Estudio de Necesidades José M. Huerta, Ph.D. Especialista en Evaluación SEA 14 de marzo de 2003 Identificando Necesidades Situación Actual ↓ Situación Deseada Tipos de Necesidades Necesidades sentidas por la gente y reconocidas por el agente de cambio. Necesidades sentidas por la gente pero no reconocidas por el agente de cambio. Necesidades reconocidas por el agente de cambio pero no por la gente. Necesidades observadas por el agente de cambio pero ausentes en la comunidad. Rol del Estudio de Necesidades en la Evaluación Estudio Necesidades Planeo Programa Planeo Evaluación Evaluación Implantación Diseño evaluación Evaluación Progreso Evaluación Resultados Pasos en el estudio de Necesidades Situación actual (fortalezas y debilidades) Establecimiento de metas y enfocar en la dirección deseada e involucramiento en el programa. Desarrollo de estrategias para que el participante logre sus metas y objetivos. Ayudar a los participantes a determinar el tipo de evidencia requerida para documentar el progreso hacia las metas fijadas. Fases del Estudio de Necesidades Exploración. Recopilación de datos. Utilización. Exploración Identificar Comité timón (“Stakeholders”) Propósito general estudio de necesidades. Planificar evaluación del proceso Administración del proceso. Identificar áreas más pertinentes estudio. Identificar fuentes de información. Determinar datos a recopilarse. Identificar métodos a utilizarse. Identificar uso que se dará a los hallazgos. Recopilación de datos Establecimiento de la logística del proceso. Adiestramiento a los encuestadores. Establecimiento plan de recolección de datos Se codifican los datos previo al análisis. Se analizan los datos. Utilización Establecimiento de prioridades. Determinación de soluciones alternativas. Plan para implantar las soluciones. Evaluar el estudio de necesidades. Comunicar los resultados. Fases del Planeo de programas Establecer la Situación E Determinar las necesidades V Determinar metas y objetivos A Escoger técnicas y métodos L Implantar el Programa U Evaluar el programa A Establecer la nueva situación C Determinar las nuevas necesidades I Determinar nuevas metas y objetivos O Determinar nuevas técnicas y métodos N Jerarquía de Necesidades de Maslow Auto Realización Necesidades de Reconocimiento Necesidades Sociales Necesidades de Seguridad Necesidades Fisiológicas Tipos de Cambios Originados de Programas educativos Cambio Individual Cambio Grupal Cambio Cultural Cambio en Política pública Cambio Tecnológico Cambio Económico Cambio Ambiental Cambio Social Identificación de Prioridades Sociedad-Comunidad Clientela (Nivel Primario) Política Organización Recursos (Nivel Terciario) Personal (Nivel Secundario) Parámetros del Estudio de Necesidades Se enfatiza la situación actual y a dónde queremos llegar Es la diferencia entre la situación presente y la deseada Se toman en cuenta las necesidades y las fortalezas Se asume que quien mejor conoce su situación actual al igual que sus aspiraciones son los mismos participantes Se requiere involucramiento de los grupos de interés Ayuda a las personas a que desarrollen destrezas para que puedan resolver sus problemas y tomar sus propias decisiones. Está orientada a ayudar a las personas a que se ayuden a sí mismas Los profesionales trabajan con las comunidades, y no para las comunidades, asumiendo un papel de facilitador y guía, y donde sus puntos de vista no se imponen a la comunidad. Fuentes de Información Personas Participantes Observadores Externos Documentos Reglamentos, Regulaciones y guías Informes Expedientes Base de datos Criterio de selección de los Grupos de Interés Representan grupos con interés en el estudio y utilización de resultados Pueden representar a diferentes organizaciones Tienen poder para implantar los hallazgos o influencia en los que tienen poder Creen que es necesario el E.N. Les interesa la utilización de los resultados Compromiso de asistir a las reuniones Factores a considerarse para el estudio de necesidades Necesidad de participación amplia Delinear medios de obtener información sobre los asuntos de interés crítico Establecer los valores en el grupo cuyas necesidades se van a establecer Es un proceso participativo; no es algo que se hace a la gente E.N. es mucho más que recopilar datos. Tipos de información típica obtenida de expedientes Indicadores sociales Educación Servicios sociales Agencias de gobierno Departamento de salud Archivos disponibles Tipos de Muestras Muestra aleatoria (al azar) Muestra estratificada Muestra sistemática Muestra de Cluster Muestra en varias etapas Muestra accidental Muestra a propósito Muestra de la bola de nieve Muestra Aleatoria (al azar) Todos tienen la misma oportunidad de participar. Se requiere una lista de la población. Un ejemplo es el sorteo. Otro ejemplo es el uso de la tabla de los números aleatorios. Muestra Estratificada Todos en un principio tienen la misma oportunidad de participar. Se dividen los participantes en estratos; tamaño de finca, nivel socio-económico, lugar de residencia, sexo, raza, etc. Se espera que el número de cada estrato responda a la proporción real de los grupos. Utilización Números Aleatorios Todos en un principio tienen la misma oportunidad de selección. Si la población es 70, y el número que sale es el 2 ( Tabla 1, primera columna , con dos dígitos), el número seleccionado es 21, el próximo es 04 y se continúa hasta alcanzar el número de la muestra seleccionado. Si el número es mayor de 70, se descarta de la muestra. Muestra Estratificada Todos en un principio tienen la misma oportunidad de selección. Puede ser cualquier lista de individuos, incluyendo una guía telefónica. So obtiene un número al azar, como el caso de 10, y a partir de ahí se seleccionan las personas a intervalos de 10. Muestra de Cluster Podría ser representativa. Se seleccionan grupos de participantes en vez de individuos. Es muy típico en el caso de las escuelas o Iglesias. Es más razonable obtener un listado de las escuelas e iglesias y establecer contacto con los Directores de escuela y los Pastores. Muestra en Varias Etapas. Es común realizar una muestra estratificada de los municipios de la Isla, estratificando entre zona rural y zona urbana. A continuación se establece una muestra al azar de las casas en los diferentes municipios. Finalmente, se selecciona una persona de cada hogar seleccionado. Muestra Accidental. No se provee a todos la misma oportunidad de participar. En el caso de una encuesta de consumo, se entrevista en un centro comercial en un día específico a una hora específica. La muestra es accidental, debido a que en caso de cambiar el itinerario, no hubiera obtenido la misma muestra. Muestra a Propósito No se provee a todos la misma oportunidad de participar. Se seleccionan aquellas personas que se estiman pueden proveer la mejor información En el caso de las encuestas casa por casa, se suelen descartar las personas residentes en zonas consideradas menos seguras. Muestra de la Bola de Nieve Se utiliza para obtener la participación de individuos difíciles de localizar. Como ejemplo, el caso de los adictos a drogas que no han buscado tratamiento ni tampoco han sido arrestados. Inicialmente se localiza a un individuo y este te pondría en contacto con otros en la misma situación. Métodos para Obtener Información Grupo Nominal Grupo Focal Información existente Encuesta Estudio de Caso Análisis del Campo de Fuerzas Análisis Casual (post-estudio) Observación Procedimiento de Delphi Incidente crítico Foros Comunitarios Vendaval cerebral Grupo Focal Requiere entre 6-12 personas por sección Los participantes deben ser homogéneos Se recomiendan varias sesiones Se promueve diálogo y participación No se busca consenso La duración es entre 1½ y 2 horas Debe haber moderador y asistente Se debe hacer la minuta inmediatamente Ejemplo de Grupos Focales en el Estudio de Necesidades ?Qué estrategias del taller les han gustado más? ¿Qué aspectos cambiarían del taller? ¿De qué manera el taller les ha ayudado en su vida? ¿Qué dificultades tienen para implantar las prácticas recomendadas en el taller? ¿De qué manera pueden adiestrar a otros? Planificación Grupo Focal Decidir sobre el tópico Establecer la población Realizar las invitaciones Comité establecerá las preguntas Al final estas se reducen a entre 6-8 Se prueban las preguntas Se coordina hora, lugar y refrigerios. Grupo Nominal Generalmente consta de 1-2 preguntas Se utiliza método oral-escrito Combina trabajo individual-colectivo Se buscan consensos Los participantes representan grupos Se obtienen datos en orden de prioridad EJ: ¿Cuál es la prioridad más importante de la comunidad X? Ejemplo de Grupo Nominal Bienvenida a los participantes: explicación y propósito Ejemplo: Identificar cuatro aspectos positivos y cuatro negativos del taller ofrecido sobre “Manejo del Estrés”. Esto es trabajo individual y escrito. Tienen 15 minutos Explique las ideas. Están se colocarán en la pizarra. Seguirá una votación individual, donde se puede establecer un sistema para puntuar las primeras 3 o 5 alternativas Se cuentan los puntos y se pone por orden en la pizarra Habrá oportunidad de cambiar el orden por consenso, estableciendo argumentos. Al final queda un orden establecido por consenso grupal. Tipos de Encuesta Encuesta por Correo Entrevista Personal Administración Directa Encuesta Telefónica Encuesta a través del Internet Encuesta Por Correo Ventajas: Es suficiente para recoger un buen volumen de información. Las personas tienden a proveer opiniones francas y honestas cuando la contestan en la tranquilidad del hogar . Provee más tiempo a las personas para contestar el cuestionario. Todos los participantes reciben las mismas instrucciones para contestar. Desventajas: Se requieren varios seguimientos El cuestionario debe ser sencillo Las preguntas abiertas son muy difíciles de analizar. Se requiere un listado preciso de participantes. No se debe usar demasiado. El procedimiento puede ser caro. El resultado podría ser engañoso. La profundidad de la encuesta es limitada. Entrevista Personal Ventajas: Es más fácil de conseguir a los más difíciles. Suele generar un porcentaje alto de respuestas. Método personificado. Es factible obtener la cooperación del entrevistado. Puede ser de índole cualitativa y cuantitativa. Desventajas: Método costoso Toma tiempo. Atención a respuestas falsas. Requiere adiestramiento para los encuestadores. Algunos encuestados prefieren el anonimato. En algunos casos no es posible alcanzar a todos los participantes del estudio. Administración Directa Ventajas: Rápido y económico Permite la clarificación Provee confidencialidad. Instrucciones homogéneas . Provee datos datos sobre actitudes. Suele generar porcentajes altos de respuestas. Provee datos cuantitativos y cualitativos. Desventajas: Requiere la cooperación de otras personas. Solamente pueden participar las personas que están presentes en ése momento. El investigador puede utilizar su influencia. Entrevista Telefónica Ventajas. Alta respuesta Datos se reciben rápido El encuestador lee las notas sin distraer al entrevistado. Es factible la supervisión en un espacio limitado. • • • • Desventajas Toma demasiado tiempo No todos tienen teléfono Preguntas deben ser sencillas Poca oportunidad para ganar la confianza del entrevistado. Entrevista grupal Ventajas: Es más barato y más rápido que la encuesta personal. Es una estrategia personalizada. Los miembros del grupo se estimulan entre sí. Idóneo para los que prefieren la interacción con otras personas. Desventajas No favorece a los que prefieren el anonimato Algunos participantes tienden a dominar las dinámicas. El éxito de la dinámica depende grandemente de un experto moderador. Los datos son difíciles de analizar y sintetizar. Observación Ventajas: El lugar es natural, flexible y sin estructura. El evaluador puede descubrir su identidad o permanecer en el anonimato. El investigador puede participar activamente u observar el evento pasivamente. Se puede combinar con otros métodos de toma de datos. Es apropiado para estudiar un grupo pequeño. Desventajas: El evaluador tiene menos control de la situación. El resultado se puede contaminar si los participantes se dan cuenta que los están observando. No se suele puede generalizar a toda la población . No se recomienda su empleo para grupos grandes. Información Existente Ventajas: Información fácilmente disponible, costo mínimo. Se puede conseguir información de progreso. Los datos son descriptivos. Desventajas: El usuario podría tener que localizar la información, discriminarla y correlacionarla. Algunas cifras podrían representar estimados y no cifras exactas. No revelan creencias o razones para las tendencias informadas. Estudio de Caso Ventajas: Permite un estudio en profundidad de las personas o grupos. Se puede utilizar en combinación con otros métodos Es una gran oportunidad para estudiar con detalle a los grupos. Desventajas: Puede ser muy subjetivo. Consume mucho tiempo. No se puede generalizar a un grupo mayor. No se recomienda como el único método utilizado. Puede ser una guía para realizar otros estudios. Medios de Comunicación Masiva (Foros) Ventajas: Todos los ciudadanos tienen la oportunidad de responder. Las tele-conferencias, conferencias telefónicas, reuniones comunitarias y vistas públicas son métodos rápidos para obtener respuestas. Desventajas: Los extremos de una población suelen responder. Las vistas públicas consumen mucho tiempo. La síntesis de la información o el análisis de la misma suele consumir mucho tiempo. La participación en las vistas públicas está muy afectada por el lugar y el horario. Cuestionario (Encuesta) Mediante el cuestionario. (Encuesta personal) Circular el número que corresponda a la palabra que mejor describa la frecuencia en que realizan cada una de las siguientes prácticas. Comer juntos en familia Hacer ejercicio Usa cinturón de seguridad Sigue límites de velocidad Rinde planillas cada año Nunca 1 1 1 1 | a veces 2 2 2 2 2 a menudo 3 3 3 3 3 Siempre 4 4 4 4 4 Encuesta (2) Favor de marcar del 1 al 4, donde 1 implica el menor conocimiento, importancia y habilidad, y 4 significa el mayor conocimiento, importancia y habilidad. CONO IMPOR HABI Prácticas de prevención de accidentes _____ _____ _____ Prácticas de Prevención de salud _____ _____ _____ Prácticas de manejo del estrés _____ _____ _____ Manejo de los recursos del hogar _____ _____ _____ Prácticas de primeros auxilios _____ _____ _____ Incidente Crítico Se utiliza para preguntar a los participantes que mencionen incidentes específicos donde se documente que la organización está realizando una labor excelente, y otra donde se diga lo contrario. Esta sección se puede integrar dentro del cuestionario. Incidente Positivo ________________________________ Incidente Negativo ________________________________ Expediente de Observación sobre comportamiento de los participantes Preguntas de conocimiento Preguntas de Clarificación Preguntas de explicación Hacen preguntas a otros participantes Ofrece su propia opinión sobre el tópico Resumen opinión de otros participantes No responden a preguntas del instructor No responden a preguntas de participantes III IIII II IIIII II II III I Procedimiento de Delphi Identificar propósito y objetivos Identificar un panel de participantes, no más de 50 Diseñar preguntas abiertas sobre el tópico en cuestión Enviar el C1 a los participantes Analizar la encuesta y diseñar preguntas cerradas basado en las ideas generadas en el cuestionario 1 Enviar el c2 y recolectar las que se completaron Analizar los datos y enviar c3 : media grupal, desviación estándar de las respuestas individuales, y solicitar si están de acuerdo con los resultados. So no lo están, proveer razones. Se analiza y considera opción de c4. Se envía el informe final e informe de los hallazgos del proceso. Análisis Causal (Post-estudio) Técnica muy útil para generar ideas , establecer necesidades comunitarias y recomendaciones de un estudio de necesidades. Las causas y las consecuencias no están aisladas. Funciona con grupos pequeños (5-8 personas) Procedimiento de Análisis Causal Columna 1: Lista de las Necesidades principales generadas en el estudio de necesidades. Columna 2: Causas para las necesidades detectadas. Cada necesidad puede tener más de una causa Columna 3: Se mencionan las consecuencias si no se remueven las causas y las necesidades no son atendidas. Cada necesidad puede tener varias consecuencias. Columna 4: Establezca una calificación de baja, media o alta, según la necesidad de corregir el problema una vez que este ocurre. Columna 5: Califique la necesidad del 1-5, donde 5 es la más crítica, basado en el grado crítico de la necesidad, si esta no se implanta. Tabla del Análisis causal Necesidad Inquietud Causas Consecuencias Dificultad de corregir la necesidad Baja, Media, Alta. Nivel crítico de la necesidad. 1, 2, 3, 4, 5 Análisis del Campo de Fuerzas Se utiliza para documentar las fuerzas que ayudan al cambio en un grupo de personas u organización, y las fuerzas que lo repelen. Es muy útil para es determinar necesidades e implantar recomendaciones de las evaluaciones. Estado actual----------------------------------Estado deseado Fuerzas a favor de una mayor participación del líder ___________________________________________ Fuerzas en contra del cambio ___________________________________________ Recomendaciones Generales Involucre a los beneficiarios en todas las etapas del estudio. Valide los diferentes procedimientos del estudio antes de implantarlos (métodos, formularios). Adiestre a los que van a recopilar datos Utilice más de una metodología Disemine los resultados y establezca un plan de acción para implantar los cambios