Buenas Prácticas en la Contratación Pública Comisión Asesora de Consultores y Constructores CCI Norte, Marzo de 2015. BUENAS PRÁCTICAS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (Marzo de 2015) 1. PUBLICIDAD: Las entidades contratantes deberán publicar los avisos de convocatoria o la invitación a participar en los procesos de contratación en su página web, de manera simultánea a la publicación en la página del SECOP. Desde la publicación de los pliegos definitivos y la primera actividad que requiera asistencia de personas, debe darse un plazo mínimo de tres (3) días hábiles, y en esas actividades la asistencia debe ser de un representante acreditado del proponente y no exigir la del representante legal. 2. CRONOGRAMA : Para garantizar la presentación de propuestas bien estructuradas y con precios ajustados al mercado, debe darse un tiempo suficiente a los posibles oferentes para recopilar, revisar y elaborar todos los documentos requeridos en el proceso; por lo anterior, los plazos del cronograma deben estar acordes con la complejidad y el costo de la obra a licitar. El tiempo mínimo para una actividad debe ser de tres (3) días hábiles. 3. PLANEACIÓN CONTRACTUAL: Antes de publicar la convocatoria del proceso, las entidades contratantes deben haber definido lo referente a los permisos y las licencias requeridas para iniciar la obra, como también a la adquisición de predios necesarios para poder construirla. 4. PROPONENTES PLURALES: En los proponentes plurales no se debe limitar el número de personas jurídicas y/o naturales que los conformen, como tampoco el porcentaje de participación de las mismas. La experiencia de sus integrantes siempre se sumarán y los requisitos financieros nunca se ponderarán de acuerdo a sus porcentajes de participación. 5. PRESENTACION DE OFERTAS: Las propuestas siempre deben presentarse en dos sobres separados. El primero debe contener todos los documentos de los requisitos habilitantes y el segundo debe contener la oferta técnica económica. En el proceso de evaluación, primero se abre el sobre de los documentos habilitantes y se verifica el cumplimiento de los mismos. Únicamente a los proponentes que cumplen los requisitos habilitantes, se les abre el segundo sobre con las propuestas técnicas económicas y estas se evalúan de conformidad a lo establecido en los pliegos. 6. CAPACIDAD RESIDUAL EXIGIDA PARA CONTRATAR: La Capacidad Residual exigida, cuando la entidad contratante entrega anticipo, debe ser el valor del presupuesto oficial menos el valor del anticipo o del pago anticipado ofrecido; cuando la entidad no entrega anticipo, el valor de la Capacidad Residual debe ser igual al valor del Costo Directo del Presupuesto Oficial. 1 Buenas Prácticas en la Contratación Pública Comisión Asesora de Consultores y Constructores CCI Norte, Marzo de 2015. 7. FORMA DE PAGO: En todo contrato de obra pública se debe entregar anticipo, éste tendrá un valor mínimo del 30 % y máximo del 50 % del valor del contrato. Se recomienda insistir en la derogación del Art. 91 de la Ley 1471, que obliga manejar los anticipos en un encargo fiduciario y, retomar el manejo del anticipo en una cuenta bancaria en la cual contratista e interventor sean los giradores. 8. CUPOS DE CRÉDITO: Las entidades contratantes de las obras públicas no deben solicitar cupos de crédito a los proponentes, sobre todo si en los requisitos financieros habilitantes exigen Capital de Trabajo, en este caso este índice debe ser: Presupuesto Oficial menos Anticipo. 9. REQUISITOS HABILITANTES: 9.1. Experiencia: La experiencia de los proponentes no debe limitarse en el tiempo, ya que esta no se agota ni se vence con el paso de los años. El número de contratos para demostrar la experiencia, debe ser proporcional al monto y complejidad de la obra a contratar; no se deben exigir menos de dos (2) ni más de cinco (5) contratos. Se recomienda definir unos rangos con el monto o la complejidad para el número de los contratos. La experiencia exigida en términos de cantidades de obra y valor ejecutados debe ser mínimo el 60 % y máximo el 80% de la cantidad o el valor de la obra a contratar, para estimular el crecimiento de las firmas contratantes. 9.2. Capacidad Financiera: Los indicadores financieros para medir la capacidad financiera de los proponentes deben ser: Índice de Liquidez, Índice de Endeudamiento. Los valores establecidos para estos indicadores deben corresponder a la realidad de la gran mayoría de las empresas de construcción del país, que según estudios de la CCI corresponden a Mypimes; por lo anterior los valores para estos índices deben ser: Índice de Liquidez: Valor Mínimo 1,0 y Valor Máximo 2,0 Índice de Endeudamiento: Valor Mínimo 0,2 y Valor Máximo 0,7 9.3. Capacidad Organizacional: No se deben utilizar indicadores financieros para medir esta capacidad, pues ella depende de varios factores ajenos a los ingresos, recursos de capital y utilidades que tiene o genera la organización. Los factores que determinan la capacidad de organización, son entre otros: el estilo de dirección y liderazgo, su direccionamiento estratégico, sus relaciones estratégicas, el desarrollo de sus recursos, sus procesos y procedimientos, su cultura y su clima laboral. Si la Ley 1682 los prohíbe para el cálculo de la Capacidad de Contratación, porqué usarlos como requisitos habilitantes, si en ambos casos se mide la Capacidad Organizacional de la misma Empresa o Firma 10. EVALUACIÓN: Se debe establecer en el pliego como mínimo tres mecanismos para la evaluación económica de las propuestas. Instantes antes de abrir los sobres con las 2 Buenas Prácticas en la Contratación Pública Comisión Asesora de Consultores y Constructores CCI Norte, Marzo de 2015. propuestas técnico - económicas, se sortea cuál de los mecanismos establecidos en el pliego se escoge para evaluar las propuestas. Se sugiere que ese sorteo se haga utilizando las dos últimas cifras de la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas económicas. Entre los mecanismos para la evaluación siempre debe estar el de la propuesta más económica, la cual no debe ser inferior al 95% del presupuesto oficial. Para evaluar las propuestas solo se debe utilizar factores que le den valor agregado a la misma en su precio o en su calidad, tales como uso de tecnologías o materiales que generen mayor calidad, rendimiento o durabilidad, equipos de alta tecnología que garanticen mejor calidad de los trabajos. No se deben utilizar como factores de evaluación técnica criterios como: La Programación de Obra, la Metodología de Construcción, los Planes de Calidad. Cuando se exijan y se evalúen con puntaje, ingenieros con títulos de Especializaciones, Maestrías y Doctorados, se debe aceptar las equivalencias entre estudios y los años de experiencia, tal como existe para el desempeño de cargos públicos. 11. INTERVENTORÍAS: Todo contrato de obra adjudicado en licitación pública debe tener una Interventoría contratada a través de un Concurso de Merito Abierto. Por ninguna razón, estas interventorías se contratarán mediante convenios y/o contratos interadministrativos. 12. AUTORREGULACIÓN: Las entidades contratantes podrán incluir en la evaluación, el otorgamiento de un puntaje adicional previamente establecido en el pliego de condiciones, a la propuesta que adjunte certificación de que la firma oferente está comprometida a cumplir un Código de Auto Regulación. 3