Mapeo de información Mapeo de información

Unidad III
Mapeo de
información
información
Do cumentación técnica
Esquema conceptual: Unidad III
Definición
Fundamentos
1.Conceptos básicos
Fragmentación
Relevancia
Etiquetado
Consistencia
Gráficas integradas
Detalle accesible
Jerarquía de fragmentos
y etiquetas
2. Principios del mapeo
de información
8. Tipografía
48
Definición
Clasificación
Espaciamiento
Modificaciones usuales
Medidas
Formato
Interlineado
Reglas tipográficas
7.Ilustraciones
Tipos
Manejo de ilustraciones
Dibujos de líneas
Fotografías
UNIDAD III
Mapeo de información
6. Tipos de información y
bloques clave
Mapas de procedimiento
Mapas de proceso
Mapas de estructura
Mapas de concepto
Mapas de principio
Mapas de hecho
Mapas de clasificación
3. Unidades de información
Concepto
Elementos
Organización
Componentes
Tamaño
Reglas de formato
4. Mapeo de información
Concepto
Componentes
Características y ventajas
Proceso de información
Reglas de formato
Estructura visible
5. Etiquetas de bloques
Tipo de etiquetas
Reglas para etiquetar
Etiquetas independientes
del tema
Etiquetas específicas del
tema
Etiquetas combinadas
Semana 6
Unida d I I I. Ma peo de información
Presentación
H
ay situaciones en que la escritura tradicional o la literaria no satisface las necesidades que han aparecido con la revolución de información, por lo que
ha surgido una nueva manera de organizar y presentar la información, basada en
principios experimentales de la comunicación clara. A esta técnica se le ha llamado
mapeo de información, uno de los elementos primordiales para realizar la documentación técnica. El mapeo se basa principalmente en principios, unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía.
Objetivos específicos
• El alumno definirá los principios básicos del mapeo de información e identificará
la importancia de cada uno de éstos en la documentación técnica.
49
Tema y subtemas
III Mapeo de información
II.
III.1
Conceptos básicos
III.2
Principios del mapeo de información
Do cumentación técnica
III.1 Conceptos básicos
Definición del mapeo
de información
El Mapeo de Información (mi) significa convertir el documento en un verdadero mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el
lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido.
Fundamentos del
mapeo de información
La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años
de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información.
Características del
mapeo de información
El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va
directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una
sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento
tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y
detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el
uso de la tipografía.
Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de
tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está presentado.
50
III.2 Principios del mapeo de
información
Antecedentes del
mapeo de información
La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930 de la siguiente forma:
•
•
•
•
•
•
•
•
1930: Documentación militar e información clasificada.
1940: Documentación de procesos de manufactura.
1950: Teorías administrativas.
1960: Documentación técnica de equipos de cómputo.
1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford.
1980: Certificaciones iso.
1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras personales.
2000: Documentos electrónicos.
Creador del mapeo de
información
En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, creó la técnica de Mapeo de Información tomando como base estudios psicológicos sobre la percepción
y las ciencias cognoscitivas.
Los siete principios del
mapeo de información
El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura
Unida d I I I. Ma peo de información
que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos
principios son:
1. Principio de fragmentación
2. Principio de relevancia
3. Principio de etiquetado
4. Principio de consistencia
5. Principio de gráficas integradas
6. Principio del detalle accesible
7. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas
El principio de fragmentación
El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la información en unidades pequeñas y manejables.
Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de
información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A
esto se llama el límite de fragmentación.
Concepto de límite de
fragmentación
Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 4 han demostrado que la
gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades de
información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos). Esto es
entre 9 (7+2) y 5 (7–2) unidades de forma simultánea.
Fundamento
del principio de
fragmentación
Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmentación disminuye, es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será
necesario hacer menos fragmentos.
Los escritores deben crear unidades de información que no excedan del límite
de fragmentación. Este límite se aplica a todos los niveles de un documento.
Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión así como la
velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores pueden retener mejor de 5 a 9 piezas de información en la memoria de corto plazo,
comprenden más rápida y completamente el material que ha sido fragmentado.
Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de información, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada.
La mente humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en categorías. Un escritor debe asegurarse de que el lector agrupe las unidades como él lo
hizo, a través del principio de fragmentación.
4
Miller, G. (1956). Psychological Review. Consultado en 01 de octubre de 2009 en http://www.well.com/
user/smalin/miller.html
Justificación
del principio de
fragmentación
51
Do cumentación técnica
Ejemplo del principio
de fragmentación
Por ejemplo: el director de una empresa dividió un manual que contenía veinticinco políticas en las siguientes tres categorías:
• Parte 1: Políticas Financieras
• Parte 2: Políticas de Seguridad
• Parte 3: Políticas de Organización
El principio de relevancia
Implicaciones del
principio de relevancia
El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de que
toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en
su propósito o función para el lector. Para lograrlo se debe:
• Colocar juntas las ideas similares.
• Eliminar de cada fragmento las ideas que no tengan relación entre sí.
Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola
clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben
pertenecer a un solo tema. Además, se debe eliminar la información irrelevante.
Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos.
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Ventajas del principio
de relevancia
El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los
contenidos.
En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar
tiempo durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información
en particular.
Si en un fragmento hay solamente información de una misma clase, los lectores no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una unidad
de información.
Si se incluye información no relevante, los lectores tienen que imaginar por
qué está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte pertenece. Esto es
un trabajo extra y reduce la velocidad del lector.
Ejemplo del principio
de relevancia
Por ejemplo: cuando un equipo de escritores está desarrollando un manual de
usuario para una computadora personal sería conveniente que utilizaran el principio de relevancia. Por lo que los escritores deben asegurarse de separar la información en cómo usar el sistema y en cómo funciona el sistema.
Un escritor escribió el siguiente borrador:
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un
empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Unida d I I I. Ma peo de información
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un
diferencial por riesgo.
El escritor revisó el borrador y al aplicar el principio de relevancia, escribió la
información en dos fragmentos:
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un
empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un
diferencial por riesgo.
En tus palabras, ¿cuál es la diferencia entre el
principio de fragmentación y el de relevancia?
El principio de etiquetado
El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada
unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la comprensión y el
acceso a la información.
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La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta
ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de información. Es un
avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las etiquetas
para encontrar con rapidez la información que necesitan.
Justificación del
principio de etiquetado
De acuerdo con el ejemplo anterior, el escritor creó dos fragmentos de información, uno para la definición y otro para el ejemplo. Si se aplica el principio de
etiquetado quedaría así:
Ejemplo del principio
de etiquetado
Definición Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que
se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Ejemplo Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le
pagamos un diferencial por riesgo.
El siguiente ejemplo describe gráficamente los títulos y etiquetas. El documento muestra algunas páginas de un manual, escritas con el método de mapeo
de información.
Do cumentación técnica
Cómo usar la tarifa de
recolección y entrega
Cuándo usar
Tarifas de entrega
Propósito
Diagrama
Definición
Política de apoyo
ProcedimientoEjemplo
al cliente
5
Contraejemplo
Tarifa de entrega
Política
Introducción
4
Justificado
3
Comentario Manual de recolección
y entrega de carga
arérea
2
1
El principio de consistencia
Ventajas del principio
de consistencia
Consiste en que los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes.
La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:
• Encontrar rápidamente la información que necesitan.
• Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad.
• Concentrarse en el contenido y no en la forma.
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Evitar la variedad en
los documentos técnicos
Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los escritores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de sinónimos.
Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se manifiesta en
la capacidad del lector para usar el documento en la realización de su trabajo. Así, en
este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de facilitar el trabajo.
Este documento se ha escrito de acuerdo con los principios del mapeo de información. Se han utilizado las ideas guía como etiquetas de ciertos párrafos. La
información se ha organizado de la misma manera en cada tema y subtema. Además, se ha redactado cada principio como un enunciado que explica lo que debe
y no debe hacer el escritor técnico. Estos ejemplos ilustran la consistencia en los
niveles de las palabras, en las etiquetas, en los formatos y en la organización.
El principio de gráficas integradas
Descripción del
principio de gráficas
integradas
Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte integral
del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas
mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto.
Unida d I I I. Ma peo de información
La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si se apoya de ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de
palabras. Si las gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas representan una
parte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento
para encontrar lo que necesitan.
Justificación del
principio de gráficas
integradas
Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el escritor
contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas gráficas pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos.
Por ejemplo: en la redacción tradicional, suelen aparecer en un párrafo dos o
más enunciados de la forma “Si... Entonces...” como se muestra a continuación:
Aplicación del principio
de gráficas integradas
Ejemplo del principio
de gráficas integradas
Ofrecemos crédito a clientes establecidos que han girado, en el pasado, órdenes
con nosotros. Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($250) o menos,
esperamos el pago inmediato de la orden porque el costo de papelería es demasiado alto para justificar que el crédito se otorgue. En órdenes de doscientos sesenta
($260) a cinco mil pesos ($5000), otorgue el crédito si no hay pagos vencidos.
Las órdenes por más de cinco mil pesos deben ser remitidas a un supervisor.
A continuación se presenta la misma información con gráficas integradas. En
este caso, una tabla que llamamos “Tabla de decisión”.
Si las órdenes son...
y...
Entonces...
$250.00 o menos
___
rechace la solicitud
$260.00 a $600.00
no hay pagos vencidos
autorice el crédito
más de $5000.00
___
remítala al supervisor
55
¿Un documento técnico puede
estar compuesto sólo de gráficas?
El principio del detalle accesible
Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la
información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para
todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo
necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abstracta. Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del
texto que ilustran.
Descripción del
principio del detalle
accesible
El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los
principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos.
Justificación del
principio del detalle
accesible
Do cumentación técnica
En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos.
Tal como está puede ser útil solamente para personas con experiencia en el uso de
Word XP o más reciente.
Pasos para modificar el estilo Normal en Word XP
Paso
Procedimiento
1
Seleccione Formato›Estilos y formato.
2
Elija el estilo Normal.
3
Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios
necesarios
A continuación se presenta el ejemplo del mismo procedimiento escrito con
más detalle para personas con poca experiencia en el uso del programa.
Paso
Procedimiento
1
Seleccione Formato›Estilos y formato.
Diagrama:
2
Elija el estilo Normal del lado derecho de la pantalla.
Diagrama:
3
Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios
necesarios
Diagrama:
56
Unida d I I I. Ma peo de información
El principio de jerarquía de
fragmentos y etiquetas
Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A
medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de
fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y recordar la información.
Descripción del
principio de jerarquía
de fragmentos y
etiquetas
La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades
grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que contengan
de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también leen y encuentran
más rápidamente la información si además cada elemento está etiquetado.
Justificación del
principio de jerarquía
de fragmentos y
etiquetas
Por ejemplo un escritor creó un procedimiento para dar mantenimiento a la
unidad de procesamiento central (cpu) de una mini computadora. Al momento
de completar el procedimiento, el técnico de servicio tenía que seguir 25 pasos. El
diagrama es el siguiente:
Ejemplo del principio de
jerarquía de fragmentos
y etiquetas
1.-
6.-
11.-
16.-
21.-
2.-
7.-
12.-
17.-
22.-
3.-
8.-
13.-
18.-
23.-
4.-
9.-
14.-
19.-
24.-
5.-
10.-
15.-
20.-
25.-
57
El escritor se dio cuenta de que el material excedía del límite de fragmentación
y que sería difícil para los lectores entender la información. Por ello, buscó relaciones entre los pasos, los reagrupó en unidades separadas dentro de diferentes procedimientos y etiquetó cada uno de ellos para que los lectores pudieran encontrar
la información específica.
El escritor combinó unidades individuales de información para aplicar los
principios de fragmentación y relevancia y creó la siguiente unidad en orden jerárquico, en seguida etiquetó cada una de las nuevas unidades.
Acceso a la unidad
Quitar tarjeta
Quitar disco
1.
1.
1.
2.
2.
2.
3.
3.
3.
Otro ejemplo sucedió cuando un escritor creó algunos fragmentos acerca
de la ausencia por maternidad. Después organizó los fragmentos de acuerdo con
el principio de la jerarquía en dos grupos que se referían a las etapas previa y
Otro ejemplo del
principio de jerarquía
de fragmentos y
etiquetas
Do cumentación técnica
posterior a la ausencia por maternidad. Aplicando el principio de jerarquía de
fragmentos y etiquetas resultó lo siguiente:
Qué hacer antes de la ausencia
por maternidad
Qué hacer después de la ausencia
por maternidad
Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la
mente puede manejar menos fragmentos a la vez. Así pues, si el material con el
que se está trabajando es complejo, abstracto o detallado, se puede separar hasta
cinco fragmentos en dos grupos.
¿En cuántos grupos se recomienda organizar la información?
58
Unida d I I I. Ma peo de información
Reactivos de autoevaluación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos
claros y señalamientos adecuados.
_____
2. El mapeo de información se basa en estudios acerca de lo que lee y escribe la gente. _____
3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible
seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará.
_____
4. Son 7 los principios en los que se basa el mapeo de información.
_____
5. El principio de fragmentación consiste en organizar la información en unidades
pequeñas y manejables.
_____
6. El principio de relevancia consiste en que cada fragmento de información debe
contener varias de las ideas centrales del texto.
_____
7. En el principio de etiquetado se establece que no deben etiquetarse las unidades
de información ya que el lector podría confundirse. _____
8. El principio de consistencia detalla que se deben usar palabras, etiquetas, formatos,
organización y secuencias similares para temas diferentes. _____
9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas,
tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un
complemento que se agrega después de terminar de escribir.
_____
10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando
un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible
y que el documento sea útil para todo tipo de lectores.
_____
11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los
escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma
jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes.
_____
59
Do cumentación técnica
Glosario
Certificaciones iso: Resultado que se obtiene cuando una organización cumple con las normas de tipo iso (Organización Internacional de Normalización) para su gestión de calidad.
Relevancia: Que tiene importancia para algo. Cualidad o condición de relevante,
importancia, significación.
Consistencia: Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido. Unión y relación
adecuada de todas las partes que forman un todo.
Fuentes de información
González, M. (2005). Documentación. México: UNID.
60
Unida d I I I. Ma peo de información
Panel de verificación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos
claros y señalamientos adecuados.
_____
V
2. El mapeo de información se basa en estudios acerca de lo que lee y escribe la gente. _____
F
3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible
seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará.
_____
V
4. Son 7 los principios en los que se basa el mapeo de información.
_____
V
5. El principio de fragmentación consiste en organizar la información en unidades
pequeñas y manejables.
_____
V
6. El principio de relevancia consiste en que cada fragmento de información debe
contener varias de las ideas centrales del texto.
_____
F
7. En el principio de etiquetado se establece que no deben etiquetarse las unidades
de información ya que el lector podría confundirse. _____
F
8. El principio de consistencia detalla que se deben usar palabras, etiquetas, formatos,
organización y secuencias similares para temas diferentes. _____
F
9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas,
tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un
complemento que se agrega después de terminar de escribir.
_____
V
10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando
un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible
y que el documento sea útil para todo tipo de lectores.
_____
V
11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los
escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma
jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes.
_____
V
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