SECCIONAL SANIDAD HUILA Policía Nacional de Colombia A

Palermo – Huila, seis de septiembre de dos mil dieciséis.
Dirigido a:
SECCIONAL SANIDAD HUILA
Policía Nacional de Colombia
Atte.
Teniente Coronel
ORLANDO RIAÑO ESTUPIÑAN
Jefe Seccional Sanidad Huila
REF. Observaciones al proceso de selección abreviada PN SECSA DEUIL SA 006 2016,
cuyo objeto es: PRESTACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, LIMPIEZA,
DESINFECCIÓN HOSPITALARIA Y CAFETERIA PARA LA CLÍNICA REGIONAL LA
INMACULADA (ESPIM) NEIVA Y LOS ESPAB DE GARZÓN, PITALITO Y LA PLATA.
Como ciudadana de la República de Colombia y conforme al artículo 270 de la Constitución
Política, se suscribe LILIANA ANDREA VARGAS GODOY, mayor de edad, vecina de la
municipalidad de Neiva, para llevar a cabo las siguientes observaciones al proceso de
contratación adelantado por la Seccional Sanidad Huila para adquirir el servicio de aseo y
cafetería.
1. Me parece sumamente pertinente resaltar que todas las entidades públicas poseen la
obligación legal de contar con un manual de contratación y que, como lo expone el
decreto 1082 de 2015, este manual debe CUMPLIR con los lineamientos dictados por
Colombia Compra Eficiente.
Es común observar que las entidades utilizan modelos “pre-fabricados” para “montar” sus
pliegos y estudios previos; también es común observar cómo la entidad determina los
requisitos a exigir y los plasma en los diferentes documentos sin hacer mención al por qué
llegó a la conclusión de exigir unos requisitos X y no Y.
No puede omitirse al observar el desarrollo del procedimiento contractual la persistente
actitud de algunos proponentes en cuanto a exigir a la entidad que reconsidere algunas
exigencias o requisitos habilitantes y que se alegue la falta de justificación para la
determinación de estos; tampoco puede ignorarse el hecho de que en los estudios previos
apenas si se dedican unas páginas a enunciar la descripción del mercado que se supone,
sustenta la determinación de los requisitos habilitantes. Es un documento de apenas
quince páginas en el que la mayoría se limitan a enunciar las condiciones técnicas que ya
se encontraban publicadas en el Pliego de condiciones.
Por lo anterior, es claro que no existe en ese documento un análisis previo de las
condiciones del sector que den luces sobre el porqué de la determinación de los criterios
de selección. Solo se enuncian, no hay ninguna información que permita controvertirla.
Y a pesar de lo anterior, y muy a pesar de las observaciones de algunos posibles
oferentes, la entidad jamás pretendió enmendar la carencia de un sustento técnico,
financiero y económico debidamente confeccionado o publicado.
Retomando el asunto del manual de contratación y habiendo aclarado que toda Entidad
está obligada a poseer uno, la Policía Nacional de Colombia no puede ser la excepción,
siendo la Resolución 3049 de 2014, que en su capítulo 1° informa acerca de la
aplicabilidad del principio de publicidad y sobre él informa lo siguiente: “Todos los
procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública” y luego concluye en
esto: “La publicación de los documentos enunciados se hará en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública SECOP. La información publicada debe ser veraz,
responsable, ecuánime, suficiente y oportuna”
La realidad es que el proceso de contratación se ha adelantado con sendos vacíos jurídicos
y técnicos reflejados todos en los estudios previos, por ejemplo, la información sobre la
forma en que se determinaron los requisitos habilitantes fue sistemática y
conscientemente ocultada, pues jamás se publicó en SECOP y aun así, la entidad
determinó la publicación de un pliego definitivo y hoy se encuentra ad portas de cerrar el
proceso, muy a pesar de que el manual de contratación de la Policía Nacional de
Colombia afirma lo siguiente: “se pondrán a disposición de los interesados los estudios y
documentos previos que sirvieron de base para su elaboración”, información que debió ser
publicada en su totalidad y oportunamente, no en entretantos, parcialmente, a la medida
de lo solicitado y ya a un paso de la entrega de las propuestas.
La siguiente prescripción es extraída del Manual de la Policía Nacional en su punto 2.4.6:
“La exigencia de requisitos habilitantes se deberá hacer desde los estudios previos y
proyecto de pliego de condiciones con la debida justificación y soporte técnico de acuerdo
al objeto a contratar”.
Tampoco se atendió esta disposición en la presente contratación
2. Más allá de las evidentes falencias enunciadas, la entidad ha publicado, tarde, una
mención expresa a la manera en que se determinaron los requisitos habilitantes. Mientras
la entidad afirma que el SIREM reporta un indicador de cobertura de intereses, por
ejemplo, de 4, tuvo en cuenta empresas con indicadores de 18 y 21.
Debiera haber despertado la curiosidad de la entidad observar indicadores tan altos, más
altos que los promedios obtenidos por la Superintendencia de Sociedades, frente a los
demás indicadores que fluctuaban entre 3 y 9
Colombia Compra Eficiente ha prevenido esta situación y en la Guía para la elaboración de
estudios de sector ha incluido un ejemplo bastante pertinente:
“Ejemplo: En un Proceso de Contratación determinado, una Entidad Estatal obtiene
información sobre 3 potenciales proveedores, los cuales tienen un índice de
endeudamiento de 60%, 42% y 44% respectivamente. Esta información permite pensar
que un rango de endeudamiento típico de este tipo de proveedores es entre 40% y 50%.
La Entidad Estatal continúa con la búsqueda de datos, y consigue información acerca de
otros 15 proveedores. Esto le permite determinar que el nivel de endeudamiento promedio
para estos proveedores es cercano a 60% y que los datos iniciales de 42% y 44%
corresponden a datos atípicos.
Teniendo en cuenta lo anterior, el presente anexo recomienda que la construcción de la
muestra tome en cuenta la mayor cantidad de datos disponible con el fin de hacer un
análisis riguroso para lo cual la Entidad Estatal debe acudir a los sistemas de información y
también a la comunicación con los posibles proveedores.”
Considerando lo anterior, es razonable llevar a cabo las siguientes afirmaciones:
a. Son datos atípicos aquellos que apuntan a una cobertura de intereses
superior al 20.
b. La entidad no puede pretender afirmar que estudió el mercado y que
definió en correcta forma sus requisitos habilitantes únicamente con la
información de cinco empresas.
Pretender haber agotado el estudio del sector con cinco cotizaciones, de las cuales dos
resultaban atípicas por las especiales características de las empresas consultadas, impone
un criterio desigual para evaluar la capacidad financiera de los proponentes y evidencia la
falta de empeño de los funcionarios encargados por hacer un análisis exhaustivo del
mercado, que no es cuestión de diligencia sino de imposición legal, de obligatoriedad.
Por último, resulta poco grato que la entidad decida publicar esta información tan solo una
vez dictado el Pliego de condiciones definitivo. Cercenó la posibilidad de contradicción y
nuevamente infringió su Manual que dice:
“CONTRADICCIÓN: Los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir las
decisiones de la administración dentro de los términos señalados para ello.”
3. De igual manera, tampoco se tuvo en cuenta que el Manual en mención establece que
el análisis de las manifestaciones de interés en los procesos de selección abreviada debe
ser adelantado por el Comité Evaluador.
Muy comedidamente solicito a la entidad que publique el acto administrativo mediante el
cual se conformó el comité evaluador para la presente contratación.
4. El manual de contratación de la Policía Nacional solicita que, para la adquisición de
servicios, deba primero evaluarse el impacto ambiental e indica lo siguiente: “Para ello,
previo a la contratación se hará un análisis detallado de los componentes, material de
fabricación, impactos sobre el medio ambiente y la salud humana, además de cualquier
otra información relevante de los servicios que se van a contratar, con el fin de establecer
claramente el impacto del servicio, teniendo en cuenta los parámetros del Plan de Manejo
Ambiental, según corresponda.”
Tampoco se evidencia que este estudio se haya realizado en la oportunidad indicada. ¿No
aplicaba acaso, el Manual de la Institución, para esta contratación?
Existen entonces inconsistencias que impiden la selección objetiva de un proponente en la
presente contratación y a razón de ello resulta necesario que la entidad evalúe la
posibilidad de declarar la terminación anormal del proceso para corregir los evidentes
yerros y omisiones. Así podrá corregirse y encaminarse nuevamente este proceso según
los términos de la normatividad vigente.
Con respeto,
LILIANA ANDREA VARGAS GODOY
C.C. 26.430.923 de Neiva