perfil competencia encargado control de documentos

PERFIL COMPETENCIA ENCARGADO CONTROL DE DOCUMENTOS
FECHA DE EMISIÓN: 19/11/2016 03:07
FICHA DE PERFIL OCUPACIONAL ENCARGADO CONTROL DE DOCUMENTOS
Sector: TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
Subsector: LOGÍSTICA
Código: P-5220-4321-010-V02
Vigencia: 31/12/2016
Sector: TRANSPORTE Y
LOGÍSTICA
Subsector: LOGÍSTICA
Código: P-5220-4321-010-V02
EstadoActual: Vigente
Nombre perfil : ENCARGADO CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha de vigencia: 31/12/2016
Propósito
Administrar documentación de comercio exterior y monitorear servicios logisticos
Área Ocupacional : Perfil relevante para aquellas personas cuyas responsabilidades incluyen entre otras, las actividades de
supervision y coordinacion en cualquier area de la empresa del sector logistico y transporte, con enfasis en empresas portuarias.
Asimismo funciones de coordinacion, retroalimentacion y gestion seran relevantes para cumplir su cargo. Habilidad relevante son las
relaciones interpersonales, transferir informacion y liderazgo. Debe asegurar la comunicacion con personal a cargo del departamento
de Documentacion y la revision del trabajo efectuado, para entregar un servicio confiable y eficiente a los clientes internos y
externosEs necesario dominar los principios y fundamentos en las materias tecnicas relacionadas con los procesos y flujos de las
mercaderias al interior de las instalaciones logisticas, la operacion de sistemas de administracion de almacenaje, transporte y
distribucion de contenedores. La persona debe tener una conducta de respeto y orden frente a las normas de higiene y seguridad
durante la jornada laboral, una fluida comunicacion con las distintas secciones y companeros de trabajo, junto a una adecuada
presentacion personal. Este perfil de competencia incluye los conocimientos, habilidades y destrezas de las unidades de competencia
definidas para el mismo.
Identificación del campo laboral de la ocupación : Al obtener la certificacion en este Perfil Ocupacional, el trabajador habra
demostrado sus conocimientos, capacidades y habilidades en cada una de las unidades que lo componen, lo que sumado a una
capacitacion en materias de comercio exterior le da las herramientas para desempenarse en empresas de servicios portuarios,
exportadoras e importadoras y estatales, especificamente en labores involucradas de supervision o encargado de turno. Mediante una
capacitacion especializada en materias especificas podria eventualmente acceder a empresas de mayor tecnologia y participar en las
labores asociadas a la operacion estrategica general de cada empresa.
Codigo:
Página: 1
Unidades de competencia
Descripción
U-5220-4321-007-V02
APLICAR NORMAS DE SEGURIDAD, MEDIOAMBIENTE Y CALIDAD
U-5220-4321-019-V02
MANTENER DOCUMENTACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
U-5220-4321-020-V02
MONITOREAR SERVICIOS LOGÍSTICOS.
Contextos de Competencia
Condiciones y situaciones:
• Revisando documentación de
contenedores, naves, comercio
exterior y carga.
• Chequeando equipos de
traslado y de recepción /
despacho y almacenaje de
contendores y carga.
• Verificando operaciones
cualitativa y cuantitativamente.
• Creando documentación
especifica de la empresa.
• Utilizando equipos y
materiales de las instalaciones
portuarias.
• Recibiendo y entregando
contenedores.
• Elaborando informes de
gestión y situación de carga.
• Retroalimentando con
información estratégica a las
demás áreas de la empresa.
• Facilitando el desarrollo de las
tareas asignadas.
• Supervisando condiciones de
orden, higiene y seguridad.
• Administrando información
con sistemas manuales y
automáticos.
Herramientas, equipos y
materiales:
•
Sistema
de
almacenamiento
o
radiofrecuencia
• Planillas de registro de
información.
• Embalajes y materiales
• Documentos legales y
administrativos de aduana y
comercio exterior.
Evidencias
Directas
de Producto
de Desempeño
• Observaciones en
• Generación de
terreno
documentación
de
• Pruebas de
transporte
conocimientos
• Reportes del sistema
• Simulaciones.
de administración de
almacenaje
• Utilización del sistema
de administración de
almacenaje.
Indirectas
•
Cursos
de
prevención
de
riesgos
•
Cursos
de
capacitación logística
• Curso de uso de
sistemas
WMS
(Warehouse
Managment System)
Lista Unidades de Competencia
Nombre UCL: APLICAR NORMAS DE SEGURIDAD, MEDIOAMBIENTE Y CALIDAD
Código UCL: U-5220-4321-007-V02
Fecha de Vigencia: 02/08/2016
Estado Actual: Vigente
Actividades clave
Criterios de Desempeño:
1. Dominar Derecho a Saber (DAS), según normativa Decreto Supremos N°40, las
políticas de Seguridad y Salud ocupacional implementadas por la empresa.
2. Asistir a charlas de seguridad dictadas por Jefatura Directa, CPHS y Departamento
de Prevención de riesgos y tener una cultura de autocuidado
3. Seguir instrucciones del monitor de seguridad en caso de Sismo, Incendios,
Simulacros, lluvia, u otros eventos, según procedimientos de emergencia o
establecidos por la empresa.
4. Utilizar vías autorizadas manteniendo distancia evitando transitar bajo cargas
suspendidas
1.- Cumplir las normas de higiene y
5. Verificar estado y utilizar elementos de protección personal según procedimientos
seguridad
del área de trabajo
6. Estar siempre libre de la influencia del alcohol, drogas prohibidas o medicamentos
no recetados por un profesional medico.
7. Intervenir equipos o acceder a instalaciones y áreas restringidas con la debida
autorización y respetando las normas y procedimientos de la empresa para esas
operaciones.
8. Utiliza elementos de protección personal y se apoya con equipos
mecánicos/eléctricos de carga y descarga cuando volúmenes, pesos, márgenes y
altura exceden la operación manual de carga, además selecciona el embalaje de los
productos, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la
empresa.
Página: 2
Nombre UCL: APLICAR NORMAS DE SEGURIDAD, MEDIOAMBIENTE Y CALIDAD
Código UCL: U-5220-4321-007-V02
Fecha de Vigencia: 02/08/2016
Estado Actual: Vigente
Actividades clave
Criterios de Desempeño:
1. Dar cumplimiento a normas de Seguridad y salud ocupacional establecidas por la
empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos.
2. Dar cumplimiento a normas medioambientales, generales establecidas por la
empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos.
3. Dar Cumplimiento a metodologías de mejoras continuas implementadas y
2.- Cumplir requisitos del sistema de
establecidas por la empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos.
gestión integrado u otros métodos
4. Conocer política medioambiental implementada por la empresa, según
requerimientos del cliente y procedimientos.
5. Disponer los residuos según la clasificación establecida por la empresa o norma
ambiental implementada.
6. Asistir a capacitación y entrenamiento en temas relacionados con las normas
implementadas por la empresa. (Seguridad, medioambiente y calidad).
Competencias Conductuales
Nombre de la Competencia
Indicadores de Conducta
• Cumple las normas establecidas por las
empresas relacionadas a la seguridad
medioambiente y calidad.
Orientación a la Seguridad - Excelencia en el trabajo a realizar. Implica tener
• Estimula la consecución de un trabajo
conocimientos técnicos del área de la cual se es responsable. Poseer la capacidad de
con seguridad dentro de sus colegas.
comprender la esencia y el propósito del negocio resguardando la seguridad y salud
• Reconoce las falencias en los
de los trabajadores y el permanente cuidado al medioambiente para brindar
materiales utilizados en la preparación, el
soluciones prácticas y operativas para la organización, tanto en su propio beneficio
traslado y el almacén de productos e
como en el de los clientes y otros involucrados.
informa a quien corresponda.
• Implementa ideas entregadas por sus
superiores para la mejora continua.
Conocimientos
Conocimientos necesarios para realizar la competencia:
Básicos y Técnicos
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Básicos:
Saber realizar cálculos aritméticos de baja complejidad
Técnicos:
Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional.
Riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber)
Señalética de norma chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas NCh 2120 y NCh 2190
Tener nociones de la ley de Subcontratación N° 20.123
Tener nociones de la Ley de Manejo Manual de Carga N°20.001
Tener nociones del Decreto Supremo N° 594, sobre condiciones ambientales en el lugar de trabajo.
Tener nociones sobre Ley de Ozono N° 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta)
Tener nociones sobre Ley N° 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco)
Nociones básicas de documentación contable y tributaria.
Nociones de servicio al cliente.
Normativas de calidad y etiquetado.
Conceptos básicos de merciología.
Tener nociones sobre Ley N° 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco).
ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
Para la evaluación en situación real de trabajo
Para la evaluación simulada
• Ver recomendaciones de UCLs específicas.
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• No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y
procedimientos que no pueden ser observados de forma simulada.
Nombre UCL: MANTENER DOCUMENTACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
Código UCL: U-5220-4321-019-V02
Fecha de Vigencia: 02/08/2016
Estado Actual: Vigente
Actividades clave
Criterios de Desempeño:
1. Recepciona y clasifica documentación de comercio exterior, según área de
negocio, requerimientos del cliente y
2. (cont.) procedimientos de la empresa.
3. Emite documentación de traslado, recepción de carga y contenedores
realizando informe solicitado por aduana e
4. (cont.) informes estadísticos de movimientos carga, según área de negocio,
requerimientos del cliente y procedimientos de la
5. empresa
6. Coordina trabajos por prioridades haciendo llegar la documentación a los
1.- Controlar Actividades administrativas
diferentes usuarios, según área de negocio,
7. (cont.) requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa.
8. Controla internamente el uso de guías de despacho u otro documento físico,
Utilizando Tecnologías de la información
9. (cont.) (TIC´s) en el área logística pareando la información
documental-sistema, según área de negocio, requerimientos del
10. cliente y procedimientos de la empresa.
11. Realiza trazabilidad, visibilidad, transferencias, ajustes, recepciones,
despachos, cambios de estado, asignaciones,
12. (cont.) control de inventario u otro, según área de negocios, los
requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa.
Criterios de Desempeño:
1. Digita en sistema, documentos de comercio exterior tales como: internación,
manifiesto, informes y resúmenes de
2. (cont.) traslado u otros, según área de negocio, requerimientos del cliente y
procedimientos de la empresa
3. Conoce y controla documentación de ingreso y salida (declaraciones de
importaciones (DI), Declaraciones únicas de
4. (cont.) salida (DUS) y exportaciones) según área de negocio, requerimientos
del cliente y procedimientos de la empresa
5. Emite informes a institución de control y fiscalización, según área de negocio,
2.- Controlar documentación de comercio
requerimientos del cliente y
exterior
6. (cont.) procedimientos de la empresa
7. Genera Liquidaciones de servicios de líneas y Forwarders, Controla vía
teléfono o e-mail con clientes acerca de
8. (cont.) la inscripción de contenedores directos, según área de negocio,
requerimientos del cliente y procedimientos de la
9. empresa.
10. Revisa y soluciona problemas de tipo documental, realizando respaldos en
archivos para efectos de fiscalización,
11. (cont.) según área de negocio, requerimientos del cliente y prcedimientos de
la empresa.
Competencias Conductuales
Indicadores de Conducta
• Capacidad de actuar con integridad, honradez, ética y confidencialidad en su desempeño laboral,
alineándose con la misión,
• políticas, normas y procedimientos de la empresa.
Confidencialidad y discreción • Determina oportuna y cuidadosamente la información en informes de instituciones de control y
fiscalización, orientando
• en otros una actitud a la reserva de información.
• Es reconocido como trabajador discreto con la información que maneja y la particularidad de la carga.
• Capacidad para participar activamente en el logro de metas comunes. Implica demostrar una actitud de
cooperación para
• generar coordinación y facilitar la transmisión de información.
• Revisa y recomienda la revisión minuciosa de los documentos de despacho de importaciones y
exportaciones
Trabajo en Equipo
• Participa de la revisión de faltas y sobras, coordinándose con otras áreas de la empresa
• Actúa de manera coordinada con los otros integrantes de su jornada laboral para obtener con detalle la
información de
• documentos de ingreso y salida.
• Confía en su equipo de trabajo y en la información recolectada por ellos.
Nombre de la Competencia
Conocimientos
Conocimientos necesarios para realizar la competencia:
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Básicos y Técnicos
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Básicos:
Saber realizar cálculos aritméticos de mediana complejidad
Técnicos:
Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional.
Tener nociones de la ley N° 16.744, Seguro contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
Decreto Supremo N°40, (Obligación de informar y derecho a saber)
Decreto Supremo N°54 (Reglamento para la constitución y funcionamiento de comités paritarios de higiene y seguridad)
Decreto Supremo N°594 (Sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en el lugar de trabajo)
Saber conceptos básicos de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Saber los riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber)
Saber la Política Medioambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional de la Compañía u otra norma interna.
Saber alcances de la “Ley Base del Medio Ambiente” (Ley 19.300)
Conocer señaletica de norma Chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas N°2120, 2190
Tener nociones de la ley de Subcontratación N° 20.123
Tener nociones de la Ley de manejo manual de carga N°20.001
Tener nociones sobre Ley de Ozono N° 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta)
Tener nociones sobre Ley N° 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco)
Conocer la normativa aduanera
Tecnología administración de datos RFID
Conocimiento de comercio exterior
Conocimiento de documentación aduanera y naviera.
Conocer y saber utilizar documentos propios de Traslado de Contenedores
Normas Sobre Embarques y documentación aduanera.
Compendio de normas aduaneras
Ingles técnico relacionado con comercio exterior
Ordenanza aduanera y documentación aduanera.
ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
Para la evaluación en situación real de trabajo
Para la
evaluación
simulada
• No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y procedimientos que no pueden ser
observados de forma simulada. RECOMENDACIONES PARA EVALUACIÓN EN SITUACIÓN SIMULADADocumentación
de contenedores y carga general recepcionada , almacenada despachada acuerdo a los estándares de la empresa
y requerimientos de clientes internos o externos. Verificar que la documentación de contenedores y carga cumple
los estándares de la empresa…. Controlar el inventario de contenedores y carga general mediante tomas,
ejercicios de trazabilidad, conteos u otro reporte asociado, realizada en el período adecuado. Reportes de
indicadores de gestión por área. (KPI).
Nombre UCL: MONITOREAR SERVICIOS LOGÍSTICOS.
Código UCL: U-5220-4321-020-V02
Fecha de Vigencia: 02/08/2016
Estado Actual: Vigente
Actividades clave
Criterios de Desempeño:
1. Entrega documento de ingreso y salida, según área de negocios,
requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa.
2. Realiza e informa estadísticas de movimiento de carga según área de
negocios los requerimientos del cliente y
3. (cont.) los procedimientos de la empresa
4. Corrige errores del personal al manipular documentación, según área de
negocio, requerimientos del cliente y
5. (cont.) procedimientos de la empresa.
6. Informa al cliente interno las cantidades, plazos operativos y destinos de
las naves vía sistema o documental según
1.- Retroalimentar con información a los clientes
7. (cont.) área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de
internos
la empresa
8. Informa a clientes si la operación ha finalizado o el estado en que se
encuentra vía sistema, verbal o documental
9. (cont.) según área de negocio, requerimientos del cliente y
procedimientos de la empresa
10. Clasifica y genera nueva documentación de carga de acuerdo a los
requerimientos de entidades como SAG, Servicio
11. (cont.) nacional de aduanas, Sernapesca, PDI u otras instituciones,
según especificaciones de la carga, motivo de la
12. retención, área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos
de la empresa.
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Nombre UCL: MONITOREAR SERVICIOS LOGÍSTICOS.
Código UCL: U-5220-4321-020-V02
Fecha de Vigencia: 02/08/2016
Estado Actual: Vigente
Actividades clave
Criterios de Desempeño:
1. Determina prioridades de operación de acuerdo a planificación de arribo
de naves y desconsolidado de carga según área
2. (cont.) de negocios, los requerimientos del cliente y procedimientos de la
empresa.
3. Chequea que la información relacionada con la carga se entregue en los
plazos establecidos según área de negocios,
4. (cont.) los requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa
5. Distribuye actividades al personal, de acuerdo a programación
operacional, según área de negocios, requerimientos
6. (cont.) del cliente y procedimientos de la empresa
2.- Supervisar rendimiento y productividad y emitir
7. Supervisa y revisa el trabajo efectuado por el personal, controlando la
informe de gestión
duración de los procesos, según área de
8. (cont.) negocios, los requerimientos del cliente y los procedimientos de la
empresa
9. Verifica rendimiento y productividad del personal y equipos a cargo por
medio de indicadores logísticos
10. (cont.) (hora / hombre, Volumen de unidades procesadas, rotación, u
otro KPI portuario que utilice la organización), según área
11. Reporta incidentes al departamento de Prevención de Riesgos para
generar las mejoras continuas relacionadas con
12. (cont.) seguridad y operación logística, según área de negocio,
requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa.
Competencias Conductuales
Indicadores de Conducta
• Capacidad de actuar con integridad, honradez, ética y confidencialidad en su desempeño laboral,
alineándose con la misión,
Confidencialidad y discreción • políticas, normas y procedimientos de la empresa.
• Incorpora mejoras continuas al utilizar implementos de movilización de los contenedores.
• Verifica el estado de los contenedores para cumplir las normas establecidas.
• Capacidad para participar activamente en el logro de metas comunes. Implica demostrar una actitud de
cooperación para
• generar coordinación y facilitar la transmisión de información.
Trabajo en Equipo
• Es reconocido por su disposición permanente y proactiva a entregar apoyo y enseñar a otros.
• Distribuye a sus compañeros correctamente acciones preventivas antes de manipular equipos y
maquinarias.
Nombre de la Competencia
Conocimientos
Conocimientos necesarios para realizar la competencia:
Básicos y Técnicos
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Básicos:
Saber realizar cálculos aritméticos de mediana complejidad
Técnicos:
Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional.
Tener nociones de la ley N° 16.744, Seguro contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
Decreto Supremo N°40, (Obligación de informar y derecho a saber)
Decreto Supremo N°54 (Reglamento para la constitución y funcionamiento de comités paritarios de higiene y seguridad)
Decreto Supremo N°594 (Sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en el lugar de trabajo)
Saber conceptos básicos de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Saber los riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber)
Saber la Política Medioambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional de la Compañía u otra norma interna.
Saber alcances de la “Ley Base del Medio Ambiente” (Ley 19.300)
Conocer señaletica de norma Chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas N°2120, 2190
Tener nociones de la ley de Subcontratación N° 20.123
Tener nociones de la Ley de manejo manual de carga N°20.001
Tener nociones sobre Ley de Ozono N° 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta)
Tener nociones sobre Ley N° 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco)
Conocer la normativa aduanera
Tecnología administración de datos RFID
Conocimiento de comercio exterior
Conocimiento de documentación aduanera y naviera.
Página: 6
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Conocer y saber utilizar documentos propios de Traslado de Contenedores
Normas Sobre Embarques y documentación aduanera.
Compendio de normas aduaneras
Ingles técnico relacionado con comercio exterior
Ordenanza aduanera y documentación aduanera.
ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
Para la evaluación en situación real de trabajo
• No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y procedimientos que no pueden ser
observados de forma simulada. RECOMENDACIONES PARA EVALUACIÓN EN SITUACIÓN SIMULADADocumentación
de contenedores y carga general recepcionada , almacenada despachada acuerdo a los estándares de la empresa
y requerimientos de clientes internos o externos. Verificar que la documentación de contenedores y carga cumple
los estándares de la empresa…. Controlar el inventario de contenedores y carga general mediante tomas,
ejercicios de trazabilidad, conteos u otro reporte asociado, realizada en el período adecuado. Reportes de
indicadores de gestión por área. (KPI).
Página: 7
Para la
evaluación
simulada