Guía Autovaloración del Control
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Guía Autovaloración del Control Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia D F E D ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (ESAP) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA H D Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional Luz Amparo González Agudelo Subdirectora de Proyección Institucional Mauricio Villalobos Rodríguez Subdirector Académico María Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Alto Gobierno Germán Insuasty Mora Subdirector Administrativo y Financiero Édgard Sierra Cardozo Secretario General Rubén Darío Calderón Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Jair Solarte Padilla Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Eurípedes González Ordóñez Jefe Control Interno William Espinosa Santamaría Decano Facultad de Pregrado Zoraida Celis Carrillo Decana Facultad de Postgrado Carlos Roberto Cubides Olarte Decano Facultad de Investigaciones Luz Amparo González Agudelo Lilia Inés Rojas Parra Margarita María Ricardo Ávila Equipo Coordinador E P E Elizabeth Rodríguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Claudia Patricia Hernández León Directora Jurídica María del Pilar Arango Viana Directora de Políticas de Control Interno José Fernando Berrío Berrío Director de Desarrollo Organizacional Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Público Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeación Rubén Darío Mina Sánchez Jefe Oficina de Control Interno Victoria Eugenia Díaz Acosta Jefe Oficina de Sistemas M IN C A E Fe G M D Tr D P E D P C E S V B INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA Ana Cristina Zambrano Preciado - CIA, CCSA Edna Carolina Hernández Tiusaba – CIA, CCSA Fernando Ferrer Olivares - CISA, CISM, PMP, CCSA Germán Reyes Celis CIA - Certified Internal Auditor CCSA - Certified Control Self-Assessment CISA - Certified Information System Auditor CISM - Certified Information Security Manager PMP - Project Management Professional GUÍA AUTOVALORACIÓN DEL CONTROL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Elizabeth Rodríguez Taylor Directora ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional ELABORADO POR Marie Anne Salvane Sanín Profesional Especializado Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites REVISADO POR Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites Bogotá, D. c. julio de 2010 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 7 CAPÍTULO I............................................................................................................ 9 ¿QUÉESLAAUTOVALORACIÓNDELCONTROL?......................................... 9 CAPÍTULO II.......................................................................................................... 17 MARCOCONCEPTUAL......................................................................................... 17 OBJETIVOS,RIESGOSYCONTROLES............................................................... 17 CAPÍTULO III......................................................................................................... 23 ¿CÓMOREALIZARLAAUTOVALORACIÓNDELCONTROL?...................... 23 CAPÍTULO IV......................................................................................................... 29 TALLERESDEFACILITACIÓN............................................................................ 29 CAPÍTULO V........................................................................................................... 35 RECOLECCIÓNDEDATOSYANÁLISISDERESULTADOS REPORTEDERESULTADOS................................................................................ 35 CAPÍTULO VI......................................................................................................... 39 IMPLEMENTACION................................................................................................ 39 Guía Autovaloración del Control Págs. 7 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia 43 GUÍASDERESPONSABILIDADESESPECIALESENLOSTALLERES DEFACILITACIÓN................................................................................................. 43 GUÍABÁSICADEPRESENTACIÓNEXITOSA.................................................. 45 MECANISMOSDERETROALIMENTACIÓNALCLIENTE.............................. 47 INSTITUTODEAUDITORESINTERNOSDECOLOMBIA............................... 48 Guía Autovaloración del Control ANEXOS................................................................................................................... 8 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden INTRODUCCIÓN ElDepartamentoAdministrativodelaFunciónPública,comoenterectordelapolítica deControlInternoparalasentidadesdelEstado,presentalaGuíadeAutovaloracióndel Control, esta se convierte en un instrumento valioso para realizar la valoración de los controles en las entidades. La autovaloración del control es una responsabilidad de la entidad en cabeza de la Alta Dirección, las oficinas de Planeación o Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces, quienes actuarán como facilitadores de este procesodeautovaloración. EstedocumentofueelaboradoconelapoyodelInstitutodeAuditoresInternosdeColombia (afiliadoaTheInstituteofInternalAuditorsInc-IIA)quiensuministrólainformacióny consueficazasesoríayacompañamientoayudóaproducirestedocumento. Guía Autovaloración del Control Esta cartilla tiene como fin presentar a las entidades una metodología que facilite el fortalecimientodeloscontroles,ademásdereforzarelautocontrol,elejerciciodelcontrol internoyelSistemadeControlInterno.Igualmente,seesperaquecontribuyaaquelas entidadesgaranticenelbuendesarrollodelagestióninstitucional,laconsecucióndelos finesesencialesdelEstadoylasatisfaccióndelosciudadanos. 9 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia CAPÍTULO I ¿QUÉ ES LA AUTOVALORACIÓN DEL CONTROL? Definición LaautovaloracióndelcontrolesunametodologíaquepuedeserusadaporlosServidores ylasOficinasdeControlInterno,AuditoríaInterna,oquienhagasusveces,paraevaluar larazonabilidaddelosprocesosdeadministracióndelriesgoycontrolenlaentidad. LasOficinasdeControlInterno,AuditoríaInterna,oquienhagasusveces,puedenutilizar laautovaloraciónparaobtenerinformaciónrelevanteacercadelosriesgosycontrol,y focalizarelplandeauditoríaenáreasdealtoriesgo. Ladefinicióndelaautovaloracióndecontrol,comoseencuentraenlaliteraturadelInstitutodeAuditoresInternos(IIA),es: 1. Unprocesoformaldocumentado,enelcuallaAltaDirecciónysuequipodetrabajo juzganlaefectividaddelprocesoadelantadoydecidensilaprobabilidaddealcanzar algunootodoslosobjetivosdelaentidadsonrazonablementeseguros.1 2. Unprocesoatravésdelcualseexaminayevalúalaefectividaddelcontrolinterno.El objetivoesproveerunaseguridadrazonableparaquetodoslosobjetivosdelaentidad seanalcanzados.2 3. EstasdefinicioneshacenreferenciaalaAltaDirecciónyalequipodetrabajo3(noala OficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusveces)conformadopara evaluarlaefectividaddeloscontrolesinternos.Laautovaloracióndelcontrolesun cambioderolesdelenfoquetradicionaldondelaOficinadeControlInternoevaluaba laefectividaddelSistemadeControlInternoenfuncióndealcanzarlosobjetivosy dejalaresponsabilidadenlosdueñosdelosprocesos. 1 2 3 DefiniciónporGLENDAJORDAN,1995. DefinicióndelIIA,1998 Porequipodetrabajoseentiendealgrupodeservidorespertenecientesaunprocesoqueparticipanenlaautovaloracióndelcontroldeeste. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control La autovaloración del control evalúa los procesos y objetivos usando el conocimiento de los servidores, quienes son los responsables de desarrollarlos mediante un proceso proactivoquefomentaeltrabajoenequipoybuscaqueestosrealicenlasevaluaciones,recomendacionesyaccionesdemejoraparaaumentarlaposibilidaddealcanzarsusmetas. 11 Asímismo,lasdefinicioneshacenénfasisenelenlacequedebeexistirentrelaefectividad deloscontrolesinternosyellogrodeobjetivos.Esimportanteseñalarqueaunquenose hagamencióndirectaaltemadelaadministracióndelriesgo,sepercibequenoesposible evaluarelcontrolimplementadoparaalcanzarunobjetivosinconsiderarelriesgoque puedaimpedirsulogro. Características propias de la autovaloración del control • Losservidoresevalúanloscontrolesinternosdesusprocesos. • Laautovaloracióndelcontrolpuederealizarseenlaentidadsinlaparticipacióndirecta delaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusveces. • LaautovaloracióndelcontrolutilizaestrategiasquepuedensernuevasparalaOficina deControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusveces,entrelasqueseencuentraneldesarrollodedestrezasparaactuarcomofacilitadoresdegrupo,elaboraciónde encuestasovotacionesanónimas. • Laautovaloracióndelcontroleslamejorformadeanalizarcontroles“suaves”5oinformales,loscualesrequierendelacooperaciónyparticipacióndelaparteauditada, envezdelasauditoríastradicionales. Guía Autovaloración del Control • Elgrupodetrabajoelaborauninformesobrelaautovaloracióndelcontrolenvezde unodeauditoríainterna. • LostalleresrealizadosparalaautovaloraciónpuedenusarseparacapacitarenlaadministracióndelriesgoyelmejoramientodelSistemadeControlInternoalgrupode trabajo. • LaAltaDirecciónestámásinvolucradaenelprocesodeauditoríayaquerecibeinformación. Elvaloragregadodelaautovaloracióndelcontrolconsisteenquealinvolucraralpersonal en la evaluación del riesgo y los controles implementados para alcanzar los objetivos, facilitalaidentificacióndelosriesgosylassolucionesdeestas,asícomolaefectividad realdeloscontroles. Laautovaloracióndelcontrolpermiteestableceruncambiorealenlasresponsabilidades delSistemadeControlInterno. 12 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Tabla 1. comparativa entre enfoques ENFOQUE TRADICIONAL Establecerobjetivosdelaentidad AltaDirección ENFOQUE AUTOVALORACIÓN DEL CONTROL AltaDirección Evaluacióndelriesgo AltaDirección AltaDirección Razonabilidad del Sistema de Control AltaDirección Interno AltaDirección EvaluacióndelRiesgoyelControl Equipodetrabajo Equipodetrabajo Reporte OficinaControlInterno Equipodetrabajo Validar Evaluación de Riesgos y Con- OficinaControlInterno troles EvaluacióndelosObjetivos OficinaControlInterno OficinadeControlInterno AltaDirección EnelcuadroseapreciaquelaresponsabilidaddelSistemadelControlInternonocambia conlaautovaloracióndelcontrol,estaresponsabilidadpermaneceenlaAltaDirección. Laevaluacióndelriesgoydelcontrolserárealizadaporlosservidores,yaqueellosson losresponsablesdedesarrollarelproceso,alineandolaejecucióndeloscontrolesconla evaluacióndesurazonabilidad.LaOficinadePlaneaciónodeControlInterno,Auditoría Internaoquienhagasusveces,puedeserelfacilitadorparaguiaralaAltaDirecciónyal personalenelprocesodeevaluación,usandosuexperienciayconocimiento,yaquealno perteneceralprocesoevaluadopuedeserneutralenelejerciciodeevaluación. Encuantoalavalidacióndeloscontroles,laOficinadeControlInterno,AuditoríaInterna o quien haga sus veces, juega un rol de evaluador independiente (aseguramiento), que termina con las pruebas de los controles implementados. Este enfoque de “Evaluación y seguimiento4 de la calidad” hace referencia a la aplicación de la autovaloración del controlacargodelosresponsablesdelprocesoyterminaconlasrevisionesoauditorías tradicionalesrealizadasporlaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhaga susveces. Beneficios y desventajas Guía Autovaloración del Control RESPONSABILIDADES Losbeneficiosdelaautovaloracióndelcontrolsepuedenverdesdelosprocesosdela entidad.Eneseordendeideas,sepuedenlistarlossiguientes: 13 4 Laevaluaciónyseguimiento(aseguramiento)sonunodelosrolesmásrelevantesdelaresponsabilidadquelecorrespondealasOficinasdeControl Internooquienhagasusveces. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Beneficios 14 • Procesos de la entidad más eficientes y efectivos:Elaspectoclavedelaautovaloración decontrolesquelosservidoresrelacionadosenelprocesopuedenayudaradefinir cómohacersutrabajomejor.Debidoaquelaautovaloraciónenseñaalosservidores aevaluarlosriesgosycontroles,elequipodetrabajoyelresponsabledeunproceso puedenencontrarfrecuentementelaraízcausantedelosproblemas,locualesunpaso importanteparaencontrarunasoluciónefectivaparalograrlosobjetivosdelaentidad. Elmejoramientorealizadoatravésdelaautovaloraciónpuedetraducirseenunavariedaddebeneficiostalescomoproductosdemejorcalidad,reducciónderetrasosenla produccióneincrementoenlasatisfaccióndelosclientes. • Mejora en los controles internos: La Alta Dirección y los servidores relacionados conunprocesoestánenunabuenaposiciónparaidentificardebilidadesdecontrol.El procesodeautovaloracióndelcontrolayudaareforzarquetodoslosservidoresson responsablesdeasegurarsedequeloscontrolesseanaplicadosaunquelasactividades deimplementacióndelcontrolinternosonresponsabilidaddelaAltaDirección.Porlo tanto,laautovaloracióndecontrolmotivaalaAltaDirecciónatomarla“responsabilidad”delprocesodecontrolylasaccionescorrectivastomadasporelequipodetrabajo sonfrecuentementemásefectivasyoportunas.Siloscontrolesnoestánfuncionando comoseespera,todoslosservidorestienenlaresponsabilidad(yoportunidadatravés delaautovaloracióndelcontrol)deidentificarycomunicarcualquierpercepciónde debilidaddecontroloriesgosdelaentidad.Elprocesodeautovaloracióndelcontrol esespecialmenteefectivoenlaevaluacióneidentificacióndeloscontrolesinformales o“suaves”.Algunosdelosposiblesbeneficiosdelasmejorasalcontrolinternoincluyenlamejorproteccióndelosactivos,incrementoenelcumplimientoconleyesy regulaciones,ymásoportunidadesdesupervisión. • Mejor evaluación y administración de riesgo: La autovaloración del control es un medioparamejorarlacomunicaciónentrelosservidoresylaAltaDirecciónrelacionadosconunproceso.Elaumentodelacomunicaciónpuederesultarenqueelequipo identifiqueriesgosespecíficosysugieraformasdemejorarloscontrolesnecesarios para mitigar las exposiciones potenciales a ciertos riesgos. La actualización permanentedelaautovaloracióndecontrolayudaaasegurarquelosriesgosactualessean manejadosapropiadamenteylosnuevosriesgosestánapropiadamenteidentificadosy considerados.Deestaformalaestructuraenteradeobjetivos-riesgos-controlesdela entidadessujetaamayorsupervisiónymejoramientocontinuo. • Mejora la moral de los servidores:Losservidoresgeneralmenteestánmásmotivados cuandoelloscreenquesusopinionesysugerenciassonvaloradas.Laautovaloración del control motiva la entrada de opiniones de todos los miembros del equipo, y la naturalezademocráticadelprocesoconllevaaquenoseledamayorpesoalaopinión deunasolapersonasinimportarsutítulooposiciónenlaentidad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden • Mejora la habilidad de probar los controles informales o suaves:Esusualmentemás fácilparalaauditoríainternaprobarloscontrolesfuertes“controlesduros”5(porejemplo:sihayuncontrol,talcomoformulariosopolíticasimplementadas)envezdelos controlessuaves(porejemplo,concienciaoentendimientosobreuncontrol,voluntad delosservidoresparaimplementarelcontrol,etc.).Laautovaloracióndelcontroles unaformaefectivaparalaOficinadeControlInterno,auditoríainternaoquienhaga susvecesdeprobarloscontrolessuavesatravésdelconocimientodelosmiembrosdel equipo.LaOficinadeControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces,puede usarlaautovaloracióndelcontrolparaenfocarseenprocesosquesonfundamentales paraeléxitodelaentidad.Estosprocesosincluyenelotorgamientodepoderalosservidoresparadesarrollarsusfunciones,dándoleslaoportunidadderedefinirsutrabajo yusandosusaportesdentrodelanaturalezayfuncionamientodeloscontrolessobre lasfuncionesdesutrabajo. • Mejora del rol de la Auditoría Interna:Atravésdelaautovaloracióndelcontrol,la OficinadeControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces,seconvierteen unaliadoestratégicoenvezdeunadversario.PermiteademásalaOficinadeControl Interno,auditoríainternaoquienhagasusveces,contribuiralmejoramientodelos procesosoperacionalesatravésdeproporcionarexperienciayentrenamientoalaAlta Direcciónacercadeloscontrolesinternos.LaOficinadeControlInterno,auditoría internaoquienhagasusveces,seinvolucramásenesteprocesodeautovaloración delcontrolyadquieremásconocimientosobreeste,sirvecomofacilitador,relatory reporterodelosequiposdetrabajoycomoentrenadordelosconceptosderiesgoy controlquesoportanelprogramadeautovaloracióndelcontrol. • Mejora la moral del personal de auditoría interna: La Oficina de Control Interno, auditoríainternaoquienhagasusveces,puedesentirsemásútileimportanteparala entidadcuandoayudaafacilitareldesarrollodelosprocesosatravésdelusodelaautovaloracióndelcontrol.Lanaturalezacolaboradoradelaautovaloracióndelcontrol puedecrearunapercepciónmáspositivadelaOficinadeControlInterno,auditoría internaoquienhagasusvecesentrelaAltaDirecciónylosservidores.EstofrecuentementesetraduceenaumentodelaestimaymoralentreelpersonaldeOficinade ControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces. • Mejora la habilidad de enfocar los procesos de alto riesgo: La autovaloración del controlayudaaidentificarlosriesgosenlaentidad.LaOficinadeControlInterno, auditoríainternaoquienhagasusveces,puedeusarestainformaciónparadirigirlas auditoríasespecíficamentehaciaprocesosyáreasdecontroldealtoriesgo. Guía Autovaloración del Control Los beneficios potenciales de la autovaloración del control para los controles internos incluyen: 15 5 Loscontrolesformales,tambiénllamadoscontrolesduros,sonlasherramientasdecontroldocumentadasytangiblesusadasporunaentidad,tales comopolíticas,procedimientos,verificacionesysegregacióndefunciones. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia • Uso más eficiente de los recursos: Hay costos de corto plazo asociados con la implementacióndelaautovaloracióndelcontrol(porejemplo,costosdeentrenamiento delfacilitador,costosdeanálisisdedatos,costosderedaccióndeinformes,etc.).Sin embargo,unavezqueelprocesodeautovaloracióndelcontrolescompletado,laOficinadeControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces,puedeusarestainformaciónparaenfocarlasauditoríasenlosprocesoscondebilidadessignificativasde controloriesgosresidualesaltos,detalmodoqueselograreducireltiempoinvertido enlarealizacióndecadaauditoría,asícomodesarrollartodoelprocesodeauditoríaa uncostomásefectivo.Enadición,lainformacióninicialpuedeseractualizadafácilmenteatravésdelaautovaloracióndelcontrol,loquepuedereducireltiempopara planearyconducirlasauditoríasposteriores. Desventajas Guía Autovaloración del Control Lasdesventajaspotencialesoimpedimentosaunprocesoefectivodeautovaloracióndel controlincluyen: 16 • Resistencia al uso de la autovaloración del control: Algunos miembros del equipo puedenresistirsealaautovaloracióndelcontroldebidoaqueellosexpresenqueesuna pérdidadetiempo.También,algunosauditoresinternos,quienesusanlaautovaloracióndelcontrol,temenalprocesoporquelopercibencomouncambioenlanaturaleza desutrabajo,puesseenfocanenlamejoradelprocesoynoenelcumplimientodelos requerimientosactuales. • Falta de dirección o enfoque:Laautovaloracióndelcontroldebesersupervisadade cercaparaasegurarsequeestásiendoenfocadaenlosobjetivosclavesdelaentidad, envezdeasuntossecundarios. • Intimidación por parte de miembros de equipos más fuertes:Apesardelosmejores esfuerzos del facilitador de la autovaloración del control, en algunas ocasiones los comentariosolasimplepresenciadelaAltaDirecciónpuedeintimidaraotrosservidoresycohibirlaexpresióndeideasfrancasyabiertas.EnloscasosdondelaAlta Direcciónintimidaabiertamentealossubordinadosenlassesionesdeautovaloración delcontrol,elfacilitadorpuedeconsiderarsolicitaralaAltaDirecciónabstenersede asistirafuturassesiones.Enadición,laautovaloracióndelcontrolnoseríaoperable en entidades donde la cultura y el ambiente establecidos no motiven claramente la comunicaciónabierta. • Falla en el seguimiento de los resultados y recomendaciones:Paraquelaautovaloración del control sea efectiva, los servidores y la Alta Dirección deben brindar su apoyo.ElsoportedelaAltaDirecciónesespecialmenteimportanteparagarantizarque lasrecomendacionessonimplementadas.Lafaltadeapoyoencualquiernivelpuede disminuirelprocesodeautovaloracióndelcontrolyreducirsuefectividad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden • Planificación y entrenamiento inadecuados: La autovaloración del control requiere unaadecuadaplanificaciónparaserefectiva.Antesderealizarlostalleres,laentidad debeconsiderarasuntostalescomoquiéndebeserinvolucrado,quétécnicasseusarán ylosequiposnecesarios.Además,losfacilitadorespuedennecesitarserentrenadosen elusodelastécnicasyequipodeautovaloracióndelcontrol.Elentrenamientotambién puedesernecesarioparaelpersonalenlosprocesosderiesgoycontroles. Existentambiénotroscostospotencialesdelaautovaloracióndelcontrolquedebenser considerados: • Costodelentrenamientoalosfacilitadoresparaelusodelosconceptosytécnicasde laautovaloracióndelcontrol. • Pérdidadeproductividaddebidoalasreunionespreviasconlosservidores,preparacióndeencuestasoparticipaciónenlostalleres. • Pérdidadeproductividadcuandoelservidorsirvecomoentrenadorofacilitador. • Costosdehardwareysoftware. Guía Autovaloración del Control • Costodepruebadelmodelodeautovaloracióndelcontrol. 17 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia CAPÍTULO II MARCO CONCEPTUAL OBJETIVOS, RIESGOS Y CONTROLES Paraunificarloscriteriosenlavaloracióndeloscontrolesesimportanteaclararlasdefinicionesdelostérminosobjetodeanálisisomásutilizadoseneldesarrollodelametodologíadelaautovaloracióndelcontrol. Lamisiónesunabrevedescripcióndelpropósitobásicodelaentidad,larazóndesuexistenciaysusobjetivosdelargoplazo.Lavisióndescribeloquelaentidadquierealcanzar, susdeseos.Lasdeclaracionesdevaloresdescribenlafilosofíabásicadelaentidadysus principioscentrales.Esimportantequelaentidadalineeestrechamentesusobjetivoscon sumisión,visiónyvaloresparaasegurarquelasactividadesrelacionadasestándiseñadas paraellogrodelosresultadosdeseados.Esdecir,losobjetivossonmetasqueunaentidad necesitalograrparacumplirconsumisión,visiónydeclaracióndevalores. Elestablecimientodeobjetivosseplanteanunavezlamisión,visiónyvaloreshansido definidosyluegoseanalizanlosfactoresexternoseinternosquepodríanafectarlos. Unaspectoimportantequesedebetenerencuentaenlametodologíadelaautovaloración delcontrolesque,silosobjetivosnosondeterminadosporadelantado,existeunagran posibilidaddequelosservidoresdurenmuchotiempotratandodeentenderelsignificado, origenyvalor.Enconsecuencia,esimportantedefinirobjetivosqueseanclaros,prácticos, mediblesyfactibles. Paradeterminarlascaracterísticasdeunobjetivosedebeestablecerquésequierealcanzar,cuáleselresultadodeseado,cuálessufinalidadycuándosequierelograr. Administración del Riesgo El riesgo es posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivosinstitucionalesodelproceso.Seexpresaentérminosdeprobabilidadyconsecuencias.Debidoaqueelfuturoesdesconocido,cualquierrangodeeventospodríatener Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Establecimiento de Objetivos 19 unimpactosignificativosobrelasmetasyobjetivosdelaentidad.Lasentidadesprocuran alcanzarmetasatravésde“oportunidades”,lascualesconstituyenposibilidadespositivas. Haytambiéneventosnegativospotencialesasociadosconlapersecucióndetalesmetas, loscualessondenominados“riesgos”. LaAltaDireccióneslaresponsablefinaldelaidentificaciónderiesgosydeldesarrollo deunmarcoparamitigarlosriesgosinaceptablesyproporcionarunnivelaceptablede toleranciaariesgos6. Losservidoresconocenmejorlosriesgosquepodríanimpedirellogrodelosobjetivos institucionales.Untallerdeautovaloracióndelcontrolofrecelaoportunidaddeidentificar ydirigirlosriesgosmáspeligrososasociadosconellogrodelosobjetivosoeldesarrollo de los procesos. Los participantes ayudan a manejar esos riesgos a través del diseño o fortalecimientodeloscontrolesoaccionespreventivas. Identificación de los riesgos Enlaidentificacióndelosriesgosesútilsiempredistinguirentrelacausayelefecto(consecuencias)deunriesgo,debidoaquepuedesermásfácilmanejarlacausaconcontroles internosquemanejarelefectodelriesgo. Guía Autovaloración del Control • Lacausaeslarazóndelaposibleocurrenciadeunriesgo. 20 • Elefectooimpactoeslaconsecuenciaúltima;eldañoesconsumadoolaoportunidad perdidacuandoelriesgosematerializa. Porejemplo: Unriesgopuedeserelincumplimientodeunaregulación. La causa puede ser la falta de conocimiento de la norma por parte del servidor o que estosnoconsiderenquelasleyesseanimportantesmientrasqueelefectopuedeincluir penalidades específicas, prisión o perdida de credibilidad por el incumplimiento. Si el efectopuedetenerimpactosignificativoenelalcancedeunobjetivo(quizá,porejemplo, laminimizacióndecostos),entoncesdeterminamossielcontroloacciónpreventivadebe implementarseparamanejarlascausasdelriesgo. Comootroejemplo,siunobjetivoesejecutaradecuadamenteelpresupuestoenlaentidad, entonces la ocurrencia de fuertes penalidades financieras (o enfrentar la posibilidad de auditoríasregulatorias)debidoalafaltadeseguimientoalasregulacionesesunriesgo catastrófico.Puedesermásefectivodiseñarcontrolesoaccionespreventivasparamanejar lascausasdelriesgo(¿estamossiguiendolaregulación?)envezdemanejarlosefectosdel riesgo(ahoraqueestamosenproblemas,¿Quédebemoshacer?) 6 Latoleranciaalriesgoeselnivelaceptablededesviaciónenrelaciónconellogrodelosobjetivos. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Erroresfrecuentesenlaidentificacióndelosriesgos: 1. Referencia circular:estoes,identificarunriesgosimplementecomoelcontrariodeun objetivo. Ejemplo:sielobjetivoes“asegurarsequetodaslasfacturassonaprobadasantesde supago”,elriesgoseidentificacomo“lasfacturaspuedenserpagadasantesdeser aprobadas”.Estoagregamuypocovaloralprocesodeidentificaciónderiesgo. 2. Identificar efectos, no causas:Paraelobjetivodearriba,elriesgo“pagosduplicados” no es realmente el riesgo, sino la consecuencia. Igual que “gastos innecesarios” o “pagosfraudulentos”. 3. Controles inefectivos:“Faltadecapacitación,revisióninadecuadadelresponsabledel proceso,escasosrecursos”sonloscontrolesquenoestánfuncionandoefectivamente, yenalgúnmomentopuedenserconsideradoscomoriesgos. Cuando los servidores responsables de desarrollar un proceso están involucrados en la identificaciónydiseñodecontroltienemuchasventajas,laAltaDirecciónsabequelos expertoshandirigidoloscontrolesoaccionespreventivas,locualseconvierteenalgo muypositivoparaalcanzarlosobjetivos. • Registrosy/oinformaciónerrónea. • Principioscontablesnoaceptados • Interrupcióndelservicio. • Accionesgubernamentalesolegales. • Sobrecostos • Ingresosnorealizadosopérdidas. • Desventajascompetitivasy/oinsatisfaccióndelpúblico. • Fraudeoconflictodeinterés • PolíticasAltaDireccióny/oprocesosinapropiadosdelaentidad. Valoración de los Riesgos Lavaloracióndelriesgoeselproductodeconfrontarlosresultadosdelaevaluacióndel riesgo con los controles identificados, con el fin de determinar el nivel de exposición ogradodevulnerabilidadaqueestaabocadalaentidadyapartirdeestoconsiderarel desarrollodeaccionespreventivasycontrolesparamanejarelriesgo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Paraofrecerunamayororientaciónenlaidentificacióndelosriesgos,acontinuaciónse presentandiezriesgosuniversales,quepuedenserutilizadosotomadoscomoejemploen laentidad: 21 Loscontrolesreducenlosriesgosaunnivelaceptable,perosonsolamentealgunasformas deadministrarelriesgo.Existenotrasformasdemanejodelriesgo,estasson: • Evitar:tomarlasmedidasencaminadasaprevenirsumaterialización.Essiemprela primeraalternativaaconsiderar,selogracuandoenlosprocesossegenerancambios sustancialespormejoramiento,rediseñooeliminación,resultadosdeunoscontrolesy accionesemprendidas. Guía Autovaloración del Control Ejemplo:Prescindirdeunproceso,líneadeproductoosegmentogeográfico. • Reducir o mitigar:implicatomarmedidasencaminadasadisminuirtantolaprobabilidad(medidasdeprevención)comoelimpacto(medidasdeprotección).Lareducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidadesantesdeaplicarmedidasmáscostosasydifíciles.Seconsiguemediantela optimizacióndelosprocedimientosylaimplementacióndecontroles7. Ejemplo:Unaempresapuededecidirimplementarcontrolesinternosparareducirla probabilidaddeocurrenciadeunriesgoqueleimpidaalcanzarunobjetivo. • Compartir o Transferir: reduce su efecto a través de compartir el riesgo con otras entidades,comoenelcasodeloscontratosdesegurosoatravésdeotrosmediosque permitendistribuirunaporcióndelriesgoconotraentidad. Ejemplo:Adoptarseguroscontrapérdidasinesperadassignificativas. • Aceptar:luegodequeelriesgohasidoreducidootransferidopuedequedarunriesgo residualquesemantiene,enestecasoelresponsabledelprocesosimplementeasume lapérdidaresidualprobableyelaboraplanesdecontingenciaparasumanejo. Ejemplo:Unacompañíapuededecidirtomarunriesgoynorealizarnadaparareducirlo,transferirlooevitarlo. Actividades de control Enelartículo1odelaLey87de1993seestableceladefinicióndelControlInterno:“Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificaciónyevaluaciónadoptadosporunaentidad,conelfindeprocurarquetodaslas actividades,operacionesyactuaciones,asícomolaadministracióndelainformacióny los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.Esdecir,elSistemadeControlInternoeslideradoporlaAltaDirecciónylos servidoresdelaentidadeimplementadoparaproveerseguridadrazonableparaellogro delosobjetivosdelaentidad. 22 7 LasdefinicionesfuerontomadasdelacartilladeAdministracióndelriesgo,DAFP,noviembrede2009. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Loscontrolesoaccionespreventivassonaccioneshechasparaalcanzarlosobjetivos,estosayudanareducir(manejar)losriesgosquepodríanimpediralcanzarlos.ElSistemade ControlInternoestádirectamenterelacionadoconlosriesgosyobjetivosinstitucionales; noesposibleevaluarloscontrolessinprimeroidentificarlosriesgosquepuedenimpedir alcanzarlosobjetivosinstitucionales. Sisevanaevaluarloscontrolesinternosesnecesariotenerclaroslosobjetivosinstitucionalesylosriesgosquehansidoidentificados.Hayquetenerelobjetivoparafacilitarel desarrolloefectivodeltallerdeautovaloracióndelcontrol. Tipos de controles Unamaneradeidentificarloscontrolesesdescribirlaformaenlacualestosinteractúan conlosriesgos.Unenfoquecomúnenlaclasificacióndeloscontrolesessuidentificación como: • Preventivos:eliminanlascausasdelriesgoparaprevenirsuocurrenciaomaterialización. Unaentidadpuedediseñarcontrolesquealertenodirijanalosservidoresparaquerealicen lasactividadescorrectamente.Lafinalidadesobtenercontroles,teniendoencuentaelcostobeneficioquebalanceelosriesgosyaccionespreventivasparaalcanzarlosobjetivos. Estafunciónestáacargodelosresponsablesdelproceso. Relaciones entre controles formales e informales Loscontrolesformales,tambiénllamadoscontrolesduros,sonlasherramientasdecontrol documentadasytangiblesusadasporunaentidad,talescomopolíticas,procedimientos, verificacionesysegregacióndefunciones. Loscontrolesinformales,tambiénllamadoscontrolessuaves,sonmásdifícilesdeevaluar, porqueellosabordanaspectosintangiblesdocumentadosy/onodocumentados,talescomo lacompetencia,valores,liderazgo,estilodedirección.Sinembargo,tienenunimpacto sobrelaefectividaddelaestructuradelcontrolinterno. Paralaevaluacióndeloscontrolesinformalesserequiereuniresfuerzosqueinvolucren alaOficinadeControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces,trabajandoconjuntamenteconlosservidores;asímismo,senecesitalacooperacióndeellosparaevaluar quétanbienentiendensustareasyquétanefectivaeslacompresióndelosconceptos. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control • Correctivos:facilitanelrestablecimientodelaactividadluegodeuneventonodeseable;permitenlamodificacióndelasaccionesquepropiciaronsuocurrencia. 23 Estossoncontrolesimportantesynosonfácilesdeprobarcontécnicastradicionalesde evaluación. Laautovaloracióndelcontrolesunaherramientaquefacilitalaevaluacióndeloscontrolesinformalesosuavesdebidoaquefomentalaparticipacióndelosservidoresatravésde preguntassobretemastalescomoelambientedecontrol,elcualeslabaseenlaquelos demáscontrolessefundamentan. Loscontrolesinformalesosuavessonevaluadosatravésdelprocesodeautovaloración empleandolassiguientesherramientas: • Matrizderiesgoycontrol • Encuestasycuestionarios • Entrevistasestructuradas • Entrevistasdeautovaloración • Talleresdeautovaloración Guía Autovaloración del Control Lasherramientastradicionalescomoflujogramasynarrativasdesistemasnodocumentan loscontrolesinformalesosuaves. 24 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden CAPÍTULO III ¿CÓMO REALIZAR LA AUTOVALORACIÓN DEL CONTROL? Laautovaloracióndelcontrolesunaformaestructuradaatravésdelacuallosservidores identificanyevalúanlasfortalezasydebilidadesdentrodesupropiosistemayambiente deriesgoycontrol. Laautovaloracióndelcontrolpuededesarrollarsedediferentesmaneras.Acontinuación sepresentanalgunosejemplos: • Realización de talleres de facilitación donde se lleven a cabo votaciones anónimas paraevaluarelriesgo,comounodelosfactoresparaeldesarrollodelProgramaAnual deAuditoría. • Enviar cuestionarios (encuestas) a la Alta Dirección, solicitándole evaluar una lista estándardeobjetivosdecontroldentrodesusprocesos. • Alternarlaautovaloracióndelcontrolylaauditoríatradicional. • Emplearlaautovaloracióndelcontrolcomounaherramientapreventivadeauditoría. • Usodelametodologíade“escrituraenlapared”,dondelosparticipantesrespondena dospreguntas:¿Quécosasayudanalaentidadaalcanzarsusobjetivos?,¿Quécosasle impidenaustedelpoderalcanzarsusobjetivosorganizacionales? • Empleareltallerdeautoevaluaciónparaevaluarelambientedecontrolgeneraldela entidad. • RealizarentrevistasindividualesacadaunodelosintegrantesdelaAltaDirección paraidentificarelnivelderiesgoorganizacional. DeacuerdoconelIIA,lasentidadesfrecuentementecombinanunoomásdelosaspectos anteriormentemencionados,loscualesserándesarrolladosen: 1.Reunionesdelosfacilitadores(talleres), 2.Cuestionarios(encuestas)y 3.Análisisdeproduccióngeneral. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control • Usar el proceso de entrevistas facilitadoras al inicio de las Auditorías tradicionales paraobtenerinformaciónrelacionadaconlaautovaloracióndelcontrolyestablecer sualcance. 25 1.Taller de Facilitación:Lostallerespermitenelespaciopararecogerinformaciónde losequiposdetrabajoquerepresentandistintosnivelesenlaentidad.Lametadelos equiposdetrabajoesidentificardebilidadesdecontrolyriesgos,ydesarrollarformas paramanejarysupervisaresosriesgos.Elprocesoimplicaqueunfacilitadordelaautovaloracióndelcontrolinstruyaalosservidoressobrecómoevaluarelcontrolinterno ylosriesgos;tambiénproveelaguíaydirecciónsobrecómodiseñareimplementar controlesefectivos. Guía Autovaloración del Control Haycuatroformasgeneralesdefacilitación: 26 • Basado en objetivos:Secentraenlamejormaneradecumplirunobjetivo.Eltallercomienzaidentificandoloscontrolesqueexistenparaapoyareseobjetivoy,posteriormente,seidentificaelriesgoresidual8.Lafinalidaddeltalleresdecidirsilosprocedimientos decontrolestánfuncionandoefectivamenteyelriesgoresidualesaceptable. • Basado en riesgos:Secentraenlistarlosriesgosparaalcanzarunobjetivo.Eltaller comienzalistandotodaslasposiblesbarreras,obstáculos,amenazasyexposiciones;es decir,losriesgosinherentes9quepudieranimpedirelcumplimientodeunobjetivoy posteriormenteexaminalosprocedimientosdecontrolimplementadosparadeterminar sisonsuficientesparamanejarlosriesgosclave.Lafinalidaddeltalleresasegurarse de que todos los riesgos significativos estén adecuadamente manejados a un nivel aceptabledeexposición(riesgosresiduales). • Basado en controles:Secentraenrevisarsiloscontrolesexistentesestánfuncionandobien.Esteformatoesdistintoalosdosmencionadosanteriormente,dadoqueel facilitadoridentificalosriesgosclavesysuscontrolesmitigantesantesdecomenzar eltaller.Alolargodeltaller,elequipodetrabajoevalúasiloscontrolesmitiganlos riesgosysepromueveelcumplimientodeobjetivosadecuadamente.Lafinalidaddel talleresanalizarlasdiferenciasentrecómoestánfuncionandoloscontrolesycómo esperalaAltaDirecciónquefuncionenesoscontroles,esmásfocalizadoyformalque losdosprimerosenfoques,debidoaquelamayoríadelainformaciónyahasidoproporcionadaysereflejaenelconocimientoexistentedelosparticipantesrelacionado conesoscontrolesysueficiencia,eficaciayefectividad. • Basado en procesos: Se centra en actividades seleccionadas que son elementos de una cadena de procesos. Los procesos son un conjunto de actividades mutuamente relacionadasoqueinteractúanparagenerarvalor,lascualestransformanelementos deentradaenresultados;porejemplo,losdiversospasosenelprocesodecompras, eldesarrollodeproductos,contratos,etc.Estetipodetalleresgeneralmentecubrela identificacióndelosobjetivosdetodoelprocesoylosdiversospasosintermedios.La finalidaddeltalleresevaluar,actualizar,validar,mejorarymodernizartodoelproceso ysusactividadescomponentes. 8 9 RiesgoResidual:Nivelderiesgoquepermaneceluegodetomarmedidasdetratamientoderiesgo. RiesgoInherente:Laposibilidaddequeocurraneventosoirregularidadessignificativosqueafectenellogrodelosobjetivosinstitucionalesodel proceso. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Nota:Esteformatodetallerpuedetenerunamayoramplituddeanálisisqueelformato basadoencontroles,alcubrirmúltiplesobjetivosdentrodelasactividadesdelproceso. Elfacilitadorenuntallertípicodeautovaloraciónelaboraunreportedurantelasdeliberaciones.Elconsensodelequiposeregistraparalosdiversossegmentosdelasdiscusiones yesterevisaelreportefinalpropuestoantesdefinalizarlasesión.Sepuedenusartécnicas devotaciónanónimaparagarantizarelflujolibredeinformaciónypuntosdevistadurante eltalleryparapermitirlanegociacióndediferenciasentrepuntosdevistaylosintereses delosequipos. LasOficinasdeControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusveces,hanusado loscuestionariospormuchosañosyelusodeestosenlaautovaloracióndelcontrol noesmuydiferente.Unadiferenciaentreloscuestionariosdeauditoríainternaylos delaautovaloracióndelcontrolesqueestosúltimosdebenserescritosenlenguajedel receptornoeneldelaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasus veces,yaquelaspreguntasseráncontestadasenlamedidaenqueseentiendanono lascontestarán. Lasencuestaspuedenserpreferiblesalenfoquedetallercuando: • Laentidadnoestálistaparacompartirinformaciónsensibledecontrolenuntaller abierto. • HayunapreocupacióndelaAltaDirecciónacercadeltiemporequeridoparareunira todoslosservidores. • LaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusveces,estábuscando unmecanismodebajocostoparaobtenerinformaciónacercaderiesgosqueseráusada enlapreparacióndelProgramaAnualdeAuditoría. • NoexistedestrezaenlaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasus veces,paradirigirunareunióndefacilitación. Guía Autovaloración del Control 2. Las encuestas:Estaformadeautovaloracióndelcontrolusauncuestionarioquetiende ahacerpreguntassimplesdeltipo<Sí-No>o<Tiene-NoTiene>,preguntasqueson cuidadosamenteescritasparasercomprendidasporlosencuestados.Lasencuestasa menudoseutilizancuandolosservidoressonmuynumerososoestánmuydispersos como para participar en un taller. También se las prefiere cuando la cultura de la entidadpuedeobstaculizardebatesabiertosyfrancosenlostalleres,ocuandolaAlta Direccióndeseaminimizareltiempodedicadoyloscostosincurridosenlaobtención delainformación. • Elalcancedelaautovaloracióndelcontrolesamplioylainformaciónseobtienerápidamente. 27 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Recomendaciones para la realización de las encuestas • Usodellenguajedelreceptor • Mantenerpreguntascortasysimples • Tenerencuentaeltemaalformularlapregunta • Dirigirlaspreguntasenformapersonal • Usodepalabrasconsignificadoclaroparaelreceptor • Distribuiryrecogerpersonalmentelaencuesta • Realizarpreguntasfácilesalinicio • Usodelcuestionariocomounaherramientadeconversaciónenunaentrevista. Elusodelaspreguntasquerequierensolamenterespuestade“SÍoNO”hacelaencuesta másfácildecompilar,queusarpreguntasabiertas,peropuedennoserútilesenlaevaluacióndecontroles. Porejemplo: • ¿Estánlosservidoresconscientesdelosobjetivosymetasdesuárea?(SÍ); • ¿Cómoaseguraquelosservidoresesténconscientesdelasmetasyobjetivosdepartamentales?(estorequieredealgúnpensamiento); Guía Autovaloración del Control • ¿Estánlosservidoresdeacuerdoconlasmetasyobjetivosdepartamentales?(SÍ); • ¿Cómosabequelosservidoresestándeacuerdoconlasmetasyobjetivos?(estorequieredealgúnpensamiento). Tabla II. Beneficios y desventajas de las encuestas BENEFICIOS Sepuedeobtenermayorcobertura DESVENTAJAS Sin el seguimiento, las respuestas podrían no ser verdaderas Requierenmenostiempoporparticipante No existe oportunidad de aclarar las preguntas o probarlasrespuestas Pueden ser anónimas, con gastos un poco Latasaderespuestapuedeserbaja mayores Norequierendestrezadefacilitaciónnicoordinacióndereuniones. Habitualmentelasencuestassoncomplementadascontalleresoentrevistasderesultados. 28 3. Análisis producidos por la Alta Dirección: Esta forma de autovaloración cubre la mayoríadelosenfoquesgerencialesparaproducirsupropiainformaciónyanálisis sobredeterminadosprocesosdelaentidad,actividadesdeadministraciónderiesgos Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Guía Autovaloración del Control yprocedimientosdecontrol.Esteanálisisescomúnmenteutilizadoparaproduciruna respuestarápidaapreguntasespecíficasopreocupacionesacercadeunprocesoparticular,actividadoprocedimiento.ElanálisisdebeserdirigidoporlaAltaDireccióny preparadoporunequipoasignadoenunroldesoporte;contrarioalostalleresdefacilitaciónoencuestasgrupales,loscualesobtienensuresultadoatravésdelaopiniónde losservidores.EltipoespecíficodeanálisisdirigidoporlaAltaDireccióndependede lanaturalezadelproceso,actividadoprocedimientoqueestásiendorevisado.Sinembargo,elanálisisproducidoporlaAltaDirecciónpuedesercuantitativo(porejemplo, reportesestadísticos)ocualitativos(porejemplo,narrativasoflujogramas).LaOficina deControlInterno,auditoríainternaoquienhagasusvecesylaAltaDirecciónpueden usarlosresultadosdelosanálisisproducidos,encombinaciónconlosresultadosde lostalleresdefacilitación,olosresultadosdelasencuestas,paraaumentarsuentendimientodelosprocesosdecontrol. 29 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia CAPÍTULO IV TALLERES DE FACILITACIÓN Lafacilitacióndelaautovaloracióndecontrolesdefinidacomoelprocesodeayudara laAltaDirección,alosservidoresyalosequiposdetrabajoaevaluarlaposibilidadde alcanzarlosobjetivosdelaentidad. Facilitarsignifica“haceralgomásfácil”,porloquehaceruntallerdeautovaloraciónde controlsignificahacermáscómodoparaquelosservidoreselprocesodelaevaluaciónde suspropiosobjetivos,riesgosycontroles. La forma más usada de autovaloración del control incluye un facilitador que planifica y conduce la reunión. Esta dura de 2 a 4 horas e involucra de 6 a 15 participantes, el facilitadoryunrelator. ElroldefacilitadoreseldeayudaralaAltaDirecciónyalosequiposdetrabajoaidentificarasuntosimportantesyalograrlatomadedecisiones,debeparticiparenlasdiscusiones proporcionandoalequipodetrabajoconceptossobreriesgoycontrol,sugerirideasalternativas,conceptosysolucionespotenciales.Sinembargo,elfacilitadornodebedirigiro participarenlasdecisionesfinaleshechasporelequipo,peropuedeserunaparteefectiva ypoderosadelprocesodeexploraryentenderlosobjetivosdeltallerysusresultados. Responsabilidad del facilitador Elfacilitadordelaautovaloraciónesresponsabledeorganizarlasesión,explicarelproceso ylosobjetivosalosparticipantes,desarrollarpreguntasparalaconsideracióndelequipo, registrarlosresultadosymoderardiscusionesadicionalesasegurándosequesemantenga unadinámicadegrupoefectiva.Lasconsideracioneslogísticasincluyeninvitaralosparticipantesaltaller,programaryprepararlossalonesdereunión,asegurarquelosequipos necesariosesténfuncionandoadecuadamenteyhacercopiasdecualquiermaterial. Unadelasresponsabilidadesdelfacilitadoresladeobtenerinformaciónparaeltallerde autovaloracióndelcontrolantesdesurealización,lacualpodráincluir: Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Rol del facilitador 31 Guía Autovaloración del Control 32 • Encontrar qué está sucediendo:Esfácilparaelequipoiniciarestableciendoloque ellosdeseanquesucedaeneltaller.Sedebeaveriguarsobrelasituaciónactualpara quedeestaformaelequipopuedarealizarunaevaluaciónadecuada. • Buscar acuerdo sobre la forma de registro de los resultados:Establecerunconsenso conelgrupodelainformaciónquesevaarecolectar.Laproyeccióndelosresultados atravésdeuncomputadorpuedeincrementarlarapidezdelprocesodepreparación del reporte. La mayoría de los talleres de autovaloración del control emplean esta tecnología. • Dar seguimiento al proceso de facilitación:Asegúresedecomunicarleatodoelequipocómosevaarealizarlaautovaloraciónyelseguimiento. • Mirar a otros para buscar silencio o acuerdo:Ellenguajecorporalpuedeserdegran beneficioparaelfacilitadorenladeterminacióndecuándoprobarmás,cuándodejara alguientomarladirecciónycuándointroduciraalguienenladiscusión. • Mantener las ideas qué estén fuera del objetivo: El facilitador necesita una forma deasegurarlealequipoquéasuntosimportantes,peroquenoserelacionanconlos objetivosaqueestádirigidoeltalleryqueseránconsideradosposteriormente. • No comenzar registrando datos inmediatamente. Esperar el consenso de tal forma quesedesarrolleunalistacortaquesearepresentativadelequipocompleto,envezde unalargalistadelpensamientoindividual.Elconsensosignificaquetodosestánde acuerdoconqueelreportedeautovaloracióndelcontrolesunadescripcióncorrecta delosasuntosdiscutidoseneltaller.LoquelaAltaDirecciónnecesitaesunaimagen claradelosriesgosycontrolesoperacionalesexistentes. • No imponer el punto de vista al equipo: Si el facilitador sobreactúa, o si está visiblementeactuandoacercadeunriesgo,exposición,debilidaddecontroloproblema potencial,esposiblequeelequipobusquelaaprobacióndesusoluciónporpartedel facilitador.Estopuedeincidirenelroldeevaluarcontroles. Encuantoalaterminologíayherramientasquepuedenutilizarseeneltaller,seencuentran: • Laautovaloracióndelcontrolpuedeincluirproyeccióndevideosdelasunidadesy tecnologíasdevotación,ambaspodríasernuevasparaelequipo. • Muchostalleresusanunmarcodecontrolytodosmanejanobjetivos,riesgosy/ocontroles,elfacilitadordebeestarpreparadoparaexplicarquésonestosycómousarun marcodecontrol. • Eviteusartérminosmuytécnicosousarpalabrasdecontrolinterno,hallazgosyauditado. • Esimportantequeelfacilitadorconozcalaterminologíaylossistemasdetrabajoque seutilizanenlaentidadoenelprocesoantesdeiniciarseeltaller. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden • ElfacilitadorhabitualmentetrabajaconlaAltaDireccióndespuésdeltallerparaasegurarsequeelalcanceyobjetivoshansidocubiertos. Dinámica grupal Laautovaloracióndecontrolenfatizaelenfoquedeequipoparalaidentificaciónderiesgo ycontrol.Unequipoesungrupodepersonasquetrabajanjuntasparaellogrodeunameta común.Porconsiguiente,sielgruponotrabajanconjuntamentenoesunequipoefectivo. El facilitador es responsable de ayudar al comportamiento del grupo como un equipo (estableceroreforzarlaestructura,reglasdegrupoyalcancelareunióndefacilitación)y asistirloparalograrlatomadedecisiones. En general, el enfoque de “trabajo en equipo” en el taller tiene las siguientes ventajas sobrelasentrevistasoloscuestionarios: ■ Múltiplesindividuosinvolucradosenpartesespecíficasdeunprocesopueden traerunampliorangodeexperienciasyasuntosimportantesalamesaparaser tratados. ■ Todoslosmiembrosdelequipopuedenbeneficiarsedelospuntosdevistaproporcionadosporlosotrosparticipantes. ■ Elconocimientobasedelgrupoproveeunamejoroportunidadparaenlazarlos objetivosdelgrupoalosobjetivosinstitucionales. Lasdecisionesgrupalesdebenalcanzarseatravésdeconstruirelconsenso.Elconsenso ocurrecuandotodosenelgrupohansidoescuchadosyaceptanladecisióndelgrupo.El roldelfacilitadoresmantenerseneutralyayudaralgrupoaformarsuspropiasconclusiones.Sinembargo,elgrupopuedenosiempreestarcompletamentedeacuerdoconla razonabilidaddeuncontrolactualopropuestoparamitigarlosriesgosidentificados.En estoscasos,elasuntodebeserdiscutidodenuevo,olafaltadeconsensoenelasuntodebe serincluidaenelreportefinal. Algunosaspectosatenerencuentaparaelcontroldelgrupo: • EldelegadodelaAltaDirección,paramanejareltemadelaautovaloracióndelcontrol,debeconducirlareuniónypresentarelconceptoalaAltaDirecciónyalequipo detrabajo.Ademásdebeexplicarlesquéeslaautovaloracióndelcontrolyporquéesta siendoutilizadaenlaentidad. • Enciertomodo,debidoaquelaevaluaciónserealizaenlareuniónsenecesitacomunicarlealequipoquépasaráconlosresultadosdeltaller;esdecir,quienobtendrálos resultadosdeltaller,cómoycuándo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control ■ Elequipoproveeunforoabiertoquepermiteatodoslosparticipantesdelprocesoofrecersuaporte. 33 • Igualmente,esnecesarioaclararporquélaautovaloracióndelcontrolesimportante paralosparticipantes“diciéndolesqueellostienequeganardeltallerautovaloración delcontrol”.Debefocalizarseen“quéhayparamí”eneliniciodeltaller.Losparticipantesestaránmásinteresadossientiendenquelaautovaloracióndelcontrollos beneficiará y que no es la única forma de realizar una auditoría; ya que no podría gustarlesrevelarsusdebilidadesdecontrol. Destrezas de presentación Ladestrezaenlapresentacióneslabaseparaserunfacilitadorefectivo,muchostalleres deautovaloracióndelcontrolseinicianconunapresentación,larelaciónentreobjetivos, riesgosycontroles,loqueesautovaloracióndelcontrol,elusodeunmarcodecontrol, etc.Acontinuaciónserelacionanalgunasdestrezasdepresentaciónquedebenaplicarse paralaautovaloracióndelcontrol: • Mantenga el entusiasmo y la sinceridad acerca de la autovaloración del control. El facilitadorrealmentedebepensarquelaautovaloracióndelcontrolesalgobuenopara losprocesosyelequipo. • Prepare que dirá acerca de la autovaloración del control y cómo contestar algunas peguntascomunesquepuedanhacer. • Exhibamuchaenergía,animeycaminealrededor.Nosesiente. Guía Autovaloración del Control • Realicecontactovisualconlaaudiencia,esapropiado. 34 • Variéelniveldesuvoz,hableclaramenteyproyectesuvoz. • Manténgaseenlaagenda. • Useefectivamentelaayudavisualyotrasherramientas. • Ríasemuchoytengasentidodelhumor. PreparaciónparaelTallerdelaAutovaloracióndelControl Laplanificacióntomarádiferentecantidaddetiempodependiendodelformatoypropósito deltaller.Algunosdelospasosincluyen: • Reunionesconelresponsabledelprocesoalqueperteneceelgrupoqueestaráenel tallerparaentendersusobjetivosyexplicarelprocesodelaautovaloracióndelcontrol. • Entendimientodelaculturadelequipodetrabajooproceso.¿Quétanlibrementelos participantesinteractuaraneneltaller? • Selección de los objetivos o procesos a usarse en el taller de la autovaloración del control,estoayudaráadeterminarquiénesdebenasistir,yaquesenecesitarálaparticipacióneneltallerdetodosaquellosinvolucradosenellogrodelosobjetivos. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden • Aprenderacercadelprocesoatravésdepapelesdeauditoríasanteriores,materiade referenciayotrasfuentes.Elfacilitadordebeconocerlaterminologíaylaspalabras comúnmenteutilizadasporelgrupoparaevitarqueseretraseeltalleralconseguir informacióngeneralquedebióyahaberobtenido. • Entrevistaralamayorpartedelosparticipantesdeltallercomoseaposibleparaentender sus trabajos y qué tal es su conocimiento para los objetivos del taller. ¿Está usteddeacuerdoconlosobjetivosusadoseneltaller?,¿Cómosesienteacercadesu participación?,¿Estádeacuerdoconlosparticipantespropuestos? • Arreglaryverificarlalogísticadelareuniónyasegurarsequelosparticipanteshan sidoavisadoscontiempoacercadeltaller. • Enviarinformacióndeprelecturadeltaller.Estapuedeincluirlosobjetivosseleccionadosparausarseeneltaller,¿Quéeslaautovaloracióndelcontrolyporquéseestá desarrollando en la entidad, una explicación de la relación entre controles internos, riesgosyobjetivosylaagenda?Unejemplodelaagendapuedeser: ■ Bienvenidaatodosydecirporquéestánahí. ■ Romperelhielo:hagaalgoparaponeralgrupoencalma,peroestapartedebe sercorta. ■ Reglasdelgrupo:puedeconstruirlasconlosparticipantesytraerlasdeantemano. ■ Comiencelaautoevaluaciónusandounodelosformatosdelaautovaloracióndel control ■ Distribuyaunborradordeuninformedeautovaloracióndelcontrolalosparticipantes. Anexo • Guía de Responsabilidades Especiales en los Talleres de Facilitación (preguntas y cosasquenodebehacerelfacilitador). • GuíaBásicadePresentaciónExitosa • MecanismosdeRetroalimentaciónalCliente. Guía Autovaloración del Control ■ Expliqueelprocesodelaautovaloracióndelcontrol:asegúresequetodosentiendenlasdefinicionesdeobjetivos,riesgos,controles. 35 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia CAPÍTULO V RECOLECCIÓN DE DATOS Y ANÁLISIS DE RESULTADOS REPORTE DE RESULTADOS Losresultadosdeuntallerdeautovaloracióndebenserresumidosenunreportefinalpara laAltaDirección.Elequipodeautovaloraciónesresponsabledereportarlosriesgosy debilidadesdecontrolidentificados,asícomoproporcionarunplandeacciónpararealizar lasmejorasnecesarias. Lasetapasquesedesarrollansonlassiguientes: • Registrodeltaller:¿Cómosonregistradoslosresultadosycuáleselroldelrelator? • Accionescorrectivas:¿Cómoseránmanejados(responsabilidad)? • Distribución:Sacandolosresultadosatiempo • Reportefinal:¿Quéyparaquien? Registro del taller Eltallerproveedegrancantidaddeinformaciónqueesmanejadaporunfacilitadoryun relator,quienestrabajanjuntosparaobtenerunregistroexactodetodalainformaciónrelevante.Comoelfacilitadorylosparticipantesdiscutenelobjetivooprocesoqueestásiendo estudiado en el taller, el escribiente resume la discusión por escrito. Esto usualmente se realizaenuncomputadoryunvideobeam,detalformaquelosparticipantesveanlospuntos oelreportequeestásiendodesarrolladoeneltranscursodeltaller.Despuésdeltaller,el reportedebedistribuirseenunperiodocortodetiempo,usualmentedentrodedosdías. Elroldelrelatorescrucial;porlotanto,debeseralguienquepuedacompilarymanejar muchainformaciónrápidaycorrectamente.Elfacilitadorestácontinuamenteresumiendo yclarificandodatos,elescribientejuegaunrolmayorenlacapturacorrectadelosdatos. Guía Autovaloración del Control • Validacióndelosresultadosdelaautovaloracióndelcontrol:¿Aceptamoslainformación provista en el taller sin cuestionamientos o necesita ser validada? Si es así ¿Cómo? 37 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Acciones correctivas Las acciones correctivas o planes de acción pueden identificarse, cuando el equipo de trabajosientequedebenserrealizadasenordendeincrementarlaprobabilidaddequeun objetivosealogrado.Unaaccióncorrectivapuedecontribuirareducirelriesgoatravésde implementarunnuevocontrol,quepuedeservirparamejorarlaefectividadoeficiencia deuncontrolexistente. Segúnseaelcaso,elfacilitadorpodrádesignaraaunresponsablederealizarelpróximo pasohaciaelcumplimientodelaaccióncorrectiva,estosnombresyfechassonregistrados enelreportedeautovaloracióndelcontroldondeelplandeacciónesdescrito. Lapersonadesignadaeneltallercomoresponsablededarelpróximopasohaciaelplan deaccióntendráquediscutirelasuntoconlaAltaDirecciónoconlosresponsablesdelos procesosysolicitarledesarrollarunplanparacorregirladebilidaddetectada. Guía Autovaloración del Control Accionescorrectivassondecisionesmínimasquelosmiembrosdeltallerpuedentomar responsabilidadcompletaeimplementarlosinmediatamente.Porejemplo:losempleados decuentasporpagardebenestaralertacuandoseplanifiqueelmantenimientoalsistema yelcomputadornoestédisponible,estoprobablementepuedeaplicardespuésdeltaller conmuypocaimportancia. 38 OtrosasuntosquepodríansermayoresyrequerirlaaprobacióndelaAltaDireccióny untrabajomayorsonllamadosplanesdeacción,porejemplo:unaacciónpararevisarlas cuentasporpagarparaeliminarlospagostardíosnopuedenejecutarseenuntaller.En estecaso,estapartidapuedeserllamadaplandeacciónparalaaprobacióndelaAltaDirección,losplanesdeacciónpuedencontenerunnúmerodepasos,dondequizásalgunas accionespuedennecesitarimplementacióninmediata. Elconceptodeplandeaccióntambiénlesofrecealosparticipantesdeltallerunamayor flexibilidadalpermitirlesdecir:“estecambioesnecesarioparaalcanzarelobjetivo,pero estamossegurosdecuántotiempoyrecursosestádispuestaadestinarlaAltaDirección”. Enalgunasocasiones,alalcancedelasrecomendacionesoplanesdeacciónsurgidosdel tallernopuedeserdeterminadohastaquesearevisadoporlaAltaDirección. Validación de los resultados de la autovaloración del control ¿Quétantoelfacilitadordebebasarseenlainformaciónobtenidaeneltaller?Estoprimordialmentese determina por el propósito y lo que se desea lograr del taller. Para la OficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusveces,laevidenciaverbal ofrecemenorseguridadqueotrostiposdeevidencia,talescomopruebas,observacióno confirmacionesindependientes.Debidoaqueeltallerensímismonoincluyepruebas, elfacilitadorpuededecidirextenderloqueellosnecesitanvalidarsobrelasafirmaciones Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden verbalesrealizadasenelprocesodeautovaloracióndelcontrol.Comolaautoevaluación noesunaauditoría,elfacilitadorpuedeestarconformeenaceptarlainformaciónprovista porlosparticipantes. Lavalidacióndelosresultadosnosolamenteocurredurantelaspruebasdespuésdeltaller. Similarmentealasauditoríastradicionales,dondelosauditoresconstruyenlaevidencia atravésdelaauditoría,lainformacióndelaautovaloracióndecontrolesacumuladadurantelasfasesdelaplanificación,laconduccióndeltaller,larevisióndelosresultadosy finalmenteelprocesodeprueba.Elfacilitadorcompilalainformaciónatravésdeestas etapasconelfindetomarunadecisiónfinalsobrelanecesidaddeprofundizarovalidar lainformaciónparatenerunamayorconfianzaenlosresultadosdeltallerylosplanesde accióndesarrollados. Distribución Despuésdeltalleryquelosresultadossonpresentadosenunreporte,cualquieracción descritaenelreportenecesitaserimplementada.Notodoslosesfuerzosdelaautovaloracióndelcontrolterminanconvertidosenaccionescorrectivas.Sielobjetivooproceso discutidoeneltallerestáfuncionandoadecuadamenteynohaynecesidaddemodificarlo paramejorarlaeficienciaylaefectividaddeloscontroles;entoncesningunaaccióncorrectivaseráreportada.Porotraparte,elequipoeneltallerpuedeidentificaraccionesque mejoranlaeficienciaoefectividaddeloscontroles,enestecasolosreceptoresdelreporte necesitaránasegurarsedequelasaccionesrealmentesonadelantadasyaquerequierende laaprobacióndelaAltaDirección. MuchosfacilitadoresfacilitanlaparticipacióndelaAltaDireccióneneltallerdetalforma quepuedaenformadirectaeinmediataapoyarlasacciones;enelcasoenquelaAlta Direcciónnoparticipeeneltaller,entonceselreportedelaautovaloracióndelcontrol eselmedioprincipalparaaprendersobrelasaccionescorrectivas.Algunosfacilitadores tambiénplanificanreunionesvariassemanasdespuésdeltaller,dondelaAltaDirección sereúneconelequipodetrabajoydiscutesusreacciones,soporteopreocupacionessobre losresultadosdelaautovaloracióndelcontrol. EscríticoparalaAltaDireccióndemostrarelapoyoalosplanesdeacciónoserclaros enexplicarsusobjecionesalequipodetrabajo,detalformaqueelequiposientaquesu trabajoeneltallerdelaautovaloracióndelcontrolfueútil;elseguimientoporpartedela AltaDirecciónesmuyimportanteparaeléxitodeltallerdelaautovaloracióndelcontrol enotrosprocesosdelaentidad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Los resultados de la autovaloración del control son consignados en un informe que es preparado para la Alta Dirección. En el formato del taller de facilitación, el equipo de trabajosiempreobtieneunacopiadelinforme. 39 Reporte final El reporte es preparado generalmente durante el taller por un escribiente quien trabaja conelfacilitador.Elconsensodelgruposobrecontroles,riesgos,planesdeacción,etc.es registradoyproyectadoalgrupocompletopararevisiónconjunta.Algruposeledauna copiainmediatamentedespuésdeltalleryelfacilitadorledaunreportealaAltaDirección deltrabajodelequipo,dentrodelosdosotresdíassiguientes. Haydosenfoquesgeneralesdereporte: • Unoesmostraryganaracuerdosobreelriesgo,control,decisión,etc.enunformatode borradorymoversealpróximoítem.Estopuederealizarsecuandoexisteunaagenda cargadayelfacilitadornodeseaempleareltiempodelgrupoparaensamblarymejorar elreporteduranteeltaller,estetambiénpuedeensamblarydistribuirunborradordel informeinmediatamentedespuésdeltaller. • Elotroenfoqueeslograrconsensoeintegrarlodentrodelinformecuandoeltalleres realizadodetalformaquecualquierasuntoacercadelaentidadyestilodepresentacióndereportesquederesueltoantesdeseguiradelante. Guía Autovaloración del Control Algunosfacilitadoresreservanlasúltimashorasdetallerparahaceresto.Porlotanto,se podráelegiruntérminomedioycambiarelenfoquedeuntalleraotrodependiendodel ambientedecontrol,asícomodeltallerylosobjetivosdelaAltaDirección. Sinimportarelmétodoutilizadoparareportarlosresultadosdelostalleresdelaautovaloracióndelcontrol,lamayoríadelosparticipantesylosfacilitadoresestándeacuerdo conquelasdiscusionesconlosparticipantesduranteeltallereslapartemásvaliosadela autovaloracióndelcontrol.Sinembargo,todoslostalleresterminanconlaelaboracióny presentacióndeunreporteescritodelosresultados. Esimportanteanotarquecuandosepresentanlosresultadosseestableceque“losfacilitadorespuedenrevelartodosloshechosmaterialesconocidosporellos,sinolosrevelan puedendistorsionarlosreportesdelasoperacionesbajoexamenocoincidirconprácticas ilegales”10. 40 10 Tomadodelcódigodeéticaparalacertificacióndelaautovaloracióndelcontrol. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden CAPÍTULO VI IMPLEMENTACIÓN Losaspectosasertenidosencuentaenlaimplementacióndelaautovaloracióndelcontrol son: • Mercadeodelaautovaloracióndelcontrolenlaentidad • Impactodelambientedecontrolenlaauditoríaylaautovaloracióndelcontrol • Seleccióndelprimertaller • Estrategiasdeimplementación Laimplementacióndelaautovaloracióndelcontrolpuedeserlarga,formal,unproyecto plurianualounmovimientoinstitucionalqueinvolucrapequeñoscambios.Habitualmente,laOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusvecesintroducela autovaloracióndelcontrolenlaentidadcomounamaneradeauditar;noobstante,sila responsabilidadesdelaAltaDirecciónsedirigeexclusivamentealavaloracióndelos controlesydelSistemadeControlInterno. Mercadeo de la autovaloración del control en la entidad ParalograrunsoportedelaadministraciónsepreparaunapresentaciónparalaAltaDirecciónsobrequéeslaautovaloracióndelcontrolyporquédebeserpartedelaentidad. EstadeberelacionarseconlosobjetivosdelaAltaDirecciónfortaleciendoelautocontrol. Cuandolaautovaloracióndelcontrolesbienaceptadaenlaentidad,laOficinadeControl Interno,AuditoríaInternaoquienhagasusvecestendráuninsumoadicionalimportante paralaevaluaciónindependiente. Paraayudaraaprenderacercadelaautovaloracióndelcontrolyquépuedehacer,muchas entidadescomienzanlaimplementacióndelaautovaloracióndelcontroldentrodelaOficinadeControlInterno,AuditoríaInternaoquienhagasusvecesusandolosobjetivosy metasdelaoficina.Algunosobjetivosparatalleresdeautovaloracióndelcontrolincluyen asegurarsedequelosreportesseancorrectos,quelosnuevosfacilitadorestenganéxitoen laentidadyquesedélaimplementación. Guía Autovaloración del Control • Recursosrequeridosparaimplementarlaautovaloracióndelcontrol. 41 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Impacto en el ambiente de control El empoderamiento de los participantes, la apertura, la honestidad y la verdad con se manejeeltallertienenimpactosobrelosesfuerzosdelejerciciodelaautovaloracióndel control.Algunosentiendenestocomocultura,porejemplo: • ¿Qué sucede si un servidor le dice a su superior acerca de un problema y este lo reprendeporrevelarlo? • ¿Quésucedesiunservidorsugiereunanuevaymejorformadehaceralgoyelsuperior larechaza,diciendo“nolohacemosdeesaformaaquí”? • ¿Quésucedesiunsuperiorlediceaungrupodeservidoresqueélquierequeellos tomenlainiciativayrealicensuspropiasdecisiones,peroluegopasaporencimade lasreglasrealizadasporelgrupoestaránellosdispuestosatomarnuevasdecisiones enelfuturo? Cuandolosparticipantesesperanquélesdiganquéhayquehacer,alfinal,todospierden, laadministración,laAltaDirecciónylaentidaddesaprovechanoportunidadesvaliosasde mejoraratravésdeaumentarelempoderamientodelosservidores. Guía Autovaloración del Control Estotienequehacerseconelempoderamientodelosservidoresyfortaleciendounambientedecontrolquefomenteelcrecimientodelosservidores;paraalgunosfacilitadores, laautovaloracióndelcontrolpropiciauncambioenlaculturadelaentidad. Loscontrolessuaveseinformalestalescomolaverdad,lahonestidad,latransparenciason másimportantescuandotienenencuentaelempoderamientodelosservidores.Eltallerde laautovaloracióndelcontrolesunaherramientaúnicaparaevaluarestossuavescontroles. Laculturaesdinámica,laautovaloracióndelcontrolpuedetenerunimpactopositivoo negativoenlacultura. Selección del primer taller Ellograreléxitoenlosprimerostalleresdelaautovaloracióndelcontrolesmuyimportanteensuimplementación.Algunasconsideracionesson: DESCRIPCIÓN ¿Eslaculturadelgrupocorrectaparalaautovaloracióndelcontrol? ¿QuéeslaevaluaciónparalaAltaDirecciónysiestándeacuerdoconlaautovaloracióndelcontrol? ¿Quiénesellíderycuálessuconsejo? 42 ¿Eselprocesodelaentidadseleccionadaseguraparasupiloto,unlugardondeustedpuedecaerenforma seguraysinafectarlainiciativadellaautovaloracióndelcontrol? Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden DESCRIPCIÓN ¿Existenservidoresempoderadosquienesestándispuestosaparticiparenlostalleresyprepararaofrecer críticasconstructivas?Sinoesasí,ustedpuedecolocarestaprimerasecciónenunriesgoinaceptabley podríanotenerunasegundaoportunidad. ¿Poseeelgrupoobjetivosespecíficosysabenquiénessonellos? ¿ReportalaAltaDirecciónregularmentesobresusobjetivososolamentelosarchivahastaquealguien pregunteporellos? ¿DebelaAltaDirecciónyequipoparticiparjuntos?Silaculturaescorrecta,estofuncionará.Perosila AltaDirecciónimpidequeotroshablenlibremente,ellosnodebenparticipar. De6a15eselnúmeromáximodeparticipantesenuntaller. Undíaesmuchotiempoparaeltaller;dosdíasesunaeternidad,realicetalleresmáscortos.Sideberealizarsesioneslargas,asegúresededarrecesosconsuficientetiempoparamantenerseatentosyfocalizados. Considererealizarelprimertallerenelprocesomásfortalecidodelaentidad. Estrategias de implementación Acontinuaciónsepresentaunaherramientavaliosaacercadecómoimplementarlaautovaloracióndelcontrol: 1. Determinelosobjetivosdelaautovaloración¿Porquéquiereimplementarlaautovaloracióndelcontrolenlaentidad? ¿SerálaAltaDireccióneventualmenteladueñadelosreportessobrecontrolinterno? a. Sí:involucrealaAltaDirecciónentodaslasdecisionesclaves. b. No:mantengaalaAltaDireccióninformadadetodaslasestrategiasdeauditoría internaycambiosenlapolítica. 3. Evaluacióndelaculturaorganizacional ¿Estálaculturaorganizacionallistaparalaautovaloracióndelcontrol? a. Sí:seleccioneformatosdecuestionarios,análisisproducidosporlaAltaDireccióny talleresdefacilitación.Laculturaorganizacionalalargoplazodebeguiarlaselección. b. No¿Laautovaloracióndelcontrolesunaestrategiacorrectaalargoplazo? i. Sí:continúeelprocesodedecisión ii. No: mejore sus auditorías tradicionales con las destrezas de diseño de controlaprendidas. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control 2. DetermineelroldelaAltaDirección: 43 4. Seleccioneselmarcodecontrol: a. ¿Usarálaautovaloracióndelcontrolunmarcodecontrolinterno? i. Sí:seleccioneelmarcodecontrol 1. Sí:Seleccioneelmarcodecontrolquecumpleconlasnecesidadesdela entidad 2. No:creesupropiomarcodecontrol ii. No. Determine el proceso de agregación, si es necesario. Determine la coberturadeloscontrolessobrelaautovaloracióndelcontrol. 5. Seleccioneunprocesoamigableparaeltallerpilotooconsidererealizarloedentrode laauditoría. 6. Creeunaestrategiadeimplementación,queincluyacómomercadearlaautovaloración delcontrol. 7. Implementelaestrategia. Guía Autovaloración del Control Recursos requeridos para implementar la autovaloración del control 44 Acontinuaciónsepresentanlosrecursosrequeridosparaimplementarlaautovaloración delcontrol,lacantidadynúmeropodríavariarporlaculturaorganizacionaldelaentidad yelapoyodelaAltaDirección. ÍTEM Entrenamientobásicoenlaautovaloracióndelcontrol Tiempodeentrenamientoparaeltallerdefacilitación inicial ESTIMACIÓN 2días COMENTARIOS Paraunauditorexperimentado 10días Debeincluirdestrezasde presentaciónmanejardiferentes personalidades,prácticasde facilitación,videoyregistrodedatos. Tiempodereunionesantesdeltallerconlosparticipan- ½hora Paraentrevistasantesdeltaller tes realizadasporelfacilitador. Díasdelfacilitadorportaller(incluyepre/postaller) 5días Varíadeacuerdoalformatodela autovaloracióndelcontrol Horasdeparticipanteportaller 2-4horas Tiempoporobjetivos Númerodelíderesportaller 2 Unfacilitadoryunescribiente Númerodeparticipantesportaller 6-15 Procesodeimplementaciónde decisiones. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden ANEXOS GUÍAS DE RESPONSABILIDADES ESPECIALES EN LOS TALLERES DE FACILITACIÓN Enadiciónalasresponsabilidadesgeneralesdelosfacilitadoresreferidasenelcapítulo IV,losfacilitadorestienenresponsabilidadesespecialesencuantoa: Preguntas que debe contestar el Facilitador Laspreguntasformuladasporlosparticipantesdelgrupodebenserrespondidasporellos mismos.Noobstante,elfacilitadordebecontestarlasreferidasa: • ¿Quéeslaautovaloracióndelcontrolyporquéestamoshaciendoestoenestaentidad? • ¿Quépasaráconlosresultadosdeestareunión? • ¿Porquédebogastarmitiempoparticipandoenestetaller? • ¿Quésonloscontrolesinternos? • ¿Quésonlosriesgos? • ¿Eslaautovaloracióndelcontrolsolouncambiodeltrabajodeauditoríaenequipo? El facilitador debe ser abierto y honesto con el equipo de trabajo, tal como ellos son honestosyabiertosenlaevaluacióndesuscontroles.Debeestarlistoparadarrespuestas cortasyconcisas. • Contestar sus propias preguntas:Sinoledanrespuestaalapreguntaformuladadebe reformularlapreguntaycontinuarmotivandoalgrupoparaqueresponda,estimulando suparticipaciónylaresponsabilidaddelresultadodeltaller. • Poner palabras en la boca de alguien:Latentaciónesexplicarquétratadedecirla persona,locualnoesrecomendableparaelprocesodecomunicación.Lapacienciaes laclaveparagarantizarquetodosseanoídosysesientanpartedelequipo. • Aparentar timidez o desinterés:Unbuenfacilitadorsabequeestáenelescenariotodo el tiempo y que su comportamiento tiene influencia importante en la actitud de los participantesyeneléxitodeltaller.Laenergíaescontagiosayayudaaestableceruna atmósferapositivayproductivaqueobtendrámejoresresultadosparatodos. • Forzar su punto de vista de control en los otros:Latentacióndeproveerlarespuesta cuandoelgrupoestádiscutiendo,onoconsiderarladecisióndelgruposinoleparece lamásadecuadaprovocaqueelgrupodejedepensarycomienceadescansarenlas Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control • ¿Quésonobjetivos? 45 Guía Autovaloración del Control respuestasdelfacilitador.Puedeproponerunamejorrespuestacomounabuenaopción yexplicarporqué,peroalfinaldebedejarlasoluciónenmanosdelgrupo. • Ignorar a alguien que no está participando:Lahabilidaddeobtenerinformaciónde todosenuntalleresunadestrezamaravillosa,elfacilitadordebedesarrollarlapara teneréxito.Elfacilitadordeberealizarunesfuerzoadicionalparahacerqueestaspersonasdensuopinión,ydebeapoyarsucontribuciónparaqueaumentesuconfianza. • Ignorar a alguien que quiere hablar:Unbuenfacilitadordebesiempremirarlaexpresiónfacialyellenguajecorporaldelosparticipantes,tienevariasformasderealizarunapreguntadeformanoconvencional,talcomo¿esesteunpuntoimportante?, ¿cómosesienterespectoaesto?o¿alguientieneunaopiniónacercadeesto,antesde seguiradelante? • Demostrar que sabe todo acerca del proceso:Elroldefacilitadoresayudaralgrupo a evaluar, discutir problemas y desarrollar soluciones. Existen ocasiones cuando el facilitadorpuedesugerirocontribuirconbaseensusconocimientosyexperiencias. Unaparticipaciónagresivaporpartedelfacilitador,juntoconunaactituddesaberlo todo,destruyerápidamentelaunidaddeltallerysuposibilidaddeéxito. • Estar distraído al escuchar involucra: Identificarqueestátratandodedecir el participanteypoderconocerdequéformasatisfacerlasnecesidadesdelparticipanteo controlarsusinterrupciones. • Ser crítico o cortante con un participante:Lapacienciaesquizáslafortalezaclavede unfacilitador.Enelmomentoenqueelfacilitadorluceimpaciente,elasuntosevuelve emocionalsinimportarcuálseaeltema.Entonces,resultamuydifícilretomarlaruta deltaller;existeelriesgotambiéndequeelfacilitadorpierdalaconfianzayelrespeto delosparticipantesdeltaller. 46 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden GUÍA BÁSICA DE PRESENTACIÓN EXITOSA Haytécnicasquepuedenayudaraincrementarelniveldeaceptaciónycompromisodela autovaloración. • Prepárese a fondo antes de que el taller comience:LapreparaciónincluyelarealizacióndereunionespretallerconlaaltaDirecciónyconlosservidoresclavespara obtenerunentendimientobásicodelasmetas,objetivos,procesos,éxitosyposibles necesidadesdelaunidad.Elfacilitadordebeexplicarelprocesodeautovaloracióny elmarcodecontrolinternoduranteestasentrevistasiniciales.Lapreparaciónademás incluyeeldesarrollodelosmaterialesparaeltallerypreguntasdediscusión,calendariodelasreunionesyorganizacióndellugardereunión. • Explique claramente el propósito y beneficios de la autovaloración al equipo: Los servidoresdebenestarinformadosacercadelprocesoydebepermitírselespoderhacer preguntas. • Mantenga el equipo enfocado: Aunqueelgrupodebeserlibrededefinirydiscutir losasuntoscomojuzguenapropiado,elfacilitadordebetratardemanteneralgrupo dirigidohacialosasuntosimportantesdecontrolysusposiblessoluciones. • Anime a la participación:Todoslosservidoresdebendeseranimadosacontribuira ladiscusión.Esespecialmenteimportanteasegurarsedequepersonalidadesfuerteso genteconmayorautoridadnodominenlaconversaciónointimidenalosotrosparticipantes.Lavotaciónelectrónicaesunmétodopopularusadoparaasegurarsedeobtener laopinióndetodoslosparticipantes. • Motive la retroalimentación referente al proceso:Elfacilitadordebeemitirunreporte atodoslosparticipantestanprontocomoesfinalizadoeltaller.Elreportedebeestar dirigidoalosresultadosdeltallerysusplanesdeaccióncorrespondientes.DiscusionesdeseguimientopuedenllevarseacaboconlaAltaDirecciónrelativasalosplanes deacción. Enfoque de encuesta o entrevistas • Entrenamiento de los facilitadores en las técnicas apropiadas:Esimportantequelos servidoresqueconduzcanlasentrevistasypreparenlasencuestasconozcanquépreguntassonapropiadasycómorealizarestaspreguntasdemaneraclaraysininducira laparcialidad. • Asegúrese de que los entrevistadores conocen la entidad y los servidores:Losfacilitadoresdebenposeerladestrezasuficienteparaprepararlaspreguntasqueencajen conlasnecesidadesyobjetivosdelaentidadyelprocesosujetoaautovaloración.Es importantequeelfacilitadorentiendaelroldelosservidoresenelprocesoycómo ellosfuncionancomopartedelaentidad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Enfoque taller 47 Entender asuntos técnicos relacionados y la jerga:Uncuidadosoentendimientodela entidadysuterminologíaespecíficaesnecesarioparainterpretaradecuadamentelas respuestasdadasenlasencuestasyentrevistas.Unfuerteconocimientodelprocesoy delostérminoscomúnmenteusadospuedetambiénayudaralentrevistadorarealizar laspreguntasdeseguimientoapropiadasyevitarserdesviadoporasuntosirrelevantes delosqueresponden. • Entrevistar o encuestar a los servidores apropiados: Con el fin de hacer eficiente eltiempoyreducirelmontodeinformaciónincorrectarecibida,elfacilitadordebe asegurarsedequeelservidorentrevistadotieneelconocimientoyautoridadnecesarios pararesponderalaspreguntasespecíficas. • Obtener el apoyo de la Alta Dirección para las entrevistas o el proceso de encuestas: La Alta Dirección debe ser informada de que sus servidores serán entrevistados o encuestados.CompartirelborradordeloscuestionariosconlaAltaDirecciónyeldiscutirlasrespuestasrecibidaspuedetambiénincrementarelapoyodelaAltaDirección enesteproceso. Guía Autovaloración del Control • 48 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden MECANISMOS DE RETROALIMENTACIÓN AL CLIENTE Unadelasmetasdelaautovaloraciónesobtenerretroalimentaciónsobrelasfortalezasy debilidadesdeunsistemadecontroldelosindividuos,dequienesactualmentetrabajan dentrodeunambientedecontrolparticular.Losfacilitadoresgeneralmenteusanlossiguientesmecanismosderetroalimentaciónparaobtener,registraryresumirlasopiniones yactitudesdelosparticipantes. • Entrevistas–Enunaentrevistaestructurada,laspreguntassonrealizadasoralmenteenvez deformaescrita.Unaentrevistadeautovaloraciónestádiseñadaparadeterminarydocumentarcómoloscontrolesinternosestánfuncionandodentrodelaentidad.Típicamente, elfacilitadorsepreocupaporsaberquiéneselresponsabledelasfuncionesdecontrol,qué controlesespecíficosexistenyendóndesepuedenencontrarbrechasodebilidades. Laclavedeunbuenentrevistadoresrealizarlapreguntacorrecta.Lasguíassobrequepreguntasarealizarpuedenserencontradasenunagranvariedaddelugares,incluyendocuestionariosdecontrolinternoonarrativasdepasadasauditorías,reportesdeauditoríasanteriores, evaluaciones de riesgo o de administración organizacional. Existen además preguntas de entrevistas“concentradas”,disponiblesennumerosaspublicacionesysitiosdeInternet,estas puedenadaptarseymodificarseparaalcanzarlasnecesidadesúnicasdeunaentidad. • Encuestas–Unaencuestaesunalistadepreguntasescritasqueelfacilitadorpuededara todos los servidores involucrados en el proceso de autovaloración o bien, únicamente, a individuos seleccionados. Las preguntas son frecuentemente diseñadas para un propósito específico,comodirigidasalcumplimientoconunaleyuotrorequerimiento,oparaobtener informaciónacercadeunafunciónespecíficaodeunprocesodecontrol.Elpropósitodela encuestabuscaquelosservidoresinvolucradosenelprocesoayudenalequipodeautovaloraciónaidentificardebilidadesyriesgosdecontrolenelprocesoqueestásiendoexaminado. Lasencuestaspuedenserenfocadashastaelpuntodeincluirsolamentepreguntasde sí/no,opuedenincluirpreguntasabiertas/cerradas,cuestionandocómounprocesode controldebeejecutarse,quiéneselresponsablederealizarvariasfunciones,cómolos documentosfluyenatravésdelproceso,ymásallá.Sinimportareltipodeencuesta utilizada, el facilitador la envía a los individuos apropiados dentro de la entidad y luegoanalizalosresultados.Elequipodeautovaloraciónpuedeconduciruntrabajode seguimientoenlosprocesosaqueestándirigidosloscuestionariosparaverificarque loscontrolesestánfuncionandocomosedescribióyquetodoslosriesgosidentificados porlosquecontestaronlaencuestaestánapropiadamentedocumentadosydirigidos. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Laventajadelaentrevistaesquepermiteladiscusiónyretroalimentaciónentreelentrevistadoryentrevistado.Tambiénpermitebuscarinformaciónparaasegurarsemejor dequelosparticipantesentiendentodaslaspreguntasyproveenrespuestasentodos losprocesos.Sinembargo,elrealizarnumerosasentrevistaspuedesermáscostosoy llevarmástiempoqueenviarcuestionariosescritosporcorreo. 49 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA ElINSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA (IIA COLOMBIA) es una Asociación de Profesionales, cuyo objetivo fundamental es el desarrollo y divulgación de la Auditoría Interna y su relación con los temas de control interno y gobiernocorporativo,asícomopromoverelmejoramientoprofesionaldesusmiembros,a travésdeladivulgacióneintercambiodeconocimientos,experienciasynuevastécnicas, asícomoofreceraquellasactividadesquecontribuyanaaumentaryafirmarelprestigio profesionaldesusmiembros. Guía Autovaloración del Control El IIA Colombia es el Capítulo 123 del INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS (Theiia Inc.).ElTheiiafundadoen1941,conmásde120.000miembrosen165países, consedecentralenAltamonteSprings,Florida,USA.constituyelaprincipalasociación profesionalqueacogeenelámbitomundialalosprofesionalesquedesarrollanactividades deAuditoríaInterna,controlinternoyprofesionesafines. TheInstituteofInternalAuditorsesellídermundialeninvestigación,educación,guía tecnológicaycertificacióndeauditoresinternosmedianteel Examen CIA - Certified Internal Auditor, símbolo de excelencia profesional con reconocimiento global. La certificación CIA constituye el medio ideal para el desarrollo y calificación de los profesionales en Auditoría Interna que estén dispuestos a afrontar los desafíos de la globalizaciónydegenerarvalorasusorganizaciones. El Instituto de Auditores Internos de Colombia es miembro de la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI), entidad que agrupa los capítulos localeseinstitutosyasociacionesdeAuditoríaInternadeLatinoamérica. 50 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden Beneficios de la Membresía LosmiembrosdelInstitutodeAuditoresInternosdeColombiatienencomobeneficios entreotros: • Participarenloseventoslocalescomoconferencias,capacitación,forosqueorganiza elInstituto. • Accesoainformacióntécnicadeauditoríainternaytemasrelacionadosanivelglobal, medianteelpasswordasignado. • DescuentoparaasistenciaaloscursosdepreparaciónparalosexámenesdecertificaciónprofesionalqueofreceelInstituto. • DescuentosparaadquisicióndematerialtécnicoqueofrecelaBookstoredeTheInstituteofInternalAuditors. • DescuentoenlasuscripcióndelaRevistaThe Internal Auditor • Descuentoenlatarifadepresentacióndelosexámenesdecertificacióninternacional. Servicios del Instituto de Auditores Internos de Colombia • Cursosabiertosdepreparaciónparalapresentacióndelosexámenesdecertificación internacionaldeTheInstituteofInternalAuditors • Cursoscerrados(InHouse)entemasdeauditoríainterna,gestiónderiesgos,control internoydepreparaciónlosexámenesdecertificacióninternacionaldeTheInstitute ofInternalAuditors. • Diplomados y programas de especialización en auditoría interna y control interno, medianteconveniosconUniversidades. • Evaluaciónyasesoríaenimplantacióndemodelosdecontrolinterno. • Evaluaciónindependientedecalidadenauditoríainterna. Certificaciones ofrecidas por The Institute of Internal Auditors ElInstitutodeAuditoresInternosdeColombiaapoyalossiguientesprogramasdecertificacióndelInstituteofInternalAuditors(IIA),loscualespuedenserpresentadosenlas ciudadesdeBogotáyMedellín: CertifiedInternalAuditor®(CIA®)-AuditorInterno Certificado. Símbolo de excelencia profesional, con reconocimiento global. La certificación CIA consti- Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA Libertad y Orden República de Colombia Guía Autovaloración del Control Conelfindecumplirsusobjetivosinstitucionales,elInstitutodeAuditoresInternosprestaentreotrosservicioslossiguientes: 51 tuye el medio ideal para el desarrollo y calificación de los profesionales en auditoría interna que están dispuestosaafrontarlosdesafíosdelaglobalización ydegenerarvalorasusorganizaciones. CertificationinControlSelf-Assessment®(CCSA®)- Certificación en Autoevaluación de Control. Esta certificación prueba las destrezas necesarias para practicarexitosamentelaauto-evaluacióndecontrol (CSA).Elconocimientoexigidoenáreasderiesgosy modelosdecontrolproporcionaalospracticantesde conceptosvitalesparaayudaralosclientesaalcanzar susobjetivosdenegocio. Guía Autovaloración del Control Certified Government Auditing Professional® (CGAP®) -Profesional Certificado en Auditoría Gubernamental. Es una certificación especialmente diseñada por y para los profesionales en auditoría internaquetrabajanenelsectorpúblico,entodoslos niveles:Estado,local,provincia.Elexamenmideel conocimientodelcandidatoenlasprácticasdegobierno,metodologíasyentornocomotambiéntodolorelacionadoconnormasymodelosdecontrolyriesgo. Certified Financial Services Auditor® (CFSA®) Auditor de Servicios Financieros Certificado. Esta certificaciónespecialmentemideelconocimientode los candidatos y su competencia en la aplicación de losprincipiosdeauditoríaysuprácticasenelámbito delosseguros,bancaylaseguridaddelosservicios financierosenlaindustria.Elformatodelexamenle permite al candidato escoger entre tres disciplinas de servicios financieros: banca, seguros y seguridad financiera. Para mayor información visite nuestra página web: www.theiia.org/chapters/colombia, escribanos a nuestro correo electrónico: IIA_Colombia@cable.net.co, llame a nuestros teléfonos(571)2574450,2183963odirijasuscomunicacionesanuestrasedeenBogotá D.C.aladirecciónCarrera21No.85–08,oficina401. 52 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Libertad y Orden COBERTURA NACIONAL DIRECTORIO TERRITORIALES ANTIOQUIA ANTIOQUIA Calle 56 No. 45-34 Calle56No.45-34 Posgrados Calle 60 No. 41-46 PostgradosCalle60No.41-46 Medellín Medellín254 0012 Teléfono: Teléfono:2540012 antioquia@esap.edu.co antioquia@esap.edu.co ATLÁNTICO Carrera 54 No. 59-248 ATLÁNTICO Barranquilla Carrera54No.59-248 Teléfono: 662 5237 Barranquilla atlántico@esap.edu.co Teléfono:6625237 BOLÍVAR atlántico@esap.edu.co Avenida Pedro de Heredia Sector El Espinal. Calle 32 No.18C-192 BOLIVAR Cartagena AvenidaPedrodeHeredia Teléfono: 658 0270 SectorElEspinal.Calle32No.18C-192 bolivar@esap.edu.co Cartagena BOYACÁ Teléfono:6580270 Avenida Oriental 9-12 bolivar@esap.edu.co Tunja Teléfono: 403312 BOYACA boyaca@esap.edu.co AvenidaOriental9-12 CALDAS DosQuebradas-Risaralda Calle 64A No.30-29 Vía Fátima Teléfono:403312 Manizales risaralda@esap.edu.co Teléfono: 887 1747 caldas@esap.edu.co CALDAS CAUCA Calle64ANo.30-29ViaFátima Calle 3 No. 4-08 Manizales Popayán Teléfono:8871747 Teléfono: 822 2531 caldas@esap.edu.co cauca@esap.edu.co CAUCA CUNDINAMARCA Carrera 2 No.20-02 Calle3No.4-08 Fusagasugá Popayán Teléfono: 867 3649 Teléfono:8222531 cundinamarca@esap.edu.co cauca@esap.edu.co HUILA - CAQUETÁ CUNDINAMARCA Calle 10 No. 5-05 Piso 4 Edificio Colpatria Carrera2No.20-02 Neiva Teléfono: 871 1743 Fusagasuga huila@esap.edu.co Teléfono:8673649 cundinamarca@esap.edu.co META HUILA – CAQUETA Carrera 31A No. 34A-23 San Fernado Calle10No.5-05Piso4EdificioColpatria Villavivencio Neiva Teléfono: 344 0595 Teléfono:8711743 meta@esap.edu.co huila@esap.edu.co META NARIÑO Calle 20 No. 28-35 Interior 5 Carrera31ANo.34A–23SanFernando Pasto Villavivencio Teléfono: 723 0540 Teléfono:3440595 narino@esap.edu.co meta@esap.edu.co NORTE DE SANTANDER NARIÑO Av.Calle20No.28-35Interior5 12 Este No. 1N-80 Quinta Oriental Cúcuta Pasto Teléfono: 574 7675 Teléfono:7230540 nsantander@esap.edu.co narino@esap.edu.co NORTE DE SANTANDER RISARALDA Av.12EsteNo.1N–80QuintaOriental Carrera 7 No. 9-64 Sector La Badea Cúcuta Dos Quebradas - Risaralda Teléfono:5747675 Teléfono: 330 7777 nsantander@esap.edu.co risaralda@esap.edu.co RISARALDA SANTANDER Carrera 28 No. 31-07 Carrera7No.9-64SectorlaBadea Bucaramanga Tunja Teléfono: 634 3936 Teléfono:3307777 santander@esap.edu.co boyaca@esap.edu.co TOLIMA SANTANDER Calle 33 No.8 - 142 Carrera28No.31-07 Ibagué Bucaramanga Teléfono: 270 2032 Teléfono:6343936 tolima@esap.edu.co santander@esap.edu.co VALLE TOLIMA Avenida 2 BIS No. 24 AN 25-31 Calle33No.8-142 Cali Ibagué668 7256 Teléfono: Teléfono:2702032 esap.valle@esap.edu.co tolima@esap.edu.co VALLE Avenida2BISNo.24AN–25-31 Cali Teléfono:6687256 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Calle 44esap.valle@esap.edu.co No. 53- 37, CAN - PBX 220 27 90 - Sede Central Bogotá www.esap.edu.co www.imprenta.gov.co PBX (0571) 457 80 00 Carrera 66 No. 24-09 Bogotá, D. C., Colombia
