Pabón Valencia, Jorge E

Pabón Valencia, Jorge E
Pabón Valencia, Jorge E. -- “Los servicios archivísticos”. --En: Nuestra palabra : textos archivísticos
panamericanos. – Lima : Instituto Panamericano de Geografía e Historia. Comité de Archivos, 1996.-- p.
111-119.
Los servicios archivísticos
Jorge E. PABÓN VALENCIA
Ecuador
1.
Concepto e importancia
1.1 Concepto
El Diccionario de la lengua española define al término servicio como “mérito que se hace sirviendo al
Estado o a otra entidad o persona”, “utilidad o provecho que resulta a uno de lo que otro ejecuta en
atención suya”, “organización y personal destinados a cuidar intereses o satisfacer necesidades del
público o de alguna entidad oficial o privada”, “función o prestación desempeñadas por esta organización
y su personal.”
El mismo diccionario define como archivístico lo que pertenece o es relativo a los archivos.
De estos conceptos se puede concluir que “los servicios archivísticos” comprenden aquellas
actividades tendientes a satisfacer los requerimientos de información documental de aquellos usuarios de
los archivos administrativos e históricos.
Referirse a los servicios archivísticos nos lleva a pensar en las distintas fases que se cumplen
dentro del proceso archivístico: acopio, organización, descripción, selección, conservación y por
supuesto el “servicio”.
Sin embargo, es necesario resaltar que el servicio, más que una parte de este proceso, es el fin
culminante de aquellos esfuerzos en los que permanentemente se empeñan los archivos y los archiveros.
El servicio archivístico es la culminación de todo un proceso y consiste en poner a disposición
de los usuarios los documentos de cada entidad con fines administrativos o de investigación.
1.2 Importancia
Visto así, no es difícil advertir la importancia que adquiere la actitud de los archiveros en el
momento culminante de "servir” la información a quien la necesite, sea con fines administrativos, de
investigación o personales.
De todas las funciones que cumple un arcivero (administrativas y operativas), la que el usuario
puede palpar a simple vista es la del servicio y según como sea atendido juzgará la bondad o deficiencia
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de un archivo.
Gran parte de los servicios públicos (inscripciones de nacimiento y defunción, extensión de documentos
de identificación personal, certificaciones, servicios sociales, de salud, etc.) se otorgan previa
verificación de ciertos datos que por lo general se encuentran en documentos de archivo; si el servicio es
ágil y oportuno, tendremos la seguridad de que “el archivo” de esa institución funciona bajo el
cumplimento de un eficaz engranaje del proceso archivístico, caso contrario algo está fallando.
El servicio se constituye en el producto final del trabajo archivístico, de ahí que el archivero deberá poner
todo su empeño en cumplir el objetivo fundamental de su trabajo, cual es el de servir.
Si la imagen del archivo se mira a través de los servicios archivísticos, el archivero debe cumplir
fielmente con su misión de servir no sólo como una obligación por devengar un sueldo o salario, sino
sobre todo como la “satisfacción de servir”, porque, a fin de cuentas, es el compromiso que adquirimos al
involucrarnos en el quehacer archivístico.
Si hablamos del servicio archivístico como una obligación y una satisfacción a la vez, tenemos que
establecer también que el archivero siempre debe cumplir su función con ética y calidad.
2.
Accesibilidad a los documentos
2.1 Concepto
Si el servicio archivístico debe entenderse como la acción tendiente a facilitar la documentación de que
dispone un archivo a los usuarios del mismo, este servicio tiene mucho que ver con la accesibilidad a los
documentos, siendo necesario entonces que aclaremos este concepto.
La accesibilidad, dentro de la actividad archivística, es la factibilidad o posibilidad de consultar los
documentos de archivo, la misma que generalmente está determinada por una norma específica, el
control archivístico y el estado de conservación de los papeles.
Para que los documentos de un archivo sean accesibles a los usuarios básicamente tienen que contar con
una adecuada organización y una buena descripción, funciones que cumplen los archiveros, responsables
de servir la documentación. Pero eso no es todo, existen restricciones que impiden una total accesibilidad
a los documentos, sin embargo de que la gestión de los archiveros haya sido un éxito.
Las restricciones respecto a la accesibilidad o consultabilidad de los documentos a nuestra manera de ver
se dan de dos maneras:
1.
Por la ausencia de un trabajo archivístico que haga accesible la documentación a los usuarios.
2.
Las normas legales que se emiten para calificar la documentación y restringir su consulta.
2.2 Evolución
En principio los documentos fueron de acceso restringido. Sin embargo de que las restricciones
empezaron a eliminarse a partir del siglo XIX; no se ha conseguido liberar totalmente la consultabilidad
de los documentos.
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Hasta comienzos del siglo XIX los archivos servían únicamente a los gobiernos y a sus funcionarios.
La apertura de los archivos a la libre consulta se remonta a la época de la Revolución Francesa, al
establecer que cada ciudadano podía libremente consultar los documentos que fuesen de su interés.
La documentación producida por las entidades privadas laicas, por lo general, no está disponible a la
libre consulta. Sirve únicamente para la consulta de sus directivos.
Los documentos producidos por entidades religiosas, sin embargo de su enorme trascendencia en varios
períodos de la humanidad, no siempre estuvieron accesibles a la investigación.
Los entes estatales producen gran cantidad de documentos que con el paso del tiempo, a más de ser útiles
para la administración de la institución que los generó, se constituyen en archivos útiles para los
investigadores.
Estos documentos tienen sus restricciones que nacen de las necesidades de seguridad de la información,
que en unos casos es aceptable bajo ciertas condiciones de plazo, pero en otros lo que se pretende es
simplemente encubrir actos no muy claros de administraciones corruptas.
En la época actual se han realizado varios eventos a propósito de la accesibilidad de los documentos.
El congreso de Madrid (1973) trató los puntos más preponderantes para hacer accesibles los documentos
al público en general. El Comité de Archivos del Instituto Panamericano de Geografía e Historia
organizó el Seminario sobre la accesibilidad a los documentos archivísticos en agosto de 1994, cuyo
trabajo final se refleja en el enunciado de los lineamientos de la accesibilidad a los documentos
archivísticos.
2.3 Modos
Los aspectos que se oponen al acceso podemos clasificarlos en dos grupos: legales y prácticos.
Legales:
Dentro de los obstáculos de orden legal tenemos los siguientes:
a)
Necesidad de proteger la seguridad del Estado.
b)
El derecho al respeto y a la vida privada.
c)
La propiedad intelectual.
d)
El secreto industrial y comercial.
e)
El derecho de los propietarios de los archivos a la libre utilización de un bien personal ( archivos
privados).
Prácticos:
Entre los obstáculos referentes a la practicidad podemos citar los siguientes:
a)
Necesidad de tomar medidas de conservación para los documentos, evitando su manipulación.
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b)
Limitación de bienes económicos (recursos humanos y materiales).
c)
Dificultad en el conocimiento de los documentos por falta de instrumentos descriptivos.
d)
Dificultad para adquirir equipos que faciliten el acceso a los documentos.
e)
Insuficiencia de espacio para extender la documentación de las entidades u organizaciones.
f)
Desorganización de los fondos documentales.
3.
Lineamientos de la accesibilidad
En este tema solamente considero muy del caso recordar aquellos lineamientos que a mi entender son los
más substanciales de todos aquellos que se vertieron en el Seminario sobre la accesibiblidad a los
documentos archivísticos, realizado en Lima en 1994:
“Los documentos archivísticos, producidos o recibidos por los individuos o por los
organismos públicos o privados en el ejercicio de sus funciones administrativas, deben satisfacer los
requerimientos de información, investigación científica, constancia y bien cultural.”
“El recurso archivístico debe estar al alcance de todos los usuarios en atención al
derecho de acceso que éstos tienen a tal fuente y, por eso, su aprovechamiento ha de ser estrictamente
racional.”
“La accesibilidad, como un derecho de las personas y específicamente de los
investigadores científicos, es la facilidad de usar los recursos archivísticos en razón de objetivos
concretos, de acuerdo con normas pertinentes y mediante el servicio de los archiveros.”
“Las restricciones de acceso a los documentos serán excepcionales y
reglamentadas por razones de seguridad nacional y de protección a la intimidad personal. En todos los
casos se fijará el tiempo de vigencia de estas restricciones.”
4.
La necesidad de reglamentación de los servicios
Con el afán de preservar los documentos del desgaste natural por su uso y de resguardar los mismos de
otro tipo de daños que sufren los documentos al ponerlos a disposición de los usuarios, es menester la
confección de un reglamento de los servicios que ofrece un archivo.
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Mucho cuidado habrá que aplicar en el diseño de esta reglamentación, tratando de que la misma cumpla
el cometido para el que se crea, pero sin perder de vista que el fin único del archivo es el servicio.
5.Formas de servicios archivísticos
5.1 Consultas
El servicio más frecuente requerido en un archivo son las consultas. Estas búsquedas de información se
dan a través de lo que el archivo le pueda ofrecer al usuario para facilitar la localización de aquellos
documentos que le sean útiles para satisfacer su necesidad.
5.2 Reprografía y reproducción
La intención de la reprografía y reproducción es la preservación de los documentos frente a los usos
internos u otros.
La reprografía y reproducción de documentos se puede dar de algunas formas: microfilmación
(exposiciones), microformas copiadas, copias electrostáticas o fotostáticas, fotografías y negativos
reproducidos, películas cinematográficas reproducidas, grabaciones reproducidas, documentos legibles a
máquina reproducidos, sellos y otros objetos reproducidos.
En la extensión de copias podemos tener copias autenticadas, testimonios, servicios de boleta,
transcripción paleográfica, peritaje diplomático, etc.
5.3 Préstamo
El préstamo es aquel servicio de los archivos que implica la salida temporal de documentos de un archivo
con fines administrativos o de difusión cultural.
5.4 Exposiciones
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Son exhibiciones de documentos que eventual o periódicamente hacen los archivos con fines de
educación archivística y cultural. A veces sus fines son publicitarios.
6. Los usuarios de los archivos
El usuario del archivo es el cliente al que tenemos que satisfacer plenamente sus requerimientos de
información.
Dentro de la gestión archivística los usuarios a los que hay que atender depende del nivel de archivo que
esté involucrado.
Identificar a los usuarios es una tarea necesaria para que el archivero ponga a disposición del servicio
archivístico sus dotes de capacidad y experiencia en el manejo de la información.
Como usuario se identifica a la persona que consulta o investiga los documentos de archivo,
generalmente en una sala de investigación o de lectura. Se le conoce también como investigador, lector o
cliente.
7. Calidad total aplicada a los servicios archivísticos
Hoy en día hablamos de calidad total como un ingrediente fundamental en el mejoramiento empresarial.
Puesto que la empresa de los archivos y los archiveros es servir, necesariamente tenemos que introducir
este nuevo concepto administrativo en el cumplimiento de los servicios archivísticos.
La calidad del servicio archivístico puede analizarse internamente o externamente.
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Internamente la calidad del servicio se mide por la interrelación entre las personas o entre los
departamentos. Externamente por la atención al cliente.
Dentro del proceso archivístico las relaciones internas entre los archiveros y/o los distintos
departamentos encargados del cumplimiento de una actividad, deben considerarse como un proceso de
venta/compra. Un archivero ordena documentos, otro elabora un informe sobre plazos de restricción, otro
confecciona un inventario, organiza una exposición o hace cualquier trabajo que pasa a otra persona y así
se forma una cadena.
En ocasiones, sucede que un departamento no está dando a los otros un servicio de calidad, lo que
repercute en la buena marcha de la organización, creándose problemas humanos que perjudican a las
personas y al archivo.
La calidad del servicio externo está determinada por la debida atención al cliente (entiéndase usuario) y
la eficacia del servicio archivístico. Una buena planificación archivística diseñará las estrategias
necesarias para que el usuario forme parte de la organización.
El cliente no siempre tiene la razón, debe recibir por parte del archivero lo justo en el servicio. El
investigador o lector en ocasiones demandará un servicio que desde su punto de vista e interés no
siempre es el que están obligados a brindar los archivos y los archiveros.
En síntesis, la calidad total en los servicios archivísticos demanda calidad en todas las fases del proceso y
en el trabajo individual que cumple cada archivero.
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