PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA SUGEF

Código:
SUPERINTENDENCIA
DEparte
Este GENERAL
documento es
del Plan de
ENTIDADES FINANCIERAS
Continuidad de Negocio de laP-CN-015
Superintendencia General de Entidades
Procedimiento:
Versión:
Apartado ISO:
Financieras
(SUGEF).
PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA
SUGEF PARA
LAS El mismo sirve como
2.0
7.5
ENTIDADES FINANCIERAS
guía para las entidades fiscalizadas ante un
Aprobado por:
Rige deaCIC y partir
de:
evento que inhabilite los servicios
12/07/2013
Junta de Líderes
SICVECA.
PLAN DE
CONTINUIDAD DEL
NEGOCIO DE LA SUGEF
PARA LAS ENTIDADES
FINANCIERAS
Versión 1.0
PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA SUGEF PARA LAS
ENTIDADES FINANCIERAS
Código: P-CN-015
Versión:2.0
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CONTENIDO
1.
OBJETIVO ............................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ................................................................................................................................ 2
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 2
4.
DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
5.
RESPONSABILIDADES.............................................................................................................. 3
6.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................... 3
7.
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................. 7
8.
CONTROL DE REGISTROS ........................................................................................................ 8
9.
ANEXOS.................................................................................................................................. 8
Este procedimiento aplica únicamente para la SUGEF y los entes supervisados, queda prohibida su
distribución a terceras personas.
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades que tanto la SUGEF como la entidad financiera supervisada
deben seguir para acceder a los servicios del Centro de Información Crediticia (CIC) y el
Sistema de Captura, Verificación y Carga (SICVECA), en caso de que la SUGEF, ante
una contingencia, active su Plan de Continuidad del Negocio (PCN).
2. ALCANCE
Aplica para la SUGEF y entidad financiera supervisada en caso de que se active el Plan
de Continuidad del Negocio (PCN).
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
”NO APLICA”
4. DEFINICIONES
Despacho: Corresponde al Intendente y/o Superintendente General de Entidades
Financieras.
Centro de Operaciones de Emergencia: Área física donde, en caso de no contar con
nuestras instalaciones principales, se podrán realizar de forma contingente y de manera
limitada las funciones definidas previamente como críticas para la Superintendencia.
Contingencia: Forma alterna de realizar alguna labor en caso de que no poder ejecutarla
como normalmente se haría.
Este procedimiento aplica únicamente para la SUGEF y los entes supervisados, queda prohibida su
distribución a terceras personas.
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5. RESPONSABILIDADES
De la SUGEF
•
•
Declarar la situación de contingencia y activar del Plan de Continuidad del
Negocio.
Brindar los servicios del Centro de Información Crediticia (CIC) y el Sistema de
Captura, Verificación y Carga (SICVECA), aún y cuando se encuentre en una
contingencia.
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Activación del PCN
La activación del Plan de Continuidad del Negocio se realizará mediante un comunicado
del Despacho al Gerente General de la entidad financiera, ya sea por medio de fax, correo
electrónico o de forma telefónica, en el cual se indicará cuáles servicios se habilitarán y la
forma en que se estarían habilitando.
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distribución a terceras personas.
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6.2 Uso de los Sistemas CIC y SICVECA
La SUGEF cuenta con acceso a Internet desde su Centro de Operaciones de
Emergencia, por lo que la utilización de estas aplicaciones es transparente para la entidad
financiera; se accederán utilizando internet e ingresando a las mismas direcciones con
que ingresa a dichas aplicaciones de forma normal. Sin embargo, de ser requerido, la
SUGEF dispone de 10 PCs para uso de la entidad financiera, ya sea en las instalaciones
de la SUGEF o en la sala de operaciones ubicada en el Plantel de Moravia del BCCR,
contiguo al supermercado Automercado, en estos casos, cuando la entidad financiera
requiera utilizar los Sistemas deberá llamar a los números 2243-4931 o al 2243-4947 y
comunicarse con Belbeth Obando Garro o Guiseppina Aloisio Trullo. El usuario deberá
llevar al Centro de Operaciones de Emergencia una memoria USB para guardar
digitalmente los reportes que requiera la entidad en su procesamiento.
6.2.1 Centro de Información Crediticia (CIC)
Envío de información hacia la SUGEF
a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas se debe entregar los documentos en
la oficina de correspondencia.
b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas la entrega de los documentos se
debe realizar en la sala alterna ubicada en las instalaciones del plantel de Moravia
del BCCR, contiguo al Supermercado Automercado en el cruce entre Moravia y
Tibás, de acuerdo al horario de atención al público vigente.
c) Junto con la información que envía la entidad, se debe adjuntar un medio de
almacenamiento (CD, DVD o memoria USB), para grabar los reportes crediticios,
ya que los mismos no serán impresos por la SUGEF.
Procesamiento de solicitudes de autorización
a) La entidad financiera debe enviar la información tal y como lo hace normalmente.
b) La información debe ser entregada en la oficina de la correspondencia. El
funcionario de la SUGEF que recibe, cuenta los documentos, anota la cantidad
dentro del sobre y los envía para su procesamiento.
c) Se validan y se procesan las autorizaciones.
d) Se generan digitalmente los reportes crediticios de las autorizaciones que cumplen
con los requisitos.
e) Se graban los archivos digitales en el medio de almacenamiento que la entidad
suministró.
f) Se comunica a cada contacto que las solicitudes ya están procesadas.
Procesamiento de los reportes crediticios
a) La entidad debe llenar el registro R-01-P-CN-015 y enviarlo a la SUGEF en dos
tantos.
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b) La firma del formulario lo puede hacer una persona que tenga acceso al sistema
CIC.
c) Para las identificaciones que se marque el tipo “Con autorización” y “Para el
deudor”, se requiere que previamente se haya tramitado una autorización.
d) Se valida la información y se procesan los reportes.
e) Se graban los archivos digitales en el medio de almacenamiento que la entidad
financiera suministró.
f) Se comunica a cada contacto que las solicitudes ya están procesadas.
g) La entidad debe retirar los dispositivos de almacenamiento en la oficina de
correspondencia.
h) Los reportes que no se pueden emitir se incluirá un comentario en la columna
“para uso de la SUGEF”.
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6.2.2 Sistema de Captura, Verificación y Carga (SICVECA)
Envío de información
a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas, los funcionarios que realizan los
envíos de información deben presentarse en la oficina de correspondencia.
b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas el funcionario debe presentarse
en la sala alterna ubicada en las instalaciones del plantel de Moravia del BCCR,
contiguo al Supermercado Automercado en el cruce entre Moravia y Tibás, de
acuerdo al horario de atención al público vigente.
c) Se estarán habilitando en el edificio de SUGEF o en Moravia, terminales para que
la entidad pueda utilizarlas para el envío de información, por tanto la persona que
se presente debe tener perfil de enviar dentro del Sistema.
d) Los archivos que desee enviar deben venir firmados y cifrados por la aplicación de
escritorio (desktop), el archivo debe tener la extensión “.SICVECA”.
Grupos de interés económico (GIEs)
a) La entidad podrán incluir dentro de la información a enviar a la SUGEF los grupos
que hasta la fecha haya reportado.
Padrón de emisores, instrumentos y emisiones
a) Para la inclusión de emisores, instrumentos y emisiones las entidades deben traer
el archivo electrónico, con las actualizaciones que requieran al padrón en formato
Excel. Para tal efecto, se debe llenar el R-02-P-CN-015 .
Padrón de cédulas (identificaciones)
a) Las entidades deben traer las identificaciones que necesitan modificarse en el
formato establecido de XML y las copias de las identificaciones respectivas.
b) Los funcionarios de las entidades utilizarían las PCs de la SUGEF para realizar el
envío y verificación de las identificaciones, así como la generación de las
solicitudes de ingreso o modificación.
c) Una vez recibida la solicitud de inclusión o modificación la SUGEF procesará dicha
solicitud dentro de los tres días hábiles siguientes.
6.3 Correspondencia
a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas, las entidades deben presentarse en
la oficina de correspondencia, en éste caso se aplicaría lo establecido en el
procedimiento P-CA-003 “Control de Correspondencia”. Salvo en el caso que no
se cuente con los sistemas de información; se recibiría la correspondencia, pero
esta se procesará cuando los sistemas se encuentren habilitados, continuando con
la operativa normal.
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b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas las entidades debe
presentarse en la sala alterna ubicada en las instalaciones del plantel de Moravia
del BCCR, contiguo al Supermercado Auto mercado en el cruce entre Moravia y
Tibás, de acuerdo al horario de atención al público vigente. La correspondencia se
recibirá normalmente, y el procesamiento de la misma se realizará según prioridad
o necesidad establecida por el Equipo Administrador de Emergencia (EAE).
Lo que respecta al resguardo de la información se archivará temporalmente en
sitio adecuado, para su traslado al área de correspondencia en las oficinas de la
SUGEF para continuar con el proceso de la misma.
6.4 Ubicación del centro de operaciones
El centro de operaciones está ubicado en el Plantel de Moravia del Banco Central de
Costa Rica, contiguo al supermercado Automercado, corresponde a la sala donde se
debe trasladar el personal de la SUGEF y el personal de las entidades en caso de
activarse el PCN y que no se cuente con internet ni con el Sitio Principal.
7. DIAGRAMA DE FLUJO
“NO APLICA”
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8. CONTROL DE REGISTROS
Código
Título
Tipo de
Consec.
Lugar y
Responsa.
tiempo de de archivo
archivo en
el área
gestora
(mínimo
tres años )
Tiempo de
conservació
n en el
Archivo
Intermedio
de SUGEF
(máximo 4
años)
Tiempo de
conservación en
el Archivo BCCR
(máximo 3 años)
R-01-P-CN-015
Solicitudes de reportes al CIC
Por fecha
R-02-P-CN-015
Solicitud de Inclusión de los títulos
valores
Por fecha
Servicios
Técnicos, 5
años
Servicios
Técnicos, 3
años
Servicios
Técnicos.
NA
NA
Servicios
Técnicos.
NA
NA
9. ANEXOS
“NO APLICA”
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distribución a terceras personas.