s activities became more diverse, to include services for nonfarmworkers, the organization’s advocacy needs became greater and involved many more trade associations, legislative consultants and special campaigns. The Committee for Social Justice addresses the advocacy needs of the organization across lines of business and client type. PathStone’s Board of Directors is restructured PathStone becomes a member of the ROC USA Network PathStone joins ROC USA (www.rocusa.org), a national network dedicated to mobile-home coop conversion work. PathStone becomes one of the first 8 ROC USA Certified Technical Assistance providers in the country. In that same year, PathStone assists the residents of Champion Mobile Home Park in Eldridge, New York to purchase their 172 site community for $3.6 million. Since then, PathStone has helped resident purchase their mobile home communities in Marilla, New York (Bush Gardens MHC-154 homes for $4.6 million) and Hyde Park, New York (Ventura Lake Estates-610 homes for $16.4 million). 2009 PathStone opens the first federally- assisted rental housing community for farmworkers in Puerto Rico. Alturas de Castañer, a 24 unit rental complex for farmworkers is constructed and fully leased up in the mountain community of Castañer, Puerto Rico. This project is financed by the U.S. Department of Agriculture, under Sections 514/516. It is the first time this particular program has been utilized in Puerto Rico. Castañer is situated in the heart pf the Island’s coffee growing area and most farmworker families who live in the project work in the coffee industry. Alturas de Castañer is one of the first farm labor complexes in the United States financed through an equity syndication utilizing the Low-income Housing Tax Credit. This project represents the first time that the syndicator, The National Equity Fund (a subsidiary of the Local Initiatives Support Corporation-LISC), invests in a housing project in Puerto Rico. Sojourner House at PathStone, Inc., Formerly Known as Sojourner Hall for Women, Becomes an Affiliate of PathStone Corporation. Sojourner Hall for Women, Inc. was started in 1982 is response to a growing need in Rochester for housing for homeless women and their children. Named after abolitionist Sojourner Truth, Sojourner Hall for Women (which changed its name to Sojourner House in 1989) became a pioneer of supportive housing for women and children. Sojourner House at PathStone provides Temporary Transitional Housing, Permanent Supportive Housing and Outreach services. Widely recognized as the standard bearer in New York State for residential and supportive services for homeless women and their children, Sojourner House at PathStone has graduated over 2,500 individuals from its programs since 1982. They can provide housing for 16 women and up to 21 children at one time in their Transitional Housing Program in 16 dormitory-style units. Their Permanent Supportive Housing provides housing for families in over 100 apartment-style units located in Rochester. Dreamseeds Children’s Program provides highly structured academic, cultural and recreational opportunities including one-on-one mentoring and tutoring, creative and therapeutic art, music and dance, excursions to special events and community programs. Dreamseeds’ goal is to reach disadvantaged and underserved youth who would not otherwise have access to such opportunities. Through the Dreamseeds Program, children are involved in enriching experiences that positively impact their self-esteem, emotional growth and academic performance. Learn more about Sojourner House at PathStone at www.sojournerhouse.org 2010 PathStone launches Green for Gold The US Department of Labor contracts with PathStone to operate a training and employment program, under the Department’s “Pathways out of Poverty” program. The project, named Green for Gold at PathStone, is directed at creating economic opportunity for the unemployed, high school drop outs and the previously incarcerated in New York, Pennsylvania and Puerto Rico. PathStone’s funding commitment from the US Department of Labor represents the largest the Department makes that year, $8 million. The program will be run over two years and train 300 people each year for environmentally sustainable jobs. An Organizational Code of Conduct is adopted The PathStone Board of Directors adopts a Code of Conduct for all PathStone employees. The code is an implicit articulation of expectations for employee conduct- a list of “do’s and don’ts” designed to elevate morale and loyalty to the organization and to its mission and elevate the quality of customer service. 2011 PathStone Launches the “One PathStone” Service Delivery Strategy. In an effort to break-out of the “silos” that had developed over time in the organization around separate lines of business, PathStone launches the One PathStone approach to service delivery. One PathStone creates a platform within the organization where lines of business across the organization begin to plan and deliver services and products in collaboration with each other. One PathStone also promotes cross-disciplinary learning when staff from two or more lines of business work together to address issues of poverty and disinvestment in the same community. PathStone Launches the Route 123 Economic Development and Community Revitalization Project in Puerto Rico. This seminal effort to develop an agro-, eco- and heritage-tourism trail in the central mountain region of Puerto Rico is the principal strategy employed by PathStone to create economic opportunity for thousands who live in the Island’s poorest communities. The project is initially funded by the US Department of Housing and Urban Development through the Rural Innovation Fund (RIF) and is supported by a partnership with the Pontifical Catholic University of Ponce and the Conservation Trust of Puerto Rico. Other collaborators in this project include the Massachusetts Institute of Technology (MIT), the Center for a New Economy (CNE), the University of Puerto Rico at Mayaguez, SUNY School of Environmental Science and Forestry, the Puerto Rico Tourism Company and the Puerto Rican Planning Department. The proposed tourism trail is along Route 123, a north-south road that connects the Caribbean Sea and Atlantic Ocean coasts of the Island, and is the road that links many coffee-related enterprises, part of an industry that has shaped the history and culture of that part of Puerto Rico. Visit the trail at www.ruta123.com The RIF-funded project is an example of the One PathStone organizational strategy launched in that same year. Route 123 brings together PathStone’s major lines of business: Workforce Development, Housing (rental and ownership) and Economic Development (business training, technical assistance and lending). PathStone’s First Mutual Self-help Housing Project Completed in Puerto Rico. Five families moved into homes that they had constructed under the supervision and guidance of PathStone Corporation. The homes were built in the community of Diego Hernandez in Yauco, Puerto Rico, on the western side of the Island. Families contributed approximately 65% of the labor in building their homes. The homes were financed through USDA’s Section 502 (direct) program and technical supervision by PathStone staff was supported through a grant from USDA through the Section 523 Mutual Self-help Program. This project represents the first time that a non-profit organization (PathStone Corporation) has completed a USDA financed Self-help housing project in Puerto Rico. 2012 PathStone Reaches the $1 Billion Mark in Housing and Community Facility Financing. PathStone’s housing development financing (that includes community facilities) includes a wide array of housing related activities including the development of rental housing and for-sale homes, housing preservation, rehabilitation and repair, energy efficiency improvements, mobile home community coop-conversions and first-time homebuyer purchases. Virtually all of the families being impacted by PathStone’s housing activities have low-incomes. PathStone affiliates with Alliance for Better Housing, Inc. In 2012, the boards of directors of PathStone Corporation and Alliance for Better Housing, Inc. (ABH) approved an affiliation between the two organizations. The affiliation was concluded in that same year. ABH became a wholly-controlled affiliate corporation of PathStone Corporation and changed its name to PathStone Alliance for Better Housing, Inc. (PABH). The Alliance for Better Housing, Inc. (ABH) was formed and incorporated in 1994 as a community development corporation dedicated to serve the housing needs of low-income families living in Chester County, Pennsylvania. Many of the organizers of ABH had been active in a service agency in Chester County called La Comunidad Hispana and they believed that a separate organization, dedicated to the housing needs of farmworkers and other low-income people living in Chester County, needed to be formed. Over time, this new organization (ABH) began to focus its advocacy and its housing activities on the area’s Hispanic farmworkers, most of who worked in the local mushroom industry. In 2006, Rural LISC (www.lisc.org/rural_lisc) asked PathStone to step in and provide executive leadership and project management assistance when ABH lost its Executive Director and fell victim to bad management. PathStone provided the requested leadership including construction management of a 16 unit townhouse development names Las Rosas located in Kennett Square. After the organization’s finances were stabilized, ABH again hired their own Executive Director. Unfortunately, they were not able to reach economic sustainability or management stability. Rural LISC, ABH’s primary financial sponsor, again asked PathStone to intervene. In time it became clear to both organizations that an affiliation between the two would be the best longterm solution. ABH’s activities were folded into PathStone’s housing program thus giving PathStone an increased presence in a major farmworker community. In turn, ABH’s back-office needs were met by PathStone. In addition, PathStone management and development professionals restructured ABH’s real estate portfolio into one that became economically viable. First for-sale home subdivision developed by PathStone completed in Puerto Rico. Vistas de Castañer is a ten-unit subdivision located in Castañer, Puerto Rico. All units were sold to low-income families. Mortgages were provided by Banco de la Vivienda, a subsidiary of the Puerto Rican Housing Finance Authority. Each family received funds for closing costs provided through “Mi Casa Propria”, a program of the Puerto Rican Housing Finance Authority. Federal HOME funds also lowered the overall cost of construction. The project was built on land contiguous to a farmlabor rental complex (Alturas de Castañer) that PathStone developed in 2009. Land in excess of the needs of this project will be used by the residents of both projects for a community garden. PathStone Earns CHDO Designation In Indiana. Housing Development Corporation of Indiana received a very important designation from the State of Indiana as a Community Housing Development Organization (CHDO). This designation positions the organization favorably to compete for scarce funds, mostly federal in nature, to enable PathStone to develop and improve housing in low-wealth communities. The CHDO designation helped PathStone pursue its first acquisition/rehab/resale project in Muncie (Delaware County), Indiana. PathStone Expands its Rochester Campus. In response to a growing need for additional office space in Rochester, PathStone purchased an existing office building at 15 Prince Street, just one house away from the current campus. PathStone’s Rehab and Energy Services program had been renting space in that building for several years. The PathStone campus is now comprised of five office buildings. One of those buildings, the historic Hiram Sibley building built in 1886 at 400 East Avenue, houses the central administrative office for PathStone Corporation. 2013 Reorganization of PathStone’s Housing Division. For many years PathStone’s real estate and homeownership activities were managed by two different divisions, the Division of Real Estate Development (rental housing and community facilities) and the Division of Housing and Economic Development (homeownership promotion, Rehab and Energy Services and mobile home cooperative development). In 2013, the two divisions were combined into one, The Housing Division under the management of a Senior Vice President. PathStone Corporation affiliates with the Housing Council of Monroe County, Inc. On October 1, 2013, The Housing Council of Monroe County, Inc. (HC) became an affiliate of PathStone Corporation. The Housing Council, founded in 1971, is one of New York State’s largest HUD-approved housing counseling agencies. Today, The Housing Council at PathStone, Inc. (www.thehousingcouncil.org) offers landlord education, foreclosure prevention, pre-purchase counseling, emergency housing services and fair housing education. The Housing Council offers property management tools and strategies for landlords to enhance their business skills and familiarize them with their rights and responsibilities. Mision PathStone construye autosuficiencia familiar e individual mediante el fortalecimiento de las comunidades de trabajadores agrícolas, rurales y urbanas. PathStone promueve la justicia a través de programas y abogacía. Declaración de la Promesa de Acción Los trabajadores agrícolas y otras personas marginadas viven y trabajan con otras personas que a menudo no entienden y/o no los apoyan en su lucha por lograr la igualdad económica, social y política. Muchos clientes atendidos por PathStone personalmente sufren los efectos del racismo y la discriminación a causa de su color, la ocupación o la situación económica. Muchas familias han sufrido innecesariamente generaciones de indignidades porque nuestras instituciones gubernamentales han devaluado su trabajo y contribuciones a nuestras comunidades. En consonancia con nuestra misión, por la presente nos comprometemos a los principios contenidos en el presente documento: 1. Afirmamos el beneficio y valor del ser humano y la diversidad cultural en nuestra sociedad y creemos en los principios y práctica de la coexistencia pacífica y armonía entre todas las gentes. 2. Nos comprometemos a proactivamente crear oportunidades para integrar diversidad de raza, etnicidad, sexo, identidad de sexo, orientación sexual, diferentes capacidades, niveles de educación, creencias religiosas, rurales y urbanas, ricas y pobres dentro de nuestro lugar de trabajo y en nuestra comunidad. 3. Identificaremos e implantaremos acciones específicas que mejoren las relaciones de raza, sexo y humanas en nuestro lugar de trabajo, nuestra comunidad, organizaciones a las cuales pertenecemos y otras personas con las cuales nos relacionamos. 4. Participaremos en y/u organizaremos eventos de acción política y social, conferencias y reuniones que eduquen y que nos alienten a nosotros y a otros para eliminar todo tipo de opresión y racismo, creen oportunidades para reconciliación de puntos de vista divergentes y promuevan la justicia social y económica en nuestra sociedad. 5. Nos opondremos a todo tipo de discriminación en contra de todas las gentes y trabajaremos para crear políticas basadas en el respeto mutuo y justicia para todas las gentes, especialmente los grupos a los que históricamente se les han negado muchos de los derechos humanos y han experimentado una vida de opresión, separación y exclusión. Reconocemos que pocas, si algunas, generalizaciones pueden describir con precisión cualquier grupo, raza o cultura y evitaremos hacer tales suposiciones que conducen a los estereotipos hirientes. Vamos a trabajar para eliminar todos los prejuicios contra los grupos de personas que están estereotipados debido a su raza, género, identidad de sexo, orientación sexual, etnicidad, ingreso, capacidades diferentes, creencias religiosas, lugar de residencia, nivel educativo, edad, empleo, estructura de la familia e intereses personales. 6. En nuestras actividades diarias tendremos como prioridad el uso de lenguaje inclusivo que una a todas las gentes; practicar la imparcialidad y cuidado de todos con los que nos encontramos y respetar la dignidad y valía de toda la humanidad. 7. Nos educaremos con respecto a las costumbres, historia, deseos y problemas de otras razas y culturas y activamente compartiremos esa información con amigos, colegas y miembros de la comunidad. 8. Hablaremos y actuaremos en contra de cualquier tipo de violencia de la comunidad y/o individuo que podría lesionar a otros y trabajaremos activamente para crear métodos sin violencia para resolver disputas. 9. Comprometeremos nuestros recursos para responder a la pobreza generalizada que enfrentan muchas personas en nuestra comunidad y trabajaremos constructivamente dentro del campo de la política y social para abogar por leyes, recursos y costumbres que eliminen las barreras para las personas que tienen desventaja económica y social y mejorar nuestro/su escape de la pobreza. CERTIFICATE OF AMENDMENT OF THE CERTIFICATE OF INCORPORATION OF RURAL OPPORTUNITIES, INC. Under Section 803 of the Not-for-Profit Corporation Law FIRST: The name of the corporation is: Rural Opportunities, Inc. The name under which it was formed is Program Funding, Inc. SECOND: The date of filing of the original Certificate of Incorporation with the Department of State is: May 14, 1971. The Corporation was formed under section 402 of the Not-for-Profit Corporation Law of the State of New York. THIRD: The Corporation is a corporation as defined in subparagraph (a)(5) of section 102 of the Not-for-Profit Corporation Law and is a Type B corporation. FOURTH: The amendment effected by this certificate of amendment is as follows: Paragraph (1) of the Certificate of Incorporation relating to the name of the Corporation is hereby amended to read in its entirety as follows: (1) The name of the corporation is PathStone Corporation. FIFTH: The certificate of amendment was authorized by vote of a majority of the entire board of directors of the Corporation. SIXTH: The Secretary of State is designated as agent of the corporation upon whom process against it may be served and the post office address to which the Secretary of State shall mail a copy of any process against it served upon the Secretary is: 400 East Avenue, Rochester, New York 14607. Stuart J. Mitchell /s/ Stuart J. Mitchell, President and Chief Executive Officer CERTIFICATE OF AMENDMENT OF THE CERTIFICATE OF INCORPORATION OF RURAL OPPORTUNITIES, INC. Under Section 803 of the Not-for-Profit Corporation Law Filed by: Davidson Fink LLP 28 East Main Street, Suite 1700 Rochester, New York 14614 Board of Directors Executive Assistant Y. Ramos-Torres President/CEO Stuart J. Mitchell Chief Financial Officer K. Ryck Sr. VP Property Management & Resident Services K. Bryan Sr. VP Direct Services NY, OH, PR, & VT J. Lewis Sr. VP Direct Services NJ, PA, & VA K. Washington Sr. VP HR & Legal Counsel A. BabcockStiner Sr. VP Housing M. McCullough Sr. Program Director Economic Dev. H. VanTol Sr. Director Housing Choice K. Revene Sr. Program Director Corporate Reports Development B. Arce PathStone Corporation Contact Directory Administration Departments 400 East Avenue in Rochester, NY 14607 Administration & HR 585-340-3300 TDD 1-800-545-1833 1 www.PathStone.org Finance Division 2 Economic Development 2 Stuart J. Mitchell Housing Division 3 The Housing Council at PathStone 5 Administration Fax: 585-340-3335F Deputy of Corporate Operations Admin 585-340-3396 Anne Babcock—Stiner SR. V.P. of HR/General Counsel 585-340-3367 Jessica Garcia Special Assistant to the President 585-340-3351 Beatriz Arce SR Director Client Data Systems 585-340-3312 Greg Hartz Director of Corporate 585-340-3735 Systems Development 6 Program (Section 8) Kelsey Delmotte Administrator of 585-340-3714 Corporate Communications Sojourner House at 7 PathStone NY, Janet Roche Data Administrator 585-340-3310 Laurie Tinsley Database Administrator 585-340-3378 Human Resources 8-12 Anne Babcock-Stiner SR. V.P. Human Resources Direct Services Confidential HR Fax: 13-16 NJ, PA and VA PathStone Property Management Corp. & 17-21 Property Listing 585-340-3367 585-340-3320F David Vickers Director, Human Resources 585-340-3375 Cheri Switzer Deputy of Corporate Operations HR 585-340-3706 Elizabeth Scott Benefits Administrator 585-340-3711 Confidential Benefits Fax: Juana Molina 585-340-3391F HR Specialist 585-340-3332 HR Main Fax: 585-340-3335F Clarian Velasquez HR Clerk 585-340-3383 Nelida I. Torres Administrative Receptionist 585-340-3300 Central Office Main Fax: Revised March 2015 585-340-3368 Yesenia Ramos-Torres Housing Choice Direct Services OH, VT & PR President & CEO 585-340-3337F Page 2 PathStone Corporation Finance Department Kevin Ryck Chief Financial Officer 585-340-3364 Vee Villegas Assistant Comptroller-Finance 585-340-3350/585-340-3328 F Mary Lou Ardell Senior Accountant, Payroll 585-340-3392/585-340-3318 F Beth Schiano Senior Director, Asset Management 585-340-3720 Mike Gerko Payroll/Finance Administrator 585-340-3709/585-340-3349 F Tammy Elkins Comptroller for Housing Council 585-340-3340 Michelle Yohon Assistant Comptroller 585-340-3323/585-340-3303 F Sharon Kelly Assistant Comptroller/Grants 585-340-3339 Lilibeth Gucker Assistant Comptroller 585340-3343 Gabriele Greiner Comptroller-Property Management & Affiliates 585-340-3713 Merlita Snow Accountant for NY 585-340-3317 Eva Barbosa Accountant for PA, NJ, PR, VA & SCSEP 585-340-3341 Beverly Bullock Accountant for Economic Development 585-340-3344 Jon Dubner Accountant-Central 585-340-3372 Sandy Gallagher SCSEP Payroll Administrator 585-340-3703/585-340-3707F Diane Ventrella SCSEP Payroll Administrator 585-340-3381 Jim Reynolds Accountant for Housing & Development, VT 585-340-3702 Economic Development Division 404 East Avenue Rochester, NY 14607 Hubert Van Tol Senior Director 585-340-3385 Rochelle Fields Director of Business Lending 585-340-3304 Kayla Jenkins Business Development Officer 585-340-3390 Charlene Paddock Business Development Officer 585-340-3384 PathStone Enterprise Center’s mission is to enhance the economic self-sufficiency and quality of life of individuals and communities through entrepreneurial training, technical assistance and access to financing for new and expanding businesses throughout Upstate New York and Puerto Rico. http://www.theenterprisecenterinc.com/homepage Revised March 2015 Page 3 PathStone Corporation Housing Division 7 Prince Street Rochester, NY 14607 Housing Administration Staff Monica McCullough Senior Vice President, Housing 585-340-3306 Debbie Russell Executive Assistant 585-340-3370 John Wiltse Senior Operations Director 585-340-3346 Les Kernan Director of Real Estate Development 585-340-3336 Amy Casciani Senior Real Estate Developer 585-340-3313 Connie Sanderson Senior Real Estate Developer 585-340-3319 Melanie Caudill Development Associate 585-340-3363 Karen Staertow Development Associate 585-340-3366 Rob Cain Real Estate Developer 585-340-3361 Program Manager 585-340-3360 Real Estate Development Staff Manufactured Housing Co-op Andrea Miller Pennsylvania Housing Administration Wendy Carter Director, Housing Administration 610-925-1880 Maribel Pantojas Program Assistant 610-925-1880 Pathstone Alliance for Better Housing 648 Buena Vista Drive Kennett Square, PA 19348 Housing Rehabilitation & Energy Services 15 Prince Street Rochester, NY 14607 John Wiltse Senior Operations Director 585-442-2030x201 Chris Brandau Senior Deputy, Housing Rehab 585-442-2030x205 Christine Gockley Program Information Coordinator 585-442-2030x202 Yolanda Hamlin Housing Rehab Administrator 585-442-2030x206 Brian McArthur Construction Manager 585-442-2030x208 Scott Oliver Energy Programs Manager 585-442-2030x204 Darren Perry Housing Rehab Manager 585-442-2030x211 Chris Raymond Deputy, Housing Rehab 585-442-2030x210 Eric Raymond Housing Rehab Manager 585-442-2030x207 Tiki Pearson Revised March 2015 Administrative Assistant 585-442-2030x212 Page 4 PathStone Corporation The Housing Division Cont. Batavia Housing Counseling 7 Batavia City Centre, Batavia, NY 14202 Jay Elmore Director 585-343-2188 Marianne Newmark Coordinator 585-343-2188 Joseph Welch Handyman 585-343-2188 Canandaigua Housing Counseling 5297 Parkside Drive #410 ,Canandaigua, NY 14424 Ronda Barton Regional Manager 585-396-3400 Regional Housing Offices Newburgh, NY Housing 36 Chambers Street Newburgh, NY 12251 Eileen Clifford Director, Newburgh Housing Services 845-569-0770x12 Marivette Contes Program Assistant 845-569-1300F Indiana Housing 1917 W. Royale Dr. Muncie, IN 47304 Christopher Allen Homeownership Counseling Manager 765-286-2162 Brian Carman Homeownership Counseling Manager 765-286-2162 Annette Phillips Director of Community Development 765-286-2162 Annie Poole Senior Real Estate Developer 765-286-2162 Chambersburg PA Housing 450 Cleveland Avenue, Chambersburg, PA 17201 Thelma Corrales Homeownership Program Administrator 717-264-5913 Kennett Square PA Housing 648 Buena Vista Dr., Kennett Square, PA 19348 Wendy Carter Director of Housing Administration 610-925-1880 Maribel Pantoja Program Assistant 610-925-1880 Guillermo Rivera Regional Homeownership Administrator 610-925-1880 Puerto Rico Housing 1235 Paseo Las Monjitas, Ponce, PR 00730-3901 Kevin Colon Business Development Officer 787-829-6024/7929 Rosemary Laboy Homeownership Manager 787-829-6024/7929 Roberto Ramierez Director of Real Estate Development 787-829-6024/7929 Maria Rodriguez-Colon Director of Housing Programs 787-829-6024/7929 Javier Zapata RIF Program Director 787-829-6024/7929 Rosa Uriarte Business Development Officer 787-829-6024/7929 Revised March 2015 Page 5 PathStone Corporation The Housing Council at PathStone 75 College Avenue Rochester, NY 14607 585-546-3700 Main 585-546-2946 Fax Susan Boss Executive Director 585-546-3700x3022 Joshua Sankowski Executive Assistant 585-546-3700x3032 Raelyn Allen Deputy of Housing Grants & Programs 585-546-3700x3016 Yadirah Marquez Accounting Financial Assistance Clerk 585-546-3700x3009 Joel Kunkler Director of Landlord & Tenant Services 585-546-3700x3013 Mary Leo Director of Foreclosure Prevention 585-546-3700x3033 Chris Schello Senior Foreclosure Prevention Counselor 585-546-3700x3011 Trisha Isaman Foreclosure Prevention & Reverse Mortgage Counselor 585-546-3700x3006 Yisell Fonseca Foreclosure Prevention Support Specialist 585-546-3700x3010 Jacob Puff SSVF PathStone Rural Case Manager 716-785-5480 cell Luann Brink Foreclosure Prevention Counseling Manager 585-546-3700x3004 Mary Whelehan Foreclosure Prevention Counselor 585-546-3700x3038 Elizabeth Sassone Foreclosure Prevention Counselor 585-546-3700x3023 Anita Bryant Foreclosure Prevention Counselor 585-546-3700x3030 Robert De Leon Permanent Housing Coordinator 585-546-3700x3026 Edwin Garris SSVF PathStone Rural Case Manager Tonia Graf Homeownership Counseling Manager 585-546-3700x3019 Leslie Harvey Housing Coordinator 585-546-3700x3034 Gerry Lembke SSVF Housing Coordinator 585-546-3700x3025 Johanna Lopez Foreclosure Prevention Intake Specialist 585-546-3700x3015 James Lanning Housing Administrator 585-546-3700 x3036 Susan Lerch SSVF Case Manager 585-546-3700x3007 Samuel Dejesus Inspector 585-546-3700x3027 Eric Simpson SSVF Housing Coordinator 585-546-3700x3003 Latricia Winbush Homeownership Program Coordinator 585-546-3700x3035 Debbie Larcinese Receptionist 585-546-3700x3000 Revised March 2015 ` 716-785-5480-cell Page 6 PathStone Corporation NY Housing Choice Voucher Program (Section 8) Orange County Housing Choice Office 130 Dolson Avenue, 3rd Floor 845-343-0771 Middletown, NY 10940 845-343-8494 (F) Kathleen Revene Senior Director 845-343-0771 x105 Kate Grabianowski Section 8 Administrator 845-343-0771 x103 Gunnar deJong Section 8 Administrator 845-343-0771 x111 Dutchess County Housing Choice Office Hollowbrook Office Park, Building 3 845-298-8998 29 Marshall Road, Suite 3F Wappinger’s Falls, NY 12590 845-298-9021 (F) Gillian Hill Director of Section 8 Programs 845-298-8998 x16 Genesee/Yates County Housing Choice Office Batavia City Centre, Rm 8A 585-343-3861 106 Main Street 585-343-5442 (F) Batavia, NY 14020 Mary Morgante-Rice Director of Section 8 Programs 585-343-3861 x10 Sullivan County Housing Choice Office 457 Broadway, Suite 5 845-794-4880 Monticello, NY 12701 845-794-4939 (F) Yamaris Vera Section 8 Administrator 845-794-4880 x122 The Section 8 Housing Choice voucher Program maximizes opportunities for eligible community members to participate in a rental assistance program geared to guide families towards self-sufficiency. Revised March 2015 Page 7 PathStone Corporation Sojourner House at PathStone 30 Millbanks Street Rochester, NY 14619 Administrative Staff Beth MacAller Executive Director 585-436-7100x102 Mia Young Development Officer 585-436-7100x104 Janet Wright Receptionist 585-436-7100 Program Staff Danielle Burke Director of Resident Services Eastman Commons Tree Clemonds 585-368-2031 Director of Resident Services Sojourner House Colleen Conboy 585-436-7100 x113 Deputy of Children’s Programs Case Manager-Monica Place Liz Jefferson provides shelter, 585-315-6657 structure, strength Family Resource Administrator Greece Commons Dionne Jacques 585-315-3151 Case Manager 585-368-2030 Latonya Jones Evening Program Manager 585-436-7100x107 Maggie Makovsky Case Manager & families in need, so they are prepared Permanent Supportive Housing 585-315-6924 Intake Coordinator 585-235-2644 Carlos Merriweather Dreamseeds Coordinator 585-487-1856 Www. Sojournerhouse.org Programs Offered: • Dreamseeds Children’s Programs • Transitional Housing • Life Skills Program • Supportive Housing • • Outreach Services Referrals to outside agencies as needed Revised March 2015 and inspiration to individuals and Eastman Commons Sharon Jones Sojourner House to lead responsible and meaningful lives. Page 8 PathStone Corporation Direct Services: New York, Ohio, Vermont & Puerto Rico Operations 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Administrative Staff Jeffery Lewis SR.V.P., Direct Services 585-340-3365 Brandy Alvarado Executive Assistant 585-340-3362 Patricia Stovall SR. Director Training & Employment, NY, VT, OH 585-340-3386 William Wagner SR. Director, Grants and Programs 585-340-3322 Angela Iocolano SR. Director Program Quality and Evaluation 585-340-3701 Julia Lenkoane-Miller Director of Supportive Services 585-340-3379 Clare Kerber Deputy for SCSEP 585-340-3374 Madell Breedlove Deputy for SCSEP 585-340-3395 Adrienne Davis Regional Administrator, Face Forward 2 585-340-3321 Shevis Brown Placement Career & Services Developer– FF2 585-340-3334 Beverly Penzo Placement Career & Services Developer– FF2 585-340-3324 Lamont June Mentor/Job Club Coordinator 585-340-3320 Anita Caboot Program Info & Training Coordinator 585-340-3723 Michelle Hucks Retention Administrator 585-340-3718 Judy Duffy Program Information Specialist 585-340-3311 Health and Safety Program Staff Sislyn Vazquez Deputy for Prison Programs 585-589-5511 x 4541 Albion Women’s Correctional Facility 585-589-7241F 3595 State School Rd. Albion, NY 14411 Catherine Emestica Director for Supportive Services 845-343-0771 130 Dolson Avenue 845-343-8494 F Middletown, NY 10940 Kristin Fountain Deputy of Housing Supportive Services 845-298-8998 29 Marshall Rd. Ste. 3F 845-298-9021F Wappinger’s Falls, NY 12590 Revised March 2015 Page 9 PathStone Corporation New York Training & Employment NFJP Patricia Stovall SR. Director, T&E NY, OH, VT 585-340-3386 Central Office 400 East Avenue 585-340-3308 F PathStone’s Rochester, NY 14607 Felicia Hepburn Operations Technical Manager 585-340-3380 585-340-3308 F Olga Campos Director, T&E 845-298-8998 Serving Ulster and Duchess Counties 29 Marshall Road, 3F 845-298-9021 F Angel Garcia Director, T&E 716-366-9015 x5156 P.O. Box 367 716-366-2118 F Manager, T&E 716-201-1086 160 Chestnut Street 716-201-1104 F Director, T&E 845-343-0771 x104 Serving Orange & Sullivan Counties 130 Dolson Avenue 845-343-8494 F Middletown, NY 10940 Regional Administrator, T&E 315-483-9151 4075 Ridge Rd. 315-589-0069 F P.O. Box 156 Williamson, NY 14589 Marcell Taylor Serving Orleans, Genesee, Niagara and W. Monroe Counties Regional Administrator, T&E 585-589-7027 138-140 N. Main Street 585-589-0256 F Albion, NY 14411 Olga Campos Director, T&E Serving Suffolk County 59 E. Main Street P.O. Box 1869 Riverhead, NY 11901 Revised March 2015 services leading to gainful employment at livable who are unemployed, underemployed, farm workers, rural poor, dis- Olga Campos Serving Wayne, Ontario & Oswego Counties Provide quality job train- wages for individuals Lockport, NY 14094 Nancy Abarca Hernandez Programs ing and employment Wappinger Falls, NY 12590 Dunkirk, NY 14048 Erika Kastel Training & Employment 631-727-4866 631-727-8244 F advantaged and/or disenfranchised. Page 10 PathStone Corporation Ohio Training & Employment NFJP Heather Cruz Director, Training & Employment OH Liberty Center Office Migrant Rest Center 419-875-6654 419-875-4010 F 2-453 County Road V Liberty Center, OH 43532 Karen Susko Placement & Career Services Developer 419-334-2689 Fremont Office 310 S. Front Street 419-334-8692 F Suite 1 Fremont, OH 43420 Leticia Damian/Karen Susko Placement & Career Services Developer Norwalk Office 26 1/2 Main Street Suite 3 567-424-6859 567-424-6857F Norwalk, OH 44857 Patricia Lopez New Carlisle Office Training & Employment Manager 1701 Addison Carlisle Road 937-845-5920 New Carlisle Road 937-845-5922F New Carlisle, OH 45344 Vermont Training & Employment Robert Martin Training & Employment Manager 877-764-4109 James Cooper Placement & Career Services Developer 802-527-4409 (F) 86 N. Main Street St. Albans, VT 05478 PathStone Training and Employment- Provides quality job training and employment services leading to gainful employment at livable wages for individuals who are unemployed, underemployed, farm workers, rural poor, disadvantaged and/or disenfranchised. *Programs have specific eligibility requirements. Revised March 2015 Page 11 PathStone Corporation New York Training & Employment SCSEP Services: • • • • • Eligibility Assistance Program Application Assistance Skills and Interest Assessments Individual Career Counseling Career Exploration and Planning • • • • • • • Résumé Assistance Interview Assistance Occupational Skills Training and Certifications Skill Upgrading and Retraining On-the-Job Experience Supportive Services Follow-up Services After Job Placement Administrative Staff Madell Breedlove Deputy, SCSEP Program 585-340-3395 Serving all Counties 400 East Avenue 585-340-3337F Rochester, NY 14607 Robert Jones T&E Manager 845-343-0771 x 131 Serving Putnam, 131 Dolson Avenue, 3rd Floor 845-343-8494 F Orange & Sullivan Middletown, NY 10940 Counties Robert Wallace T&E Manager 315-405-4584 Serving Jefferson 200 Washington Street Ste. 201 315-405-4414 F & St. Lawrence Counties Watertown, NY 13601 Sheila Rock T&E Coordinator 845-298-8998 Serving Duchess 29 Marshall Road Ste 3F 845-298-9021F County Wappinger’s Falls, NY 12590 Patricia McCallen Clerical Program Trainee 518-238-3670 Serving Rensselaer 35 State Street 518-238-3671F County Troy, NY 12180 Dedrick Dumais Program Trainee 315-985-9015 Serving Oneida 83 East Main Street. Ste 1 315-985-9018 F County Mohawk, NY 13407 Revised March 2015 Page 12 PathStone Corporation Puerto Rico Training & Employment Ponce Administrative Office 606 Avenida Tito Castro, Ste. 209, La Rambla Plaza Ponce, PR 00716-0210 Tel:787-812-4250 Fax: 787-812-4243 Luayda Ortiz Brenda Lee Soto Margie Delestre Ely J. Mercado Senior Director, T&E Programs Director, Internal Quality Control Prog. Info Coordinator Office Support Coordinator Arecibo Regional Office Añasco Satellite Office P.O. Box 140301 Avenida Jose A. Cedeño, #521 Arecibo, PR 00612 Tel: 787-894-7474 or 787-544-4555 Fax: 787-894-7479 P.O. Box 1407 Parque Industrial Municipal, Edif. 4 Local C, Bo. Marias Carr. 402, Km 0.9 Añasco, PR 00610 Tel: 787-826-5591 Fax: 787-826-5598 Mileidy Soto Lorraine Morales Regional Administrator Prog. Info. Coordinator Rosa Perez Martitza Valle Regional Administrator Prog. Info. Coordinator Guayama Regional Office Naranjito Regional Office Carr. #3, Km. 140/Sector Melania San Vincente Mall, Suite #14 Guayama, PR 00784 Tel:787-471-7575 or 787-471-7576 Fax: 787-471-7577 #44 Calle Ignacio Morales Acosta Suite # 4 Naranjito, PR 00719 Tel: 787-947-6590 Fax: 787-947-6591 Albert Rivera Regional Administrator Sue Marie Miranda Prog. Info. Coordinator Evelyn Sanchez Jemerly Rosado Regional Administrator Prog. Info. Coordinator Face Forward 2 Program Daniel Martinez Administrator Ponce Regional Office (Yauco) Humacao Regional Office 606 Avenida Tito Castro, Ste 205, La Rabla Plaza Ponce, PR 00716-0210 Tel: 787-651-7575 Fax: 787-651-7577 Calle Ulises Martinez, Esquina Luis Muñoz Marin #50 Humacao, PR 00791-9083 Tel: 787-852-2627 Fax: 787-465-4022 Glorymar Morales Laura Colon Revised March 2015 Regional Administrator T&E Coordinator (RIF) Yessenia Flores Lisa C. Ortiz Regional Administrator Prog. Info. Coordinator Page 13 PathStone Corporation Direct Services: Pennsylvania, New Jersey and Virginia Administrative Staff Kay Washington SR. V.P., Direct Services 717-234-6616 1625 North Front Street 717-234-6692F Harrisburg, PA 17102 Danita Davis Executive Assistant to SR. VP of DS 717-234-6616 1625 North Front Street 717-234-6692F Harrisburg, PA 17102 Pennsylvania Training & Employment Administration Nita D’Agostino Executive Director Program Development Administration 610-925-5600 421 McFarlan Road, Suite E 610-925-5905F Kennett Square, PA 19348 Tracy Jones Senior Director, T&E Programs NFJP, Fast Forward, 610-925-5600x104 Evelyn Rodriguez Director, T&E Programs, Welfare to Work 610-925-5600x106 Juan Martinez Director, Internal Quality Control 610-925-5600x110 Ellis Mitchell Grants and Programs Administrator 610-925-5600x124 Marliessa Armentrout Deputy, T&E Youth Programs (H.O.O.D. & Montco) 610-280-1060(Main) Oaklands Corporate Center 610-280-1061 Direct 479 Thomas Jefferson Way, Suite 350 610-280-1054F Exton, PA 19341 Francis McKenna Director, Senior Training & Employment (SCSEP) Serving: Elk, Washington, 50 Main Street Somerset, Clarion, Indiana, Bradford, PA 16701 814-362-1855 Jefferson, Forest, Warren, Franklin & McKean Counties Mary Sibbach Deputy, Field Operations (SCSEP) 570-325-9444 Serving: Carbon, Pike, 69 Broadway 570-325-9450F Susquehanna, Wayne, Jim Thorpe, PA 18229 Lackawanna & Monroe Counties Revised March 2015 Pennsylvania Operations continued on page 14... Page 14 PathStone Corporation Direct Services: Pennsylvania, New Jersey and Virginia Denise Travers Deputy, T&E CCFExO Reentry Program (Power to Earn) 570-344-2311 329 Penn Avenue, Suite 100 570-344-2299(F) Scranton, PA 18503 Power to Earn program out of Scranton, PA is a training & employment program serving adult ex-offenders with strategies targeted to characteristics common to female ex-offenders. Not gender exclusive and the program gives priority to veterans and their spouses. Pennsylvania Training and Employment-NFJP Tracy Jones SR. Director, Training & Employment Programs 610-925-5600x104 Face Forward 2 610-376-2850F 121 S. 2nd Street Reading, PA 19602 Mellisa Reyes Deputy, Training & Employment 717-677-6150 National Farmworker Jobs Program (NFJP) 717-677-9124F 2150 Carlisle Road P.O. Box 128 Aspers, PA 17304 Franklin County PA NFJP Berks County PA NFJP Erie County Pa NFJP 450 Cleveland Avenue 717-264-2839 Chambersburg, PA 17201 610-376-2850 121 S. 2nd Street 717-264-2839 Reading, PA 19602 717-264-7176F 931 Pennsylvania Avenue 814-452-6529 Erie, PA 16503 814-452-6539F Evelyn Rodriguez Director, Training & Employment Programs Welfare To Work Project Berks County Office 610-988-1675 Carbon County Office 570-325-9444 Chester County Office 610-280-1049 Dauphin County Office 717-234-6647 Monroe County Office 570-619-7700 Revised March 2015 Page 15 PathStone Corporation Direct Services: Pennsylvania, New Jersey and Virginia Pennsylvania Child and Family Development Holly Strait SR. Director, CFDS 717-267-3275 Chelsea Bennett Center Administrator 717-267-1171F Serving Franklin County 301 Lortz Avenue Chambersburg, PA 17201 Jennifer Fuller Deputy, Family & Community Services 717-234-6616 Serving Dauphin County 1625 North Front Street 717-234-6692F Harrisburg, PA 17102 Jane Nutter Director. CFDP Support Iris Perez Center Administrator 717-677-9181 Serving Adams County 2150 Carlisle Road P.O. Box 128 717-677-9813F Aspers, PA 17304 Tracie Mercado Deputy, Health & Disabilities 610-376-3632 Marissa Giuseppe Center Administrator 610-376-5998F Serving Berks County 121 South 2nd Street Reading, PA 19602 Jeanette Triano-Sinn Center Administrator 570-645-7578 Serving Schuylkill County 150 West Phillips Street 570-645-9840F Coaldale, PA 18218 Kimberly Feisel Center Administrator Serving Carbon County 110 North Third Street 610-377-5671 Leighton, PA 18235 New Jersey Operations Administrative Staff Nita D’Agostino Executive Director Program Development Administration 610-925-5600 Patricia Constantino Director, Training & Employment 856-696-1000 Minnett Santiago Deputy, Field Operations 856-696-4892F Carmen Nuñez Program Information Specialist 76 West Landis Avenue, Suite C Vineland, NJ 08360 Revised March 2015 Page 16 PathStone Corporation Direct Services: Pennsylvania, New Jersey and Virginia New Jersey Training & Employment SCSEP David Zuidema Regional Administrator 862-336-1074 Serving Passaic County 80 Ward Street First Floor 862-336-1073F Paterson, NJ 07505 Denise Chambliss Training &Employment Specialist Serving Sussex County 30 Moran Street, Suite 200 973-940-0137 Newton, NJ 07840 Givelore Argant Regional Administrator 609-498-0800 Serving Mercer County 439 South Broad Street , Suite 300 Trenton, NJ 08610 609-498-0684F Antoinette Natale Training & Employment Specialist 908-704-3000 Serving Somerset County 75 Veterans Memorial Dr. East, Suite 102 908-704-3087F Somerville, NJ 08876 Scott Reed Training & Employment Specialist 973-292-6691 Serving Morris County 200 South Street 973-292-6690F Morristown, NJ 07963 New Jersey Child and Family Development Holly Strait Sr. Director, CFDS 717-267-3275 301 Lortz Avenue 717-267-1171F Chambersburg, PA 17201 Latiayah Brickle Deputy, Child & Family Development 856-696-1000 Serving Cumberland County 76 West Landis Avenue, Suite C 856-696-4892F Vineland, NJ 08360 Wanda Vicente Center Administrator Serving Cumberland County 240 Walnut Street 856-455-8377 Bridgeton, NJ 08360 Virginia Operations Nita D’Agostino Executive Director Program Development Administration 610-925-5600 Elizabeth Robertson Deputy, Senior Training & Employment (SCSEP) 434-584-0180 120 West Danville Street South Hill, VA, 23970 Revised March 2015 Page 17 PathStone Corporation PathStone Management Corporation Administrative Staff Kathryn Bryan SR VP of Property Management 585-546-6340x204 Jacqueline Cook Executive Assistant 585-546-6340x209 Andrea Owens Administrative Assistant 585-546-6340x201 Rosa E. Martinez Deputy for Property Management 585-546-6340x210 Managing PathStone’s multiple affordable housing complexes, apartments, units and houses. Tina Hotchkiss Director for Housing Compliance 585-546-6340x211 Located at: Andrea Stone Deputy for Housing Compliance 585-546-6340x213 6 Prince Street Vanessa Torres Property Compliance Administrator 585-546-6340x215 Rochester NY 14607 Laura Phonharath Community Administrator 585-546-6340x208 585-546-6340 Tammy Plummer Director, Property Management 585-546-6340x202 585-546-4825 Jimmy Bernacet Director of Emergency Housing 585-544-6300 89 Maria Street 585-233-8595 (cell) Rochester, NY 14621 Scarlett Huntsman Senior Accountant 585-546-6340x222 Peggy Zambito Accounts Payable Bookkeeper 585-546-6340x212 Kelly Karpowicz Senior Accountant 585-546-6340x224 Paul Cardillo Maintenance Specialist 585-662-9541 Robert Frank Deputy for Property Management 585-755-0729 Resident & Supportive Services Edward M. Raskin Director of Resident Services 585-340-3353 Carmen Calas Service Coordinator Andrews Terrace 585-262-4136 Margie Adalco Domestic Violence Prog. Administrator 585-589-8733 PO. Box 364 585-589-8716 F Albion, NY 14411 Cheryl Thompson Family Services Case Manager 585-283-5012 Vision’s Transitional Housing 585-283-4467 F 7 Lydun Drive Albion, NY 14411 Revised March 2015 *Apply for Affordable Housing here and current tenants can also make rental payments at this location. Resident Services specialize in supporting residents with social, economical and educational programs to residents of PathStone Properties. The programs provides educational, financial, and personal counseling , health and nutritional counseling, as well as community and leadership education for tenants. PathStone Property Listing Suburbs Ada Ridge Court Phase I & II Albion Academy Alloway Manor April Meadows Beechwood Apts. Greece, NY Albion, NY Farmington, NY Geneseo, NY Albion, NY (585) 227-8990 (585) 589-5401 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD Briarwood Place Scottsville, NY (585) 346-5405 (800) 545-1833 TDD Canal Place Greece, NY (585) 429-7688 (800) 545-1833 TDD (585) 924-2560 (585) 346-5405 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD CanalView Apts Lyons, NY (315) 946-6124 (800) 545-1833 TDD Castle Street Rushville, NY (585) 554-4775 (800) 545-1833 TDD (585) 589-9244 (800) 545-1833 TDD Creekside Clearing Lakeville, NY (585) 346-5405 (800) 545-1833 TDD Harvest Park Crerand Commons Elliott’s Landing Hale Court Harvest Court Gates, NY W. Henrietta, NY Farmington, NY Williamson, NY (585) 247-3171 (800) 545-1833 TDD Revised March 2015 (585) 427-8140 (800) 545-1833 TDD (585) 924-2290 (315) 589-2358 800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD Sodus, NY (315) 589-2358 (800) 545-1833 TDD Featured Properties - Suburbs Heritage Meadows Kent, NY (585) 682-0284 (800) 545-1833 TDD Hobie Creek Irondequoit, NY (585) 266-4530 (800) 545-1833 TDD Red Maple Apts. It’s as easy as 1..2..3! Henrietta, NY (585) 424-5480 (800) 545-1833 TDD PathStone Management Corporation 6 Prince Street Rochester, NY 14607 Sandy Creek Seldon Square Apts Thompson Apts. Phone: 585-546-6340 ext. 210 Fax: 585-546-4825 TDD: (800) 545-1833 E-mail: remartinez@pathstone.org www.pathstone.org Albion, NY (585) 598-5067 (800) 545-1833 TDD Brockport, NY (585) 637-2490 (800) 545-1833 TDD Canandaigua, NY (585) 394-2420 (800) 545-1833 TDD Tonawanda Apts. Westminster Apts. Windy Hill Apts. PathStone Management Corporation is proud to serve seniors and families in Upstate New York, Ohio and Pennsylvania. Our mission is to provide safe, sanitary, affordable housing for farm workers and other disenfranchised low- to moderate-income families and individuals and promote fair housing. Batavia, NY (585) 589-9244 (800) 545-1833 TDD Revised March 2015 Henrietta, NY (585) 424-5480 (800) 545-1833 TDD Clyde, NY (315) 923-7425 800) 545-1833 TDD PathStone Properties - City Andrews Terrace [ Anthony Square ] [ Rochester, NY Downtown Rochester, ][ Rochester, NY (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD ] Fairchild Place Must apply at: 30 Milbank Street, Rochester, NY (585) 270-4507 (585) 279-0509 (585) 325-5232 Central Place (585) 436-7100 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD [ Marketview LP ][ Marketview II Rochester, NY Rochester, NY ] [ Mildred Johnson I] [ Mildred Johnson II Rochester, NY Rochester, NY ][ Monica Place Rochester, NY (585) 270-4507 (585) 482-3518 (800) 545-1833 TDD (585) 270-4507 (585) 270-4507 (585) 436-7100 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD PathStone Management Corporation [ Monroe Place ] [ Nancy Watson ] Rochester, NY (Upper (585) 270-4507 800) 545-1833 TDD Rochester, NY (Westside) - Supportive (585) 436-7100 800) 545-1833 TDD Revised March 2015 6 Prince Street, Rochester, NY 14607 Phone: 585-546-6340 ext. 210 Fax: 585-546-4825 TDD: (800) 545-1833 E-mail: remartinez@pathstone.org ] PathStone Properties - City [ Niagara Place ] Ontario Place Rochester, NY ] Ontario Place - So- Rochester, NY Rochester, NY Quincy Place Rochester, NY (585) 482-3518 (585) 270-4507 (585) 436-7100 (585) 482-3518 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD Rare II ] Rexford Place ] Rochester, NY Rochester, NY South River Rochester, NY ] Susan B. Anthony Rochester, NY (Northeast) (585) 270-4507 (585) 270-4507 (585) 482-3518 (585) 482-3518 (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD (800) 545-1833 TDD Woodward LP Rochester, NY (585) 270-4507 (800) 545-1833 TDD Revised March 2015 ] Woodward LP - Rochester, NY (585) 482-3518 800) 545-1833 TDD ] ] *Some properties have rents that are determined on household income. Income and occupancy requirements apply. **Rental Assistance available to qualified applicants at participating properties. Actualización del “borrador” del CICLO DE VIDA DE PROYECTO / 2014 Para propósitos del Comité de Operaciones de Programa 1. ¿De dónde surgen las ideas para proyectos? La intención de solicitar recursos (fondos o bienes) puede ser impulsada por muchas fuentes: reconocimiento de una necesidad, ver una Solicitud de Propuesta (RFP, siglas en inglés) o una Petición de Solicitud de Subvención (SGA, siglas en inglés) que ha sido publicada, el proceso de Planificación de Negocio, una conversación con otro personal o socios, una llamada telefónica de un financiador actual, etc. 2. ¿Qué pasa antes de que un empleado pueda solicitar recursos? a) Obtener aprobación del supervisor para solicitudes de recursos (fondos o bienes) antes de tomar acción. b) Nombrar a persona “Líder” responsable para preparar/coordinar/someter la solicitud de recursos. c) Identificar la persona designada para el Perfil del Proyecto responsable para hacer las entradas al Sistema de Administración de Datos de PathStone para esta solicitud 3. ¿Cuándo debe hacerse una entrada del Perfil del Proyecto? Hacer una entrada del Perfil del Proyecto antes de contactar una fuente de fondos para solicitar recursos. Este contacto puede tener varias formas: carta de intención, carta solicitando información, solicitud de pre-calificación u otro tipo de documento de "prepropuesta", propuesta, solicitud, propuesta no solicitada, documentos bancarios, etc. Una copia de la solicitud debe ser cargada al sistema de administración de datos de PathStone o enviada por e-mail a proposal@pathstone.org. 4. ¿Cuándo una solicitud se considera una Continuación? a. Una Continuación es cuando usted intenta solicitar a una fuente de financiamiento actual fondos adicionales para ser usados para el mismo propósito que los fondos que ya ha recibido (la misma fuente y el mismo propósito). Todas las demás solicitudes son Nuevas Propuestas de Ingresos y requieren Resolución de la Junta. 5. ¿Qué información es requerida? La siguiente información debe ser entrada para todas las intenciones de recursos tan pronto como la información es conocida y ANTES de hacer la solicitud. a. b. c. d. Nombre del proyecto Corporación afiliada División que propone la solicitud Administrador/Gerente de programa f. Fuente de ingreso/Financiador g. Misión/Propósito de los fondos h. Ubicación (Estado y Condados) i. Fundamento/Justificación (no se requiere para Continuaciones) Cuando se ha entrado toda la información, el personal cambia el status del proyecto a a. “Pendiente” – indicando la necesidad de aprobación por la Junta para solicitar y aceptar recursos, b. “Retirada” – indicando que el personal ha decidido NO solicitar los recursos 6. ¿Por qué se requiere la información antes de yo hacer la petición? Hacer la entrada del Perfil del Proyecto antes de usted hacer la solicitud crea una oportunidad para que el Personal Ejecutivo y la Junta determinen si usted debe perseguir este financiamiento para este propósito. Algunas veces, debido a las fechas límites involucradas, la solicitud es hecha antes de ser revisada por la Junta, pero la revisión ocurre pronto después y antes de recibir los recursos. 7. ¿Cómo ocurre esta revisión? a. De los proyectos “Pendientes” el personal de Administración de Datos de PathStone genera un Paquete de Resolución de acuerdo al plan publicado. Este paquete va al personal Ejecutivo para su revisión y luego se somete a la Junta de Directores. b. El Comité de Operaciones de Programa revisa el Paquete de Resolución y la Junta de Directores toma la decisión de “Aceptar,” “Posponer” o “Rechazar” para cada resolución. i. Una decisión de “Aceptar” significa que la Junta aprueba: 1. Solicitar la cantidad de financiamiento en la fecha especificada para ser usada según se describe en la resolución 2. Aceptar el financiamiento para ser usado según descrito en la resolución 3. Usar el financiamiento en el período de tiempo propuesto de acuerdo a las políticas del financiador nombrado en la resolución ii. Una decisión de “Posponer” significa que la Junta desea información adicional antes de decidir. iii. Una decisión de “Rechazar” significa que la Junta rehúsa permiso para solicitar, aceptar o usar el financiamiento; si la Fuente de Financiamiento otorga el dinero, nosotros tenemos que devolverlo. 8. ¿Qué ocurre después de las resoluciones de la Junta? El Personal de Administración de Datos de PathStone provee información al Personal y a los Jefes de la División. 9. ¿Qué sucede una vez las solicitudes van al financiador? 2 El financiador/fuente de ingresos responde a las solicitudes de recursos. La solicitud puede requerir varios pasos o solamente uno, pero finalmente el financiador decide si rechaza la solicitud o si otorga los recursos. Pero, aun cuando una solicitud es aprobada, el financiador puede hacer muchos cambios a lo que fue pedido: a. Fecha de Aprobación: Puede haber muchos retrasos después de que la solicitud ha sido sometida hasta la fecha de la decisión del financiador y hasta la fecha que recibimos notificación. b. Notificación de Aprobación o Adjudicación: Esto es el contrato, e-mail o carta que nos informa que vamos a recibir los fondos. c. Fecha de Inicio: El financiador puede establecer la fecha de inicio real antes, en, o después de la fecha de inicio que fue solicitada/propuesta. La Fecha de Inicio Real es la fecha dada en la notificación o adjudicación oficial. La Fecha de Inicio Real es la fecha en que se supone que las actividades del proyecto comiencen. A veces, el financiador envía la Notificación de Adjudicación después de la Fecha de Inicio. d. Presupuesto del Proyecto: El financiador puede hacer cambios en la cantidad de fondos pedidos o cambios en las formas en que pueden ser usados de lo que fue propuesto. e. Fecha Cuando los Fondos Están Disponibles: Usualmente los fondos están disponibles en la Fecha de Inicio; pero a veces hay un retraso después de la Fecha de Inicio hasta que los fondos están disponibles. f. Fecha del Fin: El financiador puede establecer la Fecha del Fin Real antes, en o después de la fecha del fin que fue solicitada/propuesta. La Fecha del Fin Real es la fecha dada en la notificación oficial de adjudicación. La Fecha del Fin Real es la fecha en que se supone que las actividades del proyecto terminen. A veces, el financiador cambió la fecha del fin después de enviar la notificación oficial de adjudicación. g. Fecha de Liquidación: A menudo, hay tiempo después de la Fecha del Fin, cuando las actividades del proyecto terminan, para completar los informes de rendimiento y fiscales. h. Actividades del Proyecto: El fundador puede hacer cambios en las actividades que fueron propuestas. i. Lugares del Proyecto: El fundador puede hacer cambios en los lugares que fueron propuestos. j. Población Objeto: El financiador puede hacer cambios en la población a ser servida que fue propuesta. 10. ¿Qué ocurre después de que recibimos una adjudicación de fondos? Aceptación de Adjudicación – Si el personal acepta la adjudicación del financiador, con cualquier cambio incluido, entonces el proyecto comienza. (El personal también puede 3 optar por rechazar cualquier adjudicación) a. El Gerente/Administrador del Proyecto envía una copia de la Notificación de Adjudicación al Personal de Administración de Datos de PathStone. Esto causa que el Director Ejecutivo de los Sistemas de Datos del Cliente ponga el nuevo código del Proyecto en el Sistema de Seguimiento del Cliente de PathStone (MIS/IFDP, siglas en inglés). b. El Gerente/Administrador del Proyecto envía una copia de la Notificación de Adjudicación a su Representante Fiscal con copias del presupuesto, información del reembolso y los formularios fiscales requeridos para presentar/dar seguimiento. Esto causa que el Contable publique el nuevo código fiscal para el flujo de ingresos y la creación de las estructuras necesarias para el recibo y el desembolso de recursos. c. El Gerente/Administrador del Proyecto cambia el status de la fuente de ingresos en el Sistema de Administración de Datos de PathStone a “Activo” y los Objetivos, Medidas y números del Plan se añaden al Proyecto y los Planes de Trabajo individuales del personal. d. El personal provee servicios según la NOA/contrato y sus Planes de Trabajo, incluyendo la entrada de datos por servicios al cliente y actividades del proyecto, así como las cifras de rendimiento Real trimestral para los informes del Progreso del Proyecto. Informes para PathStone: e. Los informes fiscales y los informes de Dashboard se crean y se distribuyen para los Financiadores y el Personal del Programa y Ejecutivo. Informes del Proyecto y Fiscales trimestrales están disponibles para la Junta y el Personal. Proyectos con sistemas de recopilación de datos externos, los informes mensuales, trimestrales o semestrales deben ser cargados al Sistema de Administración de Datos de PathStone o por e-mail a reports@pathstone.org. f. Los informes MIS y Fiscales siguen hasta que el proyecto se haya cerrado. g. Todos los informes se usan en las Auditorías de PathStone, el Informe Anual y el Proceso de Planificación. 11. ¿Cómo termina un proyecto? Cuando los recursos se han usado/gastado y/o se llega al Fecha del Fin: Se completan los números de rendimiento en el Perfil del Proyecto y el status se cambia a “Completo”. a. El Gerente/Administrador del Proyecto completa los documentos de liquidación para los Financiadores y su Representante Fiscal. 4 Borrador del Ciclo de Vida de Proyecto Abril 2014 Proceso de Evaluación de Proyecto Conceptos/Ideas/ Evaluación de las RFP /SGA del proyecto Fuente de Ingreso Rechazada Cambio de status a ‘Rechazada’ RETIRADA Intención de Solicitar Recursos Escritor(es)/o PPD, Persona Designada para Perfil de Proyecto Entrada Inicial Status = “En Progreso” CEO y (PSDMS) Revisión de informe “RETIRADA” ¿PROCEDER? ACEPTAR Contactar Financiador/ Someter Solicitud Sí Respuesta a Solicitud (Notificación de Otorgamiento/ NOA) *Plan de Trabajo RECHAZAR Copia NOA a (PSDMS) Resoluciones en inglés y español sometidas a la Junta de Directores “PENDIENTE” PSDMS genera Paquete de Resolución Otorgada Cambio de status a ‘Activa’ Comité de Operaciones de Programa Decisión de Junta Informe de todos "En Progreso” Cambiar Status en Sistema de Administración de Datos de PathStone (PSDMS) NO Resoluciones traducidas Personal Ejecutivo y PPD revisan el Paquete de Resolución Nuevo proyecto se despliega en sistema de Rastreo de Cliente de PathStone y se le da código Notificar Fiscal Enviando Notificación de Otorgamiento/ NOA, presupuesto, información de reembolso y formularios de presentación / rastreo fiscal requeridos. Se asigna código. *Involucrar servicios *Informe de Progreso/ MBO *Informes Trimestrales de PSDMS *Informes Anuales Notificar Recursos Humanos (Solicitud de Carta de oferta) COMO FUNCIONA UN PLAN DE COSTOS INDIRECTOS Ningún plan de costos indirectos funciona de forma general para todas las organizaciones. Cada uno se desarrolla para reflejar el entorno operacional específico de la organización. Sin embargo, todos los planes tienen los siguientes ingredientes básicos. El Fondo •El fondo de costos indirectos se compone de aquellos costos que aplican a toda la organización y son apropiados para ser compartidos entre todos los programas. La mayoría de las agencias tienen un fondo de costos indirectos aunque a algunos les parece apropiado tener más de uno. •Las Circulares de la Administración Federal no especifican cuales costos son indirectos. Dicen que los receptores necesitan hacer esa determinación basado en sus circunstancias. Esas Circulares si proveen principios para determinar cuales costos son candidatos a ser considerados. •Usted debe ser consistente en la manera en que carga sus costos al fondo indirecto. Usted no puede cambiar su método de un día para otro. Como tampoco puede optar por excluir a algunos programas u operaciones de compartir en el plan indirecto de adjudicación de costos. Ambas prácticas resultan en una adjudicación de costos injusta y no son permisibles. • • Típicamente, los costos que se cargan al fondo indirecto de costos incluyen tales artículos como el Director Corporativo, Personal Financiero, Recursos Humanos, y los costos departamentales relacionados a estas posiciones. También pueden estar incluidos costos tales como los Costos de la Junta a nivel de agencia, costos de Auditoría, seguros, MIS. Cada organización debe revisar sus costos de operación particulares. La Base • Una base es seleccionada para asignar los costos indirectos de los programas. Cada agencia debe seleccionar la base que mejor se ajuste a sus operaciones y la composición de su fondo de costos indirectos. La base de PathStone son los salarios directos y beneficios adicionales. • La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro que reciben contratos y otorgamientos de fondos escogen una base de personal (ya sean salarios o salarios con beneficios adicionales). Otras opciones pueden incluir una base del costo total o una base modificada del costo total. • La base determina cómo se asignan los costos indirectos. Los programas con base más amplia recibirán mayores costos indirectos. Usted debe seleccionar (y definir) cuales resultarán en la asignación más equitativa de sus costos indirectos. La Tasa • La tasa de costo indirecto es la proporción del fondo a la base. Por ejemplo, si sus costos de fondo son de $100,000 y su base es de $400,000 entonces su tasa es de 25% ($100,000 / $400,000). Nuestra proporción actual es de $3,322,327 en costos/$17,134,042 en base, o 19.39%. • Irónicamente, si bien existe un gran debate sobre si una tasa es demasiado alta o demasiado baja, y con frecuencia las tasas se suelen comparar entre agencias, la única tasa que usted puede usar es la tasa correcta, el resultado del producto matemático del fondo y la base. • La comparación de tasas es un ejercicio inútil; lo que cuenta es la composición del fondo y el tipo de base seleccionada. • Cuando la tasa se multiplica por la base en cada programa, la porción del programa de los costos indirectos son determinados. El total de estos costos indirectos es igual al total del fondo. • El resultado final es que se recuperan todos los costos administrativos y generales. No debe haber ganancias ni pérdidas. Es un concepto justo y sencillo. RESPALDO DE LA ASIGNACIÓN DE COSTOS/COSTOS INDIRECTOS • A continuación, algunas de las razones por las cuales nuestras fuentes de fondos federales aprueban y generalmente aceptan los acuerdos de tasas de costos indirectos: 1. La asignación del fondo de costos indirectos garantiza que a cada fuente de fondos se le cobre no más allá de su porción justa de los costos generales y administrativos de nuestra organización. • Sin un plan de asignación de costos indirectos, las fuentes de fondos no tienen una vara para medir lo que se les está cobrando por costos de administración de la agencia central. No tienen una base para evaluar si están recibiendo una parte equitativa de los costos comunes. • Sin un plan de asignación de costos indirectos, los receptores se inclinan a maximizar estos costos en cada presupuesto otorgado porque no tienen la seguridad de que la próxima fuente de fondos desee pagar. Esto contraviene la previsión federal de auditoría. 2. Las técnicas apropiadas para la asignación de costos como el uso de beneficios adicionales y las tasas de costo indirecto hace que los cesionarios sean más eficientes y dinámicos. • En esta situación, gana el proveedor de fondos y el beneficiario. Los costos generales reducidos implican más fondos disponibles para el fundamento del programa. Usar tasas para distribuir los costos comunes puede significar ahorro de costos o mayor productividad. • Una organización con 200 centros de costo puede esperar cortar 40,000 transacciones de cargo directo de sus libros de contabilidad en forma anual usando tasas de beneficios y de costo indirecto. Normalmente esto representa una reducción del 25% al 40% en el procesamiento total de transacciones. Esto reduce significativamente el tiempo del personal asociado con codificación y publicación de transacciones de contabilidad. 3. Las técnicas de asignación de costos mejoran el presupuesto y la administración de los beneficiarios. • La asignación de costos ubica a la administración en una visión más amplia: el costo de la administración y gerencia sin consideración de los subsidios y los contratos. Más que tratar de calcular cuántos lápices, papel y libretas serán usadas por cada empleado para un subsidio en particular, la asignación de costos normalmente asume que todos los empleados utilizarán materiales de oficina y que los programas con más empleados usarán más. Al considerar los costos totales como algo global, la gerencia puede mejorar el control de estos costos, aprovechar las economías de escala y esperar que los ahorros se generalicen en todos los programas. PRESUPUESTO INDIRECTO – 2009 (COSTOS ACTUALES DE PERSONAL Y OPERACIONES DEL 2008) CÓDIGO DESCRIPCIÓN ADMIN FINANZAS P&E JUNTA M&G 5100 TOTAL SALARIOS 440,907 862,259 430,203 0 0 1,733,369 5200 BENEFICIOS 141,619 276,957 138,181 0 0 556,758 6300 VIAJES DEL PERSONAL 45,000 4,000 28,000 0 0 77,000 6301 MILLAJE 1,500 800 1,400 0 0 3,700 6310 COSTOS DE ESPACIO 39,000 84,000 39,000 0 0 162,000 6320 MATERIALES DE OFICINA 40,000 12,000 15,000 0 0 67,000 6330 GASTO DE EQUIPO 12,000 12,000 12,000 0 0 36,000 6332 MANT. DEL EQUIPO 7,966 7,966 7,965 0 0 9,000 6340 TELÉFONO 10,000 10,000 10,000 0 0 30,000 6350 SEGURO DE RESP. PÚBLICA 0 0 0 0 0 0 6351 SEGURO PARA AUTO 0 0 0 0 0 0 6352 SEGURO DE BONOS 0 0 0 0 0 0 6353 SEGURO DE PROPIEDAD 0 177,000 0 0 0 177,000 CÓDIGO DESCRIPCIÓN ADMIN FINANZA P&E JUNTA M&G TOTAL 6354 SEGURO SOMBRILLA 0 0 0 0 0 0 6356 SEGURO PARA ACCIDENT. ESTUDIANTES 0 0 0 0 0 0 6359 SEGURO DIR. Y OFF. 0 12,000 0 0 0 12,000 6361 VIAJES DE LA JUNTA 0 0 0 21,000 0 21,000 6362 HOSPEDAJE DE LA JUNTA 0 0 0 17,000 0 17,000 6363 REEMBOLSOS DE LA JUNTA 0 0 0 30,000 0 30,000 6365 COSTO REUNIONES DE LA JUNTA 0 0 0 35,000 0 35,000 6370 CONSULTORES 38,000 7,500 7,500 0 0 53,000 6371 SERVICIOS TEMPOREROS 15,000 15,000 15,000 0 0 45,000 6372 AUDITORÍA 0 45,000 0 0 0 45,000 6373 JURÍDICO 6,000 1,000 3,000 0 0 10,000 6377 PROCESAMIENTO RP/RH 0 25,000 15,000 0 0 40,000 6380 FRANQUEO 15,000 40,000 10,000 0 0 65,000 6382 FORMAS FISCALES 0 7,500 0 0 0 7,500 6383 OTRAS IMPRESIONES 29,000 0 0 0 0 29,000 6391 CUOTAS 4,000 0 0 0 0 4,000 6392 SUBSCRIPCIONES 0 0 17,000 0 0 17,000 6394 PUBLICIDAD 3,000 1,000 1,000 0 0 5,000 6396 DESARROLLO DEL PERSONAL 9,000 0 0 0 0 9,000 6700 DEPRECIACIÓN 0 26,000 0 0 0 26,000 856,992 1,626,982 750,249 103,000 3,322,327 Proyecciones de Tasas 2009 SUELDOS: TC Seas Total proyectado de sueldos cobrables Licencia por feriados Licencia personal 11,824,752 471,808 1,307,817 1,450,231 13,274,983 471,808 1,307,817 13,604,377 1,450,231 15,054,608 1,040,735 110,943 1,151,678 4.921% UI 4.921% de salarios 669,471 71,366 740,837 1.100% Compensación de los trabajadores 1.890% CT de temporada 149,648 27,409 149,648 27,409 Cafetería plan 370@ $3,000 0.146 Vida $.0146/$1000seg/me. Salud PAE 370 @$30/yr 0.450 LTD $.45/100 0.018 AD&D $.018/1000 5.000% 5% de pensión de comp. eleg (90%) STT $88/emp/año @ 370 1.500% DCP obligatorio 1,110,000 47,670 629,336 10,890 61,220 5,877 612,197 32,560 40,000 1,110,000 47,670 629,336 10,890 61,220 5,877 652,197 21,753 21,753 271,471 4,641,075 Proyección salarial total Salario promedio anual = total 36,769 Incentivos: Factor 7.650% FICA 7.65% de salarios $ $ $ Total de incentivos Tasa de beneficios en salario anual Tasa de beneficios en sueldos cobrables = Tasa de liberación = 4,369,604 32.119% 36.953% 15.05% 18.719% Base de costo indirecto Salarios cobrables TC Salarios por temporada Beneficio cobrable TC Liberación Total de personal 11,824,752 1,450,231 4,369,604 1,779,625 19,424,212 Menos indirecto : Salarios cobrables Liberación Beneficios Base proyectada de asignación indirecta d (1,506,660) (226,752) (556,758) 17,134,042 Tasa indirecta: Cálculo de la tasa de costo indirecto: Costos indirectos proyectados $3,322,327 Base de asignación indirecta de costos 17,134,042 = 19.39% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Fondo de costo indirecto de $3,222,000 costos administrativos acumulados que benefician a todos los programas. Asignado a todos los programas con Costos de Personal proporcionalmente en su base por 19.39%. Al final de cada año fiscal, el balance de esta Cuenta de Fondo es de -0- Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Ch a rge d i n di rect Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% Cobro indirecto a la base de personal x 19.37% • Dificultades para la asignación de costos indirectos – – – – – Límites de costos administrativos en ciertos programas Rechazo de ciertos inversionistas a pagar por cualquier cosa que se llame “indirecto”. Algunas fuentes de fondos no permiten que los costos “fuera del Estado” sean asignados a su programa. Algunos representantes individuales de fuentes de fondos no comprenden el concepto. A veces los empleados no entienden las ventajas de los principios de la asignación de costos indirectos y sus procedimientos. • Para eliminar pérdidas al asignar costos indirectos. – – – – – – – – Explicar el plan a las fuentes de fondos que pregunten. Siempre que sea posible, negociar las modificaciones para asignar los costos indirectos como costos directos “titulados”. Financiar costos indirectos irrecuperables asignados con fondos sin restricciones. Mantener el fondo de costos indirectos al menor nivel posible. Expandir la base del costo indirecto para reducir la tasa. Reconciliar, implementar y ajustar inmediatamente los cambios en la tasa. Establecer un presupuesto de fondo indirecto basado en los datos más recientes y realistas. Identificar las limitaciones de los programas y desarrollar estrategias alternativas de recuperación. REGLAMENTO ENMENDADO Y REAFIRMADO DE PATHSTONE CORPORATION Según revisado extensamente por la Junta de Directores el 15/03/83 Revisado más por la Junta de Directores el 08/03/88 & 23/10/88 Según revisado extensamente por la Junta de Directores el 13/07/94 Revisado más por la Junta de Directores el 06/08/00 Revisado más por la Junta de Directores el 18/07/03 Actualizado por la Junta de Directores en 10/2005 Actualizado por la Junta de Directores el 08/03/2008 Actualizado por la Junta de Directores el 27/10/2008 Actualizado por la Junta de Directores el 23/03/2014 Actualizado por la Junta de Directores el 09/10/2014 Actualizado por la Junta de Directores el 16/12/2015 Actualizado por la Junta de Directores el 21/03/2015 REGLAMENTO ENMENDADO DE PATHSTONE CORPORATION Contenido ARTÍCULO I: NOMBRE ................................................................................................................................... 3 ARTÍCULO II: FINES CORPORATIVOS ............................................................................................................. 3 ARTÍCULO III: DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4 ARTÍCULO IV: DESIGNACIÓN DE ORGANIZACIONES POR LA JUNTA DE LA CORPORACIÓN ......................... 6 ARTÍCULO V: DIRECCIÓN ............................................................................................................................... 7 ARTÍCULO VI: DISOLUCIÓN ........................................................................................................................... 7 ARTÍCULO VII: SELLO ..................................................................................................................................... 7 ARTÍCULO VIII: JUNTA DE DIRECTORES: MIEMBROS Y CALIFICACIÓN .......................................................... 7 ARTÍCULO IX: DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE DIRECTORES.......................................... 11 ARTÍCULO X: EMPLEO DEL PRESIDENTE & DIRECTOR EJECUTIVO GENERAL .............................................. 13 ARTÍCULO XI: GASTOS ................................................................................................................................. 14 ARTÍCULO XII: CONTRATOS, ACUERDOS, ARRENDAMIENTOS Y BIENES INMUEBLES................................. 14 ARTÍCULO XIII: OFICIALES Y DEBERES; NÚMERO Y ELECCIÓN .................................................................... 14 ARTÍCULO XIV: COMITÉS ............................................................................................................................. 16 ARTÍCULO XV: INDEMNIZACIÓN ................................................................................................................. 21 ARTÍCULO XVI: ENMIENDAS ........................................................................................................................ 22 Página | 2 Reglamento enmendado de PathStone Corporación ARTÍCULO I: NOMBRE El nombre de la Corporación será PathStone Corporation. ("PathStone") ARTÍCULO II: FINES CORPORATIVOS Los fines de la Corporación serán como sigue: (1) Prestar asistencia a los trabajadores agrícolas migrantes o estacionales y a otras personas económica, educacional y socialmente desventajadas. (2) Proponer, desarrollar y operar programa con el fin de servir a personas económica, educacional y socialmente desventajadas; y adherirse a todas las condiciones y reglamentos de las subvenciones. (3) Ejercer todos y cada uno de los poderes otorgados por las leyes del Estado de Nueva York a las corporaciones sin fines de lucro. (4) Conducir los asuntos de la Corporación exclusivamente para fines caritativos y educativos; (5) Promover y coordinar la planificación de programas para personas económica, educacional y socialmente desventajadas; (6) Poseer propiedades en apoyo de los fines mencionados arriba; y (7) Tomar prestado o prestar dinero según sea necesario para facilitar el logro de los fines indicados arriba. (8) Poner en efecto esfuerzos para estimular el desarrollo económico de la comunidad y revitalización de las áreas deprimidas y económicamente desfavorecidas haciendo préstamos a bajo costo e inversiones de capital para ayudar a iniciar nuevos negocios o mejorar negocios existentes que satisfagan las necesidades de la comunidad, y ampliando las oportunidades de formación y empleo; y ampliando las existencias de vivienda costeable de alquiler y las ocupadas por sus dueños para personas económica, educacional y socialmente desventajadas y otras personas pobres urbanas y rurales, a través del desarrollo de nuevas existencias de vivienda, la rehabilitación de las viviendas existentes, y la modernización y mejora de las unidades de vivienda existentes; desarrollar, construir o de otro modo proveer instalaciones físicas para otras organizaciones sin fines de lucro, programas de servicios sociales, agencias gubernamentales y pequeños negocios, para estimular el empleo y servicios a personas económica, educacional y socialmente desventajadas. (9) Ofrecer educación y asesoramiento sobre vivienda, prevención de hipoteca, asesoramiento previo a la compra, servicios de vivienda de emergencia, educación sobre vivienda justa, instrumentos y estrategias de administración de la propiedad a caseros e inquilinos para mejorar las destrezas de negocio y familiarizarlos con sus derechos y responsabilidades. Página | 3 Reglamento enmendado de PathStone Corporación (10) Los fines indicados arriba están sujetos a las limitaciones según estipuladas en el Certificado de Incorporación de la Corporación. ARTÍCULO III: DEFINICIONES (1) “Personas Económica, Educacional y Socialmente Desventajadas” serán definidas como: a. Individuos o miembros de una familia que reciben apoyo de asistencia pública de una agencia gubernamental; o b. Individuos o miembros de una familia cuyo ingreso de la familia anual en relación con el tamaño de la familia cae por debajo de la determinación del nivel de pobreza según establecido por la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, siglas en inglés para Presupuesto Office of Management and Budget) del gobierno de E.U.; o c. Individuos o miembros de una familia que se beneficiarían de asistencia dirigida a mejorar las oportunidades de mejor empleo, vivienda, educación, salud, participación en la comunidad y bienestar general. (2) "Trabajador Agrícola" será definido como: a. Una persona que ha hecho trabajo agrícola durante los pasados cinco (5) años y es o fue empleado a jornada parcial o completa en ese trabajo. (3) “Participante Elegible de PathStone” será definido como: a. Una persona que es económica, educacional o socialmente desventajada y es elegible para cualquier programa a o servicio financiado y operado por PathStone. (4) “Personal” será definido como: a. Una persona empleada por PathStone como empleado a jornada parcial o completa con paga. (5) “Comité Asesor de Área de Programa (PAAC, siglas en inglés para Program Area Advisory Committee)” será definido como: a. Un grupo de individuos que han acordado proveer asesoramiento respecto a los servicios de PathStone de interés para el personal y la Junta de PathStone. La Junta deberá, por resolución, establecer los PAAC, y deberá proveer dirección a los PAAC respecto al alcance de operación. Los miembros de los PAAC serán aprobados por la Junta. Al menos 51% de los miembros deberán ser Participantes Elegible de PathStone. (6) Afiliadas de PathStone serán definidas como: a. Una entidad por la cual la Junta es responsable de nombrar al menos la mayoría del cuerpo de gobierno de la entdad. Las Afiliadas serán creadas según autorizado por la Junta para fines de Página | 4 Reglamento enmendado de PathStone Corporación proveer ciertos programas y/o servicios para llevar adelante las metas, fines y objetivos de la Corporación. (7) “Programas Designadas” será definido como Head Start, Administración de Bienes, Servicios de Residentes, Servicios para la Juventud, y Servicios para Personas Mayores. (8) “Director Independiente” será definido como un Director que: a. No es, y no ha sido durante los tres años pasados, un empleado de la Corporación o de una Afiliada de la Corporación, y no tiene un pariente que es, o ha sido durante los tres años pasados, un empleado clave de la Corporación o una Afiliada de la Corporación; b. No ha recibido, y no tiene un pariente que ha recibido, en cualquiera de los tres últimos años fiscales, más de $10,000.00 en compensación directa de la Corporación o una Afiliada de la Corporación, aparte de reembolsos por gastos razonables incurridos bajo el Artículo VIII, Sección X de este reglamento; y c. No es empleado actual o no tiene un interés económico sustancial en, y no tiene un pariente que es oficial actual o tiene un interés económico sustancial en, una entidad que ha hecho pagos a, o recibido pagos de la Corporación o una Afiliada de la Corporación por propiedad o servicios en una cantidad que, en alguno de los últimos tres años fiscales, que exceden los que sea menor de $25,000.00 o del 2% de los ingresos brutos consolidados de la entidad. Para propósitos de esta sección, “pago” no incluye contribuciones caritativas. (9) Un “Pariente” será definido como: a. El cónyuge, ascendientes, hermanos del individuo (ya sea hermanos de sangre o medio hermanos), niños (ya sea naturales o adoptados), nietos, bisnietos, y cónyuges de hermanos, hermanas, niños, nietos y bisnietos; o b. Pareja doméstica según definido en la sección 2994-a de la ley de salud pública. (10) “Junta Total” será definida como: a. El número total de Directores con derecho al voto que tendría la Corporación de no haber vacantes. (11) “Auditor Independiente” será definido como: a. Cualquier contador público certificado que lleva a cabo la auditoría de los estados financieros de la Corporación, según requerido por la subdivisión una de la sección 172-b de la Ley Ejecutiva de Nueva York. (12) Una “Afiliada de la Corporación” será definida como: a. Cualquier entidad controlada por, en control de o bajo control común con la Corporación. (13) Una “Parte Relacionada” será definida como: Página | 5 Reglamento enmendado de PathStone Corporación a. Cualquier Director, Oficial o Empleado Clave de la Corporación o de una Afiliada de la Corporación; b. Cualquier pariente de un Director, Oficial o Empleado Clave de la Corporación o de una Afiliada de la Corporación; o c. Cualquier entidad en la cual cualquier individuo descrito arriba tiene una participación de 35% o más del usufructo o, en el caso de una sociedad o corporación profesional, un interés de propiedad directo o indirecto en exceso de 5%. (14) Una “Transacción de una Parte Relacionada” será definida como: a. Cualquier transacción, acuerdo o cualquier otro arreglo en el cual una Parte Relacionada tiene un interés financiero y en el cual la Corporación o cualquier of Afiliada de la Corporación es participante. (15) Un “Empleado Clave” será definido como: a. Cualquier persona que está en una posición para ejercer influencia sustancial sobre los asuntos de la Corporación, como se indica en 26 U.S.C. §53.4958-3(c), (d) y (e), o las disposiciones siguientes. ARTÍCULO IV: DESIGNACIÓN DE ORGANIZACIONES POR LA JUNTA DE LA CORPORACIÓN Sección I: Entidades que designan Todos los miembros de la Junta que sirven en la Junta de Directores de la Corporación (la "Junta") deberán ser nominados de las siguientes entidades: (1) Los PAACs (2) Programas Designadas (3) Afiliadas de PathStone (4) Individuos y/u Organizaciones Irrestrictos Sección II: Proceso pata designar Los Presidentes de los PAACs, y Afiliadas de PathStone deberán someter los nombres propuestos de los miembros para cada entidad al Presidente de la Junta para la fecha límite establecida cada año. La Junta nombrará los miembros de las entidades por un período de 12 meses. La Junta seleccionará (por resolución) los Individuos y/u Organizaciones Irrestrictos y Programas Designadas los a los que se pedirá que recomienden individuos para servir en la Junta. El Presidente de la Junta enviará una carta a cada organización seleccionada para solicitar la recomendación de un miembro representativo de la Junta. Página | 6 Reglamento enmendado de PathStone Corporación ARTÍCULO V: DIRECCIÓN La oficina principal de la Corporación será 400 East Avenue, Rochester, New York, 14607, o cualquier otro lugar puede ser establecido para ayudar a llevar a cabo los propósitos de la Corporación. Se podrá establecer oficinas de la Corporación en otros estados donde la Corporación lleva a cabo programas con el propósito de administrar las operaciones en ese estado. ARTÍCULO VI: DISOLUCIÓN En el caso de disolución, ningún miembro, director u oficial de la Corporación o cualquier individuo privado tendrá derecho a participar en la distribución de los activos de la Corporación pero tales activos deberán ser donados, transferidos, entregados y expeditados por la Junta a una o más organizaciones que llevan a cabo actividades similares que califican bajo la Sección 501(c)(3) del código de Rentas Internas o de cualquier fuente de financiamiento a la cual pertenecen los activos de la Corporación. ARTÍCULO VII: SELLO El sello corporativo deberá ser de forma circular y tiene inscrito en el mismo, las palabras: “PathStone Corporation." ARTÍCULO VIII: JUNTA DE DIRECTORES: MIEMBROS Y CALIFICACIÓN Sección I: Calificaciones La Corporación deberá ser administrada por la Junta que estará compuesta de individuos que tienen al menos 18 años de edad, y que son nominados o recomendados por los PAACs, y las Afiliadas de PathStone, o quien representan Programas Designados o quienes son un Individuo y/u Organizaciones Irrestrictos como se definen en este documento. Los miembros de la junta deberán ser generalmente conocedores de los problemas que afectan a las personas económica, educativa y socialmente desventajadas; y participar activamente como sea apropiado, en la entidad, que ha nombrado a la persona para que sea miembro de la Junta; participar activamente en reuniones de la Junta y ser o llegar a ser generalmente conocedores del trabajo de PathStone. Sección II: Categorías de miembros de la junta Habrá cuatro categorías de miembros de la junta: (1) Representantes del PAAC deberán ser Participantes de PathStone que han sido nominados de un PAAC en una reunión celebrada por el PAAC antes de la Reunión Anual con las minutas de la reunión sometidas al Presidente de la Corporación. Todos los nominados del PAAC deberán ser Participante Elegible de PathStone. (2) La Junta seleccionará cuáles Afiliadas de PathStone tendrán representación en la Junta. Los representantes de las Afiliadas de PathStone serán personas que han sido nominadas por cada Página | 7 Reglamento enmendado de PathStone Corporación una de dichas corporaciones en reuniones celebradas antes de la Reunión anual. Las minutas de la reunión sometidas al Presidente de la Corporación. (3) Representantes de Individuos y/u Organizaciones Irrestrictos deberán ser personas que han sido electas por la Junta en la Reunión Anual de PathStone por recomendación del Comité Ejecutivo. (4) Un representante de cada Programas Designadas: Head Start, Administración de Bienes, Servicios de Residentes, Servicios para la Juventud, y Servicios para Personas Mayores. Sección III: Número y elección de los directores designados (1) La Junta deberán determinar por resolución el número de representantes miembros de la junta seleccionados de los PAAC’s, Programas Designadas, Afiliadas de PathStone y de los Individuos y/o Organizaciones Irrestrictos. (2) Cada Afiliada de PathStone seleccionada Y PAAC deberán nominar a un director(es) para ser electo por la Junta de Directores. (3) Los miembros de la Junta deberán ser electos por una mayoría de los miembros presente, en la Reunión Anual de la Corporación de entre las personas designadas de las entidades descritas en el Artículo VIII, Sección II. (4) Una persona puede servir como representante de uno o más de los PAAC’s, Afiliadas de PathStone, Programas Designadas, o representantes de Individuos y/u Organizaciones Irrestrictas calificados. (5) Trabajadores Agrícolas y/otros Participantes Económica, Educacional y Socialmente Desventajados deberán componer al menos 51% de la Junta. Estos Directores sólo necesitan calificar en el inicio de su mandato y no es necesario calificar de forma continua a lo largo de su mandato. (6) En el caso que un Miembro de la junta o un Miembro Sustituto de la junta deja de ser miembro, oficial, director o empleado de una entidad nominadora como se establece en el Artículo VIII, Sección II, él/ella será considerado como que ha renunciado automáticamente de la Junta. Sección IV: Duración del cargo de director (1) Los Miembros de la Junta deberán servir términos de (2) años o hasta que su sucesor sea electo y calificado, a menos que su cargo de director quede vacante por renuncia, muerte, destitución o de otra manera. Sección V: Sustitutos (1) Cada Miembro de la Junta puede tener un sustituto nombrado por la Junta (el "Director Sustituto" o "Sustituto"). El Director Sustituto nombrado por la Junta deberá ser nominado por la entidad que nominó al Miembro de la Junta en primer lugar. El nombre, dirección y número de teléfono del Sustituto deberá ser enviado al Presidente al momento del nombramiento del Sustituto. Cuando un Director esté ausente de una reunión de la Junta o Comités de la Junta, su Página | 8 Reglamento enmendado de PathStone Corporación Sustituto puede, mediante notificación por escrito dirigida al Secretario de la Corporación, asistir a dicha reunión (excluyendo el Comité Ejecutivo) y ejercer ahí los derechos, poderes y privilegios del Director. Cuando de este modo ejerza los derechos, poderes y privilegios del Director ausente, tal Sustituto será sujeto en todos los aspectos a las disposiciones de este reglamento que gobierna a los Directores. (2) Todos los Sustitutos recibirán toda la información distribuida a los Miembros de la junta. (3) Los Sustitutos no pueden servir como oficiales de la Corporación. Sección VI: Ausencias (1) Cualquier Miembro de la junta que esté ausente, y cuyo Sustituto esté ausente también, de dos (2) reuniones consecutivas sin haber sido excusado por el Presidente será considerado como que ha renunciado como Miembro de la Junta y su nombre será eliminado de la lista de miembros de la Junta a menos que la Junta, por el voto afirmativo de 2/3 de los Miembros de la Junta presente en una reunión convocada regularmente acuerde reinstalar al Miembro de la Junta delincuente. Sección VII: Vacantes (1) Las vacantes, por cualquier razón, entre los Directores o Directores Sustitutos podrá ser cubierta por voto mayoritario de los Directores que en ese momento ocupen su cargo. La persona que cubre tal vacante deberá ser una persona designada por la organización que designa, que inicialmente designó al Director o Director Sustituto que ha dejado el puesto vacante, como se establece en el Artículo VIII, Sección II en el presente documento. (2) A Director o Director Sustituto electo o nombrado para cubrir la vacante como Director o Director Sustituto se mantendrá en el cargo hasta la próxima reunión anual donde la elección de los directores está incluida en la agenda y hasta que su sucesor sea electo o nombrado y calificado. Sección VIII: Votaciones (1) Cada miembro de la Junta tendrá un voto. Se prohibirá el voto por poder y se necesitará un voto mayoritario para efectuar la acción, salvo las excepciones establecidas en este Reglamento. Sección IX: Quórum (1) Cincuenta y uno por ciento (51%) de la Miembros de la Junta constituirán un quórum para llevar a cabo las transacciones. Sección X: Compensaciones a los Directores (1) Los Directores no recibirán servicio alguno o compensación por los servicios prestados excepto que los Directores podrían ser reembolsados por los gastos actuales de su propio bolsillo y pérdida de los salarios incurridos por la participación en las actividades de la Junta según determinado por la Junta. Los Miembros de la junta que representan a las Organizaciones Página | 9 Reglamento enmendado de PathStone Corporación Irrestrictas están en la Junta representando dicha organización y por lo tanto no recibirán reembolso por pérdida de salario. Sección XI: Conflicto de intereses (1) El propósito de la Política de Conflicto de Intereses es proteger la Corporación, sus fuentes de financiamiento y a los que la Corporación intenta servir. La intención de esta política es proteger a PathStone en esas situaciones cuando la Corporación está involucrada en transacciones financieras o acuerdos contractuales que podrían beneficiar los intereses de un Miembro de la Junta o a un miembro de la Junta de Directores de una Afiliada de PathStone. Refiérase a la Política de Conflicto de Intereses para un esquema específico de esta política y los procedimientos de implementación. Sección XII: Transacciones de partes relacionadas (1) La Corporación no deberá entrar en una Transacción con una Parte Relacionada a menos que la Junta haya determinado que la transacción es justa, razonable y en el mejor interés de la Corporación al momento de dicha determinación. Cualquier Director, Oficial o Empleado Clave que tiene un interés en una parte relacionada deberá dar a conocer de buena fe a la Junta, o a un comité autorizado de la misma, los hechos materiales de tal interés. (2) Con respecto a cualquier Transacción con una Parte Relacionada que involucre a la Corporación, la Junta, o un comité autorizado de la misma, deberá: a. Antes de iniciar la transacción, considerar transacciones alternativas en la mayor medida disponible; b. Aprobar la transacción por no menos del voto mayoritario de los Directores o miembros del comité presente en la reunión y c. Simultáneamente documentar por escrito las bases para la aprobación por la Junta o el comité autorizado, incluyendo su consideración de transacciones alternativas. Sección XIII: Política sobre denuncia de prácticas ilegales (1) PathStone adoptará una Política de Denuncia de Prácticas Ilegales para proteger de represalias a las personas que denuncian conducta inapropiada sospechada. Refiérase a la Política de Denuncia de Prácticas Ilegales para un esquema específico de esta política y los procedimientos de implementación. Sección XIV: Miembros de la junta que solicitan un puesto en el personal (1) Los Miembros de la Junta no pueden servir en el personal de la Corporación. Los Miembros de la Junta deberán renunciar de la Junta antes de solicitar cualquier puesto en el personal. No podrán solicitar de nuevo para ser miembros de la junta hasta que hayan transcurrido 12 meses a partir de la fecha de la última solicitud de empleo. Sección XV: Personal como miembros de la Junta de Directores Página | 10 Reglamento enmendado de PathStone Corporación (1) El personal no puede servir como miembros de la Junta de Directores. Los miembros del personal pasados serán elegibles para ser miembros de la Junta de Directores después de 12 meses a partir de la separación del empleo. Sección XVI: Participantes y Residentes como miembros de la Junta de Directores (1) Personas que están participando activamente en cualquiera de los programas de PathStone o que residan en cualquiera de las propiedades de PathStone no actuarán como miembros de la junta de PathStone. ARTÍCULO IX: DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE DIRECTORES Sección I: Deberes La Junta será responsable de la formulación general de política y la determinación de la dirección y método de administración de programa. Estos deberes incluirán: (1) Coordinación de agencias públicas y privadas dentro del área de servicio de PathStone cuyos recursos están dirigidos hacia la eliminación de la pobreza y sus causas entre trabajadores agrícolas migrantes y estacionales, y otras personas económica, educacional y socialmente desventajadas. (2) Aunar los esfuerzos y recursos para obtener empleo pleno y otras oportunidades, incluyendo vivienda, propiedad de negocio, servicios de salud, servicios para los niños y otras oportunidades sociales y económicas vitales para personas económica, educacional y socialmente desventajadas. (3) Establecimiento de directrices generales de política para la buena implementación de metas, objetivos y prioridades. (4) Establecimiento de metas, objetivos y prioridades de la Corporación. (5) Autorización de tales acuerdos, subvenciones, donativos y asistencia, de cualquier fuente, para el propósito por el cual se fundó la Corporación. (6) El empleo y terminación del Presidente y Director Ejecutivo General. (7) Adoptar reglas y regulaciones para llevar a cabo la empresa de la Corporación y establecer las políticas que controlan los programas suscritos por la Corporación, sus agentes y funcionarios en consonancia con el Certificado de Incorporación y el Reglamento. Sección II: Destitución (1) Cualquier Director puede ser destituido de su cargo por el voto afirmativo de dos tercios de los Directores presente en una reunión regular o especial convocada para tal fin, por Página | 11 Reglamento enmendado de PathStone Corporación incumplimiento, malversación o conducta perjudicial para los mejores intereses de la Corporación o la negativa a prestar asistencia razonable para llevar a cabo su propósito, excepto si la destitución es por conflicto de intereses o por violación de la Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales, en cuyo caso los procedimientos detallados en la Política de Conflicto de Intereses o la Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales aplicarán. Al Director propuesto para destitución se le presentará una declaración por escrito detallando las razones para la misma al menos con 15 días de antelación a la reunión de la Junta donde la destitución será sometida a votación y el Director podrá comparecer ante y ser escuchado por la Junta en dicha reunión. El requisito de dos tercios será calculado como si el Director no fuera un Director en servicio para este propósito. Sección III: Reuniones de la Junta de directores (1) La Reunión Anual de los Directores de la Corporación se celebrará en cada octubre. Notificación de la hora y lugar de la Reunión Anual será enviada por correo a cada miembro al menos diez días antes de la misma. (2) La reunión de los Directores como Junta o Comité Ejecutivo se llevará a cabo al menos trimestralmente, tales fechas a ser establecidas por la Junta en su Reunión Anual. Excepto como se provee en el Número 6 ó 7 de esta Sección, no se puede llevar a cabo el trabajo legalmente a menos que haya un quórum presente. Notificaciones de todas las reuniones regulares serán enviadas a todos los Miembros de la Junta diez (10) días con antelación a la reunión. Los Miembros de la Junta, por renuncia a notificación por escrito, pueden renunciar a notificación por escrito. (3) El Presidente puede convocar reuniones especiales de la Junta en cualquier momento por el Presidente o Secretario a petición por escrito de cinco miembros (o 1/5 de los Directores, lo que sea menor), sometida a tal oficial. Notificación de la reunión será enviada por correo a cada Miembro de la Junta al menos con tres días de antelación a la reunión, y en tal reunión especial solamente se tratarán los asuntos especificados en la notificación de la reunión. (4) Si no hay un quórum presente, el oficial que preside posponer la reunión a un día y hora establecidos por él/ella. En tal aplazamiento, donde un quórum deberá estar presente, se tratarán los asuntos que se hubieran tratado en la reunión programada anteriormente. (5) La Regla de Orden Robert (en su edición actual) gobernará la conducta de todas las reuniones. El orden del día puede ser cambiado en cualquier reunión por voto mayoritario de los miembros presente. (6) De acuerdo con las disposiciones de la Sección 708 (b) de la Ley de Corporación Sin Fines de Lucro del Estado de Nueva York, cualquier acción requerida o permitida a ser tomada por la Junta o cualquier comité previsto en el presente, puede tomarse sin una reunión si todos los miembros de la Junta o el Comité consienten por escrito a la adopción de una resolución autorizando la acción. Dicho consentimiento puede ser por escrito o electrónico. Si es por escrito, el Director deberán dar su consentimiento mediante la firma de dicho consentimiento o haciendo que su firma sea fijada a tal consentimiento por cualquier medio razonable incluyendo, pero sin limitarse a, firma por facsímil. Si electrónica, la transmisión del consentimiento deberá ser enviada por correo electrónico y establecer, o ser sometida con, Página | 12 Reglamento enmendado de PathStone Corporación información de la cual se puede determinar razonablemente que la transmisión fue autorizada por el Director. (7) Uno o más miembros de la Junta o de cualquier comité de la misma que no esté físicamente presente en una reunión de la Junta o de un comité puede participar por medio de conferencia telefónica o equipo de comunicaciones similar o por comunicación de pantalla de video electrónico. Participación por tales medios constituirán la presencia, en persona, en la reunión, siempre que todas las personas que participan en la reunión pueden escucharse unos a otros a la misma vez y cada Director puede participar en todos los asuntos frente a la Junta, incluyendo, sin limitación, la capacidad para proponer, objetar a y votar sobre una acción específica a ser tomada por la junta o el comité. ARTÍCULO X: EMPLEO DEL PRESIDENTE & DIRECTOR EJECUTIVO GENERAL Sección I La Junta deberá, por recomendación del Comité de Personal, emplear al Presidente & Director Ejecutivo General que servirá como oficial ejecutivo general de la Corporación. El Presidente & Director Ejecutivo General será responsable de: (1) Administrar todas las funciones de la Corporación, incluyendo las fiscales, programáticas, administrativas y planificación y responsabilidad de contratar/despedir al personal. (2) Representar la Corporación y/o delegar la representación de la misma a otro personal. (3) Desarrollar un programa de relaciones con la comunidad que deberá incluir: contactos con los medios noticieros; desarrollo de folletos, materiales de resumen de programas y boletines actuales, que, cuando sea factible deberán ser bilingües; desarrollar y mantener enlaces con el Congreso y legislativos; desarrollar enlaces con otros servicios y organizaciones gubernamentales y hacer arreglos para hablar en público. (4) Asegurar que anualmente se lleve a cabo una evaluación interna y que la respuesta a una evaluación externa sea presentada oportunamente a las fuentes de financiamiento. (5) Implementar programas de subvenciones según aprobados por la Junta de Directores. (6) Supervisar la preparación de todas las propuestas y presentación a la Junta o su comité designado para aprobación. (7) Proveer información a la Junta sobre las actividades de día a día de la Corporación, incluyendo ver que los Directores de Programa presentan informes a la Junta regularmente. (8) Notificar a la Junta de las vacantes en la Junta y asistir a la Junta en cubrir dichas vacantes. (9) Llevar a cabo las políticas y objetivos de la Junta y servir como miembro de oficio de la Junta. Página | 13 Reglamento enmendado de PathStone Corporación (10) Preparar un informe anual escrito para la Junta, que identifique los logros principales e incluye estados financieros de las operaciones de programa. (11) Implementar las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento. (12) Establecer procedimientos para llevar a cabo las siguientes funciones dentro de la Corporación; Administración Financiera; Administración de Personal; Administración de Contratos; Revisión de Planificación, análisis y evaluación de programas; programación de Operaciones y revisión contra los horarios establecidos; Administración de la Propiedad; Análisis de la Administración. (13) Establecer y mantener los siguientes procesos con el propósito de integrar los procedimientos dentro de la organización; planificación y control de programas; solicitud de subvenciones y solicitaciones de fondos; administración del sistema de información y sistemas para la presentación de informes por la administración; autoevaluación; administración de contabilidad y financiera. ARTÍCULO XI: GASTOS Sección I Cualquier par de de los siguientes debe firmar todos los cheques emitidos por la Corporación: Presidente & Director Ejecutivo General, Contralor, Tesorero, Presidente y tales otras personas, como determinado por la Junta de directores por resolución de la Junta. ARTÍCULO XII: CONTRATOS, ACUERDOS, ARRENDAMIENTOS Y BIENES INMUEBLES Sección I: Contratos, Acuerdos, Arrendamientos Cualquiera de los siguientes individuos debe firmar todos los contraltos, acuerdos y arrendamientos y otros documentos oficiales escritos suscritos por la Corporación: el Presidente, Presidente & CEO, y tal otra persona como sea determinado, por resolución, por la Junta de directores. Sección II: Bienes Inmuebles La Corporación no deberá comprar bienes inmuebles a menos que tal compra sea autorizada por voto de dos tercios de toda la Junta. La Corporación no deberá vender, hipotecar, arrendar, intercambiar o de otra manera disponer de bienes inmuebles a menos que tal transacción sea autorizada por voto de dos tercios de toda la Junta. ARTÍCULO XIII: OFICIALES Y DEBERES; NÚMERO Y ELECCIÓN Sección I: Número y Elección Página | 14 Reglamento enmendado de PathStone Corporación (1) Los oficiales de la Corporación deberán ser Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario, que serán electos por la Junta de entre sus miembros en la reunión anual. Sección II: Calificaciones para el cargo (1) El Presidente debe tener al menos dos años de experiencia como miembro de la Junta de Directores de PathStone. (2) Ningún empleado de la Corporación podrá servir como Presidente de la Junta o tener cualquier otro título con responsabilidades similares. Sección III: Término del cargo (1) Todos los oficiales tomarán posesión de sus deberes oficiales después de su elección y se mantendrán en el cargo por el término de dos años o hasta que su sucesor sea debidamente electo y calificado. Los oficiales establecidos en el Artículo XIII, Sección I arriba son elegibles para reelección por el máximo de dos términos consecutivos, con la condición, sin embargo, de que con el voto afirmativo de 75% de toda la Junta de Directores, un oficial puede ser electo a un tercer término consecutivo de dos años. Todos los oficiales de la Corporación servirán a discreción de la Junta de Directores. Sección IV: Deberes de los oficiales (1) Presidente - El Presidente deberá: a. Presidir todas las reuniones de la Junta, convocar reuniones especiales de la Junta, b. Llevar a cabo todas las acciones y deberes usualmente llevadas a cabo por el oficial que preside, y c. Firmar los papeles de la Junta, por resolución, con la condición, sin embargo, de que la Junta puede autorizar a una o más personas a firmar cualquiera y todos los contratos y otros documentos a nombre de la Corporación. El Presidente llevará a cabo tales otros deberes como sea ordenado por la Junta. (2) Vicepresidente - En ausencia del Presidente, el Vicepresidente llevará a cabo los deberes del Presidente con la condición, sin embargo, de que en caso de muerte, renuncia o discapacidad permanente del Presidente, la Junta puede declarar que el cargo está vacante y su sucesor deberá ser electo por la Junta. (3) Tesorero – El Tesorero hará que se mantenga un informe completo de todos los recibos y desembolsos de la Corporación y verá que los depósitos de todos los dineros se hagan en tales bancos asegurados como sea designado por la Junta. El Tesorero verá que se sometan informes periódicos sobre las finanzas de la Corporación a la Junta y que una auditoría se lleve a cabo al menos anualmente. (4) Secretario – El Secretario verá que se mantenga un récord completo de todas las reuniones de la Junta y tendrá a su cargo la supervisión general de los libros y récords de la Junta. El Secretario Página | 15 Reglamento enmendado de PathStone Corporación mantendrá la lista de asistencia de los Miembros de la Junta y verá que los Miembros de la Junta son notificados de todas las reuniones. El Secretario mantendrá el sello de la Corporación. (5) Subsecretario - La Junta puede elegir un subsecretario de la Corporación que servirá en el cargo solamente a discreción de la Junta y podrá en todo momento ser destituido con o sin causa por la Junta cuando, a su juicio, el mejor interés de la Corporación será servido por tal acción. El Subsecretario podrá llevar a cabo los deberes o ejercer las funciones del Secretario en caso de la ausencia, discapacidad o indisponibilidad del Secretario. El Subsecretario no será un miembro del Comité Ejecutivo de la Junta de Directores. ARTÍCULO XIV: COMITÉS Sección I: Comités de la Junta (1) Por voto mayoritario, la Junta de directores deberá nombrar no menos de tres miembros de la Junta para servir en uno o más de los siguientes comités de la Junta: Comité Ejecutivo y Comité de Auditoría/Finanzas. Excepto como restringido de otra manera por este Reglamento o por resolución de la Junta de directores, los Comités de la Junta tienen el poder y autoridad para obligar a la Corporación. Sección II: Comité Ejecutivo (1) La Junta de directores deberá, por voto mayoritario de la Junta, designar un Comité Ejecutivo de entre sus miembros. El Comité Ejecutivo estará compuesto de no más de 11 miembros, de los cuales al menos 50% deberán ser Personas Económica, Educacional y Socialmente Desventajadas, a menos que un porcentaje menor sea autorizado por el voto de dos tercios (2/3) de toda la Junta. El Comité debe estar compuesto de todos los oficiales de la Corporación, excluyendo los Subsecretarios, y el Presidente de cada Comité de la Corporación. El Presidente servirá como Presidente del Comité Ejecutivo. (2) El Comité Ejecutivo deberá reunirse durante los intervalos entre las reuniones regulares de la Junta para llevar a cabo los trabajos necesarios de la Corporación. (3) Una mayoría del Comité Ejecutivo debe constituir un quórum y un voto mayoritario de todo el Comité Ejecutivo será necesario para efectuar la acción. El Comité Ejecutivo tendrá toda la autoridad de la Junta de Directores excepto que no tendrá la autoridad sobre los siguientes asuntos: a. Enmienda o revocación del Reglamento o la adopción de nuevo Reglamento. Enmienda o revocación de cualquier resolución de la junta, que, por sus términos, no deberá ser de ese modo enmendable o revocable. b. Destitución de los directores de su cargo. c. Autorización de indemnización por gastos. Página | 16 Reglamento enmendado de PathStone Corporación d. Cambio en el número de directores. e. Fijar salarios de oficiales. f. Enmendar el Certificado de Incorporación. g. Someter petición para disolución jurídica. h. Autorizar la compra, venta, hipoteca o arrendamiento de bienes inmuebles en virtud de la §509 de la Ley de Corporación Sin Fines de Lucro. (4) Todos los miembros del Comité Ejecutivo servirán por un período mínimo de dos (2) años o hasta que su sucesor haya sido seleccionado. (5) Toda acción tomada por el Comité Ejecutivo deberá ser informada a la Junta en su reunión regular programada. (6) Si una reunión regular programada de la Junta no tiene un quórum de los miembros presente, entonces el Comité Ejecutivo puede tomar acción como sea necesario para el funcionamiento apropiado de la Corporación. Sección III: Comité de Auditoría y Finanzas (1) El Comité de Auditoría y Finanzas consistirá solamente de Directores Independientes, como se define en el Artículo III, Sección IX de este Reglamento. Solamente los Directores Independientes pueden participar en las deliberaciones o votaciones de la Junta o Comité relacionadas con los asuntos establecidos en esta sección. (2) El Comité de Auditoría y Finanzas supervisará los procesos de presentación de informes de contabilidad y financieros de la Corporación y de la auditoría de los estados financieros de la Corporación. El Comité de Auditoría y Finanzas anualmente contratará o renovará el contrato de un Auditor Independiente para llevar a cabo la auditoría, y, una vez terminada la misma, revisar los resultados de la auditoría y cualquier carta a la gerencia relacionada con el Auditor Independiente. El Comité de Auditoría y Finanzas revisará el proceso de elaboración del presupuesto y los resultados mensuales de la Corporación según expresados en términos financieros, y los informes preparados bajo la dirección del Jefe de Finanzas y para hacer recomendaciones a la gerencia de la Corporación y la Junta, con respecto a la contabilidad y asuntos financieros. El Comité de Auditoría y Finanzas también supervisará las actividades de recaudación de fondos de la Corporación. Ellos revisarán las estrategias corporativas de recaudación de fondos, las actividades y eventos propuestos y proveerán sugerencias y directrices. El deber del Comité de Auditoría y Finanzas será: a. Revisar los informes de presupuesto y financieros mensuales preparados bajo la dirección del Jefe de Finanzas. b. Informar a la Junta con respecto a la situación financiera de la Corporación. Página | 17 Reglamento enmendado de PathStone Corporación c. Consultar con el Tesorero con respecto al diseño, operación y control de los sistemas de contabilidad y presentación de informes apropiados. d. Revisar con el Auditor Independiente el alcance y planificación de la auditoría antes del comienzo de la auditoría. e. Una vez la auditoria ha concluido, revisar y discutir con el Auditor Independiente: (i) cualquier riesgo y puntos débiles materiales en los controles internos identificados por el Auditor Independiente; (ii) cualquier restricción sobre el alcance de las actividades del Auditor Independiente o acceso a la información solicitada; (iii) cualquier desacuerdo significativo entre el Auditor Independiente y la gerencia y (iv) la adecuación del proceso de contabilidad y presentación de informes financieros de la Corporación. f. Anualmente considerar el desempeño e independencia del Auditor Independiente. g. Informar las actividades del Comité a la Junta. h. Supervisar la adopción, implementación de y cumplimiento con cualquier política de conflicto de interés o de denunciante de prácticas ilegales adoptada por la Corporación. (3) El Comité de Auditoría y Finanzas puede llevar a cabo los deberes requeridos por esta sección para una o más corporaciones controladas. Sección IV: Comités de la Corporación (1) Se pueden crear comités adicionales y los miembros del comité serán nombrados por voto mayoritario de la Junta de Directores como sea necesario para propósitos especiales. Los miembros de un comité de la Corporación pueden ser miembros de la Junta u otros cuya pericia en las áreas que son responsabilidad del comité. Los comités de la Corporación no tienen el poder o autoridad para obligar a la Corporación. Los comités de la Corporación tendrán solamente el poder delegado específicamente a ellos por la Junta y en ningún caso tendrán poderes que no son autorizados para los comités de la Corporación. (2) Habrá cinco (5) Comités de la Corporación como sigue: Comité de Operaciones de Programa; Comité de Personal; Comité de Finanzas; Comité de Investigación y Asuntos y Comité de Head Start. (3) Los miembros de cada Comité de la Corporación deben ser designados por resolución adoptada por la mayoría de la Junta. El Presidente será miembro de oficio de cada Comité de la Corporación. Cada Comité de la Corporación tendrá no menos de tres (3) Directores de la Corporación. Cada miembro de un Comité de la Corporación sirve a discreción de la Junta. (4) Cada Comité de la Corporación deberá tener un Presidente que será nombrado por la Junta, con la condición, sin embargo, de que el Vicepresidente servirá como Presidente del Comité de Operaciones de Programa y el Tesorero servirá como Presidente del Comité de Auditoria y Finanzas. Página | 18 Reglamento enmendado de PathStone Corporación (5) Todos los miembros de los comités de la Corporación servirán por un período mínimo de dos (2) años o hasta que sus sucesores hayan sido electos. (6) Una mayoría de cada Comité de la Corporación constituirá un quórum y un voto mayoritario de cada Comité de la Corporación serán necesario para efectuar la acción. Cada Presidente de un Comité de la Corporación servirá por un período mínimo de dos (2) años o hasta que su sucesor haya sido electo. (7) La composición de cada Comité de la Corporación reflejará el porcentaje de Participantes Elegibles de PathStone que sirven en la Junta. (8) La Junta puede designar a uno o más directores como miembros sustitutos de cualquier comité de la Corporación, y podrá(n) reemplazar a cualquier miembro o miembros ausente(s) de tal comité. (9) Las responsabilidades de los Comités de la Corporación son como sigue: a. Comité de Personal. El Comité de Personal deberá revisar todos los asuntos de política relacionados con políticas y procedimientos de Personal de la Corporación y presentar los resultados y recomendaciones a la Junta. El deber del Comité de Personal será: i. Revisar las políticas de Personal y recomendar cambios a la Junta. ii. Revisar y recomendar a la Junta cualquier cambio organizacional de personal. iii. Requerir el establecimiento de calificaciones para el trabajo, basado en la capacidad para desempeñar más bien que los requisitos formales de educación and experiencia. iv. Revisar y aprobar cambios en descripciones de trabajo, calificaciones para el trabajo y cambios en los salarios. v. Revisar los niveles básicos de salarios, estar familiarizado con salarios comparables en organizaciones similares y recomendar cambios a la Junta. vi. Requerir el establecimiento de un programa de desarrollo de carrera tanto para el personal profesional como el no profesional de la Corporación. vii. Servir como el panel interno final de vista imparcial para querellas de los empleados y disputas para el Personal Ejecutivo. viii. Servir como el comité de revisión y selección cuando se emplea al Presidente y Director Ejecutivo General; recomendar contratación a la Junta. ix. Establecer y monitorear un Plan de Acción Afirmativa. b. Comité de Operaciones de Programa. El Comité de Operaciones de Programa recomendará a la Junta los propósitos, objetivos, proyectos y estrategias para integrar los esfuerzos Página | 19 Reglamento enmendado de PathStone Corporación contra la pobreza y evaluar las operaciones de programa de la Corporación en relación con los objetivos aprobados. El deber del Comité de Operaciones de Programa será: i. Asegurar que existen procedimientos para presentar a la Junta posibles propósitos, objetivos, proyectos y estrategias para la operación de la Corporación. ii. Recomendar a la Junta las prioridades, propósitos, objetivos, proyectos y estrategias para la Corporación. iii. Desarrollar las estrategias de programa para satisfacer necesidades específicas. iv. Concebir y desarrollar programas nuevos. v. Desarrollar estándares específicos para la presentación de informes por cada programa. vi. Asegurar que la asignación de los recursos de programa reflejan los objetivos y estrategias de la Corporación. vii. Periódicamente revisar los proyectos y programas, utilizando los criterios de evaluación establecidos, y asegurar que están de acuerdo con los propósitos, objetivos y planes aprobados por la Junta. viii. Invitar y animar a las Personas Económica, Educativa y Socialmente Desventajadas a participar en el proceso de planificación a través de reuniones públicas celebradas en las áreas de proyectos y/u otros medios, como el Comité lo considere apropiado. ix. Revisar y recomendar acciones a la Junta respecto a los presupuestos de programa, planes de trabajo y documentos de planificación. c. Comité de Investigación y Asuntos. El Comité de Investigación y Asuntos tendrá los siguientes deberes: i. Servir como el comité coordinador en el desarrollo de consenso en cuanto a asuntos de intercesión para los cuales se requiere una política corporativa por la Junta de Directores. ii. Revisar y proveer dirección a las iniciativas de intercesión principales emprendidas por las divisiones administrativas y de programa de la Corporación. iii. Investigar y documentar las declaraciones de postura sobre asuntos de política de interés y preocupación para la Corporación. iv. Administrar el desarrollo del Caucus de la Junta y Trabajadores Agrícolas de modo que la Corporación pueda recibir dirección sobre asuntos importantes de preocupación para el próximo año. v. Administrar la asignación de prioridades e implementación de los resultados del caucus y preparar un informe de progreso anual. Página | 20 Reglamento enmendado de PathStone Corporación d. Comité de Head Start. El Comité de Head Start tendrá los siguientes deberes y responsabilidades: i. Hacer recomendaciones a la Junta con respecto a la composición de la Junta de modo que se asegure el cumplimiento de los estatutos y reglamentaciones aplicables relacionadas con el Programa de Head Start federal; ii. Planear y monitorear el desarrollo e implementación de ítems presupuestarios relacionados con el Programa Head Start; y iii. Supervisar y ofrecer sugerencias sobre todos los asuntos relacionados con la participación de la Corporación en el Programa Head Start, incluyendo pero sin limitarse a cumplimiento legal, administración financiera, sistemas de programa, desarrollo de procedimientos, recursos humanos y participación de los padres. ARTÍCULO XV: INDEMNIZACIÓN Dentro del alcance máximo autorizado o permitido por ley, la Corporación deberá indemnizar a cualquier persona, que es hecha o amenazada con ser hecha parte de cualquier acción o procedimiento civil o criminal por razón del hecho de que él o ella, su testador o testado es o fue un director o un oficial de la Corporación. Lo anterior no debe obligar a la Corporación a comprar seguro de responsabilidad civil para los directores y oficiales pero si la ley aplicable lo permite, la Corporación puede comprar tal seguro si la Junta lo autoriza y aprueba. Página | 21 Reglamento enmendado de PathStone Corporación ARTÍCULO XVI: ENMIENDAS Este Reglamento puede ser enmendado en una reunión de la Junta por el voto de dos tercios de los Miembros de la Junta presente. DOY FE: _______________________________________ ___________________ Presidente Fecha _______________________________________ ___________________ Secretario Fecha Página | 22 Reglamento enmendado de PathStone Corporación 2014-2016 PathStone Board of Directors PAAC NYState Governance Team 2 Board Members & Alt. JEFF LEWIS PathStone Community Development Corporation of PR 1 Board Member & Alt. MONICA MCCULLOUGH PAAC OH State Governance Team 2 Board Members & Alt. JEFF LEWIS PathStone Development Corporation of PA 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON PAAC PR Commonwealth Govt. Team 2 Board Members & Alt. JEFF LEWIS PathStone Development Corporation of OH 1 Board Member & Alt. STUART J. MITCHELL PAAC VT State Government Team 1 Board Member & Alt. JEFF LEWIS PAAC PA State Governance Team 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON PAAC NJ State Governance Team 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON 28 Member Board of Directors PathStone Development Corporation of IN 1 Board Member & Alt. MONICA MCCULLOUGH PathStone Enterprise Center, Inc. 1 Board Member & Alt. STUART J. MITCHELL PathStone Housing Action Corp. 1 Board Member & Alt. MONICA MCCULLOUGH PathStone Development Corporation 1 Board Member & Alt. MONICA MCCULLOUGH PA/NJ Parent Council (Migrant Head Start) 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON PA/NJ Parent Council (Head Start) 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON Resident Advisory Council Members 2 Board Members & Alt. KATHIE BRYAN Youth Representative/HOOD 1 Board Member & Alt. KAY WASHINGTON Senior Participant/Collaborative 1 Board Member STUART J. MITCHELL Sojourner House at PathStone 1 Board Member & Alt. KATHIE BRYAN 1 At large individuals/Collaboratives/PANO/ KAY WASHINGTON 1 At large individuals/Collaboratives/Apple Association STUART J. MITCHELL 1 At large individuals/Collaboratives/Legal Experts STUART J. MITCHELL 1 At large individuals/Collaboratives/Fundraising Expert STUART J. MITCHELL 1 At large individuals/Collaboratives/Head Start Expert STUART J. MITCHELL Board of Directors 2014-2016 Alternate First Alternate Last Name Name State First Name Last Name AREA IN Mark St. John PathStone Development Corporation of IN NJ Hugo Rivera NJ PAAC Ignacio Jimenez Maria Adame NJ/PA Migrant and Seasonal Head Start Juanita Landin-Romero Deanna Leibowitz-Mehmeti NJ/PA Early Head Start/Head Start Michael McLoud Abraham Hernandez PathStone Housing Action Corp. No Alternate Arlene Wilson PathStone Development Corporation Cheryl Joy Pacheco PathStone Enterprise Center Inc. No Alternate Shelby Stenson Paul Baker BK Gaur Ester NJ / PA NY OH Ellis Sojourner House @ PathStone Inc. Collaborative Organization – Apple Association/Ag Affiliates & NYSHS/Horticultural Society Collaborative Organization – Lifespan No Alternate Cruz NY PAAC Balmores Ortiz Nicole Terry NY PAAC Balmores Ortiz Louise Parker NY Resident Council Member No Alternate Nicki Oliva NY Resident Council Member No Alternate Fernando Santiago Individual - Attorney Representation Arline Eric Shoen Individual - Fundraising Representation No Alternate Ida Perez Collaborative Organization – Early Childhood Quality Council No Alternate Bill Kilgore PathStone Development Corporation of OH No Alternate No Alternate No Alternate Santiago State First Name Last Name AREA Alternate First Alternate Last Name Name Gabriela Solano OH PAAC Rosa Ramirez Tammy Leuvano OH PAAC George Master PathStone Development Corporation of PA Krista Ashenfelder Patricia Mogan Collaborative Organization – PANO No Alternate Brook Amber Kissinger HOOD – Youth Representative Ashley Brynildsen Carolyn Herrera PA PAAC Elvia Magaña Andres Ramos PathStone Community Development Corporation of Puerto Rico Miguel Sanchez Aponte PR PAAC Harry Vazquez Wilfredo Rivera PR PAAC Jesus Fletcher Robert Young VT PAAC No Alternate PA PR VT Proposed Board of Director Meeting Dates for 2015 and 2016 2015 Board of Directors January 17 & 18, 2015 PathStone, Rochester, NY March 21 & 22, 2015 HOTEL TBD, Rochester, NY May 16 & 17, 2015 PathStone, Rochester, NY July 9-12, 2015 Toledo, Ohio October 7-9, 2015 HOTEL TBD, Rochester, NY 2016 Board of Directors January 16 & 17, 2016 PathStone, Rochester, NY March 19 & 20, 2016 HOTEL TBD, Rochester, NY May 14 & 15, 2016 PathStone, Rochester, NY July 16 & 17, 2016 HOTEL TBD, Rochester, NY October 5-7, 2016 HOTEL TBD, Rochester, NY Descripción de Trabajo: Junta de Directores de PathStone Corporation La Junta de Directores de PathStone Corporation es legal y éticamente responsable de todas las actividades de la agencia. La Junta es responsable de: Coordinación de las agencias públicas y privadas dentro del área de servicio de PathStone cuyos recursos están dirigidos hacia la eliminación de la pobreza y sus causas entre trabajadores agrícolas migrantes y temporeros y Personas Económica, Educacional y Socialmente Desventajadas. Conducir los esfuerzos y recursos para obtener empleo y otras oportunidades incluyendo vivienda, negocio, titularidad, servicios de salud, servicios para los niños y otras oportunidades sociales y económicas vitales para Personas Económica, Educacional y Socialmente Desventajadas. Establecer las directrices de políticas generales para la implantación sólida de las metas, objetivos y prioridades. Establecimiento de las metas, objetivos y prioridades de la Corporación. Autorizar tales acuerdos, subvenciones, donativos y asistencia, para los propósitos para los cuales se fundó la Corporación. El empleo y terminación del Presidente y Oficial Ejecutivo Jefe (CEO, siglas en ingles). Adoptar las reglas y regulaciones para llevar a cabo el negocio de la Corporación y establecer las políticas controlando los programas en los que la Corporación participa, sus agentes y sirvientes de acuerdo con el Certificado de Incorporación y su Reglamento. Determinar cómo la organización lleva a cabo su misión mediante planificación a corto y largo plazo y evaluación. Adoptar el presupuesto anual y proveer supervisión fiscal. Reclutar, orientar y desarrollar a los miembros de la Junta. Evaluar su ejecución y la ejecución general de la organización en el logro de su misión. Establecer las políticas para la administración efectiva de la organización, reconociendo que la Junta debe asegurar que la organización está bien administrada, pero no tiene que administrar la organización Responsabilidades de los Directores Apoyar la Misión of PathStone Corporation y tener conocimiento especialmente del área específica para la cual fue elegido(a) para representar. Llegar a conocer las múltiples esferas de negocio y servicios de PathStone Corporation. Estudiar cuidadosamente y entender el Reglamento de PathStone Corporation y de la subsidiaria/afiliada que representa. 1 Estar dispuesto(a) a usar la influencia y contactos personales para reclutar nuevos amigos, talentos, concientización, recursos y donativos para PathStone y la subsidiaria/afiliada que representa. Asistir regularmente a las reuniones de la Junta y los comités, participar activamente y proveer liderazgo y toma de decisiones respecto a las mejores prácticas para la agencia. Prepararse para las reuniones de la Junta estudiando todos los materiales distribuidos antes de las reuniones programadas. Ser un miembro activo en al menos uno de los comités de la Junta. Ayudar en el desarrollo de los miembros. Abogar a nombre de la organización y ayudar a educar a la comunidad. Mantener la confidencialidad de las deliberaciones de la Junta. Mantener una cuenta de correo electrónico y usarla regularmente para recibir comunicaciones importantes. Demanda de tiempo (aproximadamente) Asistir y participar activamente en todas las reuniones de la Junta a menos que sea excusado previamente por el Presidente(a). Reuniones de un día y medio durante fines de semana en marzo y julio y una reunión de tres días en octubre. El Comité Ejecutivo también se reúne un día y medio en una reunión de fin de semana en enero y mayo. Expectativas financieras y de desarrollo de recursos Ver a PathStone Corporation como beneficiaria principal de actividades voluntarias y donativos caritativos. Apoyar los esfuerzos de recaudación de fondos de PathStone mediante donativos personales de acuerdo con los recursos individuales y considerar el incluir a PathStone como beneficiario en un testamento privado. Participar regularmente, bajo el liderazgo y directriz del Presidente de la Corporación y el Presidente(a) de la Junta, en estrategias de recaudación de fondos diseñadas para aumentar los fondos para los programas y servicios operados por PathStone. Hacer un donativo anual a la organización de acuerdo con su habilidad. 2 OFICIALES Y SUS DEBERES Número y elección Los oficiales de la Corporación serán el Presidente, el Vicepresidente, el Tesorero y el Secretario, quienes serán elegidos por la Junta de entre sus miembros en la reunión anual. Cualificaciones para ser oficial El Presidente tendrá por lo menos dos años de experiencia como miembro de la Junta de Directores de PathStone. Duración del servicio Todos los oficiales se harán cargo de sus deberes oficiales después de su elección y se mantendrán en funciones por un plazo de dos años o hasta que su sucesor sea debidamente elegido y esté calificado. Los oficiales expuestos anteriormente en el artículo XIII, sección I, son elegibles para reelección por un máximo de dos términos consecutivos. Todos los oficiales de la Corporación servirán a discreción de la Junta de Directores. Deberes de los oficiales Presidente - El Presidente debe: (1) presidir en todas las reuniones de la Junta, (2) convocar a reuniones especiales de la Junta, (3) realizar todos los actos y deberes que usualmente realiza el oficial que preside, y (4) firmar todos los documentos de la Junta, por resolución, aunque la Junta pueda autorizar que una o más personas firmen uno y todos los contratos, y otros instrumentos a nombre de la Corporación. El Presidente realizará todas las demás funciones establecidas por la Junta. Vicepresidente - En ausencia o por incapacidad del Presidente, el Vicepresidente debe realizar las funciones del Presidente, aunque en caso de muerte, renuncia o incapacidad permanente del Presidente, la Junta declare el puesto vacante y su sucesor o sucesora sea elegido por la Junta. Tesorero - El Tesorero mantendrá una cuenta completa y precisa de los recibos y desembolsos de la Corporación y verá que los depósitos de todo el dinero se realicen en bancos asegurados, que puedan ser designados por la Junta. El Tesorero verificará que se realicen informes periódicos sobre las finanzas de la Corporación dirigidos a la Junta y que se lleve a cabo una auditoría por lo menos una vez al año. Secretario - El Secretario verá que se haga un registro completo de todas las reuniones de la Junta, y tendrá cargo y supervisión general de los libros y 1 registros de la Junta. El Secretario mantendrá la lista de asistencia de los Miembros de la Junta y velará porque se comuniquen los avisos de todas las juntas a los Miembros de la Junta. El Secretario conservará el sello de la Corporación. Secretario Auxiliar - La Junta puede elegir un Secretario Auxiliar de la Corporación, quien se mantendrá en servicio a criterio de la Junta y en todo momento podrá ser destituido, con o sin causa, por la Junta, siempre que a su juicio, esta destitución sea lo más conveniente para servir mejor los intereses de la Corporación. El Secretario Auxiliar puede realizar sus deberes o ejercer las funciones del Secretario en caso de ausencia, incapacidad o indisponibilidad del Secretario. El Secretario Auxiliar no será un miembro del Comité Ejecutivo o la Junta de Directores. 2 Descripción de los Comités de la Junta Hay cinco comités permanentes: el Comité de Finanzas, el Comité del Personal, el Comité de Operaciones de los Programas, el Comité de Asuntos e Investigaciones y el Comité de Head Start. Cada comité se reúne simultáneamente durante una hora y media, tres veces al año (la hora se determina previamente por agenda durante la reunión de la Junta de Directores). A continuación, una descripción de los comités permanentes y sus deberes. Comité de Auditoria y Finanzas. El Comité de Auditoría y Finanzas supervisará los procesos de presentación de informes de contabilidad y financieros de la Corporación y de la auditoría de los estados financieros de la Corporación. El Comité de Auditoría y Finanzas anualmente contratará o renovará el contrato de un Auditor Independiente para llevar a cabo la auditoría, y, una vez terminada la misma, revisar los resultados de la auditoría y cualquier carta a la gerencia relacionada con el Auditor Independiente. El Comité de Auditoría y Finanzas revisará el proceso de elaboración del presupuesto y los resultados mensuales de la Corporación según expresados en términos financieros, y los informes preparados bajo la dirección del Jefe de Finanzas y para hacer recomendaciones a la gerencia de la Corporación y la Junta, con respecto a la contabilidad y asuntos financieros. El Comité de Auditoría y Finanzas también supervisará las actividades de recaudación de fondos de la Corporación. Ellos revisarán las estrategias corporativas de recaudación de fondos, las actividades y eventos propuestos y proveerán sugerencias y directrices. El deber del Comité de Auditoría y Finanzas será: (i) Revisar los informes de presupuesto y financieros mensuales preparados bajo la dirección del Jefe de Finanzas. (ii) Informar a la Junta con respecto a la situación financiera de la Corporación. (iii) Consultar con el Tesorero con respecto al diseño, operación y control de los sistemas de contabilidad y presentación de informes apropiados. (iv) Revisar con el Auditor Independiente el alcance y planificación de la auditoría antes del comienzo de la auditoría. (v) Una vez la auditoria ha concluido, revisar y discutir con el Auditor Independiente: (i) cualquier riesgo y puntos débiles materiales en los controles internos identificados por el Auditor Independiente; (ii) cualquier restricción sobre el alcance de las actividades del Auditor Independiente o acceso a la información solicitada; (iii) cualquier desacuerdo significativo entre el Auditor Independiente y la gerencia y (iv) la adecuación del proceso de contabilidad y presentación de informes financieros de la Corporación. 1 (vi) Anualmente considerar el desempeño e independencia del Auditor Independiente. (vii) Informar las actividades del Comité a la Junta. (viii) Supervisar la adopción, implementación de y cumplimiento con cualquier política de conflicto de interés o de denunciante de prácticas ilegales adoptada por la Corporación Comité del Personal. El Comité del Personal revisa toda materia de políticas relacionadas con políticas de personal y procedimientos de la Corporación y presenta sus hallazgos y recomendaciones a la Junta. El Comité del Personal tendrá el deber de: (i) Evaluar las políticas del personal y recomendar cambios a la Junta. (ii) Evaluar y recomendar a la Junta cualquier cambio mayor en el personal de la organización. (iii) Requerir el establecimiento de calificaciones para el trabajo, basadas en la habilidad de desempeño y no en requisitos formales de educación y experiencia. (iv) Evaluar y aprobar cambios a las descripciones de los puestos, las calificaciones de trabajo y los cambios de salario. (v) Evaluar los niveles básicos de salario, estar familiarizado con los salarios comparables de organizaciones similares y recomendar cualquier cambio a la Junta. (vi) Requerir el establecimiento de un programa de desarrollo de carrera para el personal, tanto para los profesionales como los no profesionales de la Corporación. (vii) Servir como el panel interno final e imparcial de audiencias para querellas y disputas de empleados del Personal Ejecutivo. (viii) Servir como el comité de revisión y selección para contratar al Presidente y el Director Ejecutivo Principal; recomendar la contratación a la Junta. (ix) Establecer y supervisar un Plan de Acción Afirmativa. Comité de Operaciones de los Programas. El Comité de Operaciones de los Programas recomendará ante la Junta, los propósitos, objetivos, proyectos y estrategias para los esfuerzos integrados contra la pobreza, y evaluará el programa de operaciones de la Corporación en relación a los objetivos aprobados. 2 El Comité de Operaciones de los Programas tendrá el deber de: (i) Asegurar que existan los procedimientos para presentar los posibles propósitos, objetivos, proyectos y estrategias para las operaciones corporativas ante la Junta. (i) Recomendar prioridades, corporativas ante la Junta. (ii) Desarrollar estrategias generales para cumplir con las necesidades específicas de los programas. (iii) Concebir y desarrollar nuevos programas. (iv) Desarrollar estándares de informes específicos para cada programa. (v) Asegurar que la asignación de los recursos de los programas refleje los objetivos y las estrategias de la Corporación. (vi) Evaluar periódicamente los proyectos y programas utilizando criterios de evaluación establecidos, y asegurar que estén de acuerdo con los propósitos, objetivos y planes aprobados por la Junta. (vii) Invitar y animar a las personas con desventajas económicas y sociales a participar en el proceso de planificación a través de asambleas públicas en las áreas de los proyectos y/o por otros medios, según considere apropiado el Comité. propósitos, objetivos, proyectos y estrategias (viii) Evaluar y recomendar acciones sobre los programas de presupuesto, planes de trabajo, y documentos de planificación ante la Junta. Comité de Asuntos e Investigaciones. El Comité de Asuntos e Investigaciones tendrá el deber y la responsabilidad de: (i) Servir como comité coordinador en el desarrollo de consenso en asuntos de apoyo para los cuales la Junta de Directores requiere una política corporativa. (ii) Evaluar y dirigir las iniciativas mayores de apoyo que realizan la administración y las divisiones de los programas de la Corporación. (iii) Investigar y documentar las declaraciones de posición de las agencias en asuntos importantes de política que sean de interés y preocupación para la Corporación. (iv) Administrar el desarrollo anual de la Asamblea de la Junta y de los Trabajadores Agrícolas para que la Corporación pueda recibir orientación en asuntos importantes para el año entrante. 3 (v) Administrar las prioridades y la implementación de los resultados de la asamblea y preparar un informe de progreso anual. Comité de Head Start. El Comité de Head Start tendrá el deber y la responsabilidad de: (i) Hacer recomendaciones a la Junta con respecto a la composición de la Junta para asegurar el cumplimiento con los estatutos y las regulaciones aplicables relacionadas al programa federal de Head Start; (ii) Planificar y supervisar el desarrollo y la implementación de componentes presupuestales relacionados al programa de Head Start; y (iii) Supervisar y proveer comentarios sobre todos los asuntos relacionados con la participación de la Corporación en el programa de Head Start, incluyendo pero no limitado a: cumplimiento legal, administración financiera, sistemas de programas, desarrollo de procedimientos, recursos humanos y la participación de los padres. 4 2014-2016 Board Committee Roster Audit & Finance Committee Personnel Committee Program Operations Issues & Research Head Start Committee Comite Finanzas Comite Personal Funcionamientos de Programa Planificacion y Investigacion Comite de Head Start Chairperson Chairperson Chairperson Chairperson Chairperson Arlene Wilson Joy Pacheco Andres Ramos Miguel Sanchez Ida Perez Shelby Stenson Abraham Hernandez Ester Cruz Paul Baker Maria Adame Eric Shoen B.K. Gaur Gabriela Solano Nicole Terry Deanna LeibowitzMehmeti George Master Arline Santiago Brook Amber Kissinger Robert Young Fernando Santiago Tish Mogan Bill Kilgore Wilfredo Rivera Tammy Leuvano Louise Parker Hugo Rivera Nicki Oliva Carolyn Herrera Chairs of Committees: Program Operations (Vice-Chair) – Andres Ramos Personnel (Secretary) – Joy Pacheco Finance (Treasurer) – Arlene Wilson Head Start – Ida Perez Issues and Research – Miguel Sanchez RESPONSABILIDADES DEL ENLACE DE PERSONAL El Director de División o Supervisor de PathStone asignará a algunos miembros del Personal las responsabilidades de manejar y facilitar la operación de sus PAAC/ State Governance Team (Equipos de Gobierno Estatal [SGT, por sus siglas en inglés]) respectivos. Los deberes de estos individuos incluirán: 1. Conducir operaciones de alcance y reclutamiento de miembros de PAAC/SGT. Ayudar a los miembros en la organización de PAAC/SGT. Proveer adiestramiento y apoyo continuo a los miembros y funcionarios de PAAC/SGT en la operación de sus PAAC/SGT. Los PAAC/SGT deben ser operados por sus miembros y dirigidos de manera tal que los miembros tengan un sentido de pertenencia por sus PAAC/SGT. 2. Asistir a todas las reuniones de PAAC/SGT y designar a otros miembros del personal para asistir a las reuniones. Asegurarse que la asistencia y las minutas sean tomadas en cada reunión. 3. Informar a los PAAC/SGT de las actividades de programa e iniciativas emprendidas por Afiliado(s) en su área de servicio. 4. Revisar y responder por escrito a las recomendaciones e insumo de PAAC/SGT. Comunicar puntualmente estas recomendaciones y, si aplica, cualquier preocupación a los gerentes de programa/proyecto Afiliados. 5. Preparar un informe anual escrito a PAAC/SGT, el cual identifica los logros mayores del área del programa e incluye declaraciones financieras de las operaciones del programa/proyecto. 6. Con el insumo del convocante y los miembros de PAAC/SGT, hacer los arreglos para que asistan a las reuniones oradores invitados y adiestradores en temas específicos, incluyendo representantes de empleadores del área, oficiales electos, profesionales de agencias de servicio social y personal representando a las Divisiones de PathStone. 7. En colaboración con el convocante de PAAC/SGT, asumir la responsabilidad por la logística de cada reunión, incluyendo: a) La designación de un itinerario de reuniones no menor de 14 días previos a la reunión de PAAC/SGT. Sin embargo, usualmente es más efectivo el que los miembros escojan un día y hora específico para sus reuniones mensuales de manera que se acostumbren a reuniones programadas regularmente. b) La distribución de avisos para cada reunión junto con la agenda para la misma (desarrollada en conjunto con el convocante de PAAC/SGT) y las minutas de la última reunión. c) Ayudar a facilitar las necesidades de transportación de los miembros de PAAC/SGT. d) Solicitar fondos a través del Programa T & E de PathStone para proveer refrigerios a los miembros de PAAC/SGT que asistan a las reuniones. e) Proveer a los miembros de PAAC/SGT con los documentos escritos necesarios, incluyendo el Reporte Anual de PathStone más reciente y el Manual de Operaciones de PAAC. 8. Trabajar con los miembros para mantener la membresía. Adiestrar a los miembros en: o métodos de reclutamiento o reuniones de planificación/operación, incluyendo el envío de la agenda y minutas por adelantado, tomar la asistencia y las minutas, conducir la reunión o presidir reuniones o desarrollar comités para implementar/manejar proyectos o levantar fondos o conducir elecciones 9. Ayudar a los miembros de PAAC/SGT a conducir elecciones para convocante, secretario, los funcionarios que PAAC/SGT decida tener, y el representante y el alterno de la Junta de PathStone. Someter anualmente a la Junta de PathStone las listas de PAAC/SGT, EDFs de trabajadores agrícolas, y formularios de activación de voluntarios y toda la documentación requerida después de las elecciones de la Junta de PathStone. 10. Previo a la reunión de la Junta de PathStone, ayudar al representante de junta en: o Revisar la agenda del Paquete de Reunión de la Junta, informes, resoluciones. o Hacer los arreglos de viaje al sitio de la Reunión de Junta o Completar la documentación por pérdida de salarios, dietas/estipendios, cuidado de niños, etc. o Preparación para discutir cualquier resolución en la reunión de la junta. o Programar tiempo para discutir seguimiento a la reunión de Junta y a la presentación de los representantes a sus PAAC/SGT o Afiliado. 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Ph: 585.340.3300 Fax: 585.340.3335 www.pathstone.org DECLARACION CONFIDENCIAL de la JUNTA DIRECTIVA de PATHSTONE Yo _________________________, un miembro de la junta directiva de PathStone, representando, _________________________, (PAAC/Afiliado/Colaborativo) acuerdo llevar a cabo la información aprendida en todas las reuniones del Consejo sobre miembros del Consejo, participantes del programa, y el personal en confianza. No compartiré esta información con cualquier persona fuera de PathStone. Compartiré solamente esta información con los miembros del tablero y de personal de PathStone en una manera limitada, según sea necesario. Las violaciones del secreto alocución por la junta directiva que usan el artículo IX, sección II de las ordenanzas municipales de PathStone. Cualquier pregunta futura que tenga sobre secreto será dirigida al presidente del tablero de PathStone y/o al & del presidente y CEO de PathStone. ______________________________ Firma ____________________________ Fecha PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farmworker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. CÓDIGO DE CONDUCTA PARA LA JUNTA DE DIRECTORES: Como miembro de la Junta de Directores de PathStone Corporation, prometo: Votar de acuerdo a mis convicciones individuales y por el mejor interés de la gente a quien represento. Retaré juicios hechos por otros cuando sea necesario, y estaré dispuesto(a) a apoyar la decisión de la mayoría de la Junta trabajando con otros en un espíritu de cooperación. Mantener la confidencialidad de las deliberaciones de la Junta, y evitar actuar como portavoz de la Junta a menos que el presidente(a) lo autorice. Evitar acciones o relaciones que podrían estar en conflicto o parecerían estar en conflicto con mis responsabilidades o el interés de PathStone y la subsidiaria/afiliada que represento, refrenarme de acciones o involucraciones que podrían ser embarazosas para la agencia, y estar dispuesto(a) a renunciar si se estima que las acciones han causado un conflicto de intereses. Evitar relaciones personales con los empleados de PathStone donde las partes en la relación podrían recibir u otorgar ventaja injusta o tratamiento de preferencia debido a la relación. Traer a la atención de la Junta cualquier problema que yo crea podría tener un efecto adverso sobre la organización o sobre los que servimos. Respetar las opiniones de mis compañeros miembros de la Junta. Referir las quejas al nivel apropiado en la cadena de mando. Cultivar la diversidad cultural y los valores pluralistas y tratar a la gente con dignidad y respeto. Como miembro de la Junta de Directores de PathStone Corporation, prometo NO: Criticar a los compañeros miembros de la Junta o sus opiniones dentro y fuera del salón de la junta. Usar la organización para mi ventaja personal o la de mis amigos y familiares. Interferir con los deberes del CEO o menoscabar su autoridad con los miembros del personal. He leído, entiendo y estoy de acuerdo en atenerme a este Código como miembro de la Junta de PathStone Corporation y la subsidiaria/afiliada que represento, si es aplicable. Nombre en letra de imprenta: ___________________________ Firma: _____________________________ Fecha: ______________ Política y Procedimiento de Conflicto de Intereses para la Junta de Directores, Afiliadas y Comités Asesores como se define en el Reglamento Corporativo de PathStone, Artículo VIII, Sección XI. Sección I: Política A. El propósito de esta política es implementar el ARTÍCULO VIII, Sección XI del reglamento corporativo de PathStone. La política protege la corporación, sus fuentes de financiamiento y aquellos que la corporación quiere servir. Es la intención de la política proteger a PathStone en situaciones cuando la corporación está involucrada en transacciones financieras o acuerdos contractuales que pueden beneficiar los intereses de un miembro de la Junta de Directores de PathStone o un miembro de la Junta de Directores de una Afiliada de PathStone o un miembro de un Comité Asesor. B. La política cubre relaciones personales y financieras entre los que están cubiertos y los siguientes individuos o entidades: Otro miembro de la junta de PathStone Miembro de la junta de una afiliada de PathStone Miembro de un comité asesor de PathStone Un miembro del personal de PathStone Proveedor de mercancías para PathStone o sus afiliadas (un vendedor) Participante en un programa de PathStone Servicio o programa de una afiliada de PathStone Asesor para PathStone o sus afiliadas Fuente de financiamientos de PathStone C. Definiciones 1. Relación Personal: Cualquier relación que se extiende más allá de la de colega a colega. Ejemplos incluyen pero no se limitan a citas, asociaciones domésticas, etc. 2. Relación Financiera: Cualquier relación que involucra el intercambio de fondos, mercancías o servicios entre grupos. 3. Persona Cubierta: Cualquier empleado o miembro de la Junta de Directores de PathStone o un miembro de la Junta de Directores de cualquier Afiliada o miembro de un Comité Asesor, o cualquier otra persona que está en un puesto de control en PathStone. 4. PathStone: La Corporación PathStone 5. Afiliada: Cualquier corporación o entidad donde al menos 51% de los miembros de la junta o miembros son electos por la Junta de Directores de PathStone. Página | 1 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone 6. Comités Asesores: Todos los comités asesores como descritos en el reglamento corporativo de PathStone Corporation o cualquier comité asesor descrito en el reglamento de cualquier afiliada de PathStone. 7. Interés Financiero Material: Un interés financiero de cualquier tipo, que, en vista de todas las circunstancias, es lo suficientemente sustancial, que afectaría, o razonablemente podría, afectar el juicio de una Persona Cubierta o Miembro de la Familia en cuanto a transacciones en las cuales la entidad es un participante. 8. Contrato o Transacción: Cualquier acuerdo o relación involucrando la venta o compra de mercancías o servicios, el proveer o recibir un préstamo o subvención, el establecimiento de cualquier otro tipo de relación financiera, o el ejercicio de control sobre otra organización. Hacer una donación caritativa a PathStone no es un Contrato o Transacción. 9. Miembro de la Familia: Cónyuge, p/madre, hijo(a) o cónyuge de hermano(a), de una Persona Cubierta. D. Un conflicto de intereses ocurriría cuando: 1. Una Persona Cubierta o un Miembro de la Familia de una Persona Cubierta es participante en un Contrato o Transacción con PathStone para mercancía o servicios. 2. Una Persona Cubierta o un Miembro de la Familia de una Persona Cubierta tiene un Interés Financiero Material en una Transacción entre PathStone y una entidad donde la Persona Cubierta o un Miembro de la Familia de una Persona Cubierta es un director, oficial, agente, socio, asociado, empleado, fiduciario, representante del personal, receptor, guardián, custodio, u otro representante legal. 3. Cualquier Persona Cubierta está involucrada de cualquier forma en una Relación Personal o Financiera con otros miembros de la corporación/afiliadas/comités y otros individuos/organizaciones interesados como fue definido arriba. 4. Cualquier Persona Cubierta obtiene para sí misma, Miembros de su Familia, o sus amigos un Interés Financiero Material de cualquier tipo como resultado de su asociación con PathStone, sus afiliadas o comités. 5. Cualquier otro tiempo en que cualquier Persona Cubierta usa su puesto o el conocimiento obtenido de esto, de tal manera que un conflicto potencial surge entre el interés de la Corporación o sus afiliados y los intereses personales de los miembros. 6. En cualquier otro momento cuando un miembro de la junta de PathStone/afiliada/comité no pone el interés de la organización sobre una Relación Personal o Financiera con cualquier individuo o entidad descrito en el Parágrafo B. Página | 2 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone Sección II – Acción requerida por los Miembros de la Junta de PathStone/Afiliada/Comité. A. Todas las Personas Cubiertas examinarán esta Política de Conflicto de Intereses y firmarán una declaración que declare que actualmente no existe conflicto de intereses. El Secretario de PathStone proveerá una copia de todas las declaraciones completadas al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas. B. Todas las Personas Cubiertas examinarán esta Política de Conflicto de Intereses anualmente y firmarán una declaración que declare que actualmente no existe conflicto de intereses. El Secretario de PathStone proveerá una copia de todas las declaraciones completadas al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas. C. Todas las Personas Cubiertas aceptan revelar inmediatamente al Comité de Auditoría y Finanzas cualquier conflicto de intereses como está definido en esta política que pueda surgir en cualquier momento durante el tiempo que ocupa el cargo. Revelaciones de conflicto de intereses serán hechas por escrito al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas dentro de los cinco días de descubrir dicho conflicto. D. Todas las Personas Cubiertas aceptan en una declaración firmada que, si la Junta de Directores de PathStone determina que una Persona Cubierta ha violado el reglamento de la corporación en relación a un conflicto de intereses como es interpretado por esta política, esto será la causa para la destitución inmediata y ellos no cuestionarán tal destitución. E. Todas las Personas Cubiertas aceptan introducir los reglamentos y políticas de conflicto de intereses de PathStone en las afiliadas donde ellos sirven como miembro de la Junta o en el comité asesor del cual son miembro. F. Todas las Personas Cubiertas aceptan que cualquier información relacionada a un conflicto de intereses será informada por escrito por el individuo a la Junta, la Afiliada, o el Comité Asesor donde servirán. Una copia de tal informe será dada en todos los casos al Presidente de PathStone. G. Cada Persona Cubierta que tiene un conflicto de intereses no estará presente o participará en las deliberaciones de la Junta o del comité excepto para revelar los hechos materiales y contestar preguntas, y se abstendrá de cualquier voto o acción involucrando el asunto que causa tal conflicto. A cada Persona Cubierta que tiene un conflicto de intereses le está prohibido tratar de cualquier modo influenciar inapropiadamente las deliberaciones o el voto sobre el asunto que causa tal conflicto. H. La existencia y la resolución del conflicto serán documentadas en las minutas de las reuniones de la Junta de Directores y del Comité de Auditoría y Finanzas donde se discutió el conflicto y se votó sobre esto. I. Cada Persona Cubierta que es, o llega a ser, un cliente de PathStone, o que recibe servicios de una afiliada de PathStone, debe revelar por escrito totalmente a PathStone todos los beneficios y servicios que ha recibido. Incumplimiento con esta sección constituirá una violación de la Política Página | 3 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone de Conflicto de Intereses corporativa y será la causa de destitución del individuo de la Junta de Directores de PathStone, una Afiliada de PathStone o un Comité Asesor de PathStone. J. Todas las Personas Cubiertas aceptarán someter su renuncia de la Junta de PathStone, la Junta de cualquier Afiliada o cualquier Comité Asesor si dicha afiliación crea una violación creando una razón por defecto de cualquier entidad proveyendo fondos a PathStone o cualquier Afiliado de PathStone. Sección III – Autoridad para imponer la Política de Conflicto de Intereses A. La autoridad para imponer la Política de Conflicto de Intereses de PathStone residirá con el Comité de Auditoría y Finanzas de la Junta de Directores. B. La autoridad final en cuanto a la destitución de cualquier miembro de la Junta de Directores de PathStone o cualquier miembro de la Junta de Directores de cualquier Afiliada o cualquier miembro del Comité Asesor, por conflicto de intereses, como atañe al Reglamento de PathStone, Artículo IX, Sección II, residirá con el Comité de Auditoría y Finanzas. C. Todas las declaraciones (auto-reveladas o reveladas por una tercera persona) o acusaciones en cuanto a conflicto de intereses serán examinadas por el Comité de Auditoría y Finanzas que evaluará el conflicto(s) actual o potencial y determinará la resolución apropiada. D. Resolución apropiada se define como: 1. Determinación de que no existe conflicto de intereses. 2. Determinación de que existe conflicto de intereses que requiere revelación completa de todas las personas involucradas y abstenerse de estar presente o participar en las deliberaciones de la Junta o del comité y de tratar de influenciar inapropiadamente las deliberaciones o el voto sobre el asunto que causa tal conflicto y abstenerse de los votos apropiados. 3. Determinación de que existe conflicto de intereses y destitución de todos los cargos actuales en PathStone, sus Afiliadas y Comités Asesores. Página | 4 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone CUESTIONARIO DE CONFLICTO DE INTERESES DE PATHSTONE Nombre: Haga clic aquí para entrar texto. Por favor, complete el cuestionario siguiente indicando cualquier conflicto real o potencial. Para cada respuesta, marque “Sí” o “No.” Si usted contesta “Sí” a cualquier pregunta, provea una explicación escrita de la acción o transacción específica en el espacio provisto. Adjunte hojas adicionales de ser necesario. Intereses Financieros - Un conflicto puede existir donde un empleado o asociado de un empleado directamente o indirectamente se beneficia o saca provecho como resultado de una decisión hecha o transacción en que PathStone se involucró. Durante los pasados doce (12) meses: 1. ¿Ha contratado PathStone para comprar o arrendar mercancías, servicios o propiedad de usted o de cualquiera de su familia o asociados? ☐Sí ☐No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. 2. ¿Ha adquirido PathStone un interés de propietario o invertido en una entidad de negocio de la cual usted o cualquiera de su familia o asociados es dueño? ☐Sí ☐No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. 3. ¿Ha recibido usted o cualquier miembro de su familia o asociado un regalo, propina o favor en exceso de un valor de $25 de una persona o entidad que tiene negocio o busca negocio con PathStone? ☐Sí ☐ No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. 4. ¿Ha recibido usted o cualquier miembro de su familia o asociado gratuitamente el uso de las instalaciones, propiedad o servicios de PathStone? ☐Sí ☐ No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. Otros Intereses – También un conflicto puede existir cuando un empleado o un miembro de su familia o un asociado del empleado obtiene un beneficio o ventaja no-financiero que él o ella no hubiera obtenido sin su relación con PathStone, o cuando su servicio o responsabilidad debido a PathStone está en conflicto con un servicio o responsabilidad que debe a alguna otra organización. Durante los pasados doce (12) meses: Página | 5 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone 1. ¿Ha obtenido usted tratamiento preferencial por PathStone para usted mismo o cualquiera de su familia o asociados ☐Sí ☐No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. 2. ¿Usó usted información confidencial obtenida de PathStone para su propio beneficio o el beneficio de un miembro de su familia o asociado? ☐ Sí ☐No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. 3. ¿Se aprovechó usted de una oportunidad o hizo posible que un miembro de su familia o asociado se aprovechara de una oportunidad, que usted tenía razón para creer que sería de interés para PathStone? ☐ Sí ☐No En el caso de sí, por favor explique: Haga clic aquí para entrar texto. ____________________________________ Nombre (Por favor en letra de molde) Firma Fecha: Haga clic aquí para entrar texto. Por Favor, Devuelva A: Y esenia Ramos-Torres PathStone Corporation 400 East Avenue Rochester, NY 14607 yramos@pathstone.org 585-340-3396 585-340-3335 (fax) DECLARACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES He leído la declaración de la política en cuanto a conflictos de intereses. A lo mejor de mi entendimiento y creencia, ni yo ni cualquier persona con quien tengo o tuve una relación personal o de negocio está involucrada en cualquier transacción o actividad o tiene cualquier relación que pueda presentar una posible competencia o conflicto, como es definido en la declaración de la política. Además, a lo mejor de mi entendimiento y creencia, ni yo ni cualquier persona con quien tengo o tuve una relación personal, de negocio o profesional compensada tiene la intención de involucrarse en cualquier transacción, adquirir cualquier interés en cualquier organización o entidad, o llegar a ser el receptor de cualquier regalo o favor importante que pueda estar cubierto por la declaración de la política en cuanto a conflictos de intereses. ☐ Sin excepción ☐ Excepto como descrito en la declaración adjunta. ____________________________________ Nombre (Por favor en letra de molde) Firma Fecha: Haga clic aquí para entrar la fecha. Página | 6 Política y Procedimiento de Confllicto de Intereses para PathStone Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales de PathStone Corporation General: PathStone Corporation requiere que los directores, oficiales, voluntarios y empleados de tiempo completo, de tiempo parcial, de todo el año, estacionales o temporeros, observen altos estándares comerciales y ética personal en el ejercicio de sus deberes y responsabilidades. Los empleados y representantes de la organización deben practicar honestidad e integridad al llevar a cabo sus responsabilidades y cumplir con todas las leyes y reglas pertinentes. Los objetivos de la Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales (Whistleblower) de PathStone son establecer reglas y procedimientos para: La presentación de las preocupaciones, como se establece a continuación, por los empleados, directores, oficiales, y otras partes interesadas de la organización, de forma confidencial y anónima. Recibir, retener y tratar las quejas recibidas por PathStone en cuanto a preocupaciones como presentadas a continuación. La protección de directores, oficiales, voluntarios y empleados que informan sus preocupaciones contra acciones de represalias. Esta Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales será distribuida a todos los directores, oficiales, voluntarios y empleados al empezar su empleo y/o servicio y luego anualmente. Responsabilidad de Informar: Cada director, oficial, voluntario y empleado de PathStone tiene la obligación de informar de acuerdo con esta Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales: Asuntos de contabilidad o auditoría cuestionables o inapropiados. Violaciones o violaciones sospechadas de las políticas adoptadas por PathStone, incluyendo pero no limitadas a políticas de personal, reglas de finanzas y contabilidad, controles internos, el reglamento y resoluciones de la junta, Prácticas ilegales. Autoridad del Comité de Auditoría y Finanzas: Todas las preocupaciones informadas serán enviadas al Comité de Auditoría y Finanzas de acuerdo con los procedimientos aquí presentados. El Comité de Auditoría y Finanzas será responsable de investigar y hacer las recomendaciones apropiadas a la Junta de Directores, en cuanto a todas las preocupaciones reportadas. No represalias: Es la intención de esta Política de Denunciantes de Prácticas Ilegales animar y posibilitar a los directores, empleados y voluntarios para presentar preocupaciones dentro de PathStone para la investigación y acción apropiada. Con esta meta en mente, ningún director, voluntario o empleado que, de buena fe, informa una preocupación, sufrirá intimidación, hostilidad, discriminación u otra represalia o, en el caso de un empleado, consecuencias adversas en el trabajo. Además, un director, oficial, voluntario o empleado que tome represalias contra alguien que ha informado una preocupación de buena fe, está sujeto a disciplina hasta e incluyendo destitución del cargo de voluntario o terminación del empleo. Informe de preocupaciones: Las acusaciones pueden ser informadas anónimamente, pero, se anima a los individuos que informan preocupaciones que provean sus nombres ya que podría ser necesario hacer preguntas suplementarias. Página | 1 Política de Whistleblower de PathStone 1. Empleados: A. Usar procedimientos específicos actualmente existentes: Si ya existe un proceso específico, se espera que los empleados sigan los procedimientos usando los canales actualmente existentes. Ejemplos incluyen informar asuntos relacionados con hostigamiento sexual o conflicto de intereses. B. Informar al supervisor: Si no existe un procedimiento específico para informar el asunto, se anima fuertemente a los empleados para que informen a sus supervisores de buena fe cualquier infracción de la ley, reglamento o política de la empresa sin temor a represalias. C. Informar al Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos: Si in empleado no quiere informar una infracción a su supervisor o si no se ha tomado acción a nivel local, el empleado puede presentar un informe al Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos. Las acusaciones deben ser sometidas por escrito, pero si se hace una acusación verbalmente, el Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos, con la ayuda del individuo que informa, debe poner la preocupación por escrito. Se requiere que el Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos informe sin demora al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas. 2. Directores y otros voluntarios: Los directores y otros voluntarios deben someter preocupaciones por escrito directamente al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas. La información para contactar al Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas puede ser obtenida del Jefe de Finanzas. Investigación de preocupaciones: Luego de recibir la preocupación, el Comité de Auditoría y Finanzas determinará si una investigación es la acción apropiada a tomar. Si se determina que una investigación es la acción apropiada a tomar, la forma de la investigación será determinada por el Comité de Auditoría y Finanzas. El Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas notificará inmediatamente el CEO y al Presidente de la junta sobre todas las preocupaciones recibidas. El Presidente del Comité de Auditoría y Finanzas notificará al que envió la preocupación con acuso de recibo dentro de cinco días laborables, de ser posible. No será posible enviar acuso de recibo de preocupaciones anónimas. Todos los informes de preocupaciones serán investigados sin demora por el Comité de Auditoría y Finanzas y la acción correctiva apropiada, justificada por la investigación, será recomendada a la Junta de Directores. Además, la acción tomada debe incluir una conclusión y/o seguimiento con el reclamante para cerrar por completo la preocupación. El Comité de Auditoría y Finanzas puede delegar la investigación de las preocupaciones de un empleado o voluntario al Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos. En este caso, el Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos informará los resultados de la investigación al Comité de Auditoría y Finanzas. El Comité de Auditoría y Finanzas tiene la autoridad para contratar un abogado, contables, investigadores privados externos o cualquier otro recurso que se crea necesario para llevar a cabo una investigación completa de las acusaciones. Actuar de buena fe: Cualquier persona que informa una preocupación debe actuar de buena fe y tener motivos razonables para creer que la información revelada indica una práctica de contabilidad o auditoría inapropiada, o una violación de la política de PathStone. Página | 2 Política de Whistleblower de PathStone El acto de hacer acusaciones que resultan ser infundadas, y que demuestran que han sido hechas maliciosamente, imprudentemente o con el conocimiento previo de que las acusaciones son falsas, será considerado como una falta disciplinaria grave y puede resultar en acción disciplinaria, hasta e incluyendo destitución del puesto de voluntario o despido del empleo. Dicha conducta también puede dar lugar a otras acciones, incluyendo acciones civiles. Confidencialidad: Informes de preocupaciones e investigaciones pertinentes han de ser mantenidos confidenciales hasta el mayor grado posible, consistente con la necesidad de llevar a cabo una investigación adecuada. Revelar los informes de las preocupaciones a individuos no involucrados en la investigación será considerado como una ofensa disciplinaria seria y puede resultar en disciplina, hasta e incluyendo el despido del empleo. Dicha conducta también puede dar lugar a otras acciones, incluyendo acciones civiles. Página | 3 Política de Whistleblower de PathStone Política de Asistencia de la Junta de Directores POR CUANTO, la Sección VI del Artículo VIII del reglamento enmendado de PathStone Corporation, enmendado en marzo del 2008 estipula que: Cualquier miembro de la Junta que esté ausente, y cuyo sustituto está ausente también, a dos (2) reuniones consecutivas sin haber sido excusado por el Presidente se considerará como que ha renunciado como miembro de la Junta y su nombre será eliminado de la lista de la Junta a menos que el voto afirmativo de 2/3 partes de los miembros de la Junta presente en una reunión regular de la Junta acuerde reinstalar al miembro de la Junta delincuente. Evaluación y Entrenamiento Desarrollo Junta 2012-2014 • Desarrollo y reestructuración empresariales • Programa de Operaciones • Planificación Estratégica • Entendimiento del 990 • Inversiones de PathStone • Evaluación de la Junta Directiva • Sistema de Evaluación de la Comunidad • ¿Cómo PathStone mide la satisfacción del participante / dis- satisfacción • " AMC " - Comité de Manejo de Activos • " ROMA " - Manejo de Resultados • Estado de Nueva York – responsabilidades de proveedor • Certificación - Normas para la Excelencia • Pensiones y 401K • Costos Indirectos y Beneficios • Lectura de los Estados Financieros y opiniones del auditor • Circular OMB y OMB A -133 • FDIC y el Banco de Inversiones • Procedimientos de Asignación de Costos • Manuales Corporativos / Nuestra política, es decir, Manual de Finanzas, Manual de Recursos Humanos • Presupuestos basados en honorarios es decir, de propiedad de vivienda Yesenia D. Ramos Executive Assistant to President/CEO 400 East Avenue Rochester, NY 14607 Ph: 585.340.3396 Fax: 585.340.3335 yramos@pathstone.org www.pathstone.org PathStone Junta Directiva Los miembros del Consejo que representan las áreas siguientes son elegibles para un estipendio para asistir las reuniones de la junta directiva. 1. Consejos asesores del área del programa regional del estado; 2. Agricultores; 3. Organizaciones del afiliado Nombre: ____ _________________ Dirección: ______________________________ Numero de teléfono: __________________ ______________________________ Por favor escoja uno : Yo soy Representante Agrícola: ________________________________________ Consejos Asesores del área del programa regional del estado: _______________________ Organización del afiliado: ______________________________ Yo estoy asistiendo: La reunión de la junta directiva de ___________________________. La reunión de la junta ejecutiva de ___________________________. Estoy pidiendo un pago del estipendio para los días siguientes: Fechas: # de horas Cantidad ($125 5 horas o mas; $75, 4 horas o menos) TOTAL: Los estipendios se limitan a los días de la reunión, a un día antes de, y a un día siguiente a la reunión. Firma del miembro del Consejo: _____________________ Escriba su nombre: ____________________ Fecha: _____________ Dé o envíe por favor esto a su enlace del personal para procesar. **ENLACES: Esto se procesa con un VAPR a parte del avance del recorrido. Vuelva esta forma y VAPR al la ayudante ejecutiva del presidente y CEO para la aprobación. PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farmworker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. FORMA de REEMBOLSO PARA GASTOS de CUIDADO DE NIÑOS PathStone Corporation Junta Directiva Forma de Reembolso para Gastos de Cuidado de Niños Nombre del miembro del Consejo:_____________________________________ En asistir a la reunión de la junta directiva de __________________ (fecha) incurrí los gastos siguientes relacionados con el cuidado de niño (s): Nombre del niño Edad (13 o menor) Numero de días (fechas exactas) Precio ($50 primer niño, $10 cada niño adicional) Reembolso total (hay un máximo de $100 por día) Haga el cheque pagadero a:_______________________________________________ Seguro Social del beneficiario: ___________________________________ Nombre del proveedor del cuidado de niños si es diferente de beneficiario:____________________ (este no puede ser padre del niño) Dirección: _____________________________________________________ _____________________________________________________ Ate los recibos, como documentación para el pago (requerido). Firmando abajo, certifico que la información proporcionada arriba es exacta al mejor de mi conocimiento: Firma del miembro del Consejo/fecha:______________________________________________ PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farmworker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. Establecer una cuenta para el desarrollo profesional para los miembros de la Junta POR CUANTO, de vez en cuando se presentan oportunidades de desarrollo profesional a los miembros de la Junta de Directores que, de ellos asistir, mejoraría significativamente la capacidad del individuo para supervisar las operaciones de PathStone o para abordar mejor los problemas estratégicos que enfrenta la corporación; y, POR CUANTO, PathStone tiene una política de desarrollo profesional, de larga duración, para los empleados de todo el año que provee hasta $600 una vez al año para ser usados para la educación continua. RESUÉLVASE POR LO TANTO que una política similar sea adoptada para la Junta de Directores en octubre, 2013 a ser administrada conjuntamente por el Presidente/CEO y el Comité de Personal (o el Comité Ejecutivo) y que se utilicen las directrices desarrolladas por el CEO. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Sergio Ceballos Deanna Leibowitz Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #19 DEL 2014 Breve Resumen de la Ley “Sarbanes-Oxley” de 2002 Muchos miembros de la junta cooperativista han expresado preocupación acerca de las implicaciones para las cooperativas de la Ley Sarbanes-Oxley. Para ayudar a aclarar esta Ley y dichas implicaciones, hemos resumido una descripción básica de algunas de las provisiones más importantes de la misma. Este resumen es simplemente informativo y no debe ser usado para asesoramiento legal. Estas provisiones no afectan directamente las juntas cooperativas, pero deben ser usadas como una guía para el uso de las “mejores prácticas”. La Ley Sarbanes-Oxley (SOX, por sus siglas en inglés) fue diseñada para restaurar la confianza del inversionista a raíz del brote de escándalos y bancarrotas corporativos alrededor del año 2000. Actualmente, SOX se aplica únicamente a compañías que cotizan en la bolsa bajo la jurisdicción de la Comisión de Valores y Cambio (SEC, por sus siglas en inglés), pero hay algunos estados que están impulsando su aplicación a las grandes organizaciones sin fines de lucro. Provisiones Principales: La ley Sarbanes-Oxley estableció la creación de la Junta Supervisora de Empresas de Contabilidad Pública (Public Company Accounting Oversights Board). Esta junta registrará y regulará a todas las empresas de contabilidad públicas, incluyendo: inspecciones de empresas de contabilidad, investigaciones y procedimientos disciplinarios, y el aseguramiento del cumplimiento con los estándares profesionales. SOX también describe las responsabilidades de las empresas de contabilidad: o Sección 204- Los auditores deben reportar todas las políticas y prácticas esenciales de contabilidad al comité auditor de la empresa. o Sección 203- El socio que conduce y el que revisa la auditoria deben rotar fuera de esa posición por un periodo de 5 años. o Sección 201- Prohíbe a cualquier empresa de contabilidad pública el proveer servicios que no sean de auditoría mientras auditan la empresa. Estos servicios incluyen: contabilidad, tasación y otros (excluye preparación de declaración de impuestos). La Sección 301 requiere la formación de un comité independiente y competente de auditoría. El comité de auditoría es responsable por reclutar, fijar la compensación, y supervisar las actividades del auditor. SOX requiere que cada miembro del comité de auditoría de una empresa sea miembro de la junta de directores y sea “independiente”. El término “independiente" significa que los miembros no son parte del equipo gerencial y no realizan ningún servicio de consultoría o profesional para la empresa. En adición, se recomienda que cada comité de auditoría tenga un “experto en finanzas” como parte del comité. La junta de directores tiene actualmente la libertad de definir “experto en finanzas” basado en la educación y experiencia del individuo. La Sección 302 requiere que el CEO (Director Ejecutivo) y el director de finanzas certifiquen que los estados financieros representan exacta e imparcialmente la condición financiera y las operaciones de la compañía. Hay sanciones criminales para una certificación falsa intencional. La Sección 402 prohíbe los préstamos a cualquiera de los directores o ejecutivos de la empresa. La Sección 409 requiere que haya una rápida divulgación de cambios materiales en las condiciones financieras de la empresa. La Sección 404 requiere que cada informe anual contenga un informe de control interno. Este informe declara la responsabilidad de la gerencia por establecer e implementar procedimientos adecuados para el informe financiero. Este reporte tiene que incluir: una evaluación de la efectividad de la estructura de control interno y los procedimientos, cualquier código de ética y el contenido del código. Protección Para Denunciante Interno SOX provee nueva protección para denunciantes internos y establece sanciones criminales por acciones que se tomen en contra de dichos denunciantes. Ahora es ilegal para cualquier empresa (incluye empresas privadas) el castigar a denunciantes internos en cualquier manera. Esta porción de SOX es especialmente importante para que las juntas cooperativas la sigan como una de las “mejores prácticas”. Todas las organizaciones deben implementar procedimientos para manejar las quejas de los empleados con referencia a prácticas gerenciales de contabilidad o financieras. Se recomienda que la organización establezca un proceso anónimo de quejas para animar a los empleados a reportar cualquier práctica gerencial de finanzas inapropiada. La Sección 1102 establece como un crimen el que cualquier persona destruya, altere u oculte cualquier documento para evitar su uso en procedimientos legales oficiales. Referencias y enlaces de ayuda usados para compilar este resumen y comentarios concernientes a Sarbanes-Oxley y a las cooperativas pueden ser hallados en: Sarbanes-Oxley Act and Implications for Nonprofit Organizations (Ley de Sarbanes-Oxley e Implicaciones para Organizaciones sin Fines De lucro): http://www.boardsource.org/clientfiles/Sarbanes-Oxley.pdf Summary of Sarbanes-Oxley Act of 2002 (Resumen de la Ley “Sarbanes-Oxley” de 2002): http://www.aicpa.org/info/Sarbanes_oxley_summary.htm Rural Cooperatives November/December 2002, Commentary by Randall Torgerson: Integrity essential in reporting financial results (Cooperativas Rurales Noviembre/Diciembre 2002, Comentario por Randall Torgerson: La integridad, esencial al informar resultados financieros): http://www.rurdev.usda.gov/rbs/pub/nov02/nov02.pdf Penn Lines Cooperative News Magazine June 2003, Commentary: “Good Governance” (Penn Lines Cooperative News Magazine Junio 2003, Comentario: “Buen Manejo Empresarial”): http://www.prea.com/Pennlines/June2003.pdf Dorsey & Whitney LLP Ag Coop Alert: Cooperatives Should Consider Implementing Whistleblower Policy (Dorsey & Whitney LLP Ag Alerta Cooperativa: Las Cooperativas Deben Considerar la Implementación de la Política del Informante Interno): http://www.dorsey.com/publications/legal_detail.aspx?FlashNavID=pubs _legal&pubid=135873303 CÓMO TENER REUNIONES PRODUCTIVAS Y LOGRAR QUE FUNCIONE EL PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO BÁSICO Objetivos: • Definir el procedimiento parlamentario. • Entender los ingredientes clave para tener una reunión eficaz. • Describir y discutir las razones para utilizar el procedimiento parlamentario en una reunión. • Reconocer la importancia de usar una agenda. • Diferenciar entre los tipos de mociones y enmiendas e identificar los métodos para votar. Preparación Previa: Revisar el material provisto en el paquete de la lección. • Materiales necesarios para el entrenamiento del personal (dejar que entrenen por lo menos una hora): o Proyector, presentación de Power Point, rotafolio y marcadores. o Folleto Las Reglas del Orden de Robert para cada participante. o Folleto “Idioma” del Procedimiento Parlamentario para cada participante. o Entregar un folleto de Moción a cada participante. o Folleto Un vistazo a los Procedimientos Parlamentarios para cada participante. Antecedentes: Con frecuencia, las reuniones resultan estresantes y caóticas cuando un grupo trata de tomar una decisión en base a un consenso. Muchos individuos tratan de discutir al mismo tiempo, mientras que otros permanecen sentados al fondo de la habitación y están desconectados de los temas que se están discutiendo. Las reuniones no productivas terminan en discusiones entre los participantes, se toman malas decisiones y la gente se va de la reunión sintiéndose confundida y frustrada. La comprensión básica del procedimiento parlamentario lleva a reuniones bien organizadas y a la toma de decisiones positivas para los participantes. El procedimiento parlamentario es un método organizado para tener reuniones productivas. Es importante entender que las “reglas” del procedimiento parlamentario son pautas sencillas para seguir, no son leyes. El sistema usado más comúnmente se denomina Las Reglas del Orden de Robert. El procedimiento parlamentario puede ser intimidante, confuso y aburrido, en especial para quienes no han tenido esa experiencia, así que comenzaremos con la información básica para facilitar la comprensión del enfoque práctico para dirigir reuniones. Lección I. ¿Qué es el Procedimiento Parlamentario? • Un conjunto de “reglas” comprobadas, utilizadas para agilizar las reuniones. • Pautas a seguir, no leyes. • Un sistema que permite que una organización realice negocios de manera justa y democrática. II. ¿Por qué se recomienda usar el Procedimiento Parlamentario? • Se maneja sólo un tema de la empresa cada vez. • Todos los participantes tienen la oportunidad de participar en la discusión. • Sigue la regla de la mayoría. • Protege los derechos de la minoría. Page 1 of 7 III. Cómo usar el “Idioma” de los Procedimientos Parlamentarios • Moción – propuesta o resolución de un miembro para que la asamblea tome una cierta acción o exprese un punto de vista. Una moción se considera fuera de orden si entra en conflicto con la constitución o estatutos del grupo. • Moción Principal – una moción para presentar un tema principal. Sólo puede considerarse una moción principal a la vez y debe atenderse antes de considerar otra. • Moción para poner en la mesa – una moción que se pone a un lado mientras se considera otra pregunta pendiente por un tiempo indefinido. • Moción para quitar de la mesa – una moción que permite a la asamblea retomar la consideración de un tema que estaba pendiente. • Punto de Orden – objetar un procedimiento porque entra en conflicto con las reglas del procedimiento. • El presidente debe reconocer el punto. • Preguntas previas – una moción para terminar el debate, la cual requiere que la asamblea vote por el asunto envuelto. La moción debe ser suspendida, requiere 2 terceras partes de los votos y no está sujeta a debate. • Enmienda amistosa – cambio pequeño a una moción original. Aquellos que hicieron y secundaron la moción original deben aceptar la enmienda. • Moción para levantar la sesión – una moción realizada al final de la reunión de negocios o al final de una sesión de negocios. • Voto mayoritario – más de la mitad de los votos, o el 50% +1 • Quórum – el número de miembros requerido en los estatutos para tener una reunión legal. IV. Importancia de la Agenda: Una agenda es una lista formal de asuntos que deben tratarse en una reunión; el presidente es quien usualmente la elabora y la distribuye a los miembros con anticipación. Debe ser aprobada por los miembros al inicio de la reunión, y finalmente, una agenda bien planificada es vital para lograr una reunión productiva y bien organizada. V. Muestra de la Agenda • Llamado al orden – el presidente comienza la reunión a la hora establecida diciendo algo así como “La reunión ahora entrará en orden”. • Pasar lista – en las actas aparecen los nombres de los presentes y los ausentes. • Aprobación de las actas de la reunión anterior – las actas deben enviarse con la agenda antes de la reunión para que los miembros las lean. Si no hay cambios, las actas se aprueban sin una moción ni sesión de voto. • Informe de los Oficiales – los informes típicos de los oficiales incluyen los informes del tesorero y del secretario. • Informes de los Comités – antes de la reunión, el presidente debe verificar con los comités para ver qué progreso se está haciendo y averiguar si tienen un informe para el grupo. • Asuntos sin concluir – asuntos pendientes de reuniones previas. • Asuntos nuevos – deben listarse en la agenda. • Anuncios – Deben listarse en la agenda para ahorrar tiempo. • Levantar la sesión. VI. Rol de los Participantes de la Reunión • Es responsabilidad de los participantes establecer y conservar una estructura eficaz para las reuniones. • Todos los participantes tienen el derecho y la responsabilidad de participar en reuniones y en Page 2 of 7 • el procedimiento parlamentario. Los participantes deben conocer la Constitución y los Estatutos de la organización. ¡Participe de la discusión! – Las discusiones fuertes del grupo conducen a la toma de decisiones fuertes. VII. Claves para Reuniones Efectivas • El procedimiento parlamentario se basa en mociones. • La clave del procedimiento parlamentario reside en aprender y comprender estas mociones. • No se abrume con la lista de mociones, concéntrese en aquellas que se usarán de manera regular. • RECUERDE – el uso del procedimiento parlamentario requiere paciencia, práctica ¡y mucho esfuerzo! VIII. Uso del Mallete • El mallete permite al presidente obtener la atención en forma rápida. • Un golpe – indica a los miembros (participantes) que deben sentarse y le sigue al término de un asunto o de anuncios. • Dos golpes – llamado al orden en la reunión. • Tres golpes – indica a los miembros que se pongan de pie. • Series de golpes – restablecer el orden en la sala. IX. Métodos para Votar – Existen 4 métodos comunes para votar: • Voto de voz – funciona sólo en grupos pequeños, no grandes. En un grupo grande es difícil distinguir la cantidad. • Voto creciente – levantar la mano o levantarse físicamente. Este es el método más común para votar. o El presidente cuenta en respuesta a aquellos a favor y aquellos en contra. • Voto secreto – el secretario distribuye, recoge, cuenta e informa sobre la decisión al presidente, quien anuncia el resultado. • Pasar lista – el presidente pregunta a cada miembro cómo vota. • Quórum – revisar las definiciones previas (mayoría simple / dos tercios del voto) X. Mociones – cada una de estas mociones se discutirá detalladamente: • Mociones principales • Mociones privilegiadas • Mociones secundarias • Mociones incidentales • Mociones sin clasificar XI. Mociones Principales • Presenta un tema principal. Sólo puede considerarse una moción principal a la vez y debe de atenderse antes de considerar otra. • La única forma de comenzar una moción es decir... “Yo propongo...” • Ejemplo: “Sr. /Sra. Presidente, propongo que asistamos al Campamento de Liderazgo del Condado”. • Las mociones principales requieren ser secundas y son debatibles y enmendables. Requieren un voto de mayoría (consulte “Para manejar una moción” ) Page 3 of 7 XII. Secundar una Moción: Muestra respaldo de otros miembros y somete la moción al voto. XIII. Debatir una Moción • Los miembros pueden presentar las preocupaciones que tengan sobre una moción. • Otros pueden ser persuadidos de votar en un sentido u otro. • El grupo puede recibir más información sobre la moción. XIV. Enmendar una Moción – Permite que se realicen cambios a la moción. • No se pueden considerar más de dos enmiendas a la vez. o Requiere ser secundada; y es debatible y enmendable; voto de la mayoría. • La moción principal puede alterarse por: Adición – agregar una palabra o frase. o Substracción – eliminar parte de la moción pero sin cambiar la intención. o Substitución – eliminar parte de la moción e insertar una nueva palabra o frase. XV. Mociones Privilegiadas No tienen relación con una pregunta pendiente, sin embargo, tienen tal importancia que adquieren precedencia sobre todas las demás mociones, tales como: • Establecer la hora de levantar sesión – poner fecha y hora para levantar la reunión (requiere secundar, ser no debatible, enmendable y el voto de la mayoría) • Levantar la sesión – terminar la reunión actual inmediatamente (requiere secundar, ser no debatible, no enmendable y el voto de la mayoría) • Receso – descanso temporero en una reunión (requiere secundar, ser no debatible, enmendable sólo por tiempo y el voto de la mayoría) • Levantar una pregunta de privilegio – asegura la comodidad para los miembros (no requiere nada, la pregunta establecida se decide por el presidente) Llamado a las órdenes del día – exige el cumplimiento de la agenda o busca la información en el orden de la agenda (no requiere nada, es dirigido por el presidente) XVI. Mociones Secundarias- aplicado a otras mociones para el propósito de disposición apropiada, tal como: • Poner sobre la mesa – atrasa brevemente una moción hasta que se tome de la mesa (requiere secundar, ser no debatible, no enmendable y el voto de la mayoría) • Llamar a la pregunta previa – termina el debate inmediatamente (requiere secundar, ser no debatible, no enmendable y el voto de las 2/3 partes) • Posponer definitivamente – atrasa una moción por cierto tiempo (requiere secundar, ser debatible, enmendable y el voto de la mayoría) • Consultar a un comité – asigna la moción a un comité (requiere secundar, ser debatible, enmendable y el voto de la mayoría) • Enmendar – cambia la moción (a través de una adición, substracción o substitución) • Posponer indefinidamente – mata la moción sin un voto (requiere secundar, ser debatible, no enmendable y el voto de la mayoría) XVII. Mociones Incidentales: Corrige acciones desacertadas o el uso impropio del procedimiento parlamentario • Objetar la consideración a la pregunta – detiene las medidas ofensivas o inapropiadas (no requiere secundar, no es debatible ni enmendable y las 2/3 partes de los votos) • Apelar la decisión del presidente – permite que los miembros anulen al presidente si sienten Page 4 of 7 • • • • • que éste tomó una decisión sin el consenso del grupo (requiere secundar, ser debatible sólo si la moción era debatible, no enmendable y el voto de la mayoría) Levantar una cuestión de orden – se han cometido errores parlamentarios (no requiere nada, es decidido por el presidente) Retirar una moción – se retracta una moción propuesta. Sólo puede hacerse por el miembro que propuso la moción original (no requiere nada, el presidente pide objeciones; si hay una objeción se necesita el voto de la mayoría) Suspender las reglas – hace excepciones a los estatutos de la constitución de la organización (requiere secundar, no ser debatible, no enmendable y las 2/3 partes de los votos) Llamar a la división de la casa – requiere una voz contable si se usó el voto de voz (no requiere nada, el presidente lo realiza) Levantar una investigación parlamentaria – revisar las cuestiones parlamentarias o preguntar sobre la forma de cumplir una capacidad (no requiere nada, el presidente lo realiza) XVIII. Mociones sin clasificar: Tienen un propósito definido pero no están clasificadas como otro tipo de moción, tales como: • Reconsiderar – corrige una acción mal terminada. El miembro que propone reconsiderar debe haber estado en el lado prevaleciente o la moción (requiere secundar, ser debatible, no enmendable y voto de la mayoría) o Rescindir – revoca la acción previa (requiere secundar, ser debatible, enmendable y 2/3 partes de los votos) o Tomar de la mesa – retomar la consideración de una moción sobre la mesa (requiere secundar, ser no debatible, no enmendable y el voto de la mayoría) Consideraciones Finales: No se abrume: dominar el procedimiento parlamentario requiere mucha práctica y paciencia, así que puede modificar el procedimiento para que se ajuste a las necesidades de su grupo; no todas las mociones deben ser memorizadas, enfóquese nada más en aquellas que usará en forma regular. Aplicación: El procedimiento parlamentario se basa en métodos comprobados que han funcionado durante cientos de años. Ya sea que usted es líder o participante de una reunión, tener una comprensión básica del procedimiento parlamentario hará que su reunión fluya mejor y sentirá que ha cumplido sus objetivos. Referencias: Archer, T. M., Dill, D., y Weber, E. M. Ohio State University Fact Sheet. (n.d.). Parliamentary procedure. Recuperado el 9 de diciembre de 2004, de http://ohioline.osu.edu/4hfact/001 1 .html Robert, H. M., Evans, W. J., Honemann, D. H., y Balch, T. J. (2000). Las Reglas del Orden de Robert: Edición revisada (10ma. ed.). Cambridge, MA: Perseus Publishing. Quinn, T., Riggs, N., y Hanson, D. (1998). Procedimiento parlamentario simplificado. [Folleto]. Iowa State University, University Extension. Ames, IA. El resumen y los Principios Básicos de las Reglas del Orden de Robert existe para facilitar las transacciones de negocios y promover la cooperación y armonía, y todos los miembros tienen los mismos derechos, privilegios y obligaciones. Recuerde: la mayoría tiene el derecho de decidir, y la minoría tiene derechos que deben protegerse. • • • • • Para que el grupo actúe, debe haber un quórum. La discusión completa y libre de cada moción considerada es un derecho básico, y sólo puede considerarse una pregunta a la vez. Los miembros tienen el derecho a saber en todo momento cuál es la pregunta pendiente, y reiniciarla antes de emitir un voto; ningún miembro puede hablar hasta que sea reconocido por el presidente. Nadie puede hablar una segunda vez sobre la misma cuestión si hay otro que quiere hablar del tema por primera vez. El presidente debe ser estrictamente imparcial. Page 5 of 7 Manejar una Moción: Un miembro hace una moción; otro miembro la secunda, y el presidente establece la pregunta sobre la moción. Tres Pasos en la Consideración de una Moción • Los miembros debaten la moción (a menos que ningún miembro pida el uso de la palabra para ese propósito). • El presidente somete la cuestión al voto y el presidente repite la pregunta. • El presidente toma la votación: “Todos los que estén a favor de la moción, digan sí." "Aquellos que se opongan, digan no." (Una votación pasa con mayoría simple) • El presidente anuncia el resultado de la votación. El anuncio completo debe incluir: o Informe sobre la votación misma, estableciendo qué lado prevaleció (e incluyendo el conteo de ser necesario) o Declarar que la moción se ha adoptado o perdido, y una declaración que indica el efecto de la votación u ordenando su ejecución. o Cuando sea aplicable, el anuncio del próximo tema a tratarse o declarar la pregunta de la próxima moción que consecuentemente se someterá al voto. Page 6 of 7 LOS PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS EN RESUMEN Para hacer esto... Aplazar la reunión* Usted dice esto... Propongo que aplacemos ¿Puede ¿Usted debe ¿La moción es ¿Qué voto se interrumpir al ser debatible? requiere? interlocutor? secundado? No Sí No Mayoría Receso de la reunión Propongo que hagamos un receso hasta... No Sí No Mayoría Quejas sobre el ruido, temperatura de la habitación, etc.* Punto de privilegio Sí No No Sin voto Propongo que lo pongamos sobre la mesa No Sí No Mayoría Propongo la pregunta previa No Sí No 2/3 del voto No Sí Sí Mayoría No Sí Sí Mayoría Propongo que esta moción sea enmendada por... Propongo que... No Sí Sí Mayoría No Sí Sí Mayoría Objeción al procedimiento o afrenta personal* Punto de orden Sí No No Sin voto, el presidente decide Solicitar información Punto de información Sí No No Sin voto Pedir el conteo real para verificar la elección de la votación Propongo una división de la casa No No No Sin voto Retomar un asunto que estaba sobre la mesa* Propongo tomar de la mesa... No Sí No Mayoría Sí Sí Sí Mayoría Sí Sí Sí Mayoría Suspender la consideración posterior de algo Terminar el debate Posponer la consideración Propongo que de algo pospongamos este asunto hasta... Hacer que se estudie más Propongo que pasemos algo este asunto al comité Enmendar una moción Presentar un asunto (una moción primaria) Reconsiderar algo que ya Propongo que se había resuelto* reconsideremos nuestra acción relativa a... Votar sobre una determinación del Presidente *No es enmendable Yo apelo la decisión del presidente Adaptación de las Reglas del Orden de Roberts, 10ma. edición Seguro de Responsabilidad Civil de Directores y Ejecutivos Principales de PathStone ¿Qué es Seguro de Responsabilidad Civil de Directores y Ejecutivos Principales? El Seguro de Responsabilidad Civil de Directores y Ejecutivos Principales de la corporación protege a los mismos de acciones, errores y omisiones en el transcurso de la operación de la corporación cuando se haya puesto una demanda legal en contra de la corporación, y sus directores y ejecutivos principales sean encontrados culpables y deban compensación monetaria. Los directores y ejecutivos principales deben actuar de acuerdo a tres deberes básicos: El Deber de Diligencia: requiere que ellos actúen con el cuidado que una persona razonablemente responsable en una posición similar tendría bajo circunstancias similares. También deben actuar de buena fe al ejecutar sus deberes y hacerlo de la manera que mejor convenga a los intereses de la corporación. El Deber de Lealtad: requiere que directores y ejecutivos principales eviten cualquier acción que lesionaría o tomaría ventaja de la organización basada en sus propias actividades personales. A menudo esto es mayormente ignorado; sin embargo, ahora existe legislación que está dirigida a corregir y castigar a los malhechores. (Vea Sarbanes-Oxley) Este deber requiere lealtad a la organización y que no haya conflicto de intereses. El Deber de Obediencia: requiere que los directores y ejecutivos principales ejecuten sus deberes obedeciendo los estatutos de la corporación. Se requiere que los directores y ejecutivos principales cumplan con los deberes básicos de la Regla del Juicio de Negocios. Esta regla concede a los directores y ejecutivos principales de compañías listadas en la bolsa de valores protección de responsabilidad si sus acciones fueron ejecutadas de buena fe usando un juicio de negocio razonable. Por favor, lea la política para los detalles completos sobre qué está cubierto y los términos y condiciones específicos. 4/27/09 RESOLUCIONES QUE SON VÁLIDOS POR AÑOS Estas resoluciones siguen siendo válidas y no se requiere ser aprobada de nuevo a menos que estaremos haciendo un cambio. Serán colocadas en el manual de la junta en una sección separada y también en la sección de la junta de la página de internet. Procedimiento para gasto de reunión de la Junta POR CUANTO, PathStone Corporation reembolsa a los miembros de la Junta por todos los gastos relacionados con su participación en las reuniones de la Junta corporativa y las reuniones de los comités, y, POR CUANTO, la Resolución #43 del 13 de enero, 2002 establece un estipendio para todos los miembros de la Junta que representan los Concejos Asesores de Área de Programa, Organizaciones Afiliadas y Concejos Asesores de PathStone en la Junta de Directores. Los miembros de la Junta elegibles recibirán un estipendio para compensar por pérdida de ingreso personal, establecido a $125 por día y/o $75 por medio día para viajar a las actividades de reuniones de la Junta. RESUÉLVASE, que el estipendio del 2014 por pérdida de ingreso se quede en $125 por día y/o $75 por medio día para viajar a las actividades de reuniones empezando en enero del 2014. RESUÉLVASE ADEMÁS, que tal estipendio sea pagado, para los días de reuniones y por el día (o medio día) antes y después de las reuniones de la Junta Corporativa de PathStone o reuniones del Comité Ejecutivo. Moción presentada por: Allen Joshua Secundada por: Deanna Leibowitz Acción & fecha: Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #15 DEL 2014 Orientación a los miembros de la Junta y revisión de los procedimientos de gobierno y operación de la agencia requeridos por las fuentes de financiamiento de PathStone y Afiliadas POR CUANTO, PathStone Corporation tiene muchas fuentes diferentes de fondos federales, estatales y locales que financian los servicios operados por PathStone y sus afiliadas; y, POR CUANTO, las fuentes de financiamiento llevan a cabo regularmente revisiones, evaluaciones y auditorías de programas y fiscales que incluyen cuestionarios que deben ser contestados por los miembros de la Junta de Directores de PathStone Corporation; y, POR CUANTO, el Presidente/CEO (y/o su representante designado) es responsable de proveer una orientación abarcadora a los miembros de la Junta, al menos anualmente, sobre todos los procedimientos operacionales de la agencia con el objetivo de asegurar que todos los miembros de la Junta estén expuestos y entienden totalmente todos los procedimientos operacionales usados para manejar la administración y operación de todos los servicios de los programas; y, POR CUANTO, los miembros de la Junta deben tener acceso regular a todos los procedimientos operacionales que dirigen la administración, manejo y operación de todos los servicios de PathStone; RESUÉLVASE POR LO TANTO, que el Presidente/CEO y su Asistente Ejecutivo asegurarán que todos los procedimientos operacionales son revisados con los miembros de la Junta en una orientación abarcadora en persona y también los harán accesibles a los miembros de la Junta regularmente por medio de un enlace (link) especial, privado al sitio web de PathStone; y, RESUÉLVASE ADEMÁS, que los siguientes procedimientos operacionales y documentos relacionados sean incluidos en el sitio web privado y estén disponibles para todos los miembros de la Junta y sus sustitutos: • • • • • • Manual de la Junta Manual Fiscal Manual de Personal Juntas Tripartita IM No. 82 Cuestionario de Responsabilidad del Vendedor Otros documentos pertinentes RESUÉLVASE ADEMÁS, que este sitio web sea actualizado por el Presidente/CEO y su Asistente Ejecutivo a medida que estos procedimientos operacionales sean actualizados o cuando se requieran unos nuevos. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Andrés Ramos George Master Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #17 DEL 2014 Política de Impasse para Concejos de Política de los Padres de Head Start & la Junta de Directores POR CUANTO, las reglamentaciones de Head Start requieren que los Concejos de Política de los Padres de los centros compartan las responsabilidades de gobierno con la Junta de Directores Corporativa de PathStone en las áreas de formulación de políticas y otras decisiones concernientes a las operaciones de programa; y, POR CUANTO, tales responsabilidades compartidas pueden, de vez en cuando, resultar en desacuerdo entre los dos cuerpos con respecto al curso de acción propuesto; y, RESUÉLVASE POR LO TANTO que la Política de Impasse adjunta sea adoptada conteniendo los siguientes elementos: • • • • Establecimiento de un Comité de Impasse consistente del Presidente de la Junta de Directores de PathStone, Presidente del Concejo de Política de los Padres que está experimentando el Impasse y el Presidente/CEO de PathStone. Un procedimiento que proveerá una revisión oportuna del Impasse. Un procedimiento que permite enmiendas a las propuestas en disputa. Una resolución final por arbitración. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Tammy Leuvano Nicole Terry Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #18 DEL 2014 Política respecto a no hacer contribuciones corporativas a Comités de Acción Política POR CUANTO a los miembros del personal y la Junta a veces se les pide que hagan contribuciones a los Comités de Acción Política estatales, locales o federales así como otras contribuciones políticas; y, POR CUANTO las leyes estatales, locales y federales y las reglamentaciones que gobiernan los Comités de Acción Política (PAC, siglas en inglés) prohíben cualquier contribución corporativa de organizaciones sin fines de lucro de propósitos caritativos como PathStone Corporation, incluyendo corporaciones subsidiarias de organizaciones sin fines de lucro; RESUÉLVASE POR LO TANTO que la política de PathStone Corporation es que ningún miembro del personal o de la Junta puede hacer contribuciones corporativas o dirigir a otros empleados o miembros de la Junta para que hagan contribuciones financieras corporativas a cualquier Comité de Acción Política o cualquier otra entidad política; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que la Junta de Directores de PathStone instruye al Presidente/CEO para que comunique la política corporativa y prohibición de las donaciones políticas corporativas a todos los empleados y miembros de la Junta al menos una vez al año a través de la publicación de las resoluciones corporativas de operaciones; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que en el caso poco probable de que se haga un pago corporativo a un comité de acción política, que se pida a tal PAC que pague inmediatamente a la corporación la cantidad exacta del pago; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que en el caso poco probable de que un pago corporativo ha sido hecho, que el empleado o empleados responsable(s) de ese error sea(n) educado(s) apropiadamente y disciplinado(s) por el Presidente/CEO, si lo cree necesario; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que las políticas de personal de PathStone que se refieren a la política corporativa sobre cabildeo y otras actividades políticas sean enmendadas para reflejas la política a la que se hace referencia arriba respecto a contribuciones a los Comités de Acción Política y para otros propósitos políticos. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Miguel Sánchez Miriam Díaz Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #26 DEL 2014 Procedimiento para endosar a individuos, socios de negocio, organizaciones colaboradoras, fuentes de financiamiento para reconocimiento público de logros a nombre de PathStone POR CUANTO, ocasionalmente los miembros del personal y la Junta de PathStone tienen la oportunidad de endosar o de alguna manera recomendar a los socios de negocio, organizaciones colaboradoras, fuentes de fondos para reconocimiento público por logros; y, POR CUANTO, estos endosos son propuestos a nombre de PathStone y/o corporaciones afiliadas; RESUÉLVASE POR LO TANTO que el miembro del personal o de la Junta que propone el endoso y reconocimiento público de cualquier individuo, socio de negocio, organización colaboradora o fuente de financiamiento sea responsable de desarrollar una propuesta por escrito al CEO. Esta propuesta delineará cuidadosamente la razón para el endoso propuesto incluyendo un análisis del posible impacto y valor para PathStone. El reconocimiento de los patrones agrícolas es una parte anticipada de los esfuerzos de empleo y adiestramiento para trabajadores agrícolas. En tal situación, las opiniones de los trabajadores, comités de trabajadores y gremios deben ser solicitadas y tomadas en consideración. La misión de PathStone de empoderar a las personas con ingresos bajos es la razón por la cual se solicitan estas opiniones. Este informe debe ser sometido al menos dos semanas antes de la fecha fijada para el endoso propuesto; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que el CEO presente una aprobación por escrito del endoso propuesto y sea responsable de someter el endoso propuesto a la organización o individuo apropiado responsable para recibir el endoso de PathStone. El CEO considerará el impacto sobre PathStone resultante del endoso solicitado y tomará una decisión basado en su análisis de ese impacto; y, RESUÉLVASE ADEMÁS que el CEO incluya una lista de endosos en el informe regular del CEO a la Junta de Directores de PathStone. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: George Master Abraham Hernández Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #37 DEL 2014 Patrocinio de proyectos de grupos voluntarios de la comunidad De vez en cuando a los miembros del personal o de la Junta de PathStone se les pide que patrocinen proyectos locales de la comunidad. Estos proyectos pueden ser definidos como actividades voluntarias de corta duración, con un solo propósito que involucran a miembros de la comunidad en la creación e implantación de un proyecto con un solo propósito que provee una experiencia de mejora educativa, recreativa y/o cultural para beneficio de personas específicas de la comunidad. Para responder de modo creativo a estas peticiones, y también para proteger la posible exposición de responsabilidad de PathStone, la Junta de Directores ha instruido al CEO para que solicite cierta información antes de que el CEO tome la decisión respecto a si PathStone debe o no ser patrocinador. Cualquiera que esté interesado en que PathStone patrocine un proyecto de la comunidad debe someter su petición por escrito al Presidente/CEO al menos 60 días antes del evento propuesto. El CEO tomará la decisión sobre la petición dentro de los 30 días a partir de la fecha cuando recibió la propuesta. Si PathStone acuerda patrocinar el proyecto propuesto, el CEO, actuando a nombre de la corporación, enviará una carta de compromiso (contrato) al director del proyecto. PathStone proveerá lo siguiente como su compromiso con el proyecto: a. Cobertura bajo la Política de Responsabilidad General de PathStone b. Cobertura de seguro de auto (si es requerido) c. Cobertura bajo la Política de Responsabilidad General Sombrilla de PathStone d. Cobertura de accidente de estudiante para gastos médicos hasta $3,000/estudiante e. PathStone permitirá al proyecto usar el nombre y logo de PathStone para el proyecto. f. PathStone proveerá apoyo de personal de mutuo acuerdo para completar esta solicitud, proveer asesoramiento, contestar preguntas y coordinar los servicios relevantes según enumerados en la propuesta/contrato. g. Otros servicios según acordados mutuamente e incluidos en el contrato. El Proyecto propuesto proveerá lo siguiente: 1. Todo el financiamiento del proyecto excepto la cobertura de seguro y otros servicios de PathStone negociados. 2. Prueba de las cuentas bancarias establecidas y los procedimientos de contabilidad apropiados que aseguren la responsabilidad fiscal. 3. Completar toda la información requerida en la solicitud y recibir la aprobación por escrito del CEO y el empleado administrativo local de PathStone. 4. Contrato firmado según desarrollado por PathStone. 5. Proveer un informe breve y evaluación del proyecto una vez terminado. 6. Formularios de Voluntarios de PathStone firmado para todo el liderazgo voluntario. 7. Prueba de que se ha obtenido financiamiento antes del comienzo de la actividad del proyecto. Una declaración de la cuenta bancaria será aceptable. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Miguel Sánchez Nicole Terry Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #38 DEL 2014 Apoyo corporativo del Comité para Justicia Social POR CUANTO, la Junta de Directores de PathStone estableció en el 1981 este comité voluntario con el propósito de proveer una oportunidad al personal, miembros de la Junta y amigos de nuestra organización para contribuir fondos personales para esfuerzos de intercesión destinados a apoyar causas que no pueden ser financiadas con fondos federales, estatales o privados; y, POR CUANTO, CSJ (siglas en inglés) recauda varios miles de dólares anualmente para apoyar el cabildeo y otros proyectos de intercesión a nombre de los trabajadores agrícolas y otras familias con desventaja económica a través de apoyo voluntario por parte del personal, miembros de la Junta y amigos de PathStone; RESUÉLVASE POR LO TANTO que la Junta de Directores de PathStone continúe endosando y reconociendo este esfuerzo voluntario entendiendo que la participación por el personal y miembros de la Junta es 100% voluntaria y que nadie es presionado de manera alguna para unirse o apoyar al CSJ. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: George Master Nicole Terry Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #39 DEL 2014 Resolución para revisar las políticas y procedimientos del Programa SIDA POR CUANTO, el Instituto de SIDA del ENY ha revisado y aceptado las políticas y procedimientos de nuestro programa de Alcance e Inscripción en Servicios de Salud de SIDA; y, POR CUANTO, el Instituto de SIDA del Departamento de Salud del ENY requiere que la Junta de Directores de PATHSTONE revise y adopte estos procedimientos anualmente; RESUÉLVASE POR LO TANTO que esta resolución sea incorporada a las resoluciones operacionales anuales para poder asegurar la revisión anual y aceptación. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Deanna Leibowitz Miguel Sánchez Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #46 DEL 2014 Revisión del diseño de los Programas de Desarrollo del Niño y la Familia (Head Start) POR CUANTO, las reglamentaciones del Programa de Desarrollo del Niño y la familia requieren que la Junta de Directores revise el plan de mejoras del Programa Head Start, planes estratégicos y presupuesto mensualmente. RESUÉLVASE POR LO TANTO que la Junta reciba un informe completo de los programas de Desarrollo del Niño y la Familia de Nueva Jersey y Pennsylvania detallando el diseño del plan de mejoras, declarando los planes estratégicos y presupuestos y que estos estén en concordancia con la Agenda Estratégica Corporativa y el plan de negocios. Moción presentada por: Secundada por: Mark St. John Deanna Leibowitz Acción & fecha: Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #47 DEL 2014 Sistema de Comentarios de la Comunidad POR CUANTO, la Junta de Directores de PathStone adoptó una resolución en marzo del 2000 (Resolución #100 del 2000) estableciendo un procedimiento para los participantes y otros individuos interesados para comunicar directamente al Presidente/CEO cualquier asunto de interés o preocupación; y, POR CUANTO, los Formularios de Comentarios de la Comunidad fueron establecidos para recibir y tramitar los comentarios de los participantes en los programas de PathStone, tanto positivos como negativos; comentarios adicionales pueden ser ofrecidos anónimamente o con nombre/información de contacto; y, POR CUANTO, se ha creado un sistema para tramitar y dar seguimiento tanto a los comentarios positivos como los negativos; y, POR CUANTO, el Presidente/CEO y personal de liderazgo ejecutivo evaluarán los informes detallados de los comentarios de la comunidad y trimestralmente se incluirán informes en el informe del Presidente/CEO a la Junta de Directores. RESUÉLVASE POR LO TANTO que esta resolución sea incorporada en las resoluciones operacionales anuales para asegurar su revisión y aceptación. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: Ida Pérez George Master Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #48 DEL 2014 RESOLUCIÓN DE NCLR POR CUANTO, el personal de PathStone tiene una relación de trabajo de larga duración con el Concejo Nacional de la Raza (NCLR, siglas en inglés) y ha sido una afiliada en buenos términos por muchos años; y, POR CUANTO, NCLR es un líder nacional a nombre de los hispanos/latinos por todos los Estados Unidos, está comprometido con el avance de todos los latinos, trabaja con organizaciones afiliadas para fortalecer las familias y comunidades latinas; y, POR CUANTO, PathStone sirve, entre otros constituyentes, a un gran número de hispanos/latinos a través de varios de sus programas; y, POR CUANTO, la Junta de Directores de PathStone está compuesta de más de 25% hispanos/latinos, se reúne regularmente y es representativa de la comunidad latina/área geográfica servida por PathStone; y, POR CUANTO, al menos 25% del personal de PathStone es hispano/latino; y, POR CUANTO, el Personal Ejecutivo de PathStone recomendó a la Junta de Directores de PathStone que PathStone se convierta en miembro general afiliado según descrito en el Memorando de Acuerdo (MOU, siglas en inglés) del NCLR; RESUÉLVASE POR LO TANTO, que la Junta de Directores de PathStone por ésta autorice al Presidente/CEO para que realice un Memorando de Acuerdo entre NCLR y PathStone, y asigne $1,000 por año para la cuota de afiliación; y, RESUÉLVASE ADEMÁS, que el personal de PathStone tome ventaja de los servicios de NCLR tales como oportunidades educativas/de adiestramiento, reclutamiento de personal hispano/latino y enlaces con otras organizaciones hispanas con el propósito de colaborar, obtener información sobre las prácticas mejores y cooperación general diseñada para servir a los hispanos/latinos por toda el área de servicio de PathStone. Moción presentada por: Secundada por: Acción & fecha: George Master Miguel Sánchez Aprobada, 10/10/13 RESOLUCIÓN #49 DEL 2014 RURAL OPPORTUNITIES, INC. Board of Directors 2008 RESOLUTION SUMMARY # of 2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Summary of Content Approval of Board Minutes of August 3 & 4, 2007 Election of Board Members to Fill Vacancies Appointment as per ROI By-0laws of Chairs and Members of the Following Standing Committees Appointment of Friend of ROI Board of Directors Joe Allen Service Award Appointment of ROI Hall of Fame Conflict of Interest Policy and Procedures Board of Directors Approval of all ROI Subsidiary Corporations Board Members Resolution for Recommendations for Election of Subsidiary Presidents Board of Directors Attendance Policy ROI Collaborative Covenant Board Meeting Expense Procedure Schedule of 2008 Board Meetings Impasse Policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Establish Professional Development Account for Board Members Evaluation of Staff Effectiveness of Program Area Advisory Committees and Subsidiary/Affiliate Board Operations Recognition of Service to ROI Board of Directors Appointment of trustees for Employment Retirement Plan Appointment of Insurance Agency Appointment of Corporate Counsel Appointment of Assistant Secretary to the Board of Directors Appointment of Audit Firm Resolution of Internal Audit Annual Combined ROI Budget Approval Establishment of Public Relations Account Establishment of Asset Management Committee Procedure for Endorsing Individuals, business Partners, Collaborative Organizations, Finding Sources for Public Recognition of Accomplishment on Behalf of ROI Sponsorship of Voluntary Community group Projects Corporate Support for the Committee for Farmworker Justice Establishment of ROI Action Pledge/Mission Statement Authorization to Sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Continuation Grants Authorization to Establish Banking Agreements Authorization to Establish Signature for Checks Authorization to Sign Emergency & Supportive Services Checking Account Checks Authorization to Establish the Annual Salary Increment for the Forthcoming Year Committee Members for the Emergency Employee Loan/Grant Program Committee Members for the Salary Range Committee Committee Members for the 400 Campus Steering Committee Committee Members for the Workplace Safety Committee Resolution to Review AIDS Program Policies and Procedures Review of Child & family Development Program (Head Start) Design Merit Pay Recipients Resolution to Adopt Emergency Succession Plan Approval of Committee Reports: Issues and Research Approval of Committee Reports: Personnel Meeting Action Date 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 Passed Passed Passed Passed 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/22/07 10/23/07 10/23/07 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1 # of 2008 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 59-A 59-B 59-C 59-D 59-E 59-F 59-G 59-H 59-I 59-J 60 61 62 63 64 64-A 64-B 64-C 64-D 64-E 64-F 64-G 65 66 67 68 68-A 68-B 68-C 68-D 68-E 68-F 68-G 68-H 68-I 68-J 68-K 68-L Summary of Content Approval of Committee Reports: Program Operations Approval of Projected Budget for ROI Approval of Committee Reports: Finance Proposed Board Structure Position Changes for PA Division Resolution to Create a New position of Deputy, Real Estate Project Support Resolution to Create the position of Deputy for Single Family Housing Development in Adjuntas, PR Ryan White Part B HIV Care Network – Lead Agency in NY Farmworker Vocational rehab in PA Forever Love in PA High Scholl Equivalency (HEP) Program in PA Head Start Supplemental Assistance Program in Carbon County Head Start in PA Supported Work/Supported Engagement – Chester County in PA Consent Resolution Homeownership Program in Indiana Homeownership Program in Indiana Homeownership Program in New Jersey Homeownership Program in NY Literacy, Language and Learning in NJ Summer Food Service Program in NY Migrant Rest Center/Domestic Violence (MRC/DV) Assistance in OH Head Start Healthy Marriage Initiative in PA Hearing Helper in PA Migrant Head Start Supplemental Assistance Program in PA Amendment to Resolution 140-E Establishment of Real Estate Development Prior Approval Authority ROI Vesting Schedule Motion approve Board Meeting Minutes October 22 & 23, 2007 Personnel Resolutions Resolution to Create a New Job Description for the Position of Senior Director, Asset Management Resolution to Change Job Title from Payroll Administrator to Payroll/Finance Administrator Resolution to Create a New Job Description for the Position of Family Relationships Coordinator Resolution to Create a New job Description for the Position of Health/Disabilities Regional Manager Resolution to Create a New job Description for the Position if Coordinator for Support Services Resolution to Create a New job Description for the position of Manager for Support Services Resolution to Create a New Job Description for the Position of Entitlement Services Developer Fundraising Strategy for ROI Staff, Board Members and Volunteers Associates with ROI Subsidiaries and Advisory Committees Merit Pay Resolution for Executive Staff Homeownership Program in Indiana Consent Resolution Homeownership Program in Indiana Homeownership Program in Indiana Hispanic and Senior Food Stamp Outreach in NJ Passaic County RSVP in NJ Women’s Prison Initiative – AIDS Education in NY Community Services Block Grant in OH Family Justice Center/MRC “La Casa” in OH Ohio Home Rescue Fund in OH National Legal Training Project in PR Digital Skills for Youth Project in NY Manufactured Home Cooperative Project in NY Manufactured Home Cooperative Project in NY Meeting Action Date 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 10/23/07 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/12/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 2 # of 2008 68-M 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 83-A 83-B 84 84-A 84-B 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 102-A 102-B 102-C 102-D 102-E 102-F 102-G 103 104 105 106 107 Summary of Content Jonathan Court Apartments Farm Labor Housing in PA Rural Opportunities, Inc. Authorizing Resolutions for USDA RD Section 523 Self-Help Technical Assistance, Yauco, PR Authorization to Sign Administrative Agreements Authorization to Sign Administrative and Training Agreements Resolution to Reaffirm the Propose to Restructure the Board of Directors Resolution for Name Proposal Agreement to Indemnify ROI fir Insurance Bond/Lander III Motion to Approve Board of Directors Meeting Minutes of October 22& 23, 2007 Motion to Approve the Executive Committee Meeting Minutes of January 12 &13, 2008 Revision of By-Laws re Term Limits Resolution to Revise ROI By-Laws to Restructure Board of Directors Reaffirm Executive Committee Resolution re: Agreement to Indemnify ROI fir Insurance Bond/Lander III Approval of All Committee Reports Approve Strategic Agenda as Written Runaway and homeless Youth Shelter and Supportive Services in NY Consent Resolution Women of Color HIV Prevention in NY Manufactured Home Cooperative Project in NY Addendum Resolution/Consent Resolutions NCRC foreclosure Prevention Counseling Grant 2008 in NY SONYMA Foreclosure Prevention Counseling grant 2008 in NY Resolution to Create a New job Description for the Position of Property Marketing Specialist Resolution to Create a New Job Description for the Position for Assessment Coordinator Resolution to Amend Committee Members for Emergency Employee Loan/Grant Program Resolution to Adopt Paid Time Off Donation Policy Appointment of Senior Vice President for Real Estate Development to Board of Directors of Rural Opportunities Puerto Rico, Inc. Lee Foley Induction into ROI Hall of Fame Motion to approve the Board Meeting Minutes of March 8 & 9, 2008. Farmworker Access to Vocational Rehabilitation in New York Home Ownership Program in New York Emergency Support in Ohio Self Reliance Program in Ohio Carbon County Head Start in Pennsylvania Carbon County Head Start in Pennsylvania Migrant Head Start in Pennsylvania Farmworker Vocational Rehab in Pennsylvania Workforce Solutions in Pennsylvania Public Outreach in Pennsylvania Consent Resolution Home Ownership Program in Indiana Home Ownership Program in Indiana Home Ownership Program in New York Home Ownership Program in New York Summer Food Service Program in New York Latino Empowerment and Advocacy Project (LEAP) in Pennsylvania Migrant Head Start in Pennsylvania Create Position of Operations and Fiscal Monitoring Manager for National Farmworker Jobs Program in Puerto Rico Create Position of Self Employment Manager for National Farmworker Jobs Program in Puerto Rico Resolution to Restructure Homeownership Positions ROI Head Start Early Childhood Education Committee Appointment of ROI Hall of Fame Meeting Action Date 1/12/08 1/12/08 Passed Passed 1/12/08 1/12/08 1/12/08 1/13/08 1/13/08 3/8/08 3/8/08 3/8/08 3/8/08 3/8/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 3/9/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 3/9/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 5/13/08 5/13/08 5/13/08 5/13/08 Passed Passed Passed Passed 3 # of 2008 108 109 110 110-A 110-B 110-C 110-D 110-E 110-F 110-G 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 Summary of Content PathStone (DBA for Rural Opportunities, Inc.) Migrant Occupational Safety Training in New York Consent Resolution Homeownership Program in New York Nutrition Outreach and Education Program in New York Domestic Violence Program in Ohio Preserving the American Dream in Ohio Healthy Families in Pennsylvania Homeownership Program in Pennsylvania Staff Training in Pennsylvania Authorization to Sign Administrative and Training Agreements Emergency Checking Account in New Jersey Emergency Checking Account in Virginia Puerto Rico National Farmworker Jobs Program Emergency Service Checking Accounts Resolution to Create the Position of Senior Director for Grants & Programs NY Resolution to Create the Position of Deputy PR Community Economic Development Programs Data Validation Coordinator for National Farmworker Jobs Program in Puerto Rico Resolution to Create the Position of Senior Director for Corporate Quality and Evaluation Resolution to enter into Agreement with NWA Appointment of ROI Hall of Fame Resolution Resolution to Appoint Affiliate Corporations Resolution to invite the following At-large Individuals/Collaborative Organizational Representatives to be elected at the October ROI Board Of Directors Annual Meeting to be members of the ROI Board of Directors for the 2008-2009 Year Meeting Action Date 7/21/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 7/22/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 4 PathStone Corporation Board of Directors 2009 RESOLUTION SUMMARY # of 2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 41 42 Summary of Content Resolution of the Board of Directors Pertaining to Change of Corporate Name Resolution of the Executive Committee or Board of Directors Providing for An Amendment of the ByLaws in Relation to An Extension of the Term of Office of Officers Resolution of the Board of Directors Providing for an Amendment of the By-Laws in Relation to the Composition of the Executive Committee Resolution of the Board of Directors Providing for An Amendment of the By-Laws To Create a Head Start Committee as a Standing Committee of the Board Amendment to Appointment of Affiliate Corporations to PathStone Board of Directors Amendment Resolution to invite the following At-large Individuals/Organizational Representatives to be elected at the October PathStone Board of Directors Annual Meeting to be Members of the PathStone Board of Directors for the 2008/2009 year Election of the Board of Directors Membership Election of Officers of the Board of Directors Election of Executive Committee Appointment of Chairs of the following Standing Committees Motion was made to approve the minutes of the July 21 & 22, 2008 board meeting Approval of All PathStone Affiliate Corporation Board Members Resolution for Recommendations for Election of Affiliate Presidents Board of Directors Attendance Policy PathStone At-large Individuals and/or Organizations Covenant Board Meeting Expense Procedure Schedule of 2009 Board Meetings Impasse Policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Establish Professional Development Account for Board Members Evaluation of Staff on Effectiveness of Program Area Advisory Committees and Subsidiary/Affiliate Board and State Governance Team Operations Recognition of Service to PathStone Board of Directors Conflict of Interest Policy and Procedure Board of Directors Appointment of Trustees for Employee Retirement Plan Appointment of Insurance Agency Appointment of Corporate Counsel Appointment of Assistant Secretary to Board of Directors Appointment of Audit Firm Appointment of Friend of PathStone Appointment of PathStone Hall of Fame Resolution of Internal Audit Establishment of Public Relations Account Establishment of Asset Management Committee Procedure for Endorsing Individuals, Business Partners, Collaborative Organizations, Funding Sources for Public Recognition of Accomplishment on Behalf of PathStone Sponsorship of Voluntary Community Group Projects Corporate Support for the Committee for Social Justice Establishment of PathStone Action Pledge/Mission Statement Authorization to Sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Continuation Grants Authorization to Establish Banking Agreements Authorization to Establish Signatures for Checks Authorization to Establish the Annual Salary Increment for the Forthcoming Year Committee Members for Emergency Employee Loan/Grant Program Meeting Action Date 10/27/08 10/27/08 Passed Passed 10/27/08 Passed 10/27/08 Passed 10/28/08 10/28/08 Passed Passed 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 Passed Passed Passed Passed 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 Passed Passed Passed Passed 1 # of 2009 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 55-A 55-B 55-C 55-D 55-E 56 57 58 59 60 61 61-A 61-B 61-C 61-D 61-E 61-F 61-G 61-H 61-I 61-J 61-K 61-L 61-M 61-N 61-O 61-P 61-Q 61-R 62 63 64 65 66 67 68 69 70 Summary of Content Committee Members for the Salary Range Committee Committee Members for the 400 Campus Steering Committee Committee Members for the Workplace Safety Committee Resolution to Review AIDS Program Policies and Procedures Review of Child & Family Development Programs (Head Start) Design Merit Pay Recipients Resolution to Adopt Emergency Succession Plan Resolution to Adopt President/CEO Succession Policy Approval of Finance Committee Report Approval of Program Operations Committee Report Approval of Issues and Research Committee Report Resolution to Approve a Domestic Violence Awareness and Assistance Policy Motion was made to approve all of the Personnel Resolutions at once. Addendum to employee manual for employees of Puerto Rico Resolution for Re-organization of the NY Senior Community Services Employment Program (SCSEP) Resolution to Change a Job Title from Real Estate Development Project Director to Senior Real Estate Developer Resolution to Create the Position of Senior Regional Administrator in Maricao, Puerto Rico Resolution to Create the Position of Senior Director for Client Data Systems Energy Payment Assistance Program in New York Middlesex County Head Start in New Jersey Plainfield Head Start Program in New Jersey Promotoras de Salud (Health Promoters) in Ohio Tobacco Use Prevention and Cessation Program in Ohio Consent Agenda Home Ownership Program in Indiana Home Ownership Program in New York Home Ownership Program in New York Manufactured Home Cooperative Project in New York Helping Youth Reach Employment Motivated & Empowered 2 HYRE ME 2 in New Jersey Domestic Violence Safe Dwelling in New York Domestic Violence Safe Dwelling in New York Farmworker Youth Enrichment / Community Services Block Grant in New York Farmworker Youth Enrichment Project in New York Homeless Management Information System in Orleans County in New York Emergency Food and Shelter/FEMA In Ohio Emergency Food and Shelter/FEMA in Ohio Emergency Food and Shelter/FEMA in Ohio Emergency Food and Shelter/FEMA in Ohio Saving Our Youth in Ohio Home Ownership Program in Pennsylvania Home Ownership Program in Pennsylvania Supportive Services For Head Start in Pennsylvania Property Management Motion was made to approve the Executive Committee meeting minutes of October 26, 2008 and the Board of Directors meeting minutes of October 27 & 28, 2008 Resolution to establish a new job description for Deputy for Partnership Development Resolution to establish a new job description for Office Support Coordinator Resolution for Re-Structuring of the Housing Choice Voucher Program Resolution to establish new job description for Program Manager, Wayne Energy Payment Assistance Program Resolution to establish new job description for Administrative Coordinator Merit Pay Resolution for Executive Staff Special Merit Pay Resolution for Additional Staff Meeting Action Date 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 10/28/08 1/10/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 Passed Passed Passed Passed 1/11/09 Passed 1/11/09 1/11/09 Passed Passed 2 # of 2009 71 72 73 74 75 75-A 75-B 75-C 75-D 75-E 75-F 75-G 75-H 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 85-A 85-B 85-C 85-D 85-E 85-F 85-G 85-H 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 Summary of Content Home Ownership in Indiana Youthbuild Program in Western New York Youth Building Tomorrow in Puerto Rico Rural Health Outreach in Puerto Rico Consent Resolution Summer Food Service Program in New York Breast Cancer Access Program in Ohio Campus Connects Student Philanthropy Project in Ohio Supportive Services from Key Bank Foundation in Ohio Work Ready – Outreach in Montgomery County, Pennsylvania Work Ready - Supported Work in Montgomery County, Pennsylvania Project Hope: Pesticide Safety Training in Puerto Rico Strengthening Program Area Advisory Committees in Puerto Rico Resolution of the Sole Member Pertaining to Change of Corporate Name CREATING HOPE FOR HOUSING OPPORTUNITIES Resolution of the Sole Member Pertaining to Change of Corporate Name ROI Management Services, Inc. Approval to Proceed with Affiliation/Merger Discussions between PathStone Corporation and Sojourner House NCLR RESOLUTION Ratification of budget that was tabled at the October Annual Board Meeting Motion was made to approve the Executive Committee meeting minutes of January 10 & 11, 2009. Resolution to Approve 2009 Strategic Agenda Resolution of Directors Adopting AGREEMENT TO NEGOTIATE A STRATEGIC RESTRUCTURING INVOLVING EITHER A PARENT-SUBSIDIARY RELATIONSHIP, CORPORATE CONSOLIDATION, DISSOLUTION OR MERGER BETWEEN PATHSTONE CORPORATION AND SOJOURNER HALL FOR WOMEN, INC. Motion was made to approve all of the committee reports. Consent Resolution Community Stabilization Project in New York Bank of America Home Ownership Foreclosure Prevention in New York Legal Assistance of Western New York Home Ownership Foreclosure Prevention Counseling in New York National Community Reinvestment Coalition Home Ownership Foreclosure Prevention Counseling in New York Division of Housing and Community Renewal Visions: Transitional Housing and Supportive Services in New York Lowe's Foundation Migrant Rest Center Roof Replacement in Ohio Henry County Commissioners Office Victims of Domestic Violence in Ohio Office on Violence Against Women Benefits Enrollment Center in Pennsylvania National Council on Aging Puerto Rico National Farmworker Jobs Program Emergency Service Checking Account Addition of Account in Ponce, PR Resolution on Indirect ALBION ACADEMY PROJECT – PERMANENT FUNDING FOR NON-RESIDENTIAL UNIT Resolution for Verification of Funding for New Positions Resolution to Create a New Job Description for the Position of Senior Accountant-Property Management Establishment of Housing Administrator Position Child & Family Development Services / Head Start (Carbon County) Establishment of Director for Special Programs Position Restructure of Yates County Housing Choice Voucher Program PathStone 2009 Public Policy Principles Keith motioned that a health and safety policy be added to the agenda. Motion to adjourn meeting. Resolution to Amend PathStone 2009 Strategic Agenda Transitional Housing Assistance for Victims of Domestic Violence American Recovery & Reinvestment Act in New York Transitional Housing Assistance for Victims of Domestic Violence American Recovery & Reinvestment Meeting Action Date 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 1/11/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/11/09 1/11/09 Passed Passed 1/11/09 1/11/09 3/14/09 3/14/09 3/14/09 Passed Passed Passed Passed Passed 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 Passed Passed Passed Passed Passed 3/15/09 Passed 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 Passed Passed Passed Passed Passed 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 3/15/09 5/16/09 5/16/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 5/16/09 Passed 3 # of 2009 101 102 103 104 105 106 107 107-A 107-B 107-C 107-D 107-E 107-F 107-G 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 127-A 127-B 127-C 127-D 128 129 130 131 132 133 134 135 136 Summary of Content Act in Ohio Tobacco Use Prevention and Cessation Program in Ohio Vulnerable Populations Health Program in Senior Community Service Employment Program American Recovery & Reinvestment Act in Pennsylvania Senior Community Service Employment Program American Recovery & Reinvestment Act in New Jersey Senior Community Service Employment Program American Recovery & Reinvestment Act in New York Senior Community Service Employment Program American Recovery & Reinvestment Act in Virginia Consent Resolution Home Ownership Program in Indiana Domestic Violence Safe Dwelling in New York Low Income Taxpayer Clinic in New York Residence Services Capacity Building in New York Rural Domestic Violence Assistance Program Office on Violence against Women/OVW in Ohio Social Services for the Senior/Disabled Population in Ohio Supportive Services For Head Start in Pennsylvania Resolution to Amend Committee Members for Emergency Employee Loan/Grant Program Motion was made to approve the Board of Directors meeting minutes of March 14 &15, 2009. Resolution to appoint Bill Kilgore to the Board of Directors of PathStone Management Corporation. Resolution that Bill Kilgore chair the Board of Director Asset Management Committee and that the Director of Asset Management provide staff support and regular update on asset management findings to the PathStone Asset Management Committee Motion was made to approve the March Board meeting minutes of March 14 & 15, 2009. Motion was made to approve the Executive Committee meeting minutes of May 16 & 17, 2009. Motion was made to accept Program Operations Committee recommendation and report: Motion was made to accept Issues and Research Committee report: Motion was made to accept Finance Committee report Motion was made to accept Personnel Committee report: Motion was made to accept Head Start Committee report: Stipend/Lost Wages Increase Economic Justice Campaign in New York US Economic Development Administration/Senator Gillibrand Home Acquisition, Rehabilitation & Resale In New York Home Ownership Program In New York Project Connect - Entry Services In New Jersey HIV/AIDS Health Improvement for Reentering Ex-Offenders In New York Homelessness Prevention and Rapid Re-housing / ARRA In New York Youth Development Activities / ARRA In Pennsylvania Consent Resolution Children Access Their Cultural Heritage In Virginia Stop Violence Against Women / ARRA In Ohio Emergency and Supportive Services In Ohio Cost of Living Adjustment / ARRA In Pennsylvania Directive Regarding Approval of Grant Applications Motion was made that directive be given to staff to identify details on continuations regarding the collection of indirect of administrative costs otherwise the continuation grants will be rejected. Approval of PathStone Management Corporation Board Members Authorization to Sign Administrative and Training Agreements Resolution for Temporary Salary Adjustment for ARRA-Related Staff Resolution for Salary Increased in the Housing Choice Voucher Program Resolution for Title Change of Child & Family Dvpt Services Staff Member Resolution for Salary Increase PA Grants and Projects Administrator Restructure of PathStone Employee Compensation System Meeting Action Date 5/16/09 5/16/09 5/16/09 Passed Passed Passed 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/16/09 5/17/09 5/17/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/18/09 7/18/09 7/18/09 7/18/09 7/18/09 7/18/09 7/18/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 7/19/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 4 PathStone Corporation Board of Directors 2010 RESOLUTION SUMMARY # of 2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 Summary of Content Motion to approve the July 18 & 19, 2009 board meeting minutes Appointment of PathStone Hall of Fame Motion to accept the Program Operations Committee report Motion to accept the Issues and Research Committee report Motion to accept the Personnel Committee report Resolution to revise safe driver policy in employee manual Resolution to revise salary chart and range factor worksheet Resolution to revise location pay differential Resolution to adopt job descriptions of Sojourner House Resolution to create job description for part time director of corporate communications Resolution to create new job description in PA child and family development services Resolution for temporary salary adjustment for ARRA related staff in PA and NJ Resolution to create job description for community project administrator Resolution to Appoint Director or Homeownership Programs Resolution to create job description for director of T&E in NY Resolution to promote director of section 8 program to sr. director of section 9 program Resolution to approve Finance Committee report Resolution to approve Head Start Committee report Approval of All PathStone Affiliate Corporation Board Members Resolution for Recommendations for Election of Affiliate Presidents Board of Directors Attendance Policy PathStone At-large Individuals and/or Organizations Covenant Board Meeting Expense Procedure Schedule of 2010 Board Meetings Impasse Policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Establish Professional Development Account for Board Members Evaluation of Staff on Effectiveness of Program Area Advisory Committees and Subsidiary/Affiliate Board Operations Recognition of Service to PathStone Board of Directors Election of board members to fill vacancies Conflict of Interest Policy and Procedure Board of Directors PathStone Corporation Election to Make Expenditures to Influence Legislation Policy Regarding Corporate Contributions to Political Acton Committees Appointment of Trustees for Employee Retirement Plan Appointment of Insurance Agency Appointment of Corporate Counsel Appointment of Assistant Secretary to Board of Directors Appointment of Audit Firm Appointment of Friend of PathStone Resolution of Internal Audit Annual Combined PathStone Budget Approval Establishment of Public Relations Account Establishment of Asset Management Committee Procedure for Endorsing Individuals, Business Partners, Collaborative Organizations, Funding Sources for Public Recognition of Accomplishment on Behalf of PathStone Sponsorship of Voluntary Community Group Projects Corporate Support for the Committee for Social Justice Establishment of PathStone Action Pledge/Mission Statement Authorization to Sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Meeting Date Action 10/26/09 10/26/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1 # of 2010 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 67-A 67-B 67-C 67-D 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 86-A 86-B 86-C 86-D 86-E 86-F 86-G 86-H 86-I Summary of Content Continuation Grants Authorization to Establish Banking Agreements Authorization to Establish Signatures for Checks Authorization to Sign Emergency & Supportive Services Checking Account Checks Authorization to Establish the Annual Salary Increment for the Forthcoming Year Committee Members for Emergency Employee Loan/Grant Program Committee Members for the Salary Range Committee Committee Members for the 400 Campus Steering Committee Committee Members for the Workplace Safety Committee Resolution to Review AIDS Program Policies and Procedures Review of Child & Family Development Programs (Head Start) Design NCLR RESOLUTION Merit Pay Recipients Resolution to Adopt Emergency Succession Plan Resolution to Adopt President/CEO Succession Policy Home Ownership In Indiana Connecting Green Jobs with Low Income Workers In New York Carbon County Head Start In Pennsylvania Community Services Block Grant – ARRA In Pennsylvania Early Head Start Expansion In Pennsylvania Consent Resolution Include in Consent Resolution CLINIC's Carnegie Capacity Building Project In Ohio Include in Consent Resolution Community Services Block Grant – ARRA In Ohio Include in Consent Resolution ESL: To Empower Women In Ohio Include in Consent Resolution Workforce Development - Federal Earmark In Pennsylvania Resolution to amend the PathStone Housing Action Corporation By-Laws Restructuring of PathStone Opportunities to become Subsidiary of PathStone Enterprise Center, Inc. Resolution to approve Executive Committee Meeting minutes of October 25, 2009 Resolution to approve Board of Directors Meeting minutes of October 26 & 27, 2009 RESOLUTION TO CREATE POSITION OF WEATHERIZATION PROGRAM COORDINATOR RESOLUTION TO CREATE POSITION OF SR. DEPUTY FOR ENERGY SERVICES RESOLUTION TO CREATE POSITION OF CFDS ADMINISTRATOR RESOLUTION TO CREATE POSITION OF DEPUTY FOR HUMAN RESOURCES RESOLUTION TO CREATE POSITION OF WORKFORCE READINESS TRAINING MANAGER RESOLUTION TO CREATE POSITION OF RETENTION MANAGER RESOLUTION TO ADD VETERAN’S DAY AS A PATHSTONE PAID HOLIDAY RESOLUTION TO AMEND POLICY REGARDING PAY-OUT OF PERSONAL LEAVE TIME RESOLUTION TO GRANT SALARY INCREASES TO EXECUTIVE STAFF FOR ADDITIONAL DUTIES Consumer Education for Seniors In New Jersey Generations: Strengthening Women and Families Affected by HIV/AIDS In New York Healthy Homes Demonstration Project In New York Green For Gold - Pathways Out of Poverty In New York, Pennsylvania and Puerto Rico Mentoring Youth: Violence Prevention through Education & Employment In Puerto Rico Consent Resolution Include in Consent Resolution Home Ownership Project In Indiana Include in Consent Resolution Home Ownership Project In New York Include in Consent Resolution Breast Cancer Services Access Project In Ohio Include in Consent Resolution Celebrating Solutions In Ohio Include in Consent Resolution Home Ownership Project In Ohio Include in Consent Resolution Home Ownership Project – Education In Pennsylvania Include in Consent Resolution Home Ownership Project - Financial Assistance In Pennsylvania Include in Consent Resolution Bridging the Senior Services Gap - Demonstration Project In New York Include in Consent Resolution Workforce Development Advocacy Initiative In New York Meeting Date Action 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 10/27/09 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 1/16/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 1/17/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 2 # of 2010 86-J 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 97-A 97-B 97-C 97-D 97-E 97-F 97-G 97-H 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 117-A 117-B 117-C 117-D 117-E 117-F 117-G 117-H 118 119 Summary of Content Include in Consent Resolution Project Hope In Puerto Rico AUTHORIZATION TO EXECUTE THE BANK OF AMERICA LINE OF CREDIT GUARANTY Name Change from Newburgh Community Improvement Corporation (NCIC) to PathStone Community Improvement of Newburgh Resolution to add new board member to Enterprise Center Affiliate board Resolution to approve Board of Directors Meeting minutes of October 26 & 27, 2009 Resolution to approve Executive Committee Meeting minutes of January 16 & 17, 2012 Resolution to adopt 2010 Strategic Agenda Resolution to approve all committee reports Healthy Families & Communities in New York Mobile Home Replacement Program in New York RESTORE: Residential Emergency Services To Offer (Home) Repairs to the Elderly in New York Consent Resolution Include in Consent Resolution Home Ownership Program in Indiana Include in Consent Resolution Home Ownership Program in Indiana Include in Consent Resolution Home Ownership Program in Indiana Include in Consent Resolution Dental Supplemental Program in New Jersey Include in Consent Resolution Home Ownership Program in New York Include in Consent Resolution Marketview Heights Community Food Project in New York Include in Consent Resolution Emergency Supportive Services for Farmworkers in Ohio Resolution for Sole Source Competitive Bid Policy and Procedures RESOLUTION TO CREATE POSITION OF COORDINATOR OF SPECIAL PROJECTS RESOLUTION TO CREATE POSITION OF OUTREACH COORDINATOR RESOLUTION TO CREATE POSITION OF DIRECTOR OF MAINTENANCE RESOLUTION TO AMEND GIFT ACCEPTANCE POLICY RESOLUTION TO ADOPT EMPLOYEE CODE OF CONDUCT RESOLUTION TO REVISE MEMBERS OF WORKPLACE SAFTEY COMMITTEE PathStone 2010 Public Policy Principles PathStone Corporation “Official Approval to Deliver Housing Counseling Services” Resolution for the Rehabilitation/Preservation of Beechwood Apartments Resolution to approve Board of Directors meeting of March 14 & 15, 2012 RESOLUTION TO CHANGE THE CHAIRPERSON OF THE EMPLOYEE LOAN FUND COMMITTEE RESOLUTION TO ADD NEW STAFF TO THE STAFF ACHIEVEMENT AWARDS COMMITTEEE RESOLUTION TO ADD NEW STAFF TO THE STAFF VOLUNTEER AWARDS COMMITTEE RESOLUTION TO CHANGE THE JOB TITLE OF VISIONS CASEWORKER RESOLUTION TO CREATE POSITION OF PROGRAM ADMINISTRATOR Next Steps: Transition To Violence-Free Living- New York PathStone Affordable Housing Fund- New York Employment and Retention Network- Monroe County Career Development Component- Pennsylvania Employment and Retention Network- Monroe County Work Support Component- Pennsylvania Consent Resolution Include in Consent Resolution Emergency Food and Shelter Program- New Jersey Include in Consent Resolution Field to Table Program- New York Include in Consent Resolution Field to Table Program- New York Include in Consent Resolution Carbon County Head Start- Pennsylvania Include in Consent Resolution Employment and Retention Network - Carbon County Career Development Component- Pennsylvania Include in Consent Resolution Employment and Retention Network-Carbon County Work Support Component- Pennsylvania Include in Consent Resolution Employment and Retention Network-Wayne County Career Development Component- Pennsylvania Include in Consent Resolution Employment and Retention Network-Wayne County Work Support Component- Pennsylvania Approval of continuations Approval of Albion Senior Living HDFC Board Members Meeting Date Action 1/17/10 1/17/10 1/17/10 Passed Passed Passed 1/17/10 3/13/10 3/13/10 3/13/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/14/10 3/29/10 3/31/10 5/14/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 5/15/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 5/15/10 Passed 5/15/10 Passed 5/15/10 Passed 5/15/10 5/15/10 Passed Passed 3 # of 2010 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 146-A 146-B 147 148 149 150 151 152 Summary of Content Resolution for Change of Affiliate President for Rural Opportunities Puerto Rico, Inc Resolution for Change of Affiliate President for PathStone Development Corp. of Ohio Resolution for Change of Affiliate President for PathStone Opportunities of Ohio Resolution to approve minutes of the March 13 & 14 board of directors meeting Resolution to approve the minutes of the May 14 & 15 executive committee meeting Included in Consent Resolution Carbon County Head Start- Pennsylvania Resolution to adopt audit Resolution to Create a Temporary, 3-Year Position of Rose Architect Fellow Resolution to Revise the Job Description for Deputy for Grants & Program Coordination RESOLUTION TO ADOPT PATHSTONE BOARD OF DIRECTORS JOB DESCRIPTION AND CODE OF CONDUCT RESOLUTION TO BEGIN PERFORMING CRIMINAL HISTORY CHECKS ON CANDIDATES FOR EMPLOYMENT FOR CERTAIN POSITIONS WITHIN THE AGENCY RESOLUTION TO REVISE COLA AND MERIT PAY SYSTEM RESOLUTION TO CREATE POSITION OF ADMINISTRATOR FOR CORPORATE COMMUNICATIONS Resolution to approve Issues and Research Committee Report Resolution to approve Finance Committee Report Resolution to approve Personnel Committee Report RESOLUTION TO ADOPT NEW SALARY CHART Resolution to approve Head Start Committee Report Resolution to approve Program Operations Committee Report Weatherization Assistance Program in New York Chester County Treatment Court Educational and Vocational Program in Pennsylvania Supportive Services for Head Start in Pennsylvania Supportive Services for Head Start in Pennsylvania Farmworkers Access Vocational Rehabilitation in Puerto Rico Training Farmworkers for Success: Portable Skills for the Future in New York Women in Apprenticeship and Non-Traditional Occupations in Puerto Rico Consent Resolution Include in Consent Resolution Migrant Rest Center Support in Ohio Include in Consent Resolution Early Head Start - Berks County in Pennsylvania Appointment of PathStone Hall of Fame Appointment of Friend of PathStone Authorization to Sign Administrative and Training Agreements PathStone Corporation Commitment to Support Development of Farmworker Housing Project in Lajas, Puerto Rico PATHSTONE CORPORATION RESOLUTION RESOLUTION TO ADDRESS TRAVEL ADVANCES FOR BOARD MEMBERS Meeting Date Action 5/15/10 5/15/10 5/15/10 7/17/10 7/17/10 7/17/10 7/17/10 7/17/10 7/17/10 7/17/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/17/10 Passed 7/17/10 7/17/10 Passed Passed 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 7/18/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/18/10 7/18/10 Passed Passed 4 PathStone Corporation Board of Directors 2011 RESOLUTION SUMMARY # of 2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Summary of Content Resolution to approve Board of Director’s meeting minutes of July 17 & 18, 2010 Election of the Board of Directors Membership Election of Officers of the Board of Directors Election of Executive Committee Appointment of Chairs of the following Standing Committees Resolution to approve Finance Committee Report Resolution to approve Program Operations Committee Report Resolution to approve Issues and Research Committee Report Resolution to approve Personnel Committee Report Resolution to approve Head Start Committee Report RESOLUTION TO REVISE PATHSTONE CONFLICT OF INTEREST QUESTIONNAIRE FOR EMPLOYEES RESOLUTION TO CREATE POSITION OF DATA ADMINISTRATOR RESOLUTION TO CREATE POSITION OF MANAGER OF OPERATIONS Merit pay resolution for Executive Staff Approval of All PathStone Affiliate Corporation Board Members Resolution for Recommendations for Election of Affiliate Presidents Board of Directors Attendance Policy PathStone At-large Individuals and/or Organizations Covenant Board Meeting Expense Procedure Schedule of 2011 Board Meetings Impasse Policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Establish Professional Development Account for Board Members Evaluation of Staff on Effectiveness of Program Area Advisory Committees and Affiliate Board Operations Recognition of Service to PathStone Board of Directors Conflict of Interest Policy and Procedure Board of Directors Code of Conduct for Board of Directors PathStone Corporation Election to Make Expenditures to Influence Legislation Policy Regarding Corporate Contributions to Political Acton Committees Appointment of Trustees for Employee Retirement Plan Appointment of Insurance Agency Appointment of Corporate Counsel Appointment of Assistant Secretary to Board of Directors Appointment of Audit Firm Appointment of Friend of PathStone Appointment of PathStone Hall of Fame Resolution of Internal Audit Establishment of Public Relations Account Establishment of Asset Management Committee Procedure for Endorsing Individuals, Business Partners, Collaborative Organizations, Funding Sources for Public Recognition of Accomplishment on Behalf of PathStone Sponsorship of Voluntary Community Group Projects Corporate Support for the Committee for Social Justice Establishment of PathStone Action Pledge/Mission Statement Authorization to Sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Continuation Grants Authorization to Establish Banking Agreements Authorization to Establish Signatures for Checks Meeting Date Action 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 Passed Passed Passed Passed 10/14/10 10/14/10 Passed Passed 1 # of 2011 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 59-A 59-B 59-C 59-D 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 70-A 70-B 70-C 70-D 70-E 70-F 70-G 70-H 70-I 71 72 73 74 75 76 77 Summary of Content Authorization to Sign Emergency & Supportive Services Checking Account Checks Committee Members for Emergency Employee Loan/Grant Program Committee Members for the Salary Range Committee Committee Members for the 400 Campus Steering Committee Committee Members for the Workplace Safety Committee Resolution to Review AIDS Program Policies and Procedures Review of Child & Family Development Programs (Head Start) Design NCLR RESOLUTION Merit Pay Recipients Resolution to Adopt Emergency Succession Plan Resolution to Adopt President/CEO Succession Policy York Southwest Initiative Federal Home Loan Bank of Pittsburgh In Pennsylvania York Southwest Initiative City of York In Pennsylvania Consent Resolution Include In Consent Resolution Hyre Me 2 In New Jersey Include In Consent Resolution Farmworker Youth Enrichment Program In New York Include In Consent Resolution Senior Advocacy in Social Security In New Jersey, New York, Pennsylvania and Virginia Include In Consent Resolution PA - Compass ARRA Project In Pennsylvania Resolution to establish the PathStone Education Support Fund Resolution to approve Board of Directors meeting minutes of October 13 & 14, 2010 Resolution to approve 2011 Strategic Agenda Resolution to approve 2010-2011 budget Resolution to Create the Position of Center Administrator/Early Childhood Education Coordinator Resolution to Revise the Job Description for Deputy for Grants & Program Coordination Head Start Replacement Grantee In Mercer County, New Jersey Department of Health and Human Services Southern Virginia Benefits Enrollment Center Project In Virginia National Council On Aging Supportive and Permanent Housing In New York NYS Office of Temporary and Disability Assistance Transitional Housing Program In New York U.S. Department of Housing and Urban Development Consent Resolution Include In Consent Resolution Dreamseeds Children's Programs In New York Citizens Bank Foundaton Include In Consent Resolution Dreamseeds Children's Programs In New York Guido and Ellen Palma Foundation Include In Consent Resolution Dreamseeds Children's Programs In New York HSBC Bank USA Include In Consent Resolution Dreamseeds Children's Programs In New York M & T Charitable Foundation Include In Consent Resolution Dreamseeds Children's Programs In New York Ronald McDonald House Charities Include In Consent Resolution Henrietta Hammond Institute For Life Skills In New York Women's Foundation of Genesee Valley Include In Consent Resolution Supportive And Permanent Housing In New York U.S. Department of Housing and Urban Development Include In Consent Resolution Supportive and Permanent Housing In New York William G. McGowan Charitable Fund Include In Consent Resolution Transitional Housing Program In New York Glover-Crask Charitable Trust Resolution to Approve Consulting Contract PathStone Corporation Brand and Marketing Platform Resolution to amend minutes of October 14, 2010 Resolution to approve Executive Committee meeting minutes of January 15 & 15, 2011 Resolution to Establish ERISA Code 403(b) Plan and to Appoint Trustees Rural Access to Emergency Devices In Ohio Consent Resolution Include in Consent Resolution Home Ownership Program In New York Meeting Date Action 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 10/14/10 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/14/10 10/14/10 1/15/11 1/15/11 1/15/11 1/15/11 1/15/11 1/16/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/16/11 1/16/11 1/16/11 1/16/11 1/16/11 1/16/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/16/11 1/16/11 Passed Passed 1/16/11 Passed 1/16/11 Passed 1/16/11 Passed 1/16/11 Passed 1/16/11 Passed 1/16/11 1/16/11 3/19/11 3/19/11 3/19/11 3/19/11 3/19/11 3/19/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 2 # of 2011 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 92-A 92-B 93 94 95 96 97 98 99 100 100-A 100-B 100-C 100-D 101 102 103 104 105 Summary of Content Resolution to approve Head Start Committee Report Resolution to approve Finance Committee Report Resolution to approve Personnel Committee Report Resolution to approve Issues and Research Committee Report Resolution to approve Program Operations Committee Report Resolution to approve Board of Directors meeting minutes of Marcy 19 & 20, 2011 Resolution to Establish ERISA Code 401(k) Plan and to Appoint Trustees PathStone Corporation Board of Directors Resolution to Adopt 457(b) Plan Resolution to Revise Appointment Process for Standing Employee Committees PLANNING & RESEARCH DIVISION Green Jobs Innovation Today In New York House Of Opportunities & Dreams (HOOD) - Site Management In Pennsylvania Chester County EARN and Work Ready In Pennsylvania Lancaster County EARN In Pennsylvania Consent Resolution Include in Consent Resolution Home Ownership Program In Indiana Include in Consent Resolution Migrant Rest Center Support In Ohio Appointment of PathStone Hall of Fame Resolution to approve Board of Director’s meeting minutes of March 19 & 20, 2011 Resolution to approve Executive Committee meeting minutes of May 21 & 22, 2011 Resolution to approve all committee reports Home Ownership Program In New York Atlantic County HYPE (Helping Youth Prepare for Employment) In New Jersey Chester County Transitional Youth In Pennsylvania Consent Resolution Include in Consent Resolution Job Search and Placement Assistance In New Jersey Include in Consent Resolution Rochester Youth For Change In New York Include in Consent Resolution Emergency Farmworker Housing Assistance In Pennsylvania Include in Consent Resolution Building Bridges To Economic Security In Virginia RESOLUTION TO TRANSFER RETIREMENT FUNDS TO A PUERTO RICO PLAN Mutual Self Help Housing Program Technical Assistance in Puerto Rico 2011 – 2013: USDA Rural Housing Service section 523 Resolution for Homeless Housing project in Mount Morris Resolution for Support of Alamo Appointment of PathStone Hall of Fame Meeting Date Action 3/20/11 3/20/11 3/20/11 3/20/11 3/20/11 5/21/11 5/21/11 5/21/11 5/21/11 5/21/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 5/22/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 7/24/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/24/11 7/24/11 7/24/11 Passed Passed Passed 3 PathStone Corporation Board of Directors 2012 RESOLUTION SUMMARY # of 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Summary of Content Resolution to approve Board of Director’s meeting minutes of July 23 & 24, 2011 Resolution to approve the table of organization Resolution to approve the proposed 2012 budget for PathStone and affiliates Resolution to approve all committee reports Resolution to create position of Energy Program Administrator Resolution to create position of Deputy of Health/Disabilities Transportation Services Resolution to meet all aspects of the Green NeighborWorks®Organization Designation Resolution to approve of PathStone Affiliate Corporation Board Members Resolution for recommendations for Election of Affiliate Presidents PathStone Board Member Attendance Policy Resolution Resolution to adopt the At-large Individuals and/or Organizations Covenant Board Member Expense Reimbursement Resolution Resolution to approve the 2012 Schedule of Board Meetings Resolution to adopt Impasse Policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Resolution to establish a Professional Development Account for Board Members Resolution to report on the effectiveness of Program Area Advisory Committees and Affiliate Board Operations Resolution for recognition of service to PathStone Board of Directors Board of Directors Conflict of Interest Policy and Procedures resolution Board of Directors Code of Conduct resolution Resolution on PathStone Corporation’s election to make expenditures to influence legislation Resolution on PathStone Corporation’s policy regarding corporate contributions to political action committees Resolution to approve the appointment of trustees for the employee retirement plan Resolution to approve the appointment of trustees for 401-K Plan Resolution to continue our insurance program under the direction and service of Paris, Kirwan Associates Resolution to continue to use attorneys from Davidson Fink LLP Resolution to appoint assistant secretaries Resolution to appoint Heveron and Heveron as the CPA firm for PathStone and its affiliates PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Resolution that the President/CEO prepare a written report on all internal audits Resolution to adopt the 2012 fiscal year combined budget prepared/presented by the PathStone CFO Resolution to establish a Public Relations Account Resolution of staff appointments to the Asset Management committee Resolution to adopt procedure for endorsing individuals, partners, organizations, & funding sources for public recognition on behalf of PathStone Resolution of procedure for PathStone sponsorship of voluntary community group project Resolution of continued support for the Committee for Social Justice Adoption of PathStone Action Pledge & Mission Statement resolution Authorization of specific staff to sign contracts resolution Authorization of specific staff to establish corporate banking and investment accounts resolution Resolution establishing signatories for operating and payroll checks Resolution establishing signatories for Emergency & Supportive Services checking account checks Resolution to review AIDS Program Policies and Procedures Resolution to review Child & Family Development Program design NCLR resolution Resolution to adopt emergency succession plan Resolution to adopt President/CEO succession policy Meeting Date Action 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed Passed Passed 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1 # of 2012 46 47 48 49 49-A 49-B 49-C 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 59-A 59-B 59-C 59-D 60 61 62 63 64 65 66 67 68 68-A 68-B 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 82-A 82-B Summary of Content Mountain Region Development Project in Puerto Rico submission approval Green Jobs - Green New York in New York submission approval Community Based Healthy Relationship/Healthy Marriage Initiative in Pennsylvania submission approval Resolution to adopt the consent resolution approach to routine resolutions Consent Resolution: Home Ownership in New York submission approval Consent Resolution: Breast Health Outreach Program in Ohio submission approval Consent Resolution: to accept gift from the Marion Prochazka Charitable Trust in Pennsylvania Resolution to approve the Board of Directors meeting minutes of October 13, 2011 Resolution to approve the submission of PANO recertification Alliance for Better Housing to become a subsidiary of PathStone resolution Resolution of directors adopting Agreement to negotiate a strategic restructuring between PathStone Corporation and the Alliance for Better Housing Resolution to create position of General Counsel Resolution to create position of Program Director – PR Rural Innovation Fund Resolution assigning signatories for Housing Development Fund Corporation-HOME Rochester Program agreements Promotoras de Salud Health and Safety in Ohio submission approval Agricultural Careers & Employment (ACE) Skill Building and Stabilization in New York submission approval Resolution to adopt the consent resolution approach to routine resolutions Consent Resolution: Home Ownership Program in Indiana submission approval Consent Resolution: Domestic Violence Safe Dwelling in New York submission approval Consent Resolution: Rural Health Network development planning grant program in Ohio submission approval Consent Resolution: Home Ownership Program in Pennsylvania submission approval Election of board members to fill vacancies Resolution to approve the amended Board of Directors meeting minutes of October 13, 2011 Resolution to approve the Executive Committee meeting minutes of January 14 & 15, 2012. Resolution to create position of Operations Support Manager Resolution to create position of Program Service Representative Resolution to increase President/CEO salary Resolution to revise the policy on prior year leave accrual Nutrition Health Education & Food and Meal Service for Persons Living with HIV/AIDS in NY submission approval Resolution to adopt the consent resolution approach to routine resolutions Consent Resolution: Home Ownership Program In Pennsylvania submission approval Consent Resolution: Home Ownership Program In Pennsylvania submission approval Resolution adding Pamela Reese Smith to list of approved Corporate American Express Card holders PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Resolution to establish the PathStone Emeritus Society Resolution to approve all of the committee reports presented Resolution to approve the Board of Directors minutes of March 17 & 18, 2012 Resolution to significantly revise and restructure the PathStone strategic plan for 2013 to 2018 Resolution to revise salaries for certain Training & Employment staff in Puerto Rico Resolution to create position of Financial Capacity Coordinator Resolution to incorporate a New York State not-for-profit corporation, to be named a later date Prevent Violence Against Women in Ohio submission approval Strengthening Teens At Risk (STAR) in Ohio submission approval Independent Living Skills Development Program in Pennsylvania submission approval Give Your Heart A Chance in Puerto Rico submission approval Resolution to adopt the consent resolution approach to routine resolutions Consent Resolution: Home Ownership Program in Indiana submission approval Consent Resolution: Farm Labor Supports Job Creation in the Finger Lakes Region in New York submission approval Meeting Date Action 10/13/11 10/13/11 10/13/11 Passed Passed Passed 10/13/11 10/13/11 10/13/11 10/13/11 1/14/12 1/14/12 1/14/12 1/14/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/14/12 1/14/12 1/15/12 Passed Passed Passed 1/15/12 1/15/12 Passed Passed 1/15/12 1/15/12 1/15/12 1/15/12 Passed Passed Passed Passed 1/15/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/17/12 3/18/12 3/18/12 5/5/12 5/5/12 5/5/12 5/5/12 5/5/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 2 # of 2012 82-C 82-D 82-E 83 84 85 86 87 88 89 89-A 89-B 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 Summary of Content Consent Resolution: Resident Services Program in New York submission approval Consent Resolution: Keystone Opportunities in Pennsylvania submission approval Consent Resolution: Rural Elderly Needs Assessment in Virginia submission approval Resolution create a Request for Proposals (RFP) for the purpose of redesigning the current philanthropic fundraising program at PathStone Corporation Resolution to approve Board of Directors meeting minutes of March 17 & 18, 2012 Resolution to approve Executive Committee meeting minutes of May 5 & 6, 2012 Resolution to approve all of the committee reports Power To Earn: Improving Long-Term Labor Market Prospects of Female Ex-Offenders in New Jersey, New York, Pennsylvania and Puerto Rico submission approval Career Pathways Initiative in Puerto Rico submission approval Resolution to adopt the consent resolution approach to routine resolutions Consent Resolution: Home Ownership Program In Indiana submission approval Consent Resolution: Home Ownership Program in Indiana submission approval Resolution of the Board Of Directors to adopt an agreement between Alliance For Better Housing Corporation and PathStone Corporation Resolution for Susan Ottenweller to act on behalf of Portal de San Germán, LLC PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Homeless Housing and Assistance Corporation resolution for the Board of Directors of PathStone Corporation Resolution to create position of Director of Supportive Services Resolution to create position of Deputy for Community Programs Resolution to establish an ad hoc board practices committee Resolution to adopt the PathStone Corporation Board of Directors structure for October 2012 through October 2014 Head Start in New Jersey submission approval Head Start in Pennsylvania submission approval Head Start in Puerto Rico submission approval Meeting Date Action 5/6/12 5/6/12 5/6/12 5/6/12 Passed Passed Passed Passed 6/28/12 6/28/12 6/29/12 6/29/12 Passed Passed Passed Passed 6/29/12 6/29/12 6/29/12 6/29/12 6/29/12 Passed Passed Passed Passed Passed 6/29/12 6/29/12 6/29/12 Passed Passed Passed 6/29/12 6/29/12 6/29/12 6/29/12 Passed Passed Passed Passed 6/29/12 6/29/12 6/29/12 Passed Passed Passed 3 PathStone Corporation 1 Board of Directors 2013 RESOLUTION SUMMARY # of 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 Summary of Content Resolution to approve Board of Director’s meeting minutes of July 28 & 29, 2011 PathStone at-large Individuals and/or organizations covenant approval resolution Resolution approving the election of the Board of Directors membership Resolution approving the election of the Officers of the Board of Directors Resolution approving the election of the Executive Committee Resolution approving the appointment of chairs of Standing Committees Resolution to adopt agreement to negotiate corporate restructuring opportunities between PathStone Corporation and the Housing Council Resolution to adopt agreement to negotiate corporate restructuring between PathStone Corporation and Family Service Communities, Inc. Resolution to approve all PathStone affiliate corporation board members Resolution to recommend affiliate presidents for election Resolution to approve all PAAC and PAAC members Board of Directors attendance policy resolution Board meeting expense procedures resolution Resolution to accept 2013 schedule of board meetings Resolution requiring Board Member Orientation and Review of` Governance and Agency Operating Procedures as required by funding sources Resolution to adopt impasse policy for head start parent policy councils & the Board of Directors Resolution to establish professional development account for board members Resolution for evaluation of staff effectiveness in Program Area Advisory Committees and Affiliate Board Operations Resolution to recognize service to PathStone Board of Directors Board of Directors Conflict of Interest Policy and Procedures resolution Board of Directors Code of Conduct resolution Resolution on PathStone Corporation’s election to make expenditures to influence legislation Resolution on PathStone Corporation’s policy on corporate contributions to political action committees Resolution to approve the appointment of trustees for the employee retirement plan Resolution to approve the appointment of trustees for 401-K Plan Resolution to continue our insurance program under the direction and service of Paris, Kirwan Associates Resolution to continue to use attorneys from Davidson Fink LLP Resolution to appoint assistant secretaries to the Board of Directors Resolution to appoint Heveron & Heveron as the CPA firm for PathStone and its affiliates Resolution inducting Eileen Torres into the PathStone Emeritus Society Resolution that the President/CEO present a written report on all internal audits Resolution to adopt the 2013 fiscal year combined budget prepared/presented by the PathStone CFO Resolution to establish a Public Relations Account Resolution of staff appointments to the Asset Management committee Resolution to adopt procedure for endorsing individuals, partners, organizations, & funding sources for public recognition on behalf of PathStone Resolution of procedure for PathStone sponsorship of voluntary community group project Resolution of continued support for the Committee for Social Justice Adoption of PathStone Action Pledge & Mission Statement resolution Resolution authorizing staff to sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Continuation Grants Resolution authorizing Luayda Ortiz to sign administrative and training agreements Resolution limiting authorization to establish banking agreements to Stuart Mitchell and Kevin Ryck Resolution establishing signatories for operating and payroll checks Meeting Date Action 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/11/12 Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed Passed 10/12/12 10/12/12 10/12/12 Passed Passed Passed 1 # of 2013 43 44 45 46 47 48 49-A 49-B 49-C 49-D 49-E 49-F 49-G 50 51 52 53 54 54-A 54-B 54-C 54-D 54-E 54-F 54-G 54-H 54-I 54-J 54-K 54-L 54-M 54-N 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Summary of Content Resolution establishing signatories for Emergency & Supportive Services checking account checks Resolution to review AIDS Program Policies and Procedures Resolution to review Child & Family Development Program design NCLR resolution Resolution to adopt emergency succession plan Resolution to adopt President/CEO succession policy Resolution to create position of Senior Director of Homeownership and the Housing Council Resolution to create position of Database Administrator Resolution to create position of Executive Director of Public Affairs Resolution to appoint position of director of community advancement Resolution to revise policy on “transitional benefit” when offering severance pay Resolution to revise policy on seasonal employee benefits Resolution to amend Employee Emergency Loan Fund policy NY Attorney General Home Ownership Protection Program: resolution to approve application submission Training for HOOD and EARN Participants through CSBG in PA, phase 1: resolution to approve application submission Training for HOOD and EARN Participants through CSBG in PA, phase 2: resolution to approve application submission Home Funds in Chester County, PA: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Home Ownership Program in IN - United Way of Delaware County Consent Resolution: Home Ownership Program in Indiana - Vectren Foundation Consent Resolution: Project HOPE / Health Outreach through Pesticide Education In NJ - AFOP Consent Resolution: Home Ownership Program in NY - Realtors Charitable Foundation Consent Resolution: Women's Prison Initiative - AIDS Program in NY - NYS Department of Health Consent Resolution: Rural Health Network Development Planning Grant in OH - US Department of Health and Human Services Consent Resolution: Chester County Housing Locator - PathStone Alliance for Better Housing in PA Chester County DCD Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - FHLB of Pittsburgh Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - LISC Pre-development Grant for Oxford Townhomes Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - Kennett Run Charities Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - M&T Bank Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA Longwood Foundation Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - The Reinvestment Fund / PA Housing Consent Resolution: Real Estate Development - PathStone Alliance for Better Housing in PA - CHDO Operating Funds Resolution to approve the minutes of the October 11&12, 2012 Board of Directors meeting. Resolution to Establish a Sr. Maintenance Building Specialist I Position Resolution to Establish a Sr. Maintenance Building Specialist II Position Resolution to Establish a Deputy for Property Maintenance Position Resolution to Establish a Maintenance Administrator Position Resolution to Establish a Director of Compliance Position Resolution to Establish a Regional Manager Position Resolution to Create Position of Foreclosure Prevention Counselor Resolution to Create Position of Community Resources Specialist Resolution to Create Position Director for Information Technology Resolution to Establish Chief Housing and Community Development Officer Position Meeting Date Action 10/12/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 10/11/12 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 10/11/12 Passed 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 2 # of 2013 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78-A 78-B 79 80 81 82 83 84 84-A 84-B 84-C 84-D 85 86 87 88 89 90 91 92 92-A 92-B 92-C 92-D 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 Summary of Content Resolution to Establish Senior Vice President of Real Estate Division Resolution to Adopt a Revised PathStone Gift Acceptance Policy Resolution that Arlene Wilson be elected as Officer and Secretary to the PathStone Board of Directors PA DoE/CACFP for Supportive Services for Head Start: resolution to approve application submission National Neighbors Silver in NJ, NY, PA, and VA: resolution to approve application submission Resolution that the Early Childhood Quality Council in Rochester become a new Collaborative Organization and that Ida Perez be elected to the PathStone Board of Directors as the representative for the Early Childhood Quality Council. Resolution that George Master and Ida Perez be elected to the PathStone Board of Directors for the period of March 23, 2013 through November 1, 2014 Election of Executive Committee resolution Appointment of Chairs of Standing Committees resolution Resolution to change language of Resolution 30 dated 10/12/2012 Resolution to amend the Mary Jemison Place project cost Resolution to approve the Certification of Amendment of the Certificate of Incorporation of PathStone Corporation to include domestic violence services Resolution to appoint Tiamesha Walker-Smith as a trustee for the PathStone Employee Retirement Plan Resolution to appoint Tiamesha Walker-Smith as a trustee for the PathStone 401k Plan and Puerto Rico Retirement Plan Resolution to adopting an agreement between PathStone Corporation and The Housing Council in the Monroe County Area, Inc., rendering the Housing Council In The Monroe County Area, Inc. a subsidiary of PathStone Corporation Resolution to approve all of the committee reports presented Literacy 4 Jersey in New Jersey: resolution to approve application submission Supportive Services For Veteran Families In New York: resolution to approve application submission Give Your Heart A Chance In Puerto Rico: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Taub Economic Security Initiative for Passaic County Seniors in New Jersey Consent Resolution: Update Migrant Rest Center Public Water System in Ohio Consent Resolution: Update Migrant Rest Center Furniture in Ohio Consent Resolution: Children of the Coffee in Puerto Rico Resolution to create the PathStone Corporation Foundation Resolution to approve the Board of Director meeting minutes of March 23 & 24, 2013 Resolution to Establish a Senior Director of Property Management Position Resolution to Establish a Loan Outreach and Lending Compliance Officer Position Resolution to Revise the Policy on Leave Accrual Resolution for Senior Vice President of Housing’s Job Transition Bonus Youthbuild Grant In Pennsylvania: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Field To Table Program in New York Consent Resolution: Field To Table Program in New York Consent Resolution: Marketview Heights Collective Action Project in New York Consent Resolution: LISC Pre-development Grant for Ore Mine Road Apartments in PA Resolution to approve the amended March 23 & 24, 2013 Board of Director’s meeting minutes Resolution to approve the Executive Committee meeting minutes of May 4 & 5, 2013 Resolution adopting an agreement rendering the Housing Council in the Monroe County Area, Inc. a subsidiary of PathStone Corporation Resolution to Remove Shauna Sherwin as a Director Resolution to Remove Tiamesha Walker Smith as a trustee from Retirement Plans Resolution electing Miriam Diaz and Allen Joshua to the PathStone Board of Directors PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Annual Asset Management Committee resolution Green Jobs - Green New York in New York: resolution to approve application submission Power to Earn Initiative in Pennsylvania: resolution to approve application submission Meeting Date Action 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 1/19/13 3/23/13 Passed Passed Passed Passed Passed Passed 3/23/13 Passed 3/23/13 3/23/13 3/23/13 3/23/13 3/23/13 Passed Passed Passed Passed Passed 3/23/13 Passed 3/23/13 Passed 3/23/13 Passed 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 3/24/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 5/4/13 7/19/13 7/19/13 7/19/13 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/19/13 7/19/13 7/19/13 7/19/13 7/19/13 7/20/13 7/20/13 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 3 # of 2013 103 104 104-A 104-B 105 106 107 108 109 110 Summary of Content Targeted Training in Puerto Rico: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Housing Development Program in Indiana Consent Resolution: Muncie Housing Rehabilitation in Indiana Resolution to create position of General Counsel & Senior Vice President of Human Resources Resolution to create position of Director of Human Resources Resolution to create position of Deputy of Corporate Operations Resolution to create position of Deputy for Children’s Programs Resolution to create position of Evening Program Manager Resolution to accept all of the committee reports. Meeting Date 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 7/20/13 Action Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 4 PathStone Corporation Board of Directors 2014 RESOLUTION SUMMARY # of 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Summary of Content Resolution approving the election of the Board of Directors for the period 10/10/2013 – 11/1/2014 Resolution to approve the Board of Director minutes of July 19 & 20, 2013 Resolution adopting an agreement between Family Services Of Rochester, Inc. and PathStone Corporation, rendering Family Services of Rochester, Inc. a joint venture of PathStone Corporation, and, adopting joint venture bylaws for Family Services of Rochester, Inc. Resolution to adopt annual updates to the Youth Prevention Programs’ quality improvement plan Resolution to approve the 2014 budget Resolution to review and evaluate all PathStone databases and electronic systems for their current and potential use, compatibility, data import/export capabilities, etc. Resolution to review and evaluate program and supervisory staff access to, and use of, the Corporation’s accounting software package Resolution to consider the estimated cost to evaluate the corporation’s existing set of legal entities for use by the Executive Committee to determine the feasibility of conducting such an evaluation. Resolution to accept all the committee reports Resolution to approve all PathStone Affiliate Corporation Board Member designates Resolution to approve recommendations for election of affiliate presidents Resolution to approve all PAAC and PAAC Members PathStone at-large Individuals and/or organizations covenant approval resolution Board of Directors attendance policy resolution Board meeting expense procedures resolution Resolution to accept 2014 schedule of board meetings Resolution to provide board members with procedures manuals and related documents on the private Board portion of the PathStone website Resolution regarding the impasse policy for Head Start Parent Policy Councils & the Board of Directors Resolution to establish a professional development account for board members Resolution for evaluation of staff effectiveness in Program Area Advisory Committees and Affiliate Board Operations Resolution to recognize service of PathStone Board of Directors PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Board of Directors Conflict of Interest Policy and Procedures resolution Board of Directors Code of Conduct resolution Resolution on PathStone Corporation’s election to make expenditures to influence legislation Resolution on PathStone Corporation’s policy against corporate contributions to political action committees Resolution to approve the appointment of trustees for the employee retirement plan Resolution to approve the appointment of trustees for 401-K Plan, 457-B Plan, & PR Retirement Plan Resolution to continue our insurance program under the direction and service of Paris, Kirwan Associates Resolution to continue to use attorneys from Davidson Fink LLP Resolution to appoint Heveron & Heveron as the CPA firm for PathStone and its affiliates Resolution to appoint assistant secretaries to the Board of Directors Resolution that the President/CEO present a written report on all internal audits Resolution to adopt the 2014 fiscal year combined budget prepared/presented by the PathStone CFO Resolution to establish a Public Relations Account Resolution of staff appointments to the Asset Management committee Resolution to adopt procedure for endorsing individuals, partners, organizations, & funding sources for public recognition on behalf of PathStone Resolution of procedure for PathStone sponsorship of voluntary community group project Resolution of continued support for the Committee for Social Justice Meeting Date Action 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed 10/10/2013 Passed 10/10/2013 Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 10/10/2013 10/10/2013 Passed Passed 1 # of 2014 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52-A 52-B 52-C 52-D 53 54 55 56 57 57-A 57-B 57-C 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 67-A 67-B 67-C 67-D 67-E 68 69 70 71 72 73 74 74-A 75 76 Summary of Content Adoption of PathStone Action Pledge & Mission Statement resolution Resolution authorizing staff to sign Administrative Agreements, Training Contracts Grants, Contracts and Continuation Grants Resolution authorizing Luayda Ortiz & Brenda Soto to sign administrative and training agreements Resolution limiting authorization to establish banking agreements to Stuart Mitchell and Kevin Ryck Resolution establishing signatories for operating and payroll checks Resolution establishing signatories for Emergency & Supportive Services checking account checks Resolution to review AIDS Program Policies and Procedures Resolution to review Child & Family Development Program design Resolution to include Community Feedback report in reports to the Board of Directors NCLR resolution Resolution to adopt emergency succession plan Resolution to adopt President/CEO succession policy Resolution to create position of Coordinator of Supportive Services for Veteran Families Resolution to create position of Loan Outreach & Lending Compliance Officer Resolution to create position of Executive Director, Program Development & Administration Resolution to create position of Deputy of Housing Grants and Programs Home Ownership in Indiana: resolution to approve application submission Nutrition Outreach and Education Program in New York: resolution to approve application submission In-School Youth - Montgomery County in PA: resolution to approve application submission Out-Of-School Youth - Montgomery County in PA: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Home Ownership in Indiana, Indiana HCDA Consent Resolution: Home Ownership in Indiana, United Way of Delaware County Consent Resolution: Training & Employment Services in Livingston County, NY Resolution to approve the October 9-11, 2013 minutes Resolution to create position of Senior Vice President of Direct Services Resolution to create position of Community Administrator Resolution to create position of Education & Training Navigator Resolution to create position of Sr. Director Of Organizational Advancement Resolution appointing HDFC directors First Niagara Bank/PathStone Enterprise Center resolution PathStone Hall of Fame resolution Community Based HIV/AIDS Behavioral Health Education & Engagement Services in New York - NYS Department of Health - AIDS Institute: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Save for Success In New York - ESL Charitable Foundation Consent Resolution: Save for Success In New York - John F. Wegman Fund Consent Resolution: Save for Success In New York - National Council of La Raza Consent Resolution: Bienvenidos Project In Pennsylvania & Puerto Rico - National Council of La Raza Consent Resolution: Farmworker Occupational Health & Safety Training Program In PA - Association of Farmworker Opportunity Programs Resolution to accept the agenda for the March 22 & 23, 2014 Board of Directors meeting Resolution to approve the minutes from the October 9-11, 2013 Board of Directors meeting Resolution to approve the minutes from the January 18-19, 2014 Executive Committee meeting Resolution to table the approval of the by-laws until Sunday Community Action Agency Designation Atlantic and Cape May Counties in NJ - NJ Department of Community Affairs Environmental Training & Employment in Guayanilla, Peñuelas and Ponce, PR - US Environmental Protection Agency Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Senior SNAP Initiative VA, PA, NY and NJ - National Council On Aging Resolution to make changes to our bylaws that would require a 2/3 majority vote for real estate transactions as well as the changes required by the New York Nonprofit Revitalization Act Resolution to make changes to whistleblower and conflict of interest documents as required by the New Meeting Date Action 10/10/2013 Passed 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 10/10/2013 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 1/18/2014 Passed Passed Passed Passed Passed Passed 3/22/14 3/22/14 3/22/14 3/22/14 3/22/14 Passed Passed Passed Passed Passed 3/22/14 Passed 3/22/14 3/22/14 3/23/14 Passed Passed Passed 3/23/14 Passed 2 # of 2014 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 91-A 91-B 91-C 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 Summary of Content York Nonprofit Revitalization Act Resolution to approve all of the committee reports Resolution to adjourn board of directors meeting Resolution to approve the March 22 & 23, 2014 board of director meeting minutes Resolution to accept the 2013 audit report from Heveron and Company Resolution to approve the inflation adjustments to the salary chart Resolution to approve the electronic policy Resolution to approve the social media policy Resolution to approve the document retention policy Resolution to create position of Director of Real Estate Development Resolution to create the position of Housing Developer Resolution to create the position of Director of Business Lending Resolution to include gender identity in the equal employment and equal opportunity statements Cumberland Literacy and Credentialing Project New Jersey: resolution to approve application submission Training to Work 2-Adult Reentry New York: resolution to approve application submission Consent Resolution procedure resolution Consent Resolution: Community Development Block Grant Ohio Consent Resolution: Montgomery County WIA Summer Youth Work Experience Program in PA Consent Resolution: Temporary Assistance for Needy Families (TANF) Summer Youth - Montgomery County Pennsylvania PathStone Corporation Advocate Hall of Fame resolution Resolution to approve the minutes of the March 22 & 23, 2014 Board of Directors meeting Resolution to approve the minutes of the May 3 & 4, 2014 Executive Committee meeting Deutsche Bank Americas Foundation /PathStone Enterprise Center resolution Resolution to approve all of the committee reports Atlantic County Rent and Utility Assistance in New Jersey: resolution to approve application submission Emergency Food Assistance- Atlantic County in NJ: resolution to approve application submission Vets Jam (Jobs and More) - Homeless Veterans’ Reintegration Program (HVRP) in NY: resolution to approve application submission Youth Experience Success II - Face Forward 2 in NY: resolution to approve application submission Second Chance Act: Prisoner Re-Entry Initiative in PA: resolution to approve application submission Meeting Date Action 3/23/14 3/23/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 5/3/14 Passed Passed Passed Passed Passed 7/11/14 7/11/14 7/11/14 7/11/14 7/12/14 7/12/14 7/12/14 7/12/14 Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed Passed 7/12/14 7/12/14 Passed Passed 3 COMMITTEE FOR SOCIAL JUSTICE COMMITTEE FOR FARMWORKER JUSTICE MEMBERSHIP FORM Stuart J. Mitchell, President Jeffrey D. Lewis, Secretary/Treasurer I, ______________________________ agree to join the Committee for Social Justice (CSJ) and commit financial and personal resources to assist in furthering the goals of CSJ and to support its overall efforts. I choose to be a member at the following scale: CSJ Voting Membership Categories Membership Dues per Year Executive Staff (CEO and Division Director) $130.00 ($5.00 per pay period) Deputy Level $104.00 ($4.00 per pay period) Office Directors, Administrators, Coordinators, Managers $78.00 ($3.00 per pay period) PathStone Board Members & Friends $65.00 ($2.50 per pay period) Suggested: $60.00 Voting Membership for All ($52.00 voting) ($2.25 per pay period) Sustaining Membership Donation of $50.00 or less I choose to be a voting member and my deduction to CSJ is $ ________ per pay period. (staff only) I choose to be a sustaining member and my deduction to CSJ is ________ per pay period. (staff only) I would like to contribute; please see attached check, number _______ in the amount of $ ________. I am not an employee and would like to be billed for the following amount: $________, recurring at Every Board Meeting Quarterly Annually One-time Print Name: __________________________________________________________________ Address: __________________________________________________________________ City/State/Zip: __________________________________________________________________ Office Name: __________________________________________________________________ Work Phone: __________________________________________________________________ Please check one: I am a PathStone Employee or a PathStone Friend/Associate I fully understand that if I choose the payroll deduction option this deduction will continue from year to year unless I discontinue this deduction or in the event that I am no longer employed with PathStone. ________________________________________________ _________________________ Signature Date (mm-dd-yyyy) Please return to Jeffrey Lewis, 400 East Avenue, Rochester, NY 14607, or fax to (585) 340-3373. IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families U.S. Department of Health & Human Services Administration for Children & Families Go Search HOME ABOUT HELP FOR COMMUNITIES & FAMILIES PROGRAMS GRANTS GRANTEE RESOURCES EVENTS ACF Home » Office of Community Services » IM No. 82 Tripartite Boards IM No. 82 Tripartite Boards Other Resources on this Topic June 12, 2012 Audience: Community Services Block Grants (CSBG) Topics: Guidance, Policies, and Procedures Types: Information Memorandum SHARE Like 0 Tweet IM No. 94 FY 2006 Head Start Terminal and Follow-Up Reviews in Community Action Agencies - Immediate and LongTerm Opportunities Share June 1, 2012 Report to Congress July 19, 2012 Transmittal No. 82 Date: March 23, 2005 TO: State Community Services Block Grant Program Directors, Community Services Block Grant State Association Directors and Community Services Block Grant Eligible Entities SUBJECT: Tripartite Boards PURPOSE: This Information Memorandum addresses a number of policy questions that have arisen in recent years concerning the composition, role, and responsibilities of local community action agency tripartite boards. In addition, the Memorandum describes steps that may be taken by State CSBG lead agencies and State Community Action Associations to promote the continued viability and effectiveness of eligible entities through appropriately constituted and well-functioning tripartite boards. This Information Memorandum is not intended to be definitive or binding on State or local agencies, but to serve as a guide on key issues. BACKGROUND:Since 1968, local community action agencies have been required to have tripartite governing boards to gain and retain designation as eligible entities and to receive CSBG funding. Effective tripartite boards reflect and promote the unique anti-poverty leadership, action, and mobilization responsibilities assigned by law to community action agencies. Boards are responsible for assuring that agencies continue to assess and respond to the causes and conditions of poverty in their community, achieve anticipated family and community outcomes, and remain administratively and fiscally sound. The nature of poverty and our nation's response to it continues to evolve. Many community action agencies are in the process of passing the baton to a new generation of leaders. This Information Memorandum restates and amplifies how tripartite boards help preserve community action focus, effectiveness, and accountability in these changing times. Questions and Responses The following questions and OCS responses convey important information about the roles and responsibilities of tripartite boards as required by statute and suggestions on how State CSBG authorities, State community action associations, and local agency officials can help assure that boards function effectively. http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 116 Corrective Action, Termination, or Reduction of Funding May 1, 2012 Fiscal Year 2007 Community Services Block Grant Program Report to Congress July 20, 2012 IM No. 49 Program Challenges, Responsibilities and Strategies, FY 20012003 May 31, 2012 IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families Question 1 - What does the law require? Roles and Responsibilities o/Tripartite Boards Sections 676B of the Community Services Block Grant Reauthorization Act of 1998 requires that, as a condition of designation, private nonprofit entities and public organizations administer their CSBG program through tripartite boards that "fully participate in the development, planning, implementation, and evaluation of the program to serve low-income communities." Board Composition •Low-Income Individuals and Families For private nonprofit entities, a minimum of one-third of tripartite board membership must be democratically selected representatives of low-income individuals and families who reside in the geographic area being served by the agency. For public organizations, such as city, county, or town governments, the law also requires that a minimum of one-third of tripartite board membership be comprised of representatives of low income individuals and families who reside in areas served. The statute allows public organizations to utilize State-specified mechanisms other than tripartite boards that "assure decision-making and participation by low-income individuals in the development, planning, implementation, and evaluation of programs..." OCS does not recommend including in this community representation category for either public or private agency boards individuals who provide services or supports to low-income residents but who are neither low-income or residents of the agency's service area. Such individuals may qualify for board membership as representatives of another board category -- "major groups or interests in the community." •Elected Officials or Their Representatives One-third must be elected officials, holding office at their time of selection, or their representatives. If a sufficient number of elected officials or their representatives are not available to serve, appointive public officials or their representatives may take the place of elected officials. • Major Groups and Interests in the Community Served The remaining board members must be chosen from "business, industry, labor, religious, law enforcement, education, or other major groups and interests in the community served." Question 2 - Who appoints members to a tripartite board? The law states that members of tripartite boards "shall be selected by the entity" in accord with the conditions described above. States must assure that local agencies comply with Federal statute and any applicable State statutes, and that the bylaws of tripartite boards reflect and advance statutory requirements. Question 3 - Are term limits permissible? The CSBG statute is silent on term limits. However, many CAAs find term limits helpful to keep boards revitalized and current. Community action agencies may impose such limits through their own bylaws if they wish. To achieve the purposes intended by statute for each of the three components of agency boards, State and local agencies are encouraged to consider the following term limit considerations: Representatives of Low-Income Individuals and Families http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families The statute requires that representatives of low-income individuals and families be "chosen in accordance with democratic selection procedures.” The implicit intent of this requirement is to insure that those who currently live in areas served by the agency are represented so that they have a strong voice in agency governance and direction and are able to convey to those they represent the presence and significance of community action in their lives. And, because some programs within community action agencies, especially Head Start, also require governance involving families being served, overall agency coordination and communications across programs are further enhanced when a few (one or two) members of Head Start Policy Councils serve on agency tripartite boards. The Head Start regulations require that the Policy Council and the Board cannot have identical membership, so this must be observed. Every effort should be made by eligible entities to assure that board members representing low-income individuals and families: • Have been selected on the basis of some form of democratic procedure either directly through election, public forum, or, if not possible, through a similar democratic process such as election to a position of responsibility in another significant service or community organization such as a school PTA, a faith-based organization leadership group; or an advisory board/governing council to another low-income service provider; • Are truly representative of current residents of the geographic area to be served,including racial and ethnic composition, as determined by periodic selection or reselection by the community. Being current should be based on the recent or annual demographics changes as documented in the needs/ community assessment. This does not preclude extended service of low-income community representatives on boards, but does suggest that continued board participation of longer term members be revalidated from and kept current through some form of democratic process and the assessment of community changes.Ultimately, it is the responsibility of the State to assure that agencies uphold both the letter and intent of the law governing appointment of low-income community representatives to tripartite boards. Particular attention should be paid to the two conditions described above. Elected Public Officials or their Representatives The overarching purposes for having elected officials serve on tripartite boards are to encourage awareness of poverty needs within the community and action by local governments, and to foster close coordination and partnership between public agencies and the eligible entities. State CSBG lead agencies, State community action associations, and local agency officials should ensure that the nature and number of public officials serving on each agency board supports and promotes these goals. The statute requires that elected public officials must be "holding office on the date of selection" to a tripartite board. The statute does not identify which public officials ought to serve on the tripartite board. The statute allows public officials (elected, or if necessary, appointed) to name someone to represent them on the board. Again, while the statute does not set term limits for this category of board membership, the spirit of the law, that local governments participate in agency oversight and governance, suggests that: • Elected officials serve on boards in this capacity only while they are in office. Similarly, individuals designed by elected or appointed officials to represent them on boards serve only while their principals are in office or are re-designated by those in office. Agencies are responsible for making sure that this category of board membership remains current through such procedures as prompt notification of newly elected or currently elected public officials of the opportunity for board service or representation, and timely replacement of board members (or their representatives) who no longer hold public office. Local agencies that wish to extend the board service of either formerly elected officials or their representatives may chose to appoint them as representatives of "major groups and interests in the community." http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families Representatives of Major Groups and Interests in the Community While the statute does not set term limits for these board members, their role is to reflect and involve key interests and resources within the community to guide agency actions and outcomes. For this category, agencies should strive to assure that: • Groups and interests with current influence or resources deemed critical to the success of the agency are represented. • Members are empowered by their organizations to participate in board activities and play a role in agency outcomes. Question 4 - What does "fully participate in the development, planning, implementation, and evaluation of the program" mean? Tripartite boards are responsible for oversight and governance of community action agencies: Development As the designated anti-poverty-agencies within their community, both public and private eligible entities are required to conduct periodic needs assessments of the causes and conditions of poverty within their service area and to decide what role, or mission, the agency will assume relative to other community organizations and resources, in addressing those needs. Tripartite boards are key players in the developmental processes described above: • Needs Assessment -- Board members, especially those that live in communities to be served and that represent low-income people, ought to be a primary source of information and insight concerning the conditions in their neighborhoods. Representatives of low-income families can help fashion agency outreach and communication strategies, on an ongoing basis, to assure that agency staff and programs are responsive to changing community needs and conditions. Board members that represent elected officials, and other community groups and interests, all bring critical information and perspective to the needs assessment process. Elected officials or their representatives can commission or make available government-sponsored studies of local economic, social, educational, and key conditions that affect poverty. Business, labor, religious, and other community group representatives offer similar information from the private sector and access to short-term and longer-range service and resource assessments and/or development plans that may impact the nature or extent of poverty in the community. • Clarifying Agency Mission -- The way each community action agency perceives its role, or mission, is central to what they do and how they assess their effectiveness. Tripartite boards, if correctly constituted, provide an agency with a broadly-based, in-house, panel of "experts" on most aspects of community need, resources, and opportunities. Their expertise should help inform agency leadership and staff concerning the role(s) community action should and could play to reduce poverty vis-a.-vis other public and private programs and initiatives. Creating or reviewing mission statements can provide a focus for collaborative strategic planning among board members and agency leadership and staff, and a foundation for meaningful board oversight of agency operations and effectiveness. Planning Tripartite boards are important participants in agency annual and longer-range planning activities. Specifically, individual members of the board, and the board as a whole, ought to contribute to, and benefit from, various aspects of program planning: • Long-range Strategic Planning- For those CSBG entities that are 501(c)(3) non-profit agencies, tripartite boards are ultimately responsible for the overall direction, conduct, and effectiveness of agency programs and activities. Public agency boards are "advisory" and are http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families intended to guide public officials that manage their agencies, both elected and appointed, with information and advice on how to reduce poverty within the geographic area being served. As such, participation of boards is essential in strategic planning discussions of how the mission of the agency is to be accomplished through its programs and activities, and how the agency will determine what constitutes its "success." Tripartite boards should be encouraged to help the agency: a) identify broad goals and results it hopes to achieve through its work among lowincome individuals and families, and within the community being served; b) mobilize and array programs and activities, both within and outside the agency, to achieve those goals and results; and c) establish and maintain procedures for gathering and presenting information on goals and results for agency and board use. • Annual Planning - Tripartite boards of both public and private entities should participate in the identification of what the agency hopes to accomplish each year and to help the agency establish specific performance expectations, in terms of both the nature and number of improvements to be achieved among low-income people and within the community, to guide agency programs and activities. Milestones, or intermediate steps toward achieving the ultimate results, ought to be identified by agency staff so that board members will be able to track progress throughout the year. In addition, boards are encouraged to identify possible ways to strengthen agency operations, including needed staff or facility enhancements, and to identify specific results it expects to be achieved. Boards may chose to utilize annual agency performance expectations, or anticipated program results, as important components of annual performance plans and compensation agreements they negotiate with the agency's executive director and other key staff. Implementation Because members of tripartite boards have "fiduciary" responsibility for the overall operation of private, non-profit community action agencies and statutorily described "advisory" responsibilities in public agencies, members are expected to carry out their duties as any "reasonably prudent person" would do. At a minimum, CAPLAW suggests that this would require: 1. Regular attendance at board and committee meetings; 2. Thorough familiarity with core agency information, such as the agency's bylaws, articles of incorporation, sources of funding, agency goals and programs, Federal and State CSBG statutes; 3. Careful review of materials provided to board members; 4. Decision-making based on sufficient information; 5. Ensuring that proper fiscal systems and controls, as well as a legal compliance system, are in place; and 6. Knowledge of all major actions taken by the agency. Two aspects of the requirements described by CAPLAW above warrant further discussion – board oversight of agency programs and board oversight of fiscal controls: • Agency Program Implementation - Boards are encouraged to stay informed of agency programs and activities throughout the year, and to receive periodic reports from agency staff that focus on progress toward achieving milestones and ultimate results among clients and communities being served. Timely board awareness of program implementation progress allows for possible reassessment of performance expectations or program realignments should the need arise. Board members are also encouraged to help the agency establish and maintain working relationships, or partnerships, with other public and private agencies and programs in the community that can help achieve community action results. For example: 1. Members that are either elected officials or that represent elected officials may identify public resources and programs that could contribute to client or http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families community outcomes and facilitate communication and coordination between the community action agency and the public program; 2. Members that represent critical community interests, such as commercial or financial institutions, may help identify possible sources of support for the agency's low-income clients, including employment opportunities, asset formation assistance, or access to other financial services; 3. All members of the tripartite board may be enlisted in an agency's advocacy efforts to increase or preserve needed services and programs in the community that support greater self-sufficiency among low-income families. • Fiscal Controls - Because tripartite boards of private, non-profit agencies are ultimately responsible for assuring that agency funds are spent and accounted for in accord with all applicable Federal, State, and local statutes and regulations, boards must make sure that fiscal controls and procedures are put in place and maintained by the agency that provide for: 1. Trained and qualified staff to manage fiscal accounts and records of the agency on a day-today basis; 2. Commonly accepted financial procedures for transactions, recordkeeping, and reporting such as those required by the CSBG Act, Part 74 of the Code of Federal Regulations, and OMB Circular 133; 3. Frequent reports to the board by agency fiscal staff on overall agency fiscal status, procedures, practices, and transactions; 4. Required board review and prior approval of all "substantial" agency fiscal transactions or commitments, as defined by statute or agency bylaws; and 5. Audits and audit reports to the board by a CPA firm independent of board member or agency staff association. Evaluation As indicated, tripartite boards of both public and private agencies are encouraged to focus their attention on results in all phases of agency program activity, including program development, planning, implementation, and especially evaluation. Boards should request, and be provided with, information concerning actual changes or improvements that have occurred among clients and community as a result of agency assistance. To determine the relative "success" of the agency, its staff and programs, boards may compare the nature and level of these outcomes with performance expectations, or targets, which were developed during the agency's planning cycle. Outcome or performance-focused information from one year can inform and strengthen program planning by the agency and its board in subsequent years. Question 5 - What kind of training should board members receive? Board members need to be trained to carry out both the legal, or fiduciary, aspects of their service and their leadership responsibilities to help guide the agency toward "success." At a minimum, it is recommended that board training cover the following topics: • Fiduciary Responsibilities 1. Orientation to statutory and regulatory requirements (CSBG Act, other Federal, State or local statutes and regulations, including non-profit board requirements; 2. Agency articles of incorporation, bylaws, etc. 3. Overview of Board functioning - appointment, representation, meetings, committees, conflict of interest policy, relationship to executive director and staff, etc. 4. Role and Responsibilities of the Executive Director 5. Role and Responsibilities of the Board regarding the employment, retention, and compensation of the Executive Director and key agency staff http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families 6. Overview of agency administration and financial management policies and procedures oversight role and responsibilities of the board 7. Orientation to, and how to oversee, agency mission, long-range and annual plans 8. Orientation to, and how to oversee, agency programs and services 9. Orientation to, and how to oversee, agency evaluation and reporting policies and procedures - role of the board in program and personnel performance evaluation. • Agency Leadership - Board Roles and Responsibilities Results Oriented Management 1. Agency Development o Needs Assessmento Agency Mission determination 2. Agency Planning o Strategic Long-Range Planning o Annual Planning - performance expectations and targets o Forming Partnerships with other resources in the community 3. Program Implementation o Tracking of Milestones, interim performance results and reports o Making mid-course corrections to improve performance Results Oriented Accountability 4. Evaluation - (Results Oriented Accountability) o Result-Focused Evaluation - clients and community o Results-Focused Evaluation - agency and staff o Using Information for Planning o Using Information for Additional Funding and Advocacy Note: In rural areas or where transportation is challenging, teleconference calls and other technological devices have assisted board communication. Question 6 - What constitutes "conflicts of loyalty or interest" among board members and how best should they be avoided. Individuals serve on tripartite boards first and foremost to advance the interests of the agency, its clients, and the community. They do not serve to advance their own interests and have a "duty of loyalty'.' to the agency. But, the very nature of the tripartite board, which calls for the representation of, and expected outreach to, various sectors of the community, creates possible situations in which distinctions of "loyalty" or "interest" need to be kept very clear and unambiguous. To safeguard against situations in which the loyalty, interest, or intent, of board member action may be questionable, the following minimum conflict of interest practices are recommended: • Have a clear, written policy Each agency should have a clear, written policy concerning conflicts of loyalty or interest among board members and agency staff that describes in detail: 1. Full disclosure of financial interest requirements for all board members and staff; 2. Conditions and procedural requirements for board member and/or staff withdrawal from any action for which a real or potential conflict of interest might exist; 3. "Transparency" and full record keeping of all board or agency financial decisions or actions and the parties involved in the decisions or actions; 4. Policies and procedures for selective (i.e. meet a certain threshold of expenditure or financial commitment) "independent" prior review of actions or decisions that may pose potential conflict of interest issues. http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families • Avoid situations that advantage board member interests or the appearance of advantage As indicated, the very nature of tripartite representation on boards creates potential conflict of loyalty or interest situations in which board members help the agency establish linkages with public and private community resources and services. Often, this outreach may result in financial arrangements or contracts involving expenditure of agency funds. In addition, board members have "inside" knowledge of agency activities and operations, including current and future employment opportunities within the agency. To avoid situations in which a conflict of interest or loyalty would occur, or the appearance of such a conflict, the following is recommended: 1. Competitive bidding procedures should be used for large financial transaction situations in which a board member or agency staff member has an interest in, or relationship to, one or more providers of the needed goods or services. If such a potential is unclear, the agency and its board should refer the issue to a pre-identified "independent" conflict of interest consultant or group for a determination. For smaller transactions that may involve board or staff member interests, a process involving collection of comparable quotes, prices, or salaries may suffice. 2. If, after a competitive process, a provider with ties to a board member(s) or staff is selected to enter into a financial arrangement with the agency, the affected board member(s) and staff must disassociate themselves from participating in any decisions regarding the conduct of the financial relationship. Neither board member(s) nor staff may benefit personally, in any way, from the financial relationship between the agency and the provider with which they have a connection. 3. Board membership should not be used as a "stepping stone" to agency employment. Board members should not seek or receive employment from the agency in any part- time or full time capacity during their service on the board. Board members wishing to be considered for employment ought to resign their position and wait a reasonable period of time before applying for a paid position within the agency. This waiting period is recommended to avoid both the actuality and appearance of undue advantage board membership affords in the hiring of agency management and staff. 4. Board members and their families should not enjoy any financial gain from their position, including receipt of salary, goods or special services for their board participation. Board members may be reimbursed for expenses associated with board service, such as incidental costs of supplies, or mileage, per diem, and lodging expenses incurred while attending out of town conferences or training approved by the entire board. 5. Agencies and boards should err on the side of caution in all matters that might create or appear to be a conflict of interest. They should use the proverbial "smell test" in all potentially questionable conflict of interest situations and call upon independent, outside counsel, both legal and ethical, to screen plans before action. It should be noted that board members, especially those that represent low-income individuals or families, are not excluded from being clients of the agency and receiving program services for which they are eligible. These board members should not receive preferential treatment in the nature or timing of such services. Question 7- What is the best relationship between a tripartite board and the agency executive director? The best relationship between a tripartite board and the agency executive director is one that advances the work of the agency in achieving results, or improvements, in the lives of lowincome people and the community in which they live. That said, there are organizational and functional issues that have prompted this question from a number of locations around the country over the past few years. While situations vary from http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families agency to agency, and community to community, the following general principles are offered to promote strong, focused, and effective working relationships between tripartite boards and agency executive directors: • Boards Establish Policy, Executive Directors Execute Policy Tripartite boards are responsible for establishing and approving policies that govern all aspects of agency operations, including agency and board bylaws, administrative and fiscal control policies, and personnel policies. Executive directors are responsible to assuring that the board established policies are carried out by the agency, and for providing information to the board on the execution of its policies as requested by the board. In many agencies, boards work with the executive director and agency staff collaboratively to develop agency policies and procedures, but the ultimate responsibility for promulgating such policies remains with the board. • Boards Set Agency Mission, Executive Directors Accomplish Agency Mission Boards are responsible for determining the overall mission, or direction, of the agency taking into account the needs of the community and the relative anti-poverty role played by the agency vis-à-vis other programs and resources in the community. Executive directors are responsible for providing the necessary information and assistance to the board that will help them determine the overall mission or direction of the agency, and for organizing the agency's programs and services in such a way that will best accomplish the mission. Again, in many communities, boards and executive directors (and agency staff) work collaboratively to both set the agency's mission and organize programs and services toward that end. • Boards Set Performance Targets, Executive Directors Guide Work to Achieve Targets Ideally, tripartite boards will officially approve annual performance targets, or outcomes they expect the agency to achieve among low-income families and the community. In most cases, these performance targets will be in the form of recommendations from the agency's executive director developed ideally in concert with the board, agency staff, and key community partners. How the agency organizes and operates services and programs to achieve these boardapproved performance targets is the responsibility of the executive director and the staff of the agency. Boards, therefore, should not routinely be involved in the day-to-day manner in which services are provided, but should pay particular attention to following the consequences, or results of agency programs as they unfold and are reported throughout the year. • Boards and Executive Directors Evaluate Agency Performance, Both are Accountable Based on reports of results generated by the agency, boards are ultimately responsible for deciding whether or not the agency and the executive director have been "successful" in accomplishing the mission of the agency. Boards are encouraged to focus on client and community results as a major factor in evaluating the work of the agency, its executive director, and staff. Indeed, such results may point to institutional needs, such as staff enhancement and training or program revisions, which may improve performance in subsequent years. • Boards Supervise Directly Only One Employee - the Executive Director One of the most important concepts conveyed by agencies that have well-functioning relationships between their tripartite board and executive director is, "Boards supervise directly only one employee - the Executive Director." This concept embodies the notion that board and agency staff functions are indeed separate, but they are joined through the relationship between the board and the one person they must hold accountable for the work of everyone else -- the executive director. This clearly means the boards must hold the executive director responsible for the activities of the agency. The board http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families should appraise the executive director's performance on an ongoing basis, but at a minimum, the board should have a complete appraisal annually. Adopting this concept of "one employee" enables boards to refrain from bypassing their agency's executive director to provide day-today instructions to agency staff (what many call "micromanaging"). But, it must be clear that the concept should not protect an executive director from gaining too much authority over all aspects of agency policy and operations by assuming roles and functions that clearly reside with the tripartite board. The concept is not intended to diminish or distort the fiduciary responsibility of tripartite boards of private, non-profit agencies to oversee the overall functioning of their agency and the cumulative work of agency staff. When a tripartite board is faced with the responsibility of recruiting and hiring a new executive director for their agency, members may set whatever criteria they deem appropriate. Boards are encouraged to seek out and employ a leader capable of: 1. Working cooperatively with the board to assure there is on-going consensus concerning the agency's antipoverty purpose, or mission, among board members, agency staff, and the broader community; 2. Mobilizing and coordinating programs and services both within and outside the agency toward accomplishing this mission; 3. Serving as a key community leader and advocate for the preservation and expansion of opportunities to assist low-income individuals and neighborhoods move out of poverty; 4. Achieving strong administration and fiscal control over agency resources; and 5. Employing performance-based management concepts embodied in Results Oriented Management and Accountability (ROMA) as the framework for relating to the board, and for all aspects of agency operations including program planning, resource allocation, service provision, program and staff evaluations. Question 8 - How can State CSBG agencies and State Community Action Associations advance the effectiveness of tripartite boards? At a minimum, OCS recommends that State CSBG agencies and State community action associations work together to assure that: • All board members receive timely and continuous training. OCS has funded the development of a number of board training curricula that are now available upon request and that contain many of the elements of effective training described in this Information Memorandum. For information on these training materials, please contact: Barbara Mooney Training Director Community Action Association of Pennsylvania 222 Pine Street Harrisburg, PA 17101 Phone: (724) 852-2272 E-Mail: barbaramooney@allte1.net Owen Heiserman Mid-Iowa Community Action Agency 1001 S. 18th Street Marshalltown, Iowa 50158 Phone: (641) 752-7162 E-Mail: owen@micaonline.org Elliot Pagliaccio Vice President The Rensselaerville Institute 690 Saratoga Road, PMB 130 Services Burnt Hills, NY 12027-9402 Phone: (518) 399-0216 E-Mail: epagliaccio@Rinstitute.org Connie Greer Director, Office of Economic Opportunity Minnesota Depart. of Human 444 Lafayette St. Paul, Minnesota 55144 Phone: (651) 284-4470 http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families E-Mail: connie.greer@state.mn.us • Board representatives participate actively in statewide community action training and technical assistance meetings and conferences. Board chairs or other members ought to be encouraged to participate in statewide community action meetings and conferences sponsored by both the State CSBG authority and the State CAA association. Such meetings will not only provide an opportunity for board members to contribute to discussions and training, but will also provide a means of conveying to all board members the status of community action in the State, information about the programs, services, and accomplishments of other agencies, and how their boards can continue to help improve the focus and outcomes in their own agencies. • State CSBG monitoring or CAA association assessments focus on board functioning (both fiduciary and leadership responsibilities) State CSBG officials should meet routinely with boards as part of their overall monitoring of local agencies to determine the extent to which the boards are aware of, and are carrying out, their responsibilities. Assessment should be made of agency compliance with statutory requirements for board composition and functioning. Similar assessments are encouraged in those States in which CAA associations have developed and are using agency self-assessment procedures in conjunction with State CSBG monitoring. State CSBG authorities and State community action associations are encouraged to provide technical assistance to agencies to help them achieve or maintain compliance with the law. Please don't hesitate to contact me if you have questions concerning this Information Memorandum. ______/s/____________ __ Margaret J. Washnitzer, DSW Director of State Assistance Office of Community Services Home About What We Do Leadership Help for Communities & Families Programs Grants Assets for Independence (AFI) Grantee Resources Community Economic Development (CED) Events Community Services Block Grant (CSBG) Compassion Capital Fund (CCF) Job Opportunities for LowIncome Individuals Program (JOLI) Low Income Home Energy Assistance Program (LIHEAP) Rural Community Development http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] U.S. Department of Health and Human Services 370 L'Enfant Promenade, S.W. Washington, D.C. 20447 Accessibility HHS.gov No FEAR Act Report Fraud Privacy Policy HHS Customer Service FOIA Plan Disclaimers Healthcare.gov Download Acrobat LetsMove.gov Reader® Kids.gov Download Word Viewer USA.gov 2003® Grants.gov USAJobs.gov IM No. 82 Tripartite Boards | Administration for Children and Families Program (RCD) Social Services Block Grant Program (SSBG) Strengthening Communities Fund (SCF) Tribal Services http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/resource/im-no-82-tripartite-boards[10/2/2012 11:56:56 AM] PathStone “Governance” Glossary of Frequently Used Terms ~ 2014 Gobierno Glosario PathStone de Términos Mas Usados ~ 2014 PathStone is a not-for-profit community development and human service organization providing services to low-income families and economically depressed communities throughout New York, Pennsylvania, New Jersey, Ohio, Indiana, Virginia, Vermont, and Puerto Rico. PathStone es una organización sin-fines-de-lucro para el desarrollo humano y comunitario, que provee servicios a familias de bajos recursos y comunidades deprimidas económicamente a través de los estados de Nueva York, Pensilvana, Nueva Yérsey, Ohio, Indiana, Virginia, y Puerto Rico. MISSION STATEMENT: PathStone builds family and individual self-sufficiency by strengthening farm worker, rural and urban communities. PathStone promotes social justice through programs and advocacy. Declaración sobre la Misión: PathStone edifica a familias, e individuos en obtener auto-suficiencia, mientras fortalece a los trabajadores agrícolas, y a las comunidades rurales y urbanas. PathStone promueve abogar por la justicia social, a través de sus programas. VISION STATEMENT: PathStone is a visionary, diverse organization empowering individuals, families and communities to attain economic and social resources for building better lives. DECLARACIÓN VISIONARIA: La visión de PathStone, es ser una organización diversa en donde capacita individuos, familias, y comunidades, en alcanzar los recursos económicos y sociales para construir y mejorar sus vidas. Path Stone Volunteer • Program: Any volunteer who works directly with a participant such as a Head Start tutor, Peer Educator, Promotoras, food pantry, etc. • Administrative: non-staff that perform an administrative or clerical function such as answering phones, filing, etc. • Leadership/Governance: Board, Affiliate and/or Advisory Committee Member • Voluntario PathStone Board Of Advisors Consejo de Asesores Programa: Cualquier voluntario quien trabaja directamente con un participante, tal como un tutor del programa de Comienzo Temprano, Educador de igualdad (peer), Promotores, Banco de Alimentos, etc. • Administrativo: Persona que no trabaja para la agencia que desempeña una función clerical o administrativo tal como contestar el teléfono, archivar, etc. • Gobierno: Miembro de la Junta PathStone, Afiliado y/o Miembro del Comité de Consejos. This network of community leaders (Board of Advisors) is to enhance the mission, broaden the vision for service collaboration, program growth in real estate and community development throughout Rochester and Western New York. The Board of Advisors is also charged with creating and refining innovative breakthrough ideas that will lead to the creation of new strategies to address the persistent need for affordable housing and employment opportunities that support family self-sufficiency. Esta red de líderes compone el Consejo de Asesores, en enriquecer y ampliar la visión para la colaboración en servicios, aumento en el programa de bienes raíces y desarrollo comunitario, a través de Rochester, y el Oeste de Nueva York. Estos asesores son también conocidos con; crear y refinar ideas innovadoras que dirijan, la creación de nuevas estrategias, para encarar la necesidad persistente, por 1|Page/Página ~ Kay PathStone “Governance” Glossary of Frequently Used Terms ~ 2014 Gobierno Glosario PathStone de Términos Mas Usados ~ 2014 vivienda razonable y oportunidades de empleo que apoyan la auto-suficiencia para las familias. GOVERNANCE: The process by which PathStone governing bodies and Executive Staff share decision-making and responsibility for overseeing and planning for the delivery of quality services to children and families in accordance with regulations, legislation, and policies. It is an approach to the job of governing that emphasizes values, vision, empowerment of both Board and staff, and the strategic ability to lead leaders. Gobierno: El proceso por el cual los cuerpos de gobierno de PathStone y Personal Ejecutivo, comparten la toma de responsabilidad, por la supervisión y planificación en la entrega de servicios de calidad, para niños y familias con los acuerdos, regulaciones, legislaciones, y políticas establecidas. Es el acercamiento hacia al trabajo de gobernar, donde se enfatice valores, la visión, el poderío de ambas; la Junta y el Personal, con la capacidad estratégica en conducir los líderes. Abstention Abstención Ad-Hoc Ad-Hoc Board Of Directors Junta de Directores Board Motion Moción de la Junta Board Report Informe a la Junta Board Resolution Resolución de la Junta By-Laws Regulaciones At Large Board member Miembro de la Junta General Board Minutes Minutas de In Junta Board Meeting The result of abstaining from casting a vote and is usually appropriate only when you have a conflict of interest in the issue before the Board El resultado de abstener al voto, y usualmente propio; únicamente, cuando existe el conflicto de intereses sobre algún asunto ante la Junta. Formed for one specific purpose, for example: an ad-hoc fund-raising committee. Formulado para un propósito especifico, i.e. un comité para recaudar fondos ad-hoc. The elected volunteers with legal and fiduciary responsibility. Los voluntarios electos, con la responsabilidad legal y monetaria. A formal action by a Board member that presents a resolution or statement for a vote. An example would be a motion to accept a report. Acción formal por un miembro de la junta que presenta una resolución o declaración para un voto. Un ejemplo sería hacer una moción, para aceptar un informe. Written reports submitted periodically to the Board by Executive staff. Informes escritos, sometidos periódicamente a la junta por el Personal Ejecutivo. A statement that becomes the official policy/statement of the Board. i.e. a resolution that calls for an annual audit ... this would require staff to be sure an audit is done. Una declaración convertida en una política de la Junta. Ejemplo: una resolución que pide una auditoria anual...esto requiere que el personal asegure que se realice la auditoria. A legal document that defines the organization and its purpose. By-laws provide general policy guidelines for nonprofit corporations. Un documento legal que define la organización y su propósito. Reglamentos que proveen directrices y normas para corporaciones de fines-sin-lucros. Individuals or Organizations Selected by the Board, and possess a particular expertise that the Board deems to be a value to the corporation. Organización o individuos seleccionados por la Junta, que poseen el conocimiento particular; que la junta estima ser valiosa para la corporación. The written record of business that was carried out during a Board meeting. Informe escrito de asuntos de negocios que se llevan a cabo durante una reunión de la junta. Board meetings have a routine order of business and provide the forum for making organizational policy. PathStone has three Board meetings a year, (Executive Committee meets 4 times per year) 2|Page/Página ~ Kay PathStone “Governance” Glossary of Frequently Used Terms ~ 2014 Gobierno Glosario PathStone de Términos Mas Usados ~ 2014 Reunion de la Junta Board Motion Moción de Junta Coalition Coalición Impasse Tranque / Sin Paso Staff Liaison Personal de Enlace Parliamentary Procedures Procedimientos Parlamentarios La rutina en el orden de negocios, de las reuniones de la Junta, que proveen el foro para hacer políticas para la organización. PathStone lleva a cabo Ias reuniones para la junta, (el Comité Ejecutivo se reúne 4 veces por año). A formal action by a Board member that presents a resolution or statement for a vote. An example would be a motion to accept a report. Una acción formal por un miembro de la junta que presenta una resolución o declaración para el voto. Un ejemplo de esto sería, una moción para aceptar un informe. A group of diverse organizations that join together to accomplish a specific objective that is likely to be achieved faster or better than if the organizations acted independently. Un grupo de diversas organizaciones que se reúnen; para realizar un objetivo específico, quedando realizado más rápido, o mejor, que si las organizaciones actuaran independientemente. A deadlock that occurs when a grantee and its governing body/or policy group cannot reach agreement on a proposed action. PathStone has developed an Internal dispute resolution process Un tranque ocurre cuando un cuerpo de gobierno y suplidor de fondos/o grupos gobernantes, no pueden llegar a un acuerdo o acción propuesta. PathStone ha desarrollado el Proceso de Resolución para la disputa interna. Each Board Member has a Staff Liaison designated to assist them in attending meetings, processing travel, reimbursement issues, and reviewing materials. Staff Liaisons are also responsible for organizing local meetings of their councils/committees, maintaining rosters, meeting minutes, recruitment of members, assisting in the election process and other duties as may be required for proper functioning of the committee/Board; Besides attend all meetings, Report to the Advisory Committee on program activities and initiatives undertaken by Affiliate(s) in your service area; Review and respond timely in writing to Advisory Committee recommendations and input; Prepare a written annual report to the Advisory Committee and with input from the members, periodically arrange for guest speakers and specific topic trainers. Cada Miembro de la Junta tiene un personal de enlace designado para ayudarles en asistir a las reuniones, procesar sus viajes, asuntos de re-embolso, y materiales de repaso. Todo personal de enlace; es también responsable por el organizar juntas locales de sus concilios/comités, mantener registros, las minutas de las reuniones, reclutamiento de miembros, asistiendo en el proceso de elecciones y otros deberes que pueden ser requisitos para in función propia del comité y junta; en adición al asistir a toda junta, Informar a la Junta de Asesores sobre las actividades dentro de los programas e iniciativas ya comenzadas en un área de servicios; Revisar y responder por escrito puntualmente a la Junta de Asesores recomendaciones, aportaciones y contribuciones; preparar un informe escrito anual, a la Junta de Asesores de las aportaciones de sus miembros, hacer los preparativos en traer e invitar oradores quienes hablen sobre temas específicos. Rules and Procedures of order under which the Board/council conducts its business and arrives at decisions. Las Reglas y Procedimientos, bajo el orden de la Junta/Concilio conducen sus negocios y llega a decisiones. 3|Page/Página ~ Kay PathStone “Governance” Glossary of Frequently Used Terms ~ 2014 Gobierno Glosario PathStone de Términos Mas Usados ~ 2014 Program Area Advisory Committee (PAAC) Comité de Consejo de Programa de Áreas (PAAC) Parent Committee Comité de Padres Parent Policy Council Concilio de Pólizas para Padres (SGT) State Governance Committee (SGT) Comité Estatal de Gobierno (SFC) State Farm worker Caucus Comité Estatal de Trabajadores Agrícolas A group of individuals who have agreed to provide advice regarding training and employment programs and other services of interest to staff and Board of PathStone. The Board shall, by resolution, establish the PAACs, select the membership and shall provide direction to the PAACs regarding scope of operation. Un grupo de individuos quienes han aceptado; el proveer recomendaciones acerca de programas de adiestramiento y empleo, y otos servicios de interés, para el personal y la Junta de PathStone. La Junta hará por resolución, el establecer los PAACs, la selección de los miembros & proveerá dirección para los PAAC’s, acerca del alcance en sus operaciones. Every HS center must have a group of parents who meet monthly to review centerprogramming procedures. Every parent who has a child enrolled in Head Start is automatically a member of the Parent Committee. Cada centro de Comienzo Temprano debe tener un grupo de padres, que se reúnan mensualmente para revisar los procedimientos de la programación-de-centros. Cada padre que tenga un niño matriculado en los Centros de Comienzo Temprano queda automáticamente miembro del Comité de Padres. The Policy Council Members participate in direct shared governance of the Head Start program. Policy Committee, This group is comprised of parents elected from centers, who review state wide Child & Family Development Services. Los Miembros del Concilio de Políticas, que participan en el gobierno directo compartido del programa de Comienzo Temprano. Comité Estatal de Políticas, Este grupo esta compuesto de aquellos padres electos de los centros; de Servicios de Desarrollo en Niño y Familia, quienes revisan los servicios del estado entero. A Committee Of elected members from local advisory groups. The SGA meets twice a year for the primary purpose of sharing information on all programs; to confirm the nomination of certain members to the PathStone Board of Directors; identify issues of interest and concern to be reported to the Board of Directors Un Comité de miembros electos de los comités locales de consejo. El SGA se reúne dos veces al año para el solo propósito de compartir información de todos los programas; para confirmar la nominación de ciertos miembros a la Junta de Directores de PathStone; identificar asuntos de interés y inquietudes a ser reportados a la Junta de Directores. A statewide committee of elected farmworker representatives from the local PAAC’s united to promote an agreed-upon cause and or identify important issues of farm related interest to the Board of Directors. El Comité Estatal de representantes de trabajadores agrícolas electos; desde los PAAC's locales, unidos a promover una causa en- acuerdo e identificar asuntos importantes de interés relacionados a la agricultura, para la Junta de Directores. The ADP Aline is a reloadable prepaid Visa card that provides employer,s employees and board a convenient, low-cost alternative to paychecks / stipend check Step 1: http://employee.pathstone.org/Payroll.html ADP Aline pre-paid Card Step 2: click on ADP Aline Prepaid Card Training link 4|Page/Página ~ Kay