Código: U-IN-12.004.027 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 1 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS Código: U-IN-12.004.027 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 2 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Tramitar la autorización para la sustitución de cuentas bancarias, siguiendo las políticas internas de la Universidad Nacional de Colombia. ALCANCE: Inicia evaluando la solicitud para sustituir la cuenta bancaria por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y finaliza informando a la Tesorería solicitante la autorización o no respecto de la sustitución de la cuenta bancaria. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 2. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 3. Saldar cuenta bancaria: Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente. 4. Sustituir cuenta bancaria: Se presenta por situaciones como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria existente. 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Evaluar la solicitud para sustituir cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud para sustituir la cuenta bancaria enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados que es relacionan a continuación: ÁREA DE GESTIÓN DELEGADO 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: Gerente Nacional Financiero y Administrativo. 2. Sedes de Presencia Nacional: Director de Sede. Código: U-IN-12.004.027 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 3 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 3. Editorial U.N.: Director de la Editorial U. N. 4. Unimedios: Director de Unimedios. 5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá: Director de Unisalud Bogotá. 6. Nivel Central de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. 7. Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá: Decanos de Facultades de la Sede Bogotá. 8. Sede Medellín: Vicerrector de la Sede Medellín. 9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: Director de Unisalud Medellín. 10. Sede Manizales: Vicerrector de la Sede Manizales. 11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Director de Unisalud Manizales. 12. Sede Palmira: Vicerrector de la Sede Palmira. 13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Director de Unisalud Palmira. 14. Fondo Especial de la Dirección Académica de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. Los funcionarios delegados, para solicitar la sustitución de cuentas bancarias, deben verificar que se presente alguna de las siguientes situaciones: a. Cuando se considere necesario, por haberse presentado pérdida, destrucción o hurto de la respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya deberá abrirse en la misma sucursal o agencia y entidad bancaria en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se autoriza terminar. Para tramitar la terminación en este caso, se deben adjuntar los documentos que acrediten el hecho. b. Cuando haya cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta. c. Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, previa evaluación de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. En este caso se debe enviar la solicitud de sustitución de cuenta bancaria acompañada de los antecedentes que demuestren la mala prestación de servicios por parte del Banco en donde la Tesorería tiene autorizada dicha cuenta. Para este caso, la apertura de la nueva cuenta bancaria debe hacerse en otra entidad bancaria, conforme a lo autorizado por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. ¿La solicitud para sustituir cuenta bancaria fue aprobada? Se debe evaluar la solicitud para determinar su aprobación, siempre y cuando se cumpla con los requisitos y políticas vigentes. Sí: Ir al Instructivo abrir cuentas bancarias - Informar por escrito a la Tesorería solicitante la autorización de apertura de la cuenta bancaria, ir al numeral 3. Ir al Instructivo saldar cuentas bancarias - Informar a la Tesorería respectiva la autorización de saldar la cuenta bancaria, ir al numeral 3. No: Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para sustituir la cuenta bancaria, ir al numeral 2. Código: U-IN-12.004.027 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 4 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 2. Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para sustituir la cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe informar sobre la respuesta por escrito, indicando el motivo por el cual no se autoriza la sustitución de la respectiva cuenta bancaria. Fin del Instructivo ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista FECHA Mayo 14 de 2010 REVISÓ CARGO FECHA Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Mayo 20 de 2010 APROBÓ CARGO FECHA Ángel Múnera Pineda Gerente Nacional Financiero y Administrativo Abril 09 de 2012