MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN Aprobado por Resolución de Gerencia General N° 30-2013-FMV/GG del 04.06.2013 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN ÍNDICE 1. ESTRUCTURA DE CARGOS DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN 1.1 Estructura de Cargos 1.2 Organigrama de Cargos 2. FUNCIONES DE LOS CARGOS DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN 1. ESTRUCTURA DE CARGOS DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN 1.1 Estructura de Cargos La Oficina de Coordinación y Seguimiento se encuentra conformada por los cargos siguientes: • • • Jefe de la Oficina de Coordinación y Seguimiento de Gestión. Especialista en seguimiento de medidas correctivas Especialista en cumplimiento normativo 1.2 Organigrama de Cargos MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN 2. FUNCIONES DE LOS CARGOS DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo Estructural JEFE DE LA OFICINA DE COORDINACION Y SEGUIMIENTO DE GESTION Unidad Orgánica Oficina de Coordinación y seguimiento de Gestión Número CAP 015 Clasificación Genérica Ejecutivo Clasificación Remunerativa PI FUNCIÓN BÁSICA Supervisar la implementación de las medidas correctivas recomendadas por los órganos de Control Interno, Externo y por el Ente Supervisor, así como velar por el adecuado cumplimiento de la normativa aplicable a la empresa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Atender los requerimientos solicitados a la Oficina por las diferentes Áreas de la Institución b) Revisión y evaluación de los informes de las Acciones de Control Interno y Externo y del Ente Supervisor, derivados por la Presidencia del Directorio y/o la Gerencia General del FMV S.A., c) Brindar seguridad razonable al Directorio y a la Gerencia General de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que la empresa cumpla con los requerimientos regulatorios. d) Efectuar el seguimiento a la implementación de los Acuerdos y Pedidos del Directorio como de los encargos de la Gerencia General. e) Efectuar el seguimiento y evaluación al cumplimiento del Plan de Implementación del Código del Buen Gobierno Corporativo. f) Revisar y elevar los informes de cumplimiento normativo y de seguimiento de medidas correctivas al Presidente de Directorio y a la Gerencia General g) Elaborar conjuntamente con la Gerencia Legal los reportes sobre la implementación del Código del Buen Gobierno Corporativo y elevarlos a la Gerencia General, verificando su remisión a las entidades que corresponda. h) Supervisar el adecuado cumplimiento de la normativa interna y externa aplicable a la Institución. i) Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable a la Institución. j) Evaluar e Informar de manera continua y oportuna al Directorio y a la Gerencia General respecto a las acciones necesarias para un buen cumplimiento normativo. k) Revisar y elevar la propuesta al Directorio de las medidas correctivas en caso de presentarse fallas en la aplicación de la función de cumplimiento normativo. l) Coordinar con la unidad orgánica responsable las acciones de capacitación relacionadas al ámbito de su competencia de la unidad a su cargo. m) Revisar y presentar para aprobación del Directorio antes del 31 de diciembre de cada año, la propuesta del programa de cumplimiento anual que exponga las actividades programadas y la implementación de éstas y sus recomendaciones, el cual se pondrá a disposición de la SBS. n) Supervisar la implementación de las medidas correctivas recomendadas a la entidad, por los órganos de control interno y externos, Gerencia de Riesgos, Oficialía de Cumplimiento y organismos MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN o) p) q) r) s) reguladores, así como por el Directorio y la Gerencia General de acuerdo a su competencia, a través del Sistema de Seguimiento de Observaciones de Auditoría (SSOA) del FMV S.A., para adoptar las medidas correctivas tendentes a su implementación. Revisar y coordinar propuestas de normativa interna con la Oficina de Planeamiento, Prospectiva y Desarrollo Organizativo en el ámbito de su competencia. Participar en la formulación del planeamiento institucional y en la definición de indicadores de gestión, así como conducir la ejecución del plan operativo y presupuesto correspondientes a su área. Supervisar la actualización del Inventario de normas aplicables a la Institución. Administrar la Gestión Integral de Riesgos correspondiente a su área, asegurando la consistencia de sus actividades con los niveles de tolerancia definidos y el desarrollo de controles apropiados, asumiendo los resultados de su gestión. Efectuar las demás funciones de su competencia que le asigne el Presidente del Directorio. LÍNEAS DE AUTORIDAD Depende de Directorio Supervisa a Especialista en seguimiento de medidas correctivas Especialista en cumplimiento normativo REQUISITOS MÍNIMOS Y COMPETENCIAS Formación académica Bachiller o Titulo Profesional Estudios de post grado concluidos (mínimo seis (06) meses) Carreras(Profesiones) Derecho, Economía, Administración, Ingeniería, Contabilidad o carreras con Maestría o Post Grado (Alternativamente a los estudios de post grado, se solicitará dos (02) años adicionales a la experiencia general y especifica requerida en el perfil) denominación distinta pero de contenido similar Maestría en Administración, Gestión, Derecho Empresarial o materias con denominaciones distinta pero de contenido similar, o de materias relacionados al cargo Colegiatura habilitada No requerida Experiencia laboral Ocho (08) años de experiencia general Dos (02) años de experiencia gerencial o cuatro (04) años de experiencia jefatural o de supervisión Experiencia especifica (adicional) Dos (02) años de experiencia en auditoria Conocimientos (ingles) Fluido (habla, escribe, y comprende) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN Word (Nivel intermedio) Excel (Nivel intermedio) Power Point (Nivel intermedio) Outlook (Nivel intermedio) Conocimientos ofimáticos Otros conocimientos No requeridos Competencias genéricas Vocación de servicio Orientación a resultados Trabajo en equipo Tolerancia bajo presión Adaptabilidad al cambio Responsabilidad y confiabilidad Integridad Competencias especificas Liderazgo Toma de Decisiones Planificación y organización Orientación al cliente Solución de problemas Comunicación Otros Disponibilidad para viajar al interior o exterior del país. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo Estructural ESPECIALISTA EN SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Unidad Orgánica Oficina de Coordinación y seguimiento de Gestión Número CAP 016 Clasificación Genérica Profesional Clasificación Remunerativa PII FUNCIÓN BÁSICA Coordinar con las Unidades Orgánicas de la Entidad, verificando la adopción de correctivos para la implementación de las recomendaciones formuladas por los Órganos de Control Interno, Externo y por el Ente Supervisor, informando el estado y el cumplimiento de las acciones realizadas. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Registro en el Sistema de Seguimiento de Observaciones de Auditoría (SSOA) del FMV S.A. de las recomendaciones formuladas por los Órganos Interno y Externos de Control y por el Ente Supervisor, b) Realizar las coordinaciones con las Unidades Orgánicas para que adopten las acciones correctivas para la implementación de las recomendaciones formuladas c) Verificar el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Gerencia General a las diferentes Unidades Orgánicas del FMV S.A., relacionadas con la implementación de las recomendaciones. d) Elaborar informes periódicos sobre el estado situacional de la implementación de las recomendaciones para su presentación al Jefe de la Oficina para ser elevados al Directorio y a la Gerencia General. e) Coordinar con el Órgano de Control Institucional del FMV S.A. con la finalidad de conciliar el estado situacional de las recomendaciones: En proceso, Implementadas y aquellas que no son aplicables. f) Registrar, controlar y hacer el seguimiento a la documentación derivada a la Oficina por la Presidencia del Directorio y la Gerencia General y demás unidades del FMV. g) Proponer iniciativas de normas internas en el ámbito de su competencia. h) Efectuar las demás funciones de su competencia que le asigne el Jefe de la unidad encargada. LÍNEAS DE AUTORIDAD Depende de Jefe de la Oficina de Coordinación y seguimiento de Gestión Supervisa a No ejerce supervisión REQUISITOS MÍNIMOS Y COMPETENCIAS Formación académica Bachiller o Titulo Profesional Carreras(Profesiones) Derecho, Economía, Administración, Ingeniería, Contabilidad o carreras con denominación distinta pero de contenido similar MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN Maestría o Post Grado No requerida Colegiatura habilitada No requerida Experiencia laboral Dos (02) años de experiencia en temas relacionados a las labores del Experiencia especifica (adicional) No requerida Conocimientos (ingles) Elemental Conocimientos ofimáticos Otros conocimientos No requeridos Competencias genéricas Vocación de servicio Orientación a resultados Trabajo en equipo Tolerancia bajo presión Adaptabilidad al cambio Responsabilidad y confiabilidad Integridad Competencias especificas Planificación y Organización Capacidad de análisis Proactividad Compromiso Otros Disponibilidad para viajar al interior del país. puesto Word (Nivel intermedio) Excel (Nivel intermedio) Power Point (Nivel intermedio) Outlook (Nivel intermedio) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo Estructural ESPECIALISTA EN CUMPLIMIENTO NORMATIVO Unidad Orgánica Oficina de Coordinación y seguimiento de Gestión Número CAP 017 Clasificación Genérica Profesional Clasificación Remunerativa PII FUNCIÓN BÁSICA Coordinar y verificar el adecuado cumplimiento de la normativa que sea aplicable a la empresa, tanto interna garantizando que el personal cumpla con las disposiciones y normas que guardan relación con las actividades de la Institución. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Elaborar un inventario de la normativa interna y externa aplicable a la institución y mantenerlo actualizado. b) Verificar el adecuado cumplimiento normativo por parte de las unidades orgánicas del FMV S.A. c) Proponer las acciones necesarias para la aplicación oportuna de la normativa que tenga relación con las actividades que desarrolla el FMV S.A. d) Elaborar Informes periódicos al Jefe de la Oficina respecto al status de la aplicación de la normativa por parte de las unidades orgánicas del FMV S.A. proponiendo, de ser el caso, las correcciones que sean necesaria para el buen cumplimiento de las normas. e) Coordinar la aplicación de procedimientos normativos para garantizar que el personal cumpla con las disposiciones emitidas por la Alta Dirección para el cumplimiento de las funciones encomendadas. f) Elaborar cada año un programa de cumplimiento anual que exponga las actividades programadas y la implementación de éstas y sus recomendaciones, el cual se pondrá a disposición de la SBS. g) Elaborar propuesta de medidas correctivas en caso de presentarse fallas en la aplicación de la función de cumplimiento normativo. h) Verificar que las Unidades orgánicas cumplan con las acciones orientadas al cumplimiento del Plan de Implementación del Código del Buen Gobierno Corporativo. i) Efectuar las demás funciones de su competencia que le asigne el Jefe de la unidad encargada. j) Proponer iniciativas de normas internas en el ámbito de su competencia. LÍNEAS DE AUTORIDAD Depende de Jefe de la Oficina de Coordinación y seguimiento de Gestión Supervisa a No ejerce supervisión REQUISITOS MÍNIMOS Y COMPETENCIAS Formación académica Bachiller o Titulo Profesional MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN Carreras(Profesiones) Derecho, Economía, Administración, Ingeniería, Contabilidad o carreras con Maestría o Post Grado No requerida Colegiatura habilitada No requerida Experiencia laboral Dos (02) años de experiencia en temas relacionados a las labores del Experiencia especifica (adicional) No requerida Conocimientos (ingles) Elemental Conocimientos ofimáticos Otros conocimientos No requeridos Competencias genéricas Vocación de servicio Orientación a resultados Trabajo en equipo Tolerancia bajo presión Adaptabilidad al cambio Responsabilidad y confiabilidad Integridad Competencias especificas Planificación y Organización Capacidad de análisis Proactividad Compromiso Otros Disponibilidad para viajar al interior del país. denominación distinta pero de contenido similar puesto. Word (Nivel intermedio) Excel (Nivel intermedio) Power Point (Nivel intermedio) Outlook (Nivel intermedio)