Gestion de Costos

LA GESTION DE COSTOS
La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los
rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados
para la actividad correspondiente).
ESTIMACIÓN DE COSTOS
La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar
una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar
cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el
estimador debe considerar las posibles causas de variación, incluyendo los
riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades
monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto
dentro como entre los proyectos.
La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el
proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa
2. Activos de los Procesos de la Organización
3. Enunciado del Alcance del Proyecto
4. Estructura de Desglose del Trabajo
5. Diccionario de la EDT
6.
7.
8.
9.
Plan de Gestión del Proyecto
Plan de gestión del cronograma.
Plan de gestión de personal.
Registro de riesgos.
Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) es una estructura
exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables y las tareas
necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy
común y crítica en la gestión de proyectos.
El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma
jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un
elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la
base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto
debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.
Una EDT es una simple y organizada presentación del trabajo requerido para
completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentación
de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del
ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre),
mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma
organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo
importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no
su plan de ejecución.
Mientras la organización estructura jerárquicamente a las personas para
desarrollar el trabajo, la EDT estructura
jerárquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas
trabajarán.
Maneras de construir una EDT
De arriba hacia abajo:
1. Inicie con el objetivo del
Proyecto
2. Desagregue en partes
3. Determine los Hitos de cada
parte
4. Identifique las actividades
necesarias para obtener los
resultados
5. Para fases tempranas del
proyecto
De abajo hacia arriba:
1. Defina un listado de
actividades detalladas
2. Agrupe por:
• Entregables
• Destrezas
• Cronología
3. Usualmente trabajo de
grupo
Propósito de la EDT
Entregar una base para la estimación de los recursos del proyecto:
? Subcontratos
? Proveedores y sus productos
? Servicios
? Cualquier otro recurso identificable
Un ejemplo de una EDT muy sencillo de una ED para pintar una habitación:
• Preparar materiales
o Comprar pintura
o Comprar una escalera
o Comprar brochas y rodillos
o Comprar removedor de papel tapiz
• Preparar la habitación
o Quitar el papel tapiz viejo
o Quitar la decoración desmontable
o Cubrir el piso con papel periódico viejo
o Cubrir los switches de luz con cinta
o Cubrir los muebles con sábanas
• Pintar la habitación
• Limpiar la habitación
o Desechar o guardar la pintura sobrante
o Limpiar las brochas y rodillos
o Desechar los periódicos
o Quitar las sábanas
Herramientas y Técnicas
1. Estimación por Analogía
2. Determinación de Tarifas de Costos de Recursos
3. Estimación Ascendente : estimar el costo de paquetes de trabajo
individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más
bajo de detalle.
4. Estimación Paramétrica técnica que utiliza una relación estadística
entre los datos históricos y otras variables
5. Software de Gestión de Proyectos las hojas de cálculo
computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas.
6. Análisis de Propuestas para Licitaciones:
7. Análisis de Reserva : Las reservas para contingencias son costos
estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto para
gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son
“incógnitas conocidas”, y forman parte del alcance del proyecto y de las
líneas base de costo.
8. Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimación de
costos de las actividades del cronograma.
Salidas
1. Estimaciones de Costos de las Actividades
2. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades
3. Cambios Solicitados 7
4. Plan de Gestión de Costos - Actualizaciones
PRESUPUESTO DE COSTOS
El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las
actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer
una línea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relación entre todos
los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto
3. Diccionario de la EDT
4. Estimaciones de Costos de las Actividades :
5. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades
6. Cronograma del Proyecto
7. Calendarios de Recursos
8. Contrato
9. Plan de Gestión de Costes
Herramientas y Técnicas
1. Suma de Costes
2. Análisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que
son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente
necesarios.
3. Estimación Paramétrica : implica el uso de características (parámetros)
del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costes
totales del proyecto.
4. Conciliación del Límite de la Financiación: La conciliación requerirá
que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos
gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para
algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la
EDT en el cronograma del proyecto.
Salidas
1. Línea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que
se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del coste en el proyecto.
2. Requisitos para la Financiación del Proyecto: Los requisitos de
financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea base de coste y
pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin
de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.
3. Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)
4. Cambios Solicitados
CONTROL DE COSTOS
El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas
y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios
Entradas
1. Línea Base de Coste
2. Requisitos para la Financiación del Proyecto
3. Informes de Rendimiento
4. Información sobre el Rendimiento del Trabajo
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan
de gestión de costes, define los procedimientos por los cuales la línea
base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la
documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación
necesarios para autorizar los cambios.
2. Análisis de Medición del Rendimiento
3. Proyecciones
4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento
del coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los
paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los
hitos vencidos y los alcanzados.
5. Software de Gestión de Proyectos : las hojas de cálculo
computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y
para predecir los efectos de los cambios o las variaciones.
6. Gestión de Variación
Salidas
1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones)
2. Línea Base de Coste (Actualizaciones):
3. Mediciones del Rendimiento
4. Conclusión Proyectada
5. Cambios Solicitados
6. Acciones Correctivas Recomendadas
7. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
8. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)