UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA TRABAJO DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CONTADOR PÚBLICO TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR LOS PROCESOS DE LA EMPRESA COELEC, 2010” AUTORA: GLADYS ROCIO ESCOBAR ESCOBAR DIRECTORA DE TESIS: DRA. CLEMENCIA CARRERA Santo Domingo de los Tsáchilas- Ecuador 2010 Tema: “Diseño de un sistema de control interno financiero y administrativo para mejorar los procesos de la empresa COELEC S.C, Santo domingo de los Tsáchilas, 2011” Dra. Clemencia Carrera DIRECTORA DE TESIS APROBADO Titulo y nombres PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ------------------------------- Título y nombres MIEMBRO DEL TRIBUNAL -------------------------------- Titulo y nombres MIEMBRO DEL TRIBUNAL -------------------------------- Santo Domingo de los Tsáchilas………. De…………. Del 2011 ii UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA SISTEMA EDUCACION A DISTANCIA TEMA: “Diseño de un Sistema de Control Interno Financiero y Administrativo para mejorar los Procesos de la empresa COELEC S.C, 2011” AUTORA: Gladys Rocío Escobar E. DIRECTORA: Dra. Clemencia Carrera Los resultados encontrados en la presente investigación son de exclusiva responsabilidad de la autora. ______________ Gladys Escobar Santo Domingo de los Tsáchilas………..de……… del 2011 iii DEDICATORIA El presente trabajo quiero dedicar con todo mi amor; en primer lugar a Dios, a mi padres y mi familia quienes me han apoyado incondicionalmente. El apoyo que he recibido de mis familiares, para quienes también dedico este trabajo y para mi directora de tesis, que me ha ayudado en esta fase indispensable, para la obtención de mi titulo profesional iv AGRADECIMIENTO Quiero empezar agradeciendo a mis padres, por su apoyo a lo largo de mi carrera, a los docentes que con su enseñanza, nos han formado profesional y éticamente. A mi directora de tesis Dra. Clemencia Carrera por sus conocimientos y ayuda, agradezco a todas las personas que confiaron en mi trabajo y formación profesional. GRACIAS A TODOS v ÍNDICE CAPITULO I GENERALIDADES 1.1. Antecedentes………………………………………………………………….2 1.2. Limitación del estudio…………………………………………………………5 1.3. Alcance del trabajo……………………………………………………………5 1.4. Problema de la Investigación……….………………………………………..5 1.5. Sistematización………………………………………………………………..6 1.6. Formulación……………………………………………………………………7 1.7. Objetivos……………………………………………………………………….8 1.8. Justificación……………………………………………………………………9 1.9. Hipótesis…………………………………………………………………….....9 CAPITULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1. Marco Teórico. 2.1.1 Control Interno…………………………………………………………..……….11 2.1.1.1 Control Interno Contable……………………………………..………………14 2.1.1.2 Control Interno Administrativo………………………………….……………15 2.1.1.3 Componentes del Control Interno…………………………..……………….19 2.1.1.4 Procesos de Verificación…………………..………………………..….……20 2.1.2 Sistema de control interno……………………………….……………………25 2.1.2.1 Objetivos del Control Interno……………………………….…..…………...27 2.1.2.2 Elementos de Sistema de Control Interno…………………..…………….29 2.1.2.3Documentación del Conocimiento del Control Interno………………..…29 2.2 Marco Conceptual………………………………………………..………………33 vi CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 4.1 Diseño de Investigación……………………………………………………………..35 4.2 Métodos de Investigación……………………………………………………………36 4.3 Fuentes y Técnicas…………………………………………………………………..36 4.4 Unidad de Análisis…………………………………………………………………...37 CAPITULO IV SITUACION DIAGNOSTICA 3.1. Situación de la Empresa………………………………………………..……38 3.1.1 Misión……………………………………………………………………..….38 3.1.2 Visión…………..…………………………………………………………..…..39 3.2. Clientes……………………………………………………………………..…..39 3.3. Proveedores…………………………………………………………………....40 3.4. Situación de la Empresa……………………………………………………...42 3.5. Estructura Orgánica…………………………………………………………....48 3.6. Funciones…………………………………………………………………….….50 3.7. Personal……………………………………………………………………….....55 3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno…………………………....56 CAPITULO V DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA COELEC S.C 4.1. Estructura Orgánica Administrativa Financiera Propuesta....…………….59 4.1.1 Área de Compras……………..………………………………………………60 4.1.2 Área de Ventas…………….…………………………………………………65 4.1.3 Área de Inventarios (Bodega)…………..…………………………………..69 4.1.4 Área Financiera……………………………………..………………………..72 4.2. Sistema de Control Interno …………………………………………………...76 vii 4.2.1 Manual de Organización…………………………………………..…….77 4.2.1.1 Gerente General………………………………………….……..……..77 4.2.1.2 Jefe de Bodega…………………………………………………..…….75 4.2.1.3 Auxiliar de Bodega……………………………………………..………82 4.2.1.4 Jefe de Ventas y Cobros……………………………………….…..…84 4.2.1.5 Vendedores…………………………………………………….…..…..87 4.2.1.6 Contador General……………………………………………….…..…90 4.2.1.7 Auxiliar Contable……………………………………………….…..….93 4.3. Manual de Normas y Procedimientos…………………………………..…..98 4.3.1 Compra de Mercadería……………………………………..……...….99 4.3.2 Procedimiento de Compra……………………………………..…….101 4.3.3 Proceso Ventas-Cobros……………………………………………...106 4.3.4 Procedimiento de Ventas y Cobros de Contado y Crédito…...….108 4.3.5 Procedimiento Bodega…………………………………………...…..111 4.3.6 Procedimiento de Despacho de Bodega………………………..…112 CAPITULO VI 5.1 Conclusiones…………………………………………………………….………116 5.2 Recomendaciones………………………………………………………………117 Anexos…………………………………………………………….……………..…..118 INDICE DE FIGURAS 2.1. Carácter Sistémico del Control Interno………………………………………23 2.2. Sistema de control interno por áreas contables……………………………27 2.3. Métodos de flujo gramas……………………………………………………….32 4.4 Estructura Orgánica De La Empresa COELEC………..……………….……49 ÍNDICE DE TABLAS 3.1 Nómina de Trabajadores y cargos…………………………………..………..52 4.2. Departamentos y trabajadores de COELEC S.C……….…………………..58 5.3 Procedimiento de Compras…………………………………………………..101 5.4 Procedimiento de Ventas-Cobros de Contado y Crédito………….……..108 5.5 Procedimiento de Despacho de Bodega………………………….……….113 viii ÍNDICE DE GRAFICOS 5.1 Organigrama Departamental Propuesto………………………………...….59 5.2. Orden de compra emitido por el sistema SACI……………………..…….63 5.3. Orden de compra………………………………………………………..……65 5.4. Despacho de bodega………………………………………………..……….69 5.5. Orden de entrega………………………………………………..…………...75 5.6. Flujograma de control interno de compras………………………………105 5.7. Flujograma de control interno de ventas……………….……..…………110 5.8 Flujograma de control interno de bodega……………………..…………115 ix RESUMEN El Presente trabajo de investigación tiene como propósito proponer un “Sistema de control interno para COELEC S.C”; y se encuentra distribuido por 6 capítulos. El primer capitulo presenta una introducción, detallando los antecedentes de la empresa; del cual se desprende los antecedentes históricos, científicos, prácticos, siguiendo con las limitaciones del estudio, el objeto de estudio, objetivos, justificación, aspectos metodológicos y la unidad de análisis. El segundo capítulo desarrolla el marco teórico, en el cual se incluye todos los subtemas relacionados con el Control Interno, los sistemas de control interno, tanto administrativo y financiero, que sustentara la investigación. El capítulo tercero trata sobre la metodología de la investigación utilizada para el desarrollo del trabajo de titulación, como también las técnicas que fueron utilizadas para llegar al punto de investigación y los resultados del mismo. El cuarto capítulo, contiene la situación de la empresa, en el cual muestra los clientes y proveedores fijos, estructura orgánica, las funciones del personal, la situación financiera por la que atraviesa y los resultados de la Evaluación de Control Interno. El quinto capítulo expone la propuesta, que contiene la Misión, Visión, los objetivos, las actividades de la empresa y el diseño del sistema de control interno. El sexto capítulo; presenta las conclusiones a las que se ha llegado por consecuencia del estudio de investigación, las recomendaciones y anexos utilizados a lo largo del trabajo de tesis. x CAPITULO I 1.1. Antecedentes. 1.1.1. Antecedentes Históricos. La empresa COELEC C.V, inició sus operaciones en Santo Domingo de los Tsáchilas en enero de 1991 teniendo como domicilio la Avenida Quito y Cuenca, funcionando como persona natural. El 3 de agosto de 1995, comienza a prestar sus servicios en la Avenida Esmeraldas 353 y Collaloma, conformada por los socios el señor Richard Castillo y la señora Carmen Córdova. Para el 9 de agosto del mismo año la señora Carmen Córdova, renuncia voluntariamente a sus derechos y acciones; más tarde con fecha 4 de noviembre el señor Richard Gilberto Castillo Uvidia da en venta a la señora Ruth Narcisa Castillo Uvidia doscientas cuarenta participaciones; quienes constituyen la empresa COELEC S.C razón social con la que hasta la presente fecha sigue prestando sus servicios. Registrando de esta manera al señor Richard Castillo como el Gerente General, con el 98% de participación; y a la señora Ruth Castillo como Presidenta contando a su favor con el 2% de participaciones. 2 1.1.2. Antecedentes Científicos La empresa COELEC S.C., se dedica a la venta de suministros y materiales eléctricos; brindando soluciones a problemas de dicha índole, que puedan afectar a la productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución, control y protección, que permitan a sus clientes disfrutar del bienestar y de los beneficios del servicio eléctrico. En el almacén se cuenta con una gran gama de material y suministros eléctricos de las mejores marcas como lo son: OSRAM, PHILIPS, SIEMENS, ELECTRO CABLES, INCABLE, SILVANIA, GENERAL ELECTRIC, entre otras. A su vez presta los servicios de instalación y mantenimiento; razones por las que la empresa es una de las mejores que cuenta la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en el mercado eléctrico. 1.1.3. Antecedentes Prácticos. Al realizar un breve análisis se detectó que la empresa a pesar de contar con un control interno, este no esta bien estructurado y no se lo ejecuta de una buena forma, por lo que administrativa y financieramente COELEC S.C se encuentra en eminente riesgo de control, lo que podría ocasionar que su productividad y competitividad se vean afectadas de cierto modo. 3 1.1.4. Importancia del estudio Realizar el presente estudio es de vital importancia, ya que diseñar el sistema de control interno, permitirá a la empresa COELEC S.C mejorar los procesos administrativos y financieros; por tal razón, sus activos estarán mejor salvaguardados, aumentará su confianza, eficiencia, eficacia y productividad. 1.1.5. Situación actual del tema de estudio. La empresa COELC S.C está estructurada por departamentos y están clasificados de la siguiente manera: La Gerencia, Departamento de Ventas, Departamento de Facturación, Departamento de Caja y Cobranza, Departamento Administrativo, Departamento de Contabilidad, Taller y Bodega. Es una empresa que con el avance de la tecnología ha tratado de innovar sus equipos en su totalidad; ofreciendo de igual manera a sus clientes sus productos de mejor tecnología, tanto en suministros como en materiales eléctricos. 4 1.2. Limitación del Estudio. El estudio se realizará durante el año 2010, en toda el área administrativa y financiera de la empresa COELEC S.C de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, y comprende el diseño de un sistema de control interno para mejorar los procedimientos administrativos y financieros 1.3. Alcance del trabajo. El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo permitirá mejorar la organización institucional, situación que permitirá que sus clientes cubran sus expectativas y se pueda satisfacer las diferentes necesidades; para que este diseño sea óptimo se partirá de la situación actual de la empresa y en función de las necesidades del control se aplicaran diferentes sistemas hasta lograr completar la implantación. La empresa lo aplicará en cada departamento a nivel administrativo y financiero para mejorar sus procesos, pero además la aplicación implica solucionar problemas de ineficiencia en el control interno y operacional. 1.4 Problema de la Investigación. La empresa COELEC no cuenta con un sistema de control interno bien estructurado tanto administrativo, como financiero, situación que determina que la empresa se encuentre en eminente riesgo de control; situación que afectaría 5 en la eficiencia, productividad, salvaguarda de sus activos y otros factores fundamentales en sus procesos. Causa.- Falta de un sistema de control interno Efecto.- Mejorar los procesos administrativos y financieros de COELEC. a) PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA a. Diagnostico. Al no tener un buen control interno establecido, la empresa puede estar expuesta a numerosos problemas producidos por ineficiencias en estos controles. Lo que podría causar; que sus operaciones no resulten como se han establecido o que el sistema contable no tuviera sus bases confiables, entre otras. b. Pronostico De no establecerse un excelente control interno administrativo y financiero, estará en riesgo el control y también puede generar de este los distintos riesgos que pudieran detectar una auditoria como son el riesgo de detección y el riesgo de auditoría. 6 c. Control de Pronostico Con la corrección de las deficiencias del sistema de control interno administrativo y financiero, la empresa mejorará satisfactoriamente en sus procesos. Lo que traería como consecuencia un fortalecimiento competitivo, éxito en sus operaciones y consecuentemente un sistema contable lo suficientemente confiable. 1.5. Sistematización ¿Cómo afecta a la empresa la deficiencia de un control interno administrativo y financiero? ¿Cuáles son los objetivos al establecer un sistema de control interno a nivel financiero y administrativo? ¿Por qué será necesario que la empresa COELEC cuente con un sistema de control interno, en sus distintas áreas? 1.6. FORMULACIÓN ¿Con el planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo, mejoraran los procesos y disminuirán debilidades en la empresa COELEC? 7 1.7. Objetivo. 1.7.1 General. Plantear un sistema de control interno, para mejorar las operaciones financieras-administrativas y solucionar problemas que se originen en la empresa. 1.7.2 Específicos. a. Realizar una evaluación de control interno para medir la eficiencia a nivel financiero y administrativo mediante cuestionarios a los empleados de la empresa. b. Establecer alternativas viables para la mejora del control interno tanto a nivel financiero como administrativo, por medio de políticas de empresa. c. Señalar a cada área de la empresa, las responsabilidades que asumen con la aplicación de un sistema de control interno administrativo y financiero, con la ayuda de los resultados obtenidos en el trabajo de investigación. 8 1.8 Justificación. El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo es importante, ya que se podrán verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la empresa y recomendar los correctivos que sean necesarios, a su vez ayudará a proteger los activos de COELEC evitando pérdidas por fraudes o negligencias. Así mismo, ayudará a que los encargados de la administración y el área financiera, puedan obtener soluciones en problemas que se han venido dando anteriormente y exponer alternativas prácticas y eficientes a la gerencia; para que sea una empresa con una competitividad sólida. 1.9 Hipótesis. La implementación de un sistema de control interno influenciará significativamente en los procesos administrativos y financieros de la empresa COELEC. 9 VARIABLES: Variable Independiente 1: Sistema de control interno Variable dependiente 1: procesos administrativos y financieros. Variable dependiente 2: eficiencia y efectividad. Variable dependiente 3: productividad. INDICADORES: La Variable de Procesos administrativos y financieros, estará expuesto en un análisis, resultado que se obtendrá por encuestas realizadas al personal de la empresa. La variable de Eficiencia y eficacia será interpretada con resultados cuantitativos y cualitativos que se obtendrán de los indicadores de gestión que se conseguirán en el transcurso de la investigación. La última variable de Productividad será analizada mediante estudios de actividades individuales, que se obtendrá en el transcurso del trabajo 10 CAPITULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1. Marco Teórico 2.1.1. Control Interno “El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa”1. El control interno es el plan organizativo y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren y garanticen la eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros y el cumplimiento de leyes y normas. Según Mendoza: “El control interno lo constituye una serie de medidas, procedimientos, métodos y formatos que a través de especialistas designados para ese efecto, permiten a una empresa llevar a cabo sus operaciones y cumplir con sus objetivos, evitando el desperdicio, los errores perdida de tiempo y bienes”2. Para el autor en sí el Control Interno son sistemas y procedimientos que adopta una entidad para llegar a cumplir sus objetivos sean estos a corto o largo plazo. 1 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. I Control Interno; pág. 189; ediciones CULTURAL S.A. 2 MENDOZA López Alfredo, Auditoria; Cap. IV CONTROL FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO. 11 Para Mira Navarro, en su significado mas amplio: “El Control Interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos, y las cualidades del personal de una empresa con el objetivo de proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones y; estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección”3 Los autores O. Ray Whittington y Kurt Pany definen al Control Interno así: “Proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías de 1) eficiencia y eficacia, 2) confiabilidad de los informes financieros, 3) Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables4" Al analizar los conceptos encontrados sobre el Control Interno, se llega una sola síntesis que; el control interno es un proceso o sistema que plantean los ejecutivos de una empresa, para lograr sus objetivos mediante políticas y controles, garantizando sus operaciones tanto administrativas como financieras, logrando obtener sus objetivos con eficiencia y eficacia; y salvaguardando los activos. 3 MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 4 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; p 239, EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 12 Objetivos del Control Interno5 1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control. 2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control. 3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad. 4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. 5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias. Estos Objetivos son citados en todas las ilustraciones que tratan acerca de los objetivos del Control interno. El control interno se clasifica en función de su naturaleza en: Control interno Contable y Control Interno Administrativo. 5 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 13 2.1.1.1 Control Interno Contable El control interno contable; viene a ser un proceso importante para la empresa, por que se puede salvaguardar los activos y prevenir fraudes, también medir y ayudar en la eficiencia y eficacia de las operaciones. Según O. Ray Whittington y Kurt Pany señala que: “Son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de los activos como los informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero creen que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y otros procesos” 6 “Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables”7. CULTURAL define a los controles contables de la siguiente manera: “Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables”8 En el libro de Auditoria de la Peña: “Son aquellos directamente relacionados con la contabilización de las transacciones y que tienden a asegurar: El registro de la totalidad de las transacciones autorizadas. La exactitud, veracidad y validez de los datos registrados. 6 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 7 MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. Pág. 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 8 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. I Control Interno; pág. 189; ediciones CULTURAL S.A. 14 La actualización de los datos registrados. La continuidad de los datos. La protección de los archivos contables (copias de seguridad, etc.)”9 En los controles internos contables los auditores realizan evaluaciones para estudiar los controles, planes de organización y para indicar su seguridad mediante pasos generales10 PASOS GENERALES Planeación Valoración Ejecución Monitoreo PLAN DE ORGANIZACIÓN 1. Método y procedimientos relacionales 1.1 Protección de activos 1.2 Confiabilidad de los registros contables 9 DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España, Paraninfo Cengage Learning. 10 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 15 2.Controles 2.1. Sistemas de autorización 2.2. Sistemas de aprobación 2.3. Segregación de tareas 2.4. Controles físicos 3. Aseguran 3.1 Todas las transacciones de acuerdo a la autorización específica 3.2 Registro de transacciones 3.3 Estados financieros con PCGA 3.4. Acceso activos con autorización 2.1.1.2 Control Interno Administrativo. Los controles internos administrativos hacen que la empresa organice de forma adecuada sus recursos; y junto con sus políticas establece una operación de manera eficiente y efectiva. Complementando lo anteriormente citado “Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas pre escritas y el cumplimiento de los objetivos y metas programados” 11 11 ADMIN. Sistema de Control Interno-auditoria, cap. 20 [en línea]. 2004 [consulta 12de mayo del 2010]. Disponible en: <http://www.monografias.com/> 16 También se puede decir de los controles administrativos que: “Son los relacionados con las políticas de dirección y organización de la empresa: Existencia de una organización jerárquica (organigrama) Existencia de líneas de autoridad claramente establecidas Existencia de manuales de procedimientos para los distintos procesos que tienen lugar en el seno de la entidad (compras, ventas, cobros, registro contable, etc.). Existencia de una política adecuada de gestión de activos”12 Para Aguirre define estos controles así: “Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección” “Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables”13. En determinación; el control interno administrativo no es otra cosa que, los seguimientos de las normas, procedimientos y políticas que dan camino a la eficiencia y eficacia operativa. Las cuales están a cargo de la dirección establecida por el ente. 12 DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España. pág. 93; cap. 3. Paraninfo Cengage Learning. 13 MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 17 En los controles internos administrativos al igual que los contables, los auditores realizan evaluaciones para estudiar los controles, planes de organización y para indicar su seguridad mediante pasos generales14 PASOS GENERALES Planeación Control Supervisión Promoción PLAN DE ORGANIZACIÓN 1. Método y procedimientos relacionales 1.1 Con eficiencia de operación 1,2, Adhesión a políticas 2. Controles 2.1 Análisis estadísticos 2.2 Estudio de tiempos y movimientos 2.3 Informes de actuación 2.4 Programas de selección 2.5 Programas de adiestramiento 2.6 Programas de capacitación 2.7 Control de calidad 14 ADMIN. Sistema de Control Interno-auditoria, cap. 20 [en línea]. 2004 [consulta 12de mayo del 2010]. Disponible en: <http://www.monografias.com/> 18 3. Aseguran 3.1Eficiencia, Eficacia y Efectividad de operaciones15 2.1.1.3 Los Componentes del Control Interno. Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:16 Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión o Monitoreo. a. Ambiente de Control. “Los auditores deben obtener suficiente conocimiento de las actitudes de los ejecutivos, de sus ideas y acciones referentes al ambiente de control. Habrán de centrarse en la esencia de los controles, no en su forma”17 15 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 16 PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010) 17 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 223; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 19 En la NEA 10 expone que es: “La actitud global, conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Los factores reflejados en el ambiente de control incluyes: La función del consejo de directores y sus comités; Filosofía y estilo operativo de la administración; estructura organizacional de la entidad y métodos de asignación de autoridad y responsabilidad; y sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoría interna, políticas de personal y procedimientos de segregación de funciones”18 b. Evaluación de Riesgos. “La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados”19. 18 Corporación de Estudios y Publicaciones. (2004). Normas Ecuatorianas de auditora, NEA 10 pág. 104 y 105. QuitoEcuador. 19 PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com) 20 Para Pany y Whittington: “Es necesario conocer el proceso con que el cliente identifica y responde a los riesgos del negocio. Entre otras cosas hay que determinar como los ejecutivos identifican estos riesgos, estiman su importancia y toman medidas para manejarlos. El conocimiento del proceso de evaluación del riesgo ayudará a los auditores a identificar los de error material, porque muchos de estos errores surgen a consecuencia de los riesgos que encaran los ejecutivos”20 c. Actividades de control. “Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones21” Según Pany y Whittington: “Al conocer el resto de los componentes del control interno, los auditores casi siempre se enteran de las actividades del control del cliente. Así, al investigar los documentos relacionado con las transacciones en efectivo, seguramente descubrirán si las cuentas bancarias están conciliadas. 20 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; cap. 7, Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 224; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 21 PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com) 21 Las circunstancias de su trabajo determinarán si es necesario que procuren conocer las otras actividades de control.22” e. Información y comunicación “Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada”23 f. Supervisión o Monitoreo. “Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones”24. 22 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 23 Y 24 PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com) 22 “Finalmente, lo auditores deben conocer a fondo los métodos de monitoreo de la compañía que se refiere a los informes financieros, pues de lo contrario no comprenden como se utilizan para tomar medidas tendientes a mejorar un desempeño inadecuado. También determinarán cómo la labor de los auditores internos contribuye a perfeccionar el control interno”25 Figura 2.1. Carácter Sistémico del Control Interno EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL AMBIENTE DE CONTROL 1. Eficiencia y eficacia de las operaciones. 2. Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. 3. Confiabilidad de la información. 4. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas. SUPERVISION INFORMACIÓN Y Y MONITOREO COMUNICACIÓN Elaborado por: Dr. C Laredo González Méndez Fuente: El control interno y el cuadro de mando integral, una poderosa combinación intangible 25 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 23 2.1.1.4 Procesos de Verificación del Control Interno “Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de control interno, estos principios fundamentales son: A) Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez la responsabilidad de cada una de las direcciones. B) Separación del registro contable y las operaciones, ya que un empleado no puede desempeñar un cargo que tenga control sobre contabilidad y al mismo tiempo ejecutar operaciones que se controlen contablemente. C) Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de una misma persona. D) Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud de operaciones efectuadas a objeto de demostrar que la contabilidad recoge con exactitud la realidad de ellas. E) Los puestos no deben ser vitalicios. F) Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre por escrito. (Manuales) G) Las promociones y traslados deben estudiarse cuidadosamente; de modo que se sitúe al hombre idóneo en el lugar o puesto en que pueda rendir en beneficio de la empresa. H) Siempre que sea posible se debe informatizar la información manual. I) Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de control, ya que éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas. J) Debe crearse un buen sistema de archivos y correspondencia disponiéndose en cada dirección de un nomenclador de referencia sistemático y alfabetizo de modo que los documentos tanto de entrada como de salida sean debidamente referenciados y se puedan encontrar con facilidad cuando se precise. Un sistema de archivo deficiente o dejado al criterio de cada uno de los empleados 24 deriva en importantes pérdidas de horas de trabajo, tensiones humanas y disminución de eficacia”. 26 2.1.2 Sistema de Control Interno El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno27. El Dr. Aguirre en su libro menciona que el sistema de control interno tiene como objeto general: - Aportar seguridad en la gestión empresarial al prevenir errores y fraudes, proteger los activos de la entidad y dar lugar a una fiabilidad de los registros contables e información económicafinanciera. 26 ANONIMO. Sistema de Control Interno, cap. 7 [en línea]. 2008 [consulta 25 de septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.mailxmail.com/> 27 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 25 - Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al desarrollar el seguimiento y cumplimiento de las políticas y procedimientos empresariales definidos y establecidos por la Dirección. De ahí la importancia de fijar y definir unos objetivos de control interno por áreas administrativas-contables por los que circula una transacción (proveedores, clientes, bancos, etc.) con el fin de establecer un sistema que defina las técnicas y procedimientos de control necesarios para el logro de tales objetivos.28 Cada organización debe diseñar el sistema de control interno que mejor se ajusta a sus características y condiciones. Este es un aspecto esencial para que ese sistema sea efectivo. La efectividad de un sistema de control interno tiene un conjunto de manifestaciones y entre ellas se destacan: Facilita disponer de una información cabal sobre la entidad “real”, que refleje con alta fidelidad lo que ha pasado, está sucediendo y muy posiblemente ocurra si continúa como va, Contribuye decididamente a que se alcance una apropiada y actualizada gestión estratégica y operacional, con un satisfactorio cumplimiento del sistema de objetivos, Ayuda significativamente en la consolidación de un clima laboral favorable, de alta implicación, Viabiliza que se cumplan las regulaciones vigentes que conciernen a la entidad.29 28 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A. 29 Dr. González Méndez Laredo, EL CONTROL INTERNO Y EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL, UNA PODEROSA COMBINACIÓN INTANGIBLE. (2005). Cuba: internet. 26 Figura 2.2. Sistema de control interno por áreas contables. Objetivos Control Interno Sistema de Control Interno por áreas contables Técnicas/Procedimientos de control interno Evaluación del Control Interno Elaborado por: Dr. Juan M. Aguirre Ormaechea (CULTURAL S.a.) Fuente: Auditoria y Control Interno 2.1.2.1 Objetivos del Sistema del Control Interno La fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios para las actividades de gestión y dirección dentro del sistema informativo de la empresa, los cuales convergen principalmente en la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos de control en el proceso de transacciones que serán aplicables a todos los sistemas de organización empresarial: a) Autorización de las transacciones: Toda transacción debe de contar con unos sistemas apropiados de autorización conforme a las instrucciones y criterios establecidos por la Dirección de la empresa (por ejemplo, proceso de adquisición o ventas de activos). 27 b) Adecuado registro, clasificación e imputación del período contable de las transacciones: Deben de existir unos procedimientos que aseguren que las transacciones están codificadas y clasificadas en las cuentas contables definidas y en los periodos correctos de manera que facilite la confección de los estados financieros de acuerdo a los principio de contabilidad generalmente aceptados y los criterios definidos por la entidad. c) Verificación de los Sistemas: Este objetivo esta enfocado a la verificación periódica del correcto reflejo de las transacciones reales a la información generada por el sistema de procesamiento establecido, de forma que puedan detectarse posibles errores surgidos. d) Obtención de una información exacta y fiable: Todos los registros creados bajo los objetivos anteriormente descritos deben de generar un flujo de salida de información el cual se resumirá de una manera exacta y correcta mediante la presentación de unos informes financieros. e) Adecuada Segregación de funciones: El ciclo completo de una transacción debe de procesarse por personas diferentes con el fin de evitar errores y restringir las posibilidades de fraude. f) Salvaguardia y custodia física de activos y registros: Los controles diseñados para la consecución de este objetivo deberán ir enfocados a conseguir que se determine un adecuado acceso restringido sobre los activos propiedad de la entidad por parte de las personas autorizadas para ello. 28 g) Operanding de acuerdo a las políticas establecidas por la entidad: Todos los procesos implicados en el registro de las transacciones se efectuarán de acuerdo a unas políticas y criterios establecidos y aprobados por los órganos directivos de la entidad que quedarán reflejados por escritos en unos manuales de procedimientos especificados por áreas y ciclos administrativos y contables acordes con la actividad de la empresa.30 2.1.2.2 Elementos del sistema de control interno 1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios. 2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. 3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. 4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. 5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. 30 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A. 29 6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.31 7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno. 8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada. 9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. 10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. 11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal. 12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos. En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos, contables y administrativos. 2.1.2.3 Documentación del conocimiento del control interno. Para evaluar el control interno de una empresa el auditor utiliza métodos para obtener así un conocimiento funcional de cada control. Los métodos utilizados son los cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo. 31 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 30 Cuestionario de Control Interno El método tradicional de descripción consiste en llenar un cuestionario estandarizado de control interno. Muchos despachos contables han diseñado su propio cuestionario para ello. Generalmente contiene una sección para cada ciclo importante de transacciones; esto permite dividir el llenado del cuestionario entre varios miembros del personal de la auditoría32. Método de flujo gramas. Consiste en la elaboración de diagramas que representan gráficamente los flujos de los documentos, de las operaciones que se relacionan con éstos y de las personas que intervienen en las mismas, empleando para ello un conjunto de símbolos que permitan identificar los circuitos operativos de un ciclo de transacciones de los que son representativos33. 32 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Cap. 7 Control Interno; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 227; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 33 DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España. pág. 93; cap. 3. Paraninfo Cengage Learning. 31 Figura 2.3. Métodos de flujo gramas. DECISION ARCHIVO DATOS DOCUMENTO PROCESO MULTIDOCUMENTO LÍNEA DE FLUJO DE LOS DOCUMENTOS Elaborado Por: Alberto de la Peña Gutiérrez Fuente: Libro Auditoria, un enfoque práctico. Narrativas. Detalla las descripciones de los sistemas de control interno y de los diferentes procedimientos gestionados en cada área o ciclo mediante la confección de memorándums. El objetivo de estas narrativas es de detectar y detallar por áreas. - Los procedimientos y criterios de contabilidad empleados - Las medidas de control interno existentes. - Los puntos efectivos y debilidades encontradas en el análisis de procedimientos34. 34 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A. 32 2.2 MARCO CONCEPTUAL: Proceso Administrativo: “Métodos y procedimientos fundamentales mediante los que una organización coordina o regula sus acciones35”. Es una serie de pasos que utiliza la empresa para llegar a la meta o a los objetivos establecidos en la entidad, es muy importante conocer los procesos administrativos de la empresa para conocer si esta cumpliendo con sus requerimientos y poder corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. Proceso Contable: “Método para transformar datos contables en informes contables que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de elaboración de decisiones 35 ”. Al igual que el proceso administrativo, el proceso financiero debe cumplir con diferentes etapas para la comprobación de información financiera, basándose en la contabilidad; esto también ayuda a la auditoria para comprobar la corrección del producto de la contabilidad. 35 Diccionario de Administración y Finanzas, OCEANO/Centrum, Equipo Editorial 33 Efectividad: “En el proceso de dirección, organización óptima entre cinco elementos, producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y desarrollo 35” La efectividad permite analizar los rendimientos de una entidad en sus objetivos y metas programadas frente a los servicios y producción en una empresa. A la vez se la puede analizar como indicadores en la Auditoria de gestión. Eficiencia: “Utilización racional de los recursos productivos, adecuándolos con la tecnología existente36.” La eficiencia que al igual que la eficacia, son capacidades que emplea una empresa para disponer de sus recursos para satisfacer a sus clientes y mejorar su productividad. 36 Diccionario enciclopédico Ilustrado OCEANO UNO; Editorial Océano. 34 CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 4.1 Diseño de Investigación - De acuerdo a la profundidad del estudio mi investigación es explicativa, porque se va a desarrollar fundamentaciones a través de un texto sobre sistemas de control interno. - De acuerdo a la intervención del investigador es observacional, porque primero se observaran como se llevan a cabo los procesos administrativos y financieros. - De acuerdo a la conducta de las variables entre si es correlacional, porque se muestran relacionadas entre si. Por lo tanto mi diseño de investigación es: Explicativa-Correlacional-Observacional. 35 4.2 Métodos de Investigación - Método de Observación científica: Se utiliza durante todo el proceso de investigación desde el inicio hasta el final, toda vez que el tema de investigación es un diseño observacional. - Método inductivo: Es el paso de los hechos a la leyes, es decir concretos 4.3 Fuentes y Técnicas Fuentes: - Enciclopedias - Libros - Manuales - Internet Técnicas: - Revisión de literatura: Se revisarán textos, manuales, enciclopedias y toda información que se requiera para el desenvolvimiento de la información en el desarrollo de la investigación. 36 - Entrevistas: Se realizarán entrevistas, para saber como se encuentra el control interno en la empresa COELEC, esto servirá para sustentar mi investigación de forma mas practica. - Internet: Se revisarán páginas de internet que tengan relación con el tema de investigación. - 4.4 Unidad de Análisis. La empresa COELEC, domiciliada en Santo Domingo de los Tsáchilas; es una entidad que se dedica a la venta de suministros y materiales de electricidad, comenzó a funcionar desde el 03 de Agosto de 1995; constituida por el Ing. Richard Castillo como socio mayoritario y gerente; y a la Sra. Narcisa Castillo, también socia y presidenta. La empresa COELEC está estructurada de la siguiente manera: 4.2 TABLA: Departamentos y trabajadores de COELEC S.C DEPARTAMENTOS Gerencia Presidencia Administración Contabilidad Caja y Cobranzas Ventas Facturación Taller Bodega TOTAL Nº DE TRABAJADORES 1 1 1 2 1 5 1 3 4 19 FUENTE: Administradora AUTOR: Gladys Escobar. 37 CAPITULO I SITUACION DIAGNOSTICA 3.1. Situación de la Empresa. La empresa COELEC S.C.; en la actualidad se encuentra con un nivel de solvencia medio, ya que parte de la solvencia fue invertida en la construcción de las instalaciones de la nueva empresa, su cartera es amplia contando con $500.000 y el crédito que desembolsa es de $120.000, como se muestran en los estados financieros de la empresa esta en crecimiento y cuenta con la liquidez necesaria para afrontar a sus proveedores. Sus ventas han incrementado favorablemente puesto que cuenta a su favor con una amplia lista de clientes fijos. 3.1.1 Misión. Brindar soluciones a problemas de índole eléctrica, que puedan afectar a la productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución, control y protección, que permitan a nuestros clientes disfrutar del bienestar y los beneficios del servicio eléctrico con un crecimiento sustentado en la competencia leal y el desarrollo de nuestro talento humano, capacitado, motivado y compromiso en la empresa y su realización personal. 38 3.1.2 Visión. Mantener la supremacía en el sector eléctrico a través de la capacitación de quienes, satisfaciendo sus necesidades y expectativas con productos, servicios y marcas de alta calidad: implementando puntos de venta y trato personalizado, logrando el reconocimiento del mercado. 3.2 Clientes. La empresa COELEC S.C cuenta con una población de 1.857 clientes fijos que realizan compras constantes. Los clientes que más compran a la empresa son los siguientes: 1.- Ilustre Municipio del Carmen 2.- PRONACA 3.- Agroindustrias Quininde S.A 4.- Alegría Geovanny 5.- Alex Palma 6.- ARPRO Industrial 7.- COPETO 39 8.- Estrella Gonzalo 9.- Industria Agrícola Exportadora (INAEXPO) 10.- Larco Camacho Cesar Augusto 11.- Juan Mieles 12.- MOLSANDO 13.- PLANTABAL S.A 14.- REYCO 15. - Worbeck Wenzeil Herge Borge 16.- Borojo Amazónico (BORAMA CIA. LTDA.) 17.- OIA CIAL LTDA (ORIENTAL) 18.- Guagua Suarez Samuel Enrique 19.- SERVIELECPROF (Servicios Eléctricos Profesionales) 3.3 Proveedores COELEC S.C cuenta con un total de 452 proveedores fijos, los proveedores a los que se realizan las compras con más frecuencia son: 1.- CABLEC C.A 40 2.- INATRA 3.- INCABLE S.A 4.- MARRIOTT 5.- INSELEC CIA. LTDA. 6.- SIEMENS 7.- SUMELEC S.A. 8.- SILVANIA 9.- Rodríguez Villacis Serafín 10.- Tapia Herrera Marcelo Efraín 11.- Figueroa Fernández José 12.- PROVEMATE 13.- PROMESA 14.- OSRAM DEL ECUADOR 15.- IMPROEL 16.- Importadora IMVALMIR 17.- IPAC S.A 18.- LENRIQUEZ CI. LTDA. 19.- La Casa del Cable 20.- LIGHTING PROTECTION INTERNATIONAL 41 21.- FERREMUNDO S.A 22.- ELECTROCABLES. 3.4 Situación Financiera A continuación se presenta la situación financiera de la empresa, del primer trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2010; al igual que el resultado de sus operaciones 42 COELEC S.C BALANCE GENERAL AL 31 DE MARZO DEL 2010 ACTIVO CORRIENTE Caja General Caja Chica BANCOS Banco Pichincha Cta. 316806… 131.731,86 Banco del Austro Cta. 517038… 26.948,26 CLIENTES PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS PRESTAMOS A EMPLEADOS OTRAS CUENTAS POR COBRAR DOCUMENTOS POR COBRAR CUENTAS POR LIQUIDAR ANTICIPOS DE PROYECTOS INVENTARIOS ACTIVOS FIJOS FIJO NO DEPRECIABLE TERRENO 150.388,00 CONSTRUCCIONES EN CURSO 98.735,00 FIJO DEPR. PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO 1.616.905,80 3.792,05 100,00 158.680,12 528.029,00 30.348,75 350,00 12.603,76 45.949,73 128.838,60 50.553,96 1.981,65 655.678,19 334.443,56 249.073,00 85.370,56 43 EDIFICIOS 40.329,37 VEHICULOS 48.411,60 (-) DEPRECIACION ACUMA DE VEHICULO -18.322,76 MAQUINARIA Y EQUIPO 12,87 (-)DEPR. ACUM DE MAUINARIA Y EQUIPO -0,29 EQUIPO DE OFICINA 4.838,46 (-) DEPR. ACUM. EUIPO DE OFICINA -3.071,24 MUEBLES Y ENSERES 24.328,04 (-)DPRE. ACUM. MUEBLES Y ENSERES -15.921,21 EQUIPOS DE COMPUTAIÓN 18.442,53 (-)DPRE. ACUM. EQUIPO DE COMPUTACION-17.783,89 LICENCIAS DE SISTEMAS INFORMATICOS 3.500,00 (-) DEPR. ACUM. LICENCIAS SIST. INFORMA -288,75 RELOJ CONTROL 1.081,50 (-) DEPR. ACUM. RELOJ CONTROL -313,67 ACCESORIOS DE SEGURIDAD FISICA 119,00 (-)DEPR. ACUM. ACCESORIOS SEGURIDAD -12,00 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 21,48 (-)DEPR. ACUJ. HERRAMIENTAS Y ACCESO -0,48 TOTAL ACTIVO PASIVO PASIVO CORRIENTE PROVEEDORES ACREEDORES BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR FISCO IVA EN VENTAS O COBRADO 496,51 RETENCION FUENTE IMP. RENTA POR PAGAR 3.404,38 RETENCION FUENTE IMP. RENTA IVA 768,45 IVA COBRADO X LIQUIDAR VTAS A CREDITO49.786,72 PRESTAMOS BANCARIOS A CORTO PLAZO BANCO PICHINCHA OP. 195067-00 24.703,63 BANCO PICHINCHA PORCION CORRIENTE 6.307,94 PASIVO NO CORRIENTE PRESTAMO POR PAGAR LARGO PLZO INTERES POR PAGAR LARGO PLAZO TOTAL PASIVO 1.951.349,36 546.767,27 452.145,82 13.672,12 2.396,09 46.110,40 32.442,84 70.562,50 63.504,25 7.058,25 617.329,77 44 PATRIMONIO PATRIMONIO DE APORTACIÓN 617.476,67 APORTES DE CAPITAL 480,00 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES 616.966,67 PATRIMONIO DE RESERVAS 4.224,27 RESERVA LEGAL 4.224,27 PATRIMONIO DE RESULTADOS 712.318,66 UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES640.078,69 UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO 72.239,97 TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO Richard Castillo U. GERENTE GENERAL 1.334.019,60 1.951.349,37 Ruth Parreño M. CONTADOR FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS COELEC 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO 2010 ELABORADO POR: RUTH PARREÑO-CONTADORA 45 COELEC S.C. ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO 2010 INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS VENTAS POR SERVICIOS PRESTADOS DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES INTERESES GANADOS GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS MULTAS A EMPLEADOS OTROS INGRESOS COSTOS Y GASTOS COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA GASTOS ADMINISTRATIVOS REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA OBLIGACIONES SOCIALES BONIFICACIÓN ADICIONAL PATRONAL SERVICIOS BÁSICOS ARRIENDOS UTILIES DE OFICINA COPIAS SERVICIO DE COURIER Y CORRESPONDENCIA VIATICOS-MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE PERSO AGASAJO AL PERSONAL HONORARIOS A PROFESIONALES GASTOS DE REPRESENTACIÓN GASTOS JUDICIALES PERMISOS-CONTRIBUCIONES-PATENTES Y DONA SERVICIOS OCASIONALES COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION EDI MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION VEHI MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION MUE 733.099,89 727.901,38 713.742,30 14.843,49 -684,41 5.198,51 1.440,39 50,00 152,36 3.555,76 660.859,91 565.495,09 63.627,14 8.560,00 3.155,68 10,00 1.071,48 3.035,72 382,90 20,80 398,45 741,42 5,90 2.130,00 900,00 7,00 1.969,25 100,00 183,90 5.991,69 908,87 10,00 46 MANT.-ARREGLO Y REP. EQUIPOS 180,00 GASTOS DEPR. ACTIVOS FIJOS 3.576,88 AFILIACIONES Y SUSCRIPCIONES 60,00 REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME 97,28 SEGURIDAD Y VIGILANCIA 166,50 UTILES DE ASEO Y LIMPIEZA 42,45 VARIOS GASTOS ADMINISTRATIVOS 8,92 GASTOS FACTOR PROPORCIONAL 2.912,05 GASTOSDE VENTAS REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA 9.628,00 OBLIGACIONES SOCIALES 2.986,47 SERVICIOS BASICOS 868,70 ARRIENDOS 1.517,86 UTILES DE OFICINA 701,94 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 637,86 FLETES Y TRANSP. DE MERCADER 2298,55 VIATICOS-MOVILIZA. Y TRANP. PERSO 144672 CAPACITACIÓN Y ENTRENA. PERSO 1430 AGASAJO PERSONAL 2,5 COMISIONES EN VENTAS 17617,22 GASTOS DE EMBALAJE 76,25 GASTOS SEGUROS 277,05 CONTRIBUCIONES Y DONACIONES 180,00 SERVICIOS OCASIONALES 220,00 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 691,75 MANT.-ARREGLO Y REP. EDIFICIOS 366,24 MANT.-ARRG. Y REPA. DE VEHICULOS 3.177,43 MANT.-ARRG. Y REPA. DE MAQUINAR 0,25 MANT.-ARRG. Y REPA. DE EQUIPO 540 AFILICIONES Y SUSCRIPCIONES 11,62 REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME 193,5 GASTOS DE PROYECTOS 8898,31 ALQUILER DE VEHICULO 1.200,00 GASTOS POR TRAMITES ADUANEROS 1.544,03 UTILIES DE ASEO Y LIMPIEZA 321,61 VARIOS GASTOS DE VENTAS 77,05 BAJA DE MERCAD X OBSOL. DETERIO 341,46 GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS COMISIONES BANCARIAS 1.734,49 SERVICIOS BANCARIOS 285,75 57.082,37 1.632,83 47 IMPUESTOS SALIDA DE CAPITALES GASTOSNOOPERACIONALES GASTOS NO DEDUCIBLES DE IMPU TOTAL GASTOS UTILIDAD OPERDIDA DEL EJERCICIO Richard Castillo GERENTE GENERAL 184,09 22,48 22,48 660.859,91 72.239,97 Ruth Parreño CONTADOR FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS COELEC 01 ENERO-31 DE MARZO DEL 2010 ELABORADO POR: RUTH PARREÑO- CONTADORA 3.5 Estructura orgánica La estructura orgánica de la empresa para el desarrollo de sus actividades de la empresa COELEC S.C. se representa de la siguiente manera: 48 4.3 FIGURA: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA COELEC GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO VENTAS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA BODEGA CONTADOR JEFE VTS. EXTERN. JEFE TALLER Y PROYECTOS JEFE BODEGA PAGADURÍA JEFE DE VENTAS AUXILIAR DE TALLER1 AUXILIAR BODEGA 1 CAJERA AUXILIAR BODEGA 2 VENDEDOR 1 AUXILIAR DE TALLER 2 AUXILIAR BODEGA 3 VENDEDOR 2 AUXILIAR DE TALLER 3 FACTURADORA AUXILIAR BODEGA 4 VENDEDOR DESPACHADOR ELABORADO POR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 49 3.6 Funciones 3.6.01 Funciones de Contador Las funciones de Contador son: Revisión, elaboración y declaración de impuestos a la renta, IVA y retenciones. Revisión, elaboración y declaración anexos transaccionales Revisión, elaboración y declaración anexo bajo relación de dependencia Revisión y elaboración de Balances Revisión, elaboración y pago de Planillas Seguro Social Provisiones Legales Provisiones para anticipo a empleados Elaboración de Roles de Pago y Contabilización Elaboración y legalización de Contratos de Trabajo y actas de Finiquito Elaboración y legalización de Décimo Tercero, Décimo Cuarto y Utilidades Registro y descuentos de Créditos a empleados Pago de Servicios Básicos (Luz-Agua-Teléfono) Pago de Retenciones Judiciales y AFP Génesis. Coordinar procesos en las diferentes áreas de la empresa (Administración-Pagaduría-Caja-Facturación-Ventas y Bodega) Asistir a las reuniones mensuales Asistir al Trabajo con vestimenta formal Guardar los documentos confidenciales solo en equipos de cómputo y/o archivadores de propiedad de la empresa. 50 No podrá divulgar, ni revelar a terceras personas la información confidencial los secretos profesionales de los clientes, proveedores o del empleador que pongan en su conocimiento. A dedicar todo su tiempo al empleador durante las horas de trabajo sin permitir que actividades relativas a asuntos de negocios ajenos al mismo interfieran con los servicios que debe rendir. Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren. Además de las establecidas en el Art. 45 del Código de Trabajo. 3.6.02 Funciones de Ventas Las funciones a cumplir el personal del departamento de Ventas son: Elaborar e imprimir Facturas Elaborar e imprimir Cotizaciones Elaborar e imprimir Notas de Entrega Elaborar e imprimir Notas de Crédito Elaborar Nota de Materiales Pendientes de Entrega Ordenar las facturas para Archivo Ordenar y archivar las Notas de entrega y Cotizaciones Ordenar y cuidar los protocolos y garantías de transformadores. Revisar todos los días las notas de entrega y Facturas contra el sistema que coincidan la numeración interna con la física. Recibir llamadas de Clientes para chequear facturas. Facturar Proyectos a empresas públicas y privadas previa revisión de Notas de Entrega y devoluciones de materiales. Recibir correspondencia de la empresa 51 Asistir a reuniones mensuales. Asistir al Trabajo con Vestimenta Formal Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren. 3.6.03 Funciones del Jefe de Bodega Recepción de Facturas de Compras, Guías de Remisión y Transporte e ingresar al sistema, mediante el modulo de compras. Regulación de materiales (por deterioro-robo-obsolescencia-donación de materiales) Verificación de Costos y Precio de Venta al Público de los productos. Control de Existencias Coordinación y pedido de materiales y adquisiciones Coordinación de Notas de Crédito y Notas de Debito con proveedores Coordinación de fechas de pago con pagaduría Coordinación del personal a su cargo Mantener limpias y orden la Bodega. 3.6.04 Funciones de Auxiliar de Bodega Recibir, revisar, codificar y perchar las mercaderías Revisar y despachar mercadería con facturas, notas de venta onotas de entrega autorizadas por la empresa 52 Subir y Bajar mercaderías en los vehículos de la empresa o de los Clientes, sustentando con los documentos habilitantes. Mantener limpia el área de trabajo. Acatar ordenes e instrucciones de sus superiores Asistir a las reuniones Mensuales. 3.6.05 Funciones del Cajero. Realizar Reportes Diarios de Caja. Recibir Efectivo por facturas de Ventas. Realizar Cobros Llevar Caja Chica Controlar los gastos de caja Chica Llevar la cartera Vencida Custodiar los fondos de Caja Emitir y archivar Los respectivos comprobantes de salida del efectivo de caja chica Afrontar responsablemente si hubiere faltante. 3.6.06 Funciones Jefe de Taller y Proyectos. Construcción armados de Sistemas Eléctricos Montajes y Desmontajes de Sistemas Eléctricos Mantenimiento de Equipos Eléctricos Utilizar de forma adecuada los implementos de seguridad 53 Dar mantenimiento a los equipos eléctricos de la empresa en forma periódica37 Colaborar con las diferentes áreas de la empresa cuando lo requieran Mantener limpia el área de trabajo Acatar órdenes e instrucciones de sus superiores Utilizar y cuidar las herramientas entregadas a su cargo y las de uso general del taller. 37 No se han incluido las demás funciones, ya que la información no me la fue proporcionada completa por el administrador, por lo tanto mi información ha sido una limitante. 54 3.7 Personal La empresa COELEC S.C; cuenta con una nómina total de 21 empleados detallados a continuación: COD. NÓMINA CARGO 01 Castillo Richard Gerente General 02 Vargas Mayra Gerente Administrativa. 03 Parreño Ruth Contador 04 Vergara Darleni Pagaduría 05 Ortiz Cesar Jefe Bodega 06 Arboleda Julio Auxiliar Bodega 1 07 Palacios Carlos Auxiliar de Bodega 2 08 Villacis Ángel Auxiliar de Bodega 3 09 Zaruma Jonatán Auxiliar de Bodega 10 Mocha Edison Jefe Ventas Externas 11 Valdivieso Darwin Jefe de Ventas 12 Chica Marjorie Vendedor 1 13 Zambrano Gina Vendedor 2 14 Villapardo María Facturadora 15 Maldonado Sobeida Cajera 16 Ortiz Ramón Despachador Vendedor 17 Ortega Roberto Jefe Taller y Proyectos 18 Castillo Pablo Auxiliar Taller 1 19 Congacha Ernesto Auxiliar Taller 2 20 Vergara Lozano Niler Auxiliar de taller 3 21 Vaca Mafla Ilmar Guardia Seguridad 3.1 TABLA de la Nómina de Trabajadores y cargos Fuente: Empresa COELEC S.C. Autor: Gladys Escobar 55 3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno. A continuación se presenta los resultados de la evaluación del sistema de control interno administrativo y financiero aplicados a la empresa COELEC. 3.8.01. Aspecto General de la Organización. De la evaluación de Control Interno en los Aspectos Generales de la Organización, se evidenció que la empresa no cuenta con manual de Procedimientos contables, por lo que implica que el departamento de contabilidad está en riesgo de control. 3.8.02 Control Interno de Cuentas por Cobrar Como resultado a la Evaluación de Control Interno realizado al departamento de Cuentas por Cobrar se determino que la empresa no desglosan por deudores y por edades las cuentas por cobrar a clientes. 56 3.8.03 Control Interno Cuentas por Pagar Como resultado de la evaluacion de Control Interno que se aplico al Deparatamento de Pagaduria, cuentas por Pagar reflejo que; no se mantiene al día las cuentas por Pagar a Proveedores, Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no presentan saldos Envejecidos. 3.8.04. Control Interno de Inventario De acuerdo a la evaluación de control interno realizado a Bodega o Inventario se evidencio los siguientes problemas: -No cuenta con tarjetas estibas actualizadas situadas junto a los productos almacenados -Los almacenes no tienen seguridad a mas de esto no se encuentran limpios y ordenados. -El personal del almacén no tiene acceso a los programas contables ni a los de control de los productos. -El personal del almacén no tiene firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de bienes materiales. 57 - No existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos no se verifican sistemáticamente -Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes, pero no se contabilizan inmediatamente. -No se incluyen dentro del valor de los inventarios los aranceles pagados. 58 CAPITULO V DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA COELEC 4.1. Estructura Orgánica Administrativa y Financiera Propuesta. GERENTE GENERAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE VENTAS ADMINISTRACION JEFE VENTAS EXTERNO JEFE DE TALLER CONTABILIDAD JEFE VENTAS JEFE DE PROYECTOS COMPRAS CAJA ASISTENTE DE PROYECTOS INVENTARIO VENDEDORES ASISTENTE DE TALLER DEPARTAMENTO DE INGENIERIA 5.1 GRAFICO Organigrama Departamental Propuesto Fuente: Empresa COELEC S.C. Autor: Gladys Escobar 59 4.1.1 Área de Compras Se dedica a la adquisición de los bienes o servicios de la empresa. Las transacciones derivadas de este proceso se registran en diversas cuentas de activo y gastos. De la diferencia en tiempo que existe en la recepción del bien o mercadería y el pago, surgen diversas cuentas de pasivo, asociado a esta transacción. A.) Funciones Típicas: 1.) Preparación de solicitud de compra. 2.) Solicitud de compra. 3.) Solicitud de cotización. 4.) Selección del mejor proveedor. 5.) Autorización para la adquisición de bienes y servicios. 6.) Función específica de importación de mercaderías. 7.) Recepción de mercancías y suministros. 8.) Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. 9.) Verificación y aprobación de pagos. 10.) Registro de las cuentas por pagar. 11.) Control de las cuentas por pagar. 12.) Actualización de los registros de inventarios y costos. 13.) Registro de IVA crédito fiscal. 60 B.) Formas y Documentos Utilizados: 1.) Solicitudes de compra. 2.) Pólizas de importaciones. 3.) Órdenes de compra. 4.) Documentos de recepción. 5.) Facturas de proveedores. 6.) Notas de débito y de crédito. 7.) Solicitud de cheques. 8.) Autorizaciones para desembolso. C.) Objetivos de control interno: Que las transacciones de compra de bienes y servicios se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa). Mediante el cumplimiento de los siguientes aspectos: Preparar requisiciones de compra manual o electrónicamente. Hacer firmar cada orden de compra por el supervisor autorizado. Colocar o expedir órdenes de compra para bienes, servicios o mercaderías, bajo autorización del departamento de compras o el encargado de compras. Buscar la mejor fuente de abastecimiento y en relación de los artículos importantes será necesario pedir cotizaciones. 61 Autorizar los pagos de bienes y servicios que se origina en el departamento de pagos o encargado de pagos, y culmina con el cheque firmado por personas autorizadas. Autorizar a los proveedores, los precios, los pagos anticipados y las condiciones de los bienes y servicios de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la Gerencia. Se deben establecer estándares para los proveedores potenciales. Autorizar el pago de embarque y trámite de aduana de productos importados 62 5.2. GRAFICO DE ORDEN DE COMPRA EMITIDO POR EL SISTEMA SACI AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 63 D.) Procedimiento de documentación: La documentación se considera necesaria, los documentos claves serán las órdenes de compra, estas serán formuladas por el departamento de compras y deben tener una descripción precisa de los artículos y servicios deseados, cantidades, precios, nombre y domicilio del proveedor, pre numeradas si fuera el caso, firmadas y autorizadas. En el caso de productos importados para el inventario, es la póliza de importación. Las transacciones deben estar apropiadamente registradas. Contabilizar en el diario las transacciones de compras y desembolsos y registrar en el mayor es responsabilidad de contabilidad general. El departamento de contabilidad deberá asegurarse de la correcta clasificación de cuentas. Los procedimientos contables también incluyen el afectar los registros de inventarios por razón de las compras. 64 5.3. GRAFICO DE ORDEN DE COMPRA AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 4.1.2 Área de Ventas y Cobranza En esta área se va a incluir la toma de pedidos de los clientes, distribución, movimiento, cobranza de cuentas y recibir el efectivo de los clientes. A) Funciones Típicas: Toma de pedidos Evaluación y aprobación de créditos. Despacho del pedido 65 Facturación. Recepción de dinero de ventas en caja. Verificación del total de entradas en efectivo. Depósito de efectivo recibido en el banco. Determinación de cuentas incobrables. Gestión de cobro clientes y seguimiento de cuentas morosas. Contabilizar la factura Contabilizar comisiones Emisión de notas de crédito, ajustes a clientes por: mercadería devuelta. Ajustes a precios. Errores de facturación. Cualquier otra reducción en el saldo de clientes. Determinación del costo de ventas. Actualización de integraciones Caja, Clientes, Comisiones. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas canceladas. Registro de IVA débito fiscal. Cheques rechazados. Descuento por pronto pago B) Formas y Documentos Utilizados: Pedidos de clientes. Órdenes de despacho. Proformas de pedidos. Facturas de ventas. Recibos. 66 Reporte de comisiones. Reporte de saldos de antigüedad de los clientes para cobro. Reporte de Comisiones. Reporte de ingresos diarios. Notas de débito y crédito. Cheques recibidos Recibos de depósitos bancarios. C) Objetivos del Control Interno: Las transacciones deben estar debidamente ejecutadas (eficiencia operativa) Aceptar órdenes de clientes de acuerdo con la autorización. Aprobar ventas a crédito de acuerdo a límites y políticas establecidas. Facturar a precios y términos autorizados por el jefe de ventas. Delegar a una persona para el manejo del dinero recibido. Depositar el efectivo recibido intacto e integro a más tardar el día siguiente hábil de su ingreso. Registrar los ingresos en contabilidad en forma correcta. Emitir el recibo por cada pago realizado por los clientes. 67 D.) Procedimiento de Documentación: Seguridad de que la facturación se produzca al momento en que se recibe el efectivo si la venta es al contado, y que se remitan las copias de facturas a donde correspondan. El efectivo por facturación recibida en caja de los clientes se debe depositar diariamente. Posteriormente, se harán resúmenes diarios de ingresos, recibos y facturas emitidas, respaldados con su respectivo depósito del banco. Cada pago del cliente tiene que estar respaldado por su recibo de caja. Emisión de notas de créditos por devolución mercaderías dentro de 30 días máximos y en casos especiales emitir notas de crédito dos meses después de la fecha de facturación. Reporte de cheques rechazados para su cobro y re depósito. Reporte de saldos por antigüedad de los clientes. Reporte de Comisiones de los vendedores. Estados de cuenta para cobro a los clientes por ventas a crédito. Estados de cuenta de los bancos para revisión de depósitos de los clientes por ventas a crédito. 68 5.4. GRAFICO DE DESPACHO DE BODEGA AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 4.1.3 Área de Inventarios (Bodega) Es un rubro estrechamente ligado a compras y ventas. Del nivel de inventario dependerá el abastecimiento del mercado y la cantidad de compra que tiene que requerirse para ajustarse a la necesidad del mercado. 69 A) Funciones Típicas: Inventarios físicos. Despacho de mercadería. Empaque y envió de mercadería. Recepción, conteo y recepción de mercadería importada. Seguridad de la bodega o almacén. Ingreso de mercaderías al sistema Protección de los productos del inventario Registro de los inventarios Determinación de máximos y mínimos de inventario y su control. B) Formas y Documentos Vitales: Proforma de pedido de mercadería. Notas de envío. Facturas. Reportes de conteos físicos de inventario Reportes de ruta de ventas. Facturas de proveedores. Listas de empaque. 70 B) Formas y Documentos Vitales: Proforma de pedido de mercadería. Notas de envío. Facturas. Reportes de conteos físicos de inventario Facturas de proveedores. Listas de empaque. C) Objetivos del Control Interno: Despachar los pedidos en forma eficiente. Realizar los despachos de productos de acuerdo a los reglamentos y antes, durante y después de que se ejecute este proceso, es necesario que el jefe del almacén determine: Que la cantidad del producto despachada esté de acuerdo a la proforma de pedido. Que la cantidad solicitada exista físicamente en el almacén. Que los códigos de los productos estén correctos. Que el producto despachado sea el solicitado. Realizar inventario Físico y revisión de productos Importados de acuerdo a procedimientos y supervisión administrativos. 71 4.1.4 Área Financiera - Departamento de Contabilidad Aquí se analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica la información proporcionada por los departamentos involucrados en el proceso de manera que pueda ser informada la gerencia para la toma de decisiones. Además de recopilación de datos para la preparación de los estados financieros. A.) Actividades del Departamento de Contabilidad: Prepara informes de diarios, tanto recurrentes como esporádicos. Registro de operaciones en el diario. Mayoriza operaciones. Obtiene información de los diferentes departamentos. Custodia de formularios y libros de contabilidad Prepara Estados Financieros. B.) Formas y Documentos Utilizados: Diario general. Informes de diario. Mayor general. Auxiliares e integraciones de cuentas. Estados e informes financieros y demás reportes necesarios. 72 C.) Objetivos de Control Interno Autorizar los asientos de diario de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia. Preparar los asientos de diario correcta y oportunamente. Legalizar los informes de diario por parte de la persona que las realizó. Revisar los informes de diario por persona autorizada. Aplicar políticas gerenciales vigentes que se ajusten a Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Verificar periódicamente los saldos en el mayor general y evaluarlos. Actualizar permanentemente las integraciones de las cuentas Preparar los informes correcta y oportunamente, sobre bases consistentes y mostrar razonablemente la información. Permitir el acceso a los libros contables, formularios, áreas de trabajo y los procedimientos de procesamientos de información de acuerdo a las políticas establecidas por la gerencia. 73 D.) Tipos de Informe: Balance de saldos Estados financieros básicos Balance de situación general Estado de resultados Estado de flujo de efectivo. Notas a los estados financieros Análisis o razones financieros Declaraciones fiscales 74 5.5. GRAFICO DE ORDEN DE ENTREGA AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 75 4.2 Sistema de Control Interno Planear es el proceso formal de proyectar normas, procedimientos, metas, estrategias, descripción de puestos y otros métodos que ayudan a evitar y corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados en una empresa; los controles son medidas que permiten verificar que las decisiones y los resultados sean acordes a los planes establecidos. El Control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por la gerencia y sus colaboradores, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación, evaluación de regulaciones administrativas, manuales de organización, de normas y procedimientos, contables, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. Actualmente en la empresa COELEC S.C no está definido un modelo o procedimiento especifico de cómo debe ser un sistema de control interno; sin embargo, existen lineamentos mínimos (cartas, memos, reglas) que contribuyen al cumplimiento de sus objetivos. El estudio de manuales es la pieza básica y punto de partida, para conocer el funcionamiento del sistema de control interno de la empresa, para evaluarlo mediante el trabajo de auditoría o para que la gerencia verifique la correcta actuación y efectividad de las operaciones de la empresa. A continuación se presentan los manuales que, derivados del estudio de las principales operaciones de la unidad de análisis se estiman necesarios para su adecuado funcionamiento: 76 4.2.1 Manual de Organización 4.2.1.1 Gerente General Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Gerente Ubicación del puesto Gerencia General Subalterno Jefe de Ventas y Cobros, Jefe de Bodega, Contador General, Encargado de Compras Colaboradores Secretaria y Seguridad II Descripción genérica del puesto Tiene a su cargo la administración, dirección, control y coordinación de las actividades de la empresa para alcanzar exitosamente los objetivos de la misma. III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Administra los bienes y recursos de la empresa. Cumple con la dirección y supervisión de la empresa. Supervisa el buen funcionamiento de las actividades de la empresa. Crea políticas de créditos, de ventas y de compras. 77 Autoriza créditos. Autoriza las compras de bienes y servicios. Analiza los estados financieros. Autoriza pagos. Legaliza cheques. b.) Relaciones de Trabajo Por su naturaleza de la asignación tendrá relación con el entorno laboral de la empresa, pero tendrá relación especial con el Jefe de Bodega, Jefe de Ventas y Cobros, Contador General y con el Encargado de Compras. c.) Autoridad En este puesto se centraliza la autoridad superior, y a partir de ésta autoridad delega responsabilidades. d.) Responsabilidad Es responsable de la administración y el logro de los objetivos de la empresa. IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Licenciatura en Administración de Empresas o carrera a fin. b) Experiencias Mínima de cinco años en puestos similares. 78 c) Habilidades y Destrezas Habilidad: En dirigir, coordinar y organizar. Toma de decisiones. Don de mando. Conocimiento de programas de computación Creatividad, análisis, innovador. Solución de problemas. Destrezas: Manejo de programas de computación. Expresarse en forma clara y concisa. 4.2.1.2 Jefe de Bodega Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Jefe de Bodega Ubicación del puesto Bodega Inmediato superior Gerente General Subalterno Auxiliares de Bodega, Repartidor 79 II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de la custodia, de los bienes disponibles para la venta. III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Supervisa el conteo físico de inventarios. Supervisa el ingreso de productos importados a la bodega. Supervisa los ingresos y egresos de productos al sistema. Revisa y cuenta los productos importados. Custodia los artículos para la venta, cuidando que se mantenga en buen estado Supervisa el despacho de productos conforme a la orden de compra de los clientes. Se encarga de la facturación de productos vendidos. Orienta y supervisa a los auxiliares de bodega. Supervisa el empaque para envío de mercadería vendida. Supervisa la ruta de reparto de mercadería. Elabora los informes periódicos u ocasionales a requeridos por gerencia general. Reporta las compras y ventas mensuales a contabilidad. Efectúa los cuadres periódicos con contabilidad. b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el Gerente General, a quien suministra información sobre su departamento. Tiene relación de colaboración con los demás departamentos; principalmente con ventas y contabilidad. 80 c) Autoridad Tiene autoridad sobre los auxiliares y repartidor, asignándoles actividades relacionadas con el proceso operativo del departamento. d) Responsabilidad Es responsable del oportuno, adecuado y eficaz funcionamiento de las operaciones del departamento y que el producto llegue completo, correcto y oportunamente, para satisfacción del cliente. IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Perito Contador. b) Experiencias Mínima de 1 año en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Coordinación. Iniciativa. Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo. Organizar y controlar. Conocimiento del producto. Destrezas: 81 Manejo de paquetes básicos de computación. Manejo de personal Control de cumplimiento de labores. 4.2.1.3 Auxiliar de Bodega Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Auxiliar de Bodega Ubicación del puesto Bodega Inmediato superior Jefe de Bodega Subalterno Ninguno II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de despachar, empacar, contar, revisar, mantener en orden toda la mercadería y de cuidar el buen estado de la misma. III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Despacho de mercadería. Revisión e ingreso de productos importados a la bodega. Ingreso de productos importados al sistema. Colocación adecuada de cada uno de los productos. Conteos físico de inventario Empaque de mercadería. 82 Revisión de productos despachados. Etiquetado y envío de productos. Limpieza de bodega. Elaborar los reportes requeridos por el jefe inmediato. Efectuar las tareas que le sean requeridas por su jefe inmediato. b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el jefe de bodega, atender a clientes y prestar colaboración al departamento de ventas. c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Asistir al jefe de bodega en el proceso de las actividades propias del almacén o bodega. IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Estudios a nivel medio. b) Experiencias Mínima de 1 año en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: 83 Conocimiento del producto. Ordenado, con iniciativa y actitud de servicio Responsabilidad y puntualidad. Mantener relaciones positivas de trabajo. Atender Instrucciones Destrezas: Manejo de paquetes básicos de computación. Rapidez y exactitud en el conteo de productos. Comunicación eficaz con el Jefe de Bodega y otros departamentos. 4.2.1.4 Jefe de Venta y Cobros Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Jefe Ubicación del puesto Ventas y Cobros Inmediato superior Gerente General Subalterno Vendedores – Cobradores II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter administrativo, encargado de analizar, crear y aplicar las estrategias aprobado por la Gerencia General, para dar a conocer el producto en el mercado y realizar el cobro efectivo del producto vendido. 84 III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Estimula las ventas. Crea imagen y servicio de la empresa. Fija precios para venta de productos. Observa las actividades de la competencia. Coordina las actividades promocionales y publicitarias. Dirige y controla las operaciones de ventas y de cobros. Controla los Depósitos realizados. Elabora el reporte de cheques rechazados. Revisa los cortes de caja. Controla los recibos emitidos. Crea políticas de crédito. Analiza, investiga solicitudes de crédito de los clientes. Revisa antigüedad de saldos. Supervisa que las labores del departamento se ejecuten con servicios de calidad. Fija metas de ventas y cobros. Coteja la facturación emitida con sus reportes de ventas. Rinde los informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia General. Efectúa los cruces de información periódica con el departamento de contabilidad en lo referente a cobros y ventas. 85 b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle información sobre el desempeño de su departamento, así como con los departamentos de bodega, compras y contabilidad. c) Autoridad Tiene autoridad sobre los vendedores-cobradores. d) Responsabilidad Es responsable de crear estrategias y métodos para posesionar el producto en el mercado, de las metas de ventas, de evaluar el alcance de las ventas y de los cobros a los clientes. IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Licenciado en administración de empresas o en mercadotecnia. b) Experiencias Mínima de 2 años en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad, liderazgo, negociador 86 Excelentes relaciones interpersonales. Cumplimiento de ventas. Toma de decisiones. Facilidad de comunicación eficaz. Destrezas: Manejo de programas básicos de computación. Manejo de recursos humanos. 4.2.1.5 Vendedores Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Vendedores Ubicación del puesto Ventas Inmediato superior Jefe de Ventas Subalterno Ninguno II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de ofrecer el producto para la venta. 87 III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Ofrece el producto. Crea más clientes. Atención a los clientes. Emite el ingreso al sistema de recibos de caja. Elabora el reporte de ingresos diarios. Reporta las ventas. Otras tareas que el jefe le asigne. b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el Jefe de Ventas a quien debe proporcionarle informes y relación adecuada con los clientes. c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Es responsable de ofrecer, colocar el producto y superar las metas establecidas para ventas y cobros. 88 IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Título a nivel diversificado. b) Experiencias Mínima de 1 año en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad, negociador. Excelente relaciones interpersonales Cumplimiento de metas. Toma de decisiones. Conocimiento del producto. Atención al cliente. Responsable. Destrezas: Manejo de programas básicos de computación. Vende apropiadamente el producto. 89 4.2.1.6 Contador General Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Contador General Ubicación del puesto Contabilidad Inmediato superior Gerente General Subalterno Auxiliar II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter administrativo y técnico, encargado del registro y control contable, laboral y fiscal de la empresa. III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Lleva archivos de documentación contable. Atiende los requerimientos fiscales de la administración tributaria. Elabora los estados financieros. Revisa los informes de ingresos y egresos, para cuadrar ingresos con depósitos. Realiza las conciliaciones bancarias. Revisa las operaciones fiscales de la empresa. Elabora los presupuestos. Lleva el libro de prorrateo de compras. Lleva el libro de salarios. 90 Elabora los certificados de trabajo. Elabora los contratos de trabajo del personal. Elabora las liquidaciones laborales. Cálculo y pago de planilla mensual. Cálculo mensual de prestaciones laborales. Revisa y paga las cuotas patronales y laborales IESS. Arqueos de caja. Inventarios físicos. Cuadra los controles de bodega. Cuadra la emisión de facturas. Rinde los informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia General. b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle informes contables, confiables y oportunos. Asimismo, relación con departamentos de bodega, compras y ventas y cobros. c) Autoridad Auxiliar de Contabilidad. d) Responsabilidad Es responsable de llevar el control de los impuestos y la información contable en forma, útil, oportuna y confiable. 91 IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Contador Público y Auditor. b) Experiencias Mínima de 1 año en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad. Excelente relaciones interpersonales. Toma de decisiones. Responsable. Conocimiento de leyes tributarias. Efectuar cálculos matemáticos. Conocimiento de normas internacionales de contabilidad. Destrezas: Manejo de programas básicos de computación y de contabilidad. Manejo de sumadoras. Capacidad para elaborar reportes periódicos. 92 4.2.1.7 Auxiliar Contable Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Auxiliar Ubicación del puesto Contabilidad Inmediato superior Contador General Subalterno Ninguno II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter técnico, encargado de asistir al contador general. III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Elabora los informes de ingresos y egresos. Conciliaciones bancarias. Archivo y custodia de papelería contable. Arqueos de caja. Codifica e ingresa al sistema de bancos, los depósitos y los cheques emitidos. Llena los formularios para pago de impuestos (IVA, retención en la fuente y del IVA, retenciones, etc.). Actualiza los libros fiscales (IVA compras y ventas, diario mayor general, balances, inventarios, estados financieros, de salarios etc.). Registra las notas de crédito y débito. Controla la disponibilidad de las cuentas bancarias. 93 Controla los ingresos y los cheques rechazados. Realiza inventarios físicos. Efectúa las conciliaciones de existencias con bodega, de ingresos con cobros y otros necesarios. Otras funciones que le asigne el Contador General. b) Relaciones de Trabajo Relación de subordinación con el contador general a quien debe proporcionarle información contable, confiable y oportuna. c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Es responsable por el trabajo que desarrolla y del equipo que se le asigna. IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Título de perito contador, registrado en la Superintendencia de Administración Tributaria. b) Experiencias Mínima de 1 año en puesto similar. 94 c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad. Excelente relaciones interpersonales. Responsable. Conocimiento de leyes tributarias. Efectuar cálculos matemáticos. Conocimiento de normas internacionales de contabilidad. Destrezas: Manejo de programas básicos de computación y de contabilidad. Manejo de sumadoras. 4.2.8 Compras Descripción Técnica del Puesto I Identificación Título del puesto Encargado de Compras Ubicación del puesto Compras Inmediato superior Gerente General Subalterno Ninguno II Descripción genérica del puesto Puesto de trabajo de carácter operativo, que efectúa funciones de compras de bienes y servicios. Especialmente los relacionados a productos para la venta. 95 III Descripción específica del puesto a) Atribuciones Realiza las cotizaciones y revisa las ofertas recibidas. Contacta a los proveedores. Paga a proveedores y otros. Prorratea las facturas. Elabora el Catálogo mensual y anual de productos para la venta. Revisión de reporte de ingreso de productos importados al sistema de inventarios. Estable los mínimos de existencia para compras. Coordina con departamentos de bodega y de ventas para su operación. b) Relaciones de Trabajo Comunicación directa con el Gerente General. Por la naturaleza del puesto se relaciona con las demás unidades de la empresa, ya mencionados. c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Es responsable del adecuado y eficaz funcionamiento de sus actividades. 96 IV Requisitos mínimos exigidos a) Educacionales Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín. b) Experiencias Mínima de 2 años en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Coordinación con gerencia. Iniciativa. Creatividad. Proponer soluciones. Analizar reportes. Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo. Destrezas: Manejo de programas de computación. Expresarse en forma clara y concisa. 97 4.3 Manual de Normas y Procedimientos Definición y Propósito: Este instrumento es para uso interno, contiene normas y procedimientos que deben aplicarse a los procesos de compras, ventas y bodega, específicamente, para la Empresa COELEC S.C. Su importancia reside en el apoyo que pueda brindarle al área administrativa y operativa, optimizando los recursos humanos, físicos y financieros de la empresa, y tiene como propósito servir de guía para la correcta realización de las funciones o tareas asignadas. Objetivos: Conocer las normas y procedimientos de las operaciones de la empresa. Lograr que el personal de la empresa posea una guía técnica que lo oriente al ejecutar sus tareas. Minimizar la pérdida de recursos financieros, materiales y humanos. Evitar la duplicación de mando en la ejecución y dirección de actividades. Optimizar los recursos en los departamentos de ventas, compras y bodega. Campo de Aplicación: Este instrumento se aplicará en la Empresa COELEC S.C. Para este caso es necesario que el conjunto de procedimientos sean ejecutados en cada uno de los departamentos. 98 El manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido. Las normas y procedimiento del manual deben revisarse mensualmente para su corrección y actualización. Que el personal cumpla todas las normas y procedimientos establecidos en el manual, con el objeto de hacer eficiente y eficaz el trabajo. Optimizar el tiempo y los recursos de las operaciones en cada proceso. Todos los responsables de cada departamento deben participar y lograr acuerdos en cualquier modificación de procesos establecidos en este manual. Todas las modificaciones o implementaciones de procesos o normas deben seguir la estructura establecida en el manual. 4.3.1 Compra de Mercaderías 4.3.1.1 Descripción del proceso: Aquí se describen los procedimientos para realizar la compra de mercaderías para la venta, forma de recepción y revisión de la mercadería. 4.3.1.2 Objetivos del Procedimiento: Describir la forma de realizar una importación, recepción y revisión de la mercadería. Lograr eficiencia operativa. Obtener precios favorables y artículos innovadores. 99 Satisfacer las necesidades del mercado. 4.3.1.3 Normas del Procedimiento: Revisar semanalmente los máximos y mínimos de existencia (solicitando productos para cubrir el mercado para tres meses) preestablecidos de cada uno de los productos. Los productos novedosos se importan de acuerdo a sondeo realizado a los clientes de acuerdo con sus necesidades y a la información proporcionada por el proveedor. Revisar catálogos del proveedor, precios, existencia y condiciones de pago. Deben realizarse tres cotizaciones y revisar la más favorable, tomando en cuenta calidad, tiempo de entrega y precio. Los cheques de pagos de compras, fletes, derechos, IVA y demás impuestos que esto genere serán firmados por el gerente general. Se tienen 15 días, después de la importación, para presentar reclamos a los proveedores. Jefe de ventas, fija precios de venta de acuerdo al análisis de costos de adquisición (derechos arancelarios, precio de compra, flete, almacenaje) y precios de la competencia. Asigna precio “A, B, C”, dependiendo la cantidad que el cliente desea comprar de cada producto, Precio “A” para lotes menores, “B” para lotes medianos y “C” para lotes mayores. El reporte de pedido a importar tendrá como mínimo el código de producto, descripción, proveedor, cantidad a pedir, costo del producto, y precio de venta 100 Extraer muestra de producto nuevo y existente, se compara con la muestra que se posee y se etiqueta con precio aprobado por la Gerencia General. Comunicación constante con agente de ventas. 4.3.2 Procedimiento de Compra Se detallan 30 pasos para la compra de mercadería, que inicia en las compras y termina en la contabilidad Unidad Compras Puesto Paso Acción Encargado de 1 Revisión semanal de existencias (máximos y mínimos) de artículos, mediante reporte emitido por sistema. Compras Compras Encargado 2 de Compras Compras Encargado 3 de Compras Ventas Jefe de 4 Ventas Gerencia Gerencia General 5 Elabora el reporte de productos a comprar que se encuentren por debajo del mínimo de existencia. Para la compra de productos novedosos, se realiza de acuerdo a las necesidades del cliente y la información proporcionada por el proveedor. Se procede a cotizar con los proveedores considerando precio, calidad, y entrega. Se anotan los códigos y se traslada reporte de productos a importar a Jefe de ventas. Revisa reporte (en común acuerdo con encargado de compras) y fija precios de acuerdo al análisis de costos de adquisición y precios de la competencia. Traslada reporte a Gerencia General para aprobación de productos a importar, precios de venta, y productos novedosos. Aprueba el pedido y precios de venta. Traslada reporte a Compras y copia a Jefe de Ventas y Cobros. 101 Compras Encargado 6 de Compras Gerencia Gerencia 7 General Pagaduría Encargada 8 Realizar el pedido por teléfono, E mail, o fax con los proveedores, se le indica a donde embarcar la mercadería. Si el proveedor quiere un anticipo se elabora un requerimiento y se solicita aprobación del Gerente General Aprueba anticipo y le indica a Pagaduría que elabore el cheque, para compra de giro bancario o carta de crédito Elabora cheque a nombre del proveedor y se lo traslada a Gerente General. de Pagos Gerencia Gerencia 9 General Compras Encargado 10 de Compras Contabilidad Contador 11 General 12 Compras Encargado de Compras Proveedor Proveedor 13 Compras Encargado de Compras 14 Proveedor Proveedor 15 Firma cheque y lo traslada a encargado de compras. Realiza la compra de giro bancario, lo envía vía correo, adjunta fotocopia del giro o carta de crédito a las copias del cheque y lo traslada a contabilidad Realiza el registro, contabilizando a mercaderías en tránsito, el anticipo enviado al proveedor. Recibe copia de facturas de los proveedores, se coteja con el reporte del pedido previamente aprobado por Gerencia General y se traslada a bodega. Se le informa también a la empresa que realiza la compra, indicando el nombre del proveedor Elabora la cotización, anotando los porcentajes deducibles; y los impuestos a pagar por cada producto, se envía a encargado de compras para su revisión Se revisa las órdenes de pedido para verificar la correcta anotación de los productos. Si existiera algún error se consulta y se envía al tramitador. Realiza correcciones y se envía de nuevo al encargado de compras de la empresa S.C 102 Encargado de compras revisa y traslada reporte a gerencia para autorización de pago. Compras Encargado de Compras 16 Gerencia Gerencia General 17 Contabilidad Contador General 18 Compras Encargado de Compras 19 Bodega Jefe de Bodega 20 Compras Encargado de Compras 21 Se traslada a la Bodega, cuenta y revisa el estado de las cajas enviadas por el proveedor con las notas de pedido y envía informe a compras. Elabora requerimiento para el pago de flete. Y lo traslada a Gerente General. Gerencia Gerente General 22 Autoriza y traslada el requerimiento Pagaduría para elaboración del cheque. Pagaduría Encargada de Pagos 23 Elabora los cheques y solicita firma al Gerente General. Gerencia Gerencia General 24 Firma cheque y se lo traslada al encargado de compras. Compras Encargado de Compras 25 Bodega Jefe de Bodega 26 Bodega Jefe de Bodega 27 Revisa, autoriza y traslada a contabilidad la factura de compra para que registre la adquisición. Realiza el registro de la compra, autorizado por el Gerente General por Mercaderías y el IVA. Se Traslada a Compras la factura de la mercadería y copia del recibo de pago. Recibe información de agente de compras que la mercadería está enviada. Se le informa a Jefe de bodega para inspección. a Entrega cheque al jefe de bodega para pagar el almacenaje. El cheque de flete se le hace entrega al dueño del transporte requerido al finalizar el trabajo. Realiza el cargo de Mercadería Realiza la recepción de mercadería. Se extrae un artículo, se compara con la muestra que se posee, si tiene diferencias en cuanto a color o estilo, se etiqueta como muestra nueva y la 103 Bodega Jefe de 28 Bodega Compras Encargado 29 de Compras Contabilidad Contador General 30 muestra vieja se traslada a bodega. Se procede a contar el producto anotando la cantidad recibida en la lista de empaque. Concluida la revisión se realiza el cargo de la existencia de la mercadería en el sistema, ingresando código, descripción, cantidad recibida, precio de costo y los precios de ventas. Emite reporte del sistema y traslada a compras para revisión. Revisa la lista de productos ingresados al sistema. Concluida la revisión archiva la papelería de la compra (nota de pedido, facturas, retenciones, comprobantes de egresos) y traslada copias a contabilidad. Revisa la papelería y registra el cargo de las existencias de mercadería en los inventarios con abono la cuenta de mercaderías en tránsito y cuentas por pagar. Revisa y registra los pagos de compra y del flete. Archiva toda la papelería. 5.3 Tabla de Procedimiento de Compras Realizado por: Gladys Escobar 104 5.6. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 105 4.3.3 Proceso Ventas-Cobros 4.3.3.1 Descripción del proceso Aquí se describen los procedimientos para realizar las ventas al crédito y al contado de mercaderías. 4.3.3.2 Objetivos de Procedimiento Describir la forma de realizar una venta al crédito y contado. Lograr eficiencia operativa. Atención apropiada al cliente. Lograr las metas de ventas. Tener presencia en el mercado. 4.3.3.3 Normas del Procedimiento a) Ventas: Poseer una cartera de clientes asignada. Elaborar una agenda con programa de visitas a clientes. Ruta definida mensualmente por el jefe de ventas y aprobada por el gerente de operaciones para visitas a clientes 106 Tener una lista de existencias, catálogo general y de compras, muestras de productos. Para obtener un crédito el cliente debe llenar solicitud y debe ser investigado en Central de Riesgo. Abrir expedientes de clientes, adjuntando solicitud de crédito, fotocopia de cédula y otros documentos que sean necesarios. El Gerente General y el Jefe de Ventas, aprueban créditos a clientes, verificando referencias comerciales y capacidad de pago. El Gerente General es el único que puede aprobar precios especiales. Crédito no más de 60 días. b) Cobros o Caja Revisar antigüedad de saldos. Llevar estado de cuenta de cada cliente. Recibos de caja, recibos de ingresos varios para cheques posfechados. Depositar en los bancos establecidos por la empresa. Un vendedor – Cobrador, debe estar fijo en la sala de ventas para ingresar los recibos de caja al sistema, ingreso de notas de débito por cheque rechazado, realizar cortes de caja diariamente, proformar, y atender sala de ventas. Para ventas al contado, enviar mercadería con factura original previo depósito del cliente. 107 4.3.4 Procedimientos de Ventas y Cobros de Contado y Crédito En la siguiente tabla se indica el procedimiento a seguir en el área de ventas y caja que inicia en ventas-cobros y termina en la contabilidad. Unidad Puesto Paso Acción Ventas VendedorCaja 1 Ofrece el producto. Se ofrece a negocios y a personas en general. Ventas VendedorCaja 2 Ventas Jefe de Ventas 3 Autoriza el precio especial Gerencia Gerencia General 4 Aprueba el precio especial Ventas VendedorCaja 5 Bodega Jefe de Bodega 6 Bodega Jefe de Bodega 7 Ventas VendedorCaja 8 Toma el pedido del cliente en su propio negocio, vía telefónica, fax o E-mail, en la sala de ventas. Asignando los precios A, B, C, dependiendo de la cantidad que el cliente compre. Si el cliente quisiera un precio especial se solicita autorización de Jefe de Ventas y aprobación del Gerente General. Elabora proforma indicando si es contado o crédito e indicando cuantos días de crédito posee. Traslada proforma a bodega para surtir, despachar y facturar. Despacha mercadería Elabora proforma indicando si es contado o crédito e indicando cuantos días de crédito posee. Traslada proforma a bodega para surtir, despachar y facturar. Para las ventas al contado el vendedor cobra y entrega factura original y recibo de caja al cliente. 108 Ventas Jefe de VentasCaja 9 Ventas VendedorCaja 10 Ventas VendedorCaja 11 Ventas VendedorCaja 12 Ventas VendedorCaja 13 Ventas VendedorCaja 14 Contabilidad Contador General 15 Cuando son ventas al crédito se emite y revisa reporte de antigüedad de saldos y cheques rechazados semanalmente. Se le indica al encargado de Caja que realice el cobro. Cuando el cliente deposita, se verifica en estado de cuenta; si cancela la totalidad de la factura, se le envía la factura original y los recibos de caja. Para cheques posfechados emite recibo de ingresos varios, hasta que llegue la fecha de depósito, entonces se emite recibo de caja. Recibe los depósitos, los recibos de caja, las notas de débito por cheque rechazado. Actualiza los pagos de clientes y emite el reporte de ingresos, indicando la factura y recibo de caja, adjunta los depósitos correspondientes; los traslada a contabilidad diariamente y Archiva copia del corte de caja. Si los cheques salen rechazados se anota en libro de registro de cheques rechazado, los redepósito son controlados aquí. Se cargan los saldos de clientes y La nota de débito del banco es trasladada contabilidad, para conciliación. Emite reporte de cheques rechazados y se lo traslada a Jefe de Ventas y Cobros. Revisa el reporte de ingresos de efectivo e ingresa los depósitos al módulo de bancos en el sistema. Registra los cheques rechazados, si los hubiera y mediante partida contable registra todas las facturas diariamente. 5.4 Tabla de Procedimiento de Ventas-Cobros de Contado y Crédito Realizado por: Gladys Escobar 109 5.7. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE VENTAS AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 110 4.3.5 Procedimiento en Bodega 4.3.5.1 Descripción del proceso Aquí se describen los procedimientos para despacho de mercadería e inventarios. 4.3.5.2 Objetivos del Procedimiento Describir la forma de realizar el despacho de mercadería. Lograr eficiencia operativa. Forma de revisión de mercadería. 4.3.5.3 Normas del Procedimiento Realizar conteos físicos de inventarios de acuerdo a una programación establecida por contabilidad. Emitir nota de crédito solo con nota de devolución firmada por Vendedor y aprobada por Jefe de Ventas. El cliente debe firmar nota de crédito. Diariamente realizar el inventario físico de alguna clase de productos. Sacar únicamente mercadería con proforma elaborada por vendedor. Apuntar en cada proforma la persona que va a surtir el pedido, la hora de inicio y la hora finalización. Realizar revisión de la mercadería despachada. 111 Tratar con mucho cuidado los productos delicados y costosos. Los productos enviados a los departamentos etiquetarlos con remitente, destinatario, dirección y llenar formato de envío. 4.3.6 Procedimiento de Despacho de Bodega Para que el control en Bodega sea eficaz y salvaguarde la salida de mercadería, se detallan 13 procedimientos que inicia en bodega y termina en contabilidad. 112 Unidad Puesto Paso Acción Bodega Jefe de Bodega 1 Recibe proforma de pedido de mercadería y asigna auxiliar para despacho de mercadería. Bodega Auxiliar de Bodega 2 Bodega Jefe de Bodega 3 Bodega Auxiliar de Bodega 4 Bodega Jefe de Bodega 5 Bodega Auxiliar de Bodega 6 Ventas VendedorCaja 7 Ventas Jef.vtas 8 El auxiliar anota su nombre, la hora de inicio y la hora de finalización en la proforma; utilizando una canasta, procede a surtir la mercadería, indicando, en el caso que no hubiera existencia de producto solicitado o cantidad solicitada. Al finalizar, etiqueta una caja con el nombre del cliente y deposita el producto en ella. Traslada la proforma a jefe de bodega. Revisa y corrige la proforma con las cantidades reales que el auxiliar surtió. Traslada a otro auxiliar para revisión del producto surtido. Anota su nombre, revisa el producto y etiqueta la caja con la palabra comparado. Traslada a Jefe de Bodega. Factura el producto y el original se lo entrega al cliente, si es contado; si es crédito se envía cuadriplicado al cliente, y la factura original se lo entrega al jefe de ventas y cobros para archivar hasta que el cliente cancele su deuda. Traslada duplicado a contabilidad y archiva el triplicado. La mercadería se lo traslada a auxiliar para empaque. Revisa el producto contra factura y empaca. Si es al contado envía la factura original y si es al crédito envía cuadriplicado de factura. A las cajas que son enviadas a los departamentos. Si el cliente tiene un reclamo por mercadería defectuosa el vendedor le prepara una nota de devolución. Entrega nota original a cliente, pide firma de autorización a Jefe de Ventas y traslada a Bodega el artículo adjuntando duplicado de la nota de devolución. Verifica, Autoriza y Firma la devolución. 113 Bodega Jefe de Bodega 9 Recibe nota de devolución, traslada el artículo a bodega de artículos defectuosos y elabora la nota de crédito. Bodega Jefe de Bodega 10 Carga los inventarios. Traslada nota de crédito a vendedor para que la entregue al cliente. Ventas Vendedor 11 Bodega Jefe de Bodega 12 Contabilidad Contador General 13 Entrega nota de crédito original a cliente y devuelve a Bodega las copias firmadas por el cliente. Recibe copias de notas de crédito, con la firma del cliente. Traslada duplicado para contabilidad y archiva triplicado. Diariamente registra contablemente los ingresos por facturas emitidas y las notas de crédito. 5.5 Tabla de Procedimiento de Despacho de Bodega Elaborado por: Gladys Escobar 114 5.8. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE BODEGA AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C 115 CAPITULO VI 5.1 CONCLUSIONES 1. COELEC S.C, no cuenta con un Sistema de Control interno que le permita salvaguardar los inventarios, así como no cuenta con un manual de Procedimientos contables, lo que implica que el Departamento de contabilidad está en riesgo de control. 2. El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada departamento, por lo que en el trabajo de investigación se pudo apreciar que la confianza en los procesos administrativos se ajustan pocos objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la empresa COELEC S.C. 3. A la empresa le falta reestructurar la elaboración y aplicación de los manuales administrativo y contable, piezas fundamentales para proteger los recursos de la entidad, garantizar la eficacia, eficiencia y economía de sus operaciones. 4. Con los resultados obtenidos en la evaluación de Control Interno a través de los cuestionarios, se evidencio que en cada departamento de COELEC falta Control para asegurar sus operaciones y garantizar a sus empleados y clientes que esta entidad cuenta con un alto grado de confianza y competitividad. 5. El diseño se orienta a las políticas administrativas, los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido 116 acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones. 5.2 Recomendaciones 1. Al diseñar el sistema de control interno se recomienda realizar un análisis de los procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos integrantes de la organización con el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos y, derivado de ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos. 2. Se sugiere que los manuales administrativo y contable que forman parte del presente trabajo de tesis, se den a conocer a la unidad objeto de análisis para su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales. 3. Se propone que la empresa evalué periódicamente los manuales administrativo y contable, para establecer la correcta ejecución de las operaciones con el fin de preservar la eficacia, eficiencia y economía de la organización; y de ser el caso, realice las actualizaciones necesarias que deberán ser aprobadas por la autoridad de ésta. Las actualizaciones se deberán producir cada vez que los encargados del control interno, de común acuerdo con los empleados responsables de cada área, lleguen a la conclusión de que un proceso determinado se debe modificar. 4. Para que un sistema de control interno administrativo funcione con eficiencia se recomienda contar con programas de entrenamiento, motivación, participación y remuneración apropiada del recurso humano; creando en ella una cultura empresarial encaminada a evitar operaciones fraudulentas. 117 118 CUENTIONARIO 1 3.8.01 Aspectos Generales de la Empresa RESPUESTAS PREGUNTAS SI a)Forma de organización 1. Existe un organigrama o gráfico de la organización actual. 2. Define este con claridad las líneas de: a) Autoridad b) Responsabilidad c) Dependencia 3. Existe un manual de organización 4. Manual de funciones de individuos 5. La división de funciones y responsabilidades es acorde con el tipo de organización 6. Existen manuales, normas o instrucciones escritas. 7. Tiene la empresa un manual de procedimientos contables. 8. Se encuentran las funciones de contabilidad debidamente definidas y segregadas. 9. Se utiliza corrientemente un manual de procedimientos contables. Está actualizado el mismo está claro para el uso del departamento. NO OBSERVACION CUESTIONARIO 2 3.8.02 Control Interno de Cuentas por Cobrar PREGUNTAS 1. Los modelos en blanco de Facturas, Ordenes de Compras y de Servicio se controlan en el área económica por persona ajena a la que las confecciona, y las mismas están pre numeradas y se controla en ésta las numeraciones de las emitidas. 1. Efectúa la entrega de productos, el que confecciona la factura y el que Contabiliza la operación, así como del que efectúa el cobro. 2. Existe separación de funciones entre el empleado del almacén que 3. Se concilian las facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes. 4. Se registran contablemente en orden numérico las facturas y se mantienen actualizadas las cuentas de los clientes, no presentando saldos envejecidos, sin gestiones de cobro. 5. No aparecen saldos por pagos anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación, ni remanentes de éstos por prestación de servicios y entrega de productos parciales 6. Las cuentas por cobrar a clientes, las diversas y los pagos anticipados se desglosan por deudores y por edades y son analizadas por el consejo de dirección 7. Se elaboran expedientes de cobro por clientes, contentivos de cada factura y cheque o documento de pago recibido o de su referencia. REPUESTAS SI NO OBSERVACIÓN CUESTIONARIO 3 3.8.03 Control Interno de Cuentas por Pagar REPUESTAS PREGUNTAS SI 1. Se encuentran separadas las funciones de recepción en el almacén de autorización del pago y de la firma del cheque para su liquidación. 2. Se concilian los importes recibidos y pendientes de pago según Controles contables con los de los suministradores. 3. Se elaboran expedientes de pago por proveedores contentivos De cada factura, su correspondiente informe de recepción (cuando Proceda) y el cheque o referencia al documento de pago. 4. Se cancelan las facturas con el cuño de "pagado", al liquidarse. 5. Se mantienen al día las Cuentas por Pagar a Proveedores, Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no presentan Saldos envejecidos. 6. Se expedientan y registran correctamente las cancelaciones de cuentas por pagar y estas proceden de acuerdo con la legislación vigente. 7. Las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados se desglosan por edades y se analizan por el consejo de Dirección. NO OBSERVACIÓN CUESTIONARIO 4 3.8.04 Control Interno de Operaciones de Compras PREGUNTAS 1. Están los procedimientos de compras organizados alrededor de la Búsqueda por: a. Nuevas fuentes de aprovisionamiento b. Nuevos productos más bajos precios 2. Se considera la calidad de las mercancías cuando se hacen las Compras. 1. Automáticos y los balances (control interno) para hacer o coincidir los pedidos con las facturas. 2. Toman en cuenta los procedimientos de compras los controles REPUESTAS SI NO OBSERVACIÓN CUESTIONARIO 5 3.8.05 Control Interno de Operaciones de Ventas PREGUNTAS a) Organización 1. Existe un manual de funciones y procedimientos. a. Está escrito b. Es claro y preciso c. Está actualizado 2. Se encuentran claramente definidas las líneas de Autoridad y de responsabilidad. a) Están fijadas por escrito 3. Están definidas las funciones de: a) Vendedores b) Servicios y atención al cliente 4. Se encuentran claramente separadas las funciones de: a) Ventas b) Expedición c) Créditos d) Facturación 5. Hay políticas referidas a: a. Condiciones generales de venta b. Otorgamientos de créditos c. Determinación de precios REPUESTAS SI NO OBSERVACIÓN b) Ventas 1. El sistema de operación de ventas es apropiado o adecuado. 2. Las notas de pedido son pre numeradas. 3. Existen presupuestos de ventas a. Se compara la realidad con el presupuesto b. Se estudian las variaciones 4. Hay una adecuada atención al cliente. 5. Con respecto a la concesión de créditos a clientes: a) Se estudian los antecedentes de éstos CUESTIONARIO 6 3.8.05 Control Interno Inventarios PREGUNTAS 1. La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y no tiene acceso al documento del suministrador. 2. Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados. 3. Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y ordena dos. 4. El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos. 5. El almacén cuenta con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo. 6. El almacén cuenta con listado de los nombres y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos del almacén. 7. Se efectúan conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemáticamente y cuando estos chequeos arrojan Deficiencias frecuentes se realiza un inventario general anual. 8. El personal del almacén no tiene acceso a los programas contables ni a los de control de los productos. REPUESTAS SI NO OBSERVACIÓN 9. El personal de los almacenes tienen firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales. 10. En caso de faltantes o pérdidas, se aplica la responsabilidad de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86. 11. Existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos se verifican sistemáticamente. 12. Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente. 13. Se incluyen dentro del valor de los inventarios los aranceles Pagados. BIBLIOGRAFIA Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; ediciones CULTURAL S.A. MENDOZA López Alfredo, Auditoria; Cap. IV CONTROL FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; p 239, EDICIÓN: Mc. Graw Hill. GOMEZ Giovanny E. 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