PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
A. Solicitud de asesoría por medio de oficio de superior jerárquico de la Unidad, indicando la
designación de la persona responsable.
B. El Archivo Institucional (AI) designa al Profesional encargado de asesorar al responsable de la
Unidad.
C. Confección de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos (TPCD) o Tabla de
Valoración Parcial (TVP) por parte de la Unidad, con la asesoría del profesional de AI.
D. Solicitud, mediante oficio dirigido al Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (CISED) para analizar la TPCD o TVP, la cual deberá firmarse por el superior
jerárquico y los responsables. Asimismo, deberá contar con el aval del profesional del AI.
E. Convocatoria a sesión del CISED a las instancias solicitantes.
F. El CISED analiza la TPCD o TVP para determinar y evaluar la vigencia administrativa-legal de
los documentos. Asimismo, la documentación declarada de valor permanente se eleva a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, por su posible valor científicocultural.
G. Transcripción de Acuerdos(s) del CISED para comunicar el resultado del análisis de la TPCD o
TVP.
H. Una vez valorada la TPCD o TVP, si se aprueba la unidad solicitante deberá enviar dicho
instrumento, firmado por el superior jerárquico por triplicado. En caso de requerir
modificaciones, se deberán incorporar en un plazo no mayor de diez días hábiles, las cuales serán
revisadas por parte el profesional de AI.
I. El CISED procede a firmar la TPCD o TVP y remite un original firmado a la Unidad
solicitante.
J. La Unidad solicitante inicia el proceso de Selección Documental, a partir de los plazos de
conservación establecidos en la TPCD o TVP.
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K. Una vez seleccionada la documentación, la Unidad solicita mediante oficio iniciar el proceso de
Eliminación de Documentos, para lo cual el profesional designado del AI realizará una visita
para verificar la documentación por eliminar.
L. El AI, la Unidad solicitante y el Programa UNA-Campus Sostenible, mediante instrumento
“Comprobante de Traslado Documental al Centro de Acopio Institucional para transformar el
material en no legible ", coordinan el traslado de los documentos por eliminar al Centro de
Acopio Institucional, para convertirlos en material no legible.
M. Se coordina la visita de un representante del CISED, del profesional del AI, la persona
designada por la Unidad y el superior jerárquico, para levantar el Acta de Eliminación de
Documentos por triplicado.