SVE Actividades 2. Cuestiones internas y administrativas

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2. Cuestiones internas y administrativas
2.3 Gestión - Métodos
Funciones de Gestión
La gestión opera mediante diversas funciones:
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Planificación: decidir lo que debe suceder en el futuro (hoy, la semana
que viene, el mes que viene, el año que viene, en los próximos 5 años,
etc. ) y generar planes de acción
Organización/aplicación: utilización óptima de los recursos necesarios
para permitir la realización con éxito de los planes
Dotación de personal: análisis de puestos, reclutamiento y contratación
de personas para puestos de trabajo apropiados
Liderazgo: determinar qué es lo que debe hacerse en una situación y
hacer que la gente lo haga
Motivación: el proceso de estimular al individuo para tomar medidas
que van a alcanzar un objetivo deseado
Control: supervisión, vigilar el progreso realizado en comparación con los
planes
La función de planificación se trata en el módulo 2.3 - Introducción, y en el módulo
2.4 . La función de dotación de personal se trata en el módulo 2.2.2 .
Operaciones
Una de las funciones básicas de gestión de un organismo de estadística es la gestión de
operaciones, dicho simplemente: hacer que las cosas se hagan. Esto requiere de
organización/aplicación, liderazgo, motivación y control.
La gestión de las operaciones tiene que ver con la producción de bienes y servicios de calidad, e
implica la responsabilidad de garantizar que los procesos de negocios sean eficientes y eficaces.
La gestión de procesos es el conjunto de las actividades de planificación y monitoreo del
desempeño de un proceso. A veces, la gestión de procesos incluye un rediseño de procesos. La
gestión de procesos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y
sistemas para definir, visualizar, medir, controlar, reportar y mejorar los procesos con el
objetivo de satisfacer las necesidades del cliente. Algunas personas han dicho que es diferente
de la gestión de programas en que la gestión de programas se refiere a la gestión de un grupo
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de proyectos interdependientes. Pero desde otro punto de vista, la gestión de procesos incluye
la gestión de programas.
La gestión de procesos de negocios (GPN) es un campo de la gestión que aboca a alinear a las
organizaciones con los deseos y las necesidades de los clientes. Es un enfoque de gestión
empresarial que promueve la eficacia y la eficiencia de los negocios al tiempo que se esfuerza
por la innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología. La gestión de procesos de
negocios intenta mejorar los procesos continuamente. Por lo tanto, podría ser descrito como
"optimización de procesos".
Un proceso de negocios es "un conjunto de actividades estructuradas relacionadas entre sí que
producen un servicio o un producto que satisfaga las necesidades de un cliente". Estos procesos
son esenciales para cualquier organización, ya que representan una proporción significativa de
los costos. Los procesos de negocios centrales de un organismo de estadística son el acopio de
datos (recopilación de datos), el flujo de transferencia de datos (transformación de datos
básicos en datos estadísticos), y la producción de datos (difusión).
A pesar de que el objetivo inicial de la GPN era la automatización de los procesos de negocios,
desde entonces se ha ampliado para integrar los procesos impulsados por el elemento humano,
en los que la interacción humana tiene lugar en serie o en paralelo con los procesos
mecanicistas. Una forma común es aquella en que cada uno de los pasos a realizarse en el
proceso de negocios que requiere de intuición o juicio humanos se asigna a los miembros
apropiados de una organización. Las formas más avanzadas tales como la gestión de la
interacción humana se encuentran en la compleja interacción entre los trabajadores humanos
para desempeñar una tarea de grupo. En este caso muchas personas y sistemas interactúan en
formas estructuradas, ad hoc, y a veces totalmente dinámicas de llevar a cabo una o muchas
transacciones.
Las actividades de gestión de procesos de negocios pueden ser agrupadas en cinco categorías:
diseño, modelado, ejecución, Monitoreo y optimización.
Diseño de procesos
El diseño de procesos abarca tanto la identificación de los procesos existentes como el diseño
de procesos futuros. Las áreas centrales son: representación del flujo de procesos, actores en
su interior, procedimientos operativos estándar, y acuerdos de nivel de servicio. Un buen
diseño reduce el número de problemas en el período de duración del proceso. Ya sea que se
tenga en cuenta los procesos, o no, el objetivo de esta etapa es garantizar que se prepare un
diseño teórico correcto y eficiente.
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Entre las implicaciones para un organismo de estadística se encuentra la necesidad de
documentar cuidadosamente la recopilación de datos, el procesamiento de datos y los
procedimientos de la difusión de datos, incluyendo controles de calidad, instrucciones para los
entrevistadores y supervisores, para los editores de datos, analistas de datos, y personal
encargado de las tareas de difusión.
Modelado
El modelado toma el diseño teórico y presenta diferentes combinaciones de variables, por
ejemplo los cambios en el costo de los materiales o el aumento del alquiler, que determinan la
forma en que el proceso podría funcionar en diferentes circunstancias. También implica
ejecutar el "análisis qué pasa si" a los procesos: "¿Qué pasa si tengo 75% de los recursos para
hacer la misma tarea? ", "¿Qué pasa si quiero hacer el mismo trabajo con un 80% del costo
actual?".
Las implicaciones para un organismo de estadística comprenden el desarrollo de las diferentes
alternativas de diseño y sus implicaciones en cuanto a costo y calidad de los datos (diferentes
modelos de muestreo, combinación de datos de encuestas y datos administrativos, diferentes
procedimientos de edición de datos, diferentes procedimientos de control de calidad,
microedición vs. macroedición, etc. ).
Ejecución
Una de las maneras de automatizar los procesos es desarrollar o adquirir una aplicación que
ejecuta los pasos necesarios para el proceso; sin embargo, en la práctica, estas aplicaciones rara
vez ejecutan todos los pasos del proceso con exactitud o enteramente. Otro método es utilizar
una combinación de software e intervención humana; sin embargo, este enfoque es más
complejo, y dificulta el proceso de documentación.
En los organismos de estadística, una combinación de software y juicio humano es casi siempre
necesaria. Entre los paquetes estadísticos genéricos más conocidos están: SPSS, SAS, Stata,
Superstar, y Blaise.
Para mayor información ir a:
http://www.spss.com/
http://www.sas.com/technologies/analytics/statistics/index.html
http://www.stata.com/
http://altaplana.com/SuperSTAR.html
http://www.cbs.nl/en-GB/menu/informatie/onderzoekers/blaise-software/default.htm
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Monitoreo
El monitoreo abarca el seguimiento de los procesos individuales, de modo que la información
sobre su estado pueda apreciarse fácilmente, y también pueden aportarse estadísticas sobre la
ejecución de uno o más procesos. Esta información puede emplearse para trabajar con clientes
y proveedores con el fin de mejorar sus procesos interconectados. Ejemplos de las estadísticas
son la generación de medidas sobre cuán rápidamente es procesado el pedido de un un cliente
o cuántos pedidos fueron procesados en el último mes. El grado de monitoreo depende de qué
información desea evaluar y analizar el negocio.
Para los organismos estadísticos, las implicaciones son: documentar procesos a través de
sistemas de presentación de informes sobre cuestiones tales como el número de cuestionarios
enviados a los informantes en un período de tiempo determinado, entrevistas concluidas,
cuestionarios devueltos, cuestionarios editados, etc.
Optimización
La optimización de los procesos comprende: recolectar información sobre el desempeño de la
fase de modelaje o de monitoreo; identificar los cuellos de botella potenciales o reales y las
posibles oportunidades de ahorro u otras mejoras; y entonces, aplicar dichas mejoras al diseño
del procesos.
Las implicaciones para los organismos estadísticos son: el análisis de los datos de monitoreo, el
análisis de la productividad de los individuos y equipos, etc.
Liderazgo y motivación
Liderazgo es tal vez la palabra más usada en la literatura gerencial moderna . En los últimos
años los términos "gestión y liderazgo han sido tan estrechamente relacionados que los
individuos en general piensan en ellas como si fueran sinónimos. Sin embargo, mientras que la
gestión consiste en hacer funcionar una organización, una definición de liderazgo es como
sigue: "El proceso de influir en las personas mientras se encuentran operando para satisfacer
los requisitos organizativos y mejorar la organización a través del cambio".
Para mayor información ir a:
http://en.wikipedia.org/wiki/Leadership#Leadership_in_organizations
Por lo tanto, la motivación es parte del liderazgo. La motivación integra el uso de incentivos y
métodos adecuados para apoyar a los individuos o a grupos de ellos en un trabajo eficaz con
miras al cumplimiento de una tarea y a la resolución de conflictos y desacuerdos. Aunado a la
influencia, la motivación implica dar facultades a los jóvenes líderes y trabajadores para lograr
sus metas y recompensar adecuadamente sus esfuerzos, cuando alcanzan sus objetivos.
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La motivación es la combinación del deseo de una persona y la energía dirigida a lograr una
meta. Es la causa de la acción. La motivación de una persona depende de dos cosas: 1) la fuerza
de ciertas necesidades y 2) la percepción de que emprender determinada acción contribuye a
satisfacer esas necesidades. Las personas pueden ser motivadas por fuerzas tales como
creencias, valores, intereses, miedo, y causas valiosas. Algunas de estas fuerzas son internas,
como las necesidades, los intereses y las creencias. Otras son externas, como el peligro, el
entorno, o la presión. Existe un complejo conjunto de fuerzas que orientan la dirección de cada
persona y esas fuerzas no siempre pueden ser percibidas o estudiadas. Además, si las mismas
fuerzas marcan una dirección a dos personas diferentes, cada una puede actuar de manera
diferente. El saber que cada persona puede reaccionar a diferentes necesidades orienta las
decisiones y acciones en determinadas situaciones.
Haga posible que las necesidades de un equipo coincidan con las necesidades de la
organización. Casi todo el mundo está influenciado por las necesidades de seguridad en el
empleo, promoción, aumentos salariales, y aprobación de sus compañeros y/o dirigentes.
También los influencian fuerzas internas como los valores, la moral y la ética. De modo
semejante, la organización necesita buena gente en una amplia variedad de puestos de trabajo.
Asegúrese de que los equipos estén capacitados, tengan estímulos, y la oportunidad de
progresar. Asegúrese también de que la manera de hacer negocios posea los mismos valores, la
misma moral y principios éticos que el líder busca en los demás. Si los asuntos se llevan a cabo
en forma deshonesta, los equipos serán deshonestos para con el líder, ya que ésa será la clase
de gente que él/ella atraerá.
Para mayor información ir a:
http://www.nwlink.com/~Donclark/leader/leader.html
Algunos aspectos de la gestión se tratan en otros módulos.
Gestión de los recursos humanos, véase el Módulo 2.2.2.
Gestión estratégica, véase el Módulo 2.3.
Gestión de comercialización, véase el Módulo 7.
Gestión financiera, véase el Módulo 1.2.
Gestión de las tecnologías de la información, véase el Módulo 5.3 .
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