Guía Responsable Funcional - Portal administración electrónica

Plataforma Notific@
Servicio compartido de Gestión de Notificaciones
Guía Responsable Funcional
ATENCIÓN: Para la comprensión de este documento, debe consultarse el
Glosario Términos Notific@ que dispone de todos los términos y abreviaturas
utilizados, así como su definición y en algunos casos, las especificaciones
técnico-funcionales asociadas a los mismos.
Manual
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Fecha de revisión 25/05/2016
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Plataforma Notific@
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Contenido
1. ¿Qué es Notific@? ......................................................................................... 4
2. ¿Dónde encuentro información de Notific@? ................................................. 4
3. ¿Qué requisitos hay que cumplir? ................................................................. 4
3.1. Requisitos conveniales, funcionales y económicos ................................. 4
3.2. Requisitos técnicos .................................................................................. 5
4. ¿Qué tengo que saber sobre mi negocio? ..................................................... 5
5. ¿Qué tengo que decidir? ................................................................................ 6
6. ¿Quién me puede ayudar? ............................................................................. 6
7. ¿Cuánto cuesta el uso de Notific@? .............................................................. 7
8. ¿Como pago los servicios con coste? ............................................................ 7
9. ¿Cómo me cobran los servicios? ................................................................... 7
10. ¿Cómo establezco las relaciones con Notific@ y los agentes
colaboradores?................................................................................................... 7
11. ¿Cómo puedo ahorrar gastos? ..................................................................... 8
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PASO 1> CONOCIENDO NOTIFIC@
1. ¿Qué es Notific@?
Notific@ es la plataforma tecnológica que da soporte al Servicio compartido de
Gestión de Notificaciones y que como tal, es de obligada utilización para las
Administración General del Estado y sus Organismos Públicos.
Otras Administraciones Públicas, podrán utilizar Notific@ si cumplen unas
determinadas condiciones especiales.
2. ¿Dónde encuentro información de Notific@?
En el Centro de Transferencia Tecnológica, puede encontrar el documento
“Diseño conceptual” que proporciona una visión general del alcance de
Notific@, así como otro conjunto de información que también podrá ser de su
interés, para definir el alcance de los servicios que desea obtener de Notific@.
3. ¿Qué requisitos hay que cumplir?
Los requisitos a cumplir son varios y de diferentes tipologías:
o Requisitos conveniales, funcionales y económicos que deberán
ser resueltos por los Responsables Funcionales.
o Requisitos técnicos que deberán ser resueltos por los
Responsables de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
Normalmente, para el cumplimiento de todos los requisitos y la puesta en
práctica de la solución Notific@ se requiere de la colaboración de ambas
partes.
3.1. Requisitos conveniales, funcionales y económicos

Mi organsmo debe estar incluido en un marco de colaboración, tanto con
el prestador del servicio compartido de Gestión de Notificaciones, como
con el resto de Agentes Colaboradores Notific@ cuyos servicios sean
requeridos para cubrir mis necesidades. Este marco de colaboración
puede ser particular y exclusivo para mi organismo, o ser parte de un
marco de colaboración conjunto que integre varios organismos.
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
Mi organismo deberá identificarse con Notific@, haciendo siempre uso
de los códigos DIR3. Por consiguiente, si no lo he hecho ya, debo velar
porque el esquema jerárquico de los códigos DIR3, esté suficientemente
desarrollado, para que siempre quede constancia de qué unidad es la
que efectúa la emisión de un envío.
Los procedimientos que emitan notificaciones deben estar dados de alta
en la relación de procedimientos electrónicos del Sistema de Información
Administrativa -SIA- teniendo como centro directivo propietario del
mismo al DIR3 de mi organismo.
3.2. Requisitos técnicos
A diferentes alternativas, diferentes recursos.
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
Para hacer la integración con Notific@, se requerirán una serie de
trabajos técnicos que pueden ser más o menos laboriosos, según se
desee realizar una integración manual, a través de la Aplicación web, o
una integración automática, a través de Servicios web.
Es importante conocer las alternativas y planificar esta actividad.
Necesitaré tiempo y quizás recursos económicos para hacer ajustes,
desarrollos y pruebas.
PASO 2> CONOCIENDO MI NEGOCIO
Para poder valorar en su justa medida, lo que aporta Notific@ a mi
organización, lo primero que debo es conocer y cuantificar mi volumen de
negocio.
4. ¿Qué tengo que saber sobre mi negocio?
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Conocer los procedimientos de mi organización que emiten
notificaciones y comunicaciones, como están regulados y como se
resuelven.
Qué requisitos legales tiene cada uno de mis procedimientos en cuanto
a plazos de entrega de notificaciones, reintentos, etc.
El volumen de emisiones al año de cada uno de ellos, si existe cierta
estacionalidad o si la emisión es continua en el tiempo y el esfuerzo en
recursos humanos y los costes que suponen actualmente.
Que plazos medios de entrega se obtienen en la actualidad y el nivel de
éxito de las entregas.
En qué medida las notificaciones y comunicaciones emitidas por mi
organización son generadas por un sistema de información automático o
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por otros medios más o menos manuales o automatizados y como les
afecta la integración con Notific@
5. ¿Qué tengo que decidir?
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Si las condiciones de mi procedimiento están reguladas jurídicamente de
forma que puedan utilizarse, en exclusiva, los medios electrónicos para
hacer llegar mis envíos a los destinatarios lo que me ahorraría muchos
costes económicos.
Si quiero utilizar la Dirección Electrónica Habilitada, cuando los
destinatarios de mis envíos estén obligados a comunicarse con la
Administración por medios electrónicos o cuando voluntariamente hayan
manifestado su deseo de hacerlo.
Si no estoy en los casos anteriores o si no conozco el DNI, NIF, NIE de
mis destinatarios, solo tengo la alternativa de utilizar la salida postal.
En este caso necesitaré solicitar los servicios de, al menos, un Centro
de Impresión y Ensobrado (CIE) que colabore con Notific@ y del
correspondiente operador postal.
Si puedo hacer una combinatoria de los caminos anteriores, y por
ejemplo, aunque vaya a usar la salida postal o la DEH, puedo retrasar
en envío para dar la posibilidad al destinatario a comparecer en Carpeta
Ciudadana o en la sede electrónica de mi organismo, sin que ello sea un
problema en el cumplimiento de mis plazos. Esto potenciaría mis
posibles ahorros económicos
6. ¿Quién me puede ayudar?
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Para comprender la utilidad, los requisitos y la aplicabilidad de Notific@
a una organización, es imprescindible hacer una valoración conjunta de
los aspectos funcionales y técnicos de cada caso particular.
Por consiguiente el Responsable Funcional, debe colaborar
estrechamente con el Responsable Técnico de su organización para
que, entre los dos, se pueda adoptar la mejor toma de decisión y la
planificación conjunta de actividades.
Para que esta comunicación sea efectiva, es necesario que ambas
partes tengan un conocimiento básico de Notific@, que luego se deberá
ir potenciando en función de las decisiones tomadas.
Para ello, tienen disponible un equipo de soporte, CAID, que atenderá a
sus peticiones y incidencias, mediante diferentes equipos especializados
en función de la tipología de sus consultas.
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PASO 3> HABLANDO EN PLATA
7. ¿Cuánto cuesta el uso de Notific@?

La integración con Notific@ no necesariamente, implica costes de pago
por uso. No obstante, los organismos emisores deberán hacer frente al
pago de los servicios proporcionados por otros agentes colaboradores,
en función de sus necesidades particulares. (Para mayor detalle
consultar los contenidos del marco regulador aplicable a cada caso).
8. ¿Como pago los servicios con coste?

Los costes deben ser directamente asumidos por el Organismo emisor o
bien que sean repercutidos en un tercero, llamado Organismo pagador,
al que se imputen los gastos.

Para ello, antes de empezar a realizar envíos debo indicar a Notific@
quién es el organismo encargado de cubrir los costes de cada Agente
Colaborador requerido y los datos de la relación económica que
proceda.,.
9. ¿Cómo me cobran los servicios?

Cada uno de los Agentes Colaboradores, efectuarán liquidaciones
periódicas de sus servicios que serán emitidas a nombre del Organismo
pagador, para lo cual este debe tener previamente establecido un
contrato con cada uno de los agentes colaboradores que estén
involucrados en el servicio, como por ejemplo, los Centros de Impresión
y Ensobrado, los Operadores Postales y quién tenga encomendada la
prestación de los servicios de la Dirección Electrónica Habilitada, en su
caso.
10. ¿Cómo establezco las relaciones con Notific@ y los
agentes colaboradores?

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
La reciente creación de la figura de los Servicios Compartidos, ha
requerido la revisión del marco regulatorio para la provisión y consumo
de los mismos. Por consiguiente, todo lo relativo a este aspecto se está
estudiando, diseñando y en fase de tramitación e informes preceptivos.
Las novedades que se produzcan se podrán consultar en la
documentación específica que se publicará en el Área de Descargas del
CTT, sobre este asunto.
No obstante, dado el carácter de obligatoriedad de uso que tiene este
servicio compartido de Gestión de Notificaciones, se recomienda
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avanzar en la ejecución de los trabajos técnicos y las pruebas de
integración que deben realizarse por los Responsables Técnicos TIC.
11. ¿Cómo puedo ahorrar gastos?

Dando preferencia y, en su caso, validez jurídica de mis procedimientos,
a través de medios electrónicos.
Adaptando el formato de los documentos, cuando se vaya a usar la vía
postal a las especificaciones de los CIE, evitando que deban de aplicar a
mis envíos servicios complementarios –p.e. insertar página en blanco con
dirección del destinatario, que encarecen el proceso.
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