malo - La Lengua

PowerPoint
Realmente
MALO
(y cómo evitarlo)
por Seth Godin
Sí, es malo a propósito.
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©2001, Do You Zoom, Inc.
¿Por qué sus PowerPoints son tan malos? (Pista: no es por su culpa)
¿Qué haríamos sin Microsoft PowerPoint?, ¿Cómo nos comunicaríamos con los demás?
PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para ayudarles a comunicarse
con el departamento de Marketing y viceversa. Los programadores que diseñaron PowerPoint lo
vieron como un golpe inteligente – una forma de ahorrar tiempo y dinero en lugar de crear
filminas/diapositivas a la vieja usanza. Aunque una vez lanzado PowerPoint cobró vida propia.
Es una herramienta notable porque permite una comunicación verbal muy densa. Sí, puede enviar
un memo/memorando, pero nadie se los lee. En la medida en que nuestras empresas van más y más
rápido necesitamos una forma de comunicar ideas de un grupo a otro. Entre a PowerPoint.
PowerPoint podría ser la herramienta más potente de su computador. Pero no lo es.
En realidad es un triste fallo. Casi todas las presentaciones de PowerPoint apestan a huevos
podridos. Y gran parte de la culpa es de Microsoft.
Microsoft ha incluido asistentes y plantillas dentro de PowerPoint. Y esas “útiles” herramientas son
la razón principal por la cual tenemos que vivir con página tras página con viñetas, grandes
encabezados y espantosos fondos. Por no hablar de los clip-art incluidos.
¡No estoy maquillando esto! Cuando empecé a escribir
esta parte me preocupaba no ser capaz de encontrar
ejemplos lo suficientemente malos –me figuré que la gente
los habría ocultado. Asombrosamente, encontré esta
diapositiva y la siguiente incluidas en PowerPoint. ¡Y se
supone que estas son buenos ejemplos!
Esto no es “Comunicar”
Esa es la palabra mágica. El propósito de PowerPoint es comunicar con su audiencia.
Desafortunadamente, en lugar de comunicar PowerPoint se usa para conseguir tres cosas, ninguna
de las cuales llevan a una buena presentación.
¡El uso principal que la mayoría de la gente le da a PowerPoint es como teleprompter! (Nota del T.:
Una pantalla para leer lo que uno quiere decir) Piense en todas las presentaciones a las que ha ido
en las que el presentador no hace más que leer las diapositivas. ¿Realmente tenía su audiencia que
asistir a la reunión para escucharle leer las diapositivas? ¿Por qué no solo enviarlas?
La segunda tarea es servir como registro escrito para-cubrirse-el-culo de lo que fue presentado.
Entregando las diapositivas después de la reunión (o peor aún, antes), El presentador está evitando
el trabajo de escribir un informe formal, y se está asegurando de que puede contar con la aprobación
implícita que ganó en la reunión.
La tercera tarea es hacer fácil para su audiencia el recordar todo lo que dijo. Como leer las
diapositivas, pero mejor. Después de todo si leyó sus diapositivas y después le dio a su audiencia
una transcripción literal de lo que leyó, ¿qué hay de malo en eso?
Comunicación es la transferencia de la emoción
Si todo lo que desea es crear un archivo de datos y gráficos, entonces cancele la reunión y envíe un
informe. Hágalo en PowerPoint si quiere, pero no es una presentación, es un informe. Contendrá lo
que sea que escriba, pero no imagine ni por un segundo que está comunicando poderosamente
cualquier idea. La comunicación va de hacer que otros adopten sus puntos de vista, para ayudarles a
entender por qué esta emocionado (o triste, u optimista, o lo que sea). A menos que sea un escritor
increíble es espantosamente difícil hacer eso en un informe.
Las tareas para las que la mayoría de la gente usa PowerPoint estén en conflicto directo con lo que
una gran presentación debería ser. Nuestros cerebros tienen dos lados. El lado derecho es
emocional, musical y de humor. El lado izquierdo se focaliza en la destreza, hechos y datos duros.
Cuando va a mostrar una presentación, la gente quiere usar ambas partes del cerebro. De manera
que usan el lado derecho para juzgar la forma en la que anda, la forma en la que viste y el lenguaje
corporal. Con frecuencia la gente llega a una conclusión sobre su presentación en el momento en
que usted está en la segunda diapositiva. Después de eso es con frecuencia demasiado tarde para
que sus viñetas le hagan algún bien.
Puede destruir un proceso de comunicación con mala lógica o hechos sin soporte, pero no puede
completarlo sin emoción. La Lógica no es suficiente. Si todo se hiciera con lógica nadie fumaría
cigarrillos, a nadie le daría miedo viajar en avión. Y se adoptaría cualquier propuesta inteligente.
No, no se gana con lógica. La lógica es esencial, pero sin emoción no estas jugando con una mano
completa.
PowerPoint presenta una oportunidad increíble, puede usar la pantalla para hablar emocionalmente
al lado derecho del cerebro de la audiencia (a través de sus ojos), y sus palabras pueden hablar al
lado izquierdo del cerebro a través de los oídos de la audiencia.
Eso es lo que hace Steven Spielberg. Y se diría que le funciona.
Es Vender
Si todos los de la habitación estuviesen de acuerdo con usted, no necesitaría una presentación,
¿verdad? Podría ahorrar mucho tiempo imprimiendo un informe de un proyecto de una sola página
y enviándolo a cada persona. No, la razón por la que hacemos presentaciones es para plantear un
argumento, vender una o más ideas.
Pero vender es difícil. A la mayoría de la gente ni siquiera le gusta admitir que están vendiendo. Así
que en lugar de aprovechar la oportunidad e intentar vender a la gente en una presentación, hacemos
nuestras presentaciones aburridas. Qué desperdicio.
Si cree en su idea, véndala. Haga sus argumentos tan fuertes como pueda y obtenga aquello a por lo
que ha venido. Su audiencia se lo agradecerá, porque en el fondo a todos nos gusta que nos vendan.
Cuatro componentes para una gran presentación
Primero, hágase tarjetas con pistas (chuletas). Esta característica debería encontrarse dentro de
PowerPoint, pero no es así. VD debería ser capaz de ver sus chuletas en la pantalla del portátil
mientras su audiencia ve las diapositivas en la pared. ¡Ay! Mientras tanto tendrá que escribirlas a la
vieja usanza. (Nota del blogger: OpenOffice.org y NeoOffice for Mac sí que permiten notas en las
diapositivas.)
Ahora puede usar las chuletas que se hizo para asegurarse de que está diciendo lo que vino a decir.
Segundo, haga diapositivas que refuercen sus palabras, no que las repitan. Cree diapositivas que
demuestren con pruebas emocionales que lo que está diciendo es verdadero, no solo exacto.
¿Va a hablar sobre la contaminación en Houston? En lugar de dar 4 viñetas de datos de la EPA
(Agencia de Protección Medioambiental) ¿por qué no mostrar una foto de un grupo de pájaros
muertos, algo de polución o incluso un pulmón enfermo? Sorprendentemente es más divertido que
hacerlo a la vieja usanza. Sin embargo es comunicación eficaz.
Tercero, crear un documento escrito, para entregarlo después. Ponga en él tantas anotaciones o
detalles como guste. Entonces cuando empiece su presentación, dígale a la audiencia que les va a
facilitar todos los detalles de la presentación al acabar. Así no tienen que anotar todo lo que diga.
IMPORTANTE: No distribuya lo escrito antes de comenzar. ¡No!, si lo
hace, la gente se lo leerá todo mientras usted habla y le ignorarán. En lugar
de eso, su meta es que se sienten, que confíen en VD y que se metan en los
aspectos emocionales e intelectuales de su presentación.
Cuarto, crear un ciclo de feedback (intercambio). Si su presentación es para la aprobación de un
proyecto, distribuya a la gente un formulario para aprobar el proyecto y haga que lo aprueben, para
que no haya ambigüedad en absoluto sobre lo acordado.
Así que, ¿que hay en sus diapositivas?
Aquí hay cinco reglas que necesita recordar para crear presentaciones de PowerPoint increíbles:
1.
2.
3.
4.
5.
No más de 6 palabras por diapositiva. NUNCA.
No use imágenes cutres. En su lugar utilice imágenes profesionales de corbis.com. Cuestan
3$, cada una o un poco más si son para “uso profesional”.
Sin disoluciones ni giros ni cualquier otro efecto de transición, Ninguno.
Los efectos de sonido se pueden usar unas pocas veces por presentación pero nunca (jamás)
utilice los efectos de sonido integrados en el programa, en su lugar obtenga sonidos y
música de CD y sopese/valore el efecto proustiano que esto puede tener.
No distribuya impresiones de sus diapositivas. Son emocionales y no funcionarán sin usted
ahí. Si alguien quiere sus diapositivas para enseñárselas “al jefe” dígales que las diapositivas
van si VD va.
El recorrido es fácil de describir: cuando UD muestra una diapositiva, dispara una reacción
emocional en la audiencia. Ellos se sientan y quieren saber qué va a decir UD que encaje con esa
imagen. Entonces si lo hace bien cada vez que piensen en lo que dijo, verán la imagen (y viceversa).
Vaya, esto es más difícil que lo que haces ahora
Pero lo que hace es vago e ineficaz, aburre a la gente y no comunica con ellos. Una vez que domine
este proceso en realidad es más fácil hacer una gran presentación. Una audiencia que quiere
escuchar lo que tiene que decir está mas preparada para escuchar y UD esta más preparado para
obtener lo que desea. ¿Y no se trata de eso?
Lo que mola es la forma en la que empezará a hacer presentaciones en el futuro. En lugar de hacer
diapositivas que siguen sus viñetas, organice la presentación emocionalmente, dejando que las
diapositivas lleven el proceso.
Recuerde que cada diapositiva no tiene que valerse por sí misma. Puede usar una diapositiva para
llegar a un punto y entonces la siguiente para volver.
Unos pocos ejemplos para que empiece
Digamos que trabaja para una organización sin ánimo de lucro y está haciendo una presentación
para sus fondos en el United Way. Quiere más dinero para un programa que ayude a los Veteranos
de Vietnam mayores a obtener la terapia social y mental que necesitan a medida que envejecen.
A la antigua usanza empezaría con un gráfico de barras sobre la edad de la población y entonces
cinco viñetas sobré como se aproximaría al problema.
En lugar de eso ¿Por qué no usar esta foto?
Entonces mientras la audiencia revive los recuerdos que esta imagen les trae, cuente su historia.
Dígalo como se lo diría a un colega. Explique por qué quiere que se realice este programa y a quién
va a ayudar. Y entonces refiera a su audiencia a los datos y gráficas que estará encantado de
distribuir en unos minutos. Muestre fotos de la gente que ya está en el programa. Inserte unas
cuantas fotos de graduados (gente que ha terminado el programa) llevando una vida productiva sin
tu ayuda...
O, qué tal algo un poco más simple? Le está intentando vender a su jefe el conseguir un presupuesto
para rediseñar su web. Parece que sus competidores están ganándole cuota de mercado porque su
sitio web es realmente penoso.
En vez de abrumarla con estadísticas, muéstrele. Haga diez capturas de pantalla una tras otra
demostrando el proceso de comprar cosas de su tienda online. Entonces muestre los 3 pasos que
lleva hacerlo en la web de sus rivales. Solo le llevará 30 segundos mostrar los pasos, pero una vez
que lo haya hecho, habrá establecido una necesidad real en su audiencia. Muestre el problema y será
más fácil vender la solución.
Disculpas
Lamento que este libro electrónico sea tan corto. En realidad si no hubiera pasado mucho tiempo
con esto, sería más largo. Lo que he descrito es simple, eficaz y difícil. Se resistirá al principio. Se
dará cuenta de que no es la forma en la que su empresa trabaja. Recordará la última vez que vio a
alguien fracasar con una aproximación similar.
Mi objetivo al hacerlo corto y vívido e hiperbólico es retarle a intentarlo. Inténtelo sin compromiso.
Espero que le dé una oportunidad a pesar de las grandes dificultades. Si merece la pena meter a diez
(o cien) personas en una sala, creo que merece la pena hacerlo bien. Puede que no sea tan alto como
Abraham Lincoln o tan elocuente como Winston Churchill, pero es capaz de hacer grandes
presentaciones. Diviértase.
SETH GODIN es el autor de los bestsellers Permission Marketing, Unleashing the Ideavirus y The
Big Red Fez. Su nuevo libro, Survival is Not Enough, parte de Free Press en Enero de 2002. Y sus
PowerPoints no son aburridos.