Xerox ayuda a Sun Microsystems a optimizar los servicios de TI y

Tecnología de
la información
Caso práctico
Xerox ayuda a Sun Microsystems
a optimizar los servicios de TI y
del lugar de trabajo, así como
a ahorrar millones cada año.
“Sun Microsystems ha experimentado
un importante ahorro en los costes
globales y una mejora drástica en la
satisfacción de los empleados como
consecuencia directa de nuestra aso­
ciación con Xerox, quien ha intro­ducido
funciones y prestaciones de vanguardia
que siguen mejorando la productividad
de los empleados y nos ayudan a ser
cada vez más eficientes”.
–D
avid M. Harris
Vicepresidente senior
Recursos laborales
Sun Microsystems
La situación
• Reducir los gastos generales y estructurales
Sun Microsystems es líder global en
servidores, almacenamiento, software y
servicios, con un enfoque 100% dirigido a
las redes informáticas. Además de una rentabilidad continua, las iniciativas empresariales
estratégicas de Sun incluyen la constante
mejora del modelo operativo, una estructura
de menor coste y una ciudadanía corporativa
de referencia que prioriza los productos y
servicios que cumplen las normativas legales
y son respetuosos con el medio ambiente.
• Aportar excelencia al suministro de
servicios
Para lograr capacidades a nivel mundial
en operaciones clave, Sun externaliza
determinados procesos empresariales
vitales secundarios. Una de estas áreas está
formada por los procesos documentales.
Sun emplea una cantidad de tiempo y dinero
considerable en la gestión de carteras, en su
mayor parte “no estructuradas”, de equipos
de oficina, software, consumibles y servicios
relacionados con la documentación. Según
el estudio de IDC, esto podría representar
hasta el 15% de los ingresos anuales.
Sus operaciones en más de 100 países
generan anualmente más de 13.000 millones
de dólares en ventas. Los 38.000 empleados
que suministran tales ingresos también
generan grandes volúmenes de impresión
de oficina. La cantidad era algo que Sun
no sabía.
Sun nos ha seleccionado como su proveedor
de externalización de documentales globales
para:
• Implementar soluciones respetuosas con
el medio ambiente y servicios que reflejen
el compromiso de Sun con este imperativo
Sun nos ha planteado numerosos retos
importantes, entre los que se incluyen:
• Crecientes costes de impresión globales,
costes de consumibles y de soporte
interno, es decir: servicio de asistencia
técnica, soporte administrativo
• Miles de facturas trimestrales de varios
proveedores sin ningún punto único de
responsabilidad
• Infraestructura de impresión adicional
de dos adquisiciones recientes
Cuando Sun decidió mejorar la eficiencia
de la infraestructura de salida documental,
nos comprometimos contractualmente a
conseguir ahorros cuantificables en los costes
de impresión de oficina de Sun.
“La decisión de firmar con Xerox no fue
difícil. Era la única empresa que presentaba
un enfoque y una metodología claros para
lograr ahorros cuantificables de un 25%. Y,
lo que es más importante, lo garantizaban”,
afirmó David M. Harris, Vicepresidente senior
de Recursos laborales de Sun Microsystems.
Optimización de los servicios documentales.
Reducción de costes.
La solución
Los resultados
El primer paso consistió en realizar una
minuciosa evaluación de la infraestructura
del proceso documental de Sun. Con dicha
evaluación no sólo logramos un detallado
registro de los activos, sino que también
obtuvimos una visión general precisa de
su eficacia organizativa. Nos permitió
comprender de forma exacta lo que
costaba realmente la impresión de oficina
en cuanto a tiempo, dinero y productividad.
Finalmente Sun controla su infraestructura
de impresión. La proporción de usuarios por
dispositivo se ha más que duplicado de 7 a
20 sin sacrificar la disponibilidad del mismo,
que actualmente tiene un promedio de
funcionamiento superior al 98% (por encima
del 97% previsto).
La comprensión de esta línea base nos
permitió aplicar nuestra experiencia y
nuestros conocimientos para optimizar
la infraestructura, además de normalizar
la plataforma tecnológica global de Sun
con tecnología y procesos innovadores,
garantizando que el personal dispusiera de
las herramientas necesarias para realizar
su trabajo. Esta optimización tenía que
ser flexible para adaptarse a un entorno
en constante evolución, por ejemplo,
racionalizando la infraestructura de
impresión de dos adquisiciones recientes.
Además, también reflejaba el deseo de Sun
de ser respetuoso con el medio ambiente.
Con los entornos de oficina reestructurados,
estamos ayudando a que Sun reduzca
drásti­camente el volumen de papel y el
de otros consumibles relacionados con
los documentos, tales como tóner y
embalajes. Además, la tecnología más
moderna y los dispositivos multifunción
de bajo consumo nos están ayudando
a reducir los costes energéticos.
Suministramos un servicio de procesos
documentales totalmente gestionado,
que fomenta un modelo de servicio de
suscripción o basado en los servicios.
Además, utilizamos herramientas y
metodologías Lean que facilitan datos
detallados sobre usos y costes, que se
utilizan para redefinir la implementación
y mejorar el servicio suministrado.
La infraestructura de impresión optimizada,
es más fácil de gestionar desde un punto
de vista administrativo. Aquellas miles de
facturas trimestrales se han reducido a
una única factura por mes y por país.
También ha aumentado, la utilización ya
que Sun incorpora más escaneado en su
flujo de trabajo diario y cada oficina de Sun
tiene ahora la posibilidad de imprimir sus
propios documentos en color, con control y
contabilidad de costes totales.
En resumen: Sun ha logrado su objetivo de
recortar los costes de impresión en más de un
25% globalmente. Durante los últimos años y,
en parte, gracias a nuestra experiencia, ante
los ojos de nuestro cliente hemos pasado
de ser un subcontratista a ser un socio
estratégico, que comprende sus objetivos
empresariales. Esto, además, está ayudando
a transformar la forma de trabajar de Sun.
Sun reconoce el valor del contrato de Servicios
de oficina y digitalización que ha firmado con
nosotros. También suministramos materiales
complementarios, como herramientas de
ventas, solicitudes de ofertas y propuestas
para sus clientes, a las instalaciones de
producción de impresión, que soportan
grandes peticiones de documentos, en
concreto las de los departamentos de
marketing y ventas. Nosotros, como socio
acreditado para servicios documentales,
suministramos informes de rendimiento
en todas las áreas de este contrato, para
que el valor que aportamos a Sun se pueda
cuantificar y supervisar.
A cerca de Xerox Global Services. Transformamos los procesos de negocio optimizando la gestión
docu­mental; cada semana, en nuestros 30 centros de digitalización global se procesan más de
15 millones de documentos cruciales de negocio. Las organizaciones nos encomiendan procesos,
incluyendo finanzas, administración, captación de clientes y apertura de cuentas, además de la
optimización del entorno de oficina y centros de impresión. Los departamentos de marketing, legal,
financiero y RR.HH, confían en nuestros conocimientos – y en la experiencia de nuestros profesionales
– para reducir los costes y aumentar la rapidez de sus operaciones.
Para mas información sobre cómo podemos ayudarle, visite www.xerox.com
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Captura de pantalla del caso práctico
La situación
• Carga de trabajo administrativa
de procesar miles de facturas
trimestrales de 27 proveedores
a nivel mundial
• Prestación de servicios globalmente
inconsistente sin un único punto de
responsabilidad
• Falta de control y de informes
sobre los costes, y elevados gastos
generales y estructurales
• Deseo de ser respetuosos con
el medio ambiente
La solución
• Servicios de oficina de Xerox
– Evaluación de documentos
de oficina de Xerox: auditoría
metódica y exhaustiva de todos
los dispositivos a nivel global
– Implementaciones regionales
que suministran entornos de
oficina normalizados, a la vez
que proporcionan flexibilidad de
adaptación a distintas necesidades
en constante evolución
– Un único punto de contacto,
niveles de servicio constantes
Los resultados
• Reducción de las miles de facturas
trimestrales a una por mes y por país
• Oficinas redimensionadas global­
mente que mejoran la proporción
“empleado por dispositivo” de 7:1
a 20:1
• Costes de impresión reducidos más
de un 25% a nivel mundial
• Mayor satisfacción del usuario final
y aumento de la productividad
• Menores costes de residuos y
energía al reducir los consumibles
relacionados con los documentos
(tóner y embalajes) y gracias
a la instalación de dispositivos
multifunción de bajo consumo