Manual para la Recepción de Donativos Nombre del Documento: Código: Manual para la Recepción de Donativos MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 2 de 11 ÍNDICE Pág. 1. Objetivo........................................................................................................................ 3 2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3 3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3 4. Definiciones………………………..…….…………………………………….……………. 3 5. Disposiciones Generales............................................................................................ 4 6. Proceso…………......................................................................................................... 5 6.1 Recepción de Donativos...................................................................................... 5 6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 7 6.3 Anexos…….......................................................................................................... 10 7. Transitorios.................................................................................................................. 10 8 Emisores...................................................................................................................... 11 Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 3 de 11 1. Objetivo Definir el mecanismo para la recepción y aplicación de los donativos en efectivo y en especie. 2. Marco Normativo Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. 3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4. Definiciones Donante Persona física o moral que realiza una donación en efectivo o en especie a la CDI. Donativo en efectivo Recursos recibidos en moneda nacional o extranjera. Donativo en especie Bienes muebles, inmuebles, materiales, suministros y otros que reciba la CDI. Donativo Transferencia en efectivo o en especie que realiza un donador a la CDI, por el cual se proporciona un recibo deducible de impuesto en caso requerido. LFPRH Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. RLFPRH Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Unidades Administrativas Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas . Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 4 de 11 5. Disposiciones Generales 5.1. La autorización de la aceptación y recepción de los donativos a la CDI, corresponderá a la Junta de Gobierno de la CDI. 5.2. Todo donativo en efectivo o en especie deberá ser formalizado a través de un acta de donación o convenio. 5.3. Todo donativo recibido por la CDI, deberá destinarse para el desarrollo de actividades para el que fue otorgado. 5.4. La CDI, a solicitud del donante, podrá expedir un recibo fiscal deducible de impuestos. 5.5. Los donativos que puede recibir la CDI, serán en efectivo o en especie. 5.6. El procedimiento de recepción de la donación se deberá especificar en el instrumento jurídico por medio del cual se formalice la donación. 5.7. Las donaciones en efectivo deberán llevarse a cabo mediante depósito bancario o transferencia electrónica a nombre de la CDI, en la cuenta bancaria establecida para tal fin. 5.8. Las donaciones en especie de bienes de consumo se podrán recibir en la CDI, a través de la Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles. 5.9. El registro de las donaciones en efectivo se realizarán y administrarán a través del Departamento de Ingresos y Pagos. 5.10. Las donaciones que reciba la CDI se registrarán contablemente por la Subdirección de Contabilidad y Finanzas. 5.11. Para ejercer los donativos recibidos en efectivo, previamente se debe obtener la autorización de la SHCP, y su ejercicio se realizará dentro del ejercicio fiscal en que se obtengan los recursos. 5.12. La Subdirección de Programación y Presupuesto solicitará la autorización ante la SHCP para la aplicación del donativo y la modificación del flujo de efectivo, e informará al Departamento de Ingresos y Pagos para la aplicación del mismo. Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 5 de 11 6. Proceso 6.1 Recepción de Donativos Objetivo: No. Definir el mecanismo para la recepción y aplicación de los donativos en efectivo y en especie. Descripción de la Actividad Responsable Recepción de Recursos del “Donativo” 1. Llevan a cabo las acciones para la recepción del donativo e informan a la Coordinación General de Administración y Finanzas del donativo que recibirán, con la documentación soporte del mismo, entre la que deben incluir la autorización de la Junta de Gobierno para la recepción del donativo; indicando las claves presupuestarias en las que se ejercerán los recursos. Unidades Administrativas 2. Turna la documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto para los trámites correspondientes. Coordinación General de Administración y Finanzas 3. Remite al Departamento de Ingresos y Pagos la documentación, revisa y si es procedente, elabora comprobante de recibo de donativo que debe de contener los requisitos establecidos en la resolución miscelánea fiscal para comprobantes que amparan donativos, entrega al donante y recaba acuse de recibo. Dirección de Programación y Presupuesto 4. Recibe cheque por concepto de donativo y procede a su depósito en las cuentas bancarias de la CDI. Si se trata de trasferencia electrónica, verifica el movimiento en la cuenta bancaria de la CDI y, archiva en auxiliares internos el comprobante bancario. Departamento de Ingresos y Pagos 5. Envía la ficha de depósito o el comprobante de transferencia electrónica a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro contable. Departamento de Ingresos y Pagos 6. Recibe ficha de depósito o comprobante de transferencia del donativo para su registro contable. Subdirección de Contabilidad y Finanzas 7. Solicita mediante memorándum a la Subdirección de Programación y Presupuesto, obtenga la autorización correspondiente ante la SHCP para ejercer el donativo. Departamento de Ingresos y Pagos 8. Recibe memorándum del Departamento de Ingresos y Pagos de la recepción del donativo para que realice los trámites correspondientes ante la SHCP para su autorización. Subdirección de Programación y Presupuesto 9. Recibe autorización de la SHCP para ejercer los recursos del donativo recibido en la CDI. Subdirección de Programación y Presupuesto Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 6 de 11 No. Descripción de la Actividad Responsable Aplicación de los Recursos del “Donativo” 10. Comunica la autorización de la SHCP a la Subdirección de Tesorería y a la Unidad Responsable que convino la recepción del donativo para la aplicación de recursos del donativo. Subdirección de Programación y Presupuesto 11. Revisa y turna al Departamento de Ingresos y Pagos el comunicado de la autorización por parte de la SHCP para la aplicación de los recursos del donativo. Subdirección de Tesorería 12. Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto, las claves presupuestales a las que se aplicará el donativo. Departamento de Ingresos y Pagos 13. Recibe de la Unidad Administrativa responsable de la recepción de donativo, oficio de solicitud de pago con cargo al donativo, o en su caso, para la ministración de recursos, incluyendo las claves presupuestarias correspondientes y turna al Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos para su registro. Departamento de Ingresos y Pagos 14. Recibe la solicitud de pago o ministración de recursos y los registra en los auxiliares internos (hoja de Excel). Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos 15. Captura en el sistema del banco los datos del beneficiario para el pago correspondiente, a través de transferencia electrónica o para la ministración de recursos, e informa al Departamento de Ingresos y Pagos el registro efectuado. Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos 16. Revisa en el sistema bancario el correcto registro de la transferencia para dar su autorización de traslado de los recursos al beneficiario. Departamento de Ingresos y Pagos ¿Registro correcto? No: Ir al paso 15 Sí: Ir con el paso 17 17. Revisa y autoriza la transferencia de recursos y los informa al personal operativo para la impresión de movimientos. Departamento de Ingresos y Pagos 18. Imprime los comprobantes de los movimientos bancarios y los registra en auxiliares internos (hoja de Excel) que se concilian mensualmente y envía a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, copia de los comprobantes de la transferencia para su registro. Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos 19. Recibe copia de los comprobantes de la transferencia electrónica de los recursos entregados a la Unidad Administrativa para su registro contable. Subdirección de Contabilidad y Finanzas Nombre del Documento: Código: Manual para la Recepción de Donativos MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 7 de 11 6.2 Diagrama de Flujo Procedimiento para la Recepción de Donativos Unidades Administrativas Inicio Coordinación General de Administración y Finanzas Dirección de Programación y Presupuesto Departamento de Ingresos y Pagos Subdirección de Contabilidad y Finanzas Recepción de Recursos del "Donativo" 1 3 Llevan a cabo las acciones para la recepción del donativo e informan a la Coordinación General de Administración y Finanzas del donativo que recibirán, con la documentación soporte del mismo, entre la que deben incluir la autorización de la Junta de Gobierno para la recepción del donativo; indicando las claves presupuestarias en las que se ejercerán los recursos 4 2 Turna la documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto para los trámites correspondientes Remite al Departamento de Ingresos y Pagos la documentación, revisa y si es procedente, elabora comprobante de recibo de donativo que debe de contener los requisitos establecidos en la resolución miscelánea fiscal para comprobantes que amparan donativos, entrega al donante y recaba acuse de recibo Recibe cheque por concepto de donativo y procede a su depósito en las cuentas bancarias de la CDI. Si se trata de trasferencia electrónica, verifica el movimiento en la cuenta bancaria de la CDI y, archiva en auxiliares internos el comprobante bancario Ficha de depósito o comprobante de transferencia Documentación soporte 5 Envía la ficha de depósito o el comprobante de transferencia electrónica a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro contable Ficha de depósito o comprobante de transferencia 7 Solicita mediante memorándum a la Subdirección de Programación y Presupuesto, obtenga la autorización correspondiente ante la SHCP para ejercer el donativo. Memorándum 8 6 Recibe ficha de depósito o comprobante de transferencia del donativo para su registro contable Ficha de depósito o comprobante de transferencia Nombre del Documento: Código: Manual para la Recepción de Donativos MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 8 de 11 Procedimiento para la Recepción de Donativos Departamento de Ingresos y Pagos Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Programación y Presupuesto Subdirección de Tesorería Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos 7 8 Recibe memorándum de la recepción del donativo para que realice los trámites correspondientes ante la SHCP para su autorización Memorándum 9 Recibe autorización de la SHCP para ejercer los recursos del donativo recibido en la CDI Autorización SHCP 10 Aplicación de Recursos del "Donativo" Comunica la autorización de la SHCP a la Subdirección de Tesorería y a la Unidad Responsable que convino la recepción del donativo para la aplicación de recursos del donativo 11 Revisa y turna al Departamento de Ingresos y Pagos el comunicado de la autorización por parte de la SHCP para la aplicación de los recursos del donativo Oficio 12 Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto, las claves presupuestales a las que se aplicará el donativo 13 Recibe oficio de solicitud de pago con cargo al donativo, o en su caso, para la ministración de recursos, incluyendo las claves presupuestarias correspondientes y turna al Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos para su registro 14 Recibe la solicitud de pago o ministración de recursos y los registra en los auxiliares internos (hoja de Excel) 15 Captura en el sistema del banco los datos del beneficiario para el pago correspondiente, a través de transferencia electrónica o para la ministración de recursos, e informa al Departamento de Ingresos y Pagos el registro efectuado 16 Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 9 de 11 Procedimiento para la Recepción de Donativos Departamento de Ingresos y Pagos Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Programación y Presupuesto Subdirección de Tesorería Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos 15 16 Revisa en el sistema bancario el correcto registro de la transferencia para dar su autorización de traslado de los recursos al beneficiario No ¿Registro correcto? Si 15 18 Imprime los comprobantes de los movimientos bancarios y los registra en auxiliares internos (hoja de Excel) que se concilian mensualmente y envía a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, copia de los comprobantes de la transferencia para su registro 17 Revisa y autoriza la transferencia de recursos y los informa al personal operativo para la impresión de movimientos 19 Recibe copia de los comprobantes de la transferencia electrónica de los recursos entregados a la Unidad Administrativa para su registro contable Fin Nombre del Documento: Manual para la Recepción de Donativos Código: MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 10 de 11 6.3 Anexos No Aplica 7. Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias. Nombre del Documento: Código: Manual para la Recepción de Donativos MP-15/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 11 de 11 8. Emisores Autorizó: Visto Bueno: Xavier Abreu Sierra Director General Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas Elaboró: Supervisó: _____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto _____________________________ José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora Registro Oficio Número: CGAF/ /2012 Fecha de dictaminación por el COMERI: 30 de noviembre de 2012 Sello: