manual de gestión integrado

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE
SANTANDER
NTC GP 1000:2009 – NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2004 – NTC OHSAS 18001:2007
NTC 5906:2012
DIRECCIÓN INSTITUCIONAL
Bucaramanga
2007
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Revisó
Rector
Vicerrector Administrativo
Coordinación SGI
Aprobó
Rector
Código: MDI.01
Versión: 11
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Fecha de aprobación
Diciembre 04 de 2007
Resolución No. 1861
Modificada: Mayo 28 de 2012
Resolución No. 785
CONTENIDO
OBJETIVO
4
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES
4
1.1 ALCANCE
1.2 EXCLUSIONES
4
4
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS
5
3 CONTENIDO DEL MANUAL
6
3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
3.1.1 Reseña histórica
3.1.2 Misión
3.1.3 Visión
3.1.4 Políticas
3.1.5 Organigrama
3.2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
3.2.1 Políticas
3.2.1.1 Política de Calidad
3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional
3.2.1.3 Política de Gestión Ambiental
3.2.2 Objetivos
3.2.2.1 Objetivos de Calidad
3.2.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
3.2.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental
3.2.3 Responsables
3.2.3.1 Comité de Gestión Integrado
3.2.3.2 Comité Técnico para la Gestión en SYSO
3.2.3.3 Comité Técnico Ambiental y Sanitario.
3.2.3.4 Grupo Primario
3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestión Integrado
3.2.5 Estructura de la Documentación.
3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.
3.2.7 Proceso Transveral
3.2.8 Requisitos
3.2.8.1 De los beneficiarios
3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.
6
6
7
7
8
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12
12
12
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13
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13
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3.2.8.3 De la organización.
43
3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS
18001:2007 y la NTC 5906:2012.
43
3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales.
43
3.2.8.6 Peligros y Riesgos.
43
3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestión Ambiental
43
3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
44
3.2.9 Caracterizaciones.
45
3.2.10 Productos de los procesos misionales.
48
3.2.11 Procedimientos Obligatorios.
48
3.2.12 Controles Operacionales
49
3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ
51
ANEXO 1
54
ANEXO 2
58
ANEXO 3
61
ANEXO 4
82
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OBJETIVO
El presente manual es una guía para establecer la planificación, operación y el control de los
procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestión
Integrado, cuya estructura se adecúa a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC
GP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
1
1.1
ALCANCE Y EXCLUSIONES
ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestión Integrado corresponde a:
 “Los Servicios de Educación Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a través
de los procesos de Formación, Investigación y Extensión.”
 “Los Servicios de la Gestión Administrativa para las actividades de Educación Superior
Universitaria, Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad Industrial de Santander a
través de los procesos de: Dirección Institucional, Planeación Institucional, Gestión de la
Calidad Académica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Académico, Biblioteca,
Bienestar Estudiantil, Comunicación Institucional, Contratación, Financiero, Gestión
Cultural, Gestión Documental, Jurídico, Recursos Físicos, Recursos Tecnológicos, Relaciones
Internacionales de Intercambio Académico Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones,
Talento Humano, Gestión Ambiental”
 El servicio social de asesoría jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de
resolución de conflictos a personas de escasos recursos de la región, en las áreas del
Derecho Laboral y Público, Penal y Privado del Consultorio Jurídico de la Escuela de
Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander.
 Los servicios de educación no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del
Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander.
NOTA:
Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurídico se detallan
en el Manual de Calidad Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01. Las
actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de
Calidad MEX-IL.01.
1.2
EXCLUSIONES
Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusión a las
normas NTC GP 1000:2009, la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS
18001:2007 y NTC 5906:2012.
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DEFINICIONES / ABREVIATURAS
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
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

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional: Conjunto de acciones, programas y/o
proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad
universitaria.
Gestión ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a
controlar y mejorar sus aspectos ambientales.
Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y
salud ocupacional, y ambiental.
Manual de Gestión Integrado: Documento que enuncia las Políticas de Calidad,
Seguridad y Salud Ocupacional, y la ambiental y describe el Sistema de Gestión
Integrado de la Universidad.
Políticas: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad,
la seguridad y salud ocupacional, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la
alta dirección.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman
elementos de entrada en resultado.
SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestión de
Calidad, Gestión Ambiental y Salud Ocupacional adoptados por la Universidad.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de gestión para desarrollar e implementar
la política ambiental y gestionar los aspectos ambientales.
SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de gestión para desarrollar
la política y gestionar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.
UAA: Unidad Académico Administrativa
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño, en términos de enfermedad o
lesión a las personas, o a una combinación de éstos.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o
exposición(es) peligroso(s) y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser
causada por el(los) evento(s) o exposición(es).
Aspecto Ambiental Cualquier acción o actividad que desencadena un impacto
positivo o negativo para el medio ambiente. Ejemplo: vertimiento de sustancias
peligrosas a un cuerpo de agua.
Impacto Ambiental De acuerdo con la observación del proceso identificar la
influencia negativa o positiva en los aspectos ambientales por ejemplo contaminación
del agua por la sustancia vertida.
Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas de la
organización, incluida su planificación en el tiempo, los recursos necesarios y el personal
responsable de la implementación.
Control operacional: Acciones o operaciones asociadas a controlar los peligros y
aspectos ambientales identificados para alcanzar los objetivos de la política y cumplir los
objetivos y metas establecidos. Entre ellos se encuentran; procedimientos, uso de
elementos de protección personal, personal entrenado y capacitado, etc.
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3.1
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CONTENIDO DEL MANUAL
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
3.1.1 Reseña histórica1.
El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad
Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dámaso Zapata.
En 1940 el abogado Mario Galán Gómez presentó ante la Asamblea de Santander el proyecto
de ordenanza que inició el proceso legal de creación de la universidad, que apenas se limitaba a
la creación de una "Facultad" de Ingeniería Industrial, "orientada de preferencia hacia las
especializaciones de química, mecánica y electricidad", pero incluyó el establecimiento de un
bachillerato técnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sería preparado
un grupo de jóvenes para el ingreso, en óptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez
que la comisión designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprobó, el
21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniería Industrial"
y establecía un bachillerato técnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos
diputados se aprobó la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que creó definitivamente "La
Universidad de Santander”.
El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzón Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de
Medellín. Con tres facultades de Ingeniería (Eléctrica, Mecánica y Química), respectivamente
dirigidas por Hernando Pardo Ordóñez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martínez Villalba, la
UIS aceptó sus primeros veinte estudiantes en 1948.
En la década de los años sesenta ya existían doce edificios y en 1963 los estudiantes
matriculados ascendían a 1147, fue así como a finales de los 60’s se dio paso a la auténtica
universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompañado por
la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramón González
Valencia.
La década de los años ochenta se inició con el nuevo marco de acción establecido por el
Decreto Ley 80 de 1980, que obligó a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto
de los programas profesionales: Geología (1982), Física (1983), Diseño Industrial (1985), Música
(1985) e Historia (1987). Bajo la rectoría de Jaime Luis Gutiérrez se abrieron los Centros
Regionales de Educación a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de
Educación a Distancia., ya al final de la década se habían creado 7 especializaciones y 7
maestrías. Las necesidades de formación del profesorado en técnicas didácticas obligaron a
crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigación se
resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotación de los laboratorios.
En la administración de Jorge Gómez Duarte ya sobre la década de los 90, se da un nuevo
impulso renovador logrado mediante la creación del Programa de Regionalización que sitúa
proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Málaga y Barrancabermeja, con
sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias
1
Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html
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de Santander. Así mismo durante la gestión del rector Gómez Duarte se da inicio a los procesos
de autoevaluación de programas con fines de acreditación, logrando tener al final de su periodo
8 programas con acreditación de alta calidad.
Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad más importante de la región oriental
de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de
gestión de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico.
Con todo lo soñado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el
devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido
con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundización sin perder el sentido de su pertinencia
social que se da en sus programas de maestría y doctorado un reconocimiento a la alta calidad
de sus programas, tal como lo destaca la acreditación de la mayoría de los mismos y la
Acreditación Institucional conferida por el término de 8 años por el Ministerio de Educación
Nacional, según Resolución No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores
Universidades con las que cuenta la Nación para la buena educación de la sociedad.
3.1.2
Misión.
La Universidad Industrial de Santander es una organización que tiene como propósito la
formación de personas de alta calidad ética, política y profesional; la generación y adecuación de
conocimientos; la conservación y reinterpretación de la cultura y la participación activa
liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.
Orientan su misión los principios democráticos, la reflexión crítica, el ejercicio libre de la
cátedra, el trabajo interdisciplinario y la relación con el mundo externo.
Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad
laboral de sus empleados, en la excelencia académica de sus profesores y en el compromiso de
la comunidad universitaria con los propósitos institucionales y la construcción de una cultura de
vida.
3.1.3
Visión.
Como visión general en el año 2018, la Universidad Industrial de Santander se habrá fortalecido
en su carácter público, aportando al desarrollo político, cultural, social y económico del país,
como resultado de un proceso de generación y adecuación de conocimiento en el cual la
investigación
constituye
el
eje
articulador
de
sus
funciones
misionales.
La Universidad habrá desarrollado exitosamente una política de crecimiento vertical, mediante
la cual se crearán y consolidarán programas de maestría y doctorado de alta calidad,
sustentados en procesos de investigación pertinente para la región y el país.
La Institución habrá contribuido al desarrollo regional, mediante la formación del talento
humano, la investigación y la extensión, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la
competitividad internacional y el crecimiento económico. Como parte de este proceso, se
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ampliará la cobertura con la creación y consolidación de programas misionales pertinentes y
soportes estratégicos en su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional
como a nivel tecnológico, atendiendo a la política de formación por ciclos aprobada por el
Consejo
Superior.
La Universidad habrá consolidado una política de articulación global que le ha permitido
incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la
cooperación con instituciones educativas y de investigación de alto prestigio, empresas,
entidades gubernamentales, egresados y otros entes públicos y privados nacionales e
internacionales.
La Universidad habrá fortalecido en toda su organización una cultura de gestión de alta calidad
de
los
procesos
misionales,
estratégicos
y
de
apoyo.
Como resultado de la actualización permanente de sus programas académicos, la Universidad
forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo económico y social y
para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de
desarrollo del país y a la consolidación de una sociedad del conocimiento a nivel regional,
nacional
e
internacional.
La Institución habrá consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura física
y tecnológica.
3.1.4
Políticas2
Las políticas que se enuncian a continuación están definidas en el Proyecto Institucional de la
UIS como líneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la
universidad, el Consejo Superior, la Rectoría y el Consejo Académico, de llevar a la práctica los
propósitos establecidos por la Misión, con base en los principios establecidos a partir de los
mismos.
 Construcción de la comunidad universitaria
Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitución
de un compromiso colectivo de asimilación y cumplimiento de los propósitos definidos en la
misión de la Institución.
 Responsabilidad social
Se trata de asumir plenamente, la condición pública de la Universidad para responder a la
necesidad nacional de formación de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los
saberes, las actitudes y prácticas innovadoras que permitan pensar y transformar el país y la
región con sentido ético y responsabilidad política.
2
Tomado del Proyecto Institucional de la UIS
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 Cultura de la investigación
La construcción de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una acción
prioritaria: hacer de la investigación la cultura básica de todos los universitarios para que el
espíritu científico impregne todas nuestras acciones académicas, sociales y prácticas
profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo
globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formación de los ciudadanos que se
necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes
problemas de la sociedad.
 Desempeño integral de los docentes
Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad ética y
social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la
formación integral de los estudiantes. Para ello deberán articular en su desempeño las funciones
de docencia, investigación y extensión, pues solo así podrán evidenciar los objetivos sociales del
aprendizaje y su propósito último de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la
sociedad.
 Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos
Los programas académicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas
modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su
calidad y pertinencia. La autoevaluación y evaluación externa, asegurarán la excelencia
académica y la vigencia social de los programas.
 Pedagogía para la formación integral
La pedagogía que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialógica como norma
de acción académica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la
práctica la autonomía de los estudiantes para que asuman por sí mismos los procesos de
aprendizaje y de formación integral.
 Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias
Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un
sentido de la racionalización en todos los procesos y unos propósitos de eficacia y eficiencia en
la realización de las tareas institucionales.
 Ampliación de cobertura
Tradicionalmente, hemos formulado dos políticas de crecimiento de nuestros programas
académicos: la que amplía la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta
hacia los niveles de maestría y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo
en las dos direcciones.
La ampliación de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deberá darse en todas
sus sedes, con el propósito de apoyar el desarrollo regional y el avance científico y tecnológico,
fortaleciendo así una política social de admisión a la Universidad. Algunos programas
académicos de alta demanda social también podrán ampliar su cobertura mediante la
duplicación de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe
continuar su expresión bajo la política general de alta calidad y pertinencia social.
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 La UIS: Proyecto cultural
Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la
nación colombiana, la política cultural parte de la comprensión de esta como la realización
efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas
elevados del hombre.
Esta política obliga a desarrollar los propósitos culturales formulados en la misión: formar
personas de alta calidad ética, política y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio
responsable de la ciudadanía, la cultura ética de la modernidad de Occidente, y las culturas del
decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales.
 Internacionalización
Se trata de asumir la educación superior en el contexto moderno de la globalización y con
espíritu crítico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de
Santander en una activa interrelación con las comunidades académicas internacionales.
 Relación permanente con los egresados
Es política de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la
comunidad universitaria, respetando su autonomía y confiando en su capacidad para apoyar el
desarrollo y el fortalecimiento de la institución, así mismo su contribución al progreso nacional.
Parte de esta política es la organización de la oferta de educación permanente para este sector
de la comunidad universitaria y la invitación a su participación en todas las actividades
institucionales.
 Política financiera
La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalización y de
adecuadas políticas estatales de financiación de la universidad. Los ingresos económicos de la
UIS dependen de dichas políticas, de la generación de recursos propios, de la captación de
donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociación con el sector
productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte
de esta política debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la
financiación de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeño en las
funciones de formación, investigación y extensión.
 Política organizacional
Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en
correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnología, profundizando la cultura de
la organización inteligente, con una gestión descentralizada, flexible, autónoma y responsable.
3.1.5 Organigrama
Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander
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3.2
3.2.1
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CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Políticas
3.2.1.1 Política de Calidad3
“La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la
eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el
Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el
desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el
autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones
universitarias”.
3.2.1.2 Política de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional4
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promoción de entornos
seguros y prácticas de trabajo saludables, la prevención de enfermedades profesionales y de lesiones en
el personal. Promovemos la identificación y el control de los factores de riesgo y la puesta en práctica
de los protocolos para la atención de emergencias.
Para ello, cumplimos con los requisitos legales, y otros que voluntariamente adopte la institución en el
desarrollo de las actividades misionales y los procesos de apoyo, y trabajamos por el mejoramiento
continuo del desempeño de nuestro Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
3.2.1.3 Política de Gestión Ambiental5
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generación de una cultura de
desarrollo sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la
prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte
voluntariamente la institución.
Para ello, trabajamos por la educación ambiental, la minimización de los impactos ambientales
significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos
de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión Ambiental.
Aprobación por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad.
Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011.
5
Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.
3
4
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Objetivos
3.2.2.1 Objetivos de Calidad6







Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales
de la UIS.
Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados
de los procesos misionales.
Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los procesos de
la Universidad.
Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y servicios
ofrecidos por la Universidad.
Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus
actividades para alcanzar los objetivos misionales.
Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus
necesidades.
Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su
interacción con la Institución.
3.2.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional7
 Minimizar las enfermedades profesionales y las lesiones en el personal
 Medir la eficacia de los controles establecidos para reducir los riesgos
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institución
 Mejorar continuamente la gestión de seguridad y salud ocupacional en la institución
3.2.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental8






Uso eficiente de los recursos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institución
Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria
Mejorar continuamente la gestión ambiental en la institución
Minimizar los impactos ambientales significativos
Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad
Aprobación por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad.
Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011.
8
Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.
6
7
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Responsables
3.2.3.1 Comité de Gestión Integrado9.
Órgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la Institución que
contribuyen a la calidad de sus productos y servicios, la salud en relación a enfermedades profesionales
y accidentes de trabajo, y, el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales aplicables. El
Comité de Gestión Integrado constituye la instancia en la que se atenderán y analizarán los intereses,
necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada unidad académico administrativa de la
Universidad, para asegurar el cumplimiento y la asignación de los recursos necesarios para la
implementación de los Sistemas de Gestión en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental.
Conformado por:









El Rector, quien lo preside.
El Vicerrector Académico.
El Vicerrector Administrativo, quien actuará como secretario técnico.
El Vicerrector de Investigación y Extensión.
Director del Instituto de Proyección regional y Educación a Distancia.
Director de Planeación
Representante del Comité Técnico Ambiental y Sanitario
Representante del Comité Técnico en Seguridad y Salud Ocupacional
Jefe de la División de Recursos Humanos
Invitados permanentes:


Director de Control Interno y Evaluación de Gestión
Coordinador Sistema de Gestión Integrado
Funciones. Son funciones del Comité de Gestión Integrado para el SGI de la Universidad Industrial de
Santander, las siguientes:
 Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad, SYSO y ambiental tomando como
referente las políticas establecidas en el Proyecto Institucional.
 Asignar la responsabilidad a los diferentes niveles y funciones en la Universidad asociados con el
SGI para el cumplimiento de las políticas en materia de calidad, SYSO y ambiental.
 Asegurar la articulación entre los objetivos generales de los SGC, SYSO y SGA, y los particulares
de cada Unidad Académico Administrativa -UAA.
 Propender por el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestión
en materia de calidad, SYSO y ambiental.
 Evaluar y aprobar los proyectos, planes, programas y controles en materia de calidad, SYSO y
ambiental para ser incluidos dentro del plan de gestión institucional.
Acuerdo No. 092 de 2011, por el cual se define la conformación, funciones y normas de operación del Comité de
Gestión Integrado, Comité Técnico Ambiental y Sanitario y Comité Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional de la Universidad Industrial de Santander
9
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 Evaluar los temas de orden financiero, comunitario, jurídico e institucional relacionados con las
actividades en materia de calidad, SYSO y ambiental.
 Asignar los recursos económicos y el talento humano necesario para el desarrollo de la gestión
interna y externa, para los programas, controles y acciones necesarias para mejorar el
desempeño en materia de calidad, SYSO y ambiental de la Universidad.
 Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad, SYSO y
ambiental, así como los planes de mejora, programas y controles operacionales.
 Proponer, aprobar y promover las estrategias de formación y toma de conciencia relacionadas
con la calidad, los impactos ambientales, y los peligros y riesgos SYSO.
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a calidad, SYSO y ambiental.
 Realizar seguimiento y mejora a los resultados obtenidos en los procesos en materia de calidad,
SYSO y ambiental.
 Validar y apoyar los planes, programas y controles operacionales para las áreas críticas a atender
con los procesos de calidad, SYSO y ambiental.
 Difundir el resultado del desempeño de los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental.
 Impulsar el conocimiento periódico de las necesidades en materia de calidad, SYSO y ambiental
de los beneficiarios y su nivel de satisfacción con los servicios que ofrece la Universidad.
 Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos.
 Informar al Consejo Superior y al Consejo Académico sobre las actividades, avances y resultados
relacionados con el SGI.
 Recomendar el calendario de auditorías internas de calidad, SYSO y ambientales, anuales para ser
aprobado por el Rector.
 Darse su propio reglamento.
 Las demás funciones que sean requeridas para garantizar la correcta implementación del SGC,
SYSO y SGA.
3.2.3.2 Comité Técnico para la Gestión en SYSO
Funciones: Son funciones del Comité Técnico para la Gestión en SYSO del SGI de la Universidad
Industrial de Santander, las siguientes:
 Impulsar y coordinar la ejecución del Plan para Emergencias de la Universidad Industrial de
Santander, elaborado por el Coordinador para Emergencias y Desastres de la Universidad.
 Elaborar los informes necesarios para presentar al comité de gestión del riesgo para emergencias
y desastres, en los temas de orden económico, financiero, comunitario, jurídico e institucional
relacionados con las actividades de emergencias y desastres en la Universidad Industrial de
Santander.
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a emergencias y
desastres.
 Revisar y actualizar el plan para emergencias de la Universidad Industrial de Santander,
periódicamente.
 Brindar el apoyo humano, técnico, administrativo y económico que requiera la Brigada para
Emergencias de la Universidad Industrial de Santander para el desarrollo de su funcionamiento y
promoción dentro de la institución.
 Liderar y conducir las actividades de coordinación interinstitucional e intersectorial requeridas
para garantizar el adecuado manejo de las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de
Santander.
 Reunirse en caso de ocurrir una emergencia, para coordinar las acciones a seguir frente al evento,
con el fin de mitigar, neutralizar o atender la situación.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
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 Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la información, para la
operación de los estados de alerta y alarma y la comunicación a nivel institucional,
interinstitucional, local, regional y nacional que se requieran para atender las emergencias y los
desastres.
 Definir los procedimientos de control y evaluación de los procesos de prevención, mitigación,
atención, rehabilitación y reconstrucción en situaciones de emergencias y desastres, en la
Universidad Industrial de Santander.
 Elaborar las estrategias educativas enfocadas a la preparación, prevención, mitigación, atención,
rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y desastres.
 Evaluar el cumplimiento y el resultado de la aplicación de las recomendaciones dadas por el
Coordinador para emergencias y desastres aprobadas por el Comité de Riesgo para Emergencias
y Desastres.
 Gestionar los estudios técnicos y las investigaciones científicas relacionados con la prevención,
preparación, alerta, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y
desastres.
 Planear y coordinar las actividades de prevención, preparación, alerta, atención, rehabilitación y
reconstrucción de emergencias y desastres.
 Coordinar las prioridades de acción en las etapas de prevención, preparación, alerta, atención,
rehabilitación, reconstrucción y desarrollo de emergencias y desastres.
 Impulsar el desarrollo del programa para emergencias y desastres en sus fases de prevención,
preparación, alerta, atención, rehabilitación, reconstrucción y desarrollo.
 Realizar el diagnóstico y análisis de necesidades en cuanto a emergencias y desastres a nivel de las
Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
 Elaborar los planes de contingencia con el fin de establecer criterios claros sobre cada uno de los
procedimientos que directa o indirectamente se relacionan con las emergencias y desastres en la
Universidad Industrial de Santander.
 Evaluar la gestión y el cumplimiento del plan para emergencias en cada una de las Unidades
Académicas y Administrativas de la Universidad.
 Ejecutar las acciones planteadas en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional,
SYSO.
 Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la política de Seguridad y Salud
Ocupacional.
 Proponer acciones de mejora continua a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
 Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
 Recibir y dar solución a las anomalías que se detecten asociadas con la Gestión en Seguridad y
Salud Ocupacional.
 Exponer y dirigir los asuntos relativos a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional en las
reuniones con el Comité de Gestión Integrado, así como hacer un seguimiento de las acciones
que se establezcan.
 Cumplir y actualizar los documentos relativos a la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
 Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del Sistema Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO, en colaboración de las diferentes áreas involucradas.
 Planificar y participar en la elaboración de procedimientos e instructivos asociados con la gestión
del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
 Evaluar el cumplimiento de requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional.
 Coordinar la socialización del Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
 Las demás asignadas por ley
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 17 de 99
Conformado por:








Jefe de División de Recursos Humanos, quien lo presidirá.
Jefe de División de Planta Física
Coordinador Sede Guatiguará
Jefe de División de Mantenimiento Tecnológico
Profesor Representante Facultad de Salud
Profesor Representante Campus Principal
Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional, quien actúa como Secretario
Técnico del Comité.
Líder de Emergencias
Invitados permanentes:



Coordinador del Sistema de Gestión Integrado
Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental
Presidente de la Brigada de Emergencias
3.2.3.3 Comité Técnico Ambiental y Sanitario.
Funciones: Son funciones del Comité Técnico Ambiental y Sanitario para el SGI de la Universidad
Industrial de Santander, las siguientes:















Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA
Vigilar el cumplimiento de la legislación ambiental asociada con la gestión ambiental.
Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la política ambiental.
Proponer acciones de mejora continua a la gestión ambiental.
Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el SGA.
Recibir y dar solución a las anomalías que se detecten asociadas con la gestión ambiental.
Exponer y dirigir los asuntos relativos a la gestión ambiental en las reuniones con el Comité de
Gestión Integrado, así como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan.
Cumplir y actualizar los documentos relativos a la gestión ambiental.
Monitorear, medir y realizar seguimiento a las características claves asociadas con los aspectos
ambientales significativos. .
Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del SGA en colaboración de las
diferentes áreas involucradas.
Planificar y participar en la elaboración de procedimientos e instructivos asociados con la gestión
ambiental.
Elaborar los informes asociados con la gestión ambiental que soliciten las autoridades
competentes.
Evaluar el cumplimiento de requisitos legales ambientales.
Coordinar la socialización del SGA.
Gestionar ante el Comité de Gestión Integrado los recursos necesarios para llevar a cabo las
mejoras que requiera la gestión ambiental.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
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Versión: 11
Página 18 de 99
 Informar al Comité de Gestión Integrado sobre las actividades, avances y resultados relacionados
con el SGA.
 Realizar el seguimiento anual a las actividades plasmadas en el SGA.
 Realizar los ajustes pertinentes anuales del SGA.
Conformado por:





Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales –CEIAM, quien lo preside
Jefe de División de Planta Física, quien actuará como secretario técnico.
Un Representante de cada Facultad
Un Representante de los laboratorios de la Facultad de Salud
Un Representante de los laboratorios de la Sede Central
Invitados Permanentes



Coordinador del Sistema de Gestión Integrado
Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional
Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental
3.2.3.4 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el líder del proceso y sus
colaboradores, el cual se reúne periódicamente con el fin de gestionar las actividades de
mejora del proceso y tiene como funciones las siguientes:
•
•
•
•
Hacer seguimiento al desempeño del proceso (verificación de indicadores) y establecer acciones de
mejora.
Hacer seguimiento a la implementación de la documentación del proceso.
Definir el plan de capacitación y sensibilización para la adecuada implementación del SGI.
Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
3.2.4
Código: MDI.01
Versión: 11
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Organigrama del Sistema de Gestión Integrado
Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión Integrado
3.2.5
Estructura de la Documentación.
La estructura documental define la manera como está documentado el SGC. Los tipos de documentos
establecidos para la Institución son los siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reglamento
Manual
Caracterización
Procedimiento
Guía
Instructivo
Protocolo
Programa
Formato
Ficha Técnica
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
3.2.6
Código: MDI.01
Versión: 11
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Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.
La Universidad Industrial de Santander definió los procesos de la siguiente manera:
Son el conjunto de procesos relacionados con la definición, difusión y establecimiento de
políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, así como la fijación de
objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribución apropiada de los recursos
que contribuyen al logro de la Misión Institucional. Entre estos procesos se encuentran:

DI: Dirección Institucional

PI: Planeación Institucional


PI: Planeación Institucional
Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y
evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con las
actividades destinadas a evaluar la Calidad Académica de la Institución. Dentro de estos
procesos se encuentran:

CA: Gestión de la Calidad Académica

SE: Seguimiento Institucional

Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la
razón de ser de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran:



FO: Formación
IN: Investigación
EX: Extensión
o
o
Consultorio Jurídico
• Centro de Conciliación
Instituto de Lenguas
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecución de las políticas y estrategias
académicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las
actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran:













3.2.7

AR: Admisiones y Registro Académico
BI: Biblioteca
BE: Bienestar Estudiantil
CI: Comunicación Institucional
CO: Contratación
FI: Financiero
CU: Gestión Cultural
GA: Gestión Ambiental
GD Gestión Documental
JU: Jurídico
PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de
Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado
debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente
alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material
publicitario. Esta situación se da porque la División de Publicaciones tomó la iniciativa de
implementar su SGC antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migración al Sistema
central.).
RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico
RF: Recursos Físicos
RT: Recursos
Tecnológicos
Mapa
de Procesos
SI: Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones
 TH: Talento Humano
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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Figura 3. Mapa de Procesos UIS
3.2.7 Proceso Transversal
Procesos en los cuales se asocia documentación que puede afectar las políticas académicas,
administrativas y financieras de la universidad.
Los procesos transversales son:
 Financiero
 Formación
 Talento Humano
 Contratación
 Admisiones y Registro Académico
 Calidad Académica
3.2.8
Requisitos
3.2.8.1 De los beneficiarios
Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso y subproceso que conforman SGC de la
Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1y la Tabla II.
Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
DIRECCIÓN
INSTITUCIONAL
PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO
INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
ACADÉMICA
BENEFICIARIOS
Internos
 Todos los procesos
 UAA
 Proceso
de
Seguimiento
Institucional
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano – Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos
 Entes de control
 Visitantes
 Contratistas
Internos
 Dirección Institucional
 UAA
 Seguimiento Institucional
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano – Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos
 Ministerio de Educación
Nacional
 Visitantes
 Contratistas
 Todos los procesos
 Comunidad Universitaria
 Comunidad Externa
 Entes Externos de Control
Internos:
 Unidades Académicas
 Nodo Coordinador
 Nodo de Facultad o IPRED
 Nodo de Escuela o Programa
 Dirección de la Universidad
 Proceso de Planeación
Institucional
 Proceso de Seguimiento
Institucional
 Proceso de Formación
 Proceso de Admisiones y
Registro Académico
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano – Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos:
 CNA
 MEN
 Visitantes
 Contratistas
Código: MDI.01
Versión: 11
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REQUISITOS
No aplica
 Información veraz y oportuna.
 Transparencia en la gestión y en el
cumplimiento de sus funciones.
 Objetividad, Respuesta oportuna y asesorías
efectivas.
 Asesoría confiable y acorde con los
lineamientos de cada organismo
gubernamental (CNA, MEN).
 Cumplimiento de la normatividad
correspondiente a cada subproceso.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
FORMACIÓN
 Profesores
 Estudiantes
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano- Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
 Visitantes
 Contratistas
 Sector Productivo
 Sociedad
 Proceso de Seguimiento
Institucional
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Programa Académico
INVESTIGACIÓN
Externos
 Sociedad
 Entidades financiadoras
 Comunidad científica
 Visitantes
 Contratistas
Internos
Órganos Institucionales:
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Comité de Gestión Integrado
 Comité Operativo de
Investigación y Extensión
 Comité Primario de Calidad
 Comité de Ética
 Unidades Académicas
Administrativas UAA
Procesos:
 Proceso Seguimiento
Institucional
 Proceso Talento Humano
Gestión SYSO
Gestión Ambiental
 Proceso financiero
 Proceso Contratación
 Proceso de Servicios
Informáticos y de
Telecomunicaciones
 Proceso Dirección Institucional
Otros interesados:
 Comunidad Universitaria
 Grupos de Investigación
Código: MDI.01
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Página 24 de 99
REQUISITOS
 Cumplimiento del plan de estudios vigente
 Cumplimiento de las actividades programadas
para los periodos académicos
 Disponibilidad de recursos para actividades
de investigación en la Universidad.
 Cumplimiento compromisos pactados para
realizar actividades de investigación.
 Asesoría oportuna, clara y concisa en temas
relacionados con investigación.
 Atención a los requerimientos planteados a la
universidad en materia de Investigación.
 Efectividad en la gestión de los trámites
financieros para la ejecución de los proyectos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
EXTENSIÓN
EXTENSIÓN
CONSULTORIO
JURÍDICO
EXTENSIÓN
INSTITUTO DE
LENGUAS
BENEFICIARIOS
Externos
 Partes interesadas
 Visitantes contratistas
Internos
Órganos Institucionales:
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Comité de Gestión Integrado
 Comité Operativo de
Investigación y Extensión
 Comité Primario de Calidad
 Unidades Académicas
Administrativas UAA
Procesos:
 Proceso Seguimiento
Institucional
 Proceso Talento Humano
Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
 Subproceso Consultorio Jurídico
 Subproceso Instituto de Lenguas
Otros interesados:
 Comunidad Universitaria
Código: MDI.01
Versión: 11
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REQUISITOS
 Disponibilidad de recursos para actividades
de extensión en la Universidad.
 Cumplimiento compromisos pactados para
realizar actividades de extensión.
 Asesoría oportuna, clara y concisa en temas
relacionados con extensión.
 Solución a los requerimientos planteados a la
Universidad en materia de extensión.
Internos
 Docentes, estudiantes del
Consultorio Jurídico y Centro
de Conciliación.
 Comunidad Universitaria
· Talento Humano
· Seguimiento Institucional
· Gestión Ambiental
· Talento Humano - Gestión
SYSO
Externos
 Población de escasos recursos
de la región.
 Ministerio de Justicia y del
Derecho
 Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y
acompañamiento.
Internos
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano
 Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
 Comité de Seguimiento
Institucional
 Estudiantes de extensión del
Instituto
 Docentes
 Comunidad universitaria
 Seguimiento Institucional
 Información oportuna y confiable
 Cumplimiento de las actividades programadas
para los ciclos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
EXTENSIÓN
INSTITUTO DE
LENGUAS
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADÉMICO
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 26 de 99
REQUISITOS
Externos
 Partes Interesadas
 Estudiantes de Extensión y
padres de familia.
 DANE
 Ministerio de Educación
Nacional
Internos:
 Estudiantes UIS
 Unidades Académicas (Escuelas)
 Todos los Procesos
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano- Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
Externos :
 Estudiantes de once grado
 Aspirantes
 Admitidos
 Estudiantes de otras
universidades
 Acudientes de los Estudiantes
 Entidades Externas
 Visitantes
 Contratistas
 Información oportuna y confiable
 Eficacia en el desarrollo de las diferentes
actividades
 Alimentación exquisita, nutritiva, saludable e
higiénica
 Alojamiento en condiciones adecuadas de
higiene, salubridad y seguridad
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
Internos:
 Estudiantes
 UAA
 Seguimiento Institucional
 Vicerrectoría Administrativa
 Talento Humano-Gestión
SYSO
 Gestión ambiental
 Comunidad universitaria
Externos:
 Visitantes
 Contratistas
 Atención respetuosa y oportuna
 Alta variación del menú del día
 Presentación y porciones de alimentos
adecuadas en el plato diario
 Organización y limpieza tanto del salón como








de los implementos en que se sirve la
comida.
Tiempo de espera mínimo para ser atendido
Tutores con pedagogía
Información veraz
Conformidad del servicio de salud
Atención oportuna e inmediata en el servicio
de triage
Remisiones pertinentes
Atención profesionalizada
Existencia de medicamentos requeridos para
el tratamiento a seguir contemplados en el
vademécum de la Sección.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
Versión: 11
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REQUISITOS
BIBLIOTECA
Internos:
 Comunidad Universitaria
 Seguimiento Institucional
 Talento Humano-Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
Externos :
 Comunidad Externa
 Visitantes
 Contratistas
 Material bibliográfico disponible.
 Disponibilidad de medios electrónicos para
consulta.
COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
 Comunidad Universitaria.
 Comunidad Externa
 Entidades públicas y privadas.
 UAA
 Otras Universidades
instituciones de Educación
Superior
 Atención eficaz y oportuna a las solicitudes y
requerimientos presentados en materia de
divulgación, comunicación, producción y
asesoría sobre la técnica, lenguaje y discurso
de productos impresos, audiovisuales,
radiales y multimediales.
CONTRATACIÓN
Internos
 UAA
 Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión
 Seguimiento Institucional
 Dirección de Contratación y
Proyectos de Inversión
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano – Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos
 Visitantes
 Proveedores y/o Contratistas
FINANCIERO
 UIS
 UAA
 Proyectos
 Estudiantes
 Subproceso Tesorería
 Comunidad Externa
 Proveedores
 Organismos de Control Externos
 Subproceso Contabilidad
 Comité de Sostenibilidad del
Sistema Contable
 Entes externos
 Seguimiento Institucional
 Oportunidad en el servicio de asesoría
referente al proceso.
 Claridad de la información referente al
proceso.
 Disponibilidad de la información referente al
proceso.
 Contrataciones oportunas de acuerdo con
especificaciones y precios de mercado
 Información oportuna, clara y veraz
Legales y reglamentarios:
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
Versión: 11
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REQUISITOS
GESTIÓN
CULTURAL
Internos:
 UAA
 Seguimiento institucional
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano- Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos:
 Entidades públicas o privadas
 Comunidad en general
 Visitantes
 Contratistas
 Información oportuna y confiable
 Escenarios artísticos acondicionados
 Acompañamiento durante el desarrollo del
evento
 Respetar los espacios asignados (fechas y
horas)
 Cumplimiento de la actividad cultural
programada en los diferentes escenarios
artísticos.
 Atender las expectativas de los asistentes
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Internos:
 UAA
 Seguimiento Institucional
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano- Gestión
SYSO
 Gestión Ambiental
Externos:
 Comunidad externa
 Entidades públicas y privadas
 Visitantes
 Contratistas
 Entrega oportuna y eficaz
 Revisión y aprobación de la solicitud de
modificación de documentos
 Acceso a la información de una manera ágil.
GESTIÓN
AMBIENTAL
Internos:
 Estudiantes
 UAA
 Proceso Dirección Institucional
 Partes interesadas internas
pertinentes
 Comunidad Universitaria
 Gestión Ambiental
Externos:
 Partes interesadas externas
pertinentes
 Visitantes
 Contratistas
PUBLICACIONES
El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la
Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen
certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño,
impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario.
 Desarrollo ambientalmente sostenible
 Información oportuna y veraz
 Cumplimiento normatividad
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
JURÍDICO
RECURSOS
FÍSICOS
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
RELACIONES
INTERINSTITUCIONAL
ES DE INTERCAMBIO
ACADÉMICO
BENEFICIARIOS
Internos:
 Unidades Académico
Administrativas
 Consejo Superior
 Concejo Académico
 Rectoría
 Vicerrectorías
 Todos los procesos
 Comunidad universitaria
 Comité de Conciliación
 Talento Humano Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
Externos:
 Entes Externos
 Particulares que ejercen
funciones públicas
 Comunidad externa
 Autoridades Judiciales
 Entes de Control
 Autoridades Administrativas y
policivas
 Abogados
 Visitantes
 Contratistas
Internos:
 UAA
 Comunidad Universitaria
 Planeación Institucional
 Talento Humano
 Seguimiento Institucional
 Gestión Ambiental
 Talento Humano -Gestión
SYSO
Externos:
 Establecimientos arrendados
 Visitantes
 Contratistas
 Proveedores
 Residentes de las sedes
Internos:
 UAA.
 Todos los procesos.
 Comunidad Universitaria
Externos:
 Contratistas.
 Proveedores
 Visitantes
 Unidades Académicas y
Administrativas
 Comunidad Universitaria
 Instituciones convenientes
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REQUISITOS
 Atención respetuosa
 Respuesta oportuna
 Respuesta comprensible
 Respuesta coherente



Oportuna respuesta a la petición de
servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Comunicación asertiva.
 Funcionalidad, confiabilidad, oportunidad,
relación costo beneficio.
 Disponibilidad de información veraz,
oportuna, actualizada
 Acompañamiento y consejería
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
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REQUISITOS
SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y
DE
TELECOMUNICACIONES
Internos:
 UAA.
 Todos los procesos.
 Comunidad Universitaria.
Externos:
 Visitantes
 Contratistas
 Cumplimiento de requerimientos.
 Oportunidad.
 Facilidad en el uso.
 Seguridad.
 Confiabilidad.
GESTIÓN
AMBIENTAL
Internos:
 Estudiantes
 UAA
 Proceso Dirección Institucional
 Partes interesadas internas
pertinentes
 Comunidad Universitaria
 Gestión Ambiental
Externos:
 Partes interesadas externas
pertinentes
 Visitantes
 Contratistas
 Desarrollo ambientalmente sostenible
 Información oportuna y veraz
 Cumplimiento normatividad
TALENTO
HUMANO
Internos:
 Rectoría
 Comunidad Universitaria
 Todos los procesos
 UAA
 Estudiantes de pregrado
 Becados de posgrado
Externos:
 Jubilados y retirados
 CAPRUIS
 FAVUIS
 COOPRUIS
 ARPRUIS
 Visitantes
 Contratistas
 EPS
 IPS
 Cooperativas
 DIAN
 Fondo Nacional de Ahorro
 Bancos
 AFP
 ARP
 Juzgados
 Fiduciaria
 Registraduría
 Veracidad (información)
 Oportunidad (información)
 Eficacia
 Ambiente seguro
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso
PROCESO
PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
INVESTIGACIÓN
SUBPROCESO
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Externos
 Ministerio de Educación
Nacional
Internos
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Dirección Institucional
 UAA
 Seguimiento Institucional
 Comunidad Universitaria
 Información veraz y
oportuna.
 Transparencia en la
gestión y en el
cumplimiento de sus
funciones.
PROGRAMACIÓN
ANUAL
Internos
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Dirección Institucional
 UAA
 Seguimiento Institucional
 Comunidad Universitaria
 Información veraz y
oportuna.
 Transparencia en la
gestión y en el
cumplimiento de sus
funciones
GESTIÓN Y
PROMOCIÓN DE
LA
INVESTIGACIÓN
Externos
 Sociedad
 Entidades financiadoras
 Comunidad científica
 Visitantes
 Contratistas
Internos
Órganos Institucionales:
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Comité Operativo de
Investigación y Extensión
 Comité Primario de
Calidad
 Unidades Académicas
Administrativas UAA
Procesos:
 Proceso Seguimiento
Institucional
 Proceso Talento Humano
Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
 Proceso financiero
 Proceso de Contratación
Otros interesados:
 Comunidad Universitaria
 Comunidad académicoadministrativa
Grupos de Investigación
 Disponibilidad de recursos
para actividades de
Investigación en la
Universidad.
 Cumplimiento
compromisos pactados
para realizar actividades
de Investigación.
 Asesoría oportuna, clara y
concisa en temas
relacionados con
Investigación.
 Solución a los
requerimientos
planteados a la
universidad en materia de
Investigación.
 Efectividad en la gestión
de los trámites financieros
para la ejecución de los
proyectos.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
INVESTIGACIÓN
SUBPROCESO
GESTIÓN Y
PROTECCIÓN DE
LA PROPIEDAD
INTELECTUAL
EXTENSIÓN
CONSULTORIO
JURÍDICO
CENTRO DE
CONCILIACIÓN
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
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REQUISITOS
Externos
 Sociedad
 Entidades financiadoras
 Comunidad científica
 Visitantes
 Contratistas
Internos
Órganos Institucionales:
 Consejo Superior
 Consejo Académico
 Comité Operativo de
Investigación y Extensión
 Comité Primario de
Calidad
 Comité de Propiedad
Intelectual
 Unidades Académicas
Administrativas UAA
Procesos:
 Proceso Seguimiento
Institucional
 Proceso Talento Humano
Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
 Proceso financiero
 Proceso de Contratación
Otros interesados:
 Comunidad Universitaria
 Comunidad académicoadministrativa
 Grupos de Investigación
 Disponibilidad de recursos
para actividades de
Investigación en la
Universidad.
 Cumplimiento
compromisos pactados
para realizar actividades
de Investigación.
 Asesoría oportuna, clara y
concisa en temas
relacionados con
Investigación.
 Solución a los
requerimientos
planteados a la
universidad en materia de
Investigación.
 Efectividad en la gestión
de los trámites financieros
para la ejecución de los
proyectos.
Internos
 Docentes, estudiantes del
Centro de Conciliación.
 Comunidad Universitaria
· Talento Humano
· Seguimiento Institucional
· Gestión Ambiental
· Talento Humano - Gestión
SYSO
Externos
 Población de escasos
recursos de la región.
Ministerio de Justicia y del
Derecho
 Oportunidad, Asertividad,
Confiabilidad y
acompañamiento.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
EXTENSIÓN
CONSULTORIO
JURÍDICO
EXTENSIÓN
CENTRO DE
CONCILIACIÓN
INSTITUTO DE
LENGUAS
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 33 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos
 Docentes, estudiantes del
Centro de Conciliación.
 Comunidad Universitaria
· Talento Humano
· Seguimiento Institucional
· Gestión Ambiental
· Talento Humano - Gestión
SYSO
Externos
 Población de escasos
recursos de la región.
Ministerio de Justicia y del
Derecho
 Oportunidad, Asertividad,
Confiabilidad
y
acompañamiento.
Internos
 Comunidad Universitaria
 Talento Humano
 Gestión SYSO
 Gestión Ambiental
 Comité de Seguimiento
Institucional
 Estudiantes de extensión
del Instituto
 Docentes
 Comunidad universitaria
 Seguimiento Institucional
Externos
 Partes Interesadas
 Estudiantes de Extensión y
padres de familia.
 DANE
 Ministerio de Educación
Nacional
 Información oportuna y
confiable
 Cumplimiento de las
actividades programadas
para los ciclos
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ADMISIONES
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADÉMICO
REGISTRO
ACADÉMICO
Versión: 11
Página 34 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
 Estudiantes UIS
 Unidades
Académicas
(Escuelas)
 Unidades Administrativas
 Subproceso
Registro
Académico
 Todos los Procesos
Externos :
 Estudiantes de once grado
 Aspirantes
 Admitidos
 Estudiantes
de
otras
universidades
 Información oportuna y
confiable.
Internos:
 Estudiantes UIS
 Unidades
Académicas
(Escuelas)
 Todos los Procesos
Externos :
 Acudientes
de
los
Estudiantes
 Entidades
Externas
(empresas que soliciten
información
de
los
estudiantes)
 Información Oportuna y
Confiable.
 Eficacia en el desarrollo
de
las
diferentes
actividades.
Externos :
 Comunidad Externa
 Disponibilidad de material
para consultar.
 Recibir
una
atención
adecuada
a
sus
requerimientos
y
necesidades.
 Disponibilidad de medios
de consulta de material
bibliográfico
(físico
y
digital).
ATENCIÓN A
USUARIOS
BIBLIOTECA
PROCESAMIENTO
TÉCNICO
Internos:
 Proceso
usuarios
Atención
a
 Material
bibliográfico
acorde
con
requerimientos.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ATENCIÓN EN
SALUD
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA
PROGRAMAS
EDUCATIVOPREVENTIVOS
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 35 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
 Estudiantes de pregrado y
postgrado que cancelan
derechos de salud en su
matrícula.
 Comunidad Estudiantil.
 Unidades Académicas
 Planeación
 Vicerrectoría
Administrativa
 Rectoría
 Contratación
 Seguimiento Institucional
Externos:
 Ministerio de Educación
 Atención amable y cordial
 Tiempo de espera mínimo
en la atención
 Información veraz
 Atención oportuna
 Conformidad del servicio
de salud
 Atención
oportuna
e
inmediata en el servicio de
triage
 Remisiones pertinentes
 Atención profesionalizada
 Existencia
de
medicamentos requeridos
para
el
tratamiento
contemplados
en
el
vademécum de la Sección
Internos:
 Comunidad Estudiantil.
 Planeación Institucional
 Vicerrectoría
Administrativa
 Rectoría
 Seguimiento Institucional
 Unidades Académicas
 Contratación
Externos:
 Ministerio de Educación
 Alimentación
exquisita,
nutritiva,
saludable
e
higiénica.
 Alojamiento
en
condiciones adecuadas de
higiene,
salubridad
y
seguridad.
 Atención amable y cordial.
 Alta variación del menú del
día.
 Presentación y porciones
de alimentos adecuadas.
 Organización y limpieza
tanto del salón como de
los implementos en que se
sirve la comida.
 Tiempo de espera mínimo.
Internos:
 Comunidad Estudiantil.
 Consejos de Escuela
 Consejos de Facultad
 Consejo Académico
 Contratación
 Seguimiento Institucional
 Planeación
 Vicerrectoría
Administrativa
 Rectoría
 Unidades Académicas
Externos:
 Ministerio de Educación
 Atención amable y cordial
 Tiempo de espera mínimo
en la atención
 Información veraz
 Atención oportuna
 Atención profesional
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
Versión: 11
Página 36 de 99
SUBPROCESO
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
PRODUCCIÓN DE
MEDIOS
 Comunidad Universitaria
 Todos los procesos
 UAA
 Comunidad Externa
 Entidades
públicas
y
privadas
 Portales Universitarios
 Medios de comunicación
externos
 Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC)
 Otras Universidades
 Lograr
productos
comunicativos de calidad
que
apoyen
y
complementen
las
actividades de docencia,
investigación y extensión.
 Obtener asesoría clara y
oportuna
para
la
realización de programas
audiovisuales y radiales
creativos e innovadores
 Comunidad Universitaria
 UAA
 Comunidad externa
 Entidades
públicas
y
privadas.
 Portales universitarios.
 Medios de comunicación
externos.
 Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC) y
redes comunitarias y redes
digitales privadas y públicas
de
sistemas
de
comunicación.
 Otras universidades e
instituciones de Educación
Superior.
 Televidentes de ZOOM
 Información veraz, clara y
oportuna
de
los
acontecimientos
más
importantes que tienen
lugar en la Universidad
Industrial de Santander y
en la Sociedad.
 Red de radio universitaria,
redes comunitarias y redes
digitales privadas y públicas
de
sistemas
de
comunicación.
Internos:
 Consejo Superior
 Rectoría
 UAA
 Subproceso Tesorería
 Subproceso Contabilidad
Externos:
 Entes Externos
 Información
clara y veraz.
COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
DIFUSIÓN
INTERNA Y
EXTERNA
FINANCIERO
Código: MDI.01
PRESUPUESTO
oportuna,
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
TESORERÍA
FINANCIERO
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
Código: MDI.01
Versión: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
 UAA
 Ordenador del Gasto
 Comunidad Universitaria
 Jefe División Financiera
 Subproceso Contabilidad
 Subproceso Presupuesto
 Subproceso de Recaudos
 Subproceso de Inventarios
Externos:
 Proveedores
 Entidades Financieras
 Entes de Control Externo
 Puntualidad en los pagos
 Disponibilidad
de
la
información
Internos:
 UAA
 Jefe de UAA
 Responsable del bien.
 Subproceso Contabilidad
 Subproceso Tesorería
 Comprador
Externos:
 Comprador
 Marcación de todos los
bienes mayores
 Respuesta a las novedades
generadas
 Descargue en el SIF de los
elementos dados de baja
 Entrega de la cuenta
mensual
de
bienes
mayores,
menores
e
intangibles
Internos:
 Consejo Superior
 Rectoría
 UAA
Externos:
 Entes de Control
 DIAN
 Banco de la República
 DANE
 SNIES (Sistema
 Nacional de Información
de Educación Superior).
 Información
clara y veraz.
oportuna,
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
FINANCIERO
SUBPROCESO
RECAUDOS
ORGANIZACIÓN Y
COORDINACIÓN DE
EVENTOS
CULTURALES Y
ARTÍSTICOS
GESTIÓN
CULTURAL
PROMOCIÓN Y
FORTALECIMIENTO
DE GRUPOS
ARTÍSTICOS Y
CULTURALES
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN DE
PRODUCCIÓN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS
GESTIÓN DE
CORRESPONDENCIA
BENEFICIARIOS
Internos:
 Comité de
 Sostenibilidad
del
Sistema Contable
 UAA
 Estudiantes
 Subproceso Contabilidad
 Subproceso Tesorería
Externos:
 Ministerio de Educación
Nacional
 Organismos de Control
Externo
Internos:
 UAA
 Seguimiento institucional
Externos:
 Entidades públicas o
Privadas
 Comunidad en general
Internos:
 UAA
 Integrantes
de
los
Grupos Artísticos UIS
(Macondo,
Danzas,
Tuna, Coral, Teatro)
Externos:
 Entidades públicas o
privadas
 Comunidad en general
Internos:
 UAA
Internos:
 UAA
Externos:
 Comunidad externa
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 38 de 99
REQUISITOS
 Información
herramientas
para
gestión de cartera.
y
la
 Información oportuna y
confiable
 Escenarios
Artísticos
acondicionados
 Respetar los espacios
asignados (fechas y horas)
 Cumplimiento
de
la
actividad
cultural
programada
en
los
diferentes
escenarios
artísticos.
 Atender las expectativas
de los asistentes
 Información oportuna y
confiable
 Escenarios
Artísticos
acondicionados
 Acompañamiento durante
el desarrollo del evento
 Oportunidad
actualización
documentos
en
de
la
los
 Entrega oportuna y eficaz
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
RECURSOS
FÍSICOS
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
SERVICIOS
INFORMÁTICOS
Y DE
TELECOMUNICACIONES
SUBPROCESO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 39 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
 UAA
 Comunidad Universitaria
Externos:
 Comunidad Externa
 Organizaciones Externas
 Acceso a la información de
una manera ágil.
 Para los clientes externos
a la Universidad depende
del tipo de servicio que se
haya pactado.
 Asesoría
confiable
y
oportuna
MANTENIMIENTO
FÍSICO
Internos:
 UAA
 Comunidad Universitaria
Externos:
 Establecimientos
arrendados
 Visitantes
 Residentes de las sedes
 Oportuna respuesta a la
petición de servicio.
 Eficacia en el desarrollo
del servicio.
 Comunicación asertiva.
 Post servicio (garantía).
 Oportuna respuesta a la
petición de servicio.
 Eficacia en el desarrollo
del servicio.
 Atención respetuosa.
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
Internos:
 Sección de seguridad
 Externos:
 Visitantes
 Contratistas
 Residentes de las sedes
 Personas naturales y
jurídicas vinculadas por
razones varias a la
Universidad Industrial de
Santander
DISEÑO,
SUPERVISIÓN Y
MONTAJE DE
OBRAS
Internos:
 UAA
 Proceso de Planeación
Institucional
Externos:
 Visitantes
 Contratistas
 Residentes de las sedes
 Oportuna respuesta a la
petición de servicio.
 Eficacia en el desarrollo
del servicio.
 Comunicación asertiva.
 Post servicio ( garantía)
Internos:
 UAA
 Funcionalidad,
confiabilidad,
Oportunidad, Economía.
 Funcionalidad,
confiabilidad,
Oportunidad, Economía.
GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
MANTENIMIENTO
DE EQUIPOS
VERIFICACIÓN
METROLÓGICA
ADMINISTRACIÓN
DE SERVIDORES Y
BASE DE DATOS
INSTITUCIONAL
Internos:
 UAA
Internos:
 Todos los procesos
 UAA
 Disponibilidad
de
los
servidores institucionales.
 Seguridad.
 Confiabilidad.
 Oportunidad.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SERVICIOS
INFORMÁTICOS
Y DE
TELECOMUNICACIONES
SUBPROCESO
CONSTRUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO
DE LA RED DE
DATOS
INSTITUCIONALES
DESARROLLO DE
SOFTWARE
ASESORÍA Y
SOPORTE EN
SERVICIOS Y
RECURSOS
INFORMÁTICOS
DESARROLLO
HUMANO
ORGANIZACIONAL
TALENTO
HUMANO
FORMACIÓN DEL
PERSONAL
ASUNTOS
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
BENEFICIARIOS
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 40 de 99
REQUISITOS
Internos:
 UAA Solicitante
 Oportunidad.
 Disponibilidad de
servicios de red.
Internos:
 Todos los procesos
 UAA
 Oportunidad.
 Cumplimiento
de
requerimientos.
 Facilidad en el uso.
 Seguridad.
 Confiabilidad.
 Oportunidad.
 Eficiencia, eficacia y
efectividad.
 Asertividad
de
la
comunicación.
 Internos:
 UAA
 Comunidad Universitaria
Internos:
 Profesores
 Personal
administrativo
profesional
 Personal administrativo no
profesional
Externos:
 Comunidad
 CAPRUIS
 FAVUIS
Internos:
 Personal UIS
 Archivo hojas de vida
División
de
Recursos
Humanos
 UAA
 Entidades
públicas
y
privadas.
Internos:
 Personal Administrativo
 UAA
 Comité de Evaluación
Administrativo
 Comité de Relaciones
Laborales
Externos:
 Familiares
Personal
Administrativo
 Familiares o beneficiarios
de auxilios funerarios del
personal pensionado
los
 Oportunidad
en
la
atención.
 Claridad y veracidad de
la información.
 Oportunidad
en
el
servicio.
 Oportunidad
 Formadores
competentes
 Efectividad del programa
de capacitación
 Información oportuna y
veraz
 Cumplimiento
normatividad
 Transparencia
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ASUNTOS
PERSONAL
DOCENTE
TALENTO
HUMANO
SEGURIDAD Y
SALUD
OCUPACIONAL
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 41 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
 Internos:
 Rectoría
 Vicerrectoría
Administrativa
 Planeación
 Decanos
 Directores de Escuela
 UAA
 Profesores
 Subproceso Administración
de
la
Compensación
Salarial
 Sistema de Información
Recursos Humanos.
 Archivo hojas de vida
División
Recursos
Humanos
 Externos:
 Contraloría Nacional
 Contraloría Departamental
 Ministerio de Hacienda
 Ministerio de Educación
Nacional
 Información
veraz
y
oportuna.
 Amplia divulgación de las
convocatorias.
 Honestidad
y
transparencia.
Internos:
 Brigada de emergencias
 CADE
 Comité Técnico SYSO
 COPASO
 Estudiantes
 Funcionarios
 Proceso
Dirección
institucional
 Proceso Talento Humano
 Subproceso Formación de
Personal
 Subproceso SYSO
 Unidades académico
administrativas UAA
Externos:
 Visitantes
 Contratistas
 Entidades privadas y/o
públicas
 Ambiente seguro
 Información oportuna y
veraz
 Cumplimiento
normatividad
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ADMINISTRACIÓN
DE LA
COMPENSACIÓN
SALARIAL
TALENTO
HUMANO
ASUNTOS
PENSIONALES
Código: MDI.01
Versión: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
 Empleados Públicos
 Trabajadores Oficiales
 Profesores de Cátedra
 Estudiantes
 Subprocesos Asuntos Personal
Administrativo,
Asuntos
Personal Docente, Desarrollo
Humano
Organizacional,
Asuntos Pensionales, SYSO y
Formación de Personal.
 Sindicato UIS
Externos:
 ARPRUIS
 CAPRUIS
 FAVUIS
 COOPRUIS
 Jubilados
 Gobierno Nacional
 Bancos
 Fundación Colegio UIS
 EPS
 ARP
 AFP
 DIAN
 Asociaciones
 Cooperativas
 Registraduría
 Juzgados
 Fondo Nacional de Ahorro
 FIDUCAFE
 Contraloría
 Tribunales administrativo
Internos:
 Personal activo
 Proceso Financiero
Externos:
 Jubilados
 Retirados
 Familiares y personas conexas
de jubilados y retirados
 AFP
 Fiduciaria
 Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
 Confidencialidad
 Información oportuna
y veraz
 Cumplimiento
normatividad
 Transparencia
 Información oportuna,
precisa y veraz
 Objetividad
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 43 de 99
3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.
Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros
de Documentos Externos. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y el
Sistema de Gestión Ambiental de la universidad, se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales
SYSO y Ambientales.
3.2.8.3 De la organización.
Los requisitos de la organización para los procesos de la UIS se encuentran establecidos a nivel
macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.
3.2.8.4
De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC
OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC
OHSAS 18001:2007, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se
encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 1)
La matriz de interrelación de requisitos Norma NTC 5906:2012 se encuentra definida en el Manual
de Calidad Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01.
3.2.8.5
Aspectos e impactos ambientales.
Los requisitos para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales se
encuentran definidos en el procedimiento PGA.01 aprobado mediante resolución, donde se
establece la metodología para identificar y evaluar los diferentes aspectos e impactos ambientales
de las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Industrial de Santander para
determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las
afectaciones que se generen al medio ambiente (Ver anexo 2).
3.2.8.6
Peligros y Riesgos.
Los requisitos para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles
se encuentran definidos en el procedimiento PTH.21 aprobado mediante resolución, donde se
establece la metodología para identificar los peligros de cada área y de los puestos de trabajo de la
Universidad Industrial de Santander, así como valorar los riesgos y planificar los controles para
prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y pérdidas materiales (Ver anexo 3).
3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestión Ambiental

Programa Uso Racional del Agua (URA) - PGGA.01
Minimizar el impacto causado por el consumo de agua, incorporando medidas de reducción,
generando la conciencia y compromiso de participación activa en la comunidad universitaria,
contratistas y visitantes, para que establezcan prácticas diarias sostenibles en el desarrollo de las
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 44 de 99
actividades en la institución, sin menoscabo en la productividad, higiene y confort de las
personas.

Programa Uso Racional de Energía - PGGA.02
Minimizar el impacto causado por el consumo de energía eléctrica, generando la conciencia y
compromiso en la comunidad universitaria, contratistas y visitante acerca del ahorro y uso
eficiente de la energía empleada para el desarrollo de las actividades de la Institución.

Programa Calidad de Aire y Control del Ruido - PGGA.03
Conservar un medio ambiente sano con una aceptable calidad de aire y bajos niveles de ruido
ambiental en las áreas físicas de la Universidad Industrial de Santander.

Programa Conservación y Manejo de la Flora y Fauna – PGGA.04
Garantizar el desarrollo sostenible, conservación y restauración de los recursos naturales
presentes en la Universidad industrial de Santander.

Programa Plan de Gestión Integral de Residuos PGIR –PGGA.05
Minimizar la generación de residuos en el origen, maximizar su aprovechamiento y disponer
adecuadamente los residuos peligrosos generados en la Universidad.

Programa Cultura Ambiental – PGGA.06
Promover la educación ambiental, la prevención de la contaminación y la protección del medio
ambiente a través de la generación de una cultura de desarrollo sostenible en la comunidad
universitaria de la Institución.
3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

Programa de Salud Ocupacional - PGTH.01
Permite establecer actividades de prevención de accidentes y enfermedades de origen
profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los
funcionarios de la universidad y cumplir la legislación vigente de salud ocupacional. Este
programa contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y
Seguridad Industrial.

Programa de Inspecciones - PGTH.02
Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin
de controlar las condiciones de trabajo sub-estándar que puedan generar accidentes en la
Institución.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO

Código: MDI.01
Versión: 11
Página 45 de 99
Programa de Vigilancia Epidemiológica para Riesgo Biológico - PGTH.03
Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la universidad, derivado del
contacto con agentes infecciosos en el sitio de trabajo.

Programa SVE de Riesgo Psicosocial - PGTH.04
Establecer y desarrollar un programa integral y sistemático de identificación, control e
intervención de los factores de riesgo psicosociales en la Universidad Industrial de Santander
con el fin de disminuir los trastornos de salud asociados y contribuir al mejoramiento del
ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.

Programa SVE Prevención de Desórdenes Músculo Esqueléticos - PGTH.05
Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Industrial de
Santander, derivado de la exposición a los riesgos que causan lesiones osteomusculares en el
sitio de trabajo.

Programa de Vigilancia Epidemiológica para Riesgo Químico - PGTH.06
Establecer los lineamientos para la identificación, priorización, evaluación y planes de
intervención en la población expuesta a factor de riesgo químico, con el fin de garantizar los
controles adecuados para la conservación de la salud de los trabajadores Universidad Industrial
de Santander.

Programa de protección contra caídas - PGTH.07
Documentar y Diseñar los Procedimientos de Trabajo Seguro en Alturas con el fin de disminuir
los factores de riesgo asociados a esta actividad; a través de controles preventivos y de
protección, aplicando la legislación nacional e internacional vigente.

Programa Cultura en SYSO - PGTH.08
Promover los entornos seguros, las prácticas de trabajo saludables, la prevención de
enfermedades profesionales, las lesiones en el personal a través de la generación de una cultura
de autocuidado y reporte de actos y condiciones inseguras.
3.2.9
Caracterizaciones.
De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institución, se relacionan a
continuación las caracterizaciones respectivas.
Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentación de cada proceso.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 46 de 99
Tabla 3. Relación de caracterizaciones de procesos
PROCESOS ESTRATÉGICOS
DIRECCIÓN INSTITUCIONAL
CDI.01
Caracterización de Proceso Dirección Institucional
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
CPL.01
Caracterización del Proceso Planeación Institucional
CPL.02
Caracterización del Subproceso Planeación Estratégica
CPL.03
Caracterización del Subproceso Programación Anual
PROCESOS DE EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
CSE.01
Caracterización de Proceso Seguimiento Institucional
GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
CCA.01
Caracterización de Proceso Gestión de la Calidad Académica
CCA.02
Caracterización de Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional
CCA.03
Caracterización de Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de
Programas
CCA.04
Caracterización Subproceso de Programas Académicos
PROCESOS MISIONALES
FORMACIÓN
CFO.01
Caracterización de Proceso de Formación
INVESTIGACIÓN
CIN.01
Caracterización del Proceso de Investigación
CIN.02
Caracterización del Subproceso de Gestión y Promoción de la Investigación
CIN.03
Caracterización del Subproceso de Gestión y Protección de la Propiedad Intelectual
EXTENSIÓN
CEX.01
Caracterización del Proceso de Extensión
CEX-CJ.01 Caracterización del Proceso Consultorio Jurídico
CEX-CJ.02 Caracterización del Subproceso Centro de Conciliación
CEX-IL.01 Caracterización del Proceso Extensión – Instituto de Lenguas
PROCESOS DE APOYO
ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
CAR.01
Caracterización de Proceso Admisiones y Registro Académico
CAR.02
Caracterización de Subproceso Admisiones
CAR.03
Caracterización de Subproceso Registro Académico
BIBLIOTECA
CBI.01
Caracterización de Proceso Biblioteca
CBI.02
Caracterización de Subproceso Atención a Usuarios
CBI.03
Caracterización de Subproceso Procesamiento Técnico
BIENESTAR ESTUDIANTIL
CBE.01
Caracterización de Proceso Bienestar Estudiantil
CBE.02
Caracterización de Subproceso Atención en Salud
CBE.03
Caracterización del Subproceso Programas Educativo-Preventivos
CBE.04
Caracterización del Subproceso Atención Socioeconómica
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
CCI.01
CCI.02
CCI.03
CCO.01
CFI.01
CFI.02
CFI.03
CFI.04
CFI.05
CFI.06
CCU.01
CCU.03
CCU.04
CGA.01
CGD.01
CGD.02
CGD.03
CGD.04
CJU.01
CRF.01
CRF.02
CRF.03
CRF.04
CRT.01
CRT.02
CRT.03
CSI.01
CSI.02
CSI.03
CSI.04
CSI.05
Caracterización de Proceso Comunicación Institucional
Caracterización de Subproceso Producción de Medios
Caracterización de Subproceso Difusión Interna y Externa
CONTRATACIÓN
Caracterización de Proceso Contratación
FINANCIERO
Caracterización de Proceso Financiero
Caracterización de Subproceso Presupuesto
Caracterización de Subproceso Tesorería
Caracterización de Subproceso Inventarios
Caracterización de Subproceso Contabilidad
Caracterización de Subproceso Recaudos
GESTIÓN CULTURAL
Caracterización del Proceso Cultural
Caracterización del Subproceso Organización y Coordinación de Eventos Culturales
y Artísticos
Caracterización de Subproceso Promoción y Fortalecimiento de Grupos Artísticos y
Culturales
GESTIÓN AMBIENTAL
Caracterización del Proceso Gestión Ambiental
GESTIÓN DOCUMENTAL
Caracterización de Proceso Gestión Documental
Caracterización de Subproceso Gestión de Producción y Control de Documentos
Caracterización de Subproceso Gestión de Correspondencia
Caracterización de Subproceso Gestión Archivística
JURÍDICO
Caracterización del Proceso Jurídico
RECURSOS FÍSICOS
Caracterización de Proceso Recursos Físicos
Caracterización de Subproceso Mantenimiento Físico
Caracterización de Subproceso Seguridad y Vigilancia
Caracterización del Subproceso Diseño, Supervisión y Montaje de Obras
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Caracterización del Proceso Recursos Tecnológicos
Caracterización de Subproceso Mantenimiento de Equipos
Caracterización de Subproceso Verificación Metrológica
SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES
Caracterización del Proceso Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones
Caracterización de Subproceso Administración de Servidores y Base de Datos
Institucionales
Caracterización de Subproceso Construcción y Mantenimiento de la Red de Datos
Institucional
Caracterización de Subproceso Desarrollo de Software
Caracterización de Subproceso Asesoría y Soporte en Servicios y Recursos
Informáticos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 48 de 99
TALENTO HUMANO
CTH.01
Caracterización de Proceso Talento Humano
CTH.02
Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional
CTH.03
Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente
CTH.04
Caracterización de Subproceso Formación de Personal
CTH.05
Caracterización de Subproceso Seguridad y Salud Ocupacional
CTH.06
Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial
CTH.07
Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales
CTH.08
Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Administrativo
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO
CRI.01
Caracterización del Proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio
Académico
3.2.10 Productos de los procesos misionales.
A continuación se relacionan los productos definidos para los procesos misionales Formación,
Investigación y Extensión. (Ver Tabla 3).
Tabla 4. Relación de Productos de los Procesos Misionales
PROCESO
FORMACIÓN
INVESTIGACIÓN
EXTENSIÓN

PRODUCTOS
Técnicos, Tecnólogos y Profesionales Titulados






Proyectos de Investigación Concluidos
Resultados de Investigación
Derechos de Propiedad Intelectual
Asesoría y Consultoría
Servicios Educativos
Servicios Tecnológicos
3.2.11 Procedimientos Obligatorios.
De acuerdo con lo establecido en la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004,
NTC OHSAS 18001:2007 y la NTC 5906:2012 se relacionan a continuación los procedimientos
obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementación. (Ver Tabla 4)
Tabla 5. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI
PGD.01
PGD.02
PGD.07
PGD.09
PSE.01
PSE.02
PSE.03
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Procedimiento control de documentos internos
Procedimiento control de registros
Procedimiento control de documentos internos especiales
Procedimiento control de documentos externos
Procedimiento de auditorías internas
Procedimiento acciones preventivas/correctivas
Procedimiento control de producto o servicio no conforme
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
PGA.01
PGA.02
PGA.04
PTH.19
PTH.21
PTH.54
PTH.57
Versión: 11
Página 49 de 99
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Procedimiento para identificación de aspectos, valoración de impactos ambientales
Procedimiento para identificación de requisitos legales ambientales
Procedimiento para el reporte e investigación de incidentes y accidentes ambientales
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Procedimiento para el reporte e investigación de accidente e incidente de trabajo
Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos
Procedimiento para la identificación de requisitos legales en seguridad y salud ocupacional
Procedimiento de participación y consulta
3.2.12 Controles Operacionales
 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fichas técnicas de Elementos de Protección Personal FTTH.01
Procedimiento de Trabajo Seguro en Torres PTH.59
Procedimiento de Trabajo Seguro en Postes PTH.58
Procedimiento de Trabajo Seguro en Andamios PTH.55
Procedimiento de Trabajo Seguro en Escaleras Portátiles PTH.62
Procedimiento de Trabajo seguro en Espacios Confinados PTH.60
 Sistema de Gestión Ambiental
CONTROLES OPERACIONALES
ACTIVIDAD
CONTROL
ACCIONES
ASPECTO AMBIENTAL
Manejo de equipos dados
de baja





Recolección y almacenamiento
Contratación del gestor
Disposición final
Recolección y almacenamiento
Disposición (venta interna o externa)
Manejo de muebles y
enseres dados de baja


Recolección y almacenamiento
Disposición (venta interna o externa)
Manejo de residuos
peligrosos (estopas, filtros,
productos químicos y
envases de: grasas, aceites,
varsol, gasolina, ACPM)





Plan de formación
Dotación de bolsas rojas
Recolección y almacenamiento
Contratación del gestor
Disposición final

Revisión de los documentos existentes
para la ejecución de mantenimiento de
equipos que requieran insumos químicos
para su funcionamiento o mantenimiento
(plantas eléctricas, subestaciones,
transformadores, guadañadoras, etc)
Inclusión del control operacional
ambiental donde se requiera.
Mantenimiento de
equipos
Manejo de RAEE
Mantenimiento de
equipos
Mantenimiento de
muebles y enseres
Mantenimiento de
equipos
Mantenimiento de
equipos grandes
Manejo de productos
químicos: grasas, aceites,
varsol, gasolina, ACPM

MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
ACTIVIDAD
CONTROL
ASPECTO AMBIENTAL
Manejo de gases
refrigerantes (R12-R22)
Mantenimiento de aires y
neveras



Mantenimiento:
fabricación de piezas
metálicas




Entrega y uso de EPP
Disposición final de EPP
dados de baja
Versión: 11
Página 50 de 99
ACCIONES

Disposición final de viruta
metálica
Código: MDI.01
Inventario de aires acondicionados
Cronograma de sustitución y/o
eliminación de los aires y neveras que
posean estos gases.
Recolección de los gases refrigerantes en
contenedores (balas).
Disposición final de las balas que
contengan estos gases.
Recolección y almacenamiento
Identificación de las necesidades al
interior de la universidad para el
requerimiento de la viruta metálica
(inventario de UAA)
Entrega al gestor del material que no se
requiere al interior de la universidad
Disposición final
* Identificación de los EPP que requieren
disposición controlada
* Establecer lineamiento para el
aseguramiento de la entrega del EPP dado de
baja a Salud Ocupacional
* Recolección y almacenamiento
* Disposición final
Mantenimiento de
jardines y áreas verdes
Planta de compostaje
* Análisis del proceso actual
* Diagnostico - volúmenes
* Plan de manejo ambiental Planta de
compostaje
* Seguimiento y control
* Medición del indicador de
aprovechamiento de residuos
Generación de Residuos
domésticos
Disposición de residuos
domésticos
*Medición y cálculo del indicador de
generación de residuos ordinarios
Mantenimiento del lago
Flora y fauna
Labores de limpieza
Vertimiento domésticos
*Elaborar el procedimiento de manejo
integral del lago
* Sensibilización para el adecuado uso de los
elementos de aseo
Actividades de transporte
Emisión de gases
*Seguimiento y control al certificado de
gases vehículos de propiedad de la UIS
Actividades
mantenimiento de
vehículos
Generación de residuos
peligrosos
* Seguimiento y control al proveedor del
mantenimiento de automotores
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
ACTIVIDAD
CONTROL
ASPECTO AMBIENTAL
Actividades lavado de
vehículos
vertimiento industrial
Uso de sustancias
químicas y biológicas –
prácticas de laboratorio
Vertimiento de aguas
residuales laboratorios
Actividades
administrativas
Uso de sustancias
químicas y biológicas –
prácticas de laboratorio
Uso de papel
Generación de residuos
peligrosos
Versión: 11
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ACCIONES
* Seguimiento y control al proveedor del
lavado de automotores
*Monitoreo de aguas residuales
*Incorporación de buenas practicas
*Campañas de recolección
*Sensibilización
*Entrega gestor autorizado
*Seguimiento control gestor
3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ
La Universidad Industrial de Santander ha establecido responsabilidades y niveles de autoridad dentro
de sus Sistema de Gestión Integrado, ya que es consciente de la importancia de contar con un liderazgo
visible para su funcionamiento.
Por esto, la institución cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección, la cual tiene la
responsabilidad de liderar el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión, divulgar y revisar
constantemente las directrices para su continua adecuación, verificar que las responsabilidades y
autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado
funcionamiento del Sistema.
Las responsabilidades y autoridades asignadas se encuentran definidas en el anexo 4.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
VERSIÓN
01
FECHA DE
APROBACIÓN
Diciembre 04 de
2007
02
Mayo 02 de 2008
03
Octubre 31 de
2008
04
Abril 17 de 2009
05
Abril 21 de 2010
06
Junio 08 de 2010
07
Octubre 20 de
2011
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 52 de 99
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento
Modificación del alcance, Inclusión de la relación de procedimientos
obligatorios y modificación del Anexo 1
 Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC
GP1000:2004: Modificación de Alcance, Política de Calidad, Objetivos
de Calidad, Mapa de Procesos, inclusión de los procesos misionales
(numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelación de
Requisitos.
 Inclusión del numeral 4.2.9: Relación de productos de los procesos
misionales
 Inclusión de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y
actualización del Anexo 1 – Matriz de Interacción de Requisitos.
 Actualización de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de
Procesos
 Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos
Recursos Físicos y Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones
 Modificación de la tabla No 4: Cambio del producto de formación
 Modificación de la tabla No 5: Inclusión del procedimiento obligatorio
Control de Documentos Externos y cambio del nombre del
procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos
 Cambio del mapa de procesos
 Modificación de la tabla No 1: Requisitos de los beneficiarios por
proceso
 Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones por inclusión del
proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico.
 Actualización de la Norma NTC GP 1000:2009
 Cambio nombre del documento: Manual de Calidad por Manual de
Gestión Integrado
 Inclusión de lineamientos según las normas NTC ISO 14001:2004 y
NTC OHSAS 18001:2007
 Inclusión del proceso Gestión Ambiental.
 Inclusión Políticas y Objetivos SYSO y Ambiental
 Inclusión de los programas para SYSO y Ambiental
 Inclusión de algunos controles operacionales identificados para SYSO
y Ambiental.
 Modificación de la figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión
Integrado.
 Inclusión de las funciones del Comité de Gestión Integrado, Comité
Técnico para la Gestión SYSO, Comité Técnico Ambiental y Sanitario.
 Inclusión en la tabla 3 de la caracterización del proceso Gestión
Ambiental.
 Inclusión de los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales
más significativos.
 Inclusión de la Matriz de requisitos para NTC ISO 14001:2004 y NTC
OHSAS 18001:2007.
 Inclusión de las responsabilidades y autoridades HSEQ.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
08
Febrero 17 2012
09
Mayo 28 de 2012
10
Noviembre 27 de
2012
11
Abril 21 de 2014
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 53 de 99
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
 Modificación Anexo Matriz de Interrelación de requisitos para NTC
ISO 9001:2008.
 Inclusión de la conformación de los comités.
 Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades HSEQ.
 Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades HSEQ e
inclusión del cargo de Jefes de Sección/ Supervisores.
 Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por
proceso.
 Inclusión del alcance de la certificación del Sistema de Gestión de
Calidad del Instituto de Lenguas. Se relaciona el Manual de Calidad
MEX-IL.0
 Inclusión del Instituto de lenguas como parte del proceso de
Extensión dentro del Mapa de Procesos de la universidad.
 Inclusión de la Ficha Técnica dentro de la Estructura de la
Documentación (numeral 3.2.4).
 Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por
proceso.
 Modificación de la Tabla 4. Relación de Procedimientos Obligatorios
del SGI.
 Modificación de los controles operacionales del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud Ocupacional
 Inclusión de la Norma NTC5906:2012, actualización del organigrama
del Sistema de Gestión Integrado.
 Modificación del organigrama del Sistema de Gestión Integrado.
 Inclusión del ítem 3.2.7 Proceso Transversal
 Actualización de algunos procesos de la Tabla 1. Requisitos de los
beneficiarios por proceso, de acuerdo a los cambios realizados en las
caracterizaciones. Inclusión de los beneficiarios del CJU e IL.
 Inclusión de la Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por
subproceso.
 Actualización de la Tabla 3. Actualización de caracterizaciones de
procesos.
 Actualización de los controles operacionales de Seguridad y Salud
Ocupacional.
 En el ítem 3.2.8.4 se incluye la ubicación de la matriz de interrelación
de requisitos.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 54 de 99
ANEXO 1
MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE REQUISITOS
NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008
NTC OSHAS 18001:2007
NTC ISO 14001: 2004
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Versión: 11
Página 55 de 99
NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008
R: Responsable
P: Participa
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Versión: 11
Página 56 de 99
NTC OSHAS 18001:2007
R: Responsable
P: Participa
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Versión: 11
Página 57 de 99
NTC ISO 14001: 2004
R: Responsable
P: Participa
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
ANEXO 2
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 58 de 99
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 59 de 99
PROGRAMA Y/O
CONTROL OPERACIONAL
ASPECTO
IMPACTO
Generación de Residuos
Sólidos Especiales: RAEE
(Equipos Electromagnético
fuera de servicio)
Generación de Residuos
Sólidos Especiales: (Pilas,
toners y fluorescentes )
Contaminación del suelo,
presión sobre sitios de
disposición, generación de
PASIVOS AMBIENTALES
Contaminación del suelo,
presión sobre sitios de
disposición, generación de
PASIVOS AMBIENTALES
Generación de Residuos
Sólidos No Peligrosos:
Domésticos Ordinario
Generación de Residuos
Sólidos No peligrosos:
chatarra, muebles
Generación de Residuos
Sólidos No Peligrosos:
reciclables.
Presión sobre el relleno
sanitario, contaminación del
suelo y proliferación de vectores
Presión sobre el relleno
sanitario, contaminación del
suelo
Presión sobre el relleno
sanitario, contaminación del
suelo
Generación de residuos
peligrosos Químico.
Vertimiento de Aguas
Residuales de Tipo Químico
Vertimiento de Aguas
Residuales de Tipo Biológico
Contaminación del suelo,
presión sobre sitios de
disposición, generación de
PASIVOS AMBIENTALES
Contaminación del suelo,
presión sobre sitios de
disposición, generación de
PASIVOS AMBIENTALES
Presión sobre los recursos
naturales renovables y no
renovables
Acidificación de los cuerpos de
agua
Alteración de la biota presente
en los cuerpos de agua
Vertimiento de aguas
residuales tipo Doméstico
Alteración de la biota presente
en los cuerpos de agua
PGIR
Consumo de Agua
Presión sobre el recurso hídrico,
aumento del índice de escasez
Programa Uso Racional de
Agua (URA)
Generación de Residuos
Peligrosos Biológicos.
Consumo de energía
eléctrica
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
Programa Uso Racional de
Energía (URE)
PGIR
PGIR
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 60 de 99
PROGRAMA Y/O
CONTROL OPERACIONAL
ASPECTO
IMPACTO
Emisión de Gases de Efecto
Invernadero
Contaminación del aire y
contribución al calentamiento
global
Programa calidad del aire y
control de ruido
Emisión de gases de
combustión
Contaminación del aire
Programa calidad del aire y
control de ruido
Emisión de Material
particulado
Contaminación del aire
Programa calidad del aire y
control de ruido
Emisión de gases especiales:
refrigerantes (CFC's,
Clorofluorocarbonos,
perjudiciales para la capa de
ozono, R12, R22, R404,
R410)
Generación de gases
contaminantes (fumigación
tres veces al año, termo
nebulización)
Generación de ruido
Efecto de calentamiento global y
destrucción de capa de ozono
Programa calidad del aire y
control de ruido
Emisión de gases de alto
potencial de contaminación al
medio ambiente y las personas
Programa calidad del aire y
control de ruido
Contaminación auditiva
Programa calidad del aire y
control de ruido
Consumo de energía
eléctrica
Presión sobre los recursos
naturales renovables y no
renovables
Agotamiento del recurso y
modificación de los ecosistemas
Restauración y protección de la
capa vegetal
Programa Uso Racional de
Energía (URE)
Consumo de Papel
Cobertura paisajística
PGIR
Programa calidad del aire y
ruido. Y Programa
conservación de flora y fauna
Protección ecosistemas
naturales (lago)
Mejora en la calidad de vida de
las especies que conforman el
ecosistema
Programa calidad del aire y
ruido. Y Programa
conservación de flora y fauna
Consumo de recursos no
renovables
Agotamiento del recurso y
modificación de los ecosistemas
PGIR
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
ANEXO 3
PELIGROS Y RIESGOS
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 61 de 99
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Biológico
FACTOR
Versión: 11
Página 62 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO
Animales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y
bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
De origen social
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Alta tensión
FACULTAD DE
SALUD
Código: MDI.01
Eléctrico
Ergonómico
Físico
Trabajo con equipos desenergizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
Carga dinámica
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Contacto con
calor
Iluminación
inadecuada
Elementos de protección personal.
Mantenimiento de luminarias.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Físico-químico
Locativo
FACTOR
Mecánico
Psicosocial
Página 63 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN RECOMENDADO
Incendios
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y material
químico
Caída de
personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de accidentes de
trabajo.
Capacitación en autocuidado.
Golpes con
objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de
objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques
contra objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.
Contenido de
la tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de químicos.
Capacitación para el personal en manejo y almacenamiento
de sustancias químicas.
FACULTAD DE
SALUD
Químicos
Versión: 11
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Atrapamientos
FACULTAD DE
SALUD
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Físico-químico
Locativo
FACULTAD DE
SALUD
Mecánico
Psicosocial
Químicos
FACTOR
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 64 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de
emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios
y manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y
material químico
Caída de personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de
accidentes de trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento
de normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
Contenido de la
tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del
riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de
químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
FACULTAD DE
SALUD
RIESGOS
GRUPO
Versión: 11
Página 65 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Animales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
Químicos
Biológico
FACULTAD DE
CIENCIAS
FACTOR
Código: MDI.01
De origen social
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Alta tensión
Eléctrico
Ergonómico
Trabajo con equipos desenergizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes
de trabajo.
Carga dinámica
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías,
fuentes generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Físico
Físicoquímico
Locativo
FACULTAD DE
CIENCIAS
Mecánico
FACTOR
Versión: 11
Página 66 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Contacto con calor
Elementos de protección personal.
Iluminación
inadecuada
Mantenimiento de luminarias.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de
emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de
incendios y manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y
material químico
Caída de personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de
accidentes de trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento
de normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Choques contra
objetos
Psicosocial
Código: MDI.01
Contenido de la
tarea
Capacitación en autocuidado.
Registro de transporte en cumplimiento de
función.
Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
Sensibilización y capacitación en prevención del
riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
FACULTAD DE
CIENCIAS
RIESGOS
GRUPO
Químicos
FACTOR
Aerosoles sólidos
Aerosoles líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Virus y bacterias
De origen social
De origen natural
Elementos de protección personal.
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Elementos de protección personal.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Alta tensión
Trabajo con equipos desenergizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes
de trabajo.
Carga dinámica
Ergonómico
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Vegetales
Hongos
Eléctrico
Página 67 de 99
Líquidos
Animales
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
Versión: 11
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de
químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Gases y vapores
Biológico
Código: MDI.01
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías,
fuentes generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Físico
Físicoquímico
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
FACTOR
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 68 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Aislamiento de áreas generadoras de ruido.
Contacto con calor
Elementos de protección personal.
Iluminación
inadecuada
Mantenimiento de luminarias.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de
emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de
incendios y manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y
material químico
Caída de personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de
accidentes de trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento
de normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Locativo
Mecánico
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Mecánico
Psicosocial
FACTOR
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOQUÍMICAS
Biológico
Página 69 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Choques contra
objetos
Contenido de la
tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del
riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de
químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Biológico
Versión: 11
Registro de transporte en cumplimiento de
función.
Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
Químicos
Código: MDI.01
Elementos de protección personal.
Animales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
De origen social
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
GRUPO
RIESGOS
FACTOR
Eléctrico
Ergonómico
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOQUÍMICAS
Físico
Físico-químico
Locativo
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 70 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Alta tensión
Trabajo con equipos desenergizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes
de trabajo.
Carga dinámica
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías,
fuentes generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y
pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Contacto con calor
Iluminación
inadecuada
Elementos de protección personal.
Mantenimiento de luminarias.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de
emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de
incendios y manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y
material químico
Caída de personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de
accidentes de trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con objetos
Capacitación en autocuidado.
Mecánico
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
RIESGOS
UAA
GRUPO
FACTOR
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOQUÍMICAS
Químicos
Biológico
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOMECÁNICAS
Página 71 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento
de normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de
función.
Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
Contenido de la
tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del
riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de
químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Animales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
Mecánico
Psicosocial
Versión: 11
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Eléctrico
Alta tensión
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
Versión: 11
Página 72 de 99
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Eléctrico
Alta tensión
Ergonómico
Físico
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOMECÁNICAS
Físico-químico
Locativo
Mecánico
Baja tensión
Trabajo con equipos desenergizados.
Carga dinámica
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
Carga de los
sentidos
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga estática
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Ruido
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Contacto con
calor
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Iluminación
inadecuada
Elementos de protección personal.
Incendios
Mantenimiento de luminarias.
Locativo
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Caída de
personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de accidentes de
trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con
objetos
Capacitación en autocuidado.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Mecánico
FACTOR
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 73 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Contenido de la
Estudio del clima organizacional.
tarea
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de
Líquidos
químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
Aerosoles sólidos
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Choques contra
objetos
FACULTAD DE
INGENIERÍAS
FISICOMECÁNICAS
Psicosocial
Químicos
Aerosoles
líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Animales
Biológico
Virus y bacterias
Vegetales
Hongos
DIVISIÓN DE
PUBLICACIONES
De origen social
De origen natural
Alta tensión
Eléctrico
Baja tensión
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Elementos de protección personal.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Trabajo con equipos des energizados.
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
GRUPO
RIESGOS
FACTOR
Ergonómico
Físico
DIVISIÓN DE
PUBLICACIONES
Físicoquímico
Locativo
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 74 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Carga dinámica
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Contacto con calor
Elementos de protección personal.
Iluminación
inadecuada
Mantenimiento de luminarias.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y material
químico
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de
seguridad.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
FACTOR
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Animales
DIVISIÓN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Página 75 de 99
Contenido de la
tarea
Químicos
Biológico
Versión: 11
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
DIVISIÓN DE
PUBLICACIONES
Químicos
Código: MDI.01
Elementos de protección personal.
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
De origen social
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Eléctrico
Alta tensión
Trabajo con equipos des energizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
Carga dinámica
Ergonómico
Carga de los
sentidos
Ergonómico
Carga estática
Ruido
Físico
DIVISIÓN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Físico-químico
Locativo
Mecánico
Contacto con
calor
Iluminación
inadecuada
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 76 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Elementos de protección personal.
Mantenimiento de luminarias.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y material
químico
Caída de
personas
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de accidentes de
trabajo.
Atrapamientos
Capacitación en autocuidado.
Golpes con
objetos
Capacitación en autocuidado.
Cortes, pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de
seguridad.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
FACTOR
DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
Página 77 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Contenido de la
tarea
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles
líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Vegetales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza
.
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
Animales
Biológico
Versión: 11
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
DIVISIÓN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Químicos
Código: MDI.01
Virus y bacterias
De origen social
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Alta tensión
Eléctrico
Baja tensión
Trabajo con equipos des energizados.
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
RIESGOS
UAA
GRUPO
FACTOR
DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
Físico-químico
Locativo
Página 78 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Carga dinámica
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Carga estática
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Ruido
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Contacto con
calor
Elementos de protección personal.
Incendios
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y material
químico
Caída de
personas
Atrapamientos
Golpes con
objetos
Mecánico
Versión: 11
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Ergonómico
Físico
Código: MDI.01
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de accidentes de
trabajo.
Capacitación en autocuidado.
Capacitación en autocuidado.
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de
objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
Químicos
Biológico
FACTOR
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 79 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Contenido de la
tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles
líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Animales
Fumigaciones periódicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y bacterias
Uso de elementos de protección personal.
Socialización de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitación en disposición adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de protección personal.
Capacitación de los guías de evacuación.
De origen social
DIVISIÓN DE
PLANTA FÍSICA
De origen natural
Capacitación de la brigada de emergencia.
Capacitación de los guías de evacuación.
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
Alta tensión
Trabajo con equipos des energizados.
Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Capacitación, prevención y reporte de accidentes de
trabajo.
Carga dinámica
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Eléctrico
Ergonómico
Socialización del protocolo de evacuación.
Plan de emergencias.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
Carga de los
sentidos
Ergonómico
Carga estática
Ruido
Físico
Físico-químico
Locativo
DIVISIÓN DE
PLANTA FÍSICA
Contacto con
calor
Iluminación
inadecuada
Incendios
Locativo
Caída de
personas
Atrapamientos
Golpes con
objetos
Mecánico
Psicosocial
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 80 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberías, fuentes
generadoras.
Pausas activas.
Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento físico.
Muévete UIS.
Elementos de protección personal.
Mantenimiento preventivo de máquinas y equipos.
Elementos de protección personal.
Mantenimiento de luminarias.
Recarga y mantenimiento de extintores.
Señalización de extintores.
Entrenamiento periódico de la brigada de emergencias.
Capacitación a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
Instalación parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitación en almacenamiento de residuos y material
químico
Inspecciones periódicas.
Capacitación en prevención y reportes de accidentes de
trabajo.
Capacitación en autocuidado.
Capacitación en autocuidado.
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Capacitación en autocuidado.
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Caída de objetos
Capacitación en autocuidado.
Choques contra
objetos
Registro de transporte en cumplimiento de función.
Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.
Contenido de la
tarea
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo
psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
DIVISIÓN DE
PLANTA FÍSICA
FACTOR
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 81 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIÓN
RECOMENDADO
Líquidos
Elementos de protección personal.
Herramientas manuales para manipulación de químicos.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Aerosoles sólidos
Elementos de protección respiratoria.
Capacitación para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias químicas.
Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles
líquidos
Elementos de protección personal.
Almacenamiento de sustancias químicos líquidos.
Gases y vapores
Elementos de protección personal.
Químicos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
ANEXO 4
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
HSEQ
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 82 de 99
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 83 de 99
CARGO: RECTOR
RESPONSABILIDADES
 Asegurar una gestión efectiva en los sistemas de gestión, entre ellos: calidad,
seguridad y salud ocupacional y ambiental, encaminados a la promoción de entornos
seguros, la prevención de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal, la
protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación.
 Asegurar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión en todos los
niveles de la universidad.
 Asegurar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI.
 Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar, mantener y
mejorar el SGI.
 Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación, las funciones,
responsabilidades, y autoridades del Sistema de Gestión Integrado.
 Designar a un miembro de la Alta Dirección con responsabilidad específica en el
Sistema de Gestión Integrado.
 Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del
beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución frente a los Sistemas
de Gestión.
 Garantizar la conformación y funcionamiento de los comités del SGI
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Desempeño del Sistema de Gestión Integrado
(Objetivos, Indicadores, Programas y Recursos)
Implementación efectiva del SGI dando cumplimiento a
los requisitos legales vigentes y otros que adopte
voluntariamente la institución.
Las políticas de los sistemas de gestión
Informes de desempeño del SGI
Asignación de recursos, y el control del gasto en el
cumplimiento de los planes, programas y proyectos
Asignación de responsabilidades y funciones del
personal.
Dar a conocer la designación del representante de la Alta
Dirección
Evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte la institución
A QUIÉN
Consejo Superior, Consejo Académico
Comunidad Universitaria, Entes Externos y
Sociedad en General:
(Informe Evaluación Plan de Gestión, UIS en
Cifras, Informes Financieros)
Autoridades competentes
Consejo Superior
Comité de gestión Integrado
Autoridades competentes.
Consejo Superior
Comité de gestión Integrado
Autoridades
Entes de certificación
Consejo Superior
Consejo Superior
Comité de Gestión Integrado
Consejo Superior
Comité de Gestión Integrado
Autoridades competentes
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Designación de representantes
Agenda y los planes de trabajo
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 84 de 99
A QUIÉN
Consejo Superior
Comité de Gestión Integrado
AUTORIDAD








Tomar decisiones sobre la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de
Gestión Integrado.
Aprobar los cambios en las políticas y demás que afecten la conformidad de los
sistemas de gestión.
Tomar decisiones sobre los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la
mejora continua del Sistema de Gestión Integrado.
Aprobar el presupuesto.
Delegar la documentación y comunicación de las funciones, responsabilidades, y
autoridad al Jefe de Recursos Humanos.
Delegar responsabilidades, solicitar información al Representante de la Alta
Dirección
Delegar la identificación y evaluación del cumplimiento de requisitos a las
coordinación del sistema de gestión integrado
Delegar responsabilidades de funcionamiento y seguimiento del SGI
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
(Representante de la Dirección)
RESPONSABILIDADES









Administrar y asegurar la utilización de los recursos asignados al SGI
Verificar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión
Verificar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI.
Garantizar la comunicación al Rector acerca de todos los cambios generados en el
SGI
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales, del beneficiario y otros que
adopte voluntariamente la institución
Asegurar que el SGI se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con los
requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS
18001:2007, NTC ISO 14001:2004
Desarrollar estrategias comunicativas con todas las áreas de la organización para la
implementación, mantenimiento y mejora del SGI
Informar a la Alta Dirección sobre desempeño del SGI en los diferentes
componentes que lo conforman y cualquier necesidad de mejora.
Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la organización.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 85 de 99
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Control del gasto en cumplimiento de los planes,
programas y proyectos
Nivel de cumplimiento de las políticas
Informes de desempeño del SGI
Cambios, planes, programas y proyectos
Nivel de cumplimiento de las políticas
Seguimiento al cumplimiento de requisitos
Implementación efectiva del SGI
Cumplimiento de las estrategias de comunicación
Informes para la revisión por la dirección.
A QUIÉN
Consejo Superior
Rector
Comité de Gestión Integrado
Rector
Comité de Gestión Integrado
Rector
Comité de Gestión Integrado
Rector
Autoridades competentes
Comité de Gestión Integrado
Rector
Rector
Rector
AUTORIDAD








Asignar recursos y solicitar informes sobre el gasto
Solicitar informes en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los
Sistemas de Gestión
Direccionar los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora
continua del SGI
Tomar decisiones en materia del SGI que conciernen a sus funciones o que se deban
tomar en ausencia del Rector
Solicitar informes a los Jefes de Unidad y Lideres de Proceso en relación al
cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión
Solicitar informes del cumplimiento de requisitos
Gestionar los cambios del SGI
Delegar el desarrollo y cumplimiento de las estrategias de comunicación,
participación y consulta del SGI
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS
(Líder SYSO)
RESPONSABILIDADES
 Garantizar que el personal que afecte el desempeño del SGI cumpla con los perfiles
establecidos por la organización
 Asegurar el cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de contratación de
talento humano
 Asegurar la conformación y operación del Comité paritario de salud ocupacional
COPASO.
 Vigilar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la institución en cuanto al componente de SYSO.
 Gestionar los recursos para el desempeño del Sistema de Gestión en SYSO
 Garantizar el cumplimiento de los planes, programas, y proyectos del Sistema de
Gestión en SYSO
 Garantizar la comunicación entre coordinación SYSO y la Alta Dirección
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO


Versión: 11
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Aprobar la documentación del Sistema de Gestión en SYSO
Garantizar el desarrollo de los planes de formación del Sistema de Gestión en SYSO
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Personal seleccionado
Cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de
contratación de talento humano
Constitución y funcionamiento del COPASO
Informes de implementación y desempeño
A QUIÉN
Vicerrector Administrativo y Vicerrector
Académico (este último por el proceso de
personal docente)
Autoridades competentes
Vicerrector Administrativo
Entidades competentes
Rector
Comité de Gestión Integrado
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y
otros que adopte voluntariamente la institución
Comité de Gestión Integrado
Recursos del Sistema de Gestión en SYSO
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
Gestión para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos
Rector
Comité de Gestión Integrado
Informes de cumplimiento de lineamientos del Sistema
de Gestión en SYSO
Comité de Gestión Integrado
Planes de formación
Comité de Gestión Integrado
AUTORIDAD
 Solicitar informes acerca de procesos de contratación de talento humano (incluido
contratistas)
 Solicitar informes de operación del COPASO
 Solicitar al Coordinador SYSO informes de desempeño del Sistema de Gestión en
SYSO
 Gestionar los cambios al Sistema de Gestión en SYSO
 Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que la
organización suscriba en el componente de SYSO.
 Realizar seguimiento a la inversión de los recursos asignados
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos del Sistema de Gestión en SYSO
 Exigir el cumplimiento de los lineamiento del Sistema de Gestión en SYSO
 Aprobar o solicitar modificaciones a la documentación del SGI
 Aprobación de planes de formación y solicitud del cumplimiento de ejecución de los
mismos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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CARGO: LÍDER GESTIÓN AMBIENTAL
RESPONSABILIDADES
 Garantizar la implementación del sistema de gestión en el componente ambiental de
acuerdo con la norma NTC ISO 14001:2004
 Gestionar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que
adopte voluntariamente la institución en el componente ambiental.
 Seguimiento al cumplimiento a los planes, programas y proyectos del sistema de
gestión en el componente Ambiental
 Gestionar los recursos para el desempeño del sistema de gestión en el componente
Ambiental
 Garantizar la comunicación entre Coordinación Ambiental y la Coordinación HSEQ
 Aprobar la documentación del sistema de gestión en el componente ambiental
 Garantizar el desarrollo de planes de formación en el componente ambiental
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y
otros que adopte voluntariamente la Institución
Gestión para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos
Recursos del sistema de gestión ambiental
Informes de cumplimiento de lineamientos del sistema
de gestión ambiental
Documentos actualizados
Planes de formación
A QUIÉN
Rector
Comité de Gestión Integrado
Comité Técnico Ambiental y Sanitario
Comité de Gestión Integrado
Comité Técnico Ambiental y Sanitario
Rector
Comité de Gestión Integrado
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
Coordinación HSEQ
Comité de Gestión Integrado
Coordinador HSEQ
Comité de gestión integrado
AUTORIDAD
 Solicitar al Coordinador Ambiental informes de desempeño del sistema de gestión
en el componente Ambiental
 Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la Institución
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos del sistema de gestión en el componente Ambiental
 Seguimiento a la inversión de los recursos asignados
 Solicitar el cumplimiento de los lineamiento del sistema de Gestión en el
componente ambiental
 Aprobar o solicitar modificaciones a la documentación del SGI
 Aprobación de planes de formación y solicitud del cumplimiento de ejecución de los
mismos
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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CARGO: COORDINADOR HSEQ
RESPONSABILIDADES
 Realizar el acompañamiento en la implementación, articulación y consolidación de
los sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, y los
demás que adopte la Institución.
 Coordinar la difusión de las políticas, objetivos, programas y demás directrices de los
sistemas de gestión: calidad, ambiental seguridad y salud ocupacional, entre otros, a
las partes interesadas.
 Participar activamente en los Comités: Gestión Integrado, Técnico Ambiental y
Sanitario, Técnico para la Gestión en Seguridad Y Salud Ocupacional y otros que se
creen para los sistemas de gestión de la Universidad.
 Presentar al Comité de Gestión Integrado el estado de implementación, desempeño,
mantenimiento y mejora de los sistemas de calidad, Seguridad y Salud Ocupacional,
Ambiental, entre otros y elaborar las actas correspondientes.
 Realizar el acompañamiento requerido por los procesos y las unidades académico
administrativas de la Institución cuando se realicen las auditorías internas y externas
de los sistemas de gestión en calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre
otros.
 Presentar ante la Alta Dirección los recursos requeridos para el mantenimiento y
mejora de los Sistemas de Gestión.
 Realizar reuniones periódicas con el equipo de trabajo y hacer seguimiento del
avance de los sistemas de gestión calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional,
entre otros y presentar resultados al Representante de la Dirección.
 Elaborar junto con los respectivos coordinadores, los planes detallados de trabajo de
los sistemas de gestión de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre
otros.
 Solicitar la información del desempeño del proceso a las Coordinación SYSO y
Ambiental frente a la implementación del sistema de seguridad y salud ocupacional y
gestión ambiental en la universidad.
 Revisar la documentación (procedimientos, manuales, formatos, protocolos, guías,
fichas, etc.) asociada con el sistema de gestión de calidad, ambiental, seguridad y
salud ocupacional, entre otros, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de
Control de Documentos de la Institución.
 Revisar y fortalecer la formulación de las acciones correctivas, preventivas y de
mejoras generadas por los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de
apoyo de la universidad, así como de las Unidades Académico Administrativas que
así lo requieran.
 Presentar los planes de formación ante el Comité de Gestión Integrado requeridos
para el adecuado desempeño de los sistemas de gestión.
 Seguimiento al desarrollo de la estrategia de comunicación y difusión del sistema de
gestión de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre otros.
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Procedimientos, programas, planes, manuales, formatos,
indicadores
Informes de implementación y desempeño del SGI
A QUIÉN
Comité de Gestión Integrado
Entes de certificación
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Programas y controles operacionales
Seguimiento a la ejecución plan de medios como apoyo a
la estrategia de comunicación del SGI y presentación de
resultados
Evidenciar el cumplimiento de los requisitos a través de
la validación y planes de intervención
Ejecución del Presupuesto del SGI
Ejecución de los Planes de formación
Código: MDI.01
Versión: 11
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A QUIÉN
Comité de Gestión
Integrado
Vicerrector Administrativo
Comité Técnico Ambiental y Sanitario
Comité Técnico SYSO
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
Vicerrector Administrativo
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
Vicerrector Administrativo
Comité de Gestión Integrado
AUTORIDAD
 Realizar las modificaciones y solicitar aprobaciones de los documentos del proceso
Gestión Ambiental y Talento Humano/subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional
 Solicitar a las coordinaciones SYSO y Ambiental los informes de avance y desempeño
de la implementación del sistema SYSO y Ambiental
 Solicitar a las coordinaciones SYSO y Ambiental, el avance de los programas y
controles operacionales de los sistemas de gestión
 Solicitar los recursos requeridos para el desarrollo del plan de medios para la
difusión del SGI ante el Representante de la Dirección
 Solicitar a las coordinaciones los informes de cumplimiento y evaluación de los
requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución
 Seguimiento a la inversión de los recursos asignados para el proceso de
implementación.
 Solicitar los cronogramas e informes acerca de los planes de formación.
 Solicitar la información a las coordinaciones SYSO y Ambiental requerida para
presentar en el Comité de Gestión Integrado.
CARGO: COORDINADOR SYSO
RESPONSABILIDADES
 Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión en el componente de
seguridad y salud ocupacional de acuerdo con la norma NTC OHSAS 18001:2007.
 Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos en SYSO
 Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en SYSO
 Elaborar la documentación del sistema de gestión en el componente de SYSO
 Medir los indicadores del sistema de gestión en SYSO y levantar los planes de acción
requeridos
 Garantizar que los integrantes de los comités o grupos requeridos por la
normatividad en SYSO conozcan y ejecuten sus funciones y responsabilidades
 Asegurar la identificación, evaluación y cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte voluntariamente la institución en el componente de SYSO
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO





Código: MDI.01
Versión: 11
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Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en
SYSO
Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes
Presentar en los comités,
los informes, pronunciamientos, conclusiones y
recomendaciones que en su calidad de Coordinador para Emergencias y Desastres le
corresponda, para la toma de decisiones respectiva.
Apoyar la planeación de las actividades de los miembros de cada comité y coordinar
la realización de las actividades que se desprendan de las decisiones de cada Comité
Técnico para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
Elaborar las actas y llevar el archivo oficial correspondiente de cada Comité Técnico
para la Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Gestión para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos
Estado y disponibilidad de los registros del sistema de
gestión en SYSO
Procedimientos, planes y programas, manuales
actualizados
Indicadores de desempeño del Sistema de Gestión en
SYSO
Planes de formación
Matriz de requisitos legales y otros adopte
voluntariamente la institución
Cumplimiento de las funciones del comité o grupo
Notificaciones o informes
Notificaciones o informes
Planes Detallados de Trabajo
Las acciones ejecutadas frente a las decisiones del
Comité
Acta de Reunión
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Autoridades competentes y quienes puedan
tener acceso según el tipo de registro
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Autoridades competentes
Comité Técnico para la Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional de la
Universidad
Comité de Gestión Integrado
Comité Técnico para la Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional de la
Universidad
Líder SYSO
Comité Técnico para la Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional de la
Universidad
Líder SYSO
AUTORIDAD
 Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeño del sistema de
gestión en el componente SYSO
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos en SYSO
 Acceder a los registros.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO









Código: MDI.01
Versión: 11
Página 91 de 99
Elaborar la documentación requerida para la implementación del Sistema de Gestión
en el componente SYSO, verificar la utilización de los documentos por parte de los
líderes y colaboradores de las UAA
Alimentar los indicadores y hacer seguimiento al desempeño de gestión en SYSO
Seleccionar el equipo de formadores
Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos
legales en el componente SYSO.
Solicitar informes a los comités o grupos
Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes
Solicitar la información requerida para el cumplimiento de los PDT
Solicitar la ejecución de las actividades y compromisos derivados de los comités
Responder por las actas y documentos propios del Comité Técnico para la Gestión
en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
CARGO: COORDINADOR SGA
RESPONSABILIDADES
 Implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con
la norma NTC ISO 14001:2004
 Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos Ambientales
 Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en el
componente Ambiental.
 Elaborar la documentación del Sistema de Gestión en el componente ambiental y
dar cumplimiento a los controles operacionales frente a los impactos ambientales
significativos que se identifican
 Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en
ambiental
 Identificar las necesidades de recursos para el desempeño del Sistema de Gestión en
el componente Ambiental
 Asegurar la actualización y socialización de la matriz de aspectos e impactos, de la
Universidad
 Asegurar la identificación, evaluación y cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte voluntariamente la institución en el componente ambiental.
 Garantizar que los integrantes del comité técnico ambiental y sanitario o grupos
requeridos, conozcan y ejecuten sus funciones y responsabilidades
 Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Gestión para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos
Estado y disponibilidad de los registros del sistema de
gestión Ambiental
Procedimiento, programas, manuales, guías actualizadas
y controles operacionales
Planes de formación
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Autoridades competentes y quienes puedan
tener acceso según el tipo de registro
Coordinador HSEQ
Líder Gestión ambiental
Coordinador HSEQ
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Recursos del sistema de gestión ambiental
Matriz de aspectos e impactos
Matriz de requisitos legales y otros que adopte
voluntariamente la institución
Cumplimiento de las funciones del comité técnico
ambiental y sanitario, o grupo
Notificaciones o informes
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 92 de 99
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Coordinador HSEQ
Líder Gestión ambiental
Autoridades competentes
AUTORIDAD











Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeño del Sistema de
Gestión en el componente Ambiental
Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos Ambientales
Acceder a los registros.
Elaborar la documentación requerida para la implementación del Sistema de Gestión
en SYSO, verificar la utilización de los documentos por parte de los líderes y
colaboradores de las UAA
Verificar los controles operacionales.
Seleccionar el equipo de formadores
Seguimiento a la inversión de los recursos asignados
Solicitar la información para la actualización de las matrices de aspectos e impactos
de la Universidad
Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos
legales
Solicitar informes a los comités o grupos
Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes
CARGO: PROFESIONAL DE APOYO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES
 Mantener y mejorar el sistema de gestión en el componente de Calidad a través del
seguimiento a los informes de auditoría interna y externa y seguimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo con las normas NTC ISO
9001:2008 y NTC GP1000:2009
 Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos del sistema de
gestión de la calidad
 Revisar la documentación de los procesos del sistema de gestión en el componente
de calidad
 Garantizar la identificación de necesidades y ejecución de planes de formación en
calidad
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Versión: 11
Página 93 de 99
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Planes de acción frente a los informes de auditoria
Informe de desempeño
Documentación de los procesos
Gestión para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos
Utilización de versiones aprobadas
Planes de formación
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
AUTORIDAD
 Solicitar al grupo de apoyo y líderes de UAA informes de desempeño del sistema de
gestión en el componente de calidad
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos
 Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y
colaboradores de las UAA
 Solicitar información de necesidades de capacitación
CARGO: PROFESIONAL SGA
RESPONSABILIDADES
 Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental de acuerdo con la
norma NTC ISO 14001:2004
 Asegurar la actualización y socialización de la matriz de aspectos e impactos, de la
Universidad
 Asegurar la identificación, evaluación y levantar los planes de intervención frente al
cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la
institución
 Elaborar de la documentación del Sistema de Gestión en el componente Ambiental
y ejecutar los controles operacionales requeridos
 Garantizar el estado y disposición de los registros del Sistema de Gestión en el
componente Ambiental
 Ejecutar y realizar seguimiento al cumplimiento de los programas ambientales
 Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Matriz de aspectos e impactos
Matriz de requisitos legales y otros que adopte
voluntariamente la institución
Utilización de versiones aprobadas
Controles operacionales
Estado y disponibilidad de los registros del sistema de
gestión en el componente Ambiental
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Líder Gestión Ambiental
Coordinador HSEQ
Líder Gestión Ambiental
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Autoridades competentes y quienes puedan
tener acceso según el tipo de registro
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Informe de desempeño de los programas ambientales
Notificaciones o informes
Código: MDI.01
Versión: 11
Página 94 de 99
A QUIÉN
Coordinadores HSEQ,
Líder Gestión Ambiental
Autoridades competentes
AUTORIDAD









Solicitar al grupo de apoyo y líderes de UAA informes de desempeño del sistema de
gestión en el componente Ambiental
Solicitar la información para la actualización de las matrices de aspectos e impactos
de la Universidad
Solicitar la información para la actualización y evaluación de la matriz de requisitos
legales
y
otros
suscritos
de
la
Universidad
Realizar los planes de intervención para el cumplimiento de los requisitos legales
Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y
colaboradores de las UAA
Seguimiento a los controles operacionales
Acceder a los registros
Delegar el manejo de los registros
Levantar la información concerniente a los indicadores
Solicitar la información para la elaboración de las notificaciones o informes
CARGO: JEFES DE UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS
RESPONSABILIDADES









Apoyar la implementación del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO
9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004
en la unidad bajo su responsabilidad
Revisar que la documentación sea acorde con los lineamientos del SGI
Gestionar los recursos para el desempeño del SGI en la unidad bajo su
responsabilidad.
Garantizar que los funcionarios bajo su cargo cumplan con los requisitos legales, del
beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución.
Apoyar y dar cumplimiento a los planes, programas y proyectos del SGI
Garantizar el estado y disposición de los registros del SGI
Garantizar el uso de las versiones aprobadas en la documentación del SGI
Garantizar la identificación de necesidades de formación
Dar cumplimiento a los programas y procedimientos establecidos para la
implementación del SGI en la Universidad.
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Documentos actualizados
Recursos del SGI
A QUIÉN
Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental,
Profesional de Apoyo en Calidad
Líder SYSO
Líder Gestión Ambiental
Vicerrectores
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y
otros que voluntariamente adopte la institución
Gestión para el desarrollo de planes, programa y
proyectos
Estado y disponibilidad de los registros del SGI
Utilización de versiones aprobadas
Planes de formación
Programas SYSO y ambientales
Documentación del SGI
Versión: 11
Página 95 de 99
A QUIÉN
Coordinador HSEQ
Coordinadores SYSO y Ambiental
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Líder SYSO
Líder Gestión Ambiental
Líder SYSO
Líder Gestión Ambiental
AUTORIDAD
 Solicitar al grupo de apoyo informes de desempeño del SGI
 Delegar a funcionarios de la UAA la actualización de los documentos
 Seguimiento a la inversión de los recursos asignados
 Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que
voluntariamente adopte la institución
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos del SGI
 Acceder a los registros
 Delegar el manejo de los registro
 Verificación de la utilización de los documentos por parte de los líderes y
colaboradores de las UAA
 Solicitud de necesidades de formación de la UAA
 Socializar los programas y procedimientos aplicados al SGI al personal adscrito a sus
UAA
CARGO: JEFE DE SECCIÓN / SUPERVISOR
RESPONSABILIDADES







Asegurar la documentación e implementación de los procedimientos e instructivos
referentes a los trabajos que se realicen en su área de competencia.
Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos e instrucciones por parte de los
trabajadores a su cargo, asegurándose de que se llevan a cabo en las debidas condiciones
de seguridad y cumpliendo con la legislación vigente.
Garantizar que los trabajadores ejecuten las tareas asignadas siguiendo hábitos de higiene
laboral y detectar las deficiencias al respecto para adoptar las acciones correctivas y
preventivas necesarias.
Mantener informados a los trabajadores a su cargo sobre los riesgos existentes en los
lugares de trabajo y las medidas preventivas y de protección a adoptar.
Fomentar la cultura de autocuidado y supervisar a los trabajadores en el uso de los
respectivos elementos de protección personal (EPP)
Garantizar que en los puestos de trabajo se controlen posibles riesgos locativos o
deficiencias que puedan perjudicar el desempeño de los trabajadores y levantar las
respectivas acciones correctivas o preventivas.
Vigilar con especial atención aquellas situaciones críticas que puedan surgir, bien sea en la
realización de nuevas tareas o en las ya existentes, para adoptar medidas correctivas
inmediatas.
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO









Versión: 11
Página 96 de 99
Comunicar inmediatamente la ocurrencia de accidentes e incidentes.
Investigar los incidentes de trabajo ocurridos en su área de trabajo de acuerdo con el
procedimiento establecido, y supervisar que éstos se reporten a Seguridad y Salud
Ocupacional.
Animar a los trabajadores para presentar sugerencias que conlleven al mejoramiento
continuo de los procedimientos y las condiciones de trabajo del área, reconociendo sus
acciones y logros.
Adoptar una cultura de desarrollo sostenible, a través de la educación ambiental,
prevención de la contaminación y protección del ambiente.
Conocer y aplicar el Plan de Emergencia y Contingencia de la institución.
Participar y dar cumplimiento a los programas y controles asociados con los peligros y
riesgos en SYSO y los aspectos e impactos ambientales identificados en su actividad o
unidad.
Dar cumplimiento a los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte la
institución.
Presentar al jefe directo sugerencias y/o oportunidades de mejora del Sistema de Gestión
Integrado, y acorde a las posibilidades, garantizar su implementación.
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, así como
los objetivos establecidos.
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Cumplimiento de las políticas, objetivos, procedimientos y
requisitos del SGI
Reporte de incidentes – Reporte de ausentismo
Evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de
trabajo seguro. Reporte de actos, condiciones inseguras.
Actuación frente al cumplimiento de los programas y
controles.
Incumplimiento de los procedimientos de trabajo seguro.
Inconsistencias en el contenido o práctica de los
procedimientos por parte de subalternos.
Actuación frente al cumplimiento de las funciones y
responsabilidades. Novedades de peligros y riesgos,
aspectos e impactos ambientales.
Uso, pérdida o daño intencionado de los EPP, dotación, las
herramientas, maquinarias y equipos.
A QUIEN
Director / Jefe de UAA
Salud ocupacional – Jefe de la UAA
Director / Jefe de UAA
Coordinador SYSO
Coordinador SYSO y Coordinador
Ambiental
COPASO, Coordinador SYSO y
Coordinador Ambiental
Director y/o Jefe de UAA
Coordinador SYSO y Coordinador
Ambiental.
Jefe Inmediato. Coordinador SYSO.
AUTORIDAD
 Solicitar reposición de EPP, dotación, las herramientas, maquinarias y equipos si
evidencias un mal estado de estos.
 Solicitar información al personal bajo su cargo sobre el desempeño de las
actividades realizadas y el cumplimiento de las metas definidas.
 Verificar en el personal bajo su cargo la aplicación de los controles operacionales
definidos en las matrices SYSO, Ambiental y Legal.
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
Código: MDI.01
Versión: 11
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CARGO: FACILITADORES HSEQ
RESPONSABILIDADES
 Apoyar la implementación del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008,
NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004
 Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la institución
 Coordinar y cumplir con el desarrollo de los planes y programas del SGI
 Identificar los recursos necesarios para el desempeño del SGI
 Garantizar la comunicación entre la UAA y las Coordinaciones del SGI
 Revisar la documentación del SGI y difundir en los procesos las políticas, objetivos,
programas, procedimientos, los impactos y los peligros generados como resultado
del desarrollo de las actividades
 Presentar las necesidades de formación
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Informes de implementación y desempeño
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y
que adopte voluntariamente la institución
Gestión para el desarrollo del programa
Recursos del SGI
Comunicaciones
Documentos actualizados
Planes de formación
A QUIÉN
Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
AUTORIDAD
 Solicitar a los funcionarios información referente al cumplimiento de los lineamientos
del SGI
 Solicitar información del cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y
que adopte voluntariamente la institución
 Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos del SGI
 Solicitar las necesidades de formación
CARGO: FUNCIONARIOS
RESPONSABILIDADES



Cumplir con las políticas, objetivos, procedimientos y requisitos y lineamientos del
SGI
Aplicar los procedimientos de trabajo seguros de la institución y una cultura de
autocuidado
Adoptar un cultura de desarrollo sostenible, a través de la educación ambiental,
prevención de la contaminación y protección del ambiente
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO











Versión: 11
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Actualizar los datos personales y laborales cada vez que uno o varios de estos
afecten las condiciones de cumplimiento de su actividad
Apoyar la gestión del COPASO a través de la participación activa, identificación de
peligros, reporte de novedades, análisis de riesgos
Promover la protección, la de sus compañeros y de la institución conociendo,
analizando y cumpliendo los procedimientos de trabajo seguro
Reportar oportunamente las condiciones inseguras, riesgos potenciales o peligros
inminentes en los lugares de trabajo a su jefe inmediato, al COPASO y/o
coordinador SYSO
Comunicar inmediatamente la ocurrencia de incidentes y accidentes
Participar en las investigaciones de incidentes y accidentes cuando se le solicite
Conocer y aplicar el Plan de Emergencia y Contingencia de la institución
Dar cumplimiento a los requisitos legales, del beneficiario y otros que la
organización suscriba
Conocer los peligros y riesgos en SYSO, aspectos e impactos ambientales asociados
Participar y dar cumplimiento a los programas y controles asociados con los peligros
y riesgos en SYSO, y los aspectos e impactos ambientales identificados en su
actividad o unidad
Hacer uso de los elementos de Protección Personal, la dotación, las herramientas,
maquinarias y equipos, y garantizar su estado
RENDICIÓN DE CUENTAS
QUÉ
Cumplimiento de las políticas, objetivos, procedimientos
y requisitos del SGI
Evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de
trabajo seguro
Reporte de actos, condiciones inseguras
Evidenciar cumplimiento de procedimientos
Actualización de datos
Información relacionada con identificación de peligros,
reporte de novedades, análisis de riesgos
Incumplimiento de los procedimientos de trabajo
seguro. Inconsistencias en el contenido o práctica de los
procedimientos por parte de subalternos
El reporte realizado. Actuación frente al no reporte de
una condición insegura a pesar de tener conocimiento de
este
Reporte de incidente y accidentes
Informar a QUIÉN lo solicite la ejecución del MEDEVAC
Los hechos que ocasionaron el incidente
Resultados o novedades del procedimiento desarrollado
durante la emergencia o contingencia
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y
otros que la organización suscriba
A QUIÉN
Director/Jefe UAA
Director/Jefe UAA
Coordinador SYSO
Director/Jefe UAA
Coordinador Ambiental
Coordinador SYSO
COPASO
Coordinador SYSO
COPASO
Coordinador SYSO y Ambiental
COPASO
Jefe inmediato.
Coordinador SYSO y ambiental
COPASO.
Jefe inmediato.
Coordinador SYSO y ambiental
Equipo Investigador
Autoridades competentes
COPASO.
Coordinador SYSO
Director y/o Jefe UAA
Coordinadores SYSO y Ambiental
Código: MDI.01
MANUAL DE GESTIÓN
INTEGRADO
QUÉ
Actuación frente al cumplimiento de funciones y
responsabilidades
Novedades de peligros y riesgos, aspectos e impactos
ambientales
Actuación frente al cumplimiento de los programas y
controles
Uso, pérdida o daño intencionado de los EPP, dotación,
las herramientas, maquinarias y equipos
Versión: 11
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A QUIÉN
Director y/o Jefe UAA
Coordinadores SYSO y Ambiental
Coordinadores SYSO y Ambiental
Jefe inmediato. Coordinador SYSO.
AUTORIDAD
 Solicitar una revisión de los procedimientos de trabajo seguro a través del COPASO
 Solicitar información a través del COPASO sobre la gestión realizada ante la
condición reportada.
 Solicitar información sobre los resultados de la investigación del incidente de trabajo
 Solicitar información sobre los peligros y riesgos en SYSO, aspectos e impactos
ambientales asociados
 Solicitar información sobre los programas y controles asociados
Solicitar reposición de EPP, dotación, las herramientas, maquinarias y equipos si evidencia un
mal estado de estos.