Conferencia magistral / 1 LA TEORÍA DE LOS COSTOS-DESEMPEÑOS OCULTOS EN EL MODELO SOCIOECONÓMICO DE LAS ORGANIZACIONES Véronique Zardet1 y Nathalie Krief2 INTRODUCCIÓN El método de costos-desempeños ocultos fue creado en 1973 por el Dr. Henri Savall a partir de dos ideas: • las estrategias de cambio son una necesidad para las empresas y se apoyan en el potencial humano; • el cambio necesita una evaluación económica, luego el cálculo económico tiene que ser renovado en consecuencia. El método de los costos ocultos busca la reconciliación entre la dimensión económica y la dimensión social de la empresa con el objetivo de un management más eficaz y mejor tolerado. Este concepto permite a la empresa descubrir su margen de maniobra para aumentar el desempeño económico sin deteriorar el desempeño social y sin fuentes de financiamiento exteriores adicionales. Proponemos en la primera parte presentar el concepto de costosdesempeños ocultos, luego analizaremos la complementariedad entre el diagnóstico cualitativo y la evaluación de los costos ocultos. Finalmente, presentaremos las aportaciones teóricas y operacionales respecto a otros métodos en la perspectiva de una estrategia de cambio. 1 Catedrática de ciencias de gestión, Universidad Lumière Lyon 2, codirectora del ISEOR. 2 Profesora de ciencias de gestión, Universidad Lumière Lyon 2, Jefe de departamento en el ISEOR. 2 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico 1. PRESENTACIÓN DEL CONCEPTO DE COSTOS-DESEMPEÑOS OCULTOS 1.1. Origen del concepto Si se admite que la modernización tiene un costo y que para modernizar se necesita dinero, las empresas no prestan atención al costo de la ausencia o demora en la modernización. La modernización no es sólo técnica, sino que concierne a las actividades, servicios y funcionamiento de las organizaciones. La falta de modernización tiene un costo social y económico. Un costo social porque en las empresas las personas se quejan de la repetitividad y las condiciones materiales del trabajo, la comunicación-coordinaciónconcertación limitada, el potencial humano desaprovechado, una estrategia poco activa, poco ambiciosa y una calidad limitada en los servicios a usuarios. Estas insatisfacciones del personal y de los clientes consumen una parte de los recursos de la empresa: se trata de costos ocultos, es decir consecuencias de estas pérdidas, sobresalarios, sobretiempos, sobreconsumos, no-producción, falta de creación de potencial estratégico y riesgos. 1.2. Definición de los costos-desempeños ocultos 1.2.1. Costos ocultos y costos visibles Si consideramos los costos-desempeños ocultos como los datos evidenciados por el sistema de información contable de la empresa (presupuesto, contabilidad general, contabilidad analítica, balance y cuenta de resultados, sistema de indicadores financieros), los costos-desempeños ocultos son los elementos de gastos y de productos no evidenciados por este sistema de informaciones. Un costo visible, así como un desempeño visible, puede ser definido por tres características: • un nombre, Conferencia magisterial / 3 • • una medida, y un sistema de control continuo. Consideramos que cualquier elemento de costo que no tiene una de estas características es un costo oculto. Por ejemplo, en una empresa los gastos de personal representan un costo visible, pero los reclamos de los clientes suelen ser un costo oculto ya que no se reflejan como tal en las cuentas. 1.2.2. Disfuncionamientos y costos ocultos El ejemplo de la figura siguiente (figura n° 1) describe una serie de disfuncionamientos que se producen a partir de una falta de formación del personal en informática. Podemos definir los costos-desempeños ocultos de manera más precisa como consecuencia económica de un disfuncionamiento. Los costos ocultos son la traducción monetaria de las perturbaciones que sufre la empresa y de los mecanismos organizacionales que pone en práctica para paliar los efectos de estos disfuncionamientos, es decir las regulaciones de los mismos. Figura n° 1: Ejemplo de «hilera» de disfuncionamientos ERRORES DE CAPTURA FALTA DE FORMACIÓN DEL PERSONAL EN INFORMÁTICA DESMOTIVACIÓN TIEMPO DE CAPTURA MÁS LARGO AUMENTO DEL NÚMERO DE AUSENCIAS TIEMPO DEL RESPONSABLE PARA REGULAR EL AUSENTISMO EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE STOCKS POR INFORMÁTICA NO ES FIDEDIGNO RUPTURA DE STOCKS INTERRUPCIÓN DEL TRABAJO UNA PERSONA BUSCA LAS MATERIAS O SUMINISTROS MÁS URGENTES RETRASO EN LA PRODUCCIÓN PUESTO VACANTE © ISEOR 1982 4 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico Un disfuncionamiento es una diferencia entre el funcionamiento esperado de una empresa y el funcionamiento real. Como tal, es el resultado de las interacciones entre las estructuras de la empresa y los comportamientos humanos (figura n° 2). Figura n° 2: La hipótesis fundamental del análisis y de la estrategia socieconómica Desempeño social (grado de satisfacción de los actores internos y externos) Estructuras Comportamientos Desempeño económico de la empresa Disfuncionamientos Costos ocultos Fuente: H. Savall. Méthode de diagnostic socio-économique, Revue Française de gestion, 1978. Los disfuncionamientos son clasificados en seis familias: condiciones de trabajo, organización del trabajo, comunicación-coordinación-concertación, gestión del tiempo, formación integrada e implementación de la estrategia. Estos disfuncionamientos provocan costos ocultos que se clasifican en cinco grupos de indicadores: ausentismo, accidentes de trabajo, rotación del personal, calidad de los productos (bienes y servicios) y productividad directa. El objetivo es mejorar las interaciones entre las estructuras y los comportamientos para reducir los disfuncionamientos y sus consecuencias financieras: los costos ocultos. La particularidad de los costos ocultos es que se los puede considerar como compromisos financieros clandestinos porque están al margen de los procedimientos y se difunden y dispersan en toda la empresa. Son algo así Conferencia magisterial / 5 como “polvo”. No sólo se encuentran costos ocultos en un determinado servicio o una unidad de la empresa. De hecho, los disfuncionamientos se producen en cualquier momento por parte de todos los actores. Un costo oculto nunca es provocado por una sola persona, se produce al interactuar varias personas y varios departamentos de la empresa. 1.2.3. Indicadores y componentes de costos ocultos La empresa sufre no solamente sobrecargos o sobregastos sino también una falta de productos en el sentido contable. Los costos ocultos están relacionados con cinco indicadores: • • tres con predominio social: ausentismo, accidentes de trabajo, rotación del personal; dos con predominio económico: calidad de los productos (bienes y servicios) y productividad directa. En cada indicador, los costos ocultos se traducen en sobrecargos o sobregastos (sobresalarios, sobretiempos, sobreconsumos) que “contaminan” los gastos de la empresa, y por no-productos (no-producciones y no-creación de potencial estratégico) que representan la pérdida de valor añadido de los bienes y servicios que se dejaron de producir. En este caso el costo oculto es una pérdida inmediata de valor añadido. Ahora bien, los costos ocultos no sólo son pérdidas o déficits. Representan una fuente de recursos mal utilizados y parcialmente aprovechables, es decir una fuente de recursos potenciales y de mejoramiento del desempeño global sostenible de la empresa. Los costos ocultos suelen representar 50% de sobregastos y 50% de no-productos. Los costos ocultos tienen un nivel elevado. Las experiencias del ISEOR con mil diagnósticos realizados en unos 30 países diferentes y en empresas que emplean entre 10 hasta 30 000 personas son considerables: entre 13 000 € y 50 000 € por persona y por año, lo que representa de 15% a 30% del costo de producción o del volumen de negocios. 6 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico Según los sectores de actividad, el promedio de costos ocultos medios que el ISEOR ha calculado en sus investigaciones dentro de las empresas y organizaciones es el siguiente (figura n° 3): SERVICIOS INDUSTRIAS Figura n° 3: Ejemplos de costos ocultos en una muestra de las 1000 empresas y organizaciones Sectores de actividad En € por persona y por año En % de la masa salarial ELECTRÓNICA 46 000 € 220 % METALURGIA 18 000 € 80% VIDRIO 38 000 € 15% ELECTRODOMÉSTICA 12 000 € 50% AGRO-ALIMENTARIA 11 000 € * 45% BANCOS 17 000 € * 45% MANTENIMIENTO DE TELECOMUNICACIONES 16 000 € * 40% DELEGACIÓN 8 000 € * 35% DISTRIBUCIÓN 9 000 € * * SUB-EVALUADO 40% © ISEOR 1991 Un disfuncionamiento no tiene costo; son las regulaciones necesarias para resolver el problema las que engendran un costo. 2. COMPLEMENTARIEDAD ENTRE EL DIAGNÓSTICO CUALITATIVO Y LA EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCULTOS 2.1. Articulación entre el diagnóstico cualitativo y la evaluación de los costos ocultos 2.1.1. Desempeño social y desempeño económico El management socioeconómico es un concepto de management innovador que integra el desempeño social (humano y social) y el desempeño económico, ambos estrechamente relacionados, así como las dos facetas de un mismo objeto. Conferencia magisterial / 7 El desempeño social puede ser definido mediante seis puntos sensibles de la calidad de funcionamiento de una organización, fuentes de los problemas que encuentra una persona en su vida profesional. Estos problemas han sido evidenciados por las investigaciones del ISEOR. Se trata de las condiciones de trabajo, la organización del trabajo, la comunicacióncoordinación-concertación, la gestión del tiempo, la formación integrada y la implementación de la estrategia. Son como seis patologías que si las curamos logramos mejorar la calidad integral de la empresa, la cual consta de tres niveles: calidad del management, calidad del funcionamiento y calidad de los productos (bienes o servicios). El desempeño social se mide por el nivel de satisfacción de los actores, tanto de las personas dentro de la empresa como los clientes o usuarios. El desempeño económico sostenible se compone de dos partes: resultados inmediatos y creación de potencial. Hay que repartir el desempeño entre estos dos componentes ya que maximizar los resultados inmediatos en detrimento de la creación de potencial no permite preparar bien el futuro. Los resultados inmediatos representan acciones que tienen un efecto sobre los resultados a corto plazo de la empresa, es decir los de menos de un año. Los resultados inmediatos conciernen a la productividad, la eficacia, la competitividad, la rentabilidad y el autofinanciamiento a corto plazo. La creación de potencial concierne a todas las acciones que tienen implicaciones a medio y largo plazo, es decir más allá de un año. Las acciones realizadas ahora no tienen impacto positivo sobre el resultado a corto plazo sino sobre los resultados futuros de la empresa, potenciando asimismo su porvenir. Mejorar de manera simultánea el desempeño social y el desempeño económico de la empresa mediante una estrategia socioeconómica permite aumentar los resultados a corto plazo y desarrollar la creación de potencial (figura n° 4). 8 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico Figura n° 4: Umbral de supervivencia-desarrollo Resultado inmediato Umbral de supervivencia Umbral de desarrollo Inversión estratégica autofinanciada por la creación de potencial © ISEOR 1976 Los disfuncionamientos gravan el desempeño social y el costo de sus regulaciones, que son costos ocultos, provocando una pérdida de desempeño económico global. La empresa tiene que garantizar sus resultados inmediatos, es decir su supervivencia a corto plazo y, al mismo tiempo, desarrollar acciones de creación de potencial para generar recursos que aseguren su supervivencia y su desarrollo a medio y largo plazo. Conferencia magisterial / 9 2.1.2. El diagnóstico socioeconómico: diagnóstico cualitativo y cuantitativo Figura n° 5: Ejemplo de disfuncionamientos en una universidad mexicana – Departamento El Hombre y su Ambiente– Expresión del personal académico (junio 1997) CONDICIONES DE TRABAJO ACONDICIONAMIENTO Y ARREGLO DE LOCALES FALTAN LOCALES INADECUADOS Y ALGUNOS DE LOS EXISTENTES SON (a veces) “Las aulas no alcanzan. El trimestre pasado no tuve aula. Usaba la sala de juntas. Al final encontré un lugar frío, oscuro, maloliente. Los alumnos sienten que no tienen lugar.” LA ESTRUCTURA DE LOS LOCALES NO ESTÁ ADAPTADA A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS (a veces) “Con la construcción del edificio se prevé un período de 2 o 3 años. El problema de docencia durará más de un año y medio, y para área y departamentos otro año más.” LA INADAPTACIÓN INSATISFACCIÓN DE LOS LOCALES ES UN FACTOR DE (a veces) “Van a venir asesores de la Universidad de Londres cada trimestre a trabajar con nosotros. Nos da pena porque el laboratorio es como bodega. Nos van a prestar la sala de educación continua.” © ISEOR 1997 En este extracto del diagnóstico realizado en una universidad mexicana, en un departamento acádemico, sobre el tema “condiciones de trabajo” y el sub-tema “acondicionamiento y arreglo de locales”, tenemos tres ideas principales (ideas-clave de problemas genéricos): • • • faltan locales y algunos de los existentes son inadecuados, la estructura de los locales no está adaptada a la prestación de los servicios, la inadaptación de los locales es un factor de insatisfacción. 10 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico Para cada idea-clave formulada por el investigador, tenemos una o más frases que representan las expresiones de las categorías de personal entrevistadas durante el diagnóstico. A partir de estas expresiones se podrán calcular los costos ocultos de las regulaciones generadas por los disfuncionamientos. El diagnóstico socioeconómico es sobre todo una fase de escucha de todos los actores implicados en el proceso. Cada persona, cualquiera que sea su empleo o su responsabilidad jerárquica o funcional, es testigo de disfuncionamientos. Cada miembro de la empresa tiene una visión diferente con respecto a la de sus colegas. Es útil confrontar estas visiones y analizar las convergencias y especificidades. Esta fase de escucha se realiza a través de entrevistas semi-dirigidas con los actores, lo que les permite expresarse sobre los seis temas de disfuncionamientos que constituyen el modelo del desempeño social: condiciones de trabajo, organización del trabajo, comunicación-coordinación-concertación, gestión del tiempo, formación integrada e implementación estratégica. Las informaciones recogidas en las entrevistas son de tres órdenes: • • • informaciones de descripción de los disfuncionamientos que representan anomalías muy definidas; se trata de disfuncionamientos concretos, materializados y observables con una frecuencia de aparición (por ejemplo, una vez al mes). La anomalía corresponde a un disfuncionamiento elemental; informaciones sobre el análisis de los efectos de los disfuncionamientos, es decir las consecuencias descubiertas o potenciales de la anomalía; estas informaciones permiten identificar la regulación operada; informaciones sobre el análisis de las causas de los disfuncionamientos; es el factor identificado por la persona como origen de la anomalía y representa la causa aparente. En el ejemplo siguiente que detalla el cálculo de costos ocultos en una universidad mexicana (figura n° 6), aparecen en las tres primeras columnas los tres conceptos: anomalía, causa, efecto. La fase de evaluación de las regulaciones de los disfuncionamientos y de cálculo de los costos ocultos complementa la fase cualitativa de escucha de Conferencia magisterial / 11 los actores sobre sus insatisfacciones. Permite evaluar los impactos de estas insatisfacciones en cuanto a utilización de recursos así como sobre los resultados económicos de la empresa u organización. El diagnóstico cualitativo y la evaluación cuantitativa y financiera de los disfuncionamientos permiten crear un pequeño choque cultural y una toma de conciencia por parte de los actores de la empresa para moverla a buscar soluciones a los problemas evidenciados. 12 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCULTOS DEPARTAMENTO “EL HOMBRE Y SU AMBIENTE” Indicador: PRODUCTIVIDAD DIRECTA Figura n° 6: Ejemplo de cálculo de costos ocultos en una universidad mexicana (junio 1997) DISFUNCIONAMIENTOS ELEMENTALES Tiempo que pierde un profesor en trámites administrativos para comprobar si ya están: viáticos, materiales, equipos, aulas con computadora, convenios. CAUSAS INVOCADAS Teléfono ocupado. Persona que no está en su lugar o está ocupada. Distancia entre aulas, laboratorio y edificio central. FRECUENCIA INDICATIVA EFECTOS ECONÓMICOS DETALLE DEL CÁLCULO una vez por semana 1h de seguimiento adicional al normal a la semana para 70 profesores SOBRESALARIOS SOBRETIEMPOS SOBRECONSUMOS NOPRODUCCIÓN NO CREACIÓN POTENCIAL RIESGOS TOTAL $ 203,000 $ 203,000 70 profesores x 1h x 45 sem x $ 64.45 $ 203,000 $ 203,000 © ISEOR 1997 Conferencia magisterial / 13 2.1.3. Interpretación del nivel de costos ocultos La unidad en la cual se identifican los costos ocultos es sobre todo un centro de cálculo. Es decir que los costos ocultos evaluados no son totalmente provocados por esta unidad. Ahí se descubren los disfuncionamientos y los costos ocultos provocados • • • en parte, dentro de esta unidad, en parte, en los procesos que preceden a los de esta unidad, en parte, en los procesos que siguen a los de esta unidad. Una interpretación correcta del nivel detectado de costos ocultos necesita evitar tres tipos de errores: • • • la comparación de costos ocultos de unidades diferentes no es pertinente porque el nivel de costos ocultos depende de la participación de los actores al identificar los disfuncionamientos; los costos ocultos son parcial y no totalmente recuperables porque parte de los mismos son costos fisiológicos (“normales”) y no patológicos; los costos ocultos son, por una parte, cargos, es decir gastos a reducir y por la otra, falta de producción correspondiente al desempeño de las actividades. 2.2. Resultados de evaluación de la reducción de los costos ocultos En el método socioeconómico el incremento del desempeño económico procede de la reducción de los disfuncionamientos. Ello requiere una movilización de todas las personas y no sólo de algunos voluntarios. Efectivamente, todos los actores en las organizaciones participan en la creación y difusión de costos ocultos. Nuestras investigaciones, realizadas dentro de muchas organizaciones y empresas, demuestran que es posible reducir parcialmente los costos ocultos con acciones de desarrollo “suave”. La figura n° 7 representa un ejemplo de reducción de los costos ocultos en una industria donde se aplicó el método socioeconómico. Un año después del principio de la acción, los costos ocultos se redujeron en 11 700 € por persona y por año. Estos resultados fueron logrados gracias 14 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico a la reducción del ausentismo, de los accidentes de trabajo, del mejoramiento continuo de la calidad y productividad. Figura n° 7: Resultados cualitativos, cuantitativos y financieros de acciones socioeconómicas Ejemplo de resultados evaluados en un pequeño equipo en una acción piloto de gran envergadura (por persona y por año) INDICADORES RESULTADOS CUALITATIVOS Ausentismo - Mayor motivación a la asistencia - Horarios personalizados RESULTADOS CUANTITATIVOS Reducción del ausentismo por enfermedad al 3% RESULTADOS FINANCIEROS 800 € Accidentes de trabajo - Mejor formación y sensibilidad frente a los riesgos de accidente - Menor descuido No evaluado Rotación del personal - Menos riesgos de rotación sobre las nuevas contrataciones - Formación facilitada No evaluado Calidad de productos (bienes, servicios) Productividad directa - Menos defectos - Mejor regulación de los defectos - Menos artículos perdidos Reducción a la mitad de la tasa de rechazo - Mayor rapidez - Menores plazos + 16.2% sobre el período Reducción de los plazos en 2.5 semanas 7 700 € TOTAL 11 700 € 3 200 € © ISEOR 1983 En este otro ejemplo (figura n° 8) podemos ver, en tres empresas diferentes, una reducción neta de 3 000 a 5 000 € por persona y por año, una vez deducido el costo de inversión en la acción piloto. Los resultados de las investigaciones del ISEOR en mil empresas y organizaciones demuestran que se pueden reducir los costos ocultos entre 20% y 80% del importe de los que han sido identificados mediante intervenciones de mejoramiento del desempeño socioeconómico. Conferencia magisterial / 15 Figura n° 8: Algunos resultados financieros de intervenciones socioeconómicas co-realizadas por el ISEOR y las empresas. CRISTALERÍA Reducciones de costos ocultos Costos completos de la intervención Excedente financiero obtenido 540 000 € 77 000 € Es decir 463 000 € 5 000 € per cápita METALURGIA 38 000 € 15 000 € Es decir 23 000 € 5 500 € per cápita BANCOS 61 000 € 15 000 € Es decir 46 000 € 3 000 € per cápita RESULTADO ANUAL © ISEOR 1981 Existen diferentes modalidades para obtener una reducción de los costos ocultos: • • podemos reducir la frecuencia de los disfuncionamientos: ausentismo, errores, accidentes…; también podemos mejorar la forma de regulación de estos disfuncionamientos. Por ejemplo, en un banco donde el ausentismo fue bajo (3%), los costos ocultos se redujeron sin que el índice de ausentismo se redujera. Una mejor capacitación de las personas, una mejor cooperación, permiten absorber más fácilmente la falta de trabajo de los ausentes. 3. APORTACIONES TEÓRICAS Y OPERACIONALES DEL CONCEPTO DE COSTOS-DESEMPEÑOS OCULTOS 3.1. Aumentar la visibilidad estratégica y ayudar en la toma de decisión Los costos ocultos permiten modificar los criterios de toma de decisión estratégica. En el modelo existen tres razones estratégicas, indicadores de alerta estratégica y de vigilancia económica, muy importantes para evaluar un proyecto de decisión estratégica, de reestructuración, de cambio de organización, de cambio tecnológico… Estas razones son las siguientes: 16 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico • la relación entre los costos ocultos y los costos visibles. Éste es un indicador de pérdida de energía; un aumento del mismo significa que hay muchos disfuncionamientos en la empresa y mucha pérdida de energía y recursos potenciales; • la relación entre los costos externalizados y los costos internalizados. Este indicador permite ver los costos ocultos seguros o probables que la empresa deberá asumir por efecto boomerang debido a su práctica de externalización (por ejemplo, desempleo); • la razón tiempo indirectamente productivo sobre tiempo directamento productivo es un indicador de nivel de profesionalismo: cuando se reduce, se refleja una pérdida de calidad profesional en el trabajo y en la organización. El concepto de costos ocultos tiene cuatro tipos de impacto sobre el management de una organización: un control, una medida, una interpretación de las situaciones observadas y el más importante, una sensibilidad económica. De hecho, los costos ocultos permiten desarrollar la sensibilidad económica del personal de confianza y de base. Es un aprendizaje integrado que modifica los comportamientos profesionales. El management socioeconómico propone, según nuestra base de datos científicos, elegir estrategias que combinan y equilibran los resultados a corto y largo plazo en lugar de maximizar los resultados a corto plazo, ya que la maximización acarrea efectos contraproducentes de reacción por parte de los actores mediante los disfuncionamientos (ausentismo, huelga, baja de productividad etc…) que provocan costos ocultos los cuales, a su vez, reducen los resultados económicos. La estrategia socioeconómica es una alternativa con respecto a las estrategias dominantes de tipo tecno-económicas o a veces hiper politizadas, cuando las organizaciones descuidan los objetivos económicos. Una estrategia de reducción de costos ocultos consiste, por una parte, en disminuir los gastos pagados al exterior de la organización (teléfono, accesorios, materias primas), por otra, en elaborar una estrategia de desarrollo sostenible (nuevas actividades, nuevos productos, mejoramiento de la calidad…). La relación entre costos visibles y costos ocultos se conoce muy bien en la actualidad: si la empresa intenta reducir demasiado rápida e intempestivamente los costos visibles, los costos ocultos aumentan. ¡Un Conferencia magisterial / 17 costo visible sale por la puerta y vuelve disfrazado de costo oculto por la ventana! Cuando se quiere reducir los costos, se necesita aceptar provisionalmente un incremento de ciertos costos visibles. La inversión en capacitación y en condiciones de trabajo es necesaria y, además, más adelante tendrá una contrapartida con la reducción global de los costos y el incremento sostenible de valor añadido. También se pueden reducir los disfuncionamientos y los costos ocultos con esta inversión estratégica, sin que sea necesario incrementar los costos ejercidos por la empresa. La reducción de los costos ocultos requiere una opción estratégica de la empresa: • ¿En qué proporción quiere la empresa mejorar sus resultados inmediatos, reducir los gastos visibles, aumentar las ventas? • ¿O crear potencial, mejorando la calidad del management, del funcionamiento y de los productos (bienes y servicios)? Resumiendo, la reducción de los costos mejoramientos de desempeño en cuatro factores: • • • • ocultos acarrea el mejoramiento de la calidad, la creación de potencial fuente de autofinanciamiento del desarrollo sostenible, los resultados económicos: servicios auto-producidos e autofinanciados, las remuneraciones del personal, de los accionistas (y del Estado, a través de los impuestos). El balance económico es un instrumento de gestión que permite introducir una reflexión sobre los costos ocultos en el momento de tomar una decisión. Por una parte, se evalúa el costo adicional originado por la acción o el proyecto contemplado. Por otra, se calcula la reducción de costos ocultos acarreados por la misma. Se trata del principio muy conocido en el campo del análisis financiero de una decisión clásica de inversión, ahora trasponiéndolo a las acciones inmateriales y completado por el cálculo de la variación de costos ocultos. 18 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico La dialéctica entre el tiempo indirectamente productivo y la regulación de los disfuncionamientos es un problema muy agudo. Cuanto más ocupados están los actores en regular los disfuncionamientos, menos disponen de tiempo indirectamente productivo para comunicar, informar, capacitar, preparar y evaluar el trabajo y realizar la reflexión estratégica. 3.2. Aportación de los costos ocultos respecto a otros métodos El método de costos ocultos tiene dos particularidades: • • es un método participativo para descubrir fuentes internas de recursos. Estas reservas permiten conducir acciones que mejoran los desempeños económicos y sociales, sin necesidad de financiamientos externos adicionales; es también un método de management de personas con mayor atención, más exigente, con más negociación y diálogo profesional, y es tolerado durante más tiempo por los actores que el autoritarismo o el laxismo. 3.2.1. Aportación respecto a la contabilidad analítica En el aspecto más técnico de contabilidad y de control de gestión, el método de los costos ocultos viene a rescatar la contabilidad analítica que está funcionando mal en la mayoría de las empresas. En algunos casos es demasiado sofisticada y difícil de interpretar, por ejemplo en las grandes empresas industriales; en otros, ni siquiera existe realmente. Los principales límites de la contabilidad analítica son: • El buen funcionamiento de la contabilidad analítica exhaustiva es muy complejo y muy costoso; • La sofisticación de las secciones analíticas hace ilusorio el significado de los costos e inútil la capacidad de interpretación de los resultados calculados (método de secciones homogéneas de costos por producto). La causa es la imputación por claves de repartición fijidas de manera rudimentaria; • El método de “análisis de desvíos” no permite hacer una identificación estimulante de las causas profundas, no son palancas para actuar. Se basa en una comprobación de elementos sintomáticos amorfos (materias, mano de obra, precio…) y no en actos humanos que originan los costos observados; Conferencia magisterial / 19 • La contabilidad analítica sólo considera a los costos ocultos de manera implícita y parcial. Dado que los costos ocultos están diluidos dentro de las cuentas de gastos, no llaman la atención de los controladores de gestión. Ahora bien, tendrían que influir sobre el análisis y el origen de los desvíos; • Los ambiciones de la contabilidad analítica (“calcularlo todo, explicarlo todo, comprenderlo todo”) son desmesuradas, ya que no son jamás totalmente realizables, debido a los excesivos costos de procesamiento de las informaciones con respecto a los resultados esperados; • La contabilidad analítica se concentra en las actividades productivas industriales. Renuncia a evaluar las actividades indirectas y se fundamenta en imputaciones “a destajo” mediante claves de desglose burdas. 3.2.2. Aportación para el control de gestión El método de los costos ocultos evidencia la necesidad de volver a definir el papel de los especialistas en control de gestión. Su rol se complementa con el de la jerarquía: atender a los jefes de departamentos para interpretar los desempeños económicos y ayudarlos en sus microdecisiones. Desarrolla su papel de asesor y de experto en atención a la jerarquía. 3.2.3. Aportación para la construcción del presupuesto Finalmente, se redefinen las técnicas presupuestarias. Clásicamente, las empresas preparan presupuestos de “reproducción”. Es decir, se toma el presupuesto del año anterior y se le agregan unos puntos porcentuales de aumento o variación. En lugar de eso, con la técnica de los costos ocultos, se construye un plan de acciones prioritarias para reducir los disfuncionamientos más relevantes. Se puede estimar la reducción de costos ocultos y se corrige el presupuesto. Se trata de un nuevo método más relevante para preparar presupuestos que hoy se aplica con éxito en muchas empresas-piloto (figura n° 9). 20 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico Figura n° 9: Construcción del presupuesto integrando previsiones de costos-desempeños ocultos PRESUPUESTO DE REPRODUCCIÓN PLAN DE ACCIONES PRIORITAIRIAS Proyecto de reducción de los disfuncionamientos BALANCE ECONÓMICO de los proyectos de reducción de disfuncionamientos GASTOS PRODUCTOS Corrección de los «presupuestos de reproducción» PRESUPUESTOS PREVISIONALES DEFINITIVOS © ISEOR 1979