Administración de un proyecto

FASES PARA
ADMINSTRACIÓN
DE PROYECTOS
Definir el problema
Desarrollar opciones de solución
Fases
Administración de un proyecto
Planear el proyecto
¿Qué se va hacer?
¿Quién lo va hacer?
¿Cómo lo va hacer?
¿Cuándo lo va hacer?
¿Cuánto va a costar?
¿Que necesitamos hacer?
Ejecutar el plan
Monitorear y controlar el
progreso
¿Estamos sobre el objetivo?
Si no, que debemos hacer?
Se puede cambiar el plan?
Terminar el proyecto
¿Qué se hizo bien?
¿Qué se puede mejorar?
¿Qué aprendimos?
1. Definir el proyecto
(inicio).
2. Crear el plan
(planeación).
3. Perseguir y mantener
el plan.(ejecución y
control)
4. Proyecto terminado
(cierre).
Fases de la administración de un proyecto
1.- Definir el proyecto.
2.- Crear una planeación del proyecto.
3.- Perseguir y mantener el plan.
4.- Proyecto terminado.
1. Definición del proyecto
„
Definir el alcance del proyecto.
„
„
„
¿Qué metas se desean alcanzar?
Criterios para establecer metas
a. Ser específicas
b. Ser realistas
c. Tener un componente de tiempo
d. Ser mesurables (definir entregables)
e. Contar con acuerdos de participantes clave
¿Cuáles son las principales tareas?
¿Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del
proyecto?
…1. Definición del proyecto
„
Determinar los recursos.
„
„
„
„
¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están
disponibles para ayudar a alcanzar las metas del proyecto?.
¿Qué otros recursos se requieren? ¿Dinero, equipo,
instalaciones, materiales, información, tecnología?
Determinar los límites de tiempo. ¿Cuánto tiempo se
necesita para terminar el proyecto?. ¿Cuáles son las fechas
límite?
Identificar riesgos y restricciones
2. Plan del proyecto:
Instrumento indispensable
La planeación del proyecto es el corazón de la
administración del proyecto. Define el alcance, los
recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos
en balance a través de todo el proyecto.
2. Plan del proyecto:
Instrumento indispensable
El plan del proyecto muestra:
A) Exactamente cuantas y que tareas
necesitan realizarse
B) Quien hará cada tarea.
C) El costo estimado de
cada una de las tareas y
del proyecto completo
(presupuesto).
D) La secuencia de las
tareas, la dependencia
entre ellas.
E) La duración estimada de cada tarea y
longitud del proyecto global (calendario).
…2. Plan del proyecto:
A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse.
Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el
nombre de Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work
Breakdown structure (WBS).
En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse
con fines de selección de personal, calendarización,
presupuestación y elaboración de Diagramas de Red. La idea
fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus
componentes individuales.
proyecto
1.0
2.0
3.0
…2. Plan del proyecto:
Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo.
Proyecto de Boletín Informativo Mensual
1.0 Logo y diseño completo
1.1 Selección del diseñador
1.2 Presentación de conceptos
1.3 Aprobación del Diseño
2.0 Artículos y fotografías completas
2.1 Redacción de artículos
2.1.1 Generación de ideas
2.1.2 Aprobación de ideas
2.1.3 Redacción del primer borrador
2.1.4 Revisión de artículos
2.1.5 Edición de borrador final
2.1.6 Aprobación de artículos
2.2 Aprobación de fotografías e ilustraciones
…2. Plan del Proyecto.
… Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse.
Para organizar el WBS use las categorías que mejor
convengan al proyecto: disciplinas funcionales o tecnológicas,
ubicación física, etc
„
„
En todos los niveles debe proporcionar entregables medibles
Utilice un formato que permita cambios y lleve un control de
la versión
„
Favorezca la claridad y comprensión: use de colores para
identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un
número que haga referencia a una página de un documento
general de narrativa, etc..
„
…2. Plan del proyecto:
B) Quién hará cada tarea
Identifique para cada una de las tareas del WBS las
habilidades técnicas, experiencias específicas o aptitudes
interpersonales que se requieren para terminarlas con
efectividad.
‰
Determine la disponibilidad para el trabajo ¿Estará 100%
del tiempo asignado al proyecto?¿Cuántos días a la
semana?¿Hay periodos no laborables?
‰
…2. Plan del proyecto:
C) El costo estimado de cada una de las tareas y del
proyecto completo.
‰Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que
se requiere para la terminación de las tareas, así como
para todos los materiales y equipos.
‰Los costos están ligados a las metas del proyecto y
unidos a marcos de tiempo y calendarios.
‰Considere la necesidad de contratación de proveedores
de servicios externos o de expertos en áreas específicas.
…2. Plan del Proyecto.
E) Calendario del proyecto.
Estime el esfuerzo y duración de las tareas
(tiempo para completar cada tarea) con base en
los recursos disponibles.
o
Determine las fechas de calendario para cada
tarea, ruta crítica y tiempos de holgura.
o
“No se puede obtener un bebé en un
mes fecundando a nueve mujeres “
Harold Kerzner . Project Management: a Systems
Approach to Planning, Scheduling and Controlling.
…2. Plan del Proyecto.
… Calendario del proyecto.
Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos
asignados puede ser necesario ajustar el calendario del
proyecto.
Cambiar el alcance del proyecto o agregar recursos
(impactando el presupuesto)
o
Darle mas tiempo a una tarea, dividirla en 2 o ajustar
dependencias de la red (modificando la utilización de los
recursos).
o
Trasladar tareas a momentos en que los recursos estén
disponibles (implica calcular nuevamente todo el calendario).
o
Ampliar la fecha de conclusión del proyecto cuando es
posible.
o
…2. Plan del proyecto.
A) Estructura de tareas (WBS)
B) Equipo de trabajo.
C) El costo estimado (PRESUPUESTO)
D) La secuencia de las
tareas, la dependencia
entre ellas (PERT)
E) Calendario (GANTT)
…2. Plan del Proyecto.
Recuerde que:
Generalmente se requiere integrar todo lo anterior en
un documento para presentarlo y lograr su aprobación.
o
El nivel de detalle del plan varían desde documentos
simples de una sola página hasta extensos libros.
o
Nunca dedique más tiempo al plan que el que se
requeriría para llevar el proyecto a cabo si no hubiera
plan.
o
“Si no sabe a dónde quiere ir, cualquier
camino lo llevará allí..” anónimo
…2. Plan del Proyecto.
DOCUMENTO DEL PLAN
Resume ejecutivo del proyecto (o panorámica)
oJustificación o antecedentes relevantes.
oObjetivos del proyecto y producto final esperado.
oSupuestos y riesgos del proyecto
oSubproyectos que abarca
oEstructura del desglose del trabajo (WBS)
oDiagrama de flujo de red (PERT)
oCalendario (GANTT)
oDetalles de recursos humanos y materiales
oDetalles del presupuesto.
oOrganización del proyecto
oProcedimientos de operación
oNormas de evaluación y revisión
oAprobaciones del proyecto
o
3. Perseguir y mantener el plan.
Cuando el plan inicia, éste se convierte en un
instrumento valioso al ayudara a “poner a tono” el
proyecto.
Al ejercer el plan es necesario:
Registrar el avance del proyecto, comparando los datos
actuales con los estimados originalmente.
„
Revisar los recursos, el alcance y los factores de tiempo
para balancear prioridades.
„
…3. Perseguir y mantener el plan.
Identificar los problemas que puedan desfasar el
proyecto, vigilando posibles desviaciones del plan
original.
„Analizar la distribución de los recursos a través del
proyecto, evitando sobrecargas de trabajo para
algún miembro del equipo.
„Adaptar
calendarios, niveles de recursos o
alcance según sea necesario..
„
„
Dirigir el equipo de trabajo.
3. Perseguir y mantener el plan.
REUNIÓN DE ARRANQUE DEL PROYECTO
Comunicar las metas del proyecto a todos los miembros
del equipo.
„
„
Lograr el compromiso que se necesita de las personas.
„
Establecer el ambiente de liderazgo para el proyecto.
„
Identificar fechas límite y fases cruciales.
„
Revisar con los miembros del equipo el plan de trabajo.
Explicar los procedimientos operativos básicos (informes,
juntas, comunicaciones, etc.)
„
…3. Perseguir y mantener el plan.
INFORMACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO
Resumen de objetivos del proyecto
„Carta de organización del proyecto (en proyectos grandes).
„Descripción del personal clave en el proyecto y sus funciones
„Lista de tareas personales
„Suficiente autoridad para realizar el trabajo asignado.
„El calendario.
„Fechas límite para informes y reuniones.
„Muestras de informes, formularios, etc.
„Procedimientos para reportar problemas y hacer sugerencias
„Información de contacto con el personal clave del proyecto.
„
…3. Perseguir y mantener el plan.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
¿Cómo se medirá el avance del proyecto?
„¿Qué clase de información se necesita para evaluar el avance?
„¿Qué normas se usarán para evaluar la calidad de los entregables
del proyecto?
„¿Cuántas juntas de proyecto se tendrán?¿Quién asistirá?
„¿Con qué frecuencia se actualizará el plan del proyecto?
„¿Cómo determinará lo que se ha gastado en el proyecto?
„¿Con qué frecuencia se dan los informes del proyecto y a quién?
„
4. Proyecto terminado.
Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y
reunidos los criterios que firmen el fin del proyecto, es tiempo de
cerrarlo formalmente. Esta etapa posibilita la aplicación de las
experiencias a proyectos futuros.
Las actividades de esta fase pueden incluir:
„Comparar el plan original al curso actual de los eventos del
proyecto
Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs.
metas planteadas).
„Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras.
„
„
Otorgar reconocimientos por logros y resultados
„
Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo.
„
Redactar un informe final.
Éxito del proyecto.
„
Logro del objetivo fijado.
„
Cumplimiento en tiempo.
„
Apego a la “VISION”.
„
Usuarios satisfechos.
„
Reconocimiento del trabajo.
„
Resultados palpables.
Desarrollo de relaciones a largo
plazo con involucrados clave y
miembros del equipo.
„
Existe un nuevo producto, servicio
o proceso de calidad.
„
Razones por las que fallan los proyectos.
„
No hay suficientes recursos disponibles para terminarlo
„
No se autoriza tiempo suficiente para completarlo
Expectativas poco claras del proyecto conducen a resultados
inapropiados o incompletos.
„
„
El plan es poco realista u omite tareas o recursos clave.
„
Se desperdicia tiempo y recursos.
No hay controles adecuados que anticipen los problemas o
que les aborden de inmediato una vez que suceden.
„
„
Existe mala comunicación entre los participantes clave.
„
No se aprovechan experiencias de proyectos anteriores.
El estilo de liderazgo del Gerente de Proyecto no es
adecuado.
„
„
El personal no es el apropiado o no es suficiente.