GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Controlar, verificar y entregar los Bienes devolutivos y de consumo al respectivo responsable acorde a lo programado en el Plan de Compras Institucional y en otras modalidades de adquisición de bienes institucionales, así como el buen uso y consumo de los mismos por parte del personal perteneciente a cada uno de los procesos de la Universidad Surcolombiana. 2. ALCANCE 3. Inicia con el requerimiento de elementos de consumo o devolutivos y termina con el archivo del Comprobante de Salida debidamente legalizado. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos Recepción y solicitud de elementos 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES COMPROBANTE DE SALIDA: Es el documento legal que identifica clara y detalladamente las salida física y real de un bien, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del encargado de la Bodega y quedando en poder y bajo la responsabilidad del funcionario destinatario. BIENES DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros . BIENES DEVOLUTIVO: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren o desaparezcan. BIENES INTANGIBLES: son bienes inmateriales que constituyen derechos , privilegios o ventajas de competencia para el ente público de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos. La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INVENTARIO DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1. Solicitud, Se recibe el formato AP-BYS-FO-01 – Solicitud de Materiales, elementos y/o útiles recepción de de oficina (bienes de consumo y/o devolutivos), por parte de las dependencias, equipos, previa Verificación en el Plan de compras. elementos y/o materiales 2. Se revisa y verifica que la solicitud recibida, esté contemplada dentro del Plan de Verificación Compras de la respectiva vigencia para su asignación. solicitud en Plan En caso de que los elementos solicitados no se encuentren contemplados dentro de Compras del plan de compras se informa mediante llamada telefónica, correo electrónico u oficio la negación de la solicitud. Para el caso de los elementos de consumo de papelería: Formato AP-BYS3. Elaboración del Comprobante de FO-01: Se avala el requerimiento y se remite al Profesional especializado para la Salida respectiva codificación de los elementos solicitados y se prosigue a generar el Comprobante de Salida de Almacén mediante el sistema administrativo y financiero. Para el caso de elementos de consumo y devolutivos de acuerdo a los comprobantes de entrada: Se ingresa al sistema administrativo y financiero para generar el Comprobante de Salida de Almacén de elementos de consumo y/o de bienes devolutivos y se contabiliza en el sistema financiero. 4. Registro y Legalización de Comprobantes de Salida Para el caso de los elementos devolutivos: Se remite el Comprobante de Salida con su(s) respectivo(s) STIKER(S) a la bodega para la correspondiente identificación. En el mismo Comprobante de ingreso quedará registrado el nombre de quien será responsable de la custodia del bien y será quien legalice con su firma el recibido. Se elabora en archivo EXCEL base de datos control de Comprobantes, se realiza el registro de los Comprobantes de Salidas de consumo o devolutivos generados en el sistema financiero, para su posterior control y seguimiento de recibido de bienes de consumo y devolutivos a satisfacción por los responsables. Página 2 de 5 RESPONSABLE Profesional de Gestión Institucional – Área de Recursos y equipo de trabajo Profesional de apoyo REGISTRO AP-BYS-FO-01 Solicitud de Materiales, elementos y/o útiles de oficina. E-mail o Comunicación oficial. Profesional Especializado, Secretaria Ejecutiva y Coordinador de Bodega Comprobante de salida de almacén de productos de consumo, devolutivos, STIKERS. registro sistematizado en el sistema financiero Secretaria Ejecutiva Base de datos sistematizada EXEL control de Comprobantes de Salida de Bienes La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página No. 5. ACTIVIDAD Distribución y entrega de elementos solicitados. DESCRIPCIÓN Se entregan los elementos autorizados al peticionario y se hace firmar al responsable el Comprobante de Salida correspondiente de los elementos entregados. RESPONSABLE Coordinador de Bodega 6. Archivo documentación Se archiva la documentación del procedimiento SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN en las carpetas movimiento mensual de comprobantes de salida, carpeta inventario de bienes devolutivos por responsable. Secretaria 3 de 5 REGISTRO Comprobante de Salida correspondiente firmado a satisfacción Carpetas - archivo movimiento mensual de comprobantes de salida carpeta – archivo inventario de bienes devolutivos por responsable La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 6.2 LEGALIZACIÓN DE INVENTARIOS FIN DE AÑO DE BIENES DEVOLUTIVOS NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1. Elaborar y publicar Se elabora y publica mediante sitio Web Institucional y vía e-mail, comunicado oficio informando a la comunidad Universitaria, la fecha límite en que legalización de se debe legalizar y/o firmar inventario a 31 de diciembre de la inventario respectiva vigencia. 2. Recepción de Se recibe mediante oficio el inventario en original y copia debidamente Inventario firmado a satisfacción por el funcionario responsable. 3. Organizar y verificar Se organiza los inventarios recibidos de forma alfabética y se verifica Listado de inventarios que todos los responsables de inventario hayan remitido el mismo recibidos firmado a satisfacción. 4. Archivo de inventario De lo contrario se, solicitara nuevamente vía telefónica. En caso de no ser atendido esta segunda solicitud, se notifica a Control Interno Disciplinario el listado de los responsables que no hayan cumplido con la legalización del inventario a 31 de diciembre de cada vigencia. Se archiva una copia del inventario en la carpeta inventario de bienes devolutivos por responsable y se archiva el original en libro inventario por responsable de cada vigencia. 2014 Página RESPONSABLE Líder proceso BYS 4 de 5 REGISTRO Comunicación oficial Secretaria Secretaria Personal Asignado de apoyo Inventario de cada responsable y copia Inventario de cada responsable y copia Comunicación oficial A Control Interno Disciplinario (de ser necesario) Secretaria Carpeta inventario de bienes devolutivos por responsable Carpeta inventario por responsable de la respectiva vigencia. La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana GESTIÓN FINANCIERA SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN CÓDIGO: AP-BYS-PR-04 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2014 Página 5 de 5 7. OBSERVACIONES 1º. En la página web institucional se encuentra el link de inventario de almacén, al cual se puede ingresar digitando el número de identificación, el responsable de la custodia de bienes institucionales para su información y verificación. 2º. Para el caso de contratistas que tienen inventario a cargo, una vez se les venza el contrato, estos deberán entregar los bienes que tienen bajo su custodia a su jefe inmediato o al funcionario que lo reemplazará de acuerdo a las directrices institucionales. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION 01 02 03 04 05 DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Formato CAL-FO-17 Mayo 02 de 2014 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Aprobación documentos Actualización documentos Actualización documentos Actualización documentos Actualización documentos Elaboró Revisó Aprobó ________________________________ BERNARDA MARTÌNEZ DE GAMBOA Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos - Líder Proceso BYS ______________________________ CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC __________________________________ CARLOS JAVIER MARTÌNEZ GONZALEZ Representante de la Dirección La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. 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