8 consejos para enviar correos electrónicos más eficientes

8 consejos para enviar
correos electrónicos más eficientes
La mayoría de las personas que trabajan en
empresas reciben decenas y hasta centenas de
correos electrónicos todos los días. Como el correo
electrónico se ha transformado en el principal medio
de comunicación en el mundo profesional, es muy
importante crear mensajes que comuniquen con
eficiencia lo que desea, y transmitan una imagen
profesional. Aquí le ofrecemos 8 consejos de gran
utilidad para escribir mensajes que consigan ambos
objetivos.
1. Establezca plazos claros y concretos
Si está enviando una tarea o una solicitud de
información, no termine con un simple “En espera de
su respuesta”. Deje claro para qué hora y día precisa
la respuesta, y escriba el plazo concreto: “Le ruego
que envíe su respuesta hasta el próximo jueves, 10
de junio”.
2. Cuide de la ortografía y gramática
Los mensajes con errores de ortografía y gramática
lo harán parecer poco profesional y reducirán
la eficiencia de la comunicación. Revise bien sus
mensajes antes de enviarlos, y utilice herramientas de
verificación ortográfica y gramatical.
3. Piense (y lea) antes de escribir
En nuestra prisa por responder todos los mensajes
lo antes posible, podemos dejar de leerlos
completamente, y saltarnos información crítica.
Esto podría originar más mensajes para aclarar la
información omitida o mal interpretada. Antes de
enviar su respuesta, asegúrese de leer completamente
y de haber comprendido el mensaje original. Si algo
no le quedó claro, pida explicaciones para evitar
más confusión.
4. Sea educado
El correo electrónico es una manera práctica de
comunicarse, pero esto no es excusa para dejar de
lado las buenas maneras. Al comunicarse con clientes
y superiores, es importante no olvidar la cortesía.
Diríjase al destinatario con un saludo, como “Hola”
o “Estimado”, y despídase con “Saludos” u otra
despedida.
5. Use la línea del Asunto de manera
eficiente
La línea del asunto debe ser un resumen del
contenido de su mensaje. El destinatario debe saber
inmediatamente, de un vistazo, el contenido del
mensaje o de que se trata, por ejemplo, “Seguimiento
de la reunión del vienes, 18 de enero”.
6. Limite el uso de los campos Para:, Cc: y
Cco:
Casi todos tenemos problemas con bandejas de
entrada sobrecargadas. Ayude a disminuir los
mensajes innecesarios, limitando el número de
destinatarios de sus mensajes. Especialmente cuando
trabajamos en un grupo de proyecto, nos sentimos
tentados a incluir a todos los miembros del equipo
en cada mensaje, pero es mejor asegurarse de
que cada persona que recibirá la copia realmente
necesita ver o responder su mensaje.
7. Sea breve
Los mensajes largos y enmarañados toman mucho
tiempo para escribirse y para leerse. Sea conciso;
incluya sólo los detalles más importantes y vaya al
grano. Si una discusión más profunda es necesaria,
programe una llamada telefónica en lugar de
intercambiar mensajes largos. Generalmente es más
eficaz.
8. Use el formato de pirámide invertida del
periodismo
La gente ocupada quiere ir al grano. Para asegurar
que su información o solicitud importante no sea
pasada por alto en medio de una gran cantidad
de detalles supérfluos, utilice la técnica periodística
conocida como “pirámide invertida”. En este
formato, la información más importante (quién, qué,
dónde, cuando, por qué y cómo) debe incluirse en
el principio de su mensaje, y la información menos
importante, al final.
Al esforzarse en redactar mensajes de la mejor
manera posible, estará mejorando su imagen
profesional y aumentando la eficiencia de su trabajo.
¡Una mejor comunicación siempre genera mejores
resultados!
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los negocios, visite el Centro de aprendizaje de HP.