Artículo HERRAMIENTAS De la intranet al portal del empleado Yolanda Domingo, consultora senior del Área de Comunicación Interna de Grupo Inforpress. S i en nuestra vida cotidiana y duda el mayor avance se centra en el laboral impera la consigna de portal del empleado, que marca un an- “renovarse o morir”, en materia tes y un después en las empresas. No de comunicación ésta debe ser el lema sólo porque permite al empleado tener imprescindible en cualquier acción o ini- un acceso cómodo y rápido a la informa- ciativa. La comunicación interna en las ción más estratégica y operativa para el empresas ha evolucionado notablemen- desarrollo de sus funciones, sino por- te en los últimos años y, cada vez más, que este soporte on line se integra en el es uno de los pilares fundamentales de nuevo modelo de gestión y dirección del los planes estratégicos y de negocio de capital humano que se está implantando las grandes organizaciones. Así sucede en las organizaciones. en el caso de Repsol YPF o Telefóni- 64 REVISTA DE COMUNICACIÓN ca, las dos compañías españolas más En este nuevo paradigma, el empleado importantes por facturación. Desde el es una persona autónoma e indepen- punto de vista de las herramientas, sin diente, que se desarrolla personal y pro- fesionalmente dentro de una compañía, permanencia, horas de acceso, etc.). renovación de contenidos. Un emplea- que se integra con los objetivos de nego- Por ello, como herramienta de comuni- do sólo se siente motivado para entrar cio y aporta activamente su creatividad y cación interna, el Portal del Empleado en un portal si sabe que va a encon- talento a la consecución de un proyecto posee grandes ventajas y posibilidades trar contenidos nuevos y/o de interés. común. Pero para que este modelo de de desarrollo y proyección. Además de Y si al navegar encuentra información gestión de personas funcione es im- cumplir con las funciones de informar, desfasada y anticuada, las probabili- prescindible un ingrediente esencial: la también contribuye activamente a la in- dades de que integre la herramienta información. Y cuanto más actualizada, tegración del cliente interno (estrechan- entre sus hábitos diarios se reducen integral y global, mejor. do los vínculos y potenciando el orgullo drásticamente. de pertenencia hacia la empresa) y a la DE OPERATIVO A CONSTRUCTIVO motivación (facilitando recursos y valo- La formación de un equipo multidisci- Desde el punto de vista operativo, el rando su esfuerzo en el día a día). plinar, que represente a cada una de las áreas y divisiones de la compañía, es la Portal del Empleado cumple eficazmente con estos objetivos. Gracias a Pero, el Portal del Empleado debe ir mejor opción para definir los procesos este soporte interno, basado en un len- más allá, abarcando no sólo contenidos y protocolos de autorización y publica- guaje y diseño html, el usuario puede corporativos y operativos, sino también ción de contenidos. Lo más adecuado acceder a directorios (de empleados, clientes, partners, potenciales...), biblioteca (informes, documentos técnicos, artículos útiles, estadísticas...), aplicaciones y herramientas, manuales, catálogos, etc. Las primeras herramientas se basaban en este concepto: un mero repositorio de documentos y “Cada vez más los portales del empleado están integrando secciones de ocio y tiempo libre, así como otros destinados a la familia o a acciones de voluntariado”. archivos que se podían consultar eficazmente con una simple conexión a la red. Eran las llamadas intranets. emocionales. En este sentido, cada vez es permitir que todos los empleados más los portales del empleado están in- puedan editar y publicar en el portal, Pero poco queda de estas plataformas tegrando secciones de ocio y tiempo libre, estableciendo un sistema de workflow iniciales. Así, de un compendio de docu- así como otros destinados a la familia o a de contenidos lo más automático po- mentos hemos pasado a una indudable las acciones de voluntariado y responsa- sible, que potencie la autorización por herramienta de comunicación interna, bilidad social corporativa. Así sucede con defecto y no tanto expresa. interactiva y “a medida” de las necesi- Iberia, DKV Seguros y el portal de Caja dades y responsabilidades de cada em- Madrid, “e-personas”, que fue pionero al Otra clave se centra en la estructura y pleado. El cliente interno puede encon- integrar contenidos específicos para los diseño, que debe ser lo más intuitivo y trar todo lo necesario para su día a día hijos de los empleados. simple posible, facilitando la navegación y la búsqueda rápida de la infor- (información operativa), puede conocer la actualidad corporativa de su empresa CLAVES DE ÉXITO mación. La inclusión de un buscador y del grupo (información corporativa), Pero, ¿cuáles son las claves de éxito? potente (y efectivo) es un recurso sen- profundizar en la actividad y realidad Las últimas tendencias en el Portal cillo que puede ayudar al usuario. de otros equipos y centros (facilitando del Empleado, recogidas en los Pre- la comunicación transversal), fomentar mios al Mejor Portal del Empleado PERSONALIZACIÓN la gestión del conocimiento, y –quizá que cada año convoca el Observatorio Un portal a medida es éxito seguro, si lo más importante– puede participar de Comunicación Interna e Identidad bien no es tan fácil. Además de las difi- activamente a través de elementos de Corporativa, se centran en una actua- cultades técnicas de la aplicación infor- feedback directo (encuestas, buzón de lización constante, un diseño intuitivo mática –que permitan el acceso a la in- sugerencias, foros, chats...) e indirecto y la posibilidad de personalizar. Uno formación adecuada para cada usuario–, (estadísticas de uso del portal del em- de los grandes escollos de los Porta- hay que superar otras barreras más difí- pleado: páginas más vistas, tiempo de les del Empleado es la actualización y ciles: la resistencia de ciertas personas > Junio 2007 65 Artículo HERRAMIENTAS ¿PARA QUÉ SIRVE UN PORTAL? Mejora el conocimiento que el empleado tiene acerca de la organización, de los valores corporativos, de los resultados... Favorece una cultura común y sensación de comunidad. Se agiliza el método de trabajo y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y burocracia interna. Mejora el servicio y tiempo de respuesta, reduce los costes operativos. Mejora las relaciones empresa-empleado. Mayor eficacia organizacional y productividad. Mejora de la comunicación interna. Comunicaciones más efectivas. Mayor disponibilidad informativa y colaboración interdepartamental. Información actualizada de manera rápida. Favorece la toma de decisiones. Fomenta la dedicación de los profesionales de RR.HH. a las tareas de valor añadido. Una labor más personal y especializada. Permite gestionar el talento. Implica a los empleados en la empresa. Mejora en el acceso a la información y en la toma de decisiones. La información es la misma a lo largo y ancho de la empresa, concibiendo el trabajo de forma homogénea. Consistencia/uniformidad. Formato electrónico. Ahorro de tiempo y costes. Agiliza la gestión y administración. Ahorro. Acceso a una tecnología fundamental para la supervivencia en un mercado cada vez más competitivo y dinámico. Una vez superado este aspecto, muchas compañías van más allá permitiendo la personalización del diseño, que no sólo se centra en la elección de colores o imágenes, sino también en la configuración de la página central o home. VALOR AÑADIDO Hay elementos que aportan valor añadido a esta herramienta on line y favorecen su integración en el día a día del empleado. Uno de ellos es la realización de campañas de marketing interno para el lanzamiento –o relanzamiento– del Portal del Empleado. Para vender una idea o proyecto hay que comunicar e informar. Pero también hay que recordar que lo que se comunica mal, no se puede vender nunca más. > a guardar información y no compartir aplicaciones y secciones propias de su conocimientos con los demás. departamento. Lo importante de optar Así pues, es importante cuidar este as- por esta segmentación de contenidos pecto, ya que la primera aceptación será El Portal del Empleado implica una nueva es ser cuidadosos en la clasificación de esencial para que el portal se implante manera de trabajar, de relacionarse con la información y definición de perfiles. con éxito y sea aceptado por los emplea- los demás y, por lo tanto, de gestionar la Además, para no suscitar desconfian- dos, que reconocerán sus posibilidades y información. Lo más adecuado es segmentar a los diferentes públicos de una compañía y organización, según su nivel y responsabilidad, pero también según su departamento y centro de trabajo. Así, esa personalización no sólo se centrará en que el empleado reciba la información más adecuada según su perfil, sino tam- “El Portal del Empleado implica una nueva manera de trabajar, de relacionarse con los demás y, por lo tanto, de gestionar la información”. bién en la manera y forma de presentar esta información. 66 zas, lo más adecuado es que el usuario ventajas y contribuirán activamente a su Por ejemplo, un empleado contable de sólo vea en la pantalla los contenidos y actualización y renovación constante. una oficina de una compañía en Albace- secciones a los que tiene acceso. Este te deberá tener acceso a la información contenido específico no elimina los con- Otros aspectos a cuidar será la inclu- financiera propia de su departamento tenidos imprescindibles que debe tener sión de elementos de marketing inter- (con sus respectivas aplicaciones con- esta herramienta de interés general y no –banners, pop ups, microsites...–, la tables), de su nivel profesional (como global, como la información corporativa, publicación de espacios de servicio al jefe de equipo) y de su centro de trabajo. actualidad del grupo y de la filial, princi- empleado –administrador y visor de nó- Pero este contenido variará si el usuario pales proyectos de los distintos departa- minas, gestor de desempeño, vacacio- trabaja en la oficina de Barcelona en el mentos y centros... así como contenidos nes y días pendientes, e-learning...–, ocio mismo puesto. Al poseer un perfil dife- operativos: directorios, manuales, ca- y tiempo libre, responsabilidad social, rente, el empleado accederá al portal en tálogos, normas internas... Igualmente, otros servicios –callejero, diccionarios, idioma catalán, podrá profundizar en la tampoco hay que olvidarse de los conte- conversor de divisas..–, y aplicaciones de actualidad de su oficina y consultará las nidos emocionales. navegación común. REVISTA DE COMUNICACIÓN