DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Sesión No. 5 Nombre: Mapeo de información. Contextualización Hay situaciones en que la escritura tradicional o la literaria no satisfacen las necesidades que han aparecido con la revolución de información, por lo que ha surgido una nueva manera de organizar y presentar la información, basada en principios experimentales de la comunicación clara. A esta técnica se le ha llamado mapeo de información, uno de los elementos primordiales para realizar la documentación técnica. El mapeo se basa principalmente en principios, unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía. ¿Sabes que es el mapeo? 1 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Introducción al Tema El Mapeo de Información (MI) significa convertir el documento en un verdadero mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido. La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información. El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el uso de la tipografía. Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está presentado. 2 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Explicación MAPEO DE INFORMACIÓN Principios del mapeo de Información La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930 de la siguiente forma: • 1930: Documentación militar e información clasificada. • 1940: Documentación de procesos de manufactura. • 1950: Teorías administrativas. • 1960: Documentación técnica de equipos de cómputo. • 1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford. • 1980: Certificaciones iso. • 1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras personales. • 2000: Documentos electrónicos. En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, creó la técnica de Mapeo de Información tomando como base estudios psicológicos sobre la percepción y las ciencias cognoscitivas. El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos principios son: 1. Principio de fragmentación 2. Principio de relevancia 3. Principio de etiquetado 4. Principio de consistencia 5. Principio de gráficas integradas 6. Principio del detalle accesible 7. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas 3 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA El principio de fragmentación El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la información en unidades pequeñas y manejables. Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el límite de fragmentación. Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 4 han demostrado que la gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades de información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos). Esto es entre 9 (7+2) y 5 (7–2) unidades de forma simultánea. El principio de relevancia El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en su propósito o función para el lector. Para lograrlo se debe: • Colocar juntas las ideas similares. • Eliminar de cada fragmento las ideas que no tengan relación entre sí. Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben pertenecer a un solo tema. Además, se debe eliminar la información irrelevante. Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos. El principio de etiquetado El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la comprensión y el acceso a la información. 4 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de información. Es un avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la información que necesitan. El principio de consistencia Consiste en que los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes. La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite: • Encontrar rápidamente la información que necesitan. • Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad. • Concentrarse en el contenido y no en la forma. Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los escritores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de sinónimos. Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la realización de su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de facilitar el trabajo. El principio de gráficas integradas Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto. 5 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si se apoya de ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras. Si las gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas representan una parte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan. El principio del detalle accesible Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abstracta. Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del texto que ilustran. El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos. El principio de jerarquía de y etiquetas Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y recordar la información. La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que contengan de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también leen y encuentran más rápidamente la información si además cada elemento está etiquetado. 6 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Conclusión Aprendimos que el mapeo en un documento es muy importante ya que permite señalar adecuadamente fragmentos que permita al lector facilitarle el entendimiento. También pudimos ver que existen principios en el mapeo como el de fragmentación que permite que La mente humana tienda, automáticamente, a agrupar los objetos en categorías y el escritor debe asegurarse de que el lector agrupe las unidades como él lo hizo, a través del principio de fragmentación. También es muy importante saber que en Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la mente puede manejar menos fragmentos a la vez. Así pues, si el material con el que se está trabajando es complejo, abstracto o detallado, se puede separar hasta cinco fragmentos en dos grupos. 7 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Para aprender más Presentación, descripción del desarrollo de mapeo de procesos. • Christian Conza (2013) Presentación descripción del desarrollo de un mapa de procesos documento obtenido http://www.slideshare.net/cconza/mapeo-de-procesos-1043684 Mapeo CYBER CHONG (2012) mapeo Documento, obtenido de http://www.paginasprodigy.com/dchong/mapeo.htm de 8 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Actividad de Aprendizaje Instrucciones: La actividad a realizar reforzará el tema de mapeo que permitirá definir los principios básicos de la información y nos ayudará a identificar la importancia de cada uno de ellos. Se realizará una investigación por computadora con una extensión máxima de dos cuartillas, se entregará en formato PDF y se subirá a la plataforma, donde se revisarán los archivos. Se investigará sobre cada uno de los principios del mapeo empezando por una definición de dando algún ejemplo con imagen de cada uno de ellos. Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: caratula introducción investigación imágenes conclusión redacción 9 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Bibliografía González, M. (2005). Documentación. México: UNID. CYBER CHONG (2012) mapeo Documento, obtenido de http://www.paginasprodigy.com/dchong/mapeo.htm • de Conza, C. (2013) Presentación descripción del desarrollo de un mapa procesos documento obtenido http://www.slideshare.net/cconza/mapeo-de-procesos-1043684 de 10