pliego de condiciones euosha/2016/op/f/se/0001
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EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 PLIEGO DE CONDICIONES EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 “Prestación de servicios de telefonía (fija y móvil)” Tipo de procedimiento: abierto Tipo de contrato: contrato marco OJ Notice number: 2016/S 086-151515 Los documentos de la licitación están disponibles para su descarga en: http://osha.europa.eu/about/calls Contracting authority: European Agency for Safety and Health at Work (Edificio Miribilla), 5th Floor - Santiago de Compostela,12 E-48003 Bilbao – Spain E-mail: cft001@osha.europa.eu https://osha.europa.eu EU-OSHA – European Agency for Safety and Health at Work 1 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Tabla de Contenidos 1 Introducción ..................................................................................................................................... 4 1.1 Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo ....................................................... 4 1.2 Antecedentes específicos de la presente licitación ....................................................................... 4 1.3 Calendario de la presente convocatoria ........................................................................................ 5 1.4 Volumen estimado ......................................................................................................................... 5 2 Descripción de las tareas y los servicios solicitados ................................................................. 6 2.1 Lote 1 – Telefonía fija y servicios de conectividad asociados ....................................................... 6 2.1.1 Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 1) ........................................................ 6 2.1.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 1) ................................................................ 7 2.1.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 1) ..................................................................... 11 2.1.4 Facturación e informes (Lote 1) ........................................................................................ 11 2.1.5 Gestión de proyectos (Lote 1) .......................................................................................... 12 2.1.6 Protección de los datos personales (Lote 1) .................................................................... 12 2.1.7 Estimación de necesidades (Lote 1) ................................................................................. 13 2.2 Lote 2 – Telefonía móvil y servicios de datos .............................................................................. 14 3 2.2.1 Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 2) ...................................................... 14 2.2.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 2) .............................................................. 15 2.2.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 2) ..................................................................... 19 2.2.4 Facturación e informes (Lote 2) ........................................................................................ 19 2.2.5 Gestión de proyectos (Lote 2) .......................................................................................... 20 2.2.6 Protección de los datos personales (Lote 2) .................................................................... 20 2.2.7 Estimación de necesidades (Lote 2) ................................................................................. 21 Orientaciones generales ............................................................................................................... 22 3.1 Consideraciones sociales, laborales y humanas......................................................................... 22 3.2 Consideraciones medioambientales ............................................................................................ 22 3.3 Participación en la presente convocatoria de licitación ............................................................... 22 3.4 Enfoque contractual de la presente licitación .............................................................................. 22 3.5 Ejecución del contrato marco ...................................................................................................... 23 3.6 Condiciones de pago ................................................................................................................... 23 3.7 Contactos entre EU-OSHA y el licitador ...................................................................................... 23 3.8 Presentación de una oferta por un consorcio de empresas ........................................................ 24 3.9 Subcontratación ........................................................................................................................... 24 3.10 Confidencialidad y acceso del público a los documentos ........................................................... 24 3.11 Precios ......................................................................................................................................... 24 2 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 3.12 Información adicional importante ................................................................................................. 25 4 Contenido y presentación de las ofertas .................................................................................... 26 4.1 Parte A — Parte administrativa y documentación justificativa .................................................... 26 4.1.1 Común a los dos lotes ...................................................................................................... 26 4.1.2 Por cada lote ..................................................................................................................... 26 4.2 Parte B - Propuesta técnica (para cada lote) .............................................................................. 27 4.2.1 Servicios requeridos de los operadores ........................................................................... 27 4.2.2 Plan de Migración (inicio y finalización de servicios) ........................................................ 27 4.2.3 Facturación e informes ..................................................................................................... 27 4.2.4 Gestión de proyectos ........................................................................................................ 27 4.2.5 Protección de los datos personales .................................................................................. 28 4.2.6 Escenarios de evaluación ................................................................................................. 28 4.2.7 Acuerdo de nivel de servicio (SLA) ................................................................................... 28 4.3 Parte C — Propuesta financiera (para cada lote)........................................................................ 29 4.3.1 Escenarios de evaluación ................................................................................................. 29 4.4 Sistema de doble plica ................................................................................................................. 29 4.5 Dirección postal y electrónica ...................................................................................................... 30 4.6 Fecha de presentación ................................................................................................................ 30 5 Evaluación y adjudicación del contrato ...................................................................................... 31 5.1 Sesión de apertura de ofertas ..................................................................................................... 31 5.2 Sesión de evaluación de las ofertas............................................................................................. 31 5.2.1 Evaluación técnica ............................................................................................................ 31 5.2.2 Evaluación financiera ........................................................................................................ 33 5.2.3 Fase de exclusión ............................................................................................................. 33 5.2.4 Fase de selección ............................................................................................................. 33 5.2.5 Adjudicación ...................................................................................................................... 35 3 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 1 Introducción 1.1 Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA) es una agencia de la Unión Europea (UE) y constituye uno de los órganos comunitarios descentralizados. Su cometido principal consiste en contribuir a promover puestos de trabajo más seguros, más sanos y más productivos mediante el análisis y la divulgación de información sobre la seguridad y la salud en el trabajo (SST). Por tratarse de una organización tripartita, EU-OSHA trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos, la patronal y los representantes de los trabajadores a fin de compartir buenas prácticas y llegar a los trabajadores y los lugares de trabajo en toda Europa. Con sede en Bilbao, España, EU-OSHA cuenta con un personal especializado en seguridad y salud en el trabajo y con una red de socios en todos los Estados miembros y también en países no comunitarios. Además de realizar campañas informativas a escala europea, la Agencia publica estudios científicos a través de medios impresos y electrónicos. La red principal de información sobre salud y seguridad de EU-OSHA está conformada por centros de referencia en todos los Estados miembros de la UE, en los países candidatos y candidatos potenciales y en la Asociación Europea de Libre Comercio (AELC). Los centros de referencia son normalmente las autoridades nacionales en materia de SST que representan a EU-OSHA y apoyan sus actividades, como es el caso de la campaña «Trabajos saludables». La información en poder de EU-OSHA será tratada de conformidad con los principios que regulan la protección de datos en la Unión Europea. En el sitio web de EU-OSHA se puede encontrar más información sobre la Agencia y su trabajo: https://osha.europa.eu/es/about-eu-osha. 1.2 Antecedentes específicos de la presente licitación Disponer de unos servicios de telecomunicaciones de alta calidad, permanentes, disponibles en todo el mundo y con una buena relación calidad-precio es de máxima importancia para dar apoyo a las actividades y operaciones de EU-OSHA. Por este motivo, EU-OSHA ha buscado siempre obtener los mejores servicios de telecomunicaciones a través de contratos con aquellos operadores que mejores propuestas técnicas ofrecían en unas condiciones económicamente ventajosas. En lo referente a los servicios de telefonía, tanto fija como móvil, EU-OSHA dispone en la actualidad para cada uno de estos de dos Contratos Marcos firmados en el año 2012 por un periodo máximo de 4 años de duración. Por ello, y ante la próxima finalización de los mismos, se inicia el presente procedimiento de contratación. 4 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 1.3 Calendario de la presente convocatoria Tarea Fecha Comentarios Fecha de la convocatoria 03/05/2016 Publicación del anuncio de contratación en el Diario Oficial Plazo para solicitar aclaraciones a EUOSHA 07/06/2016 Fecha límite para envío de ofertas 15/06/2016 Ver los detalles en la invitación a licitar Sesión de apertura (pública) 23/06/2016 10.30 horas, hora local en las dependencias de EU-OSHA Fecha de evaluación de las ofertas 01/07/2016 Aproximada Notificación de la adjudicación al licitador seleccionado 15/07/2016 Aproximada Firma del (de los) contrato(s) marco 29/07/2016 Aproximada 1.4 Volumen estimado El volumen estimado por cada lote: Lotes Volumen anual estimado Volumen total estimado Lote 1: Telefonía fija y servicios de conectividad asociados 30 000 € 120 000 € Lote 2: Telefonía móvil y servicios de datos 30 000 € 120 000 € 5 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2 Descripción de las tareas y los servicios solicitados El objetivo de la presente licitación es dar apoyo a las actividades y operaciones de la Agencia mediante la prestación de servicios de telecomunicaciones de alta calidad, permanentes, disponibles en todo el mundo y con una buena relación calidad-precio. Los servicios requeridos se agrupan en dos (2) lotes diferentes. Los licitadores pueden presentar su oferta para uno o más lotes. Lote 1 – Telefonía fija y servicios de conectividad asociados Lote 2 – Telefonía móvil y servicios de datos 2.1 Lote 1 – Telefonía fija y servicios de conectividad asociados 2.1.1 Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 1) EU-OSHA dispone en la actualidad de un contrato marco para la provisión de los servicios de telefonía fija externa (fijo a fijo y fijo a móvil). En la actualidad, EU-OSHA dispone de un equipo PBX interno basado en el modelo SIEMENS HiPath 3750. La red telefónica interna está constituida por 96 teléfonos digitales, 8 analógicos y 3 faxes. Este equipamiento podrá ser sustituido durante el periodo de validez del contrato marco resultante del presente procedimiento. El mantenimiento y gestión de este equipo no son objeto del presente proceso de licitación. La configuración de la conectividad de voz externa actual se compone varios servicios, como son: Conectividad RDSI: 1 acceso primario (PRI - ISDN30 /RDSI30) con 10 canales activos, proporcionando 10 canales externos simultáneos para la centralita. 250 números de teléfono (DDIs) asociados a este primario. Estos DDIs están agrupados en dos grandes bloques: o o 150 DDIs consecutivos 100 DDIs (distribuidos en 5 bloques no consecutivos) 3 accesos básicos (BRI - ISDN2 /RDSI2), proporcionando conectividad al sistema de videoconferencia. Conectividad analógica: Año 5 líneas analógicas (pares de cobre) para usos especiales (1 de estas líneas analógicas proporciona asimismo conectividad de Banda Ancha). Telefonía Fija 1 acceso primario - PRI (10 canales) 2015 250 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (5 pares de cobre, proporcionando una de ellas de Banda Ancha) Ambos servicios, analógico y digital, permiten el acceso no restringido a marcación nacional e internacional. En estas líneas se puede bloquear (bajo demanda) el acceso a los números de tarificación especial. En la actualidad, y en lo referente a la telefonía fija, el tráfico telefónico originado desde las oficinas de EU-OSHA en Bilbao (España) se puede estimar aproximadamente en una media mensual de: 6 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 DESTINO DE LA LLAMADA Porcentaje Duración Llamadas a teléfonos móviles españoles 29% 490 h Llamadas a teléfonos fijos españoles 46% 770 h Llamadas a destinos de EU28 21% 350 h Llamadas a destinos del resto del mundo 1% 15 h Otros 3% 50 h Las cifras mencionadas en este pliego de condiciones son una estimación y no representan un compromiso por parte de EU-OSHA. Las necesidades reales que vayan surgiendo a lo largo del tiempo pueden arrojar otras cifras. 2.1.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 1) El contrato resultante del presente procedimiento deberá permitir a EU-OSHA el acceso al menos a las siguientes opciones de conectividad fija externa de voz y datos: Provisión de un acceso Primario PRI (ISDN30 / RDSI30) Provisión de numeración telefónica (DDIs) asociada al acceso primario Provisión de acceso Básico BRI (ISDN2 / RDSI2) Provisión de líneas analógicas (sobre par de cobre) para usos especiales Provisión de líneas analógicas (sobre fibra óptica - FTTH) para usos especiales Provisión de servicios de conectividad a Internet (Banda Ancha) Servicios de voz y datos en ubicaciones distintas de las oficinas centrales de EU-OSHA Servicios de pasarela ISDN / RDSI – IP para las conexiones de videoconferencia Traslado de las líneas contratadas Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d Zonas de tarificación El servicio de voz deberá incluir el tráfico saliente tanto nacional como internacional, fijo-a-fijo y fijo-amóvil, así como acceso a los servicios de numeración especial (80X, 90X). La Agencia deberá disponer de la posibilidad de solicitar el bloqueo del acceso a cualquiera de esos números de tarificación especial. EU-OSHA no desea que un posible cambio de operador telefónico afecte en manera alguna a su funcionamiento diario por motivo de un cambio de numeración telefónica y precisa por tanto mantener su numeración actual independientemente del contratista que resulte adjudicatario del contrato marco resultante del presente procedimiento por medio de la portabilidad de la numeración fija actualmente en servicio. EU-OSHA no prevé un cambio destacable (al alza o a la baja) en los planes de numeración a lo largo de la validez del contrato marco resultante del presente procedimiento. A pesar de ello, el contratista deberá asegurar la disponibilidad de numeración contigua suficiente para atender las posibles demandas de EUOSHA. Además, los licitadores deberán tener en cuenta que: Para cada uno de los servicios, los licitadores deberán indicar la tecnología de conexión a utilizar (fibra o cobre) Para cada uno de los servicios, los licitadores deberán indicar el tiempo requerido para su instalación desde la fecha de contratación (tiempo de pre-aviso) La instalación de una nueva línea o la retirada de la misma no supondrá coste alguno para EU-OSHA, ya sea una línea temporal o permanente. 7 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.1.2.1 La contratación de líneas de comunicaciones no estará sujeta a ningún tipo de permanencia. Las líneas temporales estarán sujetas al mismo precio que las permanentes. EU-OSHA se compromete a fijar un periodo minino de tres meses de duración para cualquiera de las líneas contratadas. La solución técnica presentada en la oferta deberá permitir a EU-OSHA mantener el equipamiento que utiliza en la actualidad si así lo deseara. Provisión de un acceso Primario PRI (ISDN30 / RDSI30) EU-OSHA desea disponer del servicio de un Acceso Primario RDSI (PRI-ISDN) de hasta 30 canales, en el cual se pueda limitar el número de canales activos. Los licitadores deberán proporcionar los distintos tramos de canales activos disponibles para su contratación (por ejemplo, 10/20/30) De esta forma EU-OSHA podrá elegir el número de canales activos a contratar para la provisión del servicio de acceso primario. Dicho acceso primario será conectado a la estructura PBX de EU-OSHA, para lo cual se deberá trabajar en coordinación con la empresa mantenedora de la centralita de EU-OSHA. 2.1.2.2 Provisión de numeración telefónica (DDIs) asociada al acceso primario EU-OSHA dispone en la actualidad de 250 números de teléfono asociados al acceso primario. EU-OSHA desea mantener dichos números incluso en el caso de un cambio de operador telefónico a fin de minimizar la afección de dicho posible cambio a su funcionamiento diario. Igualmente, EU-OSHA desea que en caso de necesitar nuevas numeraciones, el contratista adjudicatario del contrato resultante del presente procedimiento sea capaz de proveer rangos de numeración correlativa suficientes. 2.1.2.3 Provisión de acceso Básico BRI (ISDN2 / RDSI2) EU-OSHA desea disponer del servicio de un Acceso Básico RDSI (BRI-ISDN). Dicho acceso básico podrá ser utilizado bien para ser conectado a la estructura PBX de EU-OSHA (para lo cual el contratista adjudicatario del contrato resultante del presente procedimiento deberá trabajar en coordinación con la empresa mantenedora de la centralita de EU-OSHA), o bien para otros usos especiales (videoconferencia, etc). 2.1.2.4 Provisión de líneas analógicas (sobre par de cobre) para usos especiales EU-OSHA desea disponer del servicio de líneas analógicas a través de par de cobre (o similar), a través del cual pueda hacer uso de líneas analógicas no dependientes de su PBX para ciertos usos especiales. Para este caso, se desea que la línea analógica a instalar funcione sin necesidad de dispositivo electrónico intermedio (conversor de medios) alguno, a fin de que en el eventual caso de un corte eléctrico en las instalaciones de EU-OSHA la línea mantenga su funcionamiento normal. 2.1.2.5 Provisión de líneas analógicas (sobre fibra óptica - FTTH) para usos especiales EU-OSHA desea disponer del servicio de líneas analógicas a través de fibra óptica-FTTH (o similar), a través del cual pueda dar acceso a líneas analógicas no dependientes de su PBX para ciertos usos especiales. Para este caso, no será requisito imprescindible que la línea analógica funcione sin necesidad de dispositivo electrónico intermedio (conversor de medios) alguno. 2.1.2.6 Provisión de servicios de conectividad a Internet (Banda Ancha) EU-OSHA desea disponer del servicio de conectividad a Internet (Banda Ancha) tanto a través de las líneas de par de cobre como de fibra óptica antes mencionadas. Los licitadores deberán indicar para cada uno de los medios (cobre/fibra óptica) antes mencionados las distintas modalidades de conexión. Se deberán indicar claramente las diferencias entre ellas, 8 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 principalmente en lo que respecta a las velocidades de conexión (bajada/subida) disponibles. Todas las modalidades de banda ancha, deberán cumplir con el siguiente perfil: Sin límite en el número de PCs conectados. Todos los dispositivos y cables de conexión y alimentación de longitud estándar estarán incluidos en el precio. Se podrán incluir como opción tanto enrutadores inalámbricos como no-inalámbricos. Volumen ilimitado de datos. Se deberá tener acceso bajo demanda a los servicios de registro de DNS y direcciones IP fija. Opcionalmente se podrá solicitar la instalación in-situ, y libre de cargos, de cualquiera de los productos. La instalación in-situ conlleva la realización por parte del adjudicatario de las siguientes actividades: 2.1.2.7 Concertación de una cita para la instalación. Entrega de los dispositivos y cables necesarios para la instalación. Conexión de todos los dispositivos con al menos un equipo de EU-OSHA y la RTB/fibra óptica. Prueba documentada y con éxito de la conexión de Banda Ancha y, si es necesario, continuidad del funcionamiento de la línea de telefonía RTB/Fibra óptica. Servicios de voz y datos en ubicaciones distintas de las oficinas centrales de EU-OSHA Algunos empleados de la Agencia trabajan, de acuerdo a la política de teletrabajo, de forma remota desde ubicaciones distintas de las oficinas centrales. A fin de asegurarles una conectividad adecuada, la Agencia desea disponer de la opción de solicitar la instalación en emplazamientos distintos a sus oficinas centrales de líneas de voz y los servicios asociados de conectividad Banda Ancha mencionados en los apartados anteriores (tanto par de cobre como fibra óptica). Los cargos relativos a dichas líneas serán incluidos en la factura global de EU-OSHA, identificando claramente la ubicación de cada una de las líneas. 2.1.2.8 Servicios de pasarela ISDN / RDSI – IP para las conexiones de videoconferencia EU-OSHA dispone en la actualidad de un dispositivo de videoconferencia cuya capacidad de conectividad está limitada al uso de líneas RDSI. EU-OSHA desearía disponer del servicio de pasarela RDSI – IP, el cual le permitiera dar solución a los siguientes escenarios de conexión: Conexión del equipo RDSI de EU-OSHA a un equipo de videoconferencia IP remoto a través del servicio de pasarela Conexión desde un equipo de videoconferencia IP remoto al equipo RDSI local de EUOSHA a través del servicio de pasarela. Igualmente, y para el hipotético caso de que EU-OSHA substituyese su dispositivo de videoconferencia por uno con conectividad IP, el servicio de pasarela RDSI – IP deberá ser capaz de dar solución a los siguientes escenarios de conexión: 2.1.2.9 Conexión desde un equipo de videoconferencia IP de EU-OSHA a un equipo de videoconferencia RDSI remoto a través del servicio de pasarela Conexión desde un equipo de videoconferencia RDSI remoto a un equipo de videoconferencia IP local de EU-OSHA a través del servicio de pasarela. Traslado de las líneas contratadas Para el caso de un hipotético cambio de ubicación de las instalaciones de EU-OSHA (o cualquiera otra circunstancia que así lo requiera), los licitadores deberán indicar para todos y cada uno de los servicios ofertados en este lote, toda la información que consideren relevante en lo que respecta al traslado de las 9 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 líneas contratadas, incluyendo (pero no limitado a): Tiempo de pre-aviso requerido para cada uno de los tipos de línea. Tiempo de corte del servicio estimado en el servicio durante el traslado. Solución propuesta para asegurar la máxima disponibilidad del servicio. Propuesta para la gestión del proyecto de traslado de conectividad. 2.1.2.10 Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d EU-OSHA desea disponer de un servicio de asistencia y soporte a fin de poder solucionar cualquier incidencia que pudiera surgir con el servicio prestado. El licitador deberá indicar los medios de contacto que pondrá a disposición de EU-OSHA para acceder a dicho servicio de asistencia y soporte. Los licitadores deberán incluir en su oferta el soporte técnico y línea directa con las siguientes características: Prestación de un servicio telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana accesible desde cualquier parte del mundo y al menos en inglés y español Soporte técnico de apoyo proporcionado por un representante (preferiblemente en Bilbao) en horario de trabajo de 9h00 a 17h00. Se podrá definir una (1) hora para el almuerzo (por ejemplo de 13h00 a 14h00) 2.1.2.11 Zonas de tarificación EU-OSHA desea disponer de un plan de tarifas flexible y en evolución basado en un enfoque de ‘anillos concéntricos’. España (Bilbao, sede principal) EU28 + Otros Resto del Mundo Fig. 1 - Zonas de tarificación Tal y como muestra la Fig. 1 - Zonas de tarificación, EU-OSHA considera tres (3) áreas de tarificación: La “sede central” representa la sede principal de EU-OSHA y su entorno, abarcando España. Dentro de la “sede central”, el tráfico deberá adaptarse al plan de tarifas más simple La “zona de preferencia” está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países Dentro de la “zona de preferencia”, las tarifas deberán ser lo más uniforme posible, las mismas tarifas para todos los países y las mismas tarifas para cualquier hora del día 10 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 La zona “resto del mundo” abarca países que no están en ninguna de las zonas mencionadas. Los licitadores podrán a su vez subdividir esta zona en varias sub-zonas de acuerdo a su tarificación. 2.1.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 1) EU-OSHA tiene actualmente un contrato en vigor para la prestación de los servicios de telefonía fija. Con el fin de garantizar una migración perfecta de estos servicios desde el proveedor actual al licitador elegido, los licitadores deberán detallar en su oferta los planes de migración tanto para las fases de inicio como de finalización del contrato. Sin interrumpir en modo alguno los servicios de telefonía en EU-OSHA durante la puesta en marcha de los planes de migración, el licitador que resulte adjudicatario del servicio deberá, Para la fase de inicio: Garantizará una migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas por el proveedor actual (conectividad, numeración, hardware, etc.) al nuevo contratista entrante. Garantizará una colaboración efectiva con la empresa encargada del mantenimiento de la centralita de EU-OSHA para su configuración/adaptación. Garantizará la migración de la numeración vigente. Para la fase de finalización: Garantizará migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas durante la vigencia de su contrato (conectividad, numeración, hardware, etc.) al posible nuevo contratista. Garantizará la migración de la numeración vigente. Para dichos planes de migración entre operadores, serán de aplicación las condiciones establecidas en el Acuerdo de Servicios (SLA) en lo correspondiente a la disponibilidad y las paradas de servicio programadas. Los licitadores deberán indicar claramente en su oferta que la aplicación de los planes de migración no implicará ningún coste adicional para EU-OSHA. 2.1.4 Facturación e informes (Lote 1) La facturación de los servicios prestados se hará exclusivamente a mes vencido, no pudiendo incluir el pago de ningún tipo de servicio por adelantado. Las facturas resumen deberán ser enviadas por correo ordinario y/o por correo electrónico (se podrán proponer otros medios) con una periodicidad mensual. Así como los informes serán mensuales, la facturación podrá ser trimestral. En caso de recibir facturas poco claras o de producirse algún error en la facturación o algún conflicto en relación con el objeto de la factura, el proceso de pago se suspenderá hasta que se hayan clarificado todos los errores o controversia suscitada sin que esto suponga un corte en el servicio. Asimismo, se deberá poner al mismo tiempo a disposición de EU-OSHA un informe detallado de facturación en formato electrónico, conteniendo todos los detalles del consumo y una clara indicación de los elementos y los precios unitarios y las unidades de tarificación. Los costes de voz y datos deberán estar claramente indicados en secciones distintas de la factura. El contratista deberá proporcionar a EU-OSHA una versión electrónica del informe detallado de uso que permita a EU-OSHA extraer información con herramientas estándar de software (Excel, CSV u otro formato editable). El contratista deberá proporcionar una herramienta on-line para la gestión de los servicios descritos en la sección 2.1.2 Servicios requeridos de los operadores. 11 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.1.5 Gestión de proyectos (Lote 1) EU-OSHA desea que el servicio objeto de la presente licitación sea prestado en condiciones óptimas. Por ello es necesario que el contratista que resulte adjudicatario del servicio posea la capacidad suficiente para la gestión del servicio a prestar. Los licitadores deberán nombrar al menos a dos personas dentro de su organización como personas únicas de contacto (principal y secundario) para cada uno de los siguientes perfiles: Gerente de Cuenta – Será el responsable e interlocutor para todos los aspectos comerciales del contrato. Gerente de Operaciones – Sera el responsable e interlocutor para todos los aspectos técnicos del contrato Los licitadores deberán incluir en su oferta una propuesta detallada para la coordinación y organización del servicio, que incluya como mínimo: Realización de al menos una reunión anual de coordinación y seguimiento. Procedimiento para la convocatoria por cualquiera de las partes de una reunión ad-hoc para el tratamiento de cualquier cuestión del servicio Procedimiento para la gestión de situaciones de crisis en los referentes al servicio prestado a EU-OSHA. Procedimiento para la gestión de reclamaciones. Los licitadores deberán indicar que medidas aplicarán en las áreas de control de calidad, gestión del riesgo y gestión del cambio a fin de asegurar la continuidad del servicio prestado a EU-OSHA. Finalmente, los licitadores deberán regularmente (de acuerdo a la periodicidad que se establezca entre ambas partes) y ante un requerimiento específico de EU-OSHA, remitir a EU-OSHA una serie de informes, como son: Informe de Servicio Informe de Incidencias Informe de Calidad Técnica 2.1.6 Protección de los datos personales (Lote 1) El licitador debe garantizar la protección de los datos personales con arreglo a la Directiva 45/2001/CE. 12 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.1.7 Estimación de necesidades (Lote 1) A modo de ejemplo, a continuación se indica una lista de los requerimientos estimados para los próximos cuatro años. Estas estimaciones no son vinculantes, y podrán cambiar a lo largo del periodo de vigencia del contrato marco: Año Telefonía Fija 1 acceso primario - PRI (10 canales) 250 números 2016 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI – IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 250 números 2017 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI – IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 150 números 2018 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI – IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 150 números 2019 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI – IP 13 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.2 Lote 2 – Telefonía móvil y servicios de datos 2.2.1 Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 2) En lo que respecta a la telefonía móvil, EU-OSHA dispone en la actualidad de 20 tarjetas SIM: 11 tarjetas SIM que las utilizan los empleados cuando están de viaje. 9 tarjetas SIM con contratos de voz y tarifas planas de datos, utilizadas por el Director y Jefes de Unidad y utilizadas en móviles, en tablets y/u ordenadores portátiles. En la actualidad, y en lo referente a la telefonía móvil, el tráfico de voz y datos agregado para todas las líneas se puede estimar aproximadamente en una media mensual de: VOZ Porcentaje Duración Otro operador móvil 4% 30 min Mismo operador móvil 1% 10 min Fijos nacionales 4% 35 min Destinos EU28 18% 150 min Destinos resto del mundo 1% 10 min Llamadas recibidas 48% 400 min Llamadas realizadas 22% 185 min Llamadas recibidas 1% 10 min Llamadas realizadas 1% 10 min Porcentaje Volumen Internet nacional 76% 10 GB Internet itinerancia en EU28 23% 3 GB Internet itinerancia en el resto del mundo 1% 0.1 GB Llamadas en España Llamadas en itinerancia en EU28 Llamadas en itinerancia en el resto del mundo DATOS Las cifras mencionadas en este pliego de condiciones son una estimación y no representan un compromiso por parte de EU-OSHA. Las necesidades reales que vayan surgiendo a lo largo del tiempo pueden arrojar otras cifras. 14 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.2.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 2) El personal de EU-OSHA que viaja al extranjero (principalmente a Europa) necesita estar en contacto regular con la sede de EU-OSHA y demás compañeros que están en el extranjero. Para ello se desea disponer de soluciones móviles de comunicaciones de voz y datos. La cobertura de red móvil y la disponibilidad del servicio de itinerancia de datos, con aspectos como el control y la relación calidadprecio, son factores clave en la calidad de los servicios prestados. En el ámbito de servicios incluidos en este lote, EU-OSHA tiene como objetivo la formalización de un contrato para la prestación de servicios de telefonía móvil, que cubra como requisitos mínimos: Servicios de voz móviles Servicios de datos móviles / Internet Móvil Servicio de envío masivo de SMS Zonas de Tráfico (servicios móviles de voz y datos) Tarifa plana Manipulación y servicios asociados para tarjetas SIM Servicios de Tarjeta multi-SIM Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d Y como requisitos opcionales: 2.2.2.1 Programa de fidelización de clientes Servicios de voz móviles Los licitadores deberán presentar su oferta sobre la base de la siguiente descripción del tráfico: Tráfico Nacional (España) o o Tráfico Internacional (otros países) o o Llamadas recibidas en teléfonos móviles de EU-OSHA cuando están en el extranjero. Tráfico saliente en itinerancia o 2.2.2.2 Llamadas de móvil a fijo realizadas desde teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número fijo de otro país. Llamadas de móvil a móvil realizadas desde teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número móvil de otro país. Ver más detalle en “Zonas de tráfico (servicios móviles de voz y datos)” Tráfico entrante en itinerancia o Llamadas de móvil a fijo realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número fijo nacional. Llamadas de móvil a móvil realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número móvil nacional. Llamadas realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA mientras están en el extranjero. Servicios de datos móviles / Internet Móvil La conexión de datos 4G resulta crucial para el personal de la Agencia cuando están fuera de las oficinas centrales. Al mismo tiempo que se usan los móviles para comprobar el correo electrónico y enviar/recibir documentos anexos, el personal de EU-OSHA deberá poder utilizar la conexión de datos 4G en una tablet, un módem USB o un modem integrado en un ordenador portátil utilizando su tarjeta SIM, de datos para poder conectarse a internet y /o a la VPN corporativa. 15 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 También deberá disponer de la posibilidad de navegar de forma gratuita en las zonas de cobertura WiFi del operador desde el móvil con máxima seguridad y fiabilidad. La oferta deberá detallar la disponibilidad de la red y la cobertura geográfica (España, Europa…) 2.2.2.3 Servicio de envío masivo de SMS Dentro de los nuevos proyectos en los que está trabajando EU-OSHA se prevé la necesidad de uso de un servicio de envío de mensajes cortos a móviles (SMS) de forma automatizada tanto desde sistemas propios de EU-OSHA como de terceros. El servicio deberá permitir tanto el envío puntual como masivo de SMSs, tanto a teléfonos móviles de operadores españoles como de otros países. EU-OSHA busca disponer de una interfaz de gestión del servicio que le permita una fácil configuración de las distintas APIs (medios de envió) permitidas por el servicio. Entre dichas APIs deberán incluir al menos aquellas que permitan el envío de SMSs a través de conexiones SMTP, FTP y HTTP, si bien los operadores podrán ofrecer otras APIs adicionales a las indicadas. El uso de este servicio de envío de SMSs se encuentra actualmente en proceso de evaluación interna dentro de EU-OSHA, y por ello no se dispone de una estimación de uso del mismo. 2.2.2.4 Zonas de Tráfico (servicios móviles de voz y datos) EU-OSHA desea disponer de un plan de tarifas flexible y en evolución basado en un enfoque de ‘anillos concéntricos’. España (Bilbao, sede principal) Parque móvil EU-OSHA EU28 + Otros Resto del Mundo Fig. 2 - Zonas de tráfico Servicio móvil de voz Tal y como muestra la Fig. 2 - Zonas de tráfico, EU-OSHA considera cuatro (4) áreas de tráfico: La “sede central” representa la sede principal de todas las tarjetas SIM y abarca España. Dentro de la “sede central”, el tráfico deberá adaptarse al plan de tarifas más simple y preferiblemente con una tarifa plana. La “zona de preferencia” está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países. Dentro de la “zona de preferencia”, las tarifas deberán ser lo más uniforme posible, las mismas tarifas para todos los países y las mismas tarifas para cualquier hora del día. 16 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 La zona “resto del mundo” abarca países que no están en ninguna de las zonas mencionadas. Los licitadores podrán a su vez subdividir esta zona en varias sub-zonas de acuerdo a su tarificación. La zona “Parque móvil EU-OSHA”: en todos los casos, los licitadores deberán proponer un descuento especial o un plan de tarifas diferente para llamadas de móvil a móvil entre dos teléfonos GSM del parque móvil de EU-OSHA, independientemente de donde se encuentren en el momento de la llamada (“sede central”, “zona de preferencia” o “resto del mundo”). Servicio móvil de datos 2.2.2.5 La zona “sede central” abarca España. Dentro de esta zona deben aplicarse tarifas uniformes: las mismas tarifas para las 24 horas y la misma granularidad (tamaño mínimo de paquete tenido en cuenta para facturar). Preferencia por la tarifa plana (precio fijo para un volumen ilimitado de tráfico). La “zona de preferencia” está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países. Dentro de la “zona de preferencia”, las tarifas deberán ser uniformes: las mismas tarifas para todos los países, las mismas tarifas las 24 horas y la misma granularidad (el tamaño mínimo de paquete tenido en cuenta para facturar). El “resto del mundo” comprende países que no están dentro de ninguna de las zonas mencionadas anteriormente. “Volumen agregado”. En todos los casos (“zona de preferencia”, o “resto del mundo”), los licitadores deberán proponer un plan de tarifas de ‘volumen agregado’ o una tarifa plana. Tarifa plana En base al uso actual de los dispositivos móviles de EU-OSHA, se espera tener la necesidad de al menos los siguientes servicios de tarifa plana o una combinación de ellos: VOZ Contrato de servicios El servicio se paga en base al uso Contrato de servicios – Tarifa plana mensual Precio fijo mensual, indicando el número de minutos incluidos (podría ser ilimitado) Contrato de servicios – Itinerancia El servicio se paga en base al uso Contrato de servicios – Tarifa plana en itinerancia Precio fijo mensual, indicando el número de minutos incluidos (podrá ser ilimitado) DATOS Contrato de servicios El servicio se paga en base al uso Contrato de servicios – Tarifa plana diaria Precio fijo diario, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Contrato de servicios – Tarifa plana mensual Precio fijo mensual, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Contrato de servicios – Itinerancia El servicio se paga en base al uso 17 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Contrato de servicios – tarifa plana diaria en itinerancia (para cada una de las zonas indicadas anteriormente) Precio fijo diario, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Contrato de servicios – tarifa plana mensual en itinerancia (para cada una de las zonas indicadas anteriormente) Precio fijo mensual, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) 2.2.2.6 Manipulación y servicios asociados para tarjetas SIM En lo que respecta a las tarjetas SIM necesarias para la provisión del servicio de telefonía móvil, el operador adjudicatario del servicio deberá incluir en su oferta: 2.2.2.7 El suministro de tarjetas SIM genéricas no activadas (estándar, micro, nano y cualquier otro futuro modelo). Un medio de gestión y administración de las tarjetas SIM que permita a EU-OSHA activar/desactivar tarjetas genéricas de forma autónoma sin necesidad de la intervención de ningún operador de la compañía. Este servicio deberá estar disponible 24h/7d. Servicios de Tarjeta multi-SIM EU-OSHA desea disponer de la posibilidad de activación de tarjetas multi-SIM que se puedan usar indistintamente en teléfonos móviles y/u otros dispositivos. Las tarjetas multi-SIM deberán estar asociadas a las tarifas de voz y datos de una tarjeta SIM “Maestra”. La tarjeta adicional podrá compartir la tarifa de voz y datos con el número principal. Con la tarjeta adicional se podrá navegar en una tablet, módem y/u otro dispositivo compartiendo la misma tarifa de datos. Las líneas multi-SIM podrán hacer y recibir llamadas, enviar SMS, hacer video-llamadas, mantener una multiconferencia, enviar un fax…con cualquiera de las dos tarjetas. Ambas tarjetas compartirán el mismo contestador. 2.2.2.8 Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d EU-OSHA desea disponer de un servicio de asistencia y soporte a fin de poder solucionar cualquier incidencia que pudiera surgir con el servicio prestado. El licitador deberá indicar los medios de contacto que pondrá a disposición de EU-OSHA para acceder a dicho servicio de asistencia y soporte. Los licitadores deberán incluir en su oferta el soporte técnico y línea directa con las siguientes características: 2.2.2.9 Prestación de un servicio telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana accesible desde cualquier parte del mundo y al menos en inglés y español. Soporte técnico de apoyo proporcionado por un representante (preferiblemente en Bilbao) en horario de trabajo de 9h00 a 17h00. Se podrá definir una (1) hora para el almuerzo (por ejemplo de 13h00 a 14h00). Programa de fidelización de clientes Los licitadores podrán incluir una descripción de su programa de fidelización (si existe), indicando al menos: Descripción del funcionamiento del Programa de fidelización de clientes Beneficios disponibles en el programa (dispositivos, descuentos, …) Forma de solicitud de beneficios disponibles (internet, teléfono, …) Forma de entrega para los dispositivos y otros elementos obtenidos a través del programa de fidelización (preferiblemente a través de servicios de mensajería) Los licitadores podrán ofrecer a EU-OSHA un catálogo de dispositivos móviles (preferiblemente online) que le permita renovar los mismos a través del programa de fidelización. Este catálogo deberá ser 18 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 actualizado regularmente. Una lista no exhaustiva de los tipos de dispositivos que podrán formar parte de dicho catálogo sería la siguiente: Teléfonos de solo voz (no smartphones) Smartphones (iOS, Android, Windows, etc.) Tablets (iOS, Android, Windows, etc.) Dispositivos Modem Wifi móviles 2.2.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 2) EU-OSHA tiene actualmente un contrato en vigor para la prestación de los servicios de telefonía móvil. Con el fin de garantizar una migración perfecta de estos servicios desde el proveedor actual al licitador elegido, los licitadores deberán detallar en su oferta los planes de migración tanto para las fases de inicio como de finalización del contrato. Sin interrumpir en modo alguno los servicios de telefonía móvil provistos a EU-OSHA durante la puesta en marcha de los planes de migración, el licitador que resulte adjudicatario del servicio deberá, Para la fase de inicio: garantizará una migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas por el proveedor actual (conectividad, numeración, etc.) al nuevo contratista entrante. garantizará la migración de la numeración vigente. Para la fase de finalización: garantizará migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas durante la vigencia de su contrato (conectividad, numeración, etc.) al posible nuevo contratista. garantizará la migración de la numeración vigente. Los licitadores deberán indicar claramente en su oferta que la aplicación de los planes de migración no implicará ningún coste adicional para EU-OSHA 2.2.4 Facturación e informes (Lote 2) La facturación de los servicios prestados se hará exclusivamente a mes vencido, no pudiendo incluir el pago de ningún tipo de servicio por adelantado. Las facturas resumen deberán ser enviadas por correo ordinario y por correo electrónico (se podrán proponer otros medios) con una periodicidad mensual. Así como los informes serán mensuales, la facturación podrá ser trimestral. En caso de recibir facturas poco claras o de producirse algún error en la facturación o algún conflicto en relación con el objeto de la factura, el proceso de pago se suspenderá hasta que se hayan clarificado todos los errores o controversia suscitada sin que esto suponga un corte en el servicio. Además, se deberá poner al mismo tiempo a disposición de EU-OSHA un informe detallado de facturación en formato electrónico, conteniendo todos los detalles del consumo y una clara indicación de los elementos y los precios unitarios y las unidades de tarificación. Los costes de voz y datos deberán estar claramente indicados en secciones distintas de la factura. El contratista deberá proporcionar a EU-OSHA una versión electrónica del informe detallado de uso que permita a EU-OSHA extraer información con herramientas estándar de software (Excel, CSV u otro formato editable). El contratista deberá proporcionar una herramienta on-line para la gestión de los servicios descritos en la sección 2.2.2 Servicios requeridos de los operadores. 19 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.2.5 Gestión de proyectos (Lote 2) EU-OSHA desea que el servicio objeto de la presente licitación sea prestado en condiciones óptimas. Por ello es necesario que el contratista que resulte adjudicatario del servicio posea la capacidad suficiente para la gestión del servicio a prestar. Los licitadores deberán nombrar a dos personas dentro de su organización como personas únicas de contacto de acuerdo con los siguientes perfiles: Gerente de Cuenta – Será el responsable e interlocutor para todos los aspectos comerciales del contrato Gerente de Operaciones – Sera el responsable e interlocutor para todos los aspectos técnicos del contrato Los licitadores deberán incluir en su oferta una propuesta detallada para la coordinación y organización del servicio, que incluya como mínimo: Realización de al menos una reunión anual de coordinación y seguimiento Procedimiento para la convocatoria por cualquiera de las partes de una reunión ad-hoc para el tratamiento de cualquier cuestión del servicio Procedimiento para la gestión de situaciones de crisis en los referente al servicio prestado a EU-OSHA Procedimiento para la gestión de reclamaciones Los licitadores deberán indicar qué medidas aplicarán en las áreas de control de calidad, gestión del riesgo y gestión del cambio a fin de asegurar la continuidad del servicio prestado a EU-OSHA. Finalmente, los licitadores deberán regularmente (de acuerdo a la periodicidad que se establezca entre ambas partes) y tras un requerimiento específico de EU-OSHA, remitir a EU-OSHA una serie de informes, como son: Informe de Servicio Informe de Incidencias Informe de Calidad Técnica 2.2.6 Protección de los datos personales (Lote 2) El licitador debe garantizar la protección de los datos personales con arreglo a la Directiva 45/2001/CE. 20 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 2.2.7 Estimación de necesidades (Lote 2) A modo de ejemplo, a continuación se indica una lista de los requerimientos estimados para los próximos cuatro años. Estas estimaciones no son vinculantes, y podrán cambiar a lo largo del periodo de vigencia del contrato marco: Año Telefonía Móvil 4 líneas Multi-SIM 2016 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 2017 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 2018 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 2019 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos Como se ha indicado más arriba en este mismo documento, no se dispone de una estimación de uso para el servicio de envío de SMSs, si bien se prevé que el volumen de dicho servicio sea marginal en comparación con el volumen principal del contrato. 21 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 3 Orientaciones generales La Agencia requiere de manera continuada el suministro de bienes y servicios para su organización y funcionamiento. La convocatoria de licitación es el procedimiento estructurado mediante el cual se sondea el mercado para la adquisición de dichos bienes y servicios. Con el empleo de una convocatoria de licitación para la adjudicación de los contratos se persigue un doble objetivo: garantizar la transparencia de las operaciones. obtener la calidad deseada y el mejor precio posible para los servicios, suministros y obras. En virtud de las disposiciones aplicables, a saber, la Directiva 2014/24/EU y los Reglamentos n° 966/2012 (del Parlamento Europeo y del Consejo) y nº 1268/2012 de la Comisión Europea, en sus versiones modificadas, EU-OSHA está obligada a garantizar una participación lo más nutrida posible y en términos de igualdad en los procedimientos de licitación y en los contratos. 3.1 Consideraciones sociales, laborales y humanas EU-OSHA, en su calidad de institución pública europea, presta especial atención a la protección de los derechos sociales, laborales y humanos. En este contexto, la(s) empresa(s) adjudicataria(s) deberá(n) cumplir con la normativa europea y/o nacional en vigor en esas materias las cuales abarcan, entre otras, la igualdad de oportunidades laborales, la integración laboral de las personas discapacitadas, la prohibición del trabajo infantil y la protección del trabajo de los jóvenes. 3.2 Consideraciones medioambientales EU-OSHA, por su compromiso con la salud y la seguridad en general y en el trabajo en particular, presta especial atención tanto a la protección del medioambiente como a la salud y seguridad de las personas. Para ello, EU-OSHA tiene como objetivo la adquisición de bienes, servicios y obras con un impacto medioambiental reducido durante su ciclo de vida, en comparación con el de otros bienes, servicios y obras con la misma función primaria que se adquirirían en su lugar. En este contexto y en el marco de esta convocatoria de licitación, la empresa adjudicataria deberá cumplir con la normativa europea y/o nacional en vigor en esas materias. 3.3 Participación en la presente convocatoria de licitación La participación en el presente procedimiento de licitación está abierta, en igualdad de condiciones, a todas las personas físicas o jurídicas establecidas en el ámbito de aplicación de los tratados europeos. 3.4 Enfoque contractual de la presente licitación Mediante esta licitación, EU-OSHA pretende establecer un contrato marco por cada uno de los lotes con un contratista especializado durante un período de cuatro años. Los contratos marcos se formalizaran entre EU-OSHA y el licitador adjudicatario d e c a d a l o t e con un período de vigencia inicial de un año a partir de la fecha de su firma por EU-OSHA y podrán renovarse hasta tres veces, por un período adicional de un año. Salvo resolución por una de las partes, comunicada por carta certificada al menos dos meses antes de su vencimiento, el contrato marco se podrá prorrogar automáticamente durante tres periodos sucesivos de un año, entendiéndose que no será posible ninguna otra prórroga automática. La presentación de una oferta supone la aceptación de las condiciones especificadas en el proyecto de contrato, incluidos el «pliego de condiciones generales aplicables a los contratos» y todas las disposiciones establecidas en el pliego de condiciones, los anexos y, en su caso, los documentos complementarios. 22 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 3.5 Ejecución del contrato marco Un contrato marco impone obligaciones recíprocas a ambas partes en relación con aquellos aspectos inalterables e inequívocamente establecidos al celebrarse el contrato marco, como el precio, el objeto, las condiciones básicas de rendimiento y la duración. Este contrato marco contendrá las disposiciones jurídicas, económicas (incluidas las relativas a la revisión de los precios), administrativas y técnicas que se aplicarán durante el período de vigencia del mismo. El contrato marco incluirá las tareas y servicios descritos en el pliego de condiciones de la licitación. La oferta formará parte del contrato marco, al igual que el presente pliego. Todos los resultados o derechos sobre los mismos, incluidos los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual o industrial, que pudieran derivarse de la ejecución del contrato marco, pertenecerán exclusivamente a EU-OSHA, que podrá utilizarlos, publicarlos o cederlos como considere oportuno y sin restricciones territoriales o de otro tipo, a excepción de los derechos que estuvieran vigentes antes del contrato marco (artículo I.10). El contratista deberá velar por que todos los servicios prestados se encuentren libres de derechos, incluidos los de autor y demás derechos de propiedad intelectual o industrial (véase ANEXO XIV Modelo de contrato marco). Durante todo el período de vigencia del contrato marco, el contratista deberá disponer de los recursos suficientes para garantizar la estabilidad del servicio ofrecido y la calidad de los servicios necesarios para la adecuada ejecución de los formularios de pedido. El contrato marco no obligará a EU-OSHA a recurrir a los servicios del contratista. Únicamente la ejecución del contrato marco a través de contratos específicos tendrá carácter vinculante para EU-OSHA. Ante la imposibilidad de determinar por adelantado la cantidad y frecuencia exactas de los suministros o servicios necesarios, las tareas se llevarán a cabo mediante contratos específicos que preparará EUOSHA previa consulta al contratista y que deberán ajustarse a la propuesta financiera del licitador. En un plazo de diez días laborables a partir de la fecha en que EU-OSHA envíe al contratista un contrato especifico, éste deberá ser devuelto debidamente firmado y fechado. El período de ejecución de la tarea comenzará a contarse desde la fecha en que la última parte haya firmado el contrato específico. Con arreglo al artículo II, apartado 24, del proyecto de contrato marco, al final del contrato marco EUOSHA podrá efectuar una auditoría del cumplimiento por el contratista de sus obligaciones contractuales. En el ANEXO XIV Modelo de contrato marco se incluye un modelo de contrato específico, a título informativo. Tras la firma del contrato marco, se celebrará una reunión de arranque del servicio entre el contratista y EU-OSHA en las oficinas de esta última. Todos los gastos en los que se incurra correrán a cargo del licitador (incluidos los gastos de desplazamiento, alojamiento, dietas y tarifas del personal). 3.6 Condiciones de pago En relación con los contratos específicos firmados y con arreglo al contrato marco, los pagos se abonarán previa aceptación por EU-OSHA de los suministros y servicios acordados, y la presentación de los informes y la documentación justificativa necesaria, como se indica en el artículo I, apartado 6, del modelo de contrato marco. Las facturas se abonarán mensualmente/trimestralmente y de conformidad con los formularios de pedido/contratos específicos pertinentes. No se realizará ningún pago anticipado y por lo tanto no se requerirá ninguna garantía financiera. 3.7 Contactos entre EU-OSHA y el licitador Durante todo el procedimiento, los contactos entre el Órgano de Contratación y los licitadores o candidatos se autorizarán solamente con carácter excepcional y únicamente en las condiciones indicadas en la invitación a licitar (apartado 9). 23 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 3.8 Presentación de una oferta por un consorcio de empresas Se permitirán las ofertas conjuntas de consorcios de proveedores, siempre que se respeten las condiciones de una competencia adecuada. En las ofertas de consorcios de empresas o grupos de proveedores, contratistas o prestadores de servicios, se especificarán las funciones, las cualificaciones y la experiencia de cada consorciado. El consorcio deberá indicar claramente qué proveedor llevará a cabo cada tarea, así como quién ha sido nombrado por el resto socio principal. Dicho jefe de fila actuará como parte contratante frente a la Agencia, se responsabilizará de la ejecución global del contrato y asumirá las funciones directivas en relación con el resto de los consorciados, aunque todos ellos responderán solidariamente ante EU-OSHA. Sin perjuicio de lo anterior, cada consorciado deberá ser elegible con arreglo a los criterios de exclusión que figuran en el apartado 5.2.3 Fase de exclusión y aportar las pruebas necesarias. Por otra parte, los miembros deberán ser capaces de ejecutar el contrato de conformidad con los criterios de selección que figuran en el apartado 5.2.4 Fase de selección y cumplimentar el ANEXO VI Formulario de consorcio. Las ofertas deberán incluir los mecanismos de control previstos en la legislación mercantil aplicable a las personas jurídicas que forman el consorcio. En el caso de adjudicación del contrato a la oferta conjunta de un consorcio que todavía no se hubiera constituido formalmente, EU-OSHA exigirá a los licitadores la formalización oficial de la asociación proyectada antes de la firma del contrato. Véase más información en el apartado 5.2.4.3 Capacidad técnica y profesional. 3.9 Subcontratación El licitador deberá indicar claramente las partes del trabajo que vayan a ser subcontratadas. El valor total de la parte subcontratada de los servicios no podrá representar el valor total del contrato. Cada subcontratista deberá satisfacer todos los criterios aplicables a la adjudicación del contrato en caso de cubrir 10% o más de los servicios. Si en el momento de presentar la oferta ya se conoce la identidad de los subcontratistas previstos, todos los subcontratistas deberán presentar las pruebas necesarias relativas a los criterios de exclusión y selección (apartados 5.2.3 Fase de exclusión y 5.2.4 Fase de selección) y cumplimentar el formulario del ANEXO VII Formulario de subcontratación. Si en el momento de presentar la oferta no se conoce la identidad de los subcontratistas, antes de celebrar un subcontrato el adjudicatario del contrato deberá pedir a EU-OSHA su autorización escrita. Cuando no se indique ningún subcontratista, la realización del trabajo será asumida directamente por el licitador. Véase más información en el apartado 5.2.4.3 Capacidad técnica y profesional. 3.10 Confidencialidad y acceso del público a los documentos Todos los documentos presentados por el licitador pasarán a ser propiedad de EU-OSHA y se considerarán confidenciales. Toda la información relativa a la confidencialidad se encuentra detallada en la invitación a licitar, apartados14 y 15). Por lo que respecta a documentos de acceso público, EU-OSHA, en el desempeño general de sus actividades y para la tramitación de procedimientos de licitación en particular, cumple el Reglamento (CE) nº 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos. 3.11 Precios Los precios se deberán indicar en euros, incluso cuando el licitador proceda de un país no perteneciente a la zona del euro, utilizando los tipos de conversión publicados en la serie C del Diario Oficial de las Comunidades Europeas el día de la publicación de la convocatoria de licitación (véase http://ec.europa.eu/budget/inforeuro). Para los licitadores de esos países, el precio indicado no se revisará con arreglo a los movimientos de los tipos de cambio, y el licitador asume las ventajas y los riesgos de cualquier fluctuación. Los precios indicados deberán estar libres de derechos, impuestos y otros gravámenes, y por lo tanto 24 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 también libres de IVA, pues EU-OSHA queda exenta de tales gravámenes en la UE de acuerdo con los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de las Comunidades Europeas de 8 de abril de 1965 (DO L 152, de 13 de julio de 1967) y el Artículo 4 del Acuerdo de Sede entre el Reino de España y la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (BOE 16/05/2014, nº 119 páginas 38049 a 38055). En los países cuya legislación nacional prevea una exención en forma de reembolso, el importe del IVA deberá indicarse por separado. En caso de duda acerca del sistema de IVA aplicable, corresponderá al licitador ponerse en contacto con sus autoridades nacionales para aclarar de qué manera está exenta del IVA la Comunidad Europea. 3.12 Información adicional importante El licitador quedará vinculado por la oferta presentada durante un periodo de seis meses a partir de la fecha límite de presentación. El adjudicatario deberá mantener su oferta durante 90 días más a partir de la fecha de adjudicación del contrato. EU-OSHA no reembolsará los gastos contraídos para la preparación y la presentación de ofertas. EUOSHA no reembolsará los gastos contraídos para la asistencia a las sesiones de apertura. Completar la adjudicación o el procedimiento de licitación no obliga en modo alguno a EU-OSHA a adjudicar el contrato. EU-OSHA no deberá abonar indemnización alguna a los licitadores cuyas ofertas no hayan sido seleccionadas, ni en caso de que se decida no adjudicar el contrato. 25 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 4 Contenido y presentación de las ofertas Los licitadores deberán examinar cuidadosamente y respetar todas las instrucciones y formatos normalizados contenidos en el presente pliego de condiciones. La oferta deberá ser clara y concisa, con numeración continua de las páginas en la parte B, de manera que forme un conjunto coherente. Dado que la valoración de los licitadores se basará en el contenido de sus ofertas escritas, éstas deberán demostrar claramente la capacidad del licitador para realizar el trabajo. La oferta deberá ir firmada por el representante legal y ser perfectamente legible, con el fin de descartar cualquier ambigüedad. Toda oferta constará de las partes siguientes: Parte A: Parte administrativa y documentación justificativa (común a los dos lotes) Parte B: Propuesta técnica (por cada lote) Parte C: Propuesta financiera (por cada lote) Las ofertas se presentarán en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea. Al objeto de facilitar y acelerar el proceso de evaluación de la oferta, es preferible presentarlas en español o inglés. Los licitadores podrán presentar una oferta para un lote o para los dos lotes, indicando claramente a qué lote corresponde cada una de las ofertas. En caso de presentar oferta para los dos lotes, las ofertas técnicas y financieras de cada lote deberán presentarse en sobres separados. 4.1 Parte A — Parte administrativa y documentación justificativa La documentación justificativa es una parte importante de la licitación y deberá estar completa para garantizar la evaluación de la propuesta técnica del licitador. 4.1.1 Común a los dos lotes La parte administrativa contendrá toda la información y los documentos solicitados por la autoridad contratante para la valoración de las ofertas y, en particular, la documentación siguiente: Lista de comprobación (ANEXO I.1 Lista de verificación (Común a los dos lotes)) Declaración jurada – Criterios de exclusión (ANEXO II Declaración de honor) Ficha de entidad jurídica (ANEXO III Formulario de persona jurídica), que incluya todos los documentos que exige este formulario Ficha de identificación financiera (ANEXO IV Formulario de identificación financiera), que incluya todos los documentos que exige este formulario Formulario de datos administrativos de la oferta (ANEXO V Formulario de identificación administrativa) 4.1.2 Por cada lote Lista de comprobación (ANEXO I.2 Lista de verificación (Por cada lote)) Si procede, el formulario de consorcio (ANEXO VI Formulario de consorcio) Si procede, el formulario de subcontratación (ANEXO VII Formulario de subcontratación) Documentación justificativa de los criterios de selección (toda la documentación solicitada en el apartado 5.2.4 Fase de selección) 26 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 4.2 Parte B - Propuesta técnica (para cada lote) Este apartado es de gran importancia en la evaluación de las ofertas, la adjudicación del contrato y la futura ejecución de los contratos resultantes. La propuesta técnica deberá cumplir todas las especificaciones establecidas en los criterios de adjudicación. Las ofertas deberán ser específicas y realistas, a la vez que claras y concisas, en términos tanto de contenido como de presentación. La propuesta técnica debe presentarse en versión impresa y en versión electrónica (memoria USB, por ejemplo). La propuesta técnica se evaluará con arreglo a los criterios indicados en el apartado 5.2.1 Evaluación técnica: Los licitadores deben facilitar un documento con una extensión máxima de 8000 palabras y 25 páginas, en el que se presente de forma detallada y objetiva su enfoque en lo que respecta a la prestación de los servicios objeto de la presente licitación. Se solicita a los licitadores que faciliten la información de modo que cubra todos los aspectos incluidos en la convocatoria de licitación, pero procurando que los documentos no sean largos, incluidos los elementos complementarios. Se valorará positivamente la claridad y la concisión. En el ANEXO IX Formulario de Propuesta técnica (Lote 1) y ANEXO X Formulario de Propuesta técnica (Lote 2) se incluyen el “Formulario de respuesta” correspondiente a cada uno de los lotes, el cual deberá ser cumplimentado por los licitadores en lo referente a los siguientes apartados: 4.2.1 Servicios requeridos de los operadores El licitador incluirá una descripción de la solución técnica propuesta para la prestación de los servicios detallados en los apartados 2.1.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 1) o 2.2.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 2) de acuerdo al lote al que corresponda la oferta, incluyendo una descripción de la estructura de red que proporcionara el servicio objeto de la presente licitación, así como de los mecanismos previstos para asegurar la continuidad del servicio. Aquellos licitadores que presenten oferta para el Lote 2, deberán detallar el calendario fijado para la eliminación de los costes de itinerancia (roaming) en las comunicaciones móviles indicando los países donde estos costes dejarán de aplicarse. 4.2.2 Plan de Migración (inicio y finalización de servicios) Ante la posibilidad de un cambio de operador del servicio, los licitadores deberán presentar un plan de trabajo detallado tanto para la fase de inicio del servicio coma la de finalización del mismo. Dichos planes de trabajo deberán cumplir con las condiciones establecidas en los puntos 2.1.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 1) o 2.2.3 Inicio y finalización de los servicios (Lote 2), de acuerdo al lote al que corresponda la oferta. 4.2.3 Facturación e informes Los licitadores deberán presentar una propuesta de gestión de la facturación de los servicios prestados de acuerdo a los requisitos mínimos indicados en los puntos 2.1.4 Facturación e informes (Lote 1) o 2.2.4 Facturación e informes (Lote 2) de acuerdo al lote al que corresponda la oferta. 4.2.4 Gestión de proyectos Por otra parte, los licitadores deben: Describir los mecanismos contemplados para garantizar que los servicios se prestarán en condiciones óptimas Describir los métodos de organización del trabajo, de modo que se aseguren de que disponen de los recursos necesarios para mantener la continuidad y la calidad de los servicios en caso de que haya picos de carga. Procesos de trabajo: describir de forma pormenorizada los flujos de trabajo y los plazos de para cada servicio 27 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Describir los métodos de coordinación que aplicará para la correcta prestación del servicio. Incluir en la oferta modelos de los informes a presentar a EU-OSHA. 4.2.5 Protección de los datos personales Los licitadores deberán indicar las medidas que adoptaran a fin de cumplir con lo establecido en la Directiva 45/2001/CE relativa a la protección de datos de carácter personal. 4.2.6 Escenarios de evaluación En el ANEXO VIII Escenarios (Lote 1 y Lote 2), se describe para cada uno de los lotes un escenario teórico de servicios. A efectos de la evaluación técnica de las ofertas presentadas, los licitadores deberán proporcionar para cada uno de los lotes para los que presenten una oferta y dentro del documento de “Propuesta Técnica” (ANEXO IX Formulario de Propuesta técnica (Lote 1) y ANEXO X Formulario de Propuesta técnica (Lote 2)) una descripción de la solución técnica específica que dé respuesta a las necesidades detalladas en dicho escenario teórico. 4.2.7 Acuerdo de nivel de servicio (SLA) El Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) forma parte del Contrato Marco entre el contratista y EU-OSHA, documentando los indicadores de calidad de los servicios (o métricas), también llamados “Indicadores Clave de Rendimiento” (KPI). Asimismo, enumera los rendimientos objetivos que deben ser respetados, describe las situaciones (diferenciadas por nivel de criticidad) de merma de servicio y detalla las sanciones que serán aplicables en caso de fallo. En los formularios de respuesta (ANEXO IX Formulario de Propuesta técnica (Lote 1) y ANEXO X Formulario de Propuesta técnica (Lote 2)), los licitadores deberán indicar los valores propuestos por estos para los distintos parámetros que formaran parte del Acuerdo de Nivel de Servicios (SLA) del contrato resultante del presente procedimiento de licitación. Se adjuntan en los documentos ANEXO XII Modelo de acuerdo de nivel de servicio - SLA (Lote 1) y ANEXO XIII Modelo de acuerdo de nivel de servicio - SLA (Lote 2) ejemplos de SLA para cada uno de los lotes. Estos documentos son únicamente ejemplos de SLA y no deben ser rellenados por los licitadores. 28 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 4.3 Parte C — Propuesta financiera (para cada lote) La propuesta financiera no podrá superar el volumen estimado indicado en el punto 1.4 del presente pliego de condiciones. Los licitadores deberán presentar un documento con indicación de todas las tarifas aplicables a EU-OSHA dentro del contrato marco resultante del presente procedimiento de licitación, a pesar de que éstas no aparezcan en los escenarios teóricos desarrollados para su evaluación. La propuesta financiera debe presentarse en versión impresa y en versión electrónica (memoria USB, por ejemplo). Los costes ocasionados por la preparación y la presentación de la oferta correrán a cargo del licitador. Los precios indicados deberán estar libres de derechos, impuestos y otros gravámenes, y por lo tanto también libres de IVA, pues EU-OSHA queda exenta de tales gravámenes en la UE de acuerdo con los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de las Comunidades Europeas de 8 de abril de 1965 (DO L 152, de 13 de julio de 1967) y el Artículo 4 del Acuerdo de Sede entre el Reino de España y la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (BOE 16/05/2014, nº 119 páginas 38049 a 38055). 4.3.1 Escenarios de evaluación En el ANEXO VIII Escenarios (Lote 1 y Lote 2), se describe para cada uno de los lotes un escenario teórico de servicios. A efectos de la evaluación financiera de las ofertas presentadas, los licitadores deberán proporcionar para cada uno de los lotes para los que presenten una oferta y dentro del documento de “Propuesta Financiera” (ANEXO XI Formulario de oferta financiera (Lote 1 y Lote 2)) los distintos costes aplicables de acuerdo con las necesidades y volúmenes de uso detalladas en dicho escenario teórico. 4.4 Sistema de doble plica La documentación constará de documentos en formato tanto digital (memoria USB, por ejemplo) como impreso. Las ofertas deberán presentarse en doble plica. El sobre o paquete exterior estará precintado con cinta adhesiva, sobre la cual habrá de figurar la firma del remitente, y en él se consignará la siguiente información: el número de referencia de la licitación (EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001); el número del lote; el nombre del proyecto (Prestación de servicios de telefonía); el nombre del licitador; la indicación «LICITACION – El servicio de reparto de la correspondencia no deberá abrir este sobre»; la dirección donde deben dirigirse las ofertas (véase más abajo). La fecha del matasellos deberá figurar de forma legible en el sobre exterior. Los cuatros sobres interiores contendrán: Sobre A1: parte administrativa y documentación justificativa, común a los dos lotes (si procede): un original + una versión electrónica (memoria USB, por ejemplo) Sobre A2: parte administrativa y documentación justificativa de los criterios de selección para cada lote: un original + una versión electrónica (memoria USB, por ejemplo). Sobre B: oferta técnica para cada lote: un original (en papel, sin encuadernar, marcado claramente como «Original» y firmado/rubricado en cada una de las páginas), dos copias (en papel, encuadernadas y marcadas claramente como «Copia»), y una copia electrónica (memoria USB, por ejemplo) de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.2 Parte B - Propuesta técnica (para cada lote). 29 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Sobre C: propuesta financiera para cada lote: un original (en papel, sin encuadernar, marcado claramente como «Original» y firmado/rubricado en cada una de las páginas), dos copias (en papel, encuadernadas y marcadas claramente como «Copia»), y una copia electrónica (memoria USB, por ejemplo) de acuerdo con lo indicado en el apartado 4.3 Parte C — Propuesta financiera (para cada lote). 4.5 Dirección postal y electrónica Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo Edificio Miribilla Santiago de Compostela, 12 – 5° 48003 Bilbao – España Dirección electrónica: cft001@osha.europa.eu 4.6 Fecha de presentación • Si se envía por correo, la fecha del matasellos de la oferta no deberá ser posterior a la indicada en el apartado 1.3 Calendario de la presente convocatoria. • Si se envía por mensajería, la fecha del comprobante de depósito del servicio de mensajería no deberá ser posterior a la indicada en el apartado 1.3 Calendario de la presente convocatoria. • Si se entrega en mano deberá recibirse antes de las 16.00 horas de esa misma fecha indicada en el apartado 1.3 Calendario de la presente convocatoria. 30 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 5 Evaluación y adjudicación del contrato La apertura y la evaluación de las ofertas serán realizadas por personas dotadas de la capacidad técnica y administrativa necesarias para emitir una opinión informada sobre las mismas. Los miembros del comité de apertura y evaluación serán nombrados de forma individualizada por EU-OSHA, que garantiza su imparcialidad y el respeto de la confidencialidad. 5.1 Sesión de apertura de ofertas El objetivo principal de la sesión de apertura de ofertas es comprobar si las ofertas recibidas cumplen los requisitos formales que se especifican a continuación: La oferta se ha recibido dentro de los plazos establecidos El sobre que contiene la oferta está precintado La oferta técnica está firmada en cada una de sus páginas y la documentación administrativa lo está en los lugares indicados La oferta incluye todas las partes indicadas en el apartado 4 Contenido y presentación de las ofertas (Parte A — Parte administrativa y documentación justificativa, Parte B Propuesta técnica (para cada lote) y Parte C — Propuesta financiera (para cada lote)) EU-OSHA se reserva el derecho a excluir las ofertas que no cumplan alguno de los requisitos anteriormente mencionados. La sesión de apertura de ofertas se celebrará en la fecha indicada en el calendario del apartado 1.3 Calendario de la presente convocatoria, en las dependencias de EU-OSHA. Los licitadores que deseen asistir a la sesión deberán seguir las indicaciones de la invitación a licitar (apartado 8). 5.2 Sesión de evaluación de las ofertas Las ofertas que cumplan los requisitos formales y se hayan comprobado durante la sesión de apertura de ofertas se evaluarán en tres fases: El comité evaluará las propuestas técnicas y financieras y asignará a cada oferta una puntuación según su relación calidad/precio (apartado 5.2.1 Evaluación técnica y 5.2.2 Evaluación financiera). El comité de evaluación deliberará sobre la elegibilidad del licitador para participar en la licitación con arreglo a los criterios de exclusión indicados en el apartado 5.2.3 Fase de exclusión. El comité de evaluación comprobará la capacidad del licitador para ejecutar el contrato sobre la base de los criterios de selección indicados en el apartado 5.2.4 Fase de selección. En caso de que la evaluación de alguno de los requisitos relevantes recogidos en tales criterios de selección no resulte positiva, la oferta podrá ser excluida del proceso. El contrato se adjudicará a la oferta más ventajosa económicamente, teniendo en cuenta los criterios de adjudicación. El procedimiento de evaluación de las ofertas es confidencial. Las deliberaciones del comité de evaluación se celebrarán a puerta cerrada y sus decisiones serán colectivas. Los miembros del comité de evaluación están obligados a guardar secreto. Se informará por escrito a todos los licitadores del resultado de la convocatoria de licitación. 5.2.1 Evaluación técnica Las ofertas se examinarán desde el punto de vista de su calidad para asignarles una puntuación de la calidad con arreglo a las reglas que se exponen con mayor detalle en los siguientes apartados. La puntuación de la calidad se calculará sumando todos los puntos obtenidos. 31 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 La ponderación respectiva entre los diferentes criterios cualitativos de adjudicación depende de la naturaleza de los servicios requeridos y, en consecuencia, está estrechamente relacionada con los términos de referencia. Los criterios de adjudicación son por tanto parámetros cuantificables que la oferta debe cumplir. Las ofertas técnicas deberían desarrollar todos los puntos abordados en el presente pliego para poder anotar tantos puntos de los criterios técnicos de adjudicación como sea posible. La mera repetición de los requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones, sin entrar en detalles ni darle valor agregado, solo resultará en una puntuación muy baja. Los criterios técnicos de adjudicación considerarán todos los elementos relativos a la calidad de la oferta, tal como se describe en la siguiente tabla, siendo esta de aplicación para ambos lotes: Criterios de evaluación Información que se debe facilitar Puntuación Calidad de la oferta de tal forma que ésta resulte operativa para EU-OSHA y cubra las necesidades y requerimientos especificados en la documentación correspondiente a la licitación, y en particular en los respectivo a los siguientes puntos: Servicios requeridos de los operadores • Tecnologías propuestas para la provisión de los servicios • Tiempos de provisión/activación de los servicios • Descripción de la estructura de red que proporcionara los servicios incluidos en dicho lote, así como de los mecanismos previstos para asegurar la continuidad del servicio. Plan de Migración (inicio Calidad del plan de trabajo y actuación propuesto para las fases y finalización de de “Inicio del servicio” y de “Finalización del Servicio” servicios) 500 (min. 50%) 100 (min. 50%) Calidad de la propuesta de gestión de la facturación de los servicios prestados, con atención a parámetros como son los 50 Facturación e informes medios propuestos para el envío de los informes, periodos de (min. 50%) facturación, propuestas de informes, etc. Calidad de la propuesta para la Gestión de Proyectos incluyendo la propuesta para los distintos apartados como son: Gestión de proyectos • Coordinación y organización de servicio • Control de calidad y gestión del cambio • Propuestas de informes de Servicio, Incidencias y Calidad técnica 100 (min. 50%) Idoneidad de las medidas concretas que tiene previsto adoptar Protección de los datos 50 para garantizar la protección de los datos personales con arreglo personales (min. 50%) a la Directiva 45/2001/CE. 32 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Escenarios de evaluación Acuerdo de nivel de servicio (SLA) Calidad de la solución técnica específica que dé respuesta a las 100 necesidades detalladas en el escenario teórico indicado en el (min. 50%) pliego de condiciones. Mejora respecto a los valores mínimos propuestos 100 (min. 50%) 1000 Puntuación total (min. 60%) Solo los licitadores que obtengan el número mínimo indicado de puntos, tanto en cada criterio de adjudicación individual como en total, pasarán a la siguiente fase, en la que se determina el valor financiero de la oferta y se realiza la evaluación final. 5.2.2 Evaluación financiera A fin de valorar las ofertas, EU-OSHA calculará el precio de referencia basado en los precios indicados por el licitador y en el método presentado en el ANEXO XI Formulario de oferta financiera (Lote 1 y Lote 2). Sólo se tendrá en cuenta este precio a la hora de adjudicar el contrato. La oferta de menor coste recibirá el máximo de puntos (1000). El resto de las ofertas de los licitadores recibirán puntos en relación con las mejores ofertas, de la siguiente manera: Puntuación financiera = 1000 x precio más bajo ÷ precio del licitador en cuestión 5.2.3 Fase de exclusión Los licitadores deberán presentar debidamente cumplimentada la declaración por el honor sobre los criterios de exclusión (junto con los criterios de selección) adjunta al formulario de respuesta tipo en la que declaren que no se encuentran en ninguno de los casos de exclusión contemplados (ANEXO II Declaración de honor). Se excluirá del presente procedimiento de licitación a los licitadores que se encuentren en alguna de las circunstancias citadas en esta declaración. La empresa adjudicataria deberá presentar, en el plazo especificado por EU-OSHA y antes de la firma del contrato, las pruebas documentales mencionadas en esta declaración. 5.2.4 Fase de selección El licitador deberá presentar los justificantes necesarios que demuestren su capacidad para la ejecución del contrato. EU-OSHA se reserva el derecho de solicitar evidencia de ello y/o información/documentación adicional a este respecto en cualquier momento del procedimiento y/o de la ejecución del contrato marco. 5.2.4.1 Capacidad administrativa Todo licitador deberá demostrar que tiene capacidad jurídica para ejecutar el contrato con arreglo a la legislación nacional, acreditándola mediante la inscripción en un registro mercantil o profesional, una declaración jurada, un certificado, la afiliación a una organización específica, una autorización expresa o el alta en el régimen fiscal correspondiente. (Véase el ANEXO III Formulario de persona jurídica, ANEXO IV Formulario de identificación financiera y ANEXO V Formulario de identificación administrativa, para su cumplimentación). Cuando sea apropiado y a efectos de un determinado contrato, un contratista económico podrá apoyarse en las capacidades de otras empresas, sea cual fuere el carácter jurídico de los vínculos que las unan. En tal caso deberá probar ante el órgano de contratación que dispone de los recursos necesarios para la ejecución del contrato, por ejemplo demostrando que estas empresas se han 33 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 comprometido a poner dichos recursos a disposición del licitador. En idénticas condiciones, un consorcio de contratistas económicos podrá apoyarse en las capacidades de los miembros del consorcio o de otras empresas. En caso de que un consorcio presente una oferta, cada miembro del mismo deberá aportar las pruebas requeridas. En lo relativo a la «capacidad técnica y profesional» (apartados 5.2.4.2 Capacidad económica y financiera y 5.2.4.3 Capacidad técnica y profesional), se revisarán los justificantes aportados por cada consorciado para verificar si el conjunto del consorcio cumple los criterios exigidos. El comité de evaluación examinará las ofertas y comprobará si se ha facilitado la información solicitada en los criterios de selección y si el licitador cumple todos estos criterios. Las ofertas que no incluyan la información solicitada se podrán rechazar sin más trámite. 5.2.4.2 Capacidad económica y financiera Se demostrará la capacidad económica y financiera mediante la presentación de: 5.2.4.3 una declaración del volumen global de negocio y del volumen de negocio correspondiente a la prestación de las tareas y servicios descritos en la presente convocatoria (el mínimo exigido es de 60 000 EUR anual) durante los dos últimos ejercicios (cualquier declaración relativa a servicios de otro tipo no se tomará en consideración). una declaración de las entidades financieras donde los licitadores tengan cuenta bancaria certificando, en particular, la inexistencia de problemas de pago o de deudas con esa/s entidad/es o con terceros. Capacidad técnica y profesional La finalidad de este apartado es detallar los requisitos que debe cumplir el licitador para ser incluido en el proceso. El licitador deberá demostrar su capacidad de cumplir los siguientes requisitos mínimos: a) Poseer una estructura organizativa y de personal adecuada para prestar los servicios requeridos por EU-OSHA en el marco de esta convocatoria. b) Un mínimo de tres años de experiencia en proyectos similares a los servicios descritos en esta convocatoria, prestados a clientes de los sectores público y privado a escala nacional e internacional durante el período 2013-2015. c) Disponer de las instalaciones, equipos técnicos y materiales necesarios para prestar los servicios demandados. Para justificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y profesionales se presentarán los documentos e información siguientes: Respecto al requisito a): Los licitadores deben presentar: o o Un perfil resumido de la empresa (con una extensión máxima de 5000 palabras) que describa las principales actividades desarrolladas actualmente por el licitador (incluidas fotografías) y demuestre su capacidad para prestar servicios similares a los reflejados en la presente convocatoria. Una descripción de la estructura organizativa de la empresa (con una extensión máxima de 3000 palabras), incluyendo la plantilla media anual de la misma y el número de directivos durante los tres últimos años. El licitador debe facilitar una descripción de la organización y sus niveles jerárquicos. Respecto al requisito b): Los licitadores deben presentar: o Una lista de los principales contratos en virtud de los cuales se hayan prestado los servicios descritos en el presente pliego de condiciones durante los tres últimos años, con indicación de los importes, fechas y clientes (o sus perfiles). 34 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Respecto al requisito c): Los licitadores deben presentar una descripción (con una extensión máxima de 3000 palabras) de los locales e instalaciones de la empresa, en particular de los equipos técnicos que se utilizarán para llevar a cabo las tareas. Documentos que es preciso aportar en los casos de consorcio y de subcontratación: Consorcio: cada consorciado deberá aportar justificantes de cumplimiento de las condiciones previstas en cuanto a: o o o o Criterios de exclusión y datos administrativos (ANEXO II Declaración de honor, ANEXO III Formulario de persona jurídica y ANEXO V Formulario de identificación administrativa) Capacidad económica (declaración del volumen de negocio global y del volumen de negocio correspondiente a los dos últimos ejercicios) Capacidad técnica y profesional (perfil resumido de la empresa, listas de contratos principales de los tres últimos años) El formulario de consorcio (ANEXO VI Formulario de consorcio) Se revisarán los justificantes aportados por cada consorciado para comprobar si el consorcio en su conjunto cumple los criterios. Subcontratación: El licitador indicará claramente las partes del trabajo que vayan a ser subcontratadas, así como la identidad de todos los subcontratistas (si se conoce en el momento de presentar la oferta) Cada subcontratista deberá demostrar que no le son de aplicación los criterios de exclusión y que cumple los correspondientes a su capacidad económica, técnica y profesional, aportando lo siguiente: o o o Criterios de exclusión y datos administrativos (ANEXO II Declaración de honor, ANEXO III Formulario de persona jurídica y ANEXO V Formulario de identificación administrativa). Capacidad económica en relación con el valor de los servicios subcontratados (declaración del volumen de negocio global y del volumen de negocio correspondiente a los dos últimos ejercicios). Un perfil resumido de la empresa, incluyendo una breve descripción de las actividades económicas del subcontratista que demuestre su capacidad para prestar los servicios que vayan a ser subcontratados a la empresa (un máximo de 1500 caracteres), incluidas las actividades relacionadas con la presente convocatoria. Dado que la evaluación de la mencionada capacidad técnica y profesional se basa en los documentos antes indicados, los licitadores deberán tomar buena nota de que la omisión total o parcial de cualquier información cuya responsabilidad incumba a uno o varios de los prestadores de servicios que participen en la licitación puede dar lugar a que EU-OSHA excluya al licitador del procedimiento. 5.2.5 Adjudicación El contrato se adjudicará al licitador que obtenga la puntuación final más alta como resultado de los cálculos indicados a continuación y haya pasado las fases de exclusión y selección. Puntuación final = (0.4 x puntuación cualitativa) + (0.6 x puntuación financiera) 35 EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 ANEXOS ANEXO I.1 ANEXO I.2 ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI ANEXO VII ANEXO VIII ANEXO IX ANEXO X ANEXO XI ANEXO XII ANEXO XIII ANEXO XIV Lista de verificación (Común a los dos lotes) Lista de verificación (Por cada lote) Declaración de honor Formulario de persona jurídica Formulario de identificación financiera Formulario de identificación administrativa Formulario de consorcio Formulario de subcontratación Escenarios (Lote 1 y Lote 2) Formulario de Propuesta técnica (Lote 1) Formulario de Propuesta técnica (Lote 2) Formulario de oferta financiera (Lote 1 y Lote 2) Modelo de acuerdo de nivel de servicio - SLA (Lote 1) Modelo de acuerdo de nivel de servicio - SLA (Lote 2) Modelo de contrato marco 36
