Guia del Usuario Operación Access

Operación Microsoft Access 97
Impresión
Establecer opciones de configuración de página
Para establecer márgenes, orientación de página y otras opciones de
configuración de página, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Abrir la base de datos en una de las siguientes vistas.
•
Abrir una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o Vista preliminar.
•
Abrir un formulario o informe en cualquier vista (o desde la ventana
Base de datos).
•
Abrir un módulo en cualquier vista.
•
Las opciones de configuración de página no están disponibles para una
macro.
2.
En el menú Archivo, elegir la opción Configurar página.
3.
Seleccionar las siguientes fichas para
configurar las opciones que se deseen:
4.
☞
•
Márgenes. Para establecer los
márgenes y para imprimir sólo
datos.
•
Página.
Para
configurar
la
orientación, el tamaño del papel y
la impresora.
•
Columnas. Para establecer el
número, tamaño y diseño de las
columnas
solamente
para
formularios, informes y macros.
Hacer clic en el botón Aceptar.
Access guarda el valor de las opciones
de configuración de página junto con un formulario o informe, de modo que
sólo se las necesitará establecer una vez para cada formulario o informe.
Para las tablas, consultas y módulos, se deberán establecer opciones de
configuración de página cada vez que se imprima.
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Ver una vista previa o preliminar
La vista previa es una herramienta que permite ver datos o módulos en la
pantalla tal y como se verán una vez impresos. Existen dos ventanas de vista
previa: Vista preliminar y Vista previa del diseño.
•
La ventana Vista preliminar está disponible para formularios, informes, hojas
de datos y módulos.
•
La ventana Vista previa del diseño está disponible para informes en la vista
Diseño. La vista previa del diseño proporciona una visión rápida del diseño
básico de un informe pero puede no incluir todos los datos del mismo.
Vista preliminar de un formulario
Para ver una vista preliminar de un formulario en la vista Diseño, vista
Formulario o vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Hacer clic en el botón
Vista preliminar de la barra de herramientas.
2.
Para regresar a la vista Diseño, a la vista Formulario o a la vista Hoja de
datos, hacer clic en el botón
Vista de la barra de herramientas.
Para ver una vista preliminar de un formulario desde la ventana Base de
datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Hacer clic en la ficha Formularios.
2.
Seleccionar el formulario cuya vista preliminar se desea ver.
3.
Hacer clic en el botón
☞
Vista preliminar de la barra de herramientas.
La forma en que Access muestra un formulario en Vista preliminar depende
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de la vista desde la que se tiene acceso a la vista preliminar.
Vista previa de un informe
Visualizar un informe mediante la vista previa muestra cómo aparecerá una
vez impreso. Se puede visualizar el diseño, que contiene un ejemplo de los datos del
informe, o bien se puede comprobar la información revisando todas las páginas del
informe.
☞
Se pueden usar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior
de la ventana Vista preliminar para desplazarse por las páginas. Puede
desplazarse dentro de la página actual mediante las barras de
desplazamiento.
Vista previa del diseño de un informe
La vista previa del diseño de un informe es una forma rápida de ver el diseño
de un informe, ya que Access sólo utiliza aquella información de la tabla o consulta
necesaria para mostrar el aspecto final del informe. Si se desea visualizar la
información exacta que aparecerá en el informe, se debe usar Vista preliminar.
Para obtener únicamente una vista previa del diseño del informe, en la vista
Diseño de un informe, hacer clic en la flecha situada junto al botón
Vista de la barra de herramientas y luego escoger la opción Vista previa del
diseño.
Si el informe está basado en una consulta de parámetros no se necesitará
escribir ningún valor; en tal caso elegir simplemente Aceptar. Access ignora los
parámetros cuando se elige Vista previa del diseño.
Vista previa de los datos de un informe
Obtener una vista previa de todo el informe página por página, se debe
realizar uno de los siguientes procedimientos:
Para obtener una vista previa de un informe desde la vista Diseño:
•
Desde la vista Diseño, hacer clic en el botón
barra de herramientas.
Vista preliminar de la
Para obtener una vista previa de un informe desde la ventana Base de datos:
1.
En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Informes.
2.
Seleccionar el informe que desea ver y posteriormente hacer clic en el
botón
Vista preliminar.
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Impresión de formularios e informes
Imprimir un formulario
Para imprimir un formulario desde la ventana Base de datos, se debe realizar
el siguiente procedimiento:
1.
Hacer clic en la ficha Formularios.
2.
Seleccionar el formulario que desee imprimir.
3.
En el menú Archivo, elegir la opción Imprimir.
4.
En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccionar las opciones de impresión que se
deseen.
5.
Elegir el botón Aceptar.
Access imprime el formulario en la vista especificada en la propiedad
Presentación predeterminada del formulario.
Para imprimir un formulario sin necesidad de especificar opciones en el
cuadro de diálogo Imprimir, hacer clic en el botón Imprimir de la barra de
herramientas.
Imprimir un informe
Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que se
comprueben los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de
configuración de la página.
Para imprimir un informe, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar el informe en la ventana Base de datos o abrir el informe en la
vista Diseño, Vista preliminar o Vista previa del diseño.
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2.
Elegir la opción Imprimir en el menú Archivo.
3.
Escribir los valores que se desean en el cuadro de diálogo Imprimir.
4.
•
En Impresora, especificar una impresora.
•
En Intervalo de impresión, especificar todas las páginas o el intervalo de
páginas que se deseen.
•
En Copias, especificar el número de copias y si se deben intercalar.
Elegir el botón Aceptar.
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