P-TI-01 Evaluar iniciativas de TI

Código: P - TI - 01
PROCEDIMIENTO EVALUAR INICIATIVAS DE TI
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Evaluar las iniciativas de tecnología de información y sistemas que promuevan la optimización de la gestión en el marco de los objetivos
estratégicos de la entidad, con criterios de calidad, oportunidad y seguridad.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Área de Tecnología y Sistemas de Información
FLUJOGRAMA
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
INICIO
IDENTIFICAR NECESIDADES DE
TECNOLOGÍA Y REALIZAR
SOLICITUD DE INICIATIVA DE TI
1
DOCUMENTAR
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Y FUNCIONALES
2
Funcionarios designados
en dependencias
Identificar las necesidades de tecnología y realizar
solicitud a través de correo electrónico o
herramienta de gestión de solicitudes.
Jefe Área de Tecnología y
Sistemas de Información
Documentar los requerimientos técnicos
funcionales del cliente interno a través
reuniones para mejorar el entendimiento de
necesidades. Usar formato Requerimiento
Software F-TI-15.
y
de
sus
de
Funcionarios designados
en dependencias
Jefe Área de Tecnología y
Sistemas de Información
Correo electrónico,
herramienta de gestión
de solicitudes
Acta de reunión
levantamiento de
requerimientos técnicos
y funcionales
Formato F-TI-15
diligenciado
3
IDENTIFICAR
ALTERNATIVAS DE
SOLUCIÓN
Identificar alternativas de solución a través de la
búsqueda de información que puedan dar
respuesta a las necesidades.
Jefe y Asesores del Área
de Tecnología y Sistemas
de Información
Lista de alternativas
4
DEFINIR Y PONDERAR
ATRIBUTOS PARA
EVALUACIÓN
Definir y ponderar los atributos principales para
evaluar
las
alternativas
siguiendo
los
requerimientos planteados en la iniciativa y las
posibles ofertas del mercado.
Jefe y Asesores del Área
de Tecnología y Sistemas
de Información
Lista de atributos
5
REALIZAR EVALUACIÓN
TÉCNICA Y SELECCIÓN DE
ALTERNATIVA
6
ELABORAR
PROPUESTA
Realizar evaluación de ténica y selección de cada
alternativa y seleccionan aquélla que mejor se
Jefe y Asesores del Área
ajuste a las necesidades planteadas con base en
de Tecnología y Sistemas
los atributos definidos. Éstas podrían contemplar la
de Información
formulación de un programa o proyecto, un
desarrollo interno y/o la adquisición de la solución.
Evaluación técnica
Elaborar propuesta partiendo de la alternativa
Jefe y Asesores del Área
seleccionada y teniendo en cuenta criterios como
de Tecnología y Sistemas
costos, tiempo y recursos.
de Información
Propuesta para
aprobación
PRESENTAR
PROPUESTA
Presentar propuesta para la implementación de la
iniciativa al cliente interno.
7
Si
¿Requiere
Ajustes?
No
Si requiere ajustes, realiza los ajustes a la
propuesta siguiendo las recomendaciones del
cliente interno, contiúa actividad 2; de lo contrario,
aprueban la propuesta y continua actividad 8.
1
F-DE-19 (Version: 05)
2 de 2
Jefe y Asesores del Área
de Tecnología y Sistemas
de Información
Cliente interno
Propuesta aprobada
Código: P - TI - 01
PROCEDIMIENTO EVALUAR INICIATIVAS DE TI
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Evaluar las iniciativas de tecnología de información y sistemas que promuevan la optimización de la gestión en el marco de los objetivos
estratégicos de la entidad, con criterios de calidad, oportunidad y seguridad.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Área de Tecnología y Sistemas de Información
No.
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
1
EVALUAR SI REQUIERE
DESARROLLO DE
PROYECTO DE TI
Evaluar si la propuesta requiere un desarrollo de
software interno.
8
¿REQUIERE
DESARROLLO
INTERNO?
Si
En caso que la propuesta requiera el
Jefe y Asesores del Área
establecimiento de un programa o proyecto, ver de Tecnología y Sistemas
Procedimiento Desarrollar Proyectos de TI - Pde Información
TI-02, de lo contrario continua actividad 9.
Estudio técnico para
desarrollo de programa
o proyecto
P-TI-02
No
EVALUAR SI REQUIERE LA
ADQUISICIÓN DE UN BIEN O
SERVICIO
Evaluar si se requiere la adquisición de un bien o
servicio
9
¿Requiere
Adquisición
de Bien o
Servicio?
Si
No
En caso que la propuesta requiera tramitar la
compra de un bien o servicio, Ver Proceso
Adquisición de Bienes y Servicios C-BS-07, de Jefe y Asesores del Área
de Tecnología y Sistemas
lo contrario continúa actividad 10.
de Información
Nota: En caso de no contar con recursos para
solucionar la iniciativa, estos se gestionaran a
través del Procedimiento Gestión de Proyectos de
Inversión P-DE-07.
Estudio de mercado
PROCESO
C-BS-07
10
REALIZAR CONTROL DE
CAMBIOS
Realizar control de cambios. Ver Lineamientos de Jefe y Asesores del Área
de Tecnología y Sistemas
Administración de Cambios L-TI-01.
de Información
FIN
F-DE-19 (Version: 05)
2 de 2
Documento de control
de cambios