Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria para la

HERRIZAINGO SAILA
DEPARTAMENTO DE INTERIOR
Segurtasun Sailordetza
Baliabide Orokorren Zuzendaritza
Viceconsejería de Seguridad
Dirección de Recursos Generales
SISTEMA INTEGRADO PARA LA GESTIÓN
DE CENTROS ARCHIVÍSTICOS DEL ÁREA
DE DOCUMENTACIÓN DEL DPTO. DE
INTERIOR
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
Erandio, 30 de noviembre de 2006
Larrauri Mendotxe bidea, 18 – 48950 ERANDIO (Bizkaia)
Tel. 94 60780 00 – Fax 94 60783 02
TABLA DE CONTENIDOS
1.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
2.
OBJETO DEL CONTRATO ............................................................................................................ 1
3.
CONTENIDO DE LAS PRESTACIONES ...................................................................................... 2
4. ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CENTROS
ARCHIVÍSTICOS...................................................................................................................................... 3
4.1 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL SISTEMA................................................................ 3
DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO ............................................................................................ 3
CONSULTAS Y ACCESO A LOS FONDOS ...................................................................................................... 3
GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................................ 4
GESTIÓN DE USUARIOS, CONSULTAS Y PRÉSTAMOS .................................................................................. 4
GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ........................................................................................ 5
GESTIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA .......................................................................................................... 5
SERVIDOR WEB ........................................................................................................................................ 5
4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ................................................................................................... 5
5.
CONDICIONES GENERALES ....................................................................................................... 7
5.1
EJECUCIÓN DE LAS PRESTACIONES Y PLAZO ............................................................................... 7
5.2
PLAZO DE GARANTÍA .................................................................................................................. 7
Área de Planificación –D.T.I.T.
-i-
430952451.doc - 15/11/2015
1. INTRODUCCIÓN
El sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad, desde hace más de un año ha
iniciado la transferencia de fondos desde los archivos administrativos al Archivo
Central. Ello requiere la disponibilidad de un sistema que permita el control y
descripción de los fondos, y a su vez permita gestionar el préstamo de los mismos.
Para que las tareas mencionadas sean realizadas eficazmente, es necesario disponer de
un único sistema que permita gestionar de una forma integral todos los archivos que
conforman el sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad, incluida la
automatización del movimiento de fondos.
2. OBJETO DEL CONTRATO
El objetivo del presente contrato es disponer de un único sistema centralizado para la
explotación de la información, que permita gestionar de una forma integral todos los
archivos que conforman el sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad,
incluida la automatización del movimiento de fondos, con la posibilidad de trabajar la
documentación y poder realizar el paso por sus distintas etapas (activa, semiactiva e
inactiva).
El Sistema Integrado para la Gestión de Centros Archivísticos, deberá permitir el
almacenamiento y recuperación de la información, realizando la descripción de los
documentos siguiendo los estándares y normas internacionales, y será integrable con
otras aplicaciones existentes en la organización, tales como el Registro de
correspondencia o Gestión de expedientes.
El sistema deberá ofrecer la posibilidad de integración con el actual sistema de gestión
bibliotecaria Absyss, compartiendo los mismos módulos de gestión multimedia.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-1-
15/11/2015
3. CONTENIDO DE LAS PRESTACIONES
En la oferta se deberá incluir un Plan de Trabajo en el que se señalará la metodología de
realización del proyecto y las distintas actividades a realizar con plazos de realización,
configuración del equipo de trabajo y entorno de realización del Proyecto.
El objeto del presente contrato, comprende las siguientes prestaciones:
1. Suministro e instalación de:
-Un sistema integrado de gestión de centros archivísticos, versión cliente /
servidor, para el entorno Windows Server / Unix , licencia 5 usuarios, Servidor
web, y Servidor de objetos multimedia.
Como requisitos previos a la instalación, las ofertas precisarán, con todo detalle,
las condiciones ambientales, requisitos de alimentación eléctrica, preinstalaciones
necesarias, configuraciones mínimas de los puestos, etc. que se consideren
necesarias para la adecuada instalación de sus productos.
2. Migración del actual Sistema soportado en BD Access y Knosys al nuevo Sistema.
Se deberá realizar la migración del actual Sistema soportado en BD ACCESS y
KNOSYS, procediendo a la recuperación y carga de los datos actuales en el nuevo
sistema.
3.
Formación y Asistencia Técnica.
. 1 Curso de administrador para 2 asistentes, en las dependencias del cliente.
. 1 Curso general de usuario , en las dependencias del cliente (10 asistentes)
Se deberá detallar para cada curso:
-
Lugar de celebración del curso
-
Horas lectivas
-
Perfil de las personas a las que va dirigido
-
Conocimientos previos requeridos
-
Material de apoyo
-
Número de asistentes cubiertos
La oferta deberá contener el número de jornadas que el ofertante pone a
disposición del Departamento de Interior en concepto de Asistencia Técnica,
especialmente orientada a la correcta parametrización de los productos,
evaluación de su rendimiento, ajuste e integración.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-2-
15/11/2015
4. ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO
GESTIÓN DE CENTROS ARCHIVÍSTICOS
DE
4.1 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL SISTEMA
Descripción de los fondos del archivo
El diseño del módulo de descripción se ajustará a las actuales prescripciones
establecidas en las Normas internacionales ISAD (G) e ISAAR (CPF), en su 2ª edición.
En el caso de que estas Normas sigan sufriendo variaciones, evidentemente se
incorporarían para redefinir de nuevo la base de datos.
Principales características a cubrir:
Capacidad para albergar descripciones asociadas a los diferentes niveles lógicos y
físicos de que se compone cada uno de los fondos del archivo: secciones, series,
unidades de localización, unidades documentales, documentos, etc.
1. Permitir dar de alta, copiar, modificar o eliminar descripciones archivísticas.
2. La actualización de la base de datos debe ser completamente interactiva.
3. Los procesos interactivos deberán poder ser complementados por otros de tipo batch
para funciones de mantenimiento, actualización y homogeneización de puntos de
acceso contra autoridades, la elaboración de instrumentos de descripción a partir de
todo un fondo o de una búsqueda previa, la incorporación al fondo en cuestión de
los elementos llegados por transferencia, etc.
Consultas y acceso a los fondos
Principales características de las búsquedas a cubrir:
Conversión de mayúsculas / minúsculas y eliminación de signos diacríticos.
Utilización de gran variedad de operadores, tanto “booleanos” como posicionales.
Presentación de los resultados en diversos formatos, incluyendo la información de si
las descripciones que se corresponden con las agrupaciones físicas están o no
disponibles para ser consultadas o prestadas.
Información de referencias cruzadas en los campos de autoridad.
Búsqueda en uno o varios campos o en texto completo mediante cualquier término
de la descripción, siempre que no se haya definido como vacío.
Posibilidad de acotación de las búsquedas cuando éstas arrojan un resultado superior
al deseado.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-3-
15/11/2015
Conservación transitoria de los resultados de una consulta para su posible
combinación.
Utilización de todo tipo de truncamientos y activación por defecto del operador
booleano o posicional seleccionado por el administrador para enlazar los campos en
las búsquedas asistidas.
Posibilidad de acotación de conjuntos por fechas, signatura topográfica, tipología
documental, estado de conservación, lengua, o cualquier otra condición susceptible
de ser reducida a una sentencia de búsqueda en la base de datos.
Transferencia a papel (impresión), o salvar en un fichero del PC, de la información
visualizada en pantalla.
El acceso de los usuarios externos se realizará en un entorno web. Cuando se haga
referencia al módulo web se describirá su funcionamiento.
Gestión documental
El objetivo principal del módulo de gestión documental es dotar al sistema de las
funciones necesarias para el control del ciclo vital de los documentos y de los
procedimientos administrativos que dicho control conlleva: el traslado de las unidades
de descripción relacionadas con las piezas documentales que se transfieren a otros
archivos, que se reciben desde otros archivos, o aquellas que se eliminan físicamente.
Gestión de usuarios, consultas y préstamos
Este módulo, básicamente, realizará el control y registro de las consultas realizadas en
los fondos documentales del archivo por parte de ciudadanos, investigadores y personal
de organismos administrativos.
En resumen, sus funciones persiguen la consecución de los siguientes objetivos
concretos:
Facilitar el acceso al documento de forma rápida, cómoda y eficaz.
Control de la seguridad, la integridad y la conservación de los documentos
originales, teniendo en cuenta su carácter de únicos.
Racionalizar los recursos del archivo y ofrecer mejor servicio.
Servir de base para la programación y evaluación del servicio a través de la
obtención de productos estadísticos e informes.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-4-
15/11/2015
Gestión de la configuración del sistema
En este módulo se fijarán los valores necesarios para adecuar la aplicación a las
necesidades concretas de cada sistema de archivos y se realizarán las funciones de su
mantenimiento y administración. Igualmente se realizarán desde este módulo ciertas
labores de administración de la aplicación, como las relativas a la definición de ciertos
parámetros de control para el lanzamiento de procesos automáticos.
Gestión de objetos multimedia
Principales características del módulo multimedia:
actúará con dispositivos de entrada compatibles con el estándar twain, lo que
permitirá trabajar con diversos modelos del mercado,
utilización y configuración a medida de las opciones propias de digitalización
twain.
gestión completa: captura, almacenamiento, búsqueda y extracción,
asociación a las descripciones individualmente o por grupos, con posibilidad de
confeccionar multipáginas a modo de índice de objetos,
aplicación de filtros que permiten cambiar el aspecto, mover, rotar, modificar
colores y aplicar multitud de efectos que pueden mejorar la legibilidad del objeto,
incorporación de imágenes ya almacenadas en cualquier soporte (disco duro, cdrom, etc.) para asociarlas a descripciones archivísticas.
Servidor web
El fin del módulo web es ofrecer acceso a los usuarios externos del archivo, bien de
forma libre (con las restricciones generales a la información que se hayan definido en el
proceso de descripción) en internet, bien de forma restringida a los perfiles previstos en
intranet.
Además, incluirán una serie de características especiales: utilización de
clientes/browsers estándar, posibilidad de parametrización estética de la interfaz,
utilizando técnicas y herramientas HTML, Java, XML, ..., vinculación con otras páginas
o direcciones http que permiten dar información suplementaria de información sobre la
entidad, acceso a otros archivos o servidores web de interés, etc.
4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las características técnicas del software que posibilite el mantenimiento de las
especificaciones funcionales indicadas deberá permitir:
Un sistema multipuesto sobre una red de Area Local con Protocolo TCP/IP, que soporte
formato WEB para su funcionamiento en un entorno de Intranet.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-5-
15/11/2015
Los puestos de trabajo clientes serán estaciones con Sistema Operativo Windows.
El Sistema de Gestión de Bases de Datos soporte del Sistema de Gestión Bibliográfica
deberá ser uno homologado para ese entorno, preferentemente ORACLE.
Se deberá incluir el suministro e instalación del SW de base de datos relacional (en su
versión actualizada), proporcionando un nº de licencias similar al requerido para el
propio programa de Gestión Bibliotecaria.
Las licencias pasarán a ser propiedad del Gobierno Vasco.
El Sistema deberá ser parametrizable de forma que pueda acomodarse a las necesidades
y requerimientos de los responsables
Al Sistema accederán puestos de trabajo para realizar funciones de administración del
Sistema, así como puestos de trabajo de los Departamentos conectados en red local y
que únicamente realizarán funciones de consulta al sistema.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-6-
15/11/2015
5. CONDICIONES GENERALES
En este apartado se fijan las condiciones generales aplicables al expediente.
El contratista será responsable del buen funcionamiento de los suministros y de los
requerimientos específicos del presente pliego.
5.1
Ejecución de las prestaciones y plazo
El Sistema integrado de gestión de centros archivísticos será suministrado e instalado en
las dependencias que el Dpto. de Interior indique al adjudicatario.
Los suministros se realizarán según lo indicado en el presente pliego de prescripciones
técnicas.
El Gobierno Vasco, mediante la oportuna notificación, señalará el comienzo de la
ejecución del contrato, con el fin de que el contratista pueda proceder a la misma.
El plazo de ejecución del presente expediente será de seis meses.
5.2
Plazo de garantía
Todos los bienes y servicios ofertados estarán garantizados contra errores de
programación e instalación durante un año. Además, para todos aquellos extremos no
cubiertos expresamente por la garantía, se incluirá un mantenimiento de un año, aunque
no sean de su propia elaboración, cubriendo como mínimo:
Mantenimiento preventivo trimestral.
Mantenimiento correctivo del Sistema. Tiempo de respuesta máximo de 24 horas.
Se valorará la existencia de un servicio de mantenimiento on-line.
Puesta al día de la tecnología y actualización de las versiones de los productos, inclusive
manuales y demás documentación asociada.
Área de Planificación –D.T.I.T.
-7-
15/11/2015