C O N T E N I D O INFORME ESPECIAL Auditoría al Sistema de Tesorería del Sector Público (Parte I) ..................................................................... VIII-1 Auditoría al Sistema de Tesorería del Sector Público (Parte I) C.P.C. Juan Francisco Alvarez Illanes Miembro del Staff Interno de la Revista Actualida Empresarial Comisión de Auditoría Equipo encargado de auditar al Área de Tesorería Revisión de los EE.FF en la parte pertinente a la cuenta caja - bancos y el Estado de Flujos de efectivo. Evaluación de los sistemas de registro, información y control de tesorería. Aplicar los procedimientos de revisión analítica; análisis del origen de los recursos, aplicación y destino de los recursos, análisis comparativo, etc. Efectuar pruebas de cumplimiento unidad de caja, utilización del flujo de caja, conciliaciones bancarias, medidas de seguimiento, verificar el uso de formularios, sellos restrictivos, depósitos oportunos, etc. Aplicar pruebas detalladas de transacciones y saldos, confirmar montos, recursos financieros en poder de terceros, saldos, etc. Inicio del proceso Ejecución de Auditoría Financiera Instalación del equipo encargado de tesorería. Emisión de las cartas de requerimiento de información. Comprensión de las operaciones del Área de Tesorería (aplicación de los cuestionarios de control, interno, entrevistas al personal, observación, etc.). Diseño de procedimientos de revisión y pruebas de materialidad. - Aplicación de comparaciones, cálculos, indagaciones, inspecciones y observaciones. Evaluación del control interno y su estructura. Evaluación del riesgo de Auditoría. Aplicación del plan de Auditoría en la parte pertinente (objetivos específicos). En base a los resultados de la evaluación del riesgo de Auditoría, de los cuestionarios de control interno y de la aplicación de las pruebas de materialidad se deberá: Realizar exámenes a las áreas críticas. Aplicando los programas de Auditoría. Las respectivas pruebas de control. Las pruebas sustantivas: - Arqueos-confirmaciones-conciliacionesrevisión de transacciones - cortes de movimiento - comprobación de valua ciones y valoraciones , etc. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN Lima, 30 de Enero del 2005 CARTA N° ............ - 2005/Alvarez y Llosa S.C. Sociedad de Auditoría Señor: ASUNTO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN N° 01 REF.: OFICIO N° DE EXAMEN A LOS EE.FF. Tengo el agrado de dirigirme a usted a fin de solicitarle información a efectos de realizar la auditoría a los EE.FF. de los periodos 1993-2004; por lo que, se requiere con suma urgencia los siguientes documentos de gestión y otros. Para nuestro archivo permanente, representación, evaluación documentaria: TESORERIA 1 . Manual de Organización y funciones. 2 . Manual de Procedimientos. 3 . Relación de cuentas corrientes y de ahorro del periodo a examinar. 4 . Libro Caja Bancos. 5 . Registro Auxiliares por Cuenta Corriente y Fuente de Financiamiento. 6 . Conciliaciones Bancarias. 7 . Archivo de notas de cargo y abono. 8 . Archivo de papeletas de depósito Bancario. 9 . Archivo de extractos Bancarios. 10. Archivos de comprobantes de pago del periodo a examinar. 11. Archivo de comprobantes de ingreso o recibos de Ingreso a Caja de los meses de enero a diciembre del 2003-2004. 12. Flujos de Caja Financiero de enero a diciembre 2003-2004. 13. Análisis de Gastos pagados por adelantado y anticipos concedidos. 14. Libro Auxiliar de Rendiciones del FPPE o reportes mensuales de rendiciones del FPPE. 15. Relación de préstamos obtenidos y sus respectivas resoluciones de aprobación. 16. Resolución auditoritativa del Director de Tesorería para firma de cheques. 17. Relación de Cartas Fianzas recibidos durante el periodo a examinar. 18. Diagramas de flujo de las operaciones que realiza el área de Tesorería. 19. Cuadro detallado de la organización del área de Tesorería. 20. Relación de funcionarios y directores que tuvieron y tienen la administración de tesorería, con indicación de cargo, periodo y dirección domiciliaria actual. 21. Copia de los informes emitidos por acciones de control y auditoría efectuados al Área de Tesorería. 22. Otros documentos relativos al área. VIII AUDITORÍA FINANCIERA-PROCEDIMIENTOS Auditoría a Caja - Bancos La Auditoría que se ha de realizar a la Cuenta Caja - Bancos, básicamente se refiere al Activo representado por dinero en efectivo y/o valores (equivalente de efectivo) de los cuales se puede disponer en cualquier momento saldos de caja o saldos que se encuentren depositados en bancos, debiéndose verificar. a. Contenido de la Cuenta Incluye el dinero en efectivo existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias y/o otros valores equivalentes de efectivo, se trata de activos que tienen poder cancelatorio legal e ilimitado y son utilizados en el giro habitual de las operaciones. b. Valuación Las disposiciones en moneda nacional, se determinan por su valor nominal. Las disponibilidades en moneda extranjera se revelan al tipo de cambio de cierre del periodo aplicable a las transacciones de compra o tipo de cambio compra, estas últimas generan un resultado de. nominado diferencia. de cambio. c. Aspecto de exposición Los saldos de caja y bancos se pondrán como disponibilidades de corto plazo en función de características ,de liquidez y poder cancelatorio. Consideraciones de Auditoría sobre aspectos significativos. Debe considerarse el impacto que puedan causar en el trabajo de Auditoría: Verificar el método de identificación y exposición de las restricciones sobre saldos de caja y bancos. Verificar el método de identificación y contabilización de los acuerdos de saldos compensatorios. Presentación y análisis de los sobre giros bancarios. Tratamiento de valores a depositar en el circuito de registro contable y su reflejo en los EE.FE. d. Objetivos de la Auditoría caja - bancos Objetivos Generales: - Formarse una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas de tesorería al conjunto de los EE.FF. (Balance General, F-I y Estados de Flujos de Efectivo, F-4). - Comprobar que los recursos financieros, existen y se encuentran disponibles para su utilización en las actividades y proyectos de la entidad (Aseveración es: existencias e integridad). - Comprobar que el registro y control de las transacciones financieras y los saldos bancarios se concilian con los registrados, en los libros auxiliares (aseveraciones: valuación, presentación y revelación). Objetivos Específicos - Evaluar la razonabilidad de los sistemas de control interno establecidos por la entidad en las transacciones de tesorería. A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N° 74 I N F O R M E E S P E C I A L PRIMERA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004 AREA AUDITORIA AREA AUDITORIA 8111-1 VIII INFORME ESPECIAL PRIMERA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004 - Verificar que los fondos de tesorería son auténticos y no existen omisiones. - Revisar las conciliaciones bancarias realizadas a la fecha del cierre para evaluar la razonabildad de los saldos de tesorería. - Comprobar los saldos de mayor auxiliar, balance constructivo y los registros auxiliares de bancos. - Verificar los ingresos, transferencias de fondos y pagos en los últimos días del ejercicio y primeros del ejercicio siguiente para clasificar si el periodo de registro ha sido el acumulado. - Verificar si los saldos corresponden a: la cuenta respectiva el periodo y el importe. - Comprobar la adecuada clasificación de los saldos que no son de libre disposición. - Verificar que las notas a los EE.FF auditados contienen la información mínima requerida. - En cuanto a los sobre giros bancarios, verificar su razonabilidad a las necesidades de la entidad. - Asegurase que el efectivo se haya registrado de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. - Comprobar que el efectivo se haya presentado y revelado adecuadamente en el balance general (F-I) Y el Estado de flujos de efectivo (F-4). EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO El equipo de Auditoría debe brindar especial atención a los procedimientos de control establecidos en el objeto de asegurar integridad, validez y exactitud de los fondos. A. Verificar la adecuada segregación de funciones Los empleados que manejan dinero en efectivo, deben tener supervisión continua, por personas responsables y se debe realizar arqueos sorpresivos. Los empleados que manejan fondos no deben tener acceso a los registros contables. B. Comprobar el adecuado control sobre la captación de ingresos diarios Verificar la segregación de funciones entre el empleado que realiza el cobro (tesorería) y ,el empleado que emite los recibos de ingresos (áreas de rentas). Comprobar si se elabora un reporte diario de ingresos emitido por la oficina de rentas y el ingreso recibido por caja y si el reporte por caja coinciden con el depósito a bancos. C. Verificar el adecuado control sobre la emisión de cheques y/o salidas diarias de efectivo Comprobar, si previamente a la emisión de cheques respectivo se realiza control previo de la compra o servicio que se paga, mediante la revisión de los documento sustentatorios, autorizaciones efectuados, conformidad de 8111-2 INSTITUTO DE la recepción de bienes y/o servicios. D. Verificar si los comprobantes de pago están debidamente autorizados, firmados, sellados y sustentados E. En cuanto a los talonarios de cheques, estos deben estar custodiado por personas responsables y afianzadas. F. Los cheques anulados deben ser parcialmente destruidos, guardando en el talón la numeración del cheque que justifique dicha anulación. G. Comprobar la elaboración periódica de las conciliaciones bancarias. H. Comprobar él control establecido para la recepción de dinero en efectivo. I. Respecto a los sobregiros bancarios, verificar si existen adecuada autorización. J. Fondo para Pagos en Efectivo (Fondo Fijo) (NTCI 230-10) K. Fianzas; el manejo de fondos y/o cheques requiere estar afianzado (230-04). L. Firmas mancomunadas. Los cheques deben ser expedidos siempre con dos firmas. LL. Firmas Autorizadas. A través de la Alta Dirección y funcionarios responsables se autorizan las firmas. M.Verificar si los depósitos son diarios. N. Lo recaudado y otros tipos de captación de ingresos deben depositar al día siguiente en forma permanente. O. Arqueos. De caja periódicos y conciliaciones bancarias en forma regular. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL Factores de riesgo Procedimientos de Auditoría a aplicar 1. La Entidad realiza cambios continuos de cuentas corrientes y de ahorros. 2. Los montos transferidos entre bancos (Transferencias internas) son frecuentes no se encuentran adecuadamente autorizados. 3. Realización de transferencias de egresos de fondos significativos cercanas al cierre del periodo. 4. Volumen, tipo y valor de ingresos y egresos de fondos que fluctúan significativamente. 5. La protección física del efectivo en caja no son adecuados. 6. Las conciliaciones bancarias son inoportunas o no son adecuadamente revisadas. 7. Los cheques pendientes de cobros no son adecuadamente controlados ni se realizan un adecuado seguimiento. 8. Las cobranzas significativas de las cajas periféricas no son inmediatamente transferidas y depositadas a caja central. 9. No existen autorizaciones y límites de aprobación de egresos de fondos. 10. Ausencia de ajustes en las partidas de conciliación originan errores. 11. Los documentos provisionales se consideran como parte de la rendición del FEPP. 12. Falta de unidad de caja en la administración de fondos. 13. Existencia de faltantes de efectivo en forma periódica. 1. Se deberá rastrear y analizar las autorizaciones verificando la causas que las motivan. 2. Revisar y analizar las transferencias internas e indagar sobre su frecuencia, su motivación y autorización. 3. Revisar la documentación sustentatoria de transacciones significativas y efectuar pruebas de corte de las operaciones. 4. Análisis detallado de operaciones relevantes, comprobación de origen y destino de los fondos. 5. Inspeccionar las seguridades que se han establecido para proteger los fondos en efectivo. 6. Efectuar reconciliaciones bancarias y comprobar los saldos bancarios especialmente los que se revelan en los EE.FF. al cierre del ejercicio. 7. Verificar y rastrear los cheques pendientes de cobro y recomendar su anulación en los casos comprobados de pérdida o sustracción. 8. Conciliar la integración y depósito de cajas periféricas para comprobar que no tengan lugar irregularidades en el manejo de fondos. 9. Indagar la frecuencia y los beneficiarios de los egresos y la aplicación del gasto para comprobar la veracidad de las transacciones e integridad de las transacciones. 10. Verificar el control sobre entradas y salidas diarias de efectivo. 11. Inspeccionar el depósito integro e inmediato de la captación de los recursos financieros. 12. Verificar la aprobación de las firmas autorizadas y que éstas deben ser mancomunadas. 13. Verificar la autorización previa de las salidas de dinero mediante cheques y su correspondiente sustentación documentaria. 14. Indagar sobre las políticas establecidas para la segregación adecuada de funciones, custodia, pago de fondos, registro y control. 15. Comprobar la fianza otorgada para el personal que maneja dinero en efectivo. 16. Verificar la existencia de registros adecuados con la finalidad de obtener información oportuna. 17. Confirmar el establecimiento de arqueos periódicos y sorpresivos. 18. Verificar la existencia de conciliaciones periódicas. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD A VERIFICAR Aseveraciones Veracidad Integridad Valuación y Exposición Existencias Cuantificación Disponibilidad INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO Acciones a realizar/comprobar/y verificar que: Los saldos de caja representan efectivo en mano o entregado en depósito a bancos y los saldos negativos de bancos, representan sobre giros o avances en cuenta corriente. Todos los saldos de Caja y Bancos están adecuadamente representados e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. Los saldos de Caja - Bancos reflejan los hechos y circunstancias que afectan valuación, incluyendo las modificaciones en el tipo de cambio de los saldos en moneda extranjera. Las disponibilidades ha sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descritas y se han expuesto en todos sus aspectos necesarios para una adecuada comprensión. Inspeccionar que los activos y pasivos señalados y revelados en los estados financieros existen a una fecha dada. Verificar que las transacciones señaladas han sido registrados por su monto apropiada y los ingresos y gastos han sido asignados al periodo que corresponden. Los fondos no deberán estar comprometidos o restringidos. ... continuará en la siguiente edición